Chapitre 1 — La copropriété au quotidien : ce que ce livre fait et ne fait pas

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Laurence et Étienne visitent un appartement en copropriété. Le séjour est lumineux, la cuisine leur plaît, il y a un balcon et une place de stationnement. Le courtier leur dit que les « frais de condo » sont raisonnables. Sur le chemin du retour, une question les travaille : qu'est-ce qu'ils achèteraient exactement ? Seulement l'appartement ? Une part de l'immeuble ? Une place dans un groupe de voisins qui prennent des décisions ensemble ?

Ce sont de bonnes questions, et elles sont le point de départ de ce livre. La copropriété divise est un mode de propriété qui surprend les nouveaux venus : vous êtes propriétaire de votre logement, mais vous le devenez en même temps que plusieurs autres personnes deviennent propriétaires du leur, dans le même immeuble. Ce livre vous aide à y voir clair, avec des mots simples, sans jargon et sans règle à réciter. Les dossiers de ce chapitre et des suivants sont fictifs : Laurence et Étienne, qui visitent leur premier condo ; Mireille, copropriétaire depuis peu, qui reçoit un avis de convocation ; Thomas, qui veut comprendre ce qu'il paie chaque mois.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer en vos mots ce qui distingue la copropriété d'une maison individuelle ;
• nommer les personnes et les groupes qui comptent dans un immeuble en copropriété ;
• situer, sur un parcours simple, les moments où un copropriétaire doit lire, demander ou décider quelque chose ;
• dire ce que ce livre vous apporte, et ce qu'il laisse volontairement aux professionnels ;
• vous servir du reste du livre selon votre situation : visiteur, nouveau propriétaire ou propriétaire qui veut mieux comprendre.

Pourquoi c'est important

Certaines personnes arrivent en copropriété avec les repères d'une maison : on est chez soi, on décide de tout. Or la vie en copropriété repose sur un principe différent. Votre logement vous appartient, mais l'immeuble qui l'entoure est géré en commun. Vos voisins peuvent avoir leur mot à dire sur des choses qui vous touchent, comme le toit, l'entrée, l'ascenseur, la cour ou l'apparence des balcons ; les documents de l'immeuble disent ce qu'il en est.

Si vous ne le savez pas au départ, les surprises viennent plus tard : une décision qui change votre budget, un document que vous n'avez jamais lu, une question à laquelle personne ne sait répondre parce que vous ne saviez pas à qui l'adresser. Ce livre vise l'inverse. Il vous donne un vocabulaire, une carte des documents et des personnes, et des questions prêtes à poser. Il ne remplace ni le notaire ni l'avocat : il vous aide à les rencontrer mieux préparé.

Une précision dès le départ : ce livre ne dit pas ce que la loi permet ou interdit dans un cas précis. Cela dépend des documents de chaque immeuble et de la situation de chacun. Chaque fois que le sujet devient juridique, fiscal ou financier, vous trouverez une question à poser et le nom du professionnel à qui la poser.

1.1 Habiter ensemble dans un même immeuble

Une maison, un appartement, deux logiques

Quand vous achetez une maison, vous achetez un terrain et un bâtiment. Vos voisins ont leur propre terrain et leur propre bâtiment. Ce que vous faites chez vous vous regarde, sous réserve des règles de la municipalité et des précautions habituelles.

Quand vous achetez un appartement en copropriété, la situation change. Dans un même immeuble, plusieurs personnes sont propriétaires, chacune de son logement. Des éléments comme le toit, les corridors, l'entrée, le stationnement ou la cour peuvent être partagés entre tous les propriétaires ; les documents de l'immeuble disent lesquels. Il faut donc que quelqu'un s'occupe de ces espaces et de ces éléments partagés, et il faut que les copropriétaires puissent se mettre d'accord sur la façon de le faire.

DÉFINITION — la copropriété divise

Un mode de propriété d'un immeuble où chaque personne est propriétaire d'un logement ou d'un local qui lui est propre, et où l'ensemble des propriétaires partagent aussi la propriété des espaces et des éléments communs de l'immeuble. On l'appelle couramment le condo. Les mots précis et les règles qui s'appliquent à votre immeuble se trouvent dans ses documents et se confirment auprès d'un notaire.

Le mot « divise » désigne le fait que l'immeuble est divisé en parties qui appartiennent chacune à un propriétaire. Il existe d'autres façons de posséder ensemble, mais ce livre s'intéresse à celle-là, que l'on désigne couramment par le mot condo. Pour tout ce qui dépasse la description générale, c'est le notaire ou l'avocat qu'il faut interroger.

Ce que cela change au quotidien

Le quotidien d'un copropriétaire ressemble à celui d'un locataire sur certains points et à celui d'un propriétaire sur d'autres. Vous êtes propriétaire : vous gardez les avantages et les responsabilités qui vont avec. Mais vous vivez aussi dans un immeuble partagé, avec des voisins immédiats et des décisions collectives. En pratique, cela signifie :

• Une contribution régulière. Chaque mois, ou selon une autre fréquence, vous versez un montant pour que l'immeuble soit entretenu et administré. Le chapitre 6 explique à quoi ressemble ce budget.
• Des documents à lire. L'immeuble a son histoire et ses règles, écrites dans des documents que vous pouvez demander. Le chapitre 4 les présente par utilité.
• Des décisions prises en groupe. Des rencontres de copropriétaires ont lieu, et des personnes élues s'occupent de l'administration. Les chapitres 5 et 7 en parlent en termes d'usage.
• Des voisins très proches. Bruit, odeurs, utilisation des espaces communs : la vie en groupe demande de la communication. Pour approfondir cette dimension, voir → livre I5.

L'ESSENTIEL — chez soi, et ensemble

En copropriété, vous êtes chez vous dans votre logement, et vous participez à la vie d'un immeuble qui appartient à plusieurs. Les deux dimensions comptent. Un bon copropriétaire connaît ses droits sur son logement et s'intéresse à la façon dont l'immeuble est administré.

Pourquoi les premières visites trompent

Lors d'une visite, on regarde surtout le logement : la lumière, les rangements, la cuisine, la vue. C'est normal. Mais le logement n'est qu'une partie de ce que vous achetez. L'autre partie est invisible : l'état du toit, la santé financière du groupe de propriétaires, les décisions prises ou reportées, les règles de vie de l'immeuble.

Laurence et Étienne en font l'expérience. Leur courtier leur montre l'appartement, répond à leurs questions sur la surface et l'orientation, et leur dit que le groupe de propriétaires est bien géré. Ils aimeraient pouvoir le vérifier. Ils comprennent que la bonne façon de procéder n'est pas de faire confiance ou de se méfier, mais de poser des questions et de demander des documents. C'est ce que ce livre leur apprend à faire.

CAS CONCRET — dossier fictif

Laurence et Étienne notent, après leur visite, trois choses à ne pas oublier : l'appartement lui-même, ce qui est partagé avec les autres (l'entrée, le corridor, le stationnement) et les documents qu'ils voudraient lire avant de faire une offre. Ils inscrivent ces trois blocs au haut d'une page et laissent de la place sous chacun pour leurs questions. Cette page deviendra leur outil de travail pour les prochains chapitres.

1.2 Les personnes en présence

Qui compte dans un immeuble en copropriété

Une copropriété n'est pas qu'un bâtiment : c'est un groupe de personnes avec des rôles différents. Voici les principales, présentées en mots simples. Le chapitre 5 les décrit plus en détail.

• Vous, copropriétaire. Vous possédez un logement et une part des espaces communs. Vous participez aux décisions du groupe, par exemple en assistant aux rencontres.
• Vos voisins copropriétaires. Ils sont propriétaires comme vous, de leur propre logement. Ensemble, vous formez le groupe qui administre l'immeuble.
• Le syndicat. C'est le nom donné au regroupement de tous les copropriétaires, vu comme un ensemble qui administre l'immeuble. Vous en faites partie dès que vous devenez propriétaire.
• Le conseil d'administration. C'est un petit groupe de personnes qui s'occupent de l'administration courante au nom de tous.
• Les gestionnaires et autres intervenants. Certains immeubles font appel à une entreprise de gestion, à un concierge, à un comptable ou à d'autres professionnels. Tous les immeubles n'ont pas les mêmes ressources.
• Les locataires, quand il y en a. Certains copropriétaires louent leur logement. Les locataires vivent dans l'immeuble sans en être propriétaires.

DÉFINITION — le syndicat

Le regroupement de tous les copropriétaires d'un immeuble en copropriété, qui administre les parties communes et prend les décisions qui touchent l'ensemble. Ce n'est pas une entreprise externe : c'est vous et vos voisins, réunis en un seul groupe.

Les professionnels autour de la copropriété

Autour de ce groupe gravitent des professionnels dont vous aurez besoin à différents moments. Les connaître dès le départ vous évite de chercher la bonne porte au mauvais moment.

• Le notaire. Il vérifie les documents au moment de l'achat, rédige l'acte de vente et peut répondre à vos questions sur ce que signifient les documents de l'immeuble. C'est un interlocuteur de premier plan pour toute question qui touche aux droits et aux obligations.
• L'avocat. Il intervient surtout en cas de désaccord, de litige ou de question juridique plus complexe. Si une situation vous inquiète, il est la personne à consulter avant d'agir.
• Le courtier immobilier. Il vous aide à trouver un logement, à présenter une offre et à comprendre le marché. Il n'est ni notaire ni avocat : pour l'interprétation d'un document juridique, il vous renverra aux professionnels compétents.
• L'assureur. Il vous renseigne sur votre propre protection. Le chapitre 8 y revient.
• L'inspecteur en bâtiment. Il peut examiner l'état de votre logement. Demandez-lui clairement ce que son examen couvre et ce qu'il ne couvre pas.

CÔTÉ COURTIER — un guide, pas un juriste

Un courtier connaît bien les pratiques de la transaction et peut vous indiquer quels documents demander. Ce que ces documents signifient sur le plan juridique est une question pour le notaire ou l'avocat. Un bon courtier le dit lui-même et vous encourage à les consulter.

Un cas à la fois : Mireille et Thomas

Pour illustrer comment ces personnes se croisent, prenons les deux autres dossiers fictifs de ce livre.

Mireille est copropriétaire depuis peu. Un jour, elle trouve dans sa boîte aux lettres un avis de convocation à une rencontre des copropriétaires. Elle ne sait pas trop de quoi il s'agit : qui l'a envoyé, que doit-elle faire, est-elle obligée d'y aller, que va-t-on y décider ? Ce sont de bonnes questions, et ce livre l'aide à y répondre en l'invitant à se préparer plutôt qu'à deviner.

Thomas, lui, s'intéresse à ce qu'il paie chaque mois. Il voit le montant sur son relevé et se demande à quoi il sert. Il aimerait savoir comment le lire, ce qu'il couvre, et ce qu'il doit demander au syndicat pour mieux le comprendre. Le chapitre 6 lui sert de guide.

Ces deux personnes n'ont rien d'exceptionnel. Elles se posent des questions simples et utiles. Elles ont aussi un point commun : aucune des deux n'a besoin de connaître la loi par cœur. Il leur suffit de savoir quoi demander, à qui, et quoi regarder dans les documents qu'on lui remet.

1.3 Un parcours de copropriétaire, vu d'en haut

Cinq moments pour s'orienter

Que vous soyez en train de visiter, d'acheter ou déjà propriétaire, votre vie de copropriétaire traverse certains moments récurrents. Les voici, du plus tôt au plus tard. Chacun correspond à un ou plusieurs chapitres de ce livre.

