Chapitre 1 — Le notaire et vous : ce que ce livre fait et ne fait pas

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Vous avez trouvé la maison. L'offre est acceptée. Votre courtier vous dit qu'il est temps de choisir un notaire, et vous réalisez que vous ne savez pas très bien ce que cette personne va faire, ni comment vous y préparer. Vous n'êtes pas seul dans cette situation : le notaire est une personne que l'on rencontre au moment le plus chargé d'une transaction, sans toujours avoir eu l'occasion de la connaître avant.

Ce premier chapitre pose le cadre. Il vous dit à quoi sert ce livre, qui participe à la route vers la signature, et surtout ce que ce livre ne fait pas. Car il y a une ligne nette à tracer : ce livre vous aide à mieux travailler avec votre notaire, à arriver préparé et à poser de bonnes questions. Il ne remplace jamais le notaire. Tout ce qui touche le droit, c'est à lui que vous le demandez.

Les dossiers de ce livre sont fictifs. Claudine et Mathieu achètent leur première maison et rencontrent un notaire pour la première fois. Réjean vend sa maison et veut arriver à la signature bien préparé. Nadia hésite entre deux notaires. Ces personnes n'existent pas : leurs situations servent seulement à illustrer des gestes pratiques.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• dire à quoi sert ce livre, et ce qu'il ne fait pas ;
• nommer les personnes qui participent à une vente et le rôle pratique de chacune ;
• situer le notaire dans le parcours qui mène à la signature ;
• reconnaître les moments où une question doit aller au notaire plutôt que se régler par déduction ;
• savoir où chercher la suite dans ce livre, selon l'étape où vous en êtes.

Pourquoi c'est important

On peut arriver chez le notaire sans savoir à quoi s'attendre, avec l'impression que tout se joue le jour de la signature, devant une pile de documents que l'on n'a pas eu le temps de lire. Cette impression est compréhensible : la rencontre est rapide en apparence, les mots sont techniques, et l'enjeu est grand.

Mais le travail du notaire commence bien avant ce jour-là, et le vôtre aussi. Ce que vous faites avant la signature compte : choisir la bonne personne, rassembler vos pièces, demander le projet d'acte à l'avance, le lire avec soin, noter vos questions, signaler les surprises. Chaque geste est simple. Mis bout à bout, ils font la différence entre une signature vécue dans le stress et une signature vécue en confiance.

Ce livre ne vous apprendra pas le droit. Il vous apprendra à faire bon usage de la personne qui le connaît.

1.1 Un livre pour mieux travailler avec son notaire

À qui ce livre s'adresse

Ce livre s'adresse à deux grandes familles de lecteurs :

• Les acheteurs, qui se préparent à rencontrer un notaire, à lire un projet d'acte et à signer ;
• Les vendeurs, qui doivent eux aussi arriver à la signature avec les bons documents et les bonnes questions.

Vous pouvez avoir un courtier ou non. Si vous en avez un, il sera un allié précieux pour la préparation : il connaît le calendrier de votre transaction et peut vous mettre en contact avec des notaires. Si vous n'en avez pas, ce livre vous aidera à mener la préparation vous-même, avec davantage de questions à poser et plus de gestes à accomplir par vos propres moyens.

Ce que vous y trouverez

Le livre est organisé en dix chapitres, qui suivent l'ordre dans lequel les choses se passent :

• le choix du notaire (chapitre 2) ;
• une description simple de son travail (chapitre 3) ;
• la préparation du premier rendez-vous (chapitre 4) ;
• les documents qui entourent la vente (chapitre 5) ;
• les échanges entre le notaire et le prêteur (chapitre 6) ;
• la lecture du projet d'acte (chapitre 7) ;
• le jour de la signature (chapitre 8) ;
• la conduite à tenir quand quelque chose ne va pas (chapitre 9) ;
• une trousse de listes et de tableaux à emporter (chapitre 10).

Chaque chapitre se termine par des questions à poser, un plan d'action et un petit test pour vérifier ce que vous avez retenu. Vous pouvez lire le livre en entier, dans l'ordre, ou aller directement au chapitre qui correspond à l'étape où vous en êtes.

Une idée simple, répétée tout au long du livre

Le fil conducteur tient en une phrase : vous posez les questions, le notaire donne les réponses. Ce livre vous aide à poser les questions. Il ne donne aucune réponse juridique. Quand vous lirez, dans les chapitres suivants, une phrase du genre « demandez à votre notaire », ne la lisez pas comme une formule de politesse : c'est la vraie réponse. Il y a des sujets pour lesquels un livre pratique n'est pas l'outil approprié, et c'est la personne qui a la formation, les dossiers et la responsabilité professionnelle qui doit répondre.

L'ESSENTIEL — Un livre de préparation, pas un livre de règles

Ce livre vous aide à choisir un notaire, à vous préparer, à poser des questions et à lire un projet d'acte avec lui. Il n'énonce aucune règle de droit et ne dit pas ce qu'un document produit comme effet. Pour cela, une seule bonne adresse : votre notaire.

1.2 Les personnes en présence

Une vente d'immeuble réunit plusieurs personnes. Leurs rôles se recoupent parfois dans la vie de tous les jours, mais il est utile de les distinguer.

Le vendeur et l'acheteur

Le vendeur est la personne, ou les personnes, qui possède l'immeuble et le cède. L'acheteur est celle qui l'acquiert. Chacun a ses tâches : le vendeur rassemble ses documents et prépare la maison ; l'acheteur prépare son financement, ses vérifications et sa rencontre avec le notaire. Quand il y a deux acheteurs, comme Claudine et Mathieu, les deux participent à la préparation, même si l'un des deux s'occupe plus des papiers que l'autre.

Le courtier

Le courtier immobilier accompagne l'acheteur ou le vendeur dans la transaction : il connaît le calendrier, aide à la négociation, fait le lien avec les autres personnes et transmet des documents. Il peut aussi suggérer des noms de notaires. Il ne remplace pas le notaire et ne répond pas à sa place aux questions juridiques. Quand vous n'avez pas de courtier, vous assumez vous-même ce rôle de coordination.

Le prêteur

Le prêteur est l'institution qui accorde le financement à l'acheteur, quand il y en a un. Il transmet des documents au notaire et a ses propres exigences de calendrier. Le chapitre 6 explique ce qui se passe en coulisses entre le prêteur et le notaire, et ce que vous pouvez suivre de votre côté.

Le notaire

Le notaire est un professionnel du droit, membre de la Chambre des notaires du Québec. Dans une vente d'immeuble, il rencontre les parties, examine les documents, rédige le projet d'acte, l'explique, le fait signer et s'occupe de l'étape qui suit la signature. Le chapitre 3 décrit ces gestes à vol d'oiseau. Nous ne disons pas ici de quels devoirs ou de quels effets ils relèvent : ces questions se posent à lui.

DÉFINITION — notaire

Professionnel du droit membre de la Chambre des notaires du Québec. Dans une vente d'immeuble, c'est la personne que vous rencontrez pour examiner les documents, lire le projet d'acte et signer. Ce livre vous aide à préparer cette rencontre, non à la remplacer.

L'avocat

L'avocat est lui aussi un professionnel du droit. Vous pourriez vouloir lui poser une question ou demander un deuxième avis. Ce livre ne vous dit pas dans quels cas : c'est une question à poser à votre notaire ou directement à un avocat.

Pourquoi distinguer les rôles

Quand plusieurs personnes travaillent sur le même dossier, il arrive que chacune croie qu'une autre s'occupe d'un détail. Le vendeur pense que le courtier a transmis un document ; le courtier pense que le notaire l'a déjà demandé ; le notaire attend que le prêteur se manifeste. Personne n'est de mauvaise foi, mais le détail reste en plan. Savoir qui fait quoi, et le vérifier par un message écrit, évite ce genre de glissement.

Vous n'avez pas besoin de connaître le métier de chacun à fond. Il suffit de vous demander, devant une tâche, quelle personne est la mieux placée pour la prendre en charge, et de lui poser la question directement.

Un cas concret

CAS CONCRET — Claudine, Mathieu et leurs interlocuteurs (situation fictive)

Claudine et Mathieu ont eu une offre acceptée sur une maison. Leur courtier leur a donné deux noms de notaires, la mère de Mathieu en a suggéré un troisième, et leur prêteur leur a demandé de choisir rapidement. Ils ont maintenant une liste de personnes à contacter : le courtier, le prêteur, le vendeur par l'intermédiaire du courtier, et bientôt un notaire. Ils se disent qu'ils vont devoir coordonner tout cela sans se perdre.

Leur premier geste : dresser une feuille avec le nom de chaque personne, son rôle et la façon de la joindre. C'est modeste, mais cela leur évitera de se demander « à qui dois-je écrire ? » à chaque étape.

1.3 Un parcours vers la signature, vu d'en haut

Voici la route, du moment où votre offre est acceptée jusqu'à la remise des clés. Les étapes sont décrites en termes généraux : l'ordre exact et les délais dépendent de votre dossier, de votre notaire et de votre courtier.

Première étape : choisir son notaire

Vous choisissez la personne avec qui vous allez travailler. Vous pouvez demander des noms à votre entourage, à votre courtier, à votre prêteur, ou consulter le répertoire de la Chambre des notaires du Québec. Vous comparez deux ou trois études selon des critères pratiques : disponibilité, clarté des explications, façon de communiquer. Le chapitre 2 vous guide.

Deuxième étape : comprendre ce que le notaire fait pour vous

Avant même de le rencontrer, il est utile de savoir en gros ce qu'il fait. Cela vous évite de lui poser des questions sans rapport avec son travail, et de passer à côté de questions importantes. Le chapitre 3 vous donne cette vue d'ensemble.

Troisième étape : préparer le premier rendez-vous

Vous rassemblez vos pièces, vous écrivez vos questions, vous prévoyez comment prendre des notes. Le chapitre 4 propose des listes et des modèles. Pour le vendeur comme pour l'acheteur, cette étape fait gagner du temps à tout le monde.

Quatrième étape : comprendre les documents autour de la vente

Un dossier d'achat ou de vente compte beaucoup de papiers. Le chapitre 5 les décrit par utilité : à quoi sert chacun, qui le fournit, quelle question poser à son sujet. Le chapitre 6 explique le rôle du prêteur et ce qui se passe entre lui et le notaire.

Cinquième étape : lire le projet d'acte

Avant la signature, vous demandez le projet d'acte au notaire. Vous le lisez en trois passages, vous notez ce qui ne correspond pas à votre dossier, vous posez vos questions. Le chapitre 7 donne une méthode. C'est l'une des étapes où votre préparation rapporte le plus.

Sixième étape : la signature

Le jour de la signature, vous arrivez à l'heure, vous apportez ce qui a été convenu avec le notaire, vous posez les dernières questions. Le chapitre 8 décrit le déroulement pratique de la rencontre et ce que vous repartez avec.

Septième étape : la dernière semaine

La période autour de la signature compte d'autres gestes : ajustements, répartitions entre les parties, remise des clés. Ce livre n'entre pas dans ce sujet, qui a le sien : → livre M3, Ajustements, répartitions et remise des clés.

Et quand quelque chose ne va pas

Un document qui manque, un désaccord, un retard du prêteur : cela arrive. Le chapitre 9 propose une démarche calme pour avertir les bonnes personnes, écrire ce qui doit l'être et demander quoi faire. Il ne décrit pas de conséquences, parce qu'elles dépendent de chaque situation.

QUI CONSULTER — pour votre calendrier

Le calendrier précis de votre transaction dépend de votre dossier. Demandez à votre courtier, à votre prêteur et à votre notaire de vous confirmer les étapes et les dates qui vous concernent, et notez leurs réponses.

1.4 Ce que ce livre fait et ne fait pas

C'est la section la plus importante du chapitre. Relisez-la au besoin.

Ce que ce livre fait

• Il vous aide à choisir un notaire, avec des critères pratiques et une grille de comparaison.
• Il vous aide à vous préparer : pièces à rassembler, questions à poser, façon de prendre des notes.
• Il décrit les documents par leur utilité, pour que vous sachiez pourquoi on vous les demande.
• Il vous donne une méthode de lecture du projet d'acte, pour repérer ce qui ne correspond pas à votre dossier.
• Il décrit le déroulement pratique de la signature.
• Il propose une démarche à suivre quand un imprévu survient.
• Il vous remet, au chapitre 10, une trousse de listes et de tableaux à imprimer.

Ce que ce livre ne fait pas

• Il n'énonce aucune règle de droit. Il ne dit pas ce que la loi prévoit, ce qu'un document produit comme effet, ni ce qu'il faut absolument faire.
• Il ne décrit pas les devoirs du notaire ni ceux des autres personnes comme des obligations.
• Il ne donne aucun délai ni aucun montant présentés comme certains. Quand un chiffre existe, il se demande au notaire ou à la source officielle.
• Il ne donne aucun conseil personnalisé. Il ne vous dit jamais quoi faire dans votre situation particulière : il vous aide à poser la question à la bonne personne.
• Il ne reproduit aucun formulaire et n'en explique pas le contenu.
• Il ne remplace ni le notaire, ni l'avocat, ni le courtier, ni le prêteur.

La seule loi nommée dans ce livre est le Code civil du Québec, qui encadre la vente d'immeubles parmi bien d'autres matières. Nous le nommons pour que vous sachiez qu'il existe, jamais pour en tirer une règle. L'autre organisme que vous rencontrerez ici est la Chambre des notaires du Québec, dont les notaires sont membres.

ATTENTION — Quand une question ressemble à une question de droit

Si vous vous surprenez à demander « est-ce que j'ai le droit de… », « est-ce que ça veut dire que… », « qu'arrive-t-il si… », arrêtez-vous : c'est une question de droit. Ne cherchez pas la réponse dans ce livre, ni sur un forum, ni auprès d'un proche. Écrivez la question et posez-la à votre notaire.

Comment lire les encadrés

Tout au long du livre, vous trouverez des encadrés :

• L'essentiel résume une idée à retenir ;
• Définition explique un terme ;
• Qui consulter vous dit à qui poser vos questions ;
• Cas concret présente une situation fictive ;
• Attention signale un piège à éviter ;
• Vos recours vous dit qui contacter en cas de difficulté.

Chaque fois que le livre touche à une zone juridique, fiscale ou financière, il se ferme sur un encadré « Qui consulter ».

Trois personnes, trois besoins

CAS CONCRET — Réjean et Nadia, deux autres points de départ (situations fictives)

Réjean vend sa maison. Il n'a jamais préparé de vente et se demande ce qu'il doit apporter. Il retrouvera, au chapitre 4, une liste de pièces à rassembler et des questions à poser dès la première rencontre.

Nadia, de son côté, n'a pas encore choisi : deux études lui ont été recommandées, et elle hésite. Elle trouvera au chapitre 2 une grille de comparaison et une liste de questions à poser avant de s'engager. Elle y verra que comparer ne demande pas d'être spécialiste : il suffit d'être attentif à la façon dont on lui répond.

QUI CONSULTER — pour toute question de droit

Posez-la à votre notaire. Si vous voulez un deuxième avis, demandez-lui comment procéder, ou adressez-vous à un avocat. Pour vérifier qu'une personne est bien notaire, consultez le site de la Chambre des notaires du Québec.

Les erreurs qui coûtent cher

• Attendre le jour de la signature pour découvrir le notaire. Plus on s'y prend tard, moins on a de temps pour poser ses questions.
• Prendre ce livre pour une source de règles. Il vous aide à poser des questions ; il ne les tranche pas.
• Demander à son entourage ce qu'un acte « veut dire ». Une explication approximative rassure à tort. La bonne personne à qui demander est le notaire.
• Croire que le courtier répond à tout. Il connaît bien la transaction, mais il ne remplace pas le notaire pour les questions de droit.
• Garder ses questions pour soi par gêne. Aucune question n'est trop simple, surtout quand on achète sa première maison.
• Ne rien noter. Ce qu'on a entendu s'oublie vite. Écrire les réponses, c'est se protéger de ses propres souvenirs.
• Se fier à un modèle trouvé en ligne. Un document qui convient à une autre personne ne convient pas forcément à la vôtre.
• Laisser le prêteur et le notaire se parler sans rien suivre. Vous ne pouvez pas tout contrôler, mais vous pouvez demander où en sont les choses.

À retenir

• Ce livre vous aide à mieux travailler avec votre notaire : choisir, préparer, poser des questions, lire le projet d'acte.
• Il n'énonce aucune règle de droit et ne dit pas ce qu'un document produit comme effet.
• Une vente réunit le vendeur, l'acheteur, le courtier, le prêteur et le notaire ; chacun a son rôle pratique.
• Le parcours vers la signature compte plusieurs étapes ; ce livre en couvre la majorité, la dernière semaine ayant son propre livre.
• Toute question qui ressemble à une question de droit se pose au notaire, jamais à un livre ni à l'entourage.
• Écrire ses questions et noter les réponses est un geste simple qui change beaucoup de choses.
• Les dossiers de ce livre sont fictifs ; ils servent à illustrer des gestes, non à décrire votre situation.

Votre plan d'action

1. Lisez ce chapitre jusqu'au bout, et repérez dans la liste des chapitres celui qui correspond à votre étape.
2. Dressez la liste des personnes qui participent à votre transaction : nom, rôle, façon de les joindre.
3. Notez la date de signature visée, si elle existe, et demandez à votre courtier ou à votre prêteur de la confirmer.
4. Commencez une feuille de questions, dès maintenant : tout ce qui vous vient à l'esprit, même si cela vous semble naïf.
5. Lisez le chapitre 2 pour choisir votre notaire, si vous ne l'avez pas encore fait.
6. Prévoyez un cahier ou un fichier pour noter chaque réponse reçue, avec la date et le nom de la personne.
7. Gardez ce principe en tête : question de droit, réponse du notaire.

Questions à poser

À votre courtier :

• Pouvez-vous me suggérer quelques noms de notaires et me dire comment vous les connaissez ?
• Quel est le calendrier prévu pour ma transaction, de la fin des vérifications à la signature ?
• À quel moment dois-je contacter le notaire ?

À votre prêteur :

• Avez-vous besoin que je vous communique le nom de mon notaire ? À quel moment ?
• Quelles étapes de mon dossier restent à franchir avant la signature ?

À votre notaire :

• Comment se déroule habituellement un dossier comme le mien, de votre côté ?
• Quelles pièces souhaitez-vous recevoir de moi, et dans quel délai ?
• Qui, dans votre étude, sera ma personne-ressource ?
• Comment préférez-vous que je vous pose mes questions : par courriel, par téléphone, en rencontre ?

À un avocat, au besoin :

• Sur quel point précis pourriez-vous me donner un deuxième avis ?

Vérifiez vos acquis

1. Ce livre énonce-t-il des règles de droit ? Justifiez.
2. Citez trois personnes qui participent à une vente d'immeuble et le rôle pratique de chacune.
3. Quelle phrase résume le fil conducteur du livre ?
4. À qui posez-vous une question qui commence par « est-ce que j'ai le droit de… » ?
5. Pourquoi dresser une liste des personnes de votre transaction dès le départ ?
6. Quel livre de la collection traite de la dernière semaine, autour de la signature ?

Réponses

1. Non. Ce livre vous aide à choisir un notaire, à vous préparer et à poser des questions ; les réponses juridiques viennent du notaire.
2. Par exemple : le courtier accompagne la transaction et fait le lien entre les personnes ; le prêteur finance l'achat et transmet des documents au notaire ; le notaire examine les documents, rédige et explique le projet d'acte, et fait signer.
3. Vous posez les questions, le notaire donne les réponses.
4. Au notaire, ou à un avocat si vous souhaitez un deuxième avis.
5. Pour savoir qui contacter à chaque étape, sans perdre de temps ni oublier quelqu'un.
6. → livre M3, Ajustements, répartitions et remise des clés.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel dont les notaires sont membres ; son site permet de chercher un notaire et d'en vérifier le statut.
• Code civil du Québec — la grande loi qui encadre, entre autres, la vente d'un immeuble ; nommée ici pour que vous sachiez qu'elle existe, à lire avec un professionnel.
• Dans cette collection : → livre M3, Ajustements, répartitions et remise des clés, pour la dernière semaine ; → livre M5, Problèmes après la vente, pour la suite.

Chapitre 2 — Choisir son notaire

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Choisir un notaire ressemble à choisir un médecin de famille ou un comptable : on cherche quelqu'un de compétent, bien sûr, mais aussi quelqu'un qui répond au téléphone, qui explique clairement et avec qui on se sent à l'aise de poser des questions. Cette dernière qualité compte beaucoup dans une vente d'immeuble, parce que vous aurez beaucoup de questions et peu de temps pour les poser.

Le problème, c'est que l'on n'a pas toujours eu à faire ce choix auparavant. On ne sait ni où chercher, ni quoi comparer, ni quoi demander avant de s'engager. Ce chapitre vous donne des critères pratiques, des pistes pour trouver des noms, une grille de comparaison à remplir et une liste de questions à poser avant de dire oui. Il ne vous dit pas qui choisir : il vous aide à choisir avec méthode.

Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Nadia, qui hésite entre deux études qu'on lui a recommandées, et Claudine et Mathieu, qui cherchent un notaire pour la première fois.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• nommer les critères pratiques qui comptent quand on choisit un notaire ;
• trouver des noms de notaires par plusieurs voies ;
• comparer deux ou trois études à l'aide d'une grille que vous remplissez vous-même ;
• poser les bonnes questions avant de vous engager, sans demander de conseil juridique ;
• repérer les signes qu'une personne répond mal à vos besoins pratiques.

Pourquoi c'est important

Le notaire est la personne avec qui vous passerez le plus de temps utile avant la signature. C'est à lui que vous poserez vos questions de droit, c'est lui qui lira le projet d'acte avec vous, c'est lui que vous appellerez si un imprévu survient. Une personne qui explique clairement, qui répond dans un délai raisonnable et qui respecte vos questions rend l'ensemble du processus plus léger.

À l'inverse, un choix fait à la hâte, sur une seule recommandation, sans avoir posé une seule question, peut vous laisser avec des explications confuses et des courriels sans réponse au moment où vous avez le plus besoin d'aide.

Ce chapitre ne dit pas qu'un notaire vaut mieux qu'un autre. Il vous aide à voir ce qui compte pour vous : votre horaire, votre langue, votre mode de contact préféré, votre besoin d'explications. Ces critères sont pratiques et personnels. Les questions de droit, elles, restent celles du notaire.

2.1 Ce que l'on cherche chez un notaire

Des critères pratiques, pas des jugements de compétence

Vous n'avez pas à évaluer la compétence juridique d'un notaire. Vous évaluez autre chose : la manière dont il travaille avec vous. Voici les critères les plus utiles.

La disponibilité. Peut-on vous recevoir dans un délai qui convient à votre calendrier ? Combien de temps faut-il pour obtenir une réponse à un courriel ou un appel ? Qui répond quand le notaire est absent ?

La clarté des explications. Quand vous posez une question simple, la réponse est-elle compréhensible ? Évite-t-on le jargon, ou prend-on le temps de l'expliquer ? Vous sentez-vous à l'aise de dire « je n'ai pas compris » ?

L'accessibilité. L'étude est-elle facile à joindre et à atteindre ? Peut-on y aller en transport en commun ou en voiture, y a-t-il du stationnement, les lieux sont-ils accessibles pour une personne à mobilité réduite ? Si vous préférez ne pas vous déplacer, offre-t-on des rencontres à distance ?

La langue. Dans quelle langue vous parle-t-on, vous répond-on par écrit, prépare-t-on les documents ? Si vous ou votre coacheteur êtes plus à l'aise dans une langue en particulier, c'est une question à poser dès le premier contact.

Le mode de contact. Préférez-vous le courriel, le téléphone, les messages ? La personne s'adapte-t-elle, ou impose-t-elle un seul canal ? Existe-t-il un espace en ligne pour déposer des documents ?

La façon d'expliquer ses services. Vous décrit-on, en termes simples, ce qui sera fait, à quel moment et avec quelle personne de l'étude ? Vous dit-on comment la facturation est présentée, à quel moment les montants seront connus, et comment vous les demander par écrit ?

L'ESSENTIEL — Choisir sur ce qui se constate

Vous ne pouvez pas juger la qualité juridique d'un notaire, mais vous pouvez constater la rapidité de ses réponses, la clarté de ses explications et sa manière de communiquer. Ce sont ces critères, observables dès le premier contact, qui guident un bon choix pratique.

Des signes pratiques à surveiller

Certains signes, observables dès les premiers échanges, méritent qu'on s'y arrête. Ils ne disent rien de la valeur juridique du travail ; ils disent comment l'accompagnement risque de se passer.