1. Comprendre. Avant même de chercher, vous apprenez les mots et vous voyez la différence entre ce qui est à vous et ce qui est partagé (chapitres 2 et 3).
2. Demander. Vous repérez les documents de l'immeuble et vous apprenez où et comment les demander (chapitre 4).
3. Situer. Vous savez qui fait quoi dans l'immeuble et à qui vous adresser selon la question (chapitre 5).
4. Suivre. Vous lisez un budget, vous préparez une rencontre de copropriétaires, vous posez des questions sur l'assurance et les travaux (chapitres 6, 7 et 8).
5. Vérifier. Avant d'acheter, vous préparez vos questions et vous comparez des immeubles (chapitre 9). Le chapitre 10 regroupe le tout dans une trousse.

L'ESSENTIEL — un livre qui se lit dans l'ordre ou par besoin

Vous pouvez lire les chapitres de 1 à 10 dans l'ordre, ou aller directement à celui dont vous avez besoin. Chaque chapitre se termine par des questions à poser et un plan d'action. Le chapitre 10 en fait la synthèse.

Trois portes d'entrée

Selon votre situation, certains chapitres vous seront plus utiles que d'autres.

Si vous visitez ou envisagez d'acheter. Vous êtes dans la situation de Laurence et Étienne. Commencez par les chapitres 2 et 3 pour le vocabulaire, puis le chapitre 4 pour les documents, et le chapitre 9 pour vos questions avant l'offre. Pour la démarche d'achat elle-même, un autre livre de cette collection prend le relais (→ livre D7, Acheter en copropriété divise).

Si vous êtes déjà copropriétaire. Vous vous reconnaissez peut-être en Mireille ou en Thomas. Les chapitres 5, 6, 7 et 8 vous aideront à comprendre le fonctionnement de l'immeuble, son budget, ses rencontres, son assurance et ses travaux.

Si vous voulez simplement comprendre. Vous avez entendu parler de copropriété et vous voulez savoir de quoi il s'agit. Les chapitres 1 à 3 suffisent pour commencer. Les autres vous serviront plus tard, au besoin.

Les autres livres de la collection

Ce livre est le premier d'une série consacrée à la copropriété. Il pose les bases ; d'autres approfondissent un sujet à la fois.

• → livre I2, Le syndicat, le conseil et l'assemblée, pour aller plus loin sur l'administration de l'immeuble ;
• → livre I3, Charges, fonds de prévoyance et Loi 16, pour l'argent de la copropriété ;
• → livre I4, Assurances, sinistres et responsabilités, pour l'assurance ;
• → livre I5, Vivre en copropriété, pour la vie de tous les jours ;
• → livre I6, Acheter et vendre en copropriété, pour les transactions ;
• → livre D7, Acheter en copropriété divise, pour la démarche d'achat.

Vous n'avez pas besoin de les lire tous. Choisissez celui qui répond à la question que vous vous posez maintenant.

1.4 Ce que ce livre fait et ne fait pas

Ce que ce livre fait

Ce livre est une carte et une boussole. Il ne vous dit pas quoi décider ; il vous aide à voir où vous êtes et dans quelle direction regarder. Concrètement, il fait cinq choses.

1. Il explique les mots. Fraction, partie commune, syndicat, charges : le chapitre 2 les définit en termes simples, et le chapitre 3 montre à quoi ils correspondent dans un immeuble.
2. Il présente les documents. Le chapitre 4 décrit à quoi sert chaque document de l'immeuble, qui le détient et comment le demander.
3. Il situe les personnes. Le chapitre 5 dit qui fait quoi.
4. Il montre comment lire. Un budget, un avis de convocation, un procès-verbal : les chapitres 6 et 7 vous donnent des repères pour les lire sans vous perdre.
5. Il prépare vos questions. À la fin de chaque chapitre, des questions sont prêtes à poser au syndicat, au notaire, au courtier, à l'assureur ou à l'avocat.

Ce que ce livre ne fait pas

Il est tout aussi important de savoir ce que vous ne trouverez pas ici. Ce livre ne contient :

• aucune règle précise. Il ne dit pas ce que la loi exige ou permet dans un cas. Il nomme la loi principale, le Code civil du Québec, pour que vous sachiez qu'elle existe, mais il ne la décrit pas article par article ;
• aucun montant ni aucun pourcentage. Les sommes à payer, les seuils et les délais dépendent de chaque immeuble et se vérifient auprès du syndicat ou d'un professionnel ;
• aucune interprétation. Si un document vous semble flou, la bonne démarche est de le faire lire par un notaire ou un avocat, pas de le deviner ;
• aucun conseil personnalisé. Les dossiers de Laurence, Étienne, Mireille et Thomas sont des exemples inventés pour illustrer des démarches. Ils ne décrivent pas votre situation.

ATTENTION — ce que vous lisez ici ne remplace pas un professionnel

Ce livre est de l'information générale. Les situations réelles sont plus variées que les exemples. Avant toute décision qui engage votre argent ou vos droits, parlez à un notaire, à un avocat ou à un autre professionnel compétent. Les documents de votre immeuble et ses règles propres priment sur toute description générale.

La loi, en un mot

La copropriété est encadrée par des textes de loi. La principale source, pour la propriété d'un logement dans un immeuble en copropriété, est le Code civil du Québec. Il pose le cadre général : il explique comment l'immeuble est organisé et comment les décisions se prennent. Ce livre ne reprend aucun de ses articles. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce qu'il prévoit dans votre cas, adressez-vous à un notaire ou à un avocat, qui pourra l'appliquer à votre immeuble et à votre situation.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le notaire, pour savoir ce que les documents de votre immeuble signifient pour vous et pour vérifier les documents avant un achat. L'avocat, si un désaccord, une inquiétude ou une question juridique plus délicate se présente. Le syndicat, pour obtenir les documents de l'immeuble et les renseignements sur son fonctionnement. Le courtier, pour la démarche d'achat et les documents à demander. L'assureur, pour votre propre protection. Pour toute question de droit, la bonne personne est le notaire ou l'avocat, pas un livre de vulgarisation.

Comment utiliser ce livre

Quelques gestes simples vous aideront à en tirer le meilleur.

• Gardez un cahier ou un document ouvert. Notez vos questions au fur et à mesure. Le chapitre 10 propose un tableau de suivi à remplir.
• Lisez avec un document de votre immeuble sous la main. Si vous avez déjà accès à des documents de votre immeuble, comparez ce que vous lisez avec ce qu'ils contiennent. Si vous n'en avez pas encore, le chapitre 4 vous dit comment les demander.
• Notez les termes qui vous échappent. Le lexique du chapitre 2 est fait pour y revenir.
• Parlez à des personnes. Aucun livre ne remplace une conversation avec le syndicat, le notaire ou le courtier. Utilisez ce livre pour préparer ces conversations.

Les erreurs qui coûtent cher

• Se fier à la seule visite du logement. L'état de l'appartement ne dit rien du groupe, de ses finances ni de ses règles. Demandez les documents de l'immeuble.
• Penser que le « condo » fonctionne comme une maison. Dans une copropriété, vos voisins ont leur mot à dire sur des éléments communs qui vous touchent. Informez-vous sur le fonctionnement avant de vous engager.
• Prendre une description générale pour une règle. Ce livre décrit en général ; votre immeuble a ses propres documents. En cas de doute, c'est le notaire ou l'avocat qui répond.
• Ne pas demander quand on ne comprend pas. Un mot, une ligne d'un budget, un point d'un avis : une question posée tôt coûte moins qu'une surprise tardive.
• Compter sur l'oral. Une réponse donnée au téléphone ou à l'occasion d'une conversation se perd. Demandez les réponses importantes par écrit et gardez-les.
• Ignorer les avis reçus. Un avis de convocation, un budget, un message du syndicat : lisez-les, notez vos questions, ne les laissez pas s'empiler.
• Croire qu'il suffit d'être propriétaire pour tout décider. Certaines décisions se prennent en groupe. Savoir lesquelles et comment participer relève du notaire et du syndicat.

À retenir

• La copropriété divise est un mode de propriété où vous possédez votre logement et partagez l'immeuble avec d'autres propriétaires.
• Vous êtes chez vous dans votre logement, et vous participez à la vie d'un immeuble géré en commun.
• Le syndicat est le regroupement de tous les copropriétaires ; le conseil d'administration s'occupe de l'administration courante.
• Autour de l'immeuble, des professionnels aident : notaire, avocat, courtier, assureur, inspecteur en bâtiment.
• Une visite montre un logement ; les documents de l'immeuble montrent le reste. Demandez-les.
• Ce livre explique, situe et prépare vos questions ; il ne donne ni règle, ni montant, ni avis.
• Pour toute question de droit, de fiscalité ou de finance, la bonne personne est un professionnel, jamais un livre de vulgarisation.

Votre plan d'action

1. Prenez une page et inscrivez-y trois titres : mon logement, ce qui est partagé, les documents de l'immeuble.
2. Notez vos premières questions sous chaque titre, même si elles vous semblent naïves.
3. Repérez votre situation parmi les trois portes d'entrée de la section 1.3 et identifiez les chapitres à lire en priorité.
4. Si vous visitez, demandez à votre courtier quels documents de l'immeuble vous pouvez consulter avant de faire une offre.
5. Si vous êtes déjà copropriétaire, demandez au syndicat où se trouvent les documents de l'immeuble et comment les consulter.
6. Repérez un notaire à qui vous pourrez poser vos questions juridiques.
7. Gardez tout par écrit : questions posées, réponses reçues, documents obtenus. Le chapitre 10 vous propose un tableau pour cela.

Questions à poser

À votre courtier :

• Quels documents de l'immeuble puis-je consulter avant de faire une offre ?
• Connaissez-vous ce syndicat et la façon dont l'immeuble est administré ?
• Qui peut répondre à mes questions sur les parties communes ?

Au syndicat ou à la personne qui administre l'immeuble :

• Où puis-je consulter les documents de l'immeuble ?
• Qui est la bonne personne à joindre pour chaque type de question ?
• À quelle fréquence les copropriétaires se rencontrent-ils, et comment sont-ils informés ?

À votre notaire :

• Que signifie, pour moi, le fait d'être propriétaire d'un logement dans un immeuble en copropriété ?
• Pouvez-vous m'expliquer les documents de l'immeuble que j'ai reçus ?
• Quelles vérifications recommandez-vous avant que je m'engage ?

À un avocat, si une situation vous inquiète :

• Dans ma situation, quelle est la bonne démarche avant d'agir ?

Vérifiez vos acquis

1. Qu'est-ce qui distingue l'achat d'un appartement en copropriété de l'achat d'une maison individuelle ?
2. Qu'est-ce que le syndicat, et qui en fait partie ?
3. Pourquoi une visite du logement ne suffit-elle pas pour connaître l'immeuble ?
4. Quels professionnels pouvez-vous consulter, et pour quelles questions ?
5. Que fait ce livre, et que laisse-t-il volontairement aux professionnels ?
6. Pourquoi demander les réponses importantes par écrit ?

Réponses

1. Dans une maison, vous êtes propriétaire d'un terrain et d'un bâtiment que vous gérez seul. En copropriété, vous êtes propriétaire de votre logement et vous partagez avec d'autres propriétaires l'immeuble commun, dont l'administration se fait en groupe.
2. Le syndicat est le regroupement de tous les copropriétaires de l'immeuble. Vous en faites partie dès que vous devenez propriétaire.
3. Parce que la visite montre le logement, pas l'état de l'immeuble, la situation du groupe ni ses règles. Ces éléments se connaissent par les documents et par des questions.
4. Le notaire pour les documents et les droits, l'avocat pour les litiges ou les questions juridiques délicates, le courtier pour la démarche d'achat, l'assureur pour votre protection, l'inspecteur pour l'état du logement.
5. Il explique les mots, présente les documents, situe les personnes, montre comment lire un budget ou un avis et prépare vos questions. Il ne donne ni règle précise, ni montant, ni interprétation, ni conseil personnalisé.
6. Parce qu'une réponse écrite se conserve, se relit et peut être montrée à un professionnel, alors qu'une réponse orale se perd ou se déforme.

Pour aller plus loin

• Code civil du Québec — la principale loi qui encadre la copropriété d'un immeuble ; à consulter avec un notaire ou un avocat, qui l'appliquent à votre immeuble.
• Votre notaire — pour comprendre les documents de votre immeuble et vérifier un achat.
• Votre syndicat de copropriétaires — pour les documents de l'immeuble et son fonctionnement.
• Dans cette collection : → livres D7, I2, I3, I4, I5 et I6 pour approfondir l'achat, l'administration, l'argent, l'assurance, la vie quotidienne et les transactions en copropriété.

Chapitre 2 — Les mots à connaître

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Laurence et Étienne ont déposé une demande de documents pour l'appartement qu'ils ont visité. Le courtier leur transmet quelques pages, et ils tombent sur des phrases comme celle-ci : la fraction comprend une partie privative et une quote-part des parties communes. Ils se regardent. Étienne rit : « On dirait une autre langue. » Laurence répond qu'il suffit de la traduire, un mot à la fois.

C'est ce que ce chapitre fait. La copropriété a un vocabulaire à elle, qui paraît technique au premier regard mais qui désigne des réalités simples : ce qui est à vous, ce qui est à tous, qui administre, ce qu'on paie. Les mots définis ici le sont en termes courants, sans contenu juridique. Le sens exact d'un terme dans les documents de votre immeuble se demande au notaire ou au syndicat. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer en mots simples ce qu'est une fraction, une partie privative et une partie commune ;
• distinguer le syndicat, le conseil d'administration, un administrateur et l'assemblée des copropriétaires ;
• dire ce que désignent la quote-part, les charges communes et le fonds de prévoyance ;
• repérer ces mots dans un document de l'immeuble et savoir à qui demander ce qu'ils signifient dans votre cas ;
• vous construire un petit lexique personnel à garder sous la main.

Pourquoi c'est important

Un mot mal compris est une source de malentendus. Si vous croyez que « la fraction », c'est seulement le plancher et les murs de votre logement, vous risquez de mal comprendre ce que vous achetez. Si vous confondez le syndicat et le conseil, vous ne saurez pas à qui écrire. Si vous pensez que « charges communes » désigne seulement le chauffage, vous passerez à côté d'une partie du budget.

Connaître les mots permet aussi de poser de meilleures questions. Un notaire ou un syndicat répond plus précisément à une question bien formulée qu'à une question vague. Dire je voudrais savoir ce qui, dans mon cas, fait partie de la partie privative est bien plus utile que dire je voudrais savoir ce qui est à moi.

Enfin, ce que ces mots recouvrent dans un immeuble précis dépend de ses documents. Ce chapitre vous donne des définitions générales. Il ne remplace pas la lecture des documents de votre immeuble ni l'avis d'un professionnel.

2.1 Fraction, partie privative, partie commune

Trois mots pour décrire un immeuble

Imaginez un immeuble de plusieurs logements. Chaque logement est une unité, et l'immeuble a aussi des espaces et des éléments que tout le monde utilise. La copropriété distingue ces deux réalités avec trois mots.

DÉFINITION — la fraction

L'ensemble de ce qui vous appartient dans l'immeuble : votre logement (ou votre local) et la part que vous détenez des espaces communs. C'est le nom de votre « morceau » de copropriété. Quand on dit qu'on achète un condo, on achète une fraction.

DÉFINITION — la partie privative

La partie de la fraction qui est à vous seul : votre logement et, selon les documents de l'immeuble, d'autres espaces qui lui sont rattachés. Ce que vous pouvez y faire se lit dans les règles de l'immeuble.

DÉFINITION — la partie commune

Les espaces et les éléments de l'immeuble qui servent à tous ou à plusieurs, par exemple l'entrée, les corridors, les escaliers, l'ascenseur, la toiture ou la cour. Les documents de l'immeuble disent lesquels sont communs dans votre cas.

Une façon simple de s'en souvenir : la fraction est le tout (votre partie privative plus votre part des parties communes), la partie privative est ce qui est à vous seul, et la partie commune est ce qui est à tous.

Ce que cela donne dans un immeuble

Laurence et Étienne reprennent la visite en pensée. Ils se représentent l'immeuble, de l'entrée au toit.

• Le séjour, la cuisine, la chambre : ils s'attendent à ce que ce soit la partie privative.
• Le corridor, l'escalier, l'ascenseur et le hall d'entrée : ils s'attendent à ce que ce soient des parties communes.
• Le balcon et la place de stationnement : ils ne savent pas encore où les classer. C'est une très bonne question, et c'est l'objet du chapitre 3.

CAS CONCRET — dossier fictif

Dans les documents qu'ils reçoivent, Laurence et Étienne lisent que leur future fraction « comprend » un appartement, un balcon et une place de stationnement. Ils veulent savoir si ces trois éléments sont tous des parties privatives. Plutôt que de deviner, ils notent la question et la posent à leur notaire. C'est la bonne démarche : la réponse dépend des documents de l'immeuble.

Une troisième catégorie à connaître : la partie commune à usage restreint

Il existe un cas intermédiaire, que vous rencontrerez peut-être dans les documents : une partie commune dont l'usage est réservé à un copropriétaire ou à quelques-uns. Un balcon, une terrasse ou une cour attenante à un logement en sont des exemples possibles. Elle reste une partie commune, mais un seul copropriétaire, ou un petit groupe, est autorisé à s'en servir.

DÉFINITION — la partie commune à usage restreint

Une partie commune dont l'usage est réservé à un ou à quelques copropriétaires. Elle n'appartient pas à ceux qui s'en servent : elle appartient à tous, mais ils sont les seuls à l'utiliser. Les documents de l'immeuble disent quelles parties sont dans ce cas, et le notaire peut vous l'expliquer.

Ce mot est utile parce qu'il décrit exactement le balcon ou le stationnement qui crée la confusion. Dire c'est à moi, ou c'est à tous, ne suffit pas : le bon mot est peut-être celui-là. Ce qui compte pour vous, c'est de savoir qui l'entretient, qui paie les réparations et ce que vous avez le droit d'y faire. Ces trois questions vont au syndicat et au notaire.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le notaire, pour savoir comment les documents de l'immeuble classent chaque espace (privatif, commun, commun à usage restreint) et ce que cela signifie pour vous. Le syndicat, pour savoir qui entretient chaque espace en pratique. Questions types : dans mon cas, mon balcon est-il une partie privative ou une partie commune à usage restreint ? Qui en assume l'entretien et les réparations ?

2.2 Syndicat, conseil, administrateur, assemblée

Qui décide et qui administre

Après avoir compris ce qui est à vous et ce qui est à tous, il reste à savoir qui s'occupe de ce qui est à tous. Quatre mots reviennent sans cesse, et on les confond facilement.

DÉFINITION — le syndicat

Le regroupement de tous les copropriétaires d'un immeuble, vu comme un seul groupe qui administre les parties communes. Vous en faites partie dès que vous devenez copropriétaire. Ce n'est pas une entreprise ni un bureau extérieur : c'est vous et vos voisins.

DÉFINITION — le conseil d'administration

Un petit groupe de personnes qui s'occupent de l'administration courante au nom de tous. On parle aussi simplement du conseil. Ce que le conseil fait au juste se lit dans les documents de l'immeuble.

DÉFINITION — l'administrateur

Une personne qui siège au conseil d'administration. Combien d'administrateurs siègent au conseil et qui peut l'être : les documents de l'immeuble le disent, et le notaire peut vous l'expliquer.

DÉFINITION — l'assemblée des copropriétaires

La rencontre où les copropriétaires se réunissent pour prendre certaines décisions importantes, élire le conseil et être informés de la situation de l'immeuble. On parle aussi d'assemblée générale ou de rencontre des copropriétaires.

Une image pour s'y retrouver

Pensez à un petit village. Tous les habitants forment la communauté : c'est le syndicat. Ils se rassemblent de temps en temps sur la place publique : c'est l'assemblée. Ils choisissent quelques personnes pour s'occuper du quotidien, comme réparer la route ou gérer le budget : c'est le conseil d'administration, et chacune de ces personnes est un administrateur.

L'image a ses limites, parce qu'une copropriété est une réalité juridique et non un village. Mais elle suffit pour retenir qui est qui. Pour le détail de ce que chacun peut faire, il faut se reporter aux documents de l'immeuble et consulter un notaire ou un avocat. Le chapitre 5 décrit en termes d'usage comment ces personnes s'y prennent, et → livre I2 (Le syndicat, le conseil et l'assemblée) approfondit le sujet.

Ne pas confondre

Quelques confusions sont possibles chez les nouveaux copropriétaires.

• Le syndicat n'est pas le gestionnaire. Le gestionnaire est une entreprise ou une personne que le syndicat peut engager pour l'aider. Le syndicat reste le groupe des copropriétaires.
• Le conseil n'est pas l'assemblée. Le conseil est un petit groupe. L'assemblée réunit tous les copropriétaires.
• Un administrateur n'est pas un employé. Il siège au conseil au nom du groupe ; qui peut le faire se demande au syndicat ou au notaire.
• Le syndicat n'est pas un syndicat de travailleurs. Le mot désigne ici un groupe de propriétaires, rien d'autre.

ATTENTION — les mots changent d'un document à l'autre

Selon les immeubles et les documents, on trouvera « conseil d'administration », « conseil » ou « administrateurs », « assemblée générale » ou « assemblée des copropriétaires ». Lisez les mots de votre document et, en cas de doute sur ce qu'ils désignent, posez la question au syndicat ou au notaire.

2.3 Quote-part, charges communes, fonds de prévoyance

Les mots de l'argent

Trois termes reviennent dès qu'il est question de ce que l'on paie. Ils sont au cœur du budget de l'immeuble, que le chapitre 6 vous apprend à lire. Ici, on se contente de les définir.

DÉFINITION — la quote-part

La part qui revient à chaque copropriétaire dans l'ensemble de l'immeuble. Elle sert de repère pour répartir certaines choses entre les copropriétaires, notamment les dépenses communes. Chaque fraction a la sienne, indiquée dans les documents de l'immeuble. La façon dont elle se détermine et ce qu'elle entraîne pour vous se demandent au notaire.

DÉFINITION — les charges communes

Les dépenses liées aux parties communes de l'immeuble et à son administration. On y trouve par exemple l'entretien, les assurances, certains services et la gestion. Chaque copropriétaire contribue à ces dépenses selon des règles propres à l'immeuble. Définition — le fonds de prévoyance

Une réserve d'argent que le syndicat met de côté pour les grosses réparations et le remplacement des gros éléments de l'immeuble, comme la toiture ou l'ascenseur, quand le moment viendra. Elle est alimentée par les contributions des copropriétaires. Son importance et la façon de la gérer se discutent avec le syndicat et avec un professionnel.

On retient l'idée suivante : les charges communes servent à payer ce qui se dépense maintenant, et le fonds de prévoyance sert à préparer ce qui se dépensera plus tard.

Ce que ces mots ne disent pas

Ces trois définitions sont volontairement générales. Elles ne disent pas combien vous devez payer, comment la part de chacun est calculée, ni quelle somme l'immeuble devrait avoir mise de côté. Ces éléments dépendent de chaque immeuble et se trouvent dans ses documents, son budget et ses états financiers. Pour le fonds de prévoyance, des règles particulières existent, et le livre de cette collection qui en traite s'intitule → livre I3 (Charges, fonds de prévoyance et Loi 16).

CAS CONCRET — dossier fictif

Thomas reçoit chaque mois un prélèvement qu'il appelle « mes frais de condo ». En lisant ce chapitre, il se demande si ce montant couvre à la fois des charges communes et une contribution au fonds de prévoyance, et comment le syndicat répartit les deux. Plutôt que de supposer une réponse, il la demande au syndicat, par écrit.