• Les appels et les courriels restent sans réponse, sans explication, pendant plusieurs jours.
• On répond à côté de votre question, ou on vous renvoie à un tiers sans vous dire qui.
• On évite de vous dire qui s'occupera du dossier, ou la personne change à chaque contact.
• On refuse de confirmer par écrit ce qui a été dit au téléphone.
• Le jargon s'accumule sans qu'on prenne le temps de l'expliquer, même quand vous le demandez.
• On vous presse de décider avant que vous ayez pu comparer.

Un seul de ces signes ne suffit pas à écarter une étude : une journée chargée peut expliquer un retard. Mais s'ils s'accumulent, ils méritent d'être notés dans votre grille et pesés avec les autres critères.

Un mot sur les honoraires

Ce livre ne donne aucun montant. Les honoraires d'un notaire varient selon le dossier, l'étude et la complexité de la transaction, et seule l'étude peut vous répondre. Ce que vous pouvez faire, c'est demander, avant de vous engager, comment les honoraires sont présentés, ce qu'ils couvrent et à quel moment vous les connaîtrez. Si vous recevez une réponse vague, demandez-la par écrit.

Pour comprendre l'ensemble des frais d'une transaction, au-delà du notaire, consultez → livre F8, Le budget complet de la transaction.

Ce que vous n'avez pas à chercher

Il n'est pas nécessaire d'avoir un notaire « de famille » depuis des générations, ni une étude de grande taille, ni une étude située près de la propriété. Ces éléments peuvent compter pour vous, mais ils ne sont pas des critères de qualité. Si l'étude est dans une autre région, demandez-lui comment se feraient les rencontres et les échanges de documents.

2.2 Où trouver des noms

Vous avez plusieurs sources de noms. Aucune n'est meilleure qu'une autre : l'idéal est d'en combiner deux ou trois pour avoir de quoi comparer.

Votre entourage

La première source, c'est le bouche-à-oreille. Demandez à des amis, à des collègues, à des proches qui ont acheté ou vendu récemment. Ne vous contentez pas d'un nom : demandez ce qui leur a plu, ce qui les a agacés, comment ils ont été reçus, si les réponses arrivaient rapidement. Une recommandation sans détail est peu utile ; une recommandation qui dit « on m'a toujours répondu le lendemain » vous apprend quelque chose.

Gardez en tête que chaque expérience est personnelle. Un dossier simple et un dossier compliqué ne se vivent pas de la même manière, et ce qui a convenu à un proche pourrait ne pas vous convenir.

Votre courtier

Si vous travaillez avec un courtier, il connaît probablement plusieurs notaires avec qui il a déjà collaboré. Il peut vous en suggérer deux ou trois. C'est une bonne piste, à condition de poser les bonnes questions : sur quoi repose sa suggestion ? A-t-il des raisons pratiques de recommander ces personnes ? Peut-il vous dire ce qui les distingue ?

Rien ne vous oblige à choisir parmi les noms proposés. Vous pouvez demander à votre courtier d'en suggérer plusieurs et en ajouter d'autres de votre côté.

Votre prêteur

Le prêteur qui finance votre achat travaille lui aussi avec des notaires. Selon le prêteur, il peut vous donner des noms ou vous demander des renseignements sur le vôtre. Demandez-lui s'il a des consignes sur le choix du notaire et, le cas échéant, lesquelles. Cette question se pose avant votre choix, non après, pour éviter de refaire une démarche.

Le répertoire de la Chambre des notaires du Québec

La Chambre des notaires du Québec est l'ordre professionnel dont les notaires sont membres. Son site propose un moyen de chercher un notaire et de vérifier qu'une personne est bien inscrite. C'est un bon réflexe de contrôle : avant de vous engager, vérifiez que le nom que vous avez reçu correspond à une personne inscrite. Les détails de la recherche (critères, région, langue) sont décrits sur le site lui-même.

QUI CONSULTER — pour vérifier un nom

La Chambre des notaires du Québec, par son site, vous permet de vérifier qu'une personne est notaire et de consulter les renseignements publics qui la concernent. Pour toute question sur le rôle de l'ordre ou sur une situation précise, adressez-vous à l'ordre directement.

D'autres sources

D'autres personnes de votre entourage professionnel ou associatif peuvent aussi connaître des noms. Ces sources se vérifient : demandez sur quoi repose la suggestion.

Un cas concret

CAS CONCRET — Nadia et ses deux noms (situation fictive)

Nadia achète une propriété. Une collègue lui a recommandé une première étude, et son courtier lui en a proposé une seconde. Elle ne connaît ni l'une ni l'autre. Plutôt que de choisir au hasard, elle décide d'appeler les deux et de comparer ce qu'on lui répond.

Elle prépare une feuille avec les mêmes questions pour les deux études. Au bout de deux appels, elle remarque que l'une des études lui a répondu le jour même et a pris le temps d'expliquer comment elle travaille, alors que l'autre lui a demandé de rappeler. Cela ne dit rien de la compétence juridique des deux ; mais cela lui apprend quelque chose sur la façon dont elle sera accompagnée.

2.3 Comparer deux ou trois études

Comparer n'exige pas de grands moyens. Il suffit de poser les mêmes questions à chaque étude et de noter les réponses au même endroit. Voici une méthode simple en quatre temps.

Premier temps : choisir deux ou trois noms

Deux ou trois suffisent. Au-delà, vous perdrez du temps et vous aurez du mal à comparer. Si vous n'avez qu'un seul nom, appelez-le quand même, mais gardez en tête que vous n'avez pas de point de comparaison.

Deuxième temps : préparer vos questions

Écrivez les questions que vous poserez à chacune. Mettez-les dans le même ordre. La section 2.4 vous propose une liste de départ. Gardez-la sous les yeux pendant l'appel.

Troisième temps : appeler ou écrire

Contactez chaque étude de la même manière : par téléphone pour toutes, ou par courriel pour toutes. Cela vous permet de comparer des choses comparables. Notez la date et l'heure de votre premier contact, le temps de réponse, le nom de la personne qui vous a répondu.

Quatrième temps : remplir la grille

Voici une grille vide. Imprimez-la ou recopiez-la, puis remplissez une colonne par étude.

Ne cherchez pas à additionner des points. Cette grille sert à voir clair, pas à noter. Une colonne qui se démarque sur deux ou trois critères qui comptent pour vous est un bon indice.

ATTENTION — Ne comparez pas des promesses

Une étude qui vous promet un résultat, une rapidité garantie ou une économie sur un point de droit mérite des questions. Décrire son travail et vos étapes est une information ; garantir une issue n'en est pas une. Si vous entendez une promesse, notez-la et posez la question autrement : « sur quoi repose cette affirmation ? ».

Un cas concret

CAS CONCRET — Claudine et Mathieu comparent (situation fictive)

Claudine et Mathieu ont trois noms : deux de leur courtier, un de la mère de Mathieu. Ils remplissent la même grille pour chacun. Ils constatent qu'ils n'ont posé aucune question sur la langue des documents, alors que Claudine préfère lire en français. Ils rappellent les trois études pour compléter la grille.

Ce petit retour en arrière leur coûte vingt minutes, mais il leur évite une mauvaise surprise le jour où ils recevront leur premier courriel de l'étude choisie.

Choisir à deux

Quand vous achetez avec un conjoint, un parent ou un ami, vous avez deux avis à concilier. Chacun peut remplir la grille de son côté après le même appel, puis vous comparez vos impressions. Il arrive qu'une personne ait été sensible à la clarté des explications et l'autre à la rapidité de réponse : c'est une bonne conversation à avoir avant de décider, et elle vous aide à nommer ce qui compte vraiment pour vous.

Si l'un de vous deux est moins à l'aise avec les documents juridiques, décidez ensemble de qui posera les questions et de qui prendra les notes. Dans les faits, les deux assistent à la rencontre et chacun peut intervenir ; le partage des tâches sert seulement à ne rien perdre.

Garder une trace de votre démarche

Conservez votre grille remplie, même après avoir fait votre choix. Si un doute apparaît plus tard sur une promesse faite au téléphone, ou sur la façon dont une étude s'était présentée, vous aurez de quoi vous y référer. C'est aussi un document utile à montrer à votre courtier, qui verra ce que vous avez comparé et pourra vous en parler.

Quand deux études se valent

Il arrive que deux études répondent aussi bien l'une que l'autre à vos critères. Dans ce cas, choisissez celle avec laquelle vous avez eu l'échange le plus agréable, ou celle qui est la plus facile à joindre pour vous. Il n'y a pas de mauvais choix quand deux personnes se valent sur ce qui compte pour vous.

2.4 Les questions à poser avant de s'engager

Ces questions se posent au premier contact, par téléphone ou par courriel. Aucune ne demande un avis juridique : elles portent sur la façon de travailler. Vous pouvez les adapter à votre situation.

Sur la disponibilité

• Quand pouvez-vous me recevoir pour une première rencontre ?
• Combien de temps faut-il habituellement pour obtenir une réponse à un courriel ?
• Qui me répond quand vous êtes absent ?
• Quelles sont vos disponibilités autour de la date de signature que je vise ?

Sur le déroulement

• Pouvez-vous me décrire, en quelques phrases, comment se déroule un dossier comme le mien dans votre étude ?
• Qui, dans l'étude, s'occupera de mon dossier au quotidien ?
• Quand verrai-je le projet d'acte, et comment me sera-t-il transmis ?
• Quelles pièces souhaitez-vous recevoir de moi, et à quel moment ?

Sur la communication

• Quel mode de contact préférez-vous : courriel, téléphone, autre ?
• Offrez-vous des rencontres à distance, si je ne peux pas me déplacer ?
• Dans quelle langue prépare-t-on les documents et me répond-on ?
• Existe-t-il un moyen sécuritaire de vous transmettre mes documents ?

Sur les honoraires

• Comment présentez-vous vos honoraires et à quel moment les connaîtrai-je ?
• Que couvrent-ils, et que ne couvrent-ils pas ?
• Puis-je les recevoir par écrit ?

Sur les gestes pratiques

• Pouvez-vous me confirmer par écrit ce dont nous avons convenu ?
• Que dois-je apporter à la première rencontre ?
• À quelle étape dois-je vous prévenir si quelque chose change de mon côté ?

QUI CONSULTER — si une réponse vous laisse perplexe

Un doute sur la façon de travailler d'une étude se règle avec cette étude : posez la question à nouveau, par écrit. Un doute sur une question de droit se règle avec le notaire que vous aurez choisi. Si vous voulez un deuxième avis, adressez-vous à un autre notaire ou à un avocat. Pour toute question sur la profession, la Chambre des notaires du Québec est l'interlocuteur.

Après le choix : confirmer par écrit

Une fois votre choix fait, envoyez un court message à l'étude pour confirmer que vous la retenez. Demandez-lui de confirmer à son tour la prise en charge du dossier et de vous indiquer les prochaines étapes. Informez ensuite votre courtier et votre prêteur du nom retenu.

Vous gardez ainsi une trace de ce qui a été convenu, et chacun sait à qui s'adresser. Le chapitre 4 vous aidera à préparer la première rencontre.

Les erreurs qui coûtent cher

• Choisir sur une seule recommandation. Une suggestion est un point de départ ; comparez au moins deux noms.
• Ne pas vérifier le nom. Un nom reçu de bouche à oreille se vérifie auprès de la Chambre des notaires du Québec.
• Attendre le dernier moment. Plus vous cherchez tard, moins vous avez de choix et de temps pour comparer.
• Comparer des réponses différentes. Si vous posez des questions différentes à chaque étude, vous ne pouvez plus comparer.
• Se fier aux promesses. Une garantie de résultat n'est pas une information : c'est un signal pour poser d'autres questions.
• Oublier de demander la langue des documents. C'est un détail qui se règle dès le premier contact et qui devient pénible plus tard.
• Ne pas informer le prêteur. Le prêteur a besoin du nom du notaire ; l'oublier peut retarder le dossier.
• Ne rien confirmer par écrit. Ce qui est convenu au téléphone s'oublie ; ce qui est écrit se retrouve.

À retenir

• Vous évaluez la façon de travailler d'un notaire, non sa compétence juridique : disponibilité, clarté, accessibilité, langue, mode de contact, présentation des services.
• Les noms se trouvent auprès de l'entourage, du courtier, du prêteur et du répertoire de la Chambre des notaires du Québec ; il vaut mieux combiner deux ou trois sources.
• Vérifiez qu'un nom correspond bien à un notaire inscrit.
• Comparez deux ou trois études avec les mêmes questions, dans une grille remplie au même endroit.
• Aucun montant n'est donné dans ce livre : les honoraires se demandent à l'étude, par écrit.
• Les questions de droit se posent au notaire ; les questions de fonctionnement, avant de vous engager.
• Confirmez votre choix par écrit et informez votre courtier et votre prêteur.

Votre plan d'action

1. Demandez des noms à votre entourage, à votre courtier et à votre prêteur.
2. Retenez deux ou trois noms et vérifiez-les auprès de la Chambre des notaires du Québec.
3. Recopiez la grille de la section 2.3 et préparez vos questions de la section 2.4.
4. Contactez chaque étude de la même façon, et notez la date, l'heure et la personne jointe.
5. Remplissez la grille pendant ou juste après chaque échange.
6. Choisissez l'étude qui répond le mieux à ce qui compte pour vous.
7. Confirmez par écrit, puis informez votre courtier et votre prêteur.
8. Passez au chapitre 4 pour préparer la première rencontre.

Questions à poser

À votre entourage :

• Comment avez-vous été reçu ? Les réponses étaient-elles rapides ?
• Qu'est-ce qui vous a plu, et qu'est-ce qui vous a moins plu ?
• Recommanderiez-vous cette étude, et pourquoi ?

À votre courtier :

• Sur quoi repose votre suggestion de ces noms ?
• Pouvez-vous m'en indiquer d'autres, pour que je compare ?

À votre prêteur :

• Avez-vous des consignes sur le choix du notaire ? Lesquelles ?
• À quel moment souhaitez-vous recevoir le nom de mon notaire ?

À chaque étude :

• Quand pouvez-vous me recevoir ?
• Comment présentez-vous vos honoraires, et quand les connaîtrai-je ?
• Dans quelle langue travaille-t-on, et par quel moyen me joindrez-vous ?
• Qui s'occupera de mon dossier au quotidien ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi évaluer la façon de travailler d'un notaire plutôt que sa compétence juridique ?
2. Nommez quatre critères pratiques de choix.
3. Citez trois sources de noms de notaires.
4. Pourquoi poser les mêmes questions à chaque étude ?
5. Que faire d'une promesse de résultat entendue lors d'un premier appel ?
6. Quel geste suit le choix du notaire, et auprès de qui ?

Réponses

1. Parce que vous n'avez pas à juger la compétence juridique, alors que vous pouvez constater la façon dont on travaille avec vous : rapidité, clarté, communication.
2. Par exemple : la disponibilité, la clarté des explications, la langue, le mode de contact, l'accessibilité, la façon de présenter ses services.
3. Par exemple : l'entourage, le courtier, le prêteur, le répertoire de la Chambre des notaires du Québec.
4. Pour comparer des réponses comparables et noter tout au même endroit.
5. La noter et poser la question autrement : sur quoi repose cette affirmation ? Une garantie de résultat n'est pas une information.
6. Confirmer son choix par écrit à l'étude, puis informer le courtier et le prêteur.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel dont les notaires sont membres ; son site permet de chercher un notaire et de vérifier une inscription.
• Code civil du Québec — la grande loi qui encadre notamment la vente d'un immeuble ; à lire avec un professionnel.
• Dans cette collection : → livre F8, Le budget complet de la transaction, pour comprendre l'ensemble des frais d'une transaction.

Chapitre 3 — Ce que le notaire fait pour vous, en termes simples

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Claudine et Mathieu ont choisi leur notaire. Ils ont reçu un courriel de l'étude qui leur souhaite la bienvenue et leur annonce qu'une personne s'occupera de leur dossier. En le lisant, Mathieu se dit : « Au fond, qu'est-ce qu'elle va faire, exactement ? » Claudine répond qu'elle n'en sait rien non plus, et qu'elle a l'impression de signer sans savoir ce qui s'est passé avant.

Cette impression est courante : le travail du notaire se fait en grande partie en coulisses, entre deux rencontres, et il est difficile de s'en faire une image. Ce chapitre vous en donne une vue d'ensemble, à vol d'oiseau. Il décrit les gestes, dans l'ordre où ils se présentent, sans énoncer de règles et sans dire ce que chacun produit comme effet. Pour cela, c'est le notaire qui vous répondra.

Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Claudine et Mathieu, qui découvrent le travail de leur notaire.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• décrire en termes simples les grandes étapes du travail d'un notaire dans une vente d'immeuble ;
• distinguer ce que le notaire fait de ce que vous, votre courtier ou votre prêteur faites ;
• repérer les moments où votre participation est utile ;
• reconnaître ce que le notaire ne fait pas à votre place ;
• poser vos questions sur son rôle sans craindre de paraître naïf.

Pourquoi c'est important

Quand on sait ce qu'une personne fait, on sait quoi lui demander, et à quel moment. Un acheteur qui comprend que le notaire examine des documents sait qu'il peut lui en poser sur l'origine de ces documents. Un vendeur qui comprend qu'un projet d'acte se prépare avant la signature sait qu'il peut le demander à l'avance.

À l'inverse, une personne qui n'a aucune idée du travail de son notaire risque de poser des questions hors de propos, de manquer l'occasion d'en poser d'autres, ou de se sentir dépassée le jour de la signature.

Ce chapitre ne vous apprend pas le droit. Il vous donne un plan simple du terrain, pour que chaque rencontre avec votre notaire vous serve davantage. Quand vous vous demanderez « est-ce que cela veut dire que… », la réponse sera toujours la même : demandez-le au notaire.

3.1 Un professionnel du droit au service de la transaction

Qui est le notaire

Le notaire est un professionnel du droit. Il est membre de la Chambre des notaires du Québec, l'ordre professionnel qui regroupe les notaires. Pour une vente d'immeuble, c'est la personne que l'on rencontre pour examiner les documents, lire le projet d'acte, signer, et s'assurer que la suite se fait.

Le Québec a un droit civil, dont la grande loi est le Code civil du Québec. Le notaire est formé à ce droit, et il travaille avec d'autres textes selon les besoins du dossier. Ce livre nomme cette loi pour que vous sachiez qu'elle existe ; il ne la résume pas.

DÉFINITION — acte de vente

Le document que l'on signe chez le notaire pour la vente d'un immeuble. Le notaire le prépare à partir des renseignements du dossier. Ce que ce document produit comme effet, et pourquoi il est rédigé de telle façon, ce sont des questions pour votre notaire.

Au service de qui

Dans une vente, plusieurs personnes ont des intérêts qui se rejoignent à certains moments et diffèrent à d'autres : le vendeur, l'acheteur, le prêteur. Une question que vous pouvez poser dès la première rencontre est : « Pour qui travaillez-vous, exactement, dans ce dossier ? » C'est une bonne question, simple et claire. Le notaire vous répondra selon la situation. Ne devinez pas la réponse, et ne vous contentez pas de ce qu'un proche ou un courtier vous en dit.

Vous pouvez aussi demander si le même notaire reçoit les deux parties, ou si chacune a le sien. Là encore, la réponse dépend du dossier : posez-la.

Pourquoi un professionnel du droit participe à la vente

Une vente d'immeuble n'est pas un achat ordinaire : les montants en jeu sont importants et les documents sont nombreux. Il n'est donc pas étonnant qu'une personne formée au droit participe à la transaction. Ce livre ne dit pas dans quels textes ni selon quelles règles ce rôle s'exerce : c'est une question à poser au notaire, qui vous répondra mieux que n'importe quelle page imprimée.

Ce que vous pouvez retenir, c'est que le notaire est là pour que le dossier soit examiné avant la signature, et non après. Plus vous le mettez au courant tôt, plus son travail avance sans heurt.

Un seul interlocuteur, une équipe derrière

Dans une étude, une équipe peut travailler derrière le notaire : une personne qui prépare des documents, une autre qui assure les communications, une troisième qui s'occupe de l'agenda. Vous n'avez pas à comprendre l'organisation interne. Demandez simplement qui sera votre personne-ressource, comment la joindre et quel est le meilleur moment pour le faire.

L'ESSENTIEL — Un professionnel du droit, un interlocuteur à qui tout demander

Le notaire est la personne à qui s'adressent vos questions de droit sur la transaction. Pour chaque sujet que ce livre n'aborde pas, la bonne réponse est : demandez-le-lui.

3.2 Les grandes étapes de son travail

Voici, dans un ordre approximatif, ce que fait le notaire dans une vente d'immeuble. Le détail de chaque étape varie selon le dossier et l'étude. L'ordre peut aussi varier : certaines étapes se chevauchent.

Il vous rencontre et recueille les renseignements

La première rencontre sert à faire connaissance, à comprendre votre situation et à recueillir les renseignements dont l'étude aura besoin : qui vend, qui achète, quel immeuble, quelles conditions ont été convenues, quel prêteur est impliqué, quelle date de signature est visée. Vous trouverez au chapitre 4 la liste des documents à apporter et les questions à poser à ce moment-là.

Il vérifie des informations

Le notaire examine des documents liés à l'immeuble et aux personnes. Pour l'immeuble, il consulte notamment ce qui est inscrit au registre foncier, c'est-à-dire le registre public qui garde la trace des droits sur les immeubles. Pour comprendre à quoi sert ce registre, vous pouvez lire → livre A4, Le registre foncier et la publicité des droits. Pour les personnes, il demande des pièces d'identité et d'autres renseignements. Le chapitre 5 décrit ces documents par leur utilité.

Ce que le notaire cherche, ce qu'il en conclut et ce qu'il fait des résultats de ses vérifications : ce sont des questions à lui poser. Ce livre ne les décrit pas.

Il échange avec les autres personnes du dossier

Pendant que le dossier avance, le notaire échange avec le courtier, avec le prêteur et parfois avec l'autre partie ou son représentant. Il demande des documents, en transmet, confirme des dates. Vous n'êtes pas toujours au courant de ces échanges, mais vous pouvez demander où en est le dossier. Le chapitre 6 en parle pour le prêteur.

Il rédige le projet d'acte

À partir des renseignements recueillis et vérifiés, le notaire rédige un projet d'acte, c'est-à-dire la version de l'acte de vente qui vous est soumise avant la signature. C'est ce document que vous lirez avec lui, au chapitre 7.

DÉFINITION — projet d'acte

La version de l'acte de vente que le notaire prépare avant la signature. Vous pouvez la demander à l'avance, la lire à tête reposée et noter vos questions. Elle n'est pas encore signée : c'est le bon moment pour demander toute explication.

Il vous explique le contenu

Avant la signature, le notaire passe en revue le contenu de l'acte avec vous. C'est le moment de poser vos questions, y compris celles qui vous semblent simples. Si un mot vous échappe, demandez-lui de l'expliquer. Si une partie du texte vous inquiète, demandez-lui de la reprendre. Les explications données lors de la rencontre sont aussi utiles à noter par écrit.

Il fait signer

Le jour de la signature, vous vous rendez à l'étude, ou la rencontre se fait selon la façon convenue avec le notaire. Chaque personne concernée signe. Le chapitre 8 décrit le déroulement pratique de cette rencontre.

Il s'occupe de la suite

Après la signature, le notaire effectue les démarches qui suivent, notamment celles qui concernent les inscriptions et les remises de documents convenues. Le détail de ces démarches, leur calendrier et leurs effets sont des questions pour lui. Vous pouvez simplement lui demander, avant de quitter la rencontre, ce qui se passera ensuite, et ce que vous recevrez.

Où votre aide compte

À chacune de ces étapes, il y a un geste que vous pouvez faire pour faciliter le travail de l'étude. Ces gestes sont modestes, mais ils évitent des allers-retours.

• Au début, répondre vite aux demandes de pièces et de renseignements.
• Pendant les vérifications, signaler tout changement de votre situation : nouvelle adresse, changement de nom, nouveau numéro de téléphone, modification du financement.
• Pendant les échanges, informer le notaire quand votre courtier ou votre prêteur vous transmet quelque chose qui le concerne.
• Avant le projet d'acte, relire les renseignements qui vous concernent : orthographe de votre nom, adresse, composition du ménage qui achète.
• Avant la signature, confirmer votre présence, la date et l'heure, et l'adresse du lieu de rencontre.
• Après la signature, demander la liste de ce que vous recevrez, et la date prévue.

Rien de tout cela n'exige de connaissances juridiques. C'est de l'organisation, et c'est ce qui rend le travail du notaire plus rapide et plus sûr pour tout le monde.

Ce que vous n'avez pas à comprendre tout de suite

Vous n'avez pas à saisir le fonctionnement de chacune de ces étapes. Il est normal que certaines vous échappent : elles relèvent d'un métier que vous n'exercez pas. Ce qui compte, c'est de savoir qu'elles existent, de savoir qui s'en occupe, et de poser votre question quand quelque chose vous semble flou. Un notaire habitué à travailler avec des personnes qui achètent leur première maison s'attend à ces questions.