Trois erreurs de vocabulaire à éviter

• Croire que les « frais de condo » ne servent qu'à chauffer l'immeuble. Ils couvrent un ensemble de dépenses ; demandez la liste au syndicat.
• Penser que le fonds de prévoyance est une réserve pour les petits imprévus. Il est destiné aux gros travaux à venir ; la façon dont le syndicat l'utilise se demande au syndicat.
• Prendre la quote-part pour un montant en argent. C'est une part, qui sert à répartir, pas un prix.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le syndicat, pour connaître les dépenses couvertes par les charges communes, la part attribuée à votre fraction et l'état du fonds de prévoyance. Le notaire, pour comprendre ce que ces notions signifient dans les documents de votre immeuble. Un comptable, si vous voulez des explications sur les aspects financiers ou fiscaux de vos contributions. Questions types : comment ma contribution mensuelle est-elle répartie entre charges communes et fonds de prévoyance ? Où voir la part de ma fraction ?

2.4 Un lexique à garder sous la main

Les autres mots que vous croiserez

Au fil de vos lectures, d'autres termes apparaîtront. En voici quelques-uns, que ce livre définit en passant et que vous retrouverez dans les chapitres suivants. Ils sont rassemblés ici pour que vous puissiez y revenir.

DÉFINITION — la déclaration de copropriété

Le document de base de l'immeuble. Il décrit comment l'immeuble est organisé, quelles sont les parties privatives et communes, et pose les règles de fonctionnement. On entend aussi parler d'acte constitutif ; le notaire peut vous dire comment les documents de votre immeuble s'appellent. Le chapitre 4 explique à quoi il sert.

DÉFINITION — le règlement de l'immeuble

Les règles de vie de l'immeuble, adoptées par les copropriétaires, qui touchent par exemple l'usage des espaces et le comportement des occupants. Il fait partie des documents à demander avant d'acheter.

DÉFINITION — le procès-verbal

Le compte rendu écrit d'une rencontre des copropriétaires ou du conseil. Il garde la trace de ce qui a été discuté et décidé. Lire les procès-verbaux récents donne une bonne idée de la vie de l'immeuble.

DÉFINITION — le carnet d'entretien

Un document qui suit l'état de l'immeuble et les travaux à prévoir au fil du temps. Il aide à comprendre quels grands travaux s'en viennent et comment le syndicat se prépare à les payer.

Votre lexique, sous forme de tableau

Voici un tableau que vous pouvez recopier sur une feuille ou dans un document. Il rappelle chaque mot en une phrase et vous laisse de la place pour noter ce que le syndicat ou le notaire vous répond dans votre cas.

La troisième colonne reste vide à dessein. Elle se remplit à mesure que vous lisez les documents de votre immeuble et que vous posez vos questions. Un lexique que vous remplissez vous-même vaut mieux qu'un lexique que vous lisez.

Comment s'en servir

• Quand un mot vous échappe, revenez au tableau, relisez la phrase, puis cherchez le mot dans le document de votre immeuble.
• Quand le document dit autre chose, ne présumez pas que c'est une erreur. Chaque immeuble a ses propres termes. Posez la question au syndicat.
• Quand la signification a une portée juridique, par exemple ce que vous avez le droit de faire dans une partie, la réponse vient du notaire ou de l'avocat, pas d'un lexique.

L'ESSENTIEL — un mot, une question

Chaque mot de ce chapitre mène à une question simple à poser. Qu'est-ce qui est à moi ? Qu'est-ce qui est à tous ? Qui administre ? Qu'est-ce que je paie, et pour quoi ? Si vous savez poser ces quatre questions, vous avez l'essentiel de la copropriété en main.

Les erreurs qui coûtent cher

• Acheter sans comprendre ce que « fraction » veut dire dans vos documents. Demandez au notaire ce que la vôtre comprend exactement.
• Classer à l'instinct un balcon ou un stationnement. Posez la question : la réponse dépend de l'immeuble.
• Confondre le syndicat, le conseil et le gestionnaire. Vous risquez d'écrire à la mauvaise porte et d'attendre une réponse qui ne viendra pas.
• Penser que les frais de condo ne couvrent que le chauffage ou l'eau. Ils couvrent un ensemble de dépenses ; demandez la liste.
• Ne pas savoir ce qu'est le fonds de prévoyance. Un acheteur qui ne le comprend pas ne pose pas les bonnes questions sur l'état financier de l'immeuble.
• Interpréter seul un terme à portée juridique. Un mot du document dont la portée vous inquiète se fait expliquer par un notaire ou un avocat.
• Se contenter d'un mot sans le relier à son immeuble. Les définitions de ce chapitre sont générales ; ce qui compte, c'est ce que vos documents disent.

À retenir

• La fraction est le tout : votre partie privative et votre part des parties communes.
• La partie privative est à vous seul ; la partie commune est à tous ; la partie commune à usage restreint est à tous mais réservée à quelques-uns.
• Le syndicat réunit tous les copropriétaires ; le conseil d'administration est un petit groupe ; un administrateur siège au conseil ; l'assemblée réunit tout le monde.
• La quote-part sert à répartir ; les charges communes paient ce qui se dépense maintenant ; le fonds de prévoyance prépare les gros travaux à venir.
• Ces définitions sont générales : le sens précis dans votre immeuble se demande au notaire ou au syndicat.
• Un lexique rempli par vous vaut mieux qu'un lexique lu.

Votre plan d'action

1. Recopiez le tableau de la section 2.4 sur une feuille ou dans un document.
2. Relisez un document de votre immeuble (ou celui que vous a remis votre courtier) en soulignant chaque mot de ce chapitre.
3. Notez dans la troisième colonne ce que le document dit de chaque mot.
4. Listez vos questions : tout mot dont la portée vous échappe devient une question.
5. Posez les questions de nature pratique au syndicat, par écrit.
6. Posez les questions de nature juridique au notaire, avant de signer quoi que ce soit.
7. Gardez le lexique à jour et apportez-le à vos rencontres avec les professionnels.

Questions à poser

Au notaire :

• Dans les documents de mon immeuble, que comprend exactement ma fraction ?
• Mon balcon et ma place de stationnement sont-ils des parties privatives ou des parties communes à usage restreint ?
• Que signifie la quote-part qui m'est attribuée, et à quoi sert-elle ?

Au syndicat :

• Qui compose le conseil d'administration, et comment puis-je le joindre ?
• Que couvrent précisément les charges communes ?
• Comment le fonds de prévoyance est-il alimenté et utilisé ?

À votre courtier :

• Quels documents me permettront de voir ce que ma fraction comprend ?
• Qui peut m'expliquer les termes du document que j'ai reçu ?

Vérifiez vos acquis

1. Quelle différence y a-t-il entre la fraction et la partie privative ?
2. Qu'est-ce qu'une partie commune à usage restreint, et pourquoi ce mot est-il utile ?
3. Le syndicat et le conseil d'administration sont-ils la même chose ?
4. À quoi sert la quote-part ?
5. Quelle différence y a-t-il entre les charges communes et le fonds de prévoyance ?
6. Que faire quand le sens d'un mot dans un document vous inquiète ?

Réponses

1. La fraction est le tout : la partie privative et la part des parties communes qui revient à un copropriétaire. La partie privative est ce qui est à vous seul.
2. C'est une partie commune dont l'usage est réservé à un ou à quelques copropriétaires. Le mot est utile parce qu'il décrit des espaces comme un balcon, qui ne sont ni tout à fait à vous ni ouverts à tous.
3. Non. Le syndicat réunit tous les copropriétaires ; le conseil d'administration est un petit groupe qui s'occupe de l'administration courante.
4. Elle sert de repère pour répartir certaines choses entre les copropriétaires, notamment les dépenses communes. Elle est indiquée dans les documents de l'immeuble.
5. Les charges communes paient les dépenses courantes de l'immeuble ; le fonds de prévoyance met de l'argent de côté pour les gros travaux à venir.
6. Poser la question au syndicat pour l'aspect pratique, et au notaire ou à l'avocat pour ce qui a une portée juridique. Ne pas deviner.

Pour aller plus loin

• Code civil du Québec — la principale loi qui encadre la copropriété d'un immeuble ; à consulter avec un notaire ou un avocat, qui l'appliquent à votre immeuble.
• Votre notaire — pour faire expliquer les termes des documents de votre immeuble.
• Votre syndicat de copropriétaires — pour savoir ce que les mots désignent concrètement dans votre immeuble.
• Dans cette collection : → livres I2 et I3 pour approfondir l'administration de l'immeuble et l'argent de la copropriété.

Chapitre 3 — Ce que l'on possède, ce que l'on partage

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Laurence et Étienne reviennent sur leur visite. Ils se souviennent du balcon, où ils auraient bien vu deux chaises et quelques plantes. Ils se souviennent aussi de la place de stationnement, au sous-sol. Étienne pose la question qui les tracasse : « Si le balcon a besoin d'être réparé, c'est nous qui payons ou c'est l'immeuble ? » Laurence répond qu'elle ne le sait pas, et qu'elle ne veut pas le deviner.

Elle a raison. La frontière entre ce qui est à vous et ce qui est à tous est la question la plus pratique de la copropriété, et c'est aussi une question où les surprises sont possibles. Ce chapitre vous donne une image simple de l'immeuble, vous montre les endroits où la frontière peut surprendre, et vous prépare à poser les bonnes questions. Il ne trace pas la frontière à votre place : seuls les documents de votre immeuble le font, et c'est un notaire ou le syndicat qui vous aide à les lire. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• vous représenter un immeuble en copropriété avec ses trois zones : ce qui est à vous, ce qui est à tous, ce qui est à tous mais réservé à quelques-uns ;
• repérer les éléments qui prêtent à confusion : balcon, stationnement, fenêtres, porte d'entrée, tuyauterie, cloisons, casier ;
• comprendre pourquoi la question se règle par les documents de l'immeuble et non par l'intuition ;
• préparer des questions précises pour le notaire et pour le syndicat ;
• tenir une petite fiche de vérification pour votre propre logement.

Pourquoi c'est important

La frontière entre le privé et le commun détermine plusieurs choses très concrètes : qui entretient un élément, qui paie ses réparations, qui doit être consulté avant un changement, et à qui s'adresser quand quelque chose ne va pas. Une fuite dans un mur, un balcon qui s'abîme, une fenêtre qui se brise, un bruit qui vient du plafond : dans chaque cas, savoir de quel côté de la frontière on se trouve change la personne à appeler.

On se fie facilement à l'intuition : ce qui est à l'intérieur de mes murs est à moi, ce qui est dehors est à tous. L'intuition donne parfois une bonne réponse, mais pas toujours. Les cas limites, comme le balcon, la fenêtre ou la tuyauterie, sont précisément ceux où elle peut se tromper. D'où l'importance de poser la question avant d'acheter, et de demander la réponse par écrit.

Ce chapitre ne vous dit pas où se trouve la frontière dans votre immeuble. Il vous apprend à la chercher.

3.1 La partie qui est à vous

Votre logement, de l'intérieur

Quand on pense à sa partie privative, on pense d'abord aux espaces habités : le salon, la cuisine, les chambres, la salle de bain. C'est le cœur de ce qui est à vous. Vous y vivez, vous l'aménagez, vous le décorez. Les règles de l'immeuble précisent ce que vous pouvez y faire.

Ce qui entoure ces pièces mérite aussi un regard : les revêtements de plancher, la peinture, les armoires, les appareils, les luminaires. Ce sont des éléments de votre logement que l'on associe naturellement à votre partie privative. Mais le détail de ce que les documents de l'immeuble rangent dans le privé, et de ce qui reste commun même s'il se trouve à l'intérieur de votre logement, se confirme auprès du notaire.