Un cas concret

CAS CONCRET — Claudine et Mathieu dressent la liste (situation fictive)

Après avoir lu la liste de ces étapes, Claudine et Mathieu la copient sur une feuille et y inscrivent deux colonnes : « ce que le notaire fait » et « ce que nous faisons ». Dans la seconde colonne, ils écrivent : apporter nos pièces, poser nos questions, lire le projet d'acte, signer, noter les réponses.

Cette feuille leur sert de repère. Chaque fois qu'ils hésitent sur qui doit faire quoi, ils la relisent. Quand une question ne trouve sa place dans aucune des deux colonnes, ils l'écrivent en bas de la page, à poser à leur notaire.

3.3 Ce qu'il ne fait pas à votre place

Le notaire ne fait pas tout, et il vaut mieux le savoir dès le départ. Voici ce que ce livre vous invite à garder pour vous ou à confier à d'autres personnes.

Il ne décide pas à votre place

Le notaire peut vous expliquer, vous éclairer, vous poser des questions. Il ne choisit pas pour vous le prix, les conditions, la date, ni la décision finale d'acheter ou de vendre. Ces choix vous appartiennent. Il peut vous dire ce qu'il pense d'un point précis, mais la décision reste la vôtre.

Il ne remplace pas votre courtier

Le courtier vous accompagne dans la négociation, la mise en marché ou la recherche d'une propriété, et il connaît le calendrier de votre transaction. Ce n'est pas le rôle du notaire. De même, le notaire ne fait pas la mise en marché, ne fait pas visiter l'immeuble et ne négocie pas le prix à votre place.

Il ne remplace pas votre inspecteur

L'état de la maison se constate avec un inspecteur en bâtiment, non avec un notaire. Si vous avez des doutes sur la toiture, les fondations ou l'électricité, ce n'est pas lui qui répondra. Vous pouvez toutefois lui demander comment les informations que l'inspecteur vous remet s'articulent avec la transaction.

Il ne remplace pas votre prêteur

Le prêteur décide de vous accorder ou non un financement, selon ses propres critères. Cette décision appartient au prêteur. Le notaire échange avec le prêteur pour des raisons pratiques, que le chapitre 6 explique.

Il ne remplace pas votre comptable

Pour les questions fiscales, qu'il s'agisse de l'impôt, des taxes ou de la manière de déclarer une vente, la bonne adresse est un comptable ou un fiscaliste. Le notaire peut vous dire à qui vous adresser si vous lui posez la question. Ce livre ne traite pas de fiscalité.

Il ne remplace pas toutes les autres personnes du dossier

Selon votre situation, vous pourriez aussi avoir affaire à un arpenteur-géomètre, à un évaluateur, à un entrepreneur ou à un conseiller financier. Chacun a son rôle. Le notaire peut vous dire quand l'intervention de l'un d'eux serait utile, mais il ne fait pas leur travail.

ATTENTION — Ne demandez pas au notaire ce qu'il ne peut pas faire

Poser à un notaire une question qui relève d'un inspecteur, d'un prêteur ou d'un comptable lui fait perdre du temps et ne vous apporte pas de réponse utile. Demandez-lui plutôt, en début de rencontre, de vous dire quelles questions relèvent de lui et lesquelles relèvent d'autres personnes.

QUI CONSULTER — selon la nature de votre question

Question de droit sur la transaction : le notaire. Question sur l'état de l'immeuble : un inspecteur en bâtiment. Question sur le financement : votre prêteur. Question fiscale : un comptable ou un fiscaliste. Question sur la négociation ou le calendrier : votre courtier. En cas de doute sur la bonne personne, demandez au notaire de vous orienter.

3.4 Les questions à poser sur son rôle

Ces questions se posent à la première rencontre, ou même avant, par courriel. Elles vous aident à comprendre le travail de votre notaire sans lui demander de conseil juridique.

Sur le déroulement

• Pouvez-vous me décrire les étapes de votre travail dans mon dossier, dans l'ordre ?
• À quel moment recevrai-je le projet d'acte ?
• Combien de temps avant la signature puis-je lire le projet d'acte ?
• Qui, dans votre étude, s'occupera des documents au quotidien ?

Sur son rôle

• Pour qui travaillez-vous dans ce dossier ?
• Recevez-vous les deux parties, ou chacune a-t-elle son notaire ?
• Quelles questions relèvent de vous et lesquelles devrais-je poser à une autre personne ?
• Que faites-vous après la signature, et que recevrai-je ?

Sur les échanges

• Avec qui allez-vous communiquer pour mon dossier ?
• Comment serai-je informé des avancées ?
• Comment préférez-vous que je vous transmette mes documents ?

Sur les documents

• Quels documents allez-vous consulter ? Lesquels dois-je vous remettre moi-même ?
• Y a-t-il des documents que je pourrais préparer dès maintenant ?
• Comment saurai-je que tout est en ordre avant la signature ?

Sur ce qui n'est pas son rôle

• À qui devrais-je m'adresser pour une question sur l'état de l'immeuble ?
• Pour une question fiscale, qui me recommandez-vous de consulter ?
• Dans quels cas me suggéreriez-vous de demander un deuxième avis ?

Noter les réponses

Ne comptez pas sur votre mémoire. Pour chaque question posée, notez la réponse, la date et le nom de la personne qui vous l'a donnée. Le chapitre 4 vous propose une façon simple de le faire.

CAS CONCRET — Les questions de Claudine et Mathieu (situation fictive)

Avant leur première rencontre, Claudine et Mathieu écrivent six questions sur leur téléphone : le déroulement, le moment où ils verront le projet d'acte, la personne à joindre, le mode de transmission des documents, ce qui se passe après la signature, et à qui s'adresser pour les sujets qui ne relèvent pas du notaire.

À la rencontre, ils posent leurs questions dans cet ordre et notent chaque réponse. Ils sortent en ayant une idée claire de la route, sans avoir reçu un seul conseil juridique : ce n'était pas le but de cette première conversation.

Les erreurs qui coûtent cher

• Croire que le notaire s'occupe de tout. Il fait son travail ; il ne remplace ni l'inspecteur, ni le prêteur, ni le comptable, ni le courtier.
• Ne pas demander pour qui il travaille. La question est simple et la réponse vous éclaire sur sa position dans le dossier.
• Attendre la signature pour lire le projet d'acte. Demandez-le à l'avance et lisez-le à tête reposée.
• Poser une question juridique à un proche. Une réponse approximative rassure à tort ; la bonne personne à qui demander est le notaire.
• Se contenter d'un « c'est normal ». Si un mot ou un passage vous échappe, demandez qu'on vous l'explique.
• Ne rien noter. Les réponses de la première rencontre s'oublient vite. Écrivez-les.
• Ignorer la suite. Demandez ce qui se passe après la signature et ce que vous recevrez.
• Prendre un résumé de ce livre pour une explication juridique. Ce chapitre décrit des gestes ; il ne dit pas ce que chacun produit comme effet.

À retenir

• Le notaire est un professionnel du droit, membre de la Chambre des notaires du Québec ; il vérifie, rédige, explique, fait signer et s'occupe de la suite.
• Son travail comporte des étapes : rencontre, vérifications, échanges, projet d'acte, explications, signature, démarches qui suivent.
• Vous pouvez lui demander pour qui il travaille dans votre dossier.
• Il ne décide pas à votre place et ne remplace ni votre courtier, ni votre inspecteur, ni votre prêteur, ni votre comptable.
• Ce chapitre décrit des gestes ; il n'énonce ni règles, ni devoirs, ni effets.
• Pour toute question de droit sur la transaction, la réponse vient du notaire.
• Une liste de questions, écrite à l'avance, rend la première rencontre bien plus utile.

Votre plan d'action

1. Relisez la liste des étapes de la section 3.2 et repérez celles où vous intervenez.
2. Dressez deux colonnes : ce que le notaire fait, ce que vous faites.
3. Écrivez vos questions à partir de la section 3.4, en ajoutant les vôtres.
4. Envoyez-les par courriel avant la première rencontre, ou apportez-les imprimées.
5. Demandez quelle personne de l'étude sera votre contact au quotidien.
6. Notez chaque réponse, avec la date et le nom de la personne.
7. Repérez les questions qui ne relèvent pas du notaire, et demandez-lui à qui vous adresser.
8. Gardez cette feuille pour la relire avant la signature.

Questions à poser

Au notaire :

• Quelles sont les étapes de votre travail dans mon dossier, dans l'ordre ?
• Pour qui travaillez-vous ici ?
• Qui s'occupera de mon dossier au quotidien et comment le joindre ?
• À quel moment recevrai-je le projet d'acte, et par quel moyen ?
• Que se passe-t-il après la signature ? Que recevrai-je ?
• Quelles questions devrais-je poser à d'autres personnes ?

À votre courtier :

• Quelles tâches vous reviennent et lesquelles reviennent au notaire ?
• À quel moment le notaire aura-t-il besoin de mes documents ?

À votre prêteur :

• Quels documents le notaire doit-il vous transmettre, et quand ?

À un autre professionnel, au besoin :

• Pour une question d'inspection, de fiscalité ou de financement, à qui m'adresser ?

Vérifiez vos acquis

1. Nommez quatre gestes du notaire dans une vente d'immeuble.
2. Que veut dire « projet d'acte », et quand pouvez-vous le demander ?
3. Pourquoi demander au notaire « pour qui travaillez-vous » ?
4. Citez trois choses que le notaire ne fait pas à votre place.
5. À qui poser une question sur l'état de la toiture ?
6. Pourquoi ce chapitre ne décrit-il pas les effets de l'acte de vente ?

Réponses

1. Par exemple : il vous rencontre, vérifie des informations, rédige le projet d'acte, vous l'explique, fait signer et s'occupe de la suite.
2. C'est la version de l'acte de vente préparée avant la signature ; vous pouvez la demander à l'avance, la lire et noter vos questions.
3. Parce que plusieurs personnes ont des intérêts dans une vente, et que la réponse éclaire sa position dans votre dossier. Elle se donne selon la situation.
4. Par exemple : décider à votre place, négocier le prix, constater l'état de l'immeuble, accorder le financement, faire votre déclaration fiscale.
5. À un inspecteur en bâtiment.
6. Parce que ce sont des questions de droit : la réponse vient du notaire, pas d'un livre pratique.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel dont les notaires sont membres ; son site décrit la profession et permet de vérifier l'inscription d'un notaire.
• Code civil du Québec — la grande loi du droit civil québécois, qui encadre notamment la vente d'un immeuble ; à lire avec un professionnel.
• Dans cette collection : → livre A4, Le registre foncier et la publicité des droits, pour comprendre à quoi sert le registre foncier.

Chapitre 4 — Le premier rendez-vous : se préparer

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Le téléphone sonne chez Réjean. C'est l'étude de son notaire : on lui propose un rendez-vous la semaine prochaine, et on lui demande d'apporter « ses documents ». Réjean raccroche, un peu perplexe. Quels documents ? Lesquels sont importants ? Où sont-ils rangés ? Il se rappelle vaguement une boîte au fond d'une armoire, mais il ne sait pas ce qu'elle contient.

Cette scène peut se produire. Le premier rendez-vous chez le notaire n'est pas un examen : c'est un moment de rencontre et de collecte d'information. Mais il se déroule mieux quand on y arrive préparé. Ce chapitre vous aide à le faire : avant de téléphoner, les pièces à rassembler, les questions à poser, et la façon de prendre des notes puis de confirmer par écrit.

Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Claudine et Mathieu, qui se préparent à leur première rencontre avec leur notaire, et Réjean, qui vend sa maison et cherche ses papiers.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• vous préparer avant de contacter l'étude de votre notaire ;
• dresser la liste des pièces à rassembler, sans présumer lesquelles sont demandées ;
• poser vos questions dès la première rencontre, à l'aide d'un modèle ;
• prendre des notes utiles pendant la rencontre ;
• confirmer par écrit ce qui a été convenu et ce qui reste à faire.

Pourquoi c'est important

Le premier rendez-vous donne le ton de la suite. Si vous arrivez avec vos pièces en ordre et vos questions écrites, vous gagnez du temps, le notaire peut commencer à travailler, et vous repartez en sachant ce qui vous reste à faire. Si vous arrivez sans papiers et sans questions, la rencontre risque de se limiter à une liste de choses à rapporter, et il faudra une deuxième rencontre.

Il y a une autre raison, moins évidente : le premier rendez-vous est le moment où vous êtes le plus attentif et le moins stressé. La signature, elle, vient avec son lot de nervosité. C'est donc maintenant qu'il faut poser les questions de fond, à tête reposée.

Ce chapitre ne dit pas quelles pièces sont obligatoires. Cela dépend du dossier, et le notaire vous le dira. Il vous aide à vous préparer pour qu'aucune question ne reste sans réponse.

4.1 Avant de téléphoner

Les gestes qui comptent le plus se font avant même le premier appel. Ils prennent peu de temps et rendent la conversation plus efficace.

Rassembler les renseignements de base

Préparez sous la main les informations sur votre transaction :

• le nom complet de chaque personne qui achète ou qui vend, tel qu'il apparaît sur vos pièces d'identité ;
• l'adresse de l'immeuble ;
• le nom de votre courtier, s'il y en a un, et ses coordonnées ;
• le nom de votre prêteur, si vous financez votre achat, et la personne-ressource de votre dossier ;
• la date de signature visée, si elle existe, et la date de remise des clés prévue ;
• la copie de la promesse d'achat ou de l'entente conclue, si vous l'avez.

Si un de ces éléments vous manque, notez-le : vous le demanderez à votre courtier ou à votre prêteur avant l'appel.

Préparer votre agenda

Avant d'appeler, regardez votre calendrier pour les prochaines semaines. Quelles journées sont libres ? Pouvez-vous vous absenter pendant la journée ? Y a-t-il des périodes où vous serez injoignable ? Plus vous donnez de précisions à l'étude, plus elle trouvera facilement un moment qui vous convient.

Si vous achetez à deux, décidez qui sera disponible et si les deux viendront à la rencontre. Nous y revenons à la section 4.3.

Se donner un petit rituel de notes

Prenez un cahier, un fichier ou une application où vous consignerez tout ce qui concerne le notaire. Écrivez la date de chaque échange, le nom de la personne, ce qu'elle a dit. Ce cahier vous suivra jusqu'à la signature et vous servira de repère à chaque étape.

Acheteur ou vendeur : ce qui diffère dans la préparation

La préparation n'est pas tout à fait la même selon que vous achetez ou que vous vendez.

Si vous achetez, votre attention porte surtout sur le financement et sur l'information que vous avez reçue au sujet de l'immeuble. Vous avez des échanges avec le prêteur, et il peut vous demander de lui transmettre le nom du notaire. Vous voulez aussi savoir à quel moment vous verrez le projet d'acte, et ce que vous devez prévoir pour le jour de la signature.

Si vous vendez, votre attention porte surtout sur les documents que vous détenez au sujet de la maison et sur les démarches liées à votre propre situation : un prêt en cours, un déménagement à organiser, une date de remise des clés à convenir avec votre courtier. Vous voulez savoir ce que l'étude vous demandera de rassembler, et comment elle communiquera avec vous.

Dans les deux cas, la question qui revient est la même : qu'est-ce que vous attendez de moi, et à quel moment ?

Choisir le bon moment pour appeler

Ne téléphonez pas à la dernière minute. Plus vous contactez l'étude tôt après la conclusion de votre entente, plus elle a de choix d'horaires à vous offrir, et plus vous avez de temps pour rassembler vos pièces. Si votre courtier vous a donné une date de signature visée, avertissez l'étude dès le premier contact : elle verra tout de suite si elle peut tenir ce calendrier ou s'il faut en discuter.

Si vous ne tombez pas sur la personne que vous cherchez, laissez un message clair : votre nom, l'adresse de l'immeuble, le nom de votre courtier et un numéro où vous joindre. Ajoutez la mention « achat » ou « vente » pour que l'étude sache tout de suite de quoi il s'agit.

Un cas concret

CAS CONCRET — Claudine et Mathieu avant l'appel (situation fictive)

Claudine et Mathieu s'assoient un soir avec un café et une feuille. Ils y inscrivent le nom de leur courtier, celui de leur prêteur et la personne qui s'occupe de leur dossier là-bas, l'adresse de la maison, et la date de signature que leur courtier leur a donnée comme visée. Ils n'ont pas encore la copie de la promesse d'achat sous la main : ils notent de la demander au courtier.

Le lendemain, Claudine appelle l'étude. Elle a la feuille sous les yeux et n'est pas prise au dépourvu quand on lui demande des renseignements.

4.2 Les documents à apporter

C'est la question qui préoccupe le plus de gens. Voici une liste de pièces à rassembler. Elle ne dit pas lesquelles sont demandées dans votre dossier : l'étude vous le précisera. L'idée est de rassembler d'avance ce qui est susceptible d'être utile, plutôt que de découvrir à la dernière minute qu'une pièce manque.

Vos pièces d'identité

L'étude vous demandera sans doute de prouver qui vous êtes. Préparez des pièces d'identité en cours de validité, au nom exact sous lequel vous signerez. Demandez à l'étude quelles pièces elle accepte, et si elle souhaite en recevoir une copie à l'avance ou seulement la voir en personne.

La copie de la promesse d'achat

Cette entente conclue entre acheteur et vendeur est le point de départ du dossier. Votre courtier peut vous en remettre une copie. Apportez-la, ainsi que tout document qui l'accompagne : annexes, avenants, modifications.

Les documents du prêteur

Si vous financez votre achat, votre prêteur vous a probablement remis des documents : une lettre d'approbation, une offre de financement, une liste de ses consignes. Apportez tout ce que vous avez. Si le prêteur doit les envoyer directement au notaire, demandez-lui comment procéder, et informez l'étude.

Les pièces du dossier de l'immeuble

Selon votre rôle, vous disposez ou non de documents sur l'immeuble. L'acheteur peut avoir reçu des documents de la part du courtier ou du vendeur ; le vendeur a peut-être, quelque part, ses propres papiers : acte d'achat, certificat de localisation, plans, factures de travaux. Le chapitre 5 les décrit par utilité. Pour le dossier documentaire d'un immeuble, voir → livre C6, Le dossier documentaire de l'immeuble.

Apportez ce que vous avez, même si vous doutez de son utilité. L'étude fera le tri. Ce qui manque se retrouvera ou se demandera ailleurs.

Vos coordonnées et vos informations personnelles

Préparez vos adresses, courriels et numéros de téléphone, ainsi que les renseignements dont l'étude aura besoin pour vous joindre. Si votre situation personnelle a changé récemment, mentionnez-le dès la première rencontre et demandez à l'étude si cela a une incidence sur ce qu'elle doit préparer.

Ce que vous ne savez pas

Si vous ne savez pas si un document existe, dites-le. Un vendeur peut ne pas se souvenir d'avoir reçu tel papier lors de son propre achat. Un acheteur peut ignorer qu'un document existe. Le notaire sait quoi demander, à qui, et comment. Il vaut mieux dire « je ne sais pas » que d'inventer une réponse.

Faire la liste, puis la compléter

Voici un modèle de liste. Copiez-le et cochez au fur et à mesure.

QUI CONSULTER — pour savoir quelles pièces sont demandées

Seule l'étude de votre notaire peut vous dire quelles pièces sont demandées dans votre dossier. Votre courtier peut vous aider à les rassembler, et votre prêteur à fournir les siennes. En cas de doute, apportez ce que vous avez et laissez l'étude trier.

Un cas concret

CAS CONCRET — Réjean retrouve sa boîte (situation fictive)

Réjean sort la boîte du fond de l'armoire. Elle contient des enveloppes, des factures, quelques plans et des photocopies. Il ne sait pas ce qui est important. Plutôt que de trier lui-même, il pose le tout sur la table, prend des photos de chaque document avec son téléphone et dresse une liste sommaire.

Il envoie ensuite la liste à l'étude en demandant ce qu'elle souhaite voir en priorité. On lui répond le jour même, et il peut apporter ce qu'on lui demande sans emporter toute la boîte.

4.3 Les questions à poser dès la première rencontre

Le premier rendez-vous est un moment idéal pour poser des questions : le notaire explique son fonctionnement, et vous avez le temps de réfléchir. Voici un modèle de questions, regroupées par thème. Adaptez-les à votre situation.

Sur le déroulement du dossier

• Quelles sont les étapes de votre travail dans mon dossier, dans l'ordre ?
• Quel est le calendrier prévu jusqu'à la signature ?
• À quel moment recevrai-je le projet d'acte ?
• Quelle durée prévoyez-vous pour la rencontre de signature ?

Sur les documents

• Quelles pièces devez-vous recevoir de moi, et à quel moment ?
• Lesquelles recevrez-vous directement de mon prêteur ou de mon courtier ?
• Comment souhaitez-vous que je vous les transmette ?
• Y a-t-il des documents que je devrais demander à quelqu'un d'autre ?

Sur la communication

• Qui est ma personne-ressource ?
• Comment préférez-vous qu'on se parle : courriel, téléphone, rencontre ?
• Dans quel délai puis-je espérer une réponse à mes questions ?
• Qui prévenir en cas d'imprévu, et comment ?

Sur la signature

• Où et quand se tiendra la rencontre ?
• Qui doit être présent ?
• Que dois-je apporter ce jour-là, y compris pour les paiements convenus ?
• Peut-on prévoir un moment pour relire le projet d'acte avant ?

Sur les honoraires

• Comment seront présentés vos honoraires, et à quel moment ?
• Que couvrent-ils ?
• Quels autres frais devrais-je prévoir en lien avec le dossier, et auprès de qui les confirmer ?

Pour l'ensemble des frais d'une transaction, → livre F8, Le budget complet de la transaction.

Sur les cas particuliers

Si votre situation présente une particularité (un conjoint absent, une procuration, une succession, un immeuble loué, un financement inhabituel), dites-le dès le début. Posez la question : « Cela change-t-il quelque chose à ce que vous allez préparer ? ». Vous n'avez pas besoin de savoir si cela compte. Le notaire vous répondra.

Venir seul ou à deux

Si vous achetez à deux, demandez à l'étude si les deux personnes doivent assister à la première rencontre. Ce n'est pas toujours nécessaire, mais cela peut être utile pour que chacun entende les mêmes explications. Si l'un de vous deux ne peut pas venir, demandez comment l'informer ensuite, et si l'étude préfère une rencontre à distance.

ATTENTION — Ne pas confondre questions pratiques et questions de droit

Les questions de cette section portent sur la façon de travailler. Elles ne remplacent pas les questions de droit, qui viendront plus tard, au fil de la lecture du projet d'acte. N'attendez pas la signature pour poser une question qui vous trotte en tête : posez-la dès que vous y pensez, à la personne désignée par l'étude.

4.4 Prendre des notes et confirmer par écrit

La mémoire est faillible. Après une heure de rencontre, une bonne part de ce qui a été dit est déjà floue. Les notes et la confirmation par écrit sont vos meilleures alliées.

Prendre des notes pendant la rencontre

Voici un modèle simple, en quatre colonnes. Il vous suit tout au long du dossier.

Quelques conseils pratiques :

• Écrivez avec vos mots. Pas besoin de recopier mot à mot ; l'important est de pouvoir vous relire.
• Demandez de répéter. Si une explication va trop vite, dites-le. Ce n'est pas impoli, c'est efficace.
• Notez les noms. Chaque fois qu'une personne vous est présentée, écrivez son nom et son rôle.
• Notez les dates. Une date limite, une date de signature, une date de réception de document : écrivez-la en toutes lettres avec le jour.
• Notez ce que vous devez faire. Placez ces tâches en tête de page, ou sur une feuille à part.

Si vous êtes deux, répartissez-vous les rôles : l'un pose les questions, l'autre note. Puis inversez à la rencontre suivante.

Confirmer par écrit

Dans les deux ou trois jours qui suivent la rencontre, envoyez un court courriel à l'étude pour confirmer ce que vous avez compris. Voici un modèle.

LE FORMULAIRE — modèle de courriel de confirmation

Bonjour,

Merci de votre accueil. Voici ce que j'ai retenu de notre rencontre : [liste des étapes, des dates et des pièces à fournir]. De mon côté, je m'engage à vous transmettre [liste] avant le [date]. Pouvez-vous me confirmer que c'est bien ce que vous avez compris, et m'indiquer ce qui vous manquerait encore ?

Cordialement, [Votre nom]

Gardez ce courriel et la réponse. Ils font partie de votre dossier. Si un malentendu survient plus tard, vous aurez de quoi le retracer.

Ranger ce que vous recevez

Au fil des semaines, vous recevrez des courriels, des documents numérisés et des papiers. Créez dès maintenant un dossier, physique ou numérique, où tout est rangé au même endroit. Un sous-dossier par thème (notaire, prêteur, courtier, immeuble) suffit. Donnez à chaque fichier un nom qui permet de le retrouver : la date, la personne, le sujet.

Ce petit effort d'organisation vous servira bien au-delà de la signature. Plusieurs semaines après la remise des clés, vous aurez peut-être besoin de retrouver un document ; mieux vaut l'avoir rangé que de le chercher dans une boîte de courriels.

Se préparer à ne pas tout retenir

Même avec les meilleures notes, certaines explications vous échapperont. C'est normal. Prévoyez de redemander ce qui n'est pas clair, soit à la fin de la rencontre, soit par courriel dans les jours suivants. Une question reposée par écrit reçoit une réponse écrite, que vous pourrez relire.

Faire suivre l'information

Informez ensuite votre courtier et, le cas échéant, votre prêteur de ce qui a été convenu. Chacun aura besoin de savoir à quelle date le notaire attend telle pièce, ou quel est le calendrier. Un message court suffit.

L'ESSENTIEL — Écrire, relire, confirmer

Une question posée et une réponse oubliée ne servent à rien. Notez, relisez à la fin de la rencontre, confirmez par écrit. Ce sont trois gestes simples qui valent plus que toute mémoire.

Un cas concret

CAS CONCRET — Réjean confirme par écrit (situation fictive)

À la fin de la rencontre, Réjean relit ses notes à voix haute devant la personne de l'étude : « Vous me demandez d'apporter trois documents, de vous écrire pour la date de signature, et de rappeler mon courtier. C'est bien cela ? » Elle confirme, et ajoute un détail qu'il avait manqué.

Le soir même, Réjean envoie un courriel qui reprend ces trois points. L'étude répond en les confirmant. Quand, deux semaines plus tard, il hésite sur la date de signature, il retrouve le message en quelques secondes.

Les erreurs qui coûtent cher

• Arriver sans pièces. Vous perdez du temps, et la rencontre se réduit à une liste de choses à rapporter.
• Présumer ce qui est demandé. Seule l'étude sait quelles pièces elle veut ; apportez ce que vous avez et laissez-la trier.
• Ne rien noter. Ce qui se dit en rencontre s'oublie vite.
• Ne pas dire ce que l'on ignore. « Je ne sais pas si ce document existe » est une phrase utile ; la cacher ne l'est pas.
• Garder une particularité pour soi. Un conjoint absent, une procuration ou un financement inhabituel se disent dès le début.
• Ne pas confirmer par écrit. Un malentendu se règle plus facilement avec un message en main.
• Oublier d'informer le courtier et le prêteur. Ils ont aussi besoin de connaître les dates et les pièces demandées.
• Remettre l'original sans en garder trace. Photographiez ou numérisez ce que vous remettez.

À retenir

• Préparez avant d'appeler : noms, adresse, coordonnées du courtier et du prêteur, date de signature visée, copie de la promesse d'achat.
• La liste des pièces à rassembler ne dit pas lesquelles sont demandées ; seule l'étude peut vous le dire.
• Apportez ce que vous avez, même si vous doutez de son utilité, et dites ce que vous ignorez.
• Posez vos questions dès la première rencontre : déroulement, documents, communication, signature, honoraires, cas particuliers.
• Prenez des notes avec la date, le nom et la réponse reçue.
• Confirmez par écrit dans les jours qui suivent, et faites suivre à votre courtier et à votre prêteur.
• Gardez une copie de tout ce que vous remettez.

Votre plan d'action

1. Rassemblez les renseignements de base : noms, adresse, coordonnées, date visée.
2. Demandez à votre courtier la copie de la promesse d'achat et de ses annexes.
3. Recopiez le tableau de pièces de la section 4.2 et cochez ce que vous avez.
4. Préparez vos questions à partir de la section 4.3.
5. Appelez l'étude avec votre feuille sous les yeux, et fixez un rendez-vous.
6. Prenez des notes pendant la rencontre avec le tableau de la section 4.4.
7. Confirmez par courriel dans les jours qui suivent.
8. Informez votre courtier et votre prêteur de ce qui a été convenu.

Questions à poser

À l'étude de votre notaire :

• Quelles pièces devez-vous recevoir de moi, et à quel moment ?
• Quelles pièces recevrez-vous directement d'autres personnes ?
• Comment souhaitez-vous que je transmette mes documents ?
• Quel est le calendrier prévu jusqu'à la signature ?
• Qui est ma personne-ressource, et comment la joindre ?
• Mes particularités, comme un conjoint absent ou une procuration, changent-elles ce que vous préparez ?

À votre courtier :

• Pouvez-vous me remettre la copie de la promesse d'achat et de ses annexes ?
• Y a-t-il des documents du vendeur que je devrais demander ?

À votre prêteur :

• Quels documents avez-vous déjà transmis ou allez-vous transmettre au notaire ?
• Qui est ma personne-ressource chez vous ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi se préparer avant d'appeler l'étude ?
2. La liste des pièces de ce chapitre dit-elle lesquelles sont demandées ? Pourquoi ?
3. Que faire si vous ne savez pas si un document existe ?
4. Citez trois informations à noter pendant la rencontre.
5. Pourquoi confirmer par écrit après la rencontre ?
6. À qui faire suivre ce qui a été convenu ?

Réponses

1. Pour gagner du temps, éviter une deuxième rencontre inutile et donner à l'étude les renseignements dont elle a besoin.
2. Non : seule l'étude sait quelles pièces sont demandées dans votre dossier. La liste sert à rassembler d'avance ce qui peut être utile.
3. Le dire à l'étude : elle sait quoi demander, à qui et comment.
4. Par exemple : la question posée, la réponse reçue, le nom de la personne, la date, ce que vous devez faire.
5. Pour fixer ce qui a été compris, repérer un malentendu tôt et garder une trace.
6. À votre courtier et, le cas échéant, à votre prêteur.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel dont les notaires sont membres ; son site décrit la profession et ce que l'on peut attendre d'une étude.
• Code civil du Québec — la grande loi qui encadre notamment la vente d'un immeuble ; à lire avec un professionnel.
• Dans cette collection : → livre C6, Le dossier documentaire de l'immeuble, pour les pièces du dossier de l'immeuble ; → livre F8, Le budget complet de la transaction, pour les frais.

Chapitre 5 — Les documents autour de la vente et leur utilité

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Réjean a fini par apporter ses papiers à l'étude. Une personne de l'équipe a parcouru la pile, en a mis quelques-uns de côté, en a photocopié d'autres, et lui a dit : « Il nous manque encore un document. » Réjean a demandé lequel, à quoi il servait, et pourquoi on en avait besoin. La réponse lui a pris quelques minutes, et il est reparti avec une idée plus claire de ce que contient un dossier de vente.

Les papiers qui entourent une vente d'immeuble sont nombreux, et leurs noms sont parfois rébarbatifs. Ce chapitre les présente par leur utilité : à quoi sert chacun, qui le détient d'habitude, et quelle question vous pouvez poser à son sujet. Il ne dit ni lesquels sont obligatoires dans votre dossier, ni ce que chacun établit au sens du droit. Pour cela, le notaire est la bonne personne.

Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Réjean, qui vend sa maison et s'initie aux documents de sa propre vente.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer en mots simples pourquoi un dossier de vente compte autant de documents ;
• distinguer les documents qui concernent l'immeuble de ceux qui concernent les personnes ;
• décrire l'utilité de chacun, sans présumer de sa valeur juridique ;
• repérer ceux que vous détenez, ceux qu'il faut demander et à qui ;
• poser, pour chaque document, des questions qui éclairent votre dossier.

Pourquoi c'est important

Un document manquant peut signifier un délai de plus, une inquiétude de plus et parfois une rencontre de signature reportée. Un document que l'on ne comprend pas, c'est une occasion de poser une question qui n'a pas été posée. Savoir à quoi sert chaque papier, c'est savoir ce que vous pouvez demander, à qui, et pourquoi.

Il y a aussi un avantage moins visible : en connaissant l'utilité des documents, vous cessez de les voir comme une liste de formalités. Vous les voyez comme les morceaux d'un portrait : le portrait de l'immeuble d'un côté, le portrait des personnes de l'autre. Le notaire assemble ces morceaux pour préparer l'acte.

Ce chapitre ne vous dira jamais qu'un document est « suffisant » ou « obligatoire ». Il vous dira à quoi il sert et ce que vous pouvez en demander à votre notaire. Le reste est de son ressort.

5.1 Pourquoi tant de papiers

Une vente, c'est beaucoup d'informations à réunir

Quand une personne vend un immeuble à une autre, plusieurs questions se posent. De quel immeuble s'agit-il, exactement ? À qui appartient-il ? Y a-t-il quelque chose d'inscrit à son sujet ? Qui achète, et comment le paiement sera-t-il fait ? Qui est le prêteur, le cas échéant, et que demande-t-il ? Chacune de ces questions appelle un ou plusieurs documents.

Le notaire n'a pas les réponses par lui-même. Il les trouve dans des documents qu'il consulte, qu'il demande à des personnes ou à des organismes, ou qu'il reçoit de vous. C'est pourquoi on vous demande tant de papiers : ils alimentent le travail qui précède la signature.

Deux familles de documents

Pour s'y retrouver, il est pratique de classer les documents en deux familles :

• Les documents de l'immeuble : ce qui permet de bien identifier la propriété et de connaître ce qui s'y rapporte ;
• Les documents des personnes : ce qui permet de bien identifier ceux qui vendent, ceux qui achètent et le prêteur, le cas échéant.

Cette classification est une aide de lecture, pas une catégorie officielle. Certains documents tiennent des deux familles à la fois.

Qui détient quoi

Selon le document, il peut se trouver chez vous, chez votre courtier, chez votre prêteur, chez le vendeur, chez un professionnel ou dans un registre public. Une bonne habitude consiste à noter, pour chaque document, qui le détient. Vous saurez ainsi à qui le demander.

Les documents ont une histoire

Certains documents du dossier ont été produits il y a des années : l'acte d'achat du vendeur, un plan, un ancien certificat. D'autres sont récents : la lettre du prêteur, la promesse d'achat, la copie de vos pièces d'identité. Un document ancien n'est pas pour autant inutile, et un document récent n'est pas forcément suffisant. L'étude regarde ce qui est disponible, compare, et vous dit ce qui manque.

Pour vous, l'important est de ne pas décider seul qu'un document est trop vieux pour servir, ni trop récent pour être vérifié. Apportez-le, laissez l'étude juger de son utilité, et posez la question si elle vous demande de le remplacer.

Pourquoi on vous demande parfois deux fois la même chose

Il arrive qu'on vous demande à nouveau un renseignement que vous avez déjà donné : votre adresse, votre état civil, le nom de votre prêteur. Cela ne veut pas dire que l'étude a perdu l'information. Plusieurs personnes travaillent sur le dossier, et chacune confirme ce dont elle a besoin. Répondez avec patience, et profitez-en pour vérifier que l'information est correcte.

Si vous remarquez qu'on vous demande souvent la même chose, signalez-le poliment : « Je l'ai déjà transmis à telle personne, le [date]. » Une réponse écrite évite les malentendus.

Un cas concret

CAS CONCRET — Réjean comprend pourquoi (situation fictive)

À l'étude, la personne qui reçoit Réjean lui explique en deux minutes que l'équipe cherche à savoir de quelle propriété on parle, qui la vend, qui l'achète et comment tout cela s'organise, et que chaque papier répond à l'une de ces questions. Réjean, qui voyait jusque-là une montagne de formalités, se rend compte que la liste a une logique.

Il prend une feuille et y trace deux colonnes : « la maison » et « les personnes ». À mesure qu'on lui nomme un document, il l'inscrit dans l'une ou l'autre.

L'ESSENTIEL — Chaque papier répond à une question

Un dossier de vente rassemble des documents qui répondent à des questions : de quel immeuble s'agit-il, qui vend, qui achète, comment la transaction est financée. Pour chaque papier que l'on vous demande, vous pouvez vous poser (et poser) la question : à quoi sert-il ?

5.2 Les documents de l'immeuble

Voici les principaux documents liés à l'immeuble, présentés par leur utilité. La liste n'est pas exhaustive et ne dit pas lesquels sont demandés dans votre dossier.

Les titres de propriété

Il s'agit des documents qui montrent comment l'immeuble est arrivé jusqu'au vendeur actuel : l'acte par lequel il l'a acquis, et parfois les actes antérieurs. Le vendeur en détient peut-être une copie, rangée avec ses papiers importants ; le notaire peut aussi les retrouver ailleurs.

Leur utilité pratique : permettre au notaire de savoir d'où vient l'immeuble et de comparer les renseignements du dossier avec ceux qui y figurent.

Questions à poser : Quels titres souhaitez-vous recevoir de ma part ? Allez-vous les retrouver vous-même ? Que faire si je n'ai pas la copie de mon acte d'achat ?

Le registre foncier

Le registre foncier est un registre public qui garde la trace des droits inscrits au sujet des immeubles. Le notaire le consulte dans le cadre de son travail. Pour comprendre à quoi il sert et comment il est organisé, lisez → livre A4, Le registre foncier et la publicité des droits.

Son utilité pratique : ce que le notaire y lit l'aide à préparer le dossier. Ce qu'il en tire et ce qu'il en fait sont des questions pour lui.

Questions à poser : Quels renseignements allez-vous consulter au registre ? Allez-vous me les communiquer ? Que faire si vous y trouvez quelque chose que je ne connaissais pas ?

Le certificat de localisation

Le certificat de localisation est un document préparé par un arpenteur-géomètre, qui décrit l'immeuble et sa situation. Il peut être lié à un plan. Pour comprendre à quoi il sert et ce qu'on y lit, voyez → livre M2, Le certificat de localisation.

Son utilité pratique : il fournit des renseignements sur le terrain et sur le bâtiment que l'on retrouve ensuite dans d'autres documents du dossier. Un certificat ancien peut se comparer avec l'état actuel des lieux.

Questions à poser : Quel certificat de localisation avez-vous besoin de recevoir ? Le mien est-il à jour pour ce dont vous avez besoin ? À qui dois-je m'adresser pour en obtenir un nouveau, si c'est nécessaire ?

Les plans et les descriptions de l'immeuble

Selon votre immeuble, vous pouvez détenir des plans, des descriptions ou d'autres documents qui le présentent. Ils servent à confirmer que ce que vous vendez ou achetez correspond bien à ce que le dossier décrit.

Questions à poser : Ces documents vous sont-ils utiles ? Dois-je les apporter ou les faire parvenir ?

Les factures et les documents de travaux

Si des travaux ont été faits, les factures et documents associés peuvent être utiles pour que le dossier soit complet. Ils renseignent aussi l'acheteur sur l'histoire de la maison.

Questions à poser : Souhaitez-vous recevoir les factures de travaux ? Y a-t-il une période ou un type de travaux qui vous intéresse davantage ?

Les documents de copropriété ou d'association, le cas échéant

Dans certains immeubles, d'autres documents s'ajoutent : documents de copropriété, d'association, de gestion partagée. Ils concernent un type particulier d'immeuble. Si c'est votre cas, demandez à l'étude la liste de ceux qui sont pertinents dans votre dossier.

Le dossier documentaire de l'immeuble

Pour une vue d'ensemble de ce qui peut figurer dans le dossier d'un immeuble, avec ses utilités, voir → livre C6, Le dossier documentaire de l'immeuble. Ce livre complète ce chapitre sans le remplacer : ici, nous restons du côté de l'étude.

QUI CONSULTER — pour les documents de l'immeuble

Le notaire pour savoir lesquels il lui faut et ce qu'il en fait ; l'arpenteur-géomètre pour le certificat de localisation ; votre courtier pour obtenir ce que le vendeur détient. Pour un document que vous ne comprenez pas, demandez à l'étude de vous l'expliquer.

5.3 Les documents des personnes

Voici maintenant les documents qui concernent les personnes qui participent à la vente.

Les pièces d'identité

Chaque personne qui signe est invitée à présenter des pièces d'identité. Leur utilité pratique : vérifier que la personne qui signe est bien celle dont le nom figure au dossier. Les noms, prénoms et dates qui y figurent se comparent avec ceux du dossier.

Questions à poser : Quelles pièces acceptez-vous ? Dois-je en envoyer une copie à l'avance ? Que faire si mon nom s'écrit un peu différemment d'un document à l'autre ?

Les documents de situation personnelle

Selon votre situation, l'étude peut vous demander des renseignements sur votre statut, sur vos coordonnées et, dans certains cas, sur d'autres personnes liées à votre dossier. Ces demandes dépendent de chaque situation ; ce livre ne les décrit pas.

Questions à poser : Pourquoi avez-vous besoin de ce renseignement ? Est-ce que cela concerne toutes les personnes du dossier, ou seulement l'une d'elles ?

Les documents du prêteur

Si l'achat est financé, le prêteur transmet au notaire certains documents, et le notaire en transmet au prêteur. Ils servent à coordonner le financement avec la signature. Le chapitre 6 en parle plus en détail.

Questions à poser : Quels documents le prêteur vous a-t-il déjà transmis ? Lesquels attendez-vous encore ?

Les documents liés à la promesse d'achat

La promesse d'achat et ses annexes sont le point de départ du dossier : elles résument ce qui a été convenu entre l'acheteur et le vendeur. Votre courtier en détient une copie.

Questions à poser : Avez-vous reçu la copie finale, avec toutes les modifications ? Y a-t-il des éléments de l'entente que je dois vous signaler en particulier ?

Les documents à jour ou à remplacer

Si un de vos documents est périmé, perdu ou à renouveler, dites-le tôt. L'étude vous dira comment procéder ou à qui vous adresser. Les délais de remplacement varient et dépendent de l'organisme concerné ; informez-vous auprès de lui.

Un cas concret

CAS CONCRET — Réjean et ses pièces (situation fictive)

Réjean s'aperçoit qu'une de ses pièces d'identité est sur le point de se périmer. Il le dit à l'étude, qui lui demande de vérifier si une autre pièce convient. Il en apporte une seconde et laisse la première de côté, en précisant qu'il la renouvellera plus tard.

Il note dans son cahier la pièce acceptée, la personne qui le lui a confirmé et la date de la conversation.

QUI CONSULTER — pour les documents des personnes

L'étude de votre notaire pour savoir quelles pièces elle accepte et pourquoi elle les demande ; l'organisme émetteur de la pièce, pour la renouveler ; votre prêteur pour ses propres documents.

5.4 Les questions à poser sur chaque document

Pour chaque document que l'on vous demande, vous pouvez poser une petite série de questions qui s'appliquent à presque tous les cas. Les voici.

Les cinq questions de base

1. À quoi sert ce document ? C'est la question de départ. Une réponse simple suffit.
2. Qui le détient ? Vous, le courtier, le vendeur, le prêteur, un organisme, l'étude elle-même.
3. Qui le demande, et à qui ? Qui doit le recevoir, et par quel moyen ?
4. Dans quel délai faut-il le fournir ? L'étude vous précisera la date, qu'il vaut mieux noter par écrit.
5. Que faire s'il manque ou s'il est inexact ? Cette question mène souvent à la meilleure explication.

Un tableau pour suivre vos documents

Voici un tableau à recopier. Il vous aide à ne rien oublier.

Quand un document pose problème

Un document manquant, ancien, illisible ou qui contient un renseignement différent de celui du dossier n'est pas nécessairement un problème grave. Il est important de le signaler tôt. Avertissez l'étude, votre courtier et, s'il y a lieu, votre prêteur. Demandez ce qu'il convient de faire et notez la réponse.

Ne cherchez pas à régler seul un écart entre deux documents. Ne modifiez pas un document pour qu'il corresponde à un autre. Demandez au notaire quelle démarche suivre.

Garder des copies

Photographiez ou numérisez chaque document avant de le remettre. Rangez les copies avec vos notes. Vous aurez ainsi une trace de ce que vous avez donné, et vous pourrez retrouver un renseignement sans avoir à redemander.

Demander une explication quand on ne comprend pas

Un document rédigé en termes techniques peut être déroutant. Ne signez rien et n'acceptez rien que vous ne comprenez pas. Demandez à votre notaire de vous expliquer le document, en mots simples, avec un exemple si possible. Si l'explication vous laisse encore perplexe, redemandez, ou demandez-la par écrit.

ATTENTION — Un document n'est jamais « juste un papier »

Chaque document du dossier a une utilité, même quand elle n'est pas évidente. Ne le mettez pas de côté parce qu'il vous paraît secondaire, et ne le remettez pas sans l'avoir regardé. Si vous ne savez pas à quoi il sert, c'est la question à poser.

Un cas concret

CAS CONCRET — Réjean remplit son tableau (situation fictive)

Réjean recopie le tableau et y inscrit les documents que l'étude lui a nommés. Pour chacun, il pose les cinq questions de base à la personne qui s'occupe de son dossier, et il note les réponses. Une ligne reste en suspens : un document qu'il ne retrouve pas. L'étude lui explique comment procéder pour le remplacer, et à qui s'adresser.

Quand il revient à la rencontre suivante, son tableau est presque complet, et il sait exactement quoi dire à propos de la ligne en suspens.

Les erreurs qui coûtent cher

• Ne pas demander à quoi sert un document. La question est simple, et la réponse vous apprend quelque chose.
• Présumer qu'un papier est secondaire. Ce qui vous paraît sans importance peut en avoir pour le dossier.
• Remettre un document sans en garder copie. Photographiez ou numérisez avant de remettre.
• Régler seul un écart entre deux documents. Signalez-le à l'étude et demandez quoi faire.
• Attendre le dernier moment pour signaler qu'un document manque. Plus tôt vous prévenez, plus il reste de temps pour le retrouver ou le remplacer.
• Confondre le certificat de localisation avec un autre document. Il décrit l'immeuble et sa situation ; demandez au notaire à quoi il sert dans votre dossier.
• Croire qu'un document tient lieu d'explication. Un papier ne répond pas à vos questions : le notaire, oui.
• Ne pas dire que l'on ne comprend pas. Un notaire est là pour expliquer.

À retenir

• Un dossier de vente rassemble beaucoup de documents parce que chacun répond à une question : quel immeuble, qui vend, qui achète, comment la transaction est financée.
• On peut les classer en deux familles : les documents de l'immeuble et les documents des personnes.
• Les documents de l'immeuble comprennent notamment les titres de propriété, ce qui est inscrit au registre foncier, le certificat de localisation, les plans et les factures de travaux.
• Les documents des personnes comprennent les pièces d'identité, les documents liés au financement et la promesse d'achat.
• Ce chapitre ne dit ni lesquels sont obligatoires, ni ce que chacun établit en droit : ces questions se posent au notaire.
• Pour chaque document, cinq questions de base : à quoi sert-il, qui le détient, qui le demande, dans quel délai, que faire s'il manque.
• Gardez une copie de tout ce que vous remettez.

Votre plan d'action

1. Dressez la liste des documents que vous détenez, en notant où ils se trouvent.
2. Classez-les en deux colonnes : l'immeuble et les personnes.
3. Demandez à l'étude lesquels elle souhaite recevoir et dans quel délai.
4. Posez les cinq questions de base pour chaque document que vous ne comprenez pas.
5. Signalez sans attendre tout document qui manque, qui est périmé ou qui diffère d'un autre.
6. Photographiez ou numérisez chaque document avant de le remettre.
7. Tenez à jour le tableau de suivi de la section 5.4.
8. Rapportez à votre courtier et à votre prêteur ce qui les concerne.

Questions à poser

À l'étude de votre notaire :

• Quels documents souhaitez-vous recevoir de moi, et dans quel délai ?
• À quoi sert chacun d'eux dans mon dossier ?
• Lesquels allez-vous obtenir vous-même ?
• Que faire si l'un d'eux manque ou contient une erreur ?
• Puis-je avoir une explication simple d'un document que je ne comprends pas ?

À votre courtier :

• Pouvez-vous me remettre la copie finale de la promesse d'achat ?
• Quels documents du vendeur ou de l'immeuble avez-vous déjà reçus ?

À votre prêteur :

• Quels documents m'avez-vous remis, et lesquels le notaire doit-il recevoir de vous ?

À un arpenteur-géomètre, au besoin :

• Mon certificat de localisation est-il à jour pour ce dont l'étude a besoin ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi un dossier de vente compte-t-il autant de documents ?
2. Quelles sont les deux familles de documents proposées dans ce chapitre ?
3. Nommez deux documents de l'immeuble et leur utilité.
4. Pourquoi demande-t-on des pièces d'identité ?
5. Quelles sont les cinq questions de base à poser sur un document ?
6. Que faire si un document diffère d'un autre ?