L'ESSENTIEL — le privé n'est pas toujours ce qu'on croit

Un élément peut se trouver à l'intérieur de votre logement et pourtant être traité comme commun dans les documents de l'immeuble. L'inverse peut aussi se présenter. Ne présumez pas : demandez comment les documents de votre immeuble classent chaque élément.

Les espaces qui s'ajoutent à votre logement

Votre fraction peut comprendre d'autres espaces que votre logement. Dans les documents qu'ils ont reçus, Laurence et Étienne voient mentionnés un balcon et une place de stationnement. D'autres immeubles mentionnent un casier de rangement, un cabanon ou un espace de remisage. Pour chacun de ces espaces, trois questions se posent.

1. À quelle catégorie les documents le rattachent-ils ? Partie privative, partie commune, ou partie commune à usage restreint (voir le chapitre 2) ?
2. Qui l'entretient ? Vous, le syndicat, ou une répartition entre les deux ?
3. Qui paie les réparations et les remplacements ? Là encore, la réponse dépend des documents de l'immeuble.

Ces questions sont simples à poser et difficiles à deviner. Elles se règlent par la lecture des documents, accompagnée d'un notaire.

Les choses que vous pouvez faire dans votre logement

Dans votre partie privative, vous êtes chez vous. Cela ne veut pas dire que tout est permis. L'immeuble a des règles de vie, et certains changements touchent les autres : bruit, revêtements de plancher dans un immeuble à plusieurs étages, modification qui affecte la structure ou les systèmes communs. Pour tout changement un peu important, posez d'abord la question au syndicat, par écrit. Pour les travaux qui touchent à ce qui est partagé, la question va aussi au notaire ou à l'avocat.

CAS CONCRET — dossier fictif

Mireille, copropriétaire depuis peu, veut changer les fenêtres de son appartement. Elle suppose qu'elles sont à elle, puisqu'elles sont à l'intérieur de ses murs. Avant de commander quoi que ce soit, elle demande au syndicat, par écrit, comment les documents de l'immeuble classent les fenêtres et qui peut décider du remplacement. Elle fait aussi lire les documents par un notaire. Elle préfère attendre quelques jours une réponse claire plutôt que de commander des fenêtres dont elle ignore si elle a le droit de les changer.

3.2 Les parties que l'on partage

Les espaces que tout le monde utilise

Les parties communes sont celles dont l'usage ou la propriété est partagé entre les copropriétaires. En voici des exemples, comme on peut en rencontrer dans un immeuble de logements :

• l'entrée principale, le hall et les corridors ;
• les escaliers et l'ascenseur, quand il y en a un ;
• la toiture et la structure de l'immeuble ;
• les murs extérieurs et la fondation ;
• la cour, l'aménagement paysager et les allées ;
• les stationnements communs et les espaces de rangement collectifs ;
• les systèmes de chauffage, de ventilation ou de plomberie qui desservent plusieurs logements ;
• les espaces de rencontre ou de loisir, quand l'immeuble en offre.

Tous ces éléments ne se retrouvent pas dans tous les immeubles, et leur classement exact se lit dans les documents de chaque immeuble. La liste ci-dessus donne une image, pas une règle.

Une image simple de l'immeuble

Voici une façon de se représenter un immeuble de plusieurs logements, de bas en haut. Ce n'est pas un plan : c'est une image, qui sert à poser les bonnes questions.

Toutes les lignes se confirment dans les documents de l'immeuble ; certaines surprennent plus que d'autres. Remarquez que le tableau dit « à confirmer » pour plusieurs lignes : c'est l'honnêteté de cette image. Elle vous dit où chercher, pas ce que vous trouverez.

Pourquoi une partie commune coûte à tous

Ce qui est partagé est entretenu, réparé et remplacé collectivement. La dépense se répartit alors entre les copropriétaires, selon les documents de l'immeuble. C'est la raison pour laquelle le budget de l'immeuble (chapitre 6) compte des lignes pour l'entretien et pour la réserve destinée aux gros travaux. Plus une partie commune est ancienne ou coûteuse à remplacer, plus la question de sa remise à neuf intéresse tout le monde.

Pour un acheteur, c'est un point d'attention : les parties communes ne sont pas des éléments gratuits. Leur état, leur âge et les travaux prévus font partie du portrait de l'immeuble. Les documents du syndicat, présentés au chapitre 4, en donnent une image.

Les parties communes à usage restreint

Entre le privé et le commun, il existe une zone intermédiaire : des parties communes dont l'usage est réservé à un ou à quelques copropriétaires. Un balcon, une terrasse ou une cour attenante en sont des exemples possibles. Vous vous en servez comme d'un espace à vous, mais ils restent à tous. Ce que cela change pour l'entretien, les réparations et les modifications est une question à poser au notaire et au syndicat, pas une réponse à présumer.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le notaire, pour savoir comment les documents de votre immeuble classent chaque espace et chaque élément. Le syndicat, pour savoir comment l'entretien et les réparations se passent en pratique. Questions types : mon balcon est-il une partie privative ou une partie commune à usage restreint ? Qui en assume l'entretien et les réparations ? Quelles modifications puis-je y faire, et à quelles conditions ?

3.3 Les cas où la frontière surprend

Les cas limites, un par un

Voici les endroits où l'intuition se trompe le plus facilement. Pour chacun, la méthode est la même : ne pas conclure, poser la question.

Le balcon. Il est accessible depuis chez vous, vous l'utilisez seul, mais il se trouve sur la façade de l'immeuble. Est-il privé ? Commun à usage restreint ? Qui répare le garde-corps, la dalle, l'étanchéité ? Les documents le disent.

La place de stationnement. Elle est peut-être numérotée et rattachée à votre fraction. Elle peut aussi être louée ou attribuée par le syndicat. Selon les cas, elle est privée, commune à usage restreint ou simplement assignée. Il importe de savoir laquelle, parce que cela peut toucher à ce que vous pouvez en faire (par exemple la vendre avec votre logement ou la louer : question à poser au notaire) et à ce que vous payez.

Les fenêtres et les portes extérieures. Elles sont à l'intérieur de vos murs, mais elles se trouvent aussi sur l'enveloppe de l'immeuble. Les documents indiquent comment elles sont classées, et si le remplacement demande une décision de groupe. C'est le cas qui occupe Mireille.

La porte d'entrée du logement. Elle donne sur le corridor commun. Qui choisit son apparence ? Qui la remplace ? Question à poser.

La tuyauterie, les fils et les conduits. Une partie peut traverser votre logement pour desservir d'autres logements, et une autre ne desservir que le vôtre. Les documents précisent comment ils se répartissent. En cas de fuite, la réponse à qui est responsable ? peut dépendre de cette frontière : c'est une question pour le syndicat, l'assureur et le notaire.

Les murs, planchers et plafonds. La surface intérieure d'un mur, vous la peignez et vous la décorez ; reste à savoir comment les documents la classent. La structure derrière peut avoir un autre statut. Entre deux logements, un plancher est le plafond du voisin du dessous : qui s'en occupe ? Les documents répondent.

Le casier, le cabanon, l'espace de rangement. Même question que pour le stationnement : privé, commun à usage restreint ou attribué ?

La cour et le jardin. Si un logement du rez-de-chaussée donne accès à un petit espace extérieur, est-il privé ? Commun à usage restreint ? Qui l'entretient ?

ATTENTION — la fenêtre qui se brise, la fuite qui s'étend

Les cas limites révèlent leur importance au moment d'un problème : une fuite chez le voisin, un bris, un dégât. À ce moment-là, savoir qui est responsable de quoi change tout. Posez les questions avant l'achat, quand il est encore temps de comparer les immeubles, et gardez les réponses par écrit. Pour la responsabilité et les assurances, voir aussi le chapitre 8 et → livre I4 (Assurances, sinistres et responsabilités).

Pourquoi les documents l'emportent sur le bon sens

On pourrait croire qu'il suffit de raisonner : ce qui est à l'intérieur est à moi, ce qui est à l'extérieur est à tous. Mais les copropriétés sont créées par des documents, et ces documents peuvent classer un élément de l'une ou l'autre façon, parfois contre l'intuition. Deux immeubles qui se ressemblent peuvent traiter une fenêtre ou un balcon différemment.

C'est pourquoi il faut toujours revenir aux documents de l'immeuble, et pas seulement à ce que dit le vendeur ou le courtier. Un vendeur qui vit dans l'immeuble depuis longtemps connaît ses habitudes, mais ses habitudes ne remplacent pas les documents. Un courtier connaît la pratique, mais l'interprétation d'un document relève du notaire.

CÔTÉ COURTIER — un repère, pas une réponse juridique

Votre courtier peut vous dire quels documents demander et comment les obtenir. Il peut aussi attirer votre attention sur les éléments qui méritent une question, comme un balcon ou un stationnement. Ce que ces documents signifient pour vous sur le plan juridique est une question pour le notaire.

Les voisins et la frontière

La frontière touche aussi vos voisins. Ce qui est partagé est utilisé par tous, et ce qui est privé peut aussi toucher les autres. Une terrasse de toit, une cour attenante, un corridor : l'usage d'un espace commun ou commun à usage restreint se fait dans le respect du groupe. Si une situation vous inquiète, par exemple un voisin qui encombre un espace commun, la démarche pratique commence par une conversation ou un message au syndicat. Pour la vie quotidienne et ses frictions, voir → livre I5 (Vivre en copropriété).

3.4 Les questions à poser au notaire ou au syndicat

Avant l'achat : un tour de l'immeuble, question par question

Voici un parcours de questions, à adapter à votre situation. Il suit le tableau de la section 3.2. Posez-les au notaire pour ce qui touche aux documents, et au syndicat pour ce qui touche à la pratique.

Sur votre logement :

• Que comprend exactement ma partie privative, selon les documents de l'immeuble ?
• Y a-t-il des éléments à l'intérieur de mon logement qui restent communs ?

Sur les espaces rattachés :

• Mon balcon est-il une partie privative ou une partie commune à usage restreint ?
• Ma place de stationnement et mon casier font-ils partie de ma fraction, ou sont-ils attribués autrement ?
• Qui entretient ces espaces, et qui paie leurs réparations ?

Sur l'enveloppe de l'immeuble :

• Comment les fenêtres et les portes extérieures sont-elles classées ?
• Le remplacement d'une fenêtre demande-t-il une décision du groupe ?
• Qui décide de l'apparence de la porte d'entrée et du balcon ?

Sur les systèmes :

• Quelle partie de la tuyauterie, des fils et des conduits relève de moi, et laquelle de l'immeuble ?
• En cas de fuite, comment les responsabilités se répartissent-elles ?

Sur les espaces communs :

• Quels espaces communs puis-je utiliser, et à quelles conditions ?
• Quelles parties communes sont les plus anciennes, et quels travaux sont prévus ?

Une fiche pour votre logement

Voici une petite fiche que vous pouvez recopier. Elle vous aide à mettre vos réponses au même endroit.

La dernière colonne compte : notez d'où vient la réponse (document de l'immeuble, courriel du syndicat, explication du notaire), pour pouvoir y revenir.

CAS CONCRET — dossier fictif

Laurence et Étienne remplissent leur fiche avec les documents que le courtier leur a transmis. Ils laissent plusieurs cases vides, qu'ils ne peuvent pas remplir sans lire attentivement les documents. Ils apportent la fiche chez leur notaire et lui demandent de la remplir avec eux, ligne par ligne. En sortant, ils savent à qui appartient leur balcon, et qui s'en occupe. Ils savent aussi quelles questions il leur reste à poser au syndicat.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le notaire, pour lire avec vous les documents de l'immeuble et remplir la fiche. Le syndicat, pour la pratique de l'entretien et des réparations. L'assureur, pour savoir ce que votre propre assurance couvre à l'intérieur de votre logement (chapitre 8). L'avocat, si une situation précise vous inquiète, par exemple un désaccord sur la responsabilité d'un dégât. Gardez toutes les réponses par écrit.