Réponses

1. Parce que chaque document répond à une question : de quel immeuble s'agit-il, qui vend, qui achète, comment la transaction est financée.
2. Les documents de l'immeuble et les documents des personnes.
3. Par exemple : les titres de propriété, qui montrent comment l'immeuble est arrivé jusqu'au vendeur ; le certificat de localisation, qui décrit l'immeuble et sa situation.
4. Pour vérifier que la personne qui signe est bien celle dont le nom figure au dossier.
5. À quoi sert-il ? Qui le détient ? Qui le demande et à qui ? Dans quel délai ? Que faire s'il manque ou s'il est inexact ?
6. Le signaler à l'étude, à votre courtier et, s'il y a lieu, à votre prêteur, puis demander ce qu'il convient de faire. Ne pas régler l'écart seul.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel dont les notaires sont membres ; son site décrit la profession et ses services au public.
• Code civil du Québec — la grande loi qui encadre notamment la vente d'un immeuble ; à lire avec un professionnel.
• Dans cette collection : → livre M2, Le certificat de localisation ; → livre A4, Le registre foncier et la publicité des droits ; → livre C6, Le dossier documentaire de l'immeuble.

Chapitre 6 — Le notaire et le prêteur : ce qui se passe en coulisses

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Claudine consulte son courriel pour la troisième fois de la matinée. Le prêteur lui a écrit hier pour dire que « le dossier est transmis au notaire ». Mais l'étude, jointe par téléphone, n'a encore rien reçu. Claudine se demande ce qui se passe. Est-ce un retard ? Une erreur ? Une étape qu'elle ne connaît pas ?

Cette situation se présente facilement : pendant que l'acheteur attend, le prêteur et le notaire échangent des documents dont il ne voit presque rien. Ce chapitre lève un coin du voile. Il explique de façon pratique que ces deux professionnels se parlent, pourquoi, et surtout ce que vous pouvez suivre de votre côté sans vous mêler de ce qui ne vous regarde pas. Il ne décrit aucun mécanisme juridique : les questions de garantie et de droit se posent au notaire et au prêteur.

Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Claudine et Mathieu, qui financent l'achat de leur première maison et suivent leur dossier.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• décrire en termes simples pourquoi le prêteur et le notaire échangent des documents ;
• repérer ce que le prêteur transmet habituellement au notaire, et ce que le notaire lui renvoie ;
• suivre l'avancement de votre dossier sans multiplier les appels ;
• dire à qui adresser quelle question : au notaire, au prêteur ou aux deux ;
• reconnaître les moments où un retard mérite une démarche de votre part.

Pourquoi c'est important

Quand l'achat d'une maison est financé, deux calendriers se rencontrent : celui du prêteur et celui de la signature chez le notaire. Si l'un avance plus vite ou plus lentement que l'autre, la rencontre de signature peut s'en ressentir. Les acheteurs se retrouvent alors avec une date de signature qui tient mal, sans toujours comprendre pourquoi.

Comprendre ce qui se passe en coulisses ne vous donne pas le contrôle de ces échanges. Cela vous donne des repères pour demander où en est le dossier, aux bonnes personnes et au bon moment. Et cela vous évite de vous inquiéter pour des délais qui sont tout à fait ordinaires, ou, au contraire, de rester silencieux quand un retard commence à poser problème.

Ce chapitre ne vous dira pas quels documents précis le prêteur demande, ni ce qu'ils signifient en droit : cela varie d'un prêteur à l'autre, et c'est affaire de professionnels. Il vous apprend à suivre l'ensemble.

6.1 Deux professionnels, une même transaction

Qui fait quoi

Dans un achat financé, le prêteur et le notaire ont chacun un rôle distinct.

Le prêteur est l'institution qui consent le financement. Il décide, selon ses critères, de vous prêter ou non, et à quelles conditions. Il a son propre calendrier, ses propres équipes et ses propres exigences.

Le notaire prépare la signature de l'acte de vente et s'occupe des étapes qui y sont liées. La décision de financer appartient au prêteur ; la préparation de la signature relève du notaire. Ils collaborent, chacun dans son rôle.

DÉFINITION — prêteur

L'institution qui accorde le financement d'un achat. Elle a ses propres exigences et son propre calendrier. Elle échange avec le notaire pour que la signature de l'acte et la mise en place du financement se coordonnent.

Pourquoi ils échangent

Pour qu'un achat financé se déroule bien, il faut que les deux calendriers se rejoignent. Le prêteur doit savoir quand la signature a lieu, et le notaire doit savoir ce que le prêteur attend. Ils échangent donc des documents, des confirmations, des dates et des demandes de précisions.

Vous n'êtes pas toujours au courant de chaque échange, et ce n'est pas nécessaire. Ce qui compte, c'est de savoir qu'ils existent, de savoir qui est la personne-ressource chez chacun, et de demander régulièrement où en sont les choses.

Le même notaire pour tout le monde ?

Il arrive que le prêteur ait des consignes sur le choix du notaire, ou qu'il travaille avec une liste de notaires qu'il connaît. Demandez-lui, dès le début, s'il a des préférences ou des consignes. Cette question se pose avant de retenir un notaire, non après, pour éviter de refaire la démarche.

Pour savoir si le même notaire travaille avec vous et avec le prêteur, ou si le prêteur a le sien, posez la question au notaire et au prêteur. La réponse dépend du dossier, et ce livre ne la devine pas.

Pourquoi les délais varient

Chaque professionnel a une charge de travail, des étapes internes à franchir et d'autres dossiers à traiter. Un document peut passer par plusieurs mains avant d'arriver à destination. Un délai qui vous paraît long peut s'expliquer par une étape que vous ne voyez pas, et un délai qui paraît court peut cacher une vérification à venir. Ce livre ne donne aucun délai : ils dépendent du prêteur, de l'étude et de votre dossier.

Ce que vous pouvez faire, c'est demander une estimation à chacun et la noter avec la date de la conversation. Si l'estimation dépasse une date importante pour vous, signalez-le tout de suite à votre courtier : c'est lui qui connaît le calendrier de la transaction et qui peut en discuter avec les autres personnes concernées.

Les informations que vous partagez avec les deux

Le prêteur et le notaire ont besoin de plusieurs renseignements communs : votre nom exact, votre adresse, le nom de votre courtier, la date de signature visée. Veillez à ce que ces renseignements soient identiques d'un côté et de l'autre. Un nom orthographié autrement, une adresse qui a changé ou une date qui n'a pas été mise à jour peuvent faire perdre du temps.

Au moment de transmettre une information à l'un, demandez-vous si l'autre en a aussi besoin. Quand un changement survient, informez les deux dans la même journée. Ce réflexe simple évite des allers-retours.

Un cas concret

CAS CONCRET — Claudine et Mathieu demandent qui est qui (situation fictive)

Claudine et Mathieu font la liste des personnes qui s'occupent de leur dossier. Du côté du prêteur, ils notent le nom de la personne qui suit leur financement et son numéro de téléphone. Du côté de l'étude, ils inscrivent le nom de la personne désignée comme contact.

Ils écrivent ensuite un court courriel aux deux, en les mettant tous les deux en copie : « Voici les coordonnées de la personne-ressource de chacun. Pouvez-vous nous confirmer que vous êtes en contact ? » En quelques heures, les deux réponses arrivent.

6.2 Ce que le prêteur transmet au notaire

Les échanges entre le prêteur et le notaire varient d'un prêteur à l'autre. Voici, en termes généraux, les types d'éléments qui peuvent circuler. Ce n'est pas une liste de ce que votre dossier comportera : seuls le prêteur et le notaire peuvent vous le dire.

Des instructions et des documents de financement

Le prêteur transmet au notaire des documents liés au financement : des consignes sur ce qu'il attend, des documents de prêt et d'autres pièces propres à sa façon de travailler. Le notaire en prend connaissance et prépare son travail en conséquence.

Ce que ces documents contiennent exactement, ce qu'ils signifient et comment ils s'articulent avec l'acte de vente, ce sont des questions à poser au prêteur et au notaire. Ce livre ne les décrit pas.

Des confirmations et des dates

Le prêteur et le notaire se confirment mutuellement des dates : date de signature, date à laquelle les fonds sont attendus, date de remise des clés. Ces dates sont convenues avec vous, via votre courtier, mais ce sont les deux professionnels qui les ajustent entre eux.

Si une date change de votre côté, informez-les tous les deux. Un message court suffit : « La date de signature est déplacée au [date], voulez-vous confirmer que cela convient à vos équipes ? »

Des demandes de précisions

Un jour ou l'autre, l'un des deux professionnels aura une question pour l'autre : un détail sur l'identité d'une personne, un renseignement sur le dossier, une pièce manquante. Ces demandes sont normales et ne signifient pas qu'un problème existe. Si l'une d'elles vous concerne directement, vous serez sollicité.

Des documents que le notaire renvoie

De son côté, le notaire peut transmettre au prêteur certains documents ou confirmations au fil de son travail. Là encore, le contenu et le moment dépendent du dossier et des instructions reçues.

Ce que vous pouvez préparer pendant ce temps

Pendant que le prêteur et le notaire échangent, vous n'êtes pas inactif. Vous pouvez relire votre cahier de notes pour repérer les questions encore sans réponse. Vous pouvez vérifier que vos pièces d'identité sont en ordre et que vos coordonnées sont à jour chez le prêteur comme à l'étude. Vous pouvez aussi lire d'avance les chapitres suivants de ce livre, en particulier celui qui explique comment lire le projet d'acte.

Enfin, vous pouvez prendre contact avec votre courtier pour confirmer le calendrier général : date de signature visée, date de remise des clés, étapes qui dépendent de vous. Plus vous aurez clarifié ces points, moins vous serez pris au dépourvu quand le prêteur ou le notaire vous demandera une réponse rapide.

Ce que vous n'avez pas à faire

Vous n'avez pas à transmettre vous-même au notaire les documents que le prêteur lui envoie, ni l'inverse. Ne vous improvisez pas messager entre eux. Si un prêteur vous remet un document en vous disant « apportez-le au notaire », demandez-lui si c'est bien ce qu'il souhaite, et si vous devez le faire ou s'il l'enverra lui-même.

ATTENTION — Ne pas modifier un document qui vous est remis

Un document remis par le prêteur ou par le notaire reste tel qu'il est : ne le corrigez pas à la main, ne le raturez pas, ne le complétez pas de votre initiative. Si un détail est erroné, signalez-le à la personne qui vous l'a remis et demandez comment procéder.

6.3 Ce que vous pouvez suivre de votre côté

Même si vous ne voyez pas les échanges, vous pouvez suivre l'avancement de votre dossier. Voici comment.

Demander des points d'étape

À intervalles raisonnables, demandez au prêteur et au notaire où en est le dossier. Une question simple suffit : « Pouvez-vous me dire ce qui a été fait, ce qui reste à faire et ce qui dépend de moi ? » Cette formule a l'avantage de vous renseigner sur trois points à la fois.

Évitez de multiplier les appels. Une demande par semaine, par écrit, convient à un dossier qui avance sans accroc. Si une date approche, rapprochez vos demandes.

Tenir un tableau de suivi

Voici un tableau à recopier. Il vous aide à garder en tête qui doit faire quoi.

Mettez le tableau à jour après chaque échange. Il vous évite de vous demander, à la veille de la signature, si tel élément a été confirmé.

Savoir ce qui dépend de vous

Votre dossier avance quand chacun fait sa part. La vôtre : répondre rapidement aux demandes, fournir les documents, signaler les changements, et poser vos questions. Notez, à chaque point d'étape, ce qui est attendu de vous. Cela ne dépend ni du prêteur ni du notaire : c'est votre tâche.

Savoir ce qui ne dépend pas de vous

Certains éléments ne dépendent pas de vous : le délai de traitement d'un document par le prêteur, le temps qu'il faut à un organisme pour répondre à une demande, l'ordre dans lequel l'étude traite ses dossiers. Vous pouvez demander où en est le traitement, mais vous ne pouvez pas l'accélérer par votre insistance. Parfois, il suffit de demander une estimation de délai et de la noter.

Suivre les montants et les moyens de paiement

Pour le jour de la signature, des montants seront à verser et des moyens de paiement seront convenus avec le notaire. Ce livre ne donne aucun chiffre et ne dit pas lesquels s'appliquent à votre dossier. Demandez à l'étude, par écrit, de vous préciser les montants à prévoir et la forme dans laquelle ils doivent être remis. Pour une vue d'ensemble des frais d'une transaction, consultez → livre F8, Le budget complet de la transaction.

Quand un retard commence à inquiéter

Un retard n'est pas toujours un problème. Mais si une date importante approche et que vous n'avez toujours pas de nouvelles, ou si l'on vous annonce un changement de calendrier, prévenez rapidement toutes les personnes concernées : votre notaire, votre courtier, votre prêteur. Le chapitre 9 propose une démarche calme pour ces situations.

Un cas concret

CAS CONCRET — Claudine relance sans s'énerver (situation fictive)

Au bout de quelques jours, Claudine écrit à l'étude et au prêteur. Elle rappelle que le prêteur a indiqué avoir transmis le dossier, puis elle demande à l'étude de confirmer qu'elle l'a bien reçu et de dire s'il manque quelque chose de leur côté. Le lendemain, l'étude répond que le dossier est arrivé le matin même. Claudine met son tableau à jour et reprend sa journée.

Elle n'a ni insisté, ni accusé personne : elle a posé une question claire à la personne qui pouvait y répondre.

QUI CONSULTER — pour le suivi de votre financement

Votre prêteur pour tout ce qui touche au financement, à ses conditions et à ses documents ; votre notaire pour tout ce qui touche à la signature et aux documents qu'il prépare ; votre courtier pour le calendrier général. Pour une question qui touche aux deux, posez-la aux deux.

6.4 Les questions à poser à chacun

Voici des questions à poser au prêteur, au notaire et, le cas échéant, à votre courtier. Aucune ne demande de conseil juridique ou financier : elles portent sur le suivi du dossier.

Au prêteur

• Qui est ma personne-ressource, et comment la joindre ?
• Avez-vous des consignes sur le choix du notaire ? Lesquelles ?
• Quels documents devez-vous transmettre au notaire, et à quel moment ?
• À quelle date prévoyez-vous les étapes qui vous reviennent ?
• Y a-t-il des documents que vous attendez de ma part ?
• Comment serai-je prévenu si quelque chose change de votre côté ?

Au notaire

• Quand attendez-vous les documents du prêteur ?
• Pouvez-vous me confirmer que vous les avez reçus ?
• Y a-t-il des éléments que le prêteur attend de vous, et qui dépendent de moi ?
• Quels montants et quels moyens de paiement devrai-je prévoir pour la signature ?
• À quel moment connaîtrai-je les montants exacts ?
• Qui informera le prêteur de la date de signature confirmée ?

Aux deux ensemble

• Pouvez-vous m'indiquer, chacun de votre côté, ce qui reste à faire avant la signature ?
• Comment êtes-vous en contact l'un avec l'autre, et dois-je intervenir ?
• Si une date change, qui prévient qui ?

À votre courtier

• Quelle est la date de signature visée, et qui l'a confirmée ?
• Avez-vous reçu des nouvelles du prêteur ou du notaire que je devrais connaître ?

Garder les réponses par écrit

Comme pour le reste, demandez les réponses par écrit. Un courriel de confirmation, un message d'une ligne, une note dans votre cahier avec la date et le nom de la personne : tout cela vous protège contre les souvenirs flous. Gardez ces messages avec le reste de votre dossier.

L'ESSENTIEL — Demander où ça en est, par écrit, à la bonne personne

Vous ne voyez pas les échanges entre prêteur et notaire, mais vous pouvez demander à chacun où en est le dossier. Une question claire, par écrit, sur trois points (ce qui est fait, ce qui reste, ce qui dépend de vous) suffit pour savoir où vous en êtes.

Les erreurs qui coûtent cher

• Supposer que « le dossier est transmis » veut dire « le dossier est reçu ». Demandez une confirmation à l'autre bout.
• Jouer au messager entre le prêteur et le notaire. Laissez-les s'envoyer eux-mêmes leurs documents, sauf demande contraire.
• Corriger à la main un document remis. Signalez l'erreur à son auteur.
• Attendre la veille de la signature pour demander où en est le dossier. Les points d'étape se demandent tout au long du parcours.
• Multiplier les appels. Une demande claire, par écrit, vaut mieux que cinq appels.
• Changer une date sans en informer les deux. Un changement de calendrier se communique au prêteur et au notaire en même temps.
• Ne pas demander les montants et les moyens de paiement à l'avance. Demandez-les par écrit à l'étude.
• Prendre un retard ordinaire pour un problème, ou l'inverse. Demandez une estimation de délai et notez-la.

À retenir

• Dans un achat financé, le prêteur et le notaire ont chacun leur rôle et leur calendrier ; ils échangent des documents, des dates et des confirmations.
• Vous n'avez pas à voir ces échanges, mais vous pouvez demander où en est le dossier.
• Ne jouez pas le messager et ne modifiez aucun document remis.
• Une question claire, par écrit, sur trois points suffit : ce qui est fait, ce qui reste, ce qui dépend de vous.
• Tenez un tableau de suivi pour garder en tête qui fait quoi.
• Demandez à l'étude, par écrit, les montants et les moyens de paiement à prévoir pour la signature.
• Prévenez rapidement toutes les personnes concernées dès qu'un retard ou un changement de date survient.

Votre plan d'action

1. Notez le nom et les coordonnées de la personne-ressource chez le prêteur et à l'étude.
2. Demandez au prêteur s'il a des consignes sur le choix du notaire.
3. Informez le prêteur du nom de votre notaire, et le notaire du nom de votre prêteur.
4. Recopiez le tableau de suivi de la section 6.3 et mettez-le à jour après chaque échange.
5. Demandez, une fois par semaine par écrit, ce qui est fait, ce qui reste et ce qui dépend de vous.
6. Demandez à l'étude les montants et les moyens de paiement à prévoir pour la signature.
7. Signalez sans attendre tout changement de date aux trois personnes concernées.
8. Gardez toutes les réponses écrites dans votre dossier.

Questions à poser

À votre prêteur :

• Qui est ma personne-ressource ?
• Quels documents transmettez-vous au notaire, et quand ?
• Qu'attendez-vous de moi avant la signature ?
• Comment me préviendrez-vous d'un changement ?

À votre notaire :

• Avez-vous reçu les documents du prêteur ?
• Que reste-t-il à faire de votre côté et du mien ?
• Quels montants et quels moyens de paiement dois-je prévoir pour la signature ?
• Qui informera le prêteur de la date confirmée ?

À votre courtier :

• Qui a confirmé la date de signature ?
• Avez-vous des nouvelles du prêteur ou du notaire ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi le prêteur et le notaire échangent-ils des documents ?
2. Que signifie « le dossier est transmis » pour un acheteur ?
3. Quelle question simple permet de savoir où en est le dossier ?
4. Pourquoi ne pas corriger à la main un document remis ?
5. Quand informer les trois personnes d'un changement de date ?
6. Où trouver une vue d'ensemble des frais d'une transaction ?

Réponses

1. Pour que le calendrier du financement et celui de la signature se rejoignent.
2. Que le prêteur dit avoir envoyé le dossier. Cela ne garantit pas qu'il soit reçu : demandez une confirmation à l'étude.
3. « Qu'est-ce qui a été fait, qu'est-ce qui reste à faire et qu'est-ce qui dépend de moi ? »
4. Parce qu'un document remis reste tel qu'il est : si un détail est erroné, on le signale à son auteur et on demande comment procéder.
5. Dès que le changement est connu, au notaire, au courtier et au prêteur en même temps.
6. Dans → livre F8, Le budget complet de la transaction.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel dont les notaires sont membres ; son site décrit la profession et les services offerts au public.
• Code civil du Québec — la grande loi qui encadre notamment la vente d'un immeuble ; à lire avec un professionnel.
• Dans cette collection : → livre F8, Le budget complet de la transaction, pour une vue d'ensemble des frais d'une transaction.

Chapitre 7 — Lire le projet d'acte avec votre notaire

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Mathieu a reçu le projet d'acte par courriel. Plusieurs pages, en caractères serrés, avec des phrases longues et des mots qu'il ne connaît pas. Il le survole, se dit qu'il y comprend à peu près la moitié, puis se demande ce qu'il est censé en faire. Le lire en entier ? Le signer sans le lire ? Demander à quelqu'un de l'expliquer ?

Acheteurs et vendeurs peuvent se retrouver dans cette situation. Le projet d'acte est un document technique, rédigé par un professionnel du droit, et personne ne s'attend à ce que vous le compreniez comme lui. Mais cela ne veut pas dire que vous ne pouvez rien faire. Vous pouvez le lire avec méthode, repérer ce qui ne correspond pas à votre dossier, noter vos questions et les poser au notaire. Ce chapitre vous montre comment.

Il ne vous explique pas ce que contient un acte de vente et ne dit jamais ce qu'une clause veut dire ou produit comme effet : cela, c'est le travail de votre notaire. Il vous donne une méthode de lecture.

Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Claudine et Mathieu, qui lisent le projet d'acte de leur première maison, et Réjean, qui lit celui de sa vente.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• demander le projet d'acte à l'avance et prévoir du temps pour le lire ;
• le lire en trois passages, du plus simple au plus attentif ;
• repérer ce qui ne correspond pas à votre dossier : noms, adresse, description, prix, conditions convenues ;
• poser vos questions de façon claire et en noter les réponses ;
• distinguer ce que vous pouvez vérifier vous-même de ce que seul le notaire peut expliquer.

Pourquoi c'est important

Le projet d'acte est la dernière occasion de relire, à tête reposée, ce que vous vous apprêtez à signer. Ce qu'il est possible de faire après la signature est une question à poser au notaire. Avant la signature, en revanche, vous pouvez encore demander des corrections et des explications : une coquille dans un nom, une erreur dans une adresse, une condition qui n'a pas été reprise comme convenu, une question qui reste sans réponse.

Or certaines erreurs évitables se glissent à cet endroit : un nom mal orthographié, un montant qui ne correspond pas à l'entente, une date qui n'a pas été mise à jour. Vous êtes la personne la mieux placée pour les repérer : vous connaissez votre dossier. Le notaire connaît le droit ; vous connaissez les faits.

Ce chapitre ne remplace pas la lecture du notaire. Il vous aide à faire la vôtre, pour que la rencontre de signature soit une dernière vérification et non une découverte.

7.1 Demander le projet à l'avance

Pourquoi à l'avance

Recevoir le projet d'acte le jour même de la signature, c'est ne pas avoir le temps de le lire, de réfléchir, de poser des questions, de consulter quelqu'un si on le souhaite. Demandez-le plutôt à l'avance, dès que votre notaire peut le fournir.

Dites-le simplement dans votre premier échange avec l'étude : « Pouvez-vous m'envoyer le projet d'acte quelques jours avant la signature ? ». Sa réponse vous renseigne sur ses habitudes de travail. Si le notaire ne peut pas le transmettre à l'avance, demandez à le lire à l'étude avant la rencontre, ou à prévoir un moment de lecture au début de la signature.

Combien de temps prévoir

Ce livre ne fixe aucun délai. Demandez à votre notaire quand vous recevrez le projet et combien de temps il juge raisonnable de prévoir pour la lecture et les questions. Prévoyez de votre côté un moment tranquille : une soirée, un matin de congé, un moment où vous ne serez pas interrompu.

Si vous achetez à deux, convenez d'un moment où vous pouvez lire chacun de votre côté, puis de vous retrouver pour comparer vos questions.

Comment le recevoir

Demandez comment le projet vous sera transmis : par courriel, par un espace en ligne, en version imprimée. Si c'est en ligne, vérifiez que vous pouvez l'ouvrir, l'imprimer et le surligner. Si vous préférez le papier, demandez-en une copie.

En faire une copie de travail

Imprimez le projet, ou ouvrez-le dans un lecteur qui permet d'annoter. Gardez toujours l'original intact, et travaillez sur une copie : vous pourrez la surligner, la griffonner, y glisser des notes. Datez votre copie et notez la version : si le notaire vous envoie plus tard une version corrigée, vous saurez laquelle vous lisez.

Un cas concret

CAS CONCRET — Claudine et Mathieu demandent le projet (situation fictive)

Dès leur première rencontre, Claudine et Mathieu ont demandé à recevoir le projet d'acte le plus tôt possible. La personne de l'étude leur a répondu qu'elle l'enverrait dès qu'il serait prêt, et qu'ils pouvaient l'appeler pour toute question.

Quand le courriel arrive, ils l'impriment en deux exemplaires, un par personne. Chacun le lira de son côté, un soir différent, puis ils compareront leurs notes un samedi matin.

7.2 Une méthode de lecture en trois passages

Lire un document technique de plusieurs pages d'un seul coup est fatigant. Mieux vaut le lire en trois passages, chacun avec un but précis. Le premier est rapide, le deuxième vérifie les faits, le troisième prépare vos questions.

Premier passage : parcourir

Lisez le document d'un bout à l'autre sans vous arrêter. Ne cherchez pas à tout comprendre. Votre objectif est de vous faire une idée de sa forme : combien de parties, quels titres, quelles personnes sont nommées, quelle est la longueur de chaque section.

Pendant ce passage, faites deux choses :

• Surlignez ce que vous reconnaissez : vos noms, votre adresse, les montants qui vous sont familiers, les dates de l'entente.
• Entourez ou marquez d'un point d'interrogation ce qui vous échappe : un mot inconnu, une phrase longue, une mention que vous n'avez jamais vue.

Ne vous décourage pas si les points d'interrogation sont nombreux. C'est le but : vous venez de dresser une carte de vos questions.

Deuxième passage : vérifier les faits

Reprenez le projet une deuxième fois, avec votre dossier à côté : promesse d'achat, documents du prêteur, pièces d'identité, notes de vos rencontres. Cette fois, vous comparez ce qui est écrit avec ce que vous savez. Section 7.3 détaille ce qu'il faut regarder.

Procédez point par point, en cochant ce qui correspond et en marquant ce qui diffère. Si quelque chose vous paraît différent, ne concluez pas à une erreur : notez simplement l'écart. Le notaire vous dira s'il s'agit d'une erreur ou d'une raison que vous ignoriez.

Troisième passage : préparer vos questions

Un troisième passage sert à transformer vos points d'interrogation et vos écarts en questions claires. Pour chaque marque, écrivez une question complète, que vous pourrez poser sans avoir le document sous les yeux : « À la page tant, il est écrit telle chose, et je ne comprends pas pourquoi. Pouvez-vous m'expliquer ? »

Classez ensuite vos questions en deux groupes : celles qui portent sur des faits (nom, adresse, montant, date) et celles qui portent sur le sens du texte (un mot, une phrase, une partie). Les premières sont rapides à régler. Les secondes demandent plus de temps : prévoyez de les poser tôt.

L'ESSENTIEL — Trois passages, trois buts

Parcourir pour se faire une idée ; vérifier les faits en comparant avec le dossier ; transformer chaque doute en une question écrite. Cette méthode évite de se perdre dans le texte et garantit que la rencontre avec le notaire servira à répondre à des questions précises.

Un cas concret

CAS CONCRET — Mathieu lit en trois passages (situation fictive)

Mathieu fait son premier passage un soir, en une heure. Il surligne en jaune ce qu'il reconnaît et marque d'un point d'interrogation tout ce qu'il ne comprend pas. À la fin, la page est à moitié jaune, à moitié couverte de points d'interrogation.

Le lendemain, il refait la lecture avec sa promesse d'achat à côté, et coche chaque élément qui correspond. Le troisième soir, il écrit ses questions sur une feuille à part. En tout, deux heures de travail réparties sur trois soirs, et une feuille de questions prête pour la rencontre.

7.3 Repérer ce qui ne correspond pas à votre dossier

C'est le cœur de votre travail de lecture. Vous n'avez pas à juger le texte : vous avez à vérifier que les faits qui s'y trouvent sont ceux de votre dossier. Voici une liste de points à regarder, dans l'ordre.

Les noms

Vérifiez le nom de chaque personne mentionnée : vendeurs, acheteurs, prêteur. Les prénoms et les noms de famille sont-ils écrits comme sur vos pièces d'identité ? Les accents, les tirets, les noms composés, les initiales sont-ils corrects ? Les personnes nommées sont-elles bien celles que vous attendez à la signature ?

Si une personne vend ou achète à titre particulier, par exemple pour une entreprise ou dans un autre rôle, le notaire vous dira comment cela apparaît au texte. Posez la question si vous n'êtes pas certain.

L'adresse et la description de l'immeuble

Lisez l'adresse de l'immeuble : numéro, rue, municipalité. Correspond-elle à ce que vous avez vu en visite ? La description de l'immeuble, qui peut comporter des termes techniques, doit être cohérente avec ce que vous savez de la propriété. Si vous disposez d'un certificat de localisation, comparez les grandes lignes. Pour le certificat, voir → livre M2, Le certificat de localisation.

Ne vous aventurez pas à interpréter les termes techniques : notez-les et demandez-en l'explication.

Le prix et les montants

Repérez le prix de vente et tous les montants mentionnés. Correspondent-ils à ce que vous avez convenu ? Sont-ils écrits en chiffres et en lettres de façon concordante ? Les autres montants (acompte, solde, financement) correspondent-ils à votre compréhension ?

Ce livre ne vous dit pas comment ces montants se calculent ni ce qu'ils signifient en droit. Vérifiez seulement qu'ils sont cohérents avec votre dossier, et posez vos questions au notaire.

Les dates

Repérez les dates mentionnées : date de la promesse d'achat, date de signature, date de remise des clés. Correspondent-elles à ce que vous attendiez ? Si une date vous surprend, notez-la.

Les conditions convenues

Dans votre promesse d'achat, vous avez convenu de certaines conditions : inspection, financement, vente d'une autre propriété, par exemple. Dans le projet d'acte, cherchez comment ces éléments se reflètent. Ne présumez pas qu'ils doivent y figurer ou non : ce n'est pas à vous de le juger. Notez ce que vous trouvez et ce que vous ne trouvez pas, et posez la question.

Les éléments qui diffèrent de votre dossier

Au-delà de ces points, tout élément qui vous surprend mérite une note : une mention que vous n'avez jamais entendue, un nom que vous ne connaissez pas, un document cité que vous n'avez pas reçu, un détail qui contredit une conversation avec votre courtier. Notez-le avec la page et la ligne. Cela peut s'expliquer très simplement ; mais il faut le demander.

Ce que vous ne pouvez pas vérifier

Certaines parties du projet portent sur des sujets que vous ne maîtrisez pas : formules juridiques, références à des documents, descriptions techniques. Vous n'avez pas à les vérifier. Marquez-les et demandez au notaire de vous les expliquer en termes simples, en vous disant ce qu'elles concernent, sans que vous ayez à juger leur contenu.

Un tableau d'écarts

Voici un tableau à recopier pour noter ce que vous repérez.

QUI CONSULTER — pour une partie du projet que vous ne comprenez pas

Votre notaire, qui vous l'expliquera en termes simples. Si vous souhaitez un deuxième avis, demandez-lui comment procéder, ou adressez-vous à un avocat. Votre courtier peut vous aider à vérifier que les faits de la transaction (dates, montants convenus, conditions) correspondent à votre entente.

Un cas concret

CAS CONCRET — Réjean trouve une coquille (situation fictive)

En lisant le projet de sa vente, Réjean remarque que son prénom est mal orthographié. Il note la page, la ligne, ce qu'il lit et ce qu'il attendait. Il note aussi qu'une date de remise des clés semble différente de celle dont il se souvient.

Il écrit à l'étude pour signaler les deux points. La réponse arrive le lendemain : le prénom sera corrigé, et la date est celle de l'entente conclue entre les parties. Réjean s'était simplement trompé de souvenir. Il remercie l'étude et corrige sa propre note.

7.4 Poser vos questions et noter les réponses

Vous avez lu, vérifié, noté. Il reste à poser vos questions et à garder trace des réponses.

Comment les poser

Deux façons sont possibles, et elles se complètent.

Par écrit, avant la rencontre. Envoyez votre liste de questions à l'étude quelques jours avant. Cela permet au notaire de préparer ses réponses et de consacrer la rencontre aux sujets qui demandent le plus d'explications. Ajoutez en tête de message la mention « questions sur le projet d'acte », pour que le courriel soit bien classé.

De vive voix, lors de la rencontre. Apportez votre copie annotée. Posez les questions dans l'ordre du document, pour que le notaire puisse suivre le fil. Notez la réponse à côté de chaque question.

Comment formuler une question

Une bonne question est précise, courte et se comprend sans le document sous les yeux. Évitez les « je ne comprends rien à la page 8 » : préférez « à la page 8, il est écrit telle chose, pouvez-vous m'expliquer ce que cela veut dire pour ma vente ? »

N'ayez pas peur de poser une question que vous trouvez naïve. Les questions simples sont bienvenues, et vous êtes la personne qui signe : il est normal que vous cherchiez à comprendre ce que vous signez.

Noter les réponses

Utilisez le tableau suivant, à recopier :

Ajoutez une colonne « correction à faire » : certaines réponses entraîneront une modification du projet. Notez qui s'en occupe et quand vous verrez la version corrigée.

Demander une version corrigée

Si le projet doit être modifié, demandez à recevoir une version corrigée avant la signature, et à la relire. Comparez-la avec vos notes pour vous assurer que les corrections demandées y figurent. Cette relecture peut être plus rapide que la première, puisque vous savez quoi chercher.

Lire à deux, ou se faire accompagner

Si vous êtes deux à signer, lisez le projet chacun de votre côté avant de comparer. Chacun remarque des choses différentes : l'un les chiffres, l'autre les noms ou les dates, et vos deux regards se complètent. Retrouvez-vous ensuite pour fusionner vos questions en une seule liste, sans doublons.

Vous pouvez aussi demander à une personne de confiance de lire le projet avec vous, pour un regard extérieur sur les faits. Cette personne ne remplace pas le notaire : elle vous aide à repérer des écarts. Pour les questions de droit, la réponse vient toujours du notaire, ou d'un avocat si vous souhaitez un deuxième avis.

Quand le projet change à la dernière minute

Il arrive qu'une version corrigée arrive peu avant la signature, à la suite d'un échange avec l'autre partie ou avec le prêteur. Ne vous inquiétez pas : c'est une façon de peaufiner le dossier. Demandez simplement à l'étude de vous indiquer ce qui a changé par rapport à la version précédente, afin de ne relire que ces passages avec attention. Notez la date et l'heure de réception de chaque version, pour toujours savoir laquelle est la plus récente.

Si le changement vous surprend, ou s'il touche un point que vous aviez déjà vérifié, posez la question avant la rencontre plutôt que pendant. Et si le délai ne vous laisse pas assez de temps pour lire, dites-le tout de suite à l'étude et à votre courtier.

Ne pas signer sans avoir compris

Si, malgré vos questions, une partie du projet vous paraît encore incompréhensible, dites-le. Demandez une autre explication, ou une explication écrite. Il est légitime de prendre le temps de comprendre ce que vous allez signer, dans les limites du calendrier convenu. Si le calendrier est serré, discutez-en avec votre courtier et votre notaire plutôt que de signer dans l'incertitude.

ATTENTION — Ne pas vous contenter d'un « c'est standard »

Quand une réponse se limite à « c'est standard » ou « c'est comme ça », demandez-en davantage : « Pouvez-vous m'expliquer ce que cela concerne dans ma situation ? » Vous n'avez pas à contester ce qu'on vous répond, seulement à comprendre.

QUI CONSULTER — pour une explication ou un deuxième avis

Votre notaire d'abord. Si vous souhaitez un deuxième avis, demandez-lui comment procéder ou consultez un avocat. Pour la dernière semaine avant la remise des clés, voir → livre M3, Ajustements, répartitions et remise des clés.

Les erreurs qui coûtent cher

• Recevoir le projet le jour de la signature. Demandez-le à l'avance, et prévoyez du temps pour le lire.
• Le survoler et signer. Le projet se lit en entier, en trois passages.
• Corriger soi-même un détail. Notez l'écart et demandez au notaire.
• Supposer qu'une différence est une erreur. Elle peut avoir une raison que vous ignorez ; posez la question.
• Ne pas comparer avec le dossier. Vous êtes la personne qui connaît les faits : noms, adresse, prix, conditions.
• Accepter un « c'est standard » sans explication. Demandez ce que cela concerne dans votre situation.
• Oublier de relire la version corrigée. Une correction demandée doit être vérifiée.
• Ne pas écrire ses questions. Une question qu'on a en tête à la maison s'oublie dans la salle de signature.

À retenir

• Demandez le projet d'acte à l'avance et prévoyez du temps pour le lire.
• Lisez-le en trois passages : parcourir, vérifier les faits, préparer des questions.
• Comparez avec votre dossier : noms, adresse, description, prix, dates, conditions convenues.
• Notez les écarts sans conclure : le notaire dira ce qui est une erreur et ce qui ne l'est pas.
• Ne cherchez jamais à expliquer vous-même une clause ; la réponse vient du notaire.
• Posez vos questions par écrit avant la rencontre et notez chaque réponse.
• Demandez une version corrigée et relisez-la avant de signer.

Votre plan d'action

1. Demandez à l'étude de vous envoyer le projet d'acte le plus tôt possible.
2. Imprimez-le ou copiez-le dans un lecteur annotable, et conservez l'original intact.
3. Premier passage : parcourez, surlignez ce que vous reconnaissez, marquez ce qui vous échappe.
4. Deuxième passage : comparez avec votre dossier et remplissez le tableau d'écarts.
5. Troisième passage : transformez chaque marque en une question écrite.
6. Envoyez vos questions à l'étude avant la rencontre, ou apportez-les imprimées.
7. Notez chaque réponse dans le tableau de la section 7.4.
8. Demandez une version corrigée si nécessaire, et relisez-la avant la signature.

Questions à poser

Au notaire :

• Quand recevrai-je le projet d'acte, et sous quelle forme ?
• Pouvez-vous m'expliquer en termes simples ce que concerne cette partie du texte ?
• Cet écart entre le projet et mon dossier est-il une erreur ou une particularité ?
• Comment mes conditions convenues avec l'autre partie se reflètent-elles dans le projet ?
• Quelles corrections allez-vous apporter, et quand recevrai-je la version corrigée ?
• Puis-je avoir une explication par écrit de cette partie ?

À votre courtier :

• Mes dates, mes montants et mes conditions sont-ils conformes à l'entente conclue ?
• Qui prévient l'autre partie de la correction à apporter, le cas échéant ?

À votre prêteur :

• Les renseignements de votre côté (noms, montant du financement) correspondent-ils à ceux du projet ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi demander le projet d'acte à l'avance ?
2. Quels sont les trois passages de lecture, et le but de chacun ?
3. Citez cinq éléments à comparer avec votre dossier.
4. Que faire si vous repérez un écart ?
5. Pourquoi ne pas expliquer soi-même une clause ?
6. Que faire après une correction demandée au notaire ?

Réponses

1. Pour avoir le temps de le lire, de réfléchir et de poser des questions avant la signature.
2. Parcourir pour se faire une idée ; vérifier les faits en comparant avec le dossier ; préparer des questions écrites.
3. Par exemple : les noms, l'adresse, la description de l'immeuble, le prix et les montants, les dates, les conditions convenues.
4. Le noter (page, ce qu'on lit, ce qu'on attendait) et poser la question au notaire, sans conclure à une erreur.
5. Parce que le sens et l'effet d'une clause relèvent du droit : la réponse vient du notaire.
6. Recevoir la version corrigée et la relire en la comparant avec ses notes avant de signer.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel dont les notaires sont membres ; son site décrit la profession et ses services au public.
• Code civil du Québec — la grande loi qui encadre notamment la vente d'un immeuble ; à lire avec un professionnel.
• Dans cette collection : → livre M2, Le certificat de localisation ; → livre M3, Ajustements, répartitions et remise des clés.

Chapitre 8 — Le jour de la signature : déroulement pratique

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Le grand jour est arrivé. Claudine a mal dormi, Mathieu a vérifié trois fois qu'il avait ses pièces d'identité. Dans la voiture, ils se répètent mutuellement les questions qu'ils veulent encore poser. Ils ont lu le projet d'acte, noté leurs interrogations, reçu les réponses. Pourtant, une petite boule leur serre l'estomac : et si on avait oublié quelque chose ?

Cette nervosité est normale. Le jour de la signature est le moment qui concrétise des semaines de préparation, et il est fait de gestes simples, dans un ordre précis. Ce chapitre vous en décrit le déroulement pratique : la veille, l'arrivée, la rencontre, ce que vous apportez, ce que vous repartez avec. Il ne décrit aucune formalité juridique et ne dit pas ce que la signature produit comme effet. Pour cela, comme toujours, on se tourne vers le notaire.

Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Claudine et Mathieu, qui signent l'achat de leur première maison, et Réjean, qui signe la vente de la sienne.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• faire, la veille, les dernières vérifications pratiques ;
• savoir qui sera présent et ce que vous devez apporter, selon ce qu'a convenu l'étude ;
• vous représenter le déroulement de la rencontre pour y arriver tranquille ;
• poser vos dernières questions au bon moment ;
• demander la liste de ce que vous remporterez, et noter ce qui reste à faire après.

Pourquoi c'est important

Le jour de la signature rassemble plusieurs personnes dans un temps limité. Si chacune arrive préparée, la rencontre se déroule sans accroc. Si l'une manque à l'appel ou oublie un document, tout le monde attend. À l'inverse, savoir à quoi s'attendre fait baisser le stress : on entre dans la pièce avec le sentiment de connaître la suite.

C'est aussi le moment où il vaut mieux ne rien laisser au hasard. Un moyen de paiement mal préparé, une pièce d'identité oubliée, une question restée sans réponse : ces petits détails sont faciles à éviter la veille, et ennuyeux le jour même.

Ce chapitre ne vous dit pas ce que vous devez apporter précisément : l'étude vous l'aura indiqué, et c'est elle qui fait foi. Il vous aide à organiser votre veille et votre matinée, et à tirer le meilleur de la rencontre.

8.1 La veille : dernières vérifications

Confirmer le rendez-vous

La veille, ou deux jours avant, confirmez à l'étude que vous serez présent : date, heure, lieu. Si la rencontre se tient à distance, vérifiez avec elle comment vous y connecter et testez votre connexion. Demandez aussi qui sera présent, afin de savoir à qui vous aurez affaire.

Si l'autre partie et son courtier seront aussi là, demandez comment cela se passe : dans une même pièce, à des moments différents, à distance. Cela dépend de chaque étude.

Relire vos notes et vos questions

Reprenez votre cahier et relisez-le. Y a-t-il une question restée sans réponse ? Une correction demandée dont vous n'avez pas vu la version finale ? Une pièce à remettre ? Si oui, contactez l'étude aujourd'hui, pas demain. Le jour même, il sera plus difficile d'ajuster quoi que ce soit.

Si vous avez reçu une version corrigée du projet d'acte, relisez-la une dernière fois, en vous concentrant sur les passages qui ont changé.

Préparer vos pièces et vos moyens de paiement

Rassemblez ce que l'étude vous a demandé d'apporter : pièces d'identité, documents, et moyens de paiement convenus avec elle. Ne partez pas du principe que tout sera comme d'habitude : demandez à l'étude, par écrit, ce qu'elle attend de vous ce jour-là. Vérifiez que vos pièces sont valides et que leur nom correspond à celui du projet d'acte.

Placez le tout dans un sac ou une pochette, à un endroit où vous ne risquez pas de l'oublier. Si vous êtes deux, désignez la personne qui portera la pochette.

Prévoir le trajet et le temps

Regardez le trajet, le stationnement, le transport. Prévoyez une marge confortable : arriver un peu en avance vaut mieux que courir. Si la rencontre est à distance, prévoyez un endroit calme, une connexion stable, une pièce où vous ne serez pas dérangé.

Prévoyez aussi le reste de votre journée : ne fixez pas un rendez-vous important juste après la signature. Laissez de la marge, au cas où la rencontre durerait plus longtemps que prévu.

Ménager vos énergies

La veille, évitez de vous surcharger. Dormez, mangez, buvez de l'eau. Ce conseil de bon sens a son importance : on lit mal et on pose moins bien ses questions quand on est épuisé. Si vous avez de l'anxiété, notez vos questions sur papier : cela vous permet de les poser même si le stress vous coupe la parole.

Informer vos proches et votre courtier

Si votre courtier ne sera pas présent, informez-le de l'heure et du lieu, et demandez-lui de rester joignable. Prévenez aussi les personnes qui vous attendent pour la suite : déménagement, remise des clés, nouvelle adresse. Le chapitre sur les ajustements et la remise des clés se trouve dans → livre M3, Ajustements, répartitions et remise des clés.

Prévoir un plan de secours

Même bien préparé, un imprévu peut survenir le matin même : un embouteillage, un enfant malade, un problème de connexion, un document introuvable. Prévoyez à l'avance ce que vous ferez dans ce cas. Notez le numéro de téléphone direct de l'étude et celui de votre courtier, et gardez-les accessibles sur votre téléphone et sur papier.

Si vous êtes en retard, appelez l'étude dès que vous le savez : elle pourra ajuster son horaire ou vous dire comment procéder. Si un document manque, dites-le tout de suite au lieu d'espérer que cela passe inaperçu. Plus l'étude est prévenue tôt, plus elle a de solutions à proposer.

Ne vous reprochez rien si un imprévu se produit : il fait partie des choses que les professionnels savent gérer, pourvu qu'on les prévienne.

Un cas concret

CAS CONCRET — Claudine et Mathieu préparent la veille (situation fictive)

La veille, Claudine envoie un courriel à l'étude pour confirmer l'heure, le lieu et les pièces qu'ils doivent apporter. L'étude répond dans l'heure, avec une courte liste. Mathieu prépare la pochette : pièces d'identité, copie de la promesse d'achat, cahier de notes, liste de questions, moyens de paiement convenus avec l'étude.

Le soir, ils relisent ensemble leur dernière version du projet d'acte, vérifient que les corrections demandées y figurent, et se couchent tôt.

8.2 Qui est présent et ce qu'on apporte

Qui sera là

Les personnes présentes dépendent de l'étude et de la manière dont la rencontre est organisée. Voici, à titre indicatif, des personnes que vous pourriez rencontrer. Seule l'étude peut vous dire qui sera présent dans votre cas.

• Le notaire, qui dirige la rencontre.
• Un ou plusieurs membres de son équipe, qui peuvent préparer des documents ou prendre des notes.
• Vous, et la ou les personnes qui achètent ou vendent avec vous.
• Votre courtier, si vous en avez un et s'il est invité.
• L'autre partie, ou son représentant, selon que la rencontre se fait ensemble ou séparément.
• Un représentant du prêteur, dans certains cas ; cela dépend de chaque dossier et ne se présume pas.

Demandez à l'étude, avant la rencontre : « Qui sera présent ? » et « Dois-je inviter quelqu'un ? ». La réponse vous évite des surprises.

Ce qu'on apporte

Voici une liste de ce que vous pourriez avoir à apporter. Elle ne dit pas ce qui est exigé dans votre dossier : l'étude vous l'aura indiqué, et c'est elle qui fait foi.

• vos pièces d'identité, valides ;
• les documents que l'étude vous a demandés ;
• les moyens de paiement convenus avec elle ;
• votre copie annotée du projet d'acte et votre liste de questions ;
• votre cahier de notes ;
• vos coordonnées à jour, au cas où il faudrait en confirmer une ;
• un stylo de votre choix, si vous préférez signer avec le vôtre ; demandez à l'étude si c'est possible.

Les moyens de paiement

Demandez à l'étude, par écrit, comment les sommes à verser doivent lui être remises, et à quel moment elles doivent l'être. Ne présumez pas : les façons de faire varient d'une étude à l'autre. Ce livre ne donne aucun montant et aucun moyen de paiement imposé.

Pour voir l'ensemble des frais d'une transaction, → livre F8, Le budget complet de la transaction.

Si vous ne pouvez pas être présent

Si une personne qui doit signer ne peut pas être présente, avertissez l'étude le plus tôt possible. Elle vous dira quelles options existent. Ce livre n'en décrit aucune : la réponse dépend de la situation, et elle vient du notaire.

Si vous avez besoin d'aide

Si vous avez besoin d'une aide particulière (mobilité réduite, interprète, accompagnateur, pause), dites-le à l'étude avant la rencontre. Elle prendra les dispositions possibles. Ne présumez pas que l'étude le sait.

Un cas concret

CAS CONCRET — Réjean vérifie sa liste (situation fictive)

Réjean vend sa maison. Il appelle l'étude la veille pour demander qui sera présent. On lui répond que le notaire, une personne de l'équipe et son courtier seront là, et que l'autre partie signera à un autre moment. Il demande aussi ce qu'il doit apporter : l'étude lui répète sa liste et ajoute un élément.

Réjean note les deux points, les place dans sa pochette, et dort mieux que prévu.

QUI CONSULTER — pour savoir quoi apporter et qui sera présent

L'étude de votre notaire, qui est la seule à connaître le déroulement prévu et ce qu'elle attend de vous. Votre courtier, pour la coordination avec l'autre partie. Votre prêteur, pour tout ce qui concerne ses propres exigences ce jour-là.

8.3 Comment se déroule la rencontre

Chaque étude a sa façon de procéder. Voici ce que vous pouvez rencontrer, dans un ordre approximatif. Les détails sont ceux de votre étude, et c'est elle qui vous les précisera.