Les erreurs qui coûtent cher

• Raisonner par intuition. Les cas limites sont ceux où l'intuition se trompe. Demandez le classement dans les documents.
• Présumer que le balcon est à vous. Il peut être commun à usage restreint. Les réparations et les modifications n'ont alors pas le même cadre.
• Commander des fenêtres, une porte ou un revêtement extérieur sans demander. Un changement qui touche l'enveloppe de l'immeuble se demande d'abord au syndicat, par écrit.
• Se fier à ce que dit le vendeur. Ses habitudes ne remplacent pas les documents.
• Ne pas distinguer le stationnement attribué du stationnement privatif. Cela touche à ce que vous pouvez en faire et à ce que vous payez.
• Découvrir la frontière au moment d'un dégât. C'est le pire moment pour apprendre qui est responsable de quoi.
• Garder les réponses de mémoire. Une réponse non écrite se perd ou se déforme.

À retenir

• Un immeuble en copropriété se représente en trois zones : le privé, le commun et le commun à usage restreint.
• Le privé et le commun ne se devinent pas toujours : les documents de l'immeuble classent chaque élément.
• Les cas limites sont le balcon, le stationnement, les fenêtres, la porte d'entrée, la tuyauterie, les cloisons, le casier et la cour.
• La frontière détermine qui entretient, qui paie les réparations et qui décide d'un changement.
• Les documents l'emportent sur le bon sens, sur les habitudes du vendeur et sur les impressions du courtier.
• Le notaire lit les documents avec vous ; le syndicat dit comment les choses se passent en pratique.
• Une fiche remplie avec les sources des réponses évite de tout reprendre plus tard.

Votre plan d'action

1. Listez les éléments qui vous intriguent : balcon, stationnement, fenêtres, porte, tuyauterie, casier, cour.
2. Demandez les documents de l'immeuble à votre courtier ou au syndicat (chapitre 4).
3. Recopiez la fiche de la section 3.4 et remplissez ce que les documents disent clairement.
4. Notez les cases vides : chacune devient une question.
5. Apportez la fiche à votre notaire et faites-la remplir avec lui, ligne par ligne.
6. Posez au syndicat, par écrit, les questions de pratique : entretien, réparations, décisions.
7. Avant tout changement qui touche l'extérieur ou ce qui est partagé, demandez par écrit.
8. Conservez les réponses dans votre tableau de suivi (chapitre 10).

Questions à poser

Au notaire :

• Que comprend ma partie privative, selon les documents de mon immeuble ?
• Mon balcon, mon stationnement et mon casier sont-ils privatifs ou communs à usage restreint ?
• Comment les fenêtres, la porte d'entrée, la tuyauterie et les conduits sont-ils classés ?

Au syndicat :

• Qui entretient les balcons, les stationnements et les casiers, et qui paie leurs réparations ?
• Un changement de fenêtre ou de porte demande-t-il une décision du groupe ?
• Quels travaux sont prévus sur les parties communes ?

À votre courtier :

• Quels documents me permettront de vérifier le classement des espaces rattachés à ma fraction ?
• Les espaces qui m'intéressent sont-ils mentionnés dans la description de l'immeuble ?

À votre assureur :

• Qu'est-ce que mon assurance couvre à l'intérieur de mon logement, et qu'est-ce qu'elle ne couvre pas ?

Vérifiez vos acquis

1. Quelles sont les trois zones d'un immeuble en copropriété ?
2. Pourquoi l'intuition (« ce qui est dedans est à moi ») n'est-elle pas toujours fiable ?
3. Citez trois éléments qui prêtent à confusion et expliquez pourquoi.
4. Qu'est-ce qu'une partie commune à usage restreint ?
5. Pourquoi les documents de l'immeuble comptent-ils plus que les habitudes du vendeur ?
6. Que faire avant de changer vos fenêtres ?

Réponses

1. Le privé (à vous seul), le commun (à tous) et le commun à usage restreint (à tous, mais réservé à un ou à quelques copropriétaires).
2. Parce que les documents de l'immeuble classent chaque élément, parfois contre l'intuition : un élément à l'intérieur peut rester commun, et deux immeubles voisins peuvent traiter un balcon ou une fenêtre différemment.
3. Par exemple le balcon (privé ou commun à usage restreint), les fenêtres (enveloppe de l'immeuble) et la tuyauterie (une partie dessert plusieurs logements). Dans chaque cas, la réponse est dans les documents.
4. Une partie commune dont l'usage est réservé à un ou à quelques copropriétaires, comme un balcon ou une cour attenante.
5. Parce que les habitudes ne sont pas des documents : un vendeur ne connaît que sa propre pratique, alors que les documents fixent le classement de façon vérifiable.
6. Demander au syndicat, par écrit, comment les fenêtres sont classées et qui peut décider du remplacement, et faire lire les documents par un notaire si le doute persiste.

Pour aller plus loin

• Code civil du Québec — la principale loi qui encadre la copropriété d'un immeuble ; à consulter avec un notaire ou un avocat, qui l'appliquent à votre immeuble.
• Votre notaire — pour lire avec vous les documents de l'immeuble et classer chaque espace.
• Votre syndicat de copropriétaires — pour l'entretien et les réparations en pratique.
• Dans cette collection : → livres I4 et I5 pour les assurances et la vie quotidienne dans l'immeuble.

Chapitre 4 — Les documents de l'immeuble et leur utilité

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Laurence et Étienne ont décidé de passer de l'envie à la vérification. Leur courtier leur a dit que l'immeuble avait « tous ses papiers en règle ». Ils aimeraient bien savoir lesquels, et à quoi ils servent. Étienne propose de faire une liste. Laurence ajoute qu'une liste ne suffit pas : il faut aussi savoir qui détient chaque document, comment le demander et, surtout, comment le lire sans se perdre.

C'est le sujet de ce chapitre. Une copropriété produit des documents, beaucoup de documents, et chacun répond à une question différente : comment l'immeuble est organisé, quelles sont les règles de vie, qu'est-ce qui a été décidé, combien coûte l'immeuble, dans quel état il se trouve. Ce chapitre les présente par utilité, sans décrire leur contenu légal. Il vous aide à les repérer, à les demander et à préparer vos questions. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• nommer les principaux documents d'un immeuble en copropriété et dire à quoi chacun sert ;
• savoir qui détient chaque document et à qui le demander ;
• demander les documents par écrit et vous organiser pour les lire ;
• repérer, dans un document, les passages qui méritent une question ;
• distinguer ce qu'un document vous montre de ce qu'il ne vous dit pas, et savoir quand le faire lire par un notaire.

Pourquoi c'est important

Un immeuble en copropriété se connaît par ses documents. La visite d'un logement montre la lumière et les rangements ; elle ne montre ni les règles de vie, ni les décisions prises par les copropriétaires, ni la situation financière du groupe, ni l'état de l'immeuble. Tout cela est consigné ailleurs, dans des documents que vous avez intérêt à connaître avant de vous engager.

Les documents servent aussi après l'achat. Un copropriétaire qui sait où se trouve le règlement de son immeuble, qui a gardé les procès-verbaux des rencontres et qui comprend son budget est mieux préparé : devant un avis, une facture ou un désaccord, il sait où chercher.

Enfin, une copropriété réunit plusieurs personnes autour d'un même immeuble. Les documents sont la mémoire du groupe. Ils disent ce qui a été convenu, ce qui a été décidé et ce qui est prévu. Les ignorer, c'est acheter sans savoir dans quoi l'on s'engage.

Ce chapitre ne dit pas ce que contient chaque document dans votre immeuble : cela dépend de chacun. Il vous donne les repères pour les demander et les lire, et il rappelle que tout ce qui est juridique se confirme auprès d'un notaire ou d'un avocat.

4.1 Pourquoi tant de documents

Un groupe, une mémoire écrite

Dans une maison individuelle, le propriétaire décide seul et garde ses propres papiers. En copropriété, plusieurs personnes doivent s'entendre sur des choses qui les concernent toutes. Pour que l'entente tienne dans le temps, elle s'écrit : comment l'immeuble est divisé, quelles règles chacun respecte, qui décide de quoi, combien chacun contribue. Chaque réponse a son document.

Cette abondance de documents peut décourager. L'astuce est de les regarder par utilité plutôt que par titre. Quatre questions suffisent pour les ranger.

1. Comment l'immeuble est-il organisé ? La réponse est dans les documents de base.
2. Quelles sont les règles de vie ? La réponse est dans le règlement de l'immeuble.
3. Qu'est-ce qui a été décidé, et qu'est-ce qui est prévu ? La réponse est dans les procès-verbaux et les documents de planification.
4. Combien coûte l'immeuble, et dans quel état est-il ? La réponse est dans le budget, les états financiers et les documents sur l'entretien.

L'ESSENTIEL — quatre questions, quatre familles de documents

Comment est-ce organisé ? Quelles sont les règles ? Qu'est-ce qui a été décidé ? Combien ça coûte et dans quel état est l'immeuble ? Chaque document répond à l'une de ces questions. Si vous savez laquelle vous posez, vous savez quel document demander.

Ce qu'un document montre, et ce qu'il ne montre pas

Un document est une photographie à un moment donné. Un procès-verbal vous dit ce qui a été décidé à une rencontre, pas ce qui a été fait depuis. Un budget vous dit ce qui est prévu, pas ce qui sera réellement dépensé. Un règlement vous dit comment l'immeuble est censé fonctionner, pas toujours comment il fonctionne en pratique.

Lisez donc chaque document avec une double question : que dit-il ? et qu'est-ce qu'il ne dit pas ? C'est de cette seconde question que naissent les bonnes demandes : un procès-verbal qui mentionne un projet de travaux, mais aucun document qui en précise le coût ; un budget qui prévoit une réserve, mais aucun document qui en montre le montant réel.

Qui détient quoi

Le syndicat est la première porte à laquelle frapper pour les documents de la vie courante de l'immeuble : on s'adresse à son conseil d'administration ou à la personne ou à l'entreprise qui administre l'immeuble. Votre notaire peut aussi vous aider à obtenir certains documents de base au moment d'un achat. Pour savoir exactement où se trouve chaque document dans votre cas, la meilleure démarche est de poser la question au syndicat, par écrit.

4.2 Les documents de la copropriété et leur rôle

Le tableau d'ensemble

Voici les documents principaux, présentés par utilité. Ce tableau est une carte : il décrit le rôle de chaque document, non son contenu précis, qui varie d'un immeuble à l'autre.

Les sections suivantes reprennent chaque famille avec un mot sur ce qu'on y cherche.

Les documents de base : l'organisation de l'immeuble

DÉFINITION — la déclaration de copropriété

Le document de base de l'immeuble. Il décrit comment l'immeuble est divisé en parties privatives et communes, et pose les grands principes de fonctionnement. On entend aussi parler d'acte constitutif ; le notaire peut vous dire comment les documents de votre immeuble s'appellent. Il se lit avec l'aide d'un notaire, parce que son sens précis dépend de l'immeuble.

C'est entre autres dans ce document que l'on cherche la réponse aux questions du chapitre 3 : qu'est-ce qui est privatif ? qu'est-ce qui est commun ? qu'est-ce qui est commun à usage restreint ? Pour un acheteur, c'est le premier document à demander. Pour un copropriétaire, c'est le document de référence quand une question de frontière se présente.

Ne vous découragez pas devant un document long ou rédigé dans un langage de juriste. Vous n'avez pas à le comprendre seul. Vous pouvez en repérer les titres, noter ce qui vous intrigue et apporter vos questions à votre notaire.