L'arrivée

Arrivez à l'heure, ou légèrement en avance. Présentez-vous à l'accueil ; on vous dirigera vers la pièce où se tient la rencontre. Quelqu'un vous offrira peut-être de l'eau ou du café. Profitez de ces quelques minutes pour reprendre votre souffle et ranger vos documents.

La présentation

Le notaire accueille les personnes présentes. Il peut rappeler le déroulement de la rencontre et vérifier les pièces d'identité. Vous pouvez en profiter pour demander combien de temps la rencontre devrait durer, afin de planifier la suite de votre journée.

La lecture et les explications

Le notaire passe en revue le projet d'acte. Il peut le lire en entier ou en présenter les grandes parties. C'est le moment de poser vos dernières questions. Gardez votre cahier ouvert devant vous, avec votre liste de questions. Si un passage vous paraît différent de ce que vous aviez lu, dites-le.

Ne vous sentez pas pressé. Si quelque chose n'est pas clair, demandez au notaire de reprendre. C'est le moment, et c'est son travail de répondre.

Les signatures

Chaque personne concernée signe aux endroits indiqués. Le notaire ou l'équipe vous montre où et quand. Prenez le temps de lire ce que vous signez ; ne vous laissez pas presser par le rythme de la rencontre. Si vous avez un doute, dites-le avant de signer.

Ce livre ne décrit aucune formalité et ne dit pas ce que chaque signature produit comme effet. Si vous voulez savoir ce que votre signature signifie, posez la question avant de signer.

Les paiements convenus

Selon ce qui a été convenu avec l'étude, des sommes sont remises ou confirmées pendant la rencontre. L'étude vous dira comment, à quel moment et à quelle personne les remettre. Demandez un document ou une confirmation qui atteste de ce que vous avez remis.

La suite immédiate

Avant la fin de la rencontre, le notaire vous indique ce qui se passera ensuite. Si ce n'est pas le cas, demandez-le : « Que se passe-t-il maintenant, et qu'est-ce que je recevrai ? » Notez la réponse. Demandez aussi qui joindre pour toute question dans les jours qui suivent.

Le rythme de la rencontre

La rencontre peut sembler rapide ou longue selon le dossier et la façon de faire de l'étude. Ne vous basez pas sur la durée pour juger si tout s'est bien passé. Ce qui compte, c'est que vos questions aient reçu des réponses et que vous sachiez ce que vous avez signé et ce qui suit.

Si le notaire lit le projet à voix haute, suivez sur votre copie annotée. Si l'on vous présente seulement les grandes parties, demandez où trouver les détails dans le texte. Si vous sentez que vous décrochez, faites-le remarquer : une pause de quelques minutes aide à reprendre le fil.

Si quelque chose vous inquiète pendant la rencontre

Vous pouvez demander une pause. Vous pouvez demander à relire un passage. Vous pouvez demander à appeler votre courtier. Si un doute subsiste, ne signez pas dans la minute : dites-le calmement. Le notaire vous répondra, et vous déciderez ensuite.

ATTENTION — Ne signez pas dans le doute

Si un point du projet d'acte vous paraît encore incompris ou différent de ce qui était convenu, dites-le avant de signer. Demandez une explication, une pause ou une correction. Un doute exprimé à ce moment-là se règle plus facilement qu'un doute gardé pour soi.

L'ESSENTIEL — Une rencontre faite de gestes simples

Arriver à l'heure, présenter ses pièces, écouter le notaire, poser ses dernières questions, signer, remettre ce qui a été convenu, demander la suite. Chaque geste est simple ; leur enchaînement est ce qui peut impressionner. Vous pouvez ralentir pour demander.

Un cas concret

CAS CONCRET — Claudine pose une dernière question (situation fictive)

Pendant la lecture, Claudine repère un passage qui lui semble différent de celui qu'elle avait annoté. Elle lève la main. Le notaire s'arrête, relit le passage, explique ce qu'il concerne et précise qu'il correspond à la version corrigée que l'étude leur avait envoyée. Claudine retrouve cette version dans sa pochette, compare, et voit que c'est bien le cas.

Elle remercie le notaire. La rencontre reprend, et elle signe sans arrière-pensée.

8.4 Après la signature : ce que l'on repart avec

La rencontre se termine, mais votre dossier ne s'arrête pas là. Voici ce qu'il vous reste à faire avant de quitter l'étude.

Demander la liste de ce qui vous sera remis

Avant de partir, demandez : « Qu'est-ce que je recevrai, et quand ? ». Notez la réponse. Selon le cas, vous repartez avec des copies de documents, une confirmation, une facture, et vous recevrez plus tard d'autres éléments. La liste dépend du dossier.

Vérifier ce que vous avez en main

Avant de sortir, regardez les documents qu'on vous remet. Sont-ils au bon nom ? Complets ? Lisibles ? Si quelque chose manque ou vous paraît erroné, signalez-le tout de suite, pendant que la personne est encore là.

Demander ce qui se passe ensuite

Les démarches qui suivent la signature, leur calendrier et leurs effets sont des questions pour le notaire. Demandez-lui simplement ce qui va se passer, à quel moment vous en serez informé, et qui vous contactera.

Noter les prochaines étapes

Inscrivez dans votre cahier les prochaines étapes qui vous concernent : remise des clés, déménagement, informations à transmettre à des tiers. Pour la dernière semaine, → livre M3, Ajustements, répartitions et remise des clés.

Garder tous vos papiers

Rangez les documents reçus dans votre dossier, avec vos notes. Faites-en une copie, papier ou numérique. Vous pourriez en avoir besoin plus tard. Si un problème survient après la vente, → livre M5, Problèmes après la vente, vous orientera vers les bonnes personnes.

Remercier et confirmer

Un court message de remerciement à l'étude, avec un rappel de ce qui vous a été dit sur la suite, est une bonne pratique. Il vous donne une trace écrite et laisse une bonne impression.

Prendre soin de vous

Après la rencontre, prenez un moment pour souffler. Vous venez de franchir une étape importante. Si vous achetez, c'est le début d'un nouveau chapitre ; si vous vendez, c'est la fin d'un autre. Les deux méritent qu'on s'y arrête un instant.

Un cas concret

CAS CONCRET — Réjean repart avec sa liste (situation fictive)

En quittant l'étude, Réjean demande ce qu'il recevra et quand. La personne lui répond, et il note chaque point dans son cahier. Il vérifie les documents qu'on lui remet : son nom est correct, tout est lisible.

Dans la voiture, il envoie un court message à son courtier pour dire que la rencontre s'est bien passée et qu'il rappellera pour la remise des clés. Puis il rentre chez lui, soulagé.

Les erreurs qui coûtent cher

• Arriver sans avoir confirmé le rendez-vous. Une confirmation la veille évite les malentendus.
• Oublier une pièce d'identité ou un moyen de paiement convenu. Vérifiez votre pochette la veille.
• Présumer de la façon dont on paiera. Demandez-le à l'étude, par écrit.
• Arriver à la dernière minute. Prévoyez une marge pour le trajet, le stationnement, la connexion.
• Signer dans le doute. Un doute exprimé avant de signer se règle plus facilement qu'un doute gardé.
• Se sentir pressé par le rythme. Demandez une pause ou une relecture.
• Repartir sans savoir ce qui suit. Demandez la liste de ce que vous recevrez et le calendrier.
• Ne pas garder de copies. Rangez tout dans un dossier, papier ou numérique.

À retenir

• La veille : confirmez le rendez-vous, relisez vos notes, préparez vos pièces et vos moyens de paiement convenus, prévoyez le trajet.
• Demandez à l'étude qui sera présent et ce qu'il faut apporter ; elle fait foi.
• Pendant la rencontre : écoutez, posez vos dernières questions, lisez avant de signer, et demandez une pause si nécessaire.
• Ne signez pas dans le doute ; exprimez-le avant.
• Avant de partir : demandez la liste de ce que vous recevrez, vérifiez ce qu'on vous remet, notez les prochaines étapes.
• Ce livre ne décrit aucune formalité et ne dit pas ce que la signature produit comme effet : cela se demande au notaire.
• Gardez toutes vos copies dans un dossier unique.

Votre plan d'action

1. Confirmez à l'étude la date, l'heure et le lieu, la veille.
2. Demandez par écrit ce qu'il faut apporter et comment les sommes convenues doivent être remises.
3. Relisez vos notes et la dernière version du projet d'acte.
4. Préparez une pochette avec pièces d'identité, documents, cahier et liste de questions.
5. Prévoyez le trajet, une marge de temps et un horaire sans rendez-vous juste après.
6. Le jour même, arrivez à l'heure, écoutez, posez vos dernières questions, lisez avant de signer.
7. Avant de partir, demandez la liste de ce que vous recevrez, vérifiez vos documents, notez la suite.
8. Rangez vos copies et envoyez un court message de remerciement à l'étude.

Questions à poser

À l'étude de votre notaire :

• Qui sera présent à la rencontre ?
• Que dois-je apporter, y compris pour les paiements convenus ?
• Combien de temps la rencontre devrait-elle durer ?
• Que recevrai-je à la fin de la rencontre, et que recevrai-je plus tard ?
• Que se passera-t-il après la signature, et qui me contactera ?
• Qui puis-je joindre si j'ai une question dans les jours qui suivent ?

À votre courtier :

• Serez-vous présent à la rencontre ?
• Quelles sont les prochaines étapes après la signature, de votre point de vue ?

À votre prêteur :

• Y a-t-il quelque chose à confirmer de votre côté avant ou pendant la signature ?

Vérifiez vos acquis

1. Que faire la veille de la signature ?
2. Pourquoi demander à l'étude ce qu'il faut apporter, plutôt que présumer ?
3. Que faire si un passage du projet d'acte vous semble différent pendant la rencontre ?
4. Que demander avant de quitter l'étude ?
5. Pourquoi garder des copies de tous les documents remis ?
6. Où trouver de l'information sur la dernière semaine avant la remise des clés ?

Réponses

1. Confirmer le rendez-vous, relire ses notes et la dernière version du projet, préparer pièces et moyens de paiement convenus, prévoir le trajet et la marge de temps.
2. Parce que les façons de faire varient d'une étude à l'autre et que l'étude fait foi pour ce qu'elle attend de vous.
3. Le dire tout de suite, demander au notaire de reprendre et d'expliquer le passage, et ne pas signer dans le doute.
4. Ce que vous recevrez et quand, ce qui se passera ensuite, et qui joindre en cas de question.
5. Pour avoir une trace de ce qui vous a été remis et pouvoir retrouver un renseignement plus tard.
6. Dans → livre M3, Ajustements, répartitions et remise des clés.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel dont les notaires sont membres ; son site décrit la profession et ses services au public.
• Code civil du Québec — la grande loi qui encadre notamment la vente d'un immeuble ; à lire avec un professionnel.
• Dans cette collection : → livre M3, Ajustements, répartitions et remise des clés ; → livre M5, Problèmes après la vente ; → livre F8, Le budget complet de la transaction.

Chapitre 9 — Quand quelque chose ne va pas avant la signature

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Nadia a choisi son notaire, lu son projet d'acte, préparé sa pochette. À quatre jours de la signature, un courriel de l'étude lui apprend qu'un document manque encore au dossier. Elle sent son cœur battre plus vite. Va-t-on repousser la signature ? A-t-elle fait une erreur ? Qui doit-elle appeler en premier ?

Réjean, de son côté, apprend à la veille de sa signature que ses acheteurs attendent encore une confirmation de leur prêteur. Il ne sait pas ce que cela veut dire pour lui. Faut-il s'inquiéter ? Attendre ? Insister ?

Ces imprévus arrivent. Un document manquant, un désaccord, un retard du prêteur : chacun de ces événements peut survenir, et aucun n'est un échec en soi. Ce qui compte, c'est la manière d'y réagir : calmement, rapidement, par écrit, en s'adressant aux bonnes personnes. Ce chapitre vous propose une démarche. Il ne décrit aucune conséquence juridique et aucun recours : ces sujets se posent au notaire, et parfois à d'autres professionnels.

Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Nadia, qui apprend qu'un document manque, et Réjean, qui apprend qu'un prêteur n'a pas encore confirmé.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• reconnaître un signal d'alarme sans paniquer ni minimiser ;
• prévenir rapidement les personnes concernées, dans le bon ordre ;
• garder des traces écrites de chaque échange ;
• poser au notaire des questions utiles sur la suite ;
• distinguer ce que vous pouvez faire vous-même de ce qui relève des professionnels.

Pourquoi c'est important

Quand quelque chose ne va pas, la tentation est de réagir sans méthode : appeler tout le monde en même temps, accuser quelqu'un, se taire en espérant que cela passe, ou tenter de régler seul. Aucune de ces réactions n'aide. Une démarche calme, qui commence par informer les bonnes personnes et par écrire ce qui se passe, laisse de l'espace aux professionnels pour agir.

Il y a aussi une raison pratique : plus un imprévu est signalé tôt, plus il y a de solutions possibles. Un document manquant signalé quatre jours avant la signature peut se retrouver plus facilement qu'un document manquant découvert le matin même. Un désaccord soulevé tôt peut se discuter plus calmement qu'un désaccord exprimé à la dernière minute.

Ce chapitre ne dit pas quelles sont les conséquences d'un imprévu ni ce que vous pouvez faire sur le plan juridique : cela dépend de chaque situation, et c'est une question pour le notaire ou, si nécessaire, pour un avocat. Il vous aide à adopter les bons réflexes.

9.1 Reconnaître un signal d'alarme

Ce qui peut arriver

Voici des exemples d'imprévus qui peuvent survenir entre la conclusion de l'entente et la signature. La liste n'est pas exhaustive.

• Un document manquant : une pièce que l'étude attend et qui n'est pas arrivée, ou qui est introuvable.
• Un document inexact ou périmé : une pièce dont un renseignement ne correspond pas au dossier, ou qui doit être remplacée.
• Un retard du prêteur : une confirmation ou un document qui tarde à arriver.
• Un changement de calendrier : une date de signature qui doit être déplacée.
• Un désaccord entre les parties : une divergence sur un point de l'entente, sur la date de remise des clés ou sur un détail du projet d'acte.
• Un changement de situation personnelle : une nouvelle adresse, un changement de nom, un changement dans le financement.
• Une information qui surprend : un renseignement découvert au cours des vérifications et que vous ne connaissiez pas.
• Un projet d'acte qui diffère de ce qui avait été convenu.

Comment le repérer

Un signal d'alarme se manifeste souvent par un message, un appel ou une lecture de document. Quand vous recevez une nouvelle qui vous surprend ou vous inquiète, posez-vous trois questions.

1. De quoi s'agit-il, exactement ? Écrivez-le en une phrase, avec les faits : quel document, quelle date, quelle personne.
2. Qu'est-ce que je sais, et qu'est-ce que j'ignore ? Distinguez ce qui est confirmé de ce que vous supposez.
3. Qui doit être prévenu ? Pensez au notaire, au courtier, au prêteur, à l'autre partie.

Ces trois questions vous aident à passer de l'émotion aux faits. Elles ne règlent pas le problème, mais elles préparent une démarche calme.

Ne pas minimiser, ne pas dramatiser

Deux réactions sont à éviter. La première consiste à minimiser : « ce n'est sûrement rien », « ça va s'arranger tout seul ». Un petit problème non signalé peut grossir. La seconde consiste à dramatiser : « tout est perdu », « la vente est compromise ». Un imprévu n'a pas, en lui-même, de gravité connue ; c'est le notaire ou un autre professionnel qui peut dire ce qu'il en est.

Entre les deux, la bonne attitude est simple : je note, j'informe, je demande.

Trois situations, trois gestes

Pour vous aider à réagir sans hésiter, voici trois situations et le premier geste à poser pour chacune. Ce ne sont pas des règles : ce sont des réflexes pratiques.

Un document manque. Premier geste : demandez à l'étude de qui elle l'attend et si vous pouvez l'obtenir vous-même plus vite. Si le document dépend d'un organisme ou d'une autre personne, demandez comment le réclamer, et notez la date de votre demande.

Le prêteur tarde. Premier geste : demandez à votre contact chez le prêteur s'il a tout ce qu'il lui faut de votre part et quand il prévoit de confirmer. Informez ensuite le notaire et le courtier de sa réponse, pour que les trois calendriers restent alignés.

Un désaccord apparaît. Premier geste : reformulez par écrit ce que vous croyiez avoir convenu et ce que vous constatez maintenant, puis transmettez ce texte à votre courtier et à votre notaire. Ne cherchez pas à convaincre l'autre partie par vous-même : laissez les professionnels exposer les positions.

Dans les trois cas, la même question revient à la fin du message : que dois-je faire, et que puis-je faire ?

Gérer son stress

Un imprévu fait monter la pression, surtout quand la date de signature approche et que le déménagement est déjà organisé. Quelques gestes simples aident : écrire la situation plutôt que la ressasser, parler à une personne de confiance, dormir suffisamment, faire une pause avant de répondre à un message qui vous a irrité. Une réponse envoyée à chaud a plus de chances de manquer de nuance ; une réponse relue le lendemain matin, calmement, passe mieux auprès de ceux qui la reçoivent.

Si vous êtes deux, répartissez les tâches : l'un écrit les messages, l'autre tient la chronologie. Vous éviterez de vous contredire et chacun aura un rôle clair.

Un cas concret

CAS CONCRET — Nadia apprend qu'un document manque (situation fictive)

Nadia lit le courriel de l'étude. Elle se demande si elle doit s'inquiéter. Elle respire, relit, et écrit en une phrase ce qu'elle sait : l'étude attend encore un document, et la signature est dans quatre jours. Elle ignore si ce document dépend d'elle ou d'une autre personne.

Elle note ensuite les personnes à informer : l'étude, qui lui a écrit, et son courtier. Cette courte liste lui évite de passer la soirée à tourner en rond.

9.2 Prévenir rapidement toutes les personnes concernées

Qui prévenir, et dans quel ordre

Selon la nature de l'imprévu, plusieurs personnes peuvent être concernées. Voici un ordre de réflexe, à adapter.

1. Le notaire, en premier, car c'est lui qui prépare la signature et qui peut vous dire quoi faire.
2. Votre courtier, s'il y en a un, car il connaît le calendrier de la transaction et peut contacter l'autre partie.
3. Votre prêteur, si l'imprévu touche le financement ou les dates.
4. L'autre partie, par l'intermédiaire de son courtier ou du notaire, si l'imprévu la concerne.

Ne tentez pas de régler seul avec l'autre partie ce qui relève du notaire, et ne cherchez pas à faire pression sur le prêteur. Informez, posez vos questions, et laissez les professionnels agir dans leur rôle.

Comment le dire

Un bon message est court, factuel et daté. Il décrit ce qui se passe, rappelle la date de signature et pose une question claire. Voici un modèle.

LE FORMULAIRE — modèle de message pour signaler un imprévu

Bonjour,

Je vous écris au sujet de notre dossier, dont la signature est prévue le [date]. Voici ce qui se passe : [description factuelle en une ou deux phrases]. Je ne sais pas encore [ce que vous ignorez]. Pouvez-vous me dire comment procéder, et ce qui dépend de moi ? Je reste joignable au [numéro] pour en discuter.

Cordialement, [Votre nom]

Évitez d'accuser, de deviner ou d'exagérer. Écrivez ce que vous savez, ce que vous ignorez, ce que vous demandez.

Par écrit, puis de vive voix

Si l'imprévu est pressant, appelez, mais confirmez toujours par écrit juste après. Un appel peut se perdre, un message reste. Votre courriel de confirmation peut tenir en trois lignes : « Suite à notre appel de ce matin, voici ce que j'ai compris. Pouvez-vous me confirmer que c'est correct ? ».

Informer toutes les personnes en même temps

Quand l'imprévu touche plusieurs personnes, informez-les en même temps, avec le même message. Cela évite que chacune ait une version légèrement différente de la situation, et réduit les malentendus. Si vous écrivez à plusieurs personnes, mettez-les en copie, et demandez à chacune de confirmer qu'elle a lu le message.

Dire ce que vous attendez comme réponse

Terminez chaque message par une demande claire et, si possible, une échéance raisonnable : « Pouvez-vous me répondre d'ici demain midi ? » ou « Pouvez-vous me dire quand vous aurez des nouvelles ? ». Une demande précise reçoit plus facilement une réponse précise. Si vous n'avez pas de réponse à l'échéance que vous avez proposée, relancez poliment la personne, en reprenant le message initial. Ne présumez pas que votre message a été lu : un message qui reste sans réponse se relance, par écrit, avec le même ton neutre.

Rester joignable

Un imprévu se règle plus vite quand vous répondez rapidement aux questions qu'on vous pose. Pendant les jours qui précèdent la signature, gardez votre téléphone à portée de main et vérifiez votre courriel plus fréquemment. Si vous partez en déplacement, informez l'étude et votre courtier de la façon de vous joindre.

Ne pas vous substituer aux professionnels

Vous n'avez pas à enquêter, à appeler des organismes ou à contacter l'autre partie pour trouver une solution. Votre rôle est de transmettre l'information et de répondre aux demandes. Les professionnels savent à qui s'adresser et comment.

Un cas concret

CAS CONCRET — Réjean écrit à tout le monde (situation fictive)

Réjean apprend que le prêteur de ses acheteurs n'a pas encore confirmé. Il ne sait pas ce que cela implique. Plutôt que d'appeler les acheteurs, il écrit à l'étude et à son courtier avec le même message : ce qu'il a appris, la date de signature, et la question « que dois-je faire, et que puis-je faire ? ».

Le courtier lui répond dans l'heure qu'il se renseigne auprès de l'autre courtier. L'étude lui répond qu'elle prend note et qu'elle le tiendra informé. Réjean n'a pas résolu le problème, mais il a mis les bonnes personnes au courant.

9.3 Garder les traces écrites

Pourquoi écrire

Quand une situation devient tendue, les souvenirs divergent vite. Ce que vous avez entendu lors d'un appel, ce qu'on vous a dit en passant, ce que vous avez compris d'un message : tout cela s'efface ou se déforme. Les traces écrites vous aident à reconstituer la suite des événements, et elles aident aussi les professionnels qui s'occupent de votre dossier.

Ce que vous gardez

Conservez, dans un même dossier, tout ce qui concerne l'imprévu :

• les courriels reçus et envoyés, avec leurs pièces jointes ;
• les messages textes, avec la date et l'heure ;
• les notes de vos appels : date, heure, personne jointe, ce qui a été dit ;
• les documents en cause, sous leurs différentes versions ;
• votre propre chronologie des faits, mise à jour à chaque nouvel échange.

Tenir une chronologie

Une chronologie est une liste simple, en ordre de dates, de ce qui s'est passé. Voici un modèle.

Mettez-la à jour après chaque échange. Écrivez des faits : « à 10 h 15, l'étude m'a écrit qu'un document manque », plutôt que des jugements : « l'étude a encore fait une erreur ».

Écrire avec un ton neutre

Dans vos messages, restez factuel et poli. Évitez les accusations, les reproches, les suppositions sur les intentions des autres. Un message neutre se relit sans tension, et il sera bien reçu de toute personne qui le lira plus tard, y compris un professionnel que vous consulteriez.

Faire confirmer

Pour chaque échange important, demandez une confirmation écrite : « Pouvez-vous me confirmer par courriel ce que nous avons convenu ? ». Une réponse écrite fixe ce qui a été dit.

Sauvegarder

Faites une copie de vos documents et de vos messages, sur un support que vous contrôlez. Ne comptez pas uniquement sur votre boîte de courriels ou sur votre téléphone. Une copie sur un autre appareil ou en version imprimée peut vous éviter une mauvaise surprise.

L'ESSENTIEL — Noter, informer, demander

Face à un imprévu : notez les faits en une phrase, informez les bonnes personnes par écrit, demandez comment procéder. Gardez toutes les traces dans un seul dossier. Cette démarche simple vaut mieux que n'importe quelle improvisation.

9.4 Les questions à poser au notaire

Quand un imprévu survient, vos questions au notaire portent sur la marche à suivre. Elles ne demandent pas d'avis juridique sur les conséquences, mais elles lui permettent de vous guider. Voici des questions types, à adapter.

Sur la situation

• Pouvez-vous me confirmer ce qui se passe, exactement ?
• Que vous manque-t-il, et de qui l'attendez-vous ?
• Quelle est la prochaine étape de votre côté ?

Sur ce qui dépend de vous

• Qu'est-ce que je dois faire, et dans quel délai ?
• À quelle personne dois-je m'adresser pour obtenir ce qui manque ?
• Dois-je informer quelqu'un d'autre que vous ?

Sur le calendrier

• La date de signature est-elle maintenue ? Sinon, quelle nouvelle date est envisagée ?
• Qui prévient les autres personnes concernées ?
• Comment serai-je informé de l'évolution ?

Sur la suite

• Quelles sont les options possibles dans ma situation ?
• Y a-t-il des questions que je devrais poser à d'autres personnes ?
• Dans quel cas me recommanderiez-vous de consulter un avocat ?