Le règlement de l'immeuble : les règles de vie

DÉFINITION — le règlement de l'immeuble

Les règles de vie de l'immeuble, adoptées par les copropriétaires. Elles touchent à l'usage des espaces, au comportement des occupants et à la vie quotidienne. À qui elles s'appliquent, locataires compris, est une question pour le notaire.

C'est le document qui répond à des questions très pratiques : peut-on avoir un animal ? peut-on faire des travaux à toute heure ? comment utiliser la salle commune ? Ces réponses se trouvent dans le règlement de votre immeuble, et non dans un livre général. Pour un acheteur, c'est un document à lire avant l'offre : si une règle vous paraît incompatible avec votre mode de vie, mieux vaut le savoir avant de signer. Pour approfondir la vie quotidienne, voir → livre I5 (Vivre en copropriété).

CAS CONCRET — dossier fictif

Laurence et Étienne ont un chat. Ils lisent le règlement de l'immeuble qu'ils visitent, et ils notent le passage qui parle des animaux. Ils ne sont pas certains de bien le comprendre. Ils posent la question au syndicat, par écrit, et en parlent à leur notaire. C'est la bonne façon de procéder : une question aussi pratique mérite une réponse claire avant l'offre.

Les procès-verbaux : la mémoire des décisions

DÉFINITION — le procès-verbal

Le compte rendu écrit d'une rencontre des copropriétaires ou du conseil d'administration. Il garde la trace de ce qui a été discuté, de ce qui a été décidé et de qui était présent. Les procès-verbaux récents donnent une image de la vie de l'immeuble.

Lire quelques procès-verbaux récents permet de répondre à des questions comme celles-ci : de quoi parlent les copropriétaires ? Y a-t-il des désaccords ? Des travaux sont-ils discutés ? Des problèmes reviennent-ils d'une rencontre à l'autre ? Un procès-verbal ne vous dit pas tout, mais il vous donne la température de l'immeuble. Le chapitre 7 explique comment en lire un.

Le budget et les états financiers : l'argent

DÉFINITION — le budget

Le document qui présente les dépenses prévues de l'immeuble pour une période et la contribution demandée aux copropriétaires pour les couvrir. Il se lit avec les états financiers, qui montrent ce qui a réellement été dépensé.

Le budget dit ce qui est prévu ; les états financiers disent ce qui s'est passé. Mis côte à côte, ils révèlent si l'immeuble tient ses prévisions ou s'il y a des écarts. Le chapitre 6 vous apprend à les lire en quelques minutes.

L'entretien et l'assurance : l'état de l'immeuble

Deux autres familles de documents complètent le portrait.

• Le carnet d'entretien et les documents de planification des travaux. Ils renseignent sur l'état de l'immeuble et sur les gros travaux à venir. Ils aident à comprendre comment le syndicat se prépare à les financer. Le livre → I3 (Charges, fonds de prévoyance et Loi 16) approfondit le sujet.
• Les documents d'assurance de l'immeuble. Ils montrent quelles protections le syndicat a prises pour l'immeuble. Le chapitre 8 explique ce qu'on peut en demander, et → livre I4 (Assurances, sinistres et responsabilités) approfondit.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le notaire, pour lire avec vous la déclaration de copropriété et le règlement de l'immeuble, et vous dire ce qu'ils signifient pour votre achat. Le syndicat, pour obtenir les documents de la vie courante : procès-verbaux, budget, états financiers, carnet d'entretien, assurances. Le courtier, pour savoir quels documents demander à titre d'acheteur et comment les demander. Pour la liste précise de ce qu'un vendeur doit fournir, la question va au courtier et au notaire.

4.3 Où les demander et comment les lire

Demander par écrit

Que vous soyez acheteur ou copropriétaire, la démarche est la même : demandez par écrit. Une demande écrite précise ce que vous voulez, laisse une trace et peut être montrée à un professionnel. Voici un modèle de courrier, à adapter.

LE FORMULAIRE — une demande de documents au syndicat, à adapter

Objet : demande de documents de l'immeuble

Bonjour,

Je suis [copropriétaire de la fraction située au … / acheteur potentiel d'une fraction située au …]. J'aimerais consulter ou obtenir une copie des documents suivants :

1. La déclaration de copropriété et le règlement de l'immeuble ; 2. Les procès-verbaux des dernières rencontres des copropriétaires et du conseil ; 3. Le budget de l'année en cours et les derniers états financiers ; 4. Le carnet d'entretien et tout document de planification des travaux ; 5. Les documents d'assurance de l'immeuble.

Pourriez-vous me dire comment les consulter, dans quel délai, et si des frais s'appliquent ? Je vous remercie de me répondre par écrit.

(Vos nom, coordonnées et date.)

Ce courrier ne demande aucune opinion : il demande des documents et des modalités. Une demande claire se traite plus facilement qu'une question vague. Si vous êtes acheteur, votre courtier peut transmettre la demande. Si le syndicat tarde, gardez la trace de vos relances.

Une demande qui passe par le courtier

Quand vous achetez, la demande de documents peut passer par le courtier du vendeur ou par le vôtre. Dites-lui précisément ce que vous voulez voir, sans vous contenter de tous les documents. Demandez-lui aussi comment ils vous seront remis et dans quel délai. Les documents d'une transaction en copropriété, et les moments où il faut les avoir, sont abordés dans → livre D7 (Acheter en copropriété divise) et → livre I6 (Acheter et vendre en copropriété). Ici, retenez simplement qu'il faut poser la question et lire attentivement ce que vous recevez.

CÔTÉ COURTIER — un intermédiaire utile

Votre courtier peut demander les documents, vous les transmettre et vous indiquer ceux qui manquent. Ce qu'ils signifient sur le plan juridique est une question pour le notaire. Un bon courtier le dit lui-même.

Comment lire un document sans se perdre

Devant un document long, voici une méthode en cinq gestes.

1. Lisez la table des matières ou les titres. Elle donne la carte du document.
2. Repérez ce qui vous concerne en priorité. Pour un acheteur : l'organisation de l'immeuble, les règles de vie, les finances. Pour un copropriétaire : ce qui touche la question du moment.
3. Soulignez ce que vous ne comprenez pas. Chaque passage souligné devient une question.
4. Notez les mots clés. Comparez-les avec le lexique du chapitre 2.
5. Apportez vos questions au notaire (pour le sens) et au syndicat (pour la pratique).

ATTENTION — ne devinez pas le sens d'un passage juridique

Un passage qui vous paraît clair peut avoir une portée que vous ne soupçonnez pas, et un passage qui vous paraît obscur peut être sans conséquence. Ne tirez pas de conclusion seul. Un document de portée juridique se fait lire par un notaire ou un avocat avant de décider.

Ce que vous pouvez comparer

Les documents prennent de la valeur quand on les met côte à côte. Voici quelques recoupements utiles.

• Procès-verbaux et budget. Un projet de travaux discuté en rencontre apparaît-il dans le budget ou dans le carnet d'entretien ?
• Budget et états financiers. Les dépenses réelles ressemblent-elles aux prévisions ?
• Règlement et pratique. Les règles de vie sont-elles appliquées ? Les procès-verbaux mentionnent-ils des difficultés ?
• Carnet d'entretien et âge de l'immeuble. Les gros éléments à renouveler sont-ils au programme ?

Ces recoupements ne vous donnent pas des réponses définitives. Ils vous donnent des questions, et c'est l'essentiel.

4.4 Les questions à poser sur chaque document

Un document, quelques questions

Voici, pour chaque famille de documents, les questions qui valent la peine d'être posées. Elles sont à adapter. Les questions de sens vont au notaire, celles de pratique au syndicat.

Sur la déclaration de copropriété :

• Que dit ce document de ce qui est privatif, commun, commun à usage restreint ?
• Y a-t-il eu des modifications depuis son établissement, et où les trouver ?
• Que faut-il en retenir pour mon achat ou pour ma situation ?

Sur le règlement de l'immeuble :

• Quelles règles touchent mon mode de vie (animaux, travaux, bruit, location, usage des espaces communs) ?
• Le règlement a-t-il été modifié récemment ?
• Comment les règles sont-elles appliquées en pratique ?

Sur les procès-verbaux :

• Quels sujets reviennent d'une rencontre à l'autre ?
• Quelles décisions ont été prises, et ont-elles été mises en œuvre ?
• Des désaccords ou des contestations sont-ils mentionnés ?

Sur le budget et les états financiers :

• Quelles dépenses composent le budget ?
• Les dépenses réelles correspondent-elles aux prévisions ?
• Existe-t-il des projets de travaux qui changeraient le budget ?

Sur le carnet d'entretien :

• Quels gros éléments de l'immeuble approchent de leur remplacement ?
• Comment le syndicat prévoit-il de les financer ?

Sur les documents d'assurance :

• Quelles protections l'immeuble a-t-il prises ?
• Que faut-il que je prévoie, de mon côté, auprès de mon assureur ?

CAS CONCRET — dossier fictif

Laurence et Étienne reçoivent ensuite un dossier de documents. Ils ne lisent pas tout d'un trait. Ils commencent par le règlement, qui touche leur quotidien, puis par deux procès-verbaux récents, pour sentir l'atmosphère de l'immeuble. Ils notent cinq questions sur une feuille, une par document. Ils prennent rendez-vous avec leur notaire pour les parcourir ensemble. Ils comprennent que lire n'est pas tout comprendre : c'est préparer une conversation.

Un tableau de suivi des documents

Pour ne rien perdre, voici un tableau à recopier. Il vous aide à savoir ce que vous avez demandé, ce que vous avez reçu et ce qui reste à obtenir.

Remplissez-le au fur et à mesure. Il vous servira aussi bien à préparer un achat qu'à suivre la vie de votre immeuble une fois propriétaire. Le chapitre 10 en propose une version plus complète.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le notaire, pour lire avec vous les documents de portée juridique et dire ce qu'ils signifient pour vous. Le syndicat, pour obtenir les documents de la vie courante et répondre aux questions de pratique. Un comptable, si les états financiers vous laissent des questions que ni le syndicat ni le notaire ne peuvent éclaircir. L'avocat, si un désaccord ou une situation délicate ressort des procès-verbaux. Gardez toutes les réponses par écrit.

Les erreurs qui coûtent cher

• Acheter sans avoir lu le règlement de l'immeuble. Une règle incompatible avec votre mode de vie, découverte après la signature, se découvre trop tard.
• Se contenter de la parole du vendeur ou du courtier. Les documents sont la source ; les paroles passent.
• Demander oralement. Une demande écrite laisse une trace et précise ce que vous voulez.
• Lire un document sans l'aide d'un professionnel quand il est de portée juridique. Un passage mal compris peut coûter cher.
• Ne lire que le dernier procès-verbal. Plusieurs rencontres donnent une meilleure image que la seule dernière.
• Ne pas comparer le budget et les états financiers. Le budget dit ce qui est prévu ; les états financiers, ce qui s'est passé.
• Oublier de demander le carnet d'entretien. Il renseigne sur les gros travaux à venir, qui touchent le portefeuille de tous.
• Ne pas garder les documents reçus. Vous en aurez besoin plus tard, comme propriétaire ou comme vendeur.

À retenir

• Un immeuble en copropriété se connaît par ses documents, pas seulement par la visite d'un logement.
• Quatre questions rangent les documents : comment c'est organisé, quelles sont les règles, qu'est-ce qui a été décidé, combien ça coûte et dans quel état.
• Les documents principaux sont la déclaration de copropriété, le règlement, les procès-verbaux, le budget, les états financiers, le carnet d'entretien et les documents d'assurance.
• Le syndicat est la première porte pour les documents de la vie courante ; le notaire aide à lire ceux qui ont une portée juridique.
• Demandez par écrit, gardez la trace, lisez avec une méthode et notez vos questions.
• Un document est une photographie : demandez toujours ce qu'il ne dit pas.
• Ne devinez jamais le sens d'un passage juridique.