Sur la communication

• Pouvez-vous me confirmer par écrit ce que nous venons de convenir ?
• Qui est mon contact pour cette situation, et comment le joindre ?

Quand consulter un avocat

Si vous pensez que la situation dépasse le cadre du travail du notaire (un désaccord grave, une difficulté que le notaire ne peut pas traiter pour vous), demandez-lui son avis sur la nécessité de consulter un avocat. Il pourra vous orienter. Ce livre ne dit pas dans quels cas c'est utile ; il vous invite à poser la question.

VOS RECOURS — qui contacter

Votre notaire d'abord, pour la marche à suivre. Votre courtier pour le calendrier et la coordination avec l'autre partie. Un avocat, si vous souhaitez un avis sur votre situation. Pour une question sur la profession de notaire, la Chambre des notaires du Québec. Ce livre ne décrit aucun recours : il vous indique seulement vers qui vous tourner.

QUI CONSULTER — si la situation se prolonge

Si un imprévu se prolonge ou s'aggrave, demandez rapidement un rendez-vous ou un appel avec votre notaire. Si votre courtier est impliqué, informez-le aussi. Pour les suites après la signature, voir → livre M5, Problèmes après la vente.

Un cas concret

CAS CONCRET — Nadia pose ses questions (situation fictive)

Nadia appelle l'étude et pose cinq questions : ce qui manque, de qui l'étude l'attend, ce qui dépend d'elle, si la date est maintenue, et qui avertit son courtier. Elle note chaque réponse.

On lui explique que le document manquant sera demandé à la personne qui le détient, et que l'étude la tiendra informée. Elle envoie ensuite un court courriel de confirmation, avec ce qu'elle a compris. Le lendemain, la réponse arrive : tout est confirmé. Nadia se sent soulagée, non parce que le problème est réglé, mais parce qu'elle sait ce qui se passe.

Les erreurs qui coûtent cher

• Se taire en espérant que cela passe. Un imprévu signalé tôt laisse plus de solutions possibles.
• Appeler tout le monde en même temps, sans méthode. Informez dans l'ordre : notaire, courtier, prêteur, autre partie.
• Accuser quelqu'un. Écrivez des faits, pas des jugements.
• Régler seul avec l'autre partie. Laissez le notaire et les courtiers faire leur travail.
• Ne rien écrire. Les souvenirs divergent ; les messages restent.
• Dramatiser ou minimiser. Notez, informez, demandez.
• Ne pas confirmer un appel par écrit. Un résumé de trois lignes suffit.
• Tarder à demander si un avocat est utile. Posez la question au notaire dès que vous avez un doute.

À retenir

• Un imprévu avant la signature (document manquant, retard du prêteur, désaccord, changement de calendrier) n'est pas un échec : c'est une situation qui demande une démarche calme.
• Réflexe en trois mots : noter, informer, demander.
• Prévenez dans l'ordre : le notaire, le courtier, le prêteur, l'autre partie si elle est concernée.
• Écrivez ce que vous savez, ce que vous ignorez et ce que vous demandez ; gardez un ton neutre.
• Tenez une chronologie et conservez toutes les traces dans un seul dossier.
• Ne vous substituez pas aux professionnels : votre rôle est d'informer et de répondre.
• Ce chapitre ne décrit ni conséquence ni recours : ces sujets se posent au notaire et, au besoin, à un avocat.

Votre plan d'action

1. Écrivez en une phrase ce qui se passe, avec les faits.
2. Distinguez ce que vous savez de ce que vous ignorez.
3. Informez le notaire, puis votre courtier, puis votre prêteur si nécessaire, avec le même message.
4. Posez vos questions de la section 9.4 et notez chaque réponse.
5. Confirmez par écrit tout appel dans l'heure ou la journée qui suit.
6. Ouvrez une chronologie et mettez-la à jour à chaque échange.
7. Gardez toutes les traces dans un dossier unique, avec une copie ailleurs.
8. Demandez au notaire si la consultation d'un avocat est utile dans votre situation.

Questions à poser

Au notaire :

• Que se passe-t-il exactement, et que vous manque-t-il ?
• Qu'est-ce qui dépend de moi, et dans quel délai ?
• La date de signature est-elle maintenue ?
• Qui prévient les autres personnes concernées ?
• Quelles sont les options dans ma situation ?
• Dois-je consulter un avocat ?

À votre courtier :

• Pouvez-vous informer l'autre courtier et me tenir au courant ?
• Quel est l'effet de cet imprévu sur le calendrier général de la transaction ?

À votre prêteur :

• Où en est votre confirmation, et de quoi avez-vous besoin de ma part ?
• À quelle date prévoyez-vous de régler ce point ?

Vérifiez vos acquis

1. Citez trois exemples d'imprévus avant la signature.
2. Quelles trois questions se poser en recevant une mauvaise nouvelle ?
3. Dans quel ordre prévenir les personnes concernées ?
4. Pourquoi confirmer un appel par écrit ?
5. Que contient une chronologie utile ?
6. Pourquoi ne pas régler seul avec l'autre partie ?

Réponses

1. Par exemple : un document manquant, un retard du prêteur, un désaccord entre les parties, un changement de calendrier.
2. De quoi s'agit-il exactement ? Qu'est-ce que je sais et qu'est-ce que j'ignore ? Qui doit être prévenu ?
3. Le notaire, puis le courtier, puis le prêteur si nécessaire, puis l'autre partie si elle est concernée, par l'intermédiaire des professionnels.
4. Parce qu'un appel se perd et qu'un écrit fixe ce qui a été dit.
5. Des dates et heures, des faits, les personnes concernées, ce qui a été convenu et la suite à donner.
6. Parce que ce qui relève du notaire et des courtiers se règle mieux par eux ; votre rôle est d'informer et de répondre.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel dont les notaires sont membres ; son site décrit la profession et ses services au public.
• Code civil du Québec — la grande loi qui encadre notamment la vente d'un immeuble ; à lire avec un professionnel.
• Dans cette collection : → livre M5, Problèmes après la vente, pour les suites après la signature.

Chapitre 10 — Votre trousse pour la signature

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Claudine et Mathieu, Réjean et Nadia ont chacun suivi leur chemin dans ce livre. Les uns ont choisi un notaire, les autres ont préparé leurs pièces, lu leur projet d'acte, organisé leur veille de signature. Aucun d'eux n'est devenu spécialiste du droit, et ce n'était pas le but. Ils sont devenus des personnes préparées, qui savent quoi demander, à qui, et à quel moment.

Ce dernier chapitre rassemble l'essentiel sous une forme utilisable : des listes à cocher, des questions types à poser au notaire, un tableau de suivi de votre dossier. Vous pouvez l'imprimer, le recopier, l'annoter, l'emporter avec vous. Il ne contient aucun contenu nouveau : tout ce qui s'y trouve vient des chapitres précédents. Si une ligne vous paraît obscure, retournez au chapitre indiqué.

Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Claudine et Mathieu, Réjean et Nadia, qui utilisent chacun la trousse à leur manière.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• parcourir une liste de contrôle complète avant la signature ;
• choisir, dans une liste de questions types, celles qui conviennent à votre situation ;
• tenir un tableau de suivi de votre dossier du début à la fin ;
• retrouver rapidement le chapitre qui traite d'un sujet ;
• savoir où chercher la suite, au-delà de ce livre.

Pourquoi c'est important

Un livre se lit une fois ; une trousse se consulte plusieurs fois. Au fil des semaines qui précèdent la signature, vous aurez besoin de retrouver rapidement ce que vous avez lu : quelles pièces apporter, quelle question poser, quel geste faire. Une liste claire et un tableau tenu à jour valent mieux que le souvenir d'une lecture.

Cette trousse a aussi un rôle de filet de sécurité. En parcourant la liste de contrôle quelques jours avant la signature, vous repérez ce que vous avez peut-être oublié, et vous pouvez encore le corriger.

Comme dans le reste du livre, la trousse ne dit pas ce que la loi prévoit ni ce qu'un document produit comme effet. Elle vous aide à poser les bonnes questions, et le notaire y répond.

10.1 La liste de contrôle avant la signature

Le livre en dix phrases

Avant de cocher, rappelez-vous ce que chaque chapitre vous a appris, en une phrase.

1. Chapitre 1 : ce livre vous aide à travailler avec votre notaire ; il n'énonce aucune règle de droit.
2. Chapitre 2 : choisissez votre notaire sur ce qui se constate, en comparant deux ou trois études avec les mêmes questions.
3. Chapitre 3 : le notaire vérifie, rédige, explique, fait signer et s'occupe de la suite ; il ne remplace ni le courtier, ni l'inspecteur, ni le prêteur, ni le comptable.
4. Chapitre 4 : préparez le premier rendez-vous, apportez ce que vous avez, notez tout et confirmez par écrit.
5. Chapitre 5 : chaque document répond à une question du dossier ; demandez à quoi il sert.
6. Chapitre 6 : le prêteur et le notaire échangent en coulisses ; vous suivez votre dossier par des points d'étape écrits.
7. Chapitre 7 : lisez le projet d'acte en trois passages, comparez avec votre dossier, posez vos questions.
8. Chapitre 8 : confirmez la veille, préparez votre pochette, ne signez pas dans le doute, repartez avec la liste de ce que vous recevrez.
9. Chapitre 9 : face à un imprévu, notez, informez, demandez, et gardez les traces écrites.
10. Chapitre 10 : la trousse rassemble tout cela sous forme de listes et de tableaux.

La liste

Cette liste suit l'ordre du livre. Cochez au fur et à mesure. Les mentions entre parenthèses renvoient aux chapitres où le sujet est traité.

Le choix du notaire (chapitre 2)

• J'ai obtenu au moins deux noms de notaires par des sources différentes.
• J'ai vérifié chaque nom auprès de la Chambre des notaires du Québec.
• J'ai posé les mêmes questions à chaque étude et rempli ma grille de comparaison.
• J'ai demandé comment les honoraires sont présentés et à quel moment je les connaîtrai.
• J'ai confirmé mon choix par écrit et informé mon courtier et mon prêteur.

La compréhension du rôle du notaire (chapitre 3)

• J'ai demandé pour qui le notaire travaille dans mon dossier.
• Je sais qui est ma personne-ressource à l'étude et comment la joindre.
• Je sais quelles questions relèvent du notaire et lesquelles relèvent d'autres personnes.

La préparation du premier rendez-vous (chapitre 4)

• J'ai rassemblé les renseignements de base : noms, adresse, coordonnées, date visée.
• J'ai rassemblé les pièces que j'ai, sans présumer lesquelles sont demandées.
• J'ai posé mes questions de la première rencontre et noté les réponses.
• J'ai confirmé par écrit ce qui a été convenu.

Les documents (chapitre 5)

• J'ai dressé la liste de mes documents et noté qui détient chacun.
• Je connais l'utilité de chaque document demandé, ou j'ai posé la question.
• J'ai signalé tout document manquant, périmé ou différent d'un autre.
• J'ai gardé une copie de tout ce que j'ai remis.

Le prêteur (chapitre 6)

• J'ai les coordonnées de ma personne-ressource chez le prêteur.
• J'ai demandé où en est le dossier, par écrit, et noté la réponse.
• J'ai demandé à l'étude les montants et les moyens de paiement à prévoir.
• Mon tableau de suivi est à jour.

Le projet d'acte (chapitre 7)

• J'ai reçu le projet d'acte à l'avance.
• Je l'ai lu en trois passages et rempli mon tableau d'écarts.
• J'ai posé mes questions et noté les réponses.
• J'ai relu la version corrigée, le cas échéant.

La veille et le jour de la signature (chapitre 8)

• J'ai confirmé la date, l'heure et le lieu.
• Je sais qui sera présent.
• Ma pochette contient mes pièces d'identité, mes documents, mes moyens de paiement convenus, mon cahier et ma liste de questions.
• J'ai prévu le trajet, une marge de temps et un horaire libre après la rencontre.

En cas d'imprévu (chapitre 9)

• Je connais mon réflexe : noter, informer, demander.
• J'ai les coordonnées du notaire, de mon courtier et de mon prêteur sous la main.
• Je tiens une chronologie si une situation s'est présentée.

Un cas concret

CAS CONCRET — Claudine et Mathieu parcourent la liste (situation fictive)

Trois jours avant la signature, Claudine et Mathieu s'assoient avec la liste. Ils cochent presque tout. Deux cases restent vides : ils n'ont pas confirmé à l'étude la date et l'heure, et ils n'ont pas encore reçu de réponse sur les moyens de paiement à prévoir.

Ils envoient le jour même un courriel qui règle les deux points. Le lendemain, la liste est entièrement cochée, et ils attendent la signature plus sereinement.

QUI CONSULTER — si une case reste vide

Pour un point qui concerne le notaire : l'étude. Pour le calendrier : votre courtier. Pour le financement : votre prêteur. En cas de doute sur la bonne personne, posez la question au notaire.

10.2 Les questions à poser au notaire

Voici une banque de questions, regroupées par moment du parcours. Choisissez celles qui s'appliquent à votre situation, ajoutez les vôtres, et laissez de côté les autres. Aucune ne demande un avis juridique sur votre cas : elles portent sur la façon de travailler et sur les explications que le notaire peut vous donner.

Avant de s'engager (chapitre 2)

• Quand pouvez-vous me recevoir pour une première rencontre ?
• Comment présentez-vous vos honoraires, et quand les connaîtrai-je ?
• Dans quelle langue travaille-t-on, et par quel moyen me joindrez-vous ?
• Qui s'occupera de mon dossier au quotidien ?

Sur son rôle (chapitre 3)

• Pour qui travaillez-vous dans ce dossier ?
• Quelles sont les étapes de votre travail, dans l'ordre ?
• Que se passe-t-il après la signature, et que recevrai-je ?
• Quelles questions devrais-je poser à d'autres personnes ?

À la première rencontre (chapitre 4)

• Quelles pièces souhaitez-vous recevoir de moi, et à quel moment ?
• Comment souhaitez-vous que je vous les transmette ?
• Mes particularités changent-elles ce que vous préparez ?
• Quel est le calendrier prévu jusqu'à la signature ?

Sur les documents (chapitre 5)

• À quoi sert ce document dans mon dossier ?
• Qui le détient, et qui le demande ?
• Que faire s'il manque ou s'il contient une erreur ?
• Pouvez-vous m'expliquer en mots simples ce document que je ne comprends pas ?

Sur le prêteur (chapitre 6)

• Avez-vous reçu les documents de mon prêteur ?
• Que reste-t-il à faire de votre côté et du mien ?
• Quels montants et quels moyens de paiement dois-je prévoir pour la signature ?
• Qui informera mon prêteur de la date confirmée ?

Sur le projet d'acte (chapitre 7)

• Quand recevrai-je le projet d'acte, et sous quelle forme ?
• Pouvez-vous m'expliquer en termes simples ce que concerne cette partie du texte ?
• Cet écart entre le projet et mon dossier est-il une erreur ou une particularité ?
• Quand recevrai-je la version corrigée ?

Sur la signature (chapitre 8)

• Qui sera présent à la rencontre ?
• Que dois-je apporter, y compris pour les paiements convenus ?
• Combien de temps la rencontre devrait-elle durer ?
• Que recevrai-je à la fin de la rencontre ?

En cas d'imprévu (chapitre 9)

• Que se passe-t-il exactement, et que vous manque-t-il ?
• Qu'est-ce qui dépend de moi, et dans quel délai ?
• La date de signature est-elle maintenue ?
• Dans quel cas me recommanderiez-vous de consulter un avocat ?

L'ESSENTIEL — Une question écrite vaut mieux qu'une question oubliée

Choisissez dans cette banque les questions qui s'appliquent à vous, écrivez-les, posez-les, et notez les réponses. Pour toute question de droit, la réponse vient du notaire, jamais d'un livre.

Un cas concret

CAS CONCRET — Nadia compose sa liste (situation fictive)

Nadia a choisi son étude. Elle parcourt la banque de questions et en retient douze : trois sur le rôle du notaire, trois sur les documents, trois sur le projet d'acte, trois sur la signature. Elle en ajoute deux qui lui sont propres.

Elle envoie la liste à l'étude quelques jours avant sa rencontre. L'étude lui répond qu'elle y consacrera la première partie du rendez-vous, et que certaines réponses lui seront envoyées par écrit.

10.3 Un tableau de suivi de votre dossier

Ce tableau rassemble ce que vous avez appris à noter dans les chapitres précédents. Recopiez-le, ou imprimez-le, et tenez-le à jour après chaque échange.

Le tableau des questions et des réponses

Le tableau des personnes

Le tableau des documents

Le tableau du calendrier

Comment l'utiliser

• Après chaque échange, ajoutez une ligne au tableau des questions.
• Chaque fois qu'une personne change, mettez à jour le tableau des personnes.
• Chaque fois qu'un document est demandé, reçu ou remis, mettez à jour le tableau des documents.
• Chaque fois qu'une date est confirmée ou déplacée, mettez à jour le calendrier, et informez les autres personnes.
• La veille de la signature, relisez les quatre tableaux d'un bout à l'autre.

Les trois dossiers, en un coup d'œil

Les trois dossiers fictifs de ce livre illustrent trois usages de la même trousse.

• Claudine et Mathieu s'en servent pour se préparer à une première rencontre, lire le projet d'acte à deux et vérifier leur liste trois jours avant la signature.
• Réjean s'en sert pour retrouver ses papiers, confirmer chaque étape par écrit et garder un tableau à jour.
• Nadia s'en sert pour comparer deux études, composer sa liste de questions et réagir calmement quand un document manque.

Votre propre usage ressemblera à l'un d'eux, ou à un mélange des trois. L'important est de choisir ce qui vous convient et de le tenir à jour.

Ranger la trousse

Gardez vos tableaux, votre cahier de notes, vos copies de documents et vos messages dans un seul endroit, papier ou numérique. Donnez à chaque fichier un nom qui permet de le retrouver : la date, la personne, le sujet. Après la signature, conservez le tout ; vous aurez peut-être besoin d'y revenir.

Un cas concret

CAS CONCRET — Réjean garde son tableau à jour (situation fictive)

Réjean a imprimé les quatre tableaux et les a rangés dans une pochette bleue. À chaque appel, il ajoute une ligne. À chaque document remis, il coche la case. À la veille de sa signature, il relit l'ensemble, trouve une date qu'il n'avait pas confirmée, et écrit à l'étude pour le faire.

Le lendemain, il arrive à la rencontre avec la pochette bleue sous le bras. Il sait où il en est, et il sait ce qui reste.

10.4 Pour aller plus loin

Ce livre vous a aidé à travailler avec votre notaire. Pour aller plus loin, voici où chercher.

Trois fils conducteurs à garder

Si vous ne deviez retenir que trois idées de ce livre, ce seraient celles-ci.

• Vous posez les questions, le notaire donne les réponses. Toute question de droit lui revient.
• Ce qui est écrit se retrouve, ce qui est dit s'oublie. Notez, confirmez, conservez.
• Plus tôt, c'est mieux. Demandez le projet d'acte à l'avance, signalez un imprévu sans attendre, parcourez la liste de contrôle avant la veille.

La Chambre des notaires du Québec

C'est l'ordre professionnel dont les notaires sont membres. Son site permet de chercher un notaire, de vérifier une inscription et de consulter de l'information destinée au public. C'est le premier endroit où vous renseigner sur la profession.

Le Code civil du Québec

C'est la grande loi qui encadre notamment la vente d'un immeuble. Ce livre la nomme pour que vous sachiez qu'elle existe, mais il ne la résume pas. Pour savoir ce qu'elle prévoit dans votre situation, demandez à votre notaire.

Les autres livres de la collection

• → livre A4, Le registre foncier et la publicité des droits, pour comprendre à quoi sert le registre foncier ;
• → livre C6, Le dossier documentaire de l'immeuble, pour les pièces du dossier d'un immeuble ;
• → livre F8, Le budget complet de la transaction, pour une vue d'ensemble des frais ;
• → livre M2, Le certificat de localisation, pour ce document ;
• → livre M3, Ajustements, répartitions et remise des clés, pour la dernière semaine ;
• → livre M5, Problèmes après la vente, pour les suites après la signature.

Vos propres professionnels

Votre notaire, votre courtier, votre prêteur et, au besoin, un avocat, un comptable ou un inspecteur en bâtiment : chacun peut répondre à des questions que ce livre n'aborde pas. N'hésitez pas à les solliciter.

QUI CONSULTER — pour la suite

Le notaire pour tout ce qui touche à votre vente. Votre courtier pour le calendrier et la coordination. Votre prêteur pour le financement. Un avocat pour un deuxième avis. La Chambre des notaires du Québec pour l'information sur la profession.

Les erreurs qui coûtent cher

• Ne parcourir la liste de contrôle que la veille. Faites-le trois jours avant, pour avoir le temps de corriger.
• Ne pas adapter la banque de questions. Choisissez celles qui vous concernent et ajoutez les vôtres.
• Laisser un tableau vieillir. Un tableau qui n'est plus à jour trompe plus qu'il n'aide.
• Oublier de relire les quatre tableaux avant la signature. C'est un dernier filet.
• Garder la trousse dans sa tête. Écrivez, imprimez, rangez.
• Se fier à un modèle sans le comprendre. Chaque ligne a une raison ; retournez au chapitre en cas de doute.
• Confondre la trousse avec un avis. Elle organise vos questions ; elle ne répond à aucune question de droit.
• Jeter ses papiers après la signature. Conservez la trousse complète dans un endroit sûr.

À retenir

• La trousse rassemble une liste de contrôle, une banque de questions, un tableau de suivi et des pistes pour la suite.
• Parcourez la liste de contrôle trois jours avant la signature pour avoir le temps de corriger.
• Choisissez, dans la banque, les questions qui vous concernent, et ajoutez les vôtres.
• Tenez quatre tableaux à jour : questions et réponses, personnes, documents, calendrier.
• Toute question de droit se pose au notaire ; la trousse vous aide seulement à la poser.
• Conservez la trousse et vos copies après la signature.
• Au-delà de ce livre : la Chambre des notaires du Québec, les autres livres de la collection et vos propres professionnels.

Votre plan d'action

1. Imprimez ce chapitre, ou recopiez les listes et les tableaux.
2. Parcourez la liste de contrôle trois jours avant la signature.
3. Corrigez immédiatement tout ce qui n'est pas coché.
4. Choisissez vos questions dans la banque et écrivez-les.
5. Tenez les quatre tableaux à jour après chaque échange.
6. Relisez l'ensemble la veille de la signature.
7. Apportez la trousse à la rencontre.
8. Conservez tout après la signature, dans un endroit sûr.

Questions à poser

À votre notaire :

• Y a-t-il, dans ma liste de contrôle, un point que vous ajouteriez pour mon dossier ?
• Quelles questions de ma banque vous paraissent les plus utiles à aborder en premier ?
• Comment préférez-vous recevoir mes tableaux et mes questions ?

À votre courtier :

• Mon calendrier est-il à jour avec celui que vous connaissez ?
• Qui informera l'autre partie des changements que j'apporte ?

À votre prêteur :

• Mon tableau des personnes et mon calendrier correspondent-ils à ce que vous avez de votre côté ?

Vérifiez vos acquis

1. Que contient la trousse de ce chapitre ?
2. Quand parcourir la liste de contrôle, et pourquoi ?
3. Quels sont les quatre tableaux de suivi ?
4. Pourquoi écrire ses questions plutôt que de les garder en tête ?
5. À qui poser une question de droit ?
6. Où chercher la suite, au-delà de ce livre ?

Réponses

1. Une liste de contrôle avant la signature, une banque de questions à poser au notaire, un tableau de suivi du dossier et des pistes pour aller plus loin.
2. Trois jours avant la signature, pour avoir le temps de corriger ce qui n'est pas coché.
3. Les questions et les réponses, les personnes, les documents, et le calendrier.
4. Parce qu'une question écrite se pose et se note, alors qu'une question gardée en tête s'oublie au moment de la rencontre.
5. Au notaire, ou à un avocat si vous souhaitez un deuxième avis.
6. Auprès de la Chambre des notaires du Québec, dans les autres livres de la collection, et auprès de vos propres professionnels.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel dont les notaires sont membres ; son site permet de chercher un notaire, de vérifier une inscription et de consulter de l'information destinée au public.
• Code civil du Québec — la grande loi qui encadre notamment la vente d'un immeuble ; à lire avec un professionnel.
• Dans cette collection : → livre A4, Le registre foncier et la publicité des droits ; → livre C6, Le dossier documentaire de l'immeuble ; → livre F8, Le budget complet de la transaction ; → livre M2, Le certificat de localisation ; → livre M3, Ajustements, répartitions et remise des clés ; → livre M5, Problèmes après la vente.