Votre plan d'action

1. Écrivez au syndicat en vous servant du modèle de la section 4.3, ou faites passer la demande par votre courtier.
2. Recopiez le tableau de suivi de la section 4.4 et notez les dates de demande.
3. À la réception, classez les documents et marquez ce qui est lu et non lu.
4. Lisez d'abord le règlement et quelques procès-verbaux récents, puis le budget et les états financiers.
5. Soulignez ce que vous ne comprenez pas et transformez chaque passage en question.
6. Prenez rendez-vous avec un notaire pour parcourir avec lui les documents de portée juridique.
7. Posez au syndicat, par écrit, les questions de pratique.
8. Conservez tous les documents et réponses dans votre dossier (chapitre 10).

Questions à poser

Au syndicat :

• Où et comment puis-je consulter la déclaration de copropriété, le règlement, les procès-verbaux, le budget, les états financiers et le carnet d'entretien ?
• Dans quel délai et avec quels frais éventuels les documents me seront-ils remis ?
• Quels documents d'assurance de l'immeuble puis-je obtenir ?

Au courtier :

• Quels documents de l'immeuble puis-je consulter avant de faire une offre ?
• Pouvez-vous transmettre ma demande de documents et me dire ce qui manque ?

Au notaire :

• Pouvez-vous lire avec moi la déclaration de copropriété et le règlement de l'immeuble ?
• Que dois-je retenir de ces documents pour mon achat ?
• Que me manque-t-il pour avoir une image complète de l'immeuble ?

À un comptable, si besoin :

• Pouvez-vous m'aider à lire les états financiers du syndicat ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi une copropriété produit-elle autant de documents ?
2. Quelles quatre questions permettent de ranger les documents ?
3. À quoi sert le règlement de l'immeuble, et pourquoi le lire avant d'acheter ?
4. Quelle différence y a-t-il entre le budget et les états financiers ?
5. Pourquoi demander les documents par écrit ?
6. Que faire quand un passage juridique vous paraît obscur ?

Réponses

1. Parce que plusieurs personnes doivent s'entendre sur des choses qui les concernent toutes : l'organisation de l'immeuble, les règles, les décisions, l'argent. Pour que l'entente tienne dans le temps, elle s'écrit.
2. Comment l'immeuble est organisé, quelles sont les règles de vie, ce qui a été décidé et prévu, et combien coûte l'immeuble et dans quel état il se trouve.
3. Il fixe les règles de vie de l'immeuble. Le lire avant d'acheter permet de savoir si ces règles s'accordent avec votre mode de vie.
4. Le budget montre ce qui est prévu ; les états financiers montrent ce qui a réellement été dépensé et la situation du syndicat.
5. Parce qu'une demande écrite précise ce que vous voulez, laisse une trace et peut être montrée à un professionnel.
6. Ne pas deviner : noter le passage, le faire lire par un notaire ou un avocat, et poser vos questions de pratique au syndicat.

Pour aller plus loin

• Code civil du Québec — la principale loi qui encadre la copropriété d'un immeuble ; à consulter avec un notaire ou un avocat, qui l'appliquent à votre immeuble.
• Votre notaire — pour lire les documents de portée juridique.
• Votre syndicat de copropriétaires — pour obtenir les documents de la vie courante de l'immeuble.
• Dans cette collection : → livres D7 et I6 pour la démarche d'achat et les documents d'une transaction en copropriété.

Chapitre 5 — Qui fait quoi dans l'immeuble

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Mireille a emménagé dans son appartement il y a peu de temps. Un matin, elle remarque une tache d'humidité au plafond du corridor, devant sa porte. Elle se demande à qui le dire. Au concierge, s'il y en a un ? À un voisin qui siège au conseil ? Au gestionnaire dont le nom figure sur un babillard ? Elle hésite, et elle se rend compte qu'elle ne sait pas vraiment qui fait quoi dans l'immeuble où elle vient de s'installer.

Cette hésitation est naturelle pour un nouveau copropriétaire, et elle se règle facilement quand on connaît les rôles. Ce chapitre présente, en termes d'usage, les personnes et les groupes qui font vivre un immeuble en copropriété : le syndicat et son conseil, les copropriétaires et l'assemblée, les gestionnaires et les autres intervenants. Il ne décrit aucune règle de pouvoir, de majorité ou de responsabilité : ces sujets relèvent des documents de l'immeuble et du notaire ou de l'avocat. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• décrire le rôle du syndicat, du conseil d'administration et des administrateurs ;
• dire ce que les copropriétaires et l'assemblée font ensemble ;
• situer les gestionnaires et les autres intervenants possibles ;
• savoir à qui vous adresser selon la nature de votre question ;
• préparer un petit tableau des personnes à joindre dans votre immeuble.

Pourquoi c'est important

Un problème qui n'est pas signalé à la bonne personne reste un problème. Une tache d'humidité qui dure, un bruit qui revient, une porte qui ne ferme plus : chaque signalement mal dirigé fait perdre du temps et laisse la situation s'aggraver. À l'inverse, savoir à qui s'adresser permet de régler plus vite les petites choses et de les empêcher de devenir de grosses.

Savoir qui fait quoi aide aussi à comprendre comment les décisions se prennent. Un copropriétaire qui sait, selon les documents de son immeuble, quelles décisions se prennent en conseil et lesquelles en assemblée sait où et quand faire entendre sa voix. Il sait aussi quand il vaut mieux écrire au conseil et quand il vaut mieux préparer une intervention à la prochaine rencontre.

Enfin, pour un acheteur, la façon dont l'immeuble est administré est une information précieuse. Un groupe qui sait qui fait quoi, qui se rencontre, qui répond aux demandes, est un groupe avec lequel il est plus simple de vivre. Poser des questions à ce sujet avant d'acheter, c'est lire l'immeuble par ses habitudes.

Ce chapitre ne dit pas ce que chaque personne a le droit ou le devoir de faire : cela dépend des documents de l'immeuble. Il décrit les rôles pour que vous sachiez quoi demander.

5.1 Le syndicat et son conseil

Le syndicat : le groupe de tous les copropriétaires

Le syndicat n'est pas quelqu'un d'extérieur : c'est le groupe de tous les copropriétaires. Quand vous devenez propriétaire d'une fraction, vous devenez membre du syndicat. Quand on dit que le syndicat a décidé, cela signifie que le groupe des copropriétaires a décidé, selon la manière prévue par les documents de l'immeuble.

Le syndicat s'occupe de ce qui est commun : l'entretien des parties communes, la gestion de l'argent de l'immeuble, la préparation des rencontres, les assurances de l'immeuble. Ce sont des tâches collectives, qu'il faut bien confier à des personnes. D'où le conseil.

Le conseil d'administration : l'équipe du quotidien

DÉFINITION — le conseil d'administration

Un petit groupe de personnes, choisies pour s'occuper de l'administration courante de l'immeuble au nom de tous les copropriétaires. Ce qu'il fait au juste se lit dans les documents de l'immeuble. On parle aussi simplement du conseil.

Dans la vie de l'immeuble, le conseil est l'interlocuteur le plus direct. C'est à lui que s'adressent les demandes de la vie courante. Chacun de ses membres est un administrateur. Qui peut siéger, combien de personnes composent le conseil, pour combien de temps et selon quelles règles : toutes ces questions se trouvent dans les documents de l'immeuble et se confirment auprès d'un notaire.

Un point à noter : les administrateurs s'occupent de l'immeuble pour l'ensemble du groupe, et leur temps est compté. Une demande claire, polie et écrite est plus facile à traiter qu'une demande vague ou formulée dans l'urgence.

Ce que fait le conseil, en termes d'usage

Sans entrer dans ce que la loi ou les documents lui permettent ou exigent, voici les tâches qu'on associe au conseil dans la vie courante d'un immeuble :

• recevoir les messages et les demandes des copropriétaires ;
• suivre l'état de l'immeuble et organiser les réparations courantes ;
• préparer le budget et le présenter aux copropriétaires ;
• convoquer les rencontres des copropriétaires et en préparer l'ordre du jour ;
• tenir le registre des décisions, avec l'aide d'une personne qui prend les notes ;
• travailler avec les professionnels et les entreprises que l'immeuble engage.

L'ESSENTIEL — le conseil, première porte

Pour une question de la vie courante de l'immeuble, la première porte est le conseil d'administration ou la personne que le syndicat désigne pour répondre aux demandes. Adressez-lui un message clair, par écrit, et gardez-en une copie.

Comment joindre le conseil

Dans chaque immeuble, la façon de joindre le conseil est différente : une adresse courriel, un formulaire, un babillard, une boîte aux lettres, un gestionnaire qui sert d'intermédiaire. Si vous ne savez pas comment faire, la première question à poser est justement celle-là. Elle peut aller à un voisin, au gestionnaire s'il y en a un, ou à un membre du conseil que vous connaissez.

CAS CONCRET — dossier fictif

Mireille ne sait pas comment joindre le conseil. Elle demande à un voisin qui s'occupe des demandes courantes. Il lui donne l'adresse courriel à laquelle écrire. Mireille envoie un message clair : il y a une tache d'humidité au plafond du corridor devant l'appartement de [numéro]. Elle semble s'étendre. Pouvez-vous me dire qui s'en occupe et si une vérification est prévue ? Elle garde une copie de son message.

5.2 Les copropriétaires et l'assemblée

Vous, un des membres du groupe

En tant que copropriétaire, vous avez une double position : vous êtes propriétaire de votre logement, et vous faites partie du groupe qui administre l'immeuble. Cela ne signifie pas que vous devez tout faire, mais que vous avez une voix. Vous pouvez poser des questions et demander à consulter des documents ; la participation aux rencontres et la possibilité de siéger au conseil se confirment dans les documents de l'immeuble.

Le degré de participation varie d'une personne à l'autre. Certains préfèrent suivre de loin ; d'autres s'impliquent davantage. Chacun fait selon son temps et son intérêt. Le minimum utile, pour tout copropriétaire, est de lire les avis qu'il reçoit, de comprendre son budget et d'assister de temps en temps aux rencontres.

L'assemblée : la rencontre de tous

DÉFINITION — l'assemblée des copropriétaires

La rencontre où les copropriétaires se réunissent pour discuter de la situation de l'immeuble, prendre certaines décisions et élire les personnes du conseil. On parle aussi d'assemblée générale ou de rencontre des copropriétaires. Elle est annoncée par un avis de convocation.

Si le conseil est l'équipe du quotidien, l'assemblée est le rendez-vous de tout le groupe. C'est là que les copropriétaires reçoivent des nouvelles de l'immeuble, posent des questions au conseil et prennent, ensemble, les décisions qui leur reviennent. Quelles décisions, et selon quelles conditions : voilà une question que seuls les documents de l'immeuble et un professionnel peuvent trancher. Le chapitre 7 vous aide à vous préparer à une rencontre, et → livre I2 (Le syndicat, le conseil et l'assemblée) approfondit le sujet.

Comment les décisions se prennent, en pratique

On entend parler, dans la vie d'un immeuble, de décisions du quotidien et de décisions plus importantes pour tout le groupe ; qui prend lesquelles ne se présume pas.

• Les décisions du quotidien : réparer un élément courant, répondre à une demande, choisir un fournisseur pour une tâche simple. Qui les prend dans votre immeuble ?
• Les décisions importantes pour tout le groupe : approuver un budget, élire le conseil, décider de gros travaux. Qui les prend, et selon quelles conditions ?

Où passe la limite entre les deux, et ce qui est exigé pour chaque décision, se lit dans les documents de l'immeuble. Ne présumez pas : demandez. Savoir si votre question relève du conseil ou de l'assemblée vous évite de frapper à la mauvaise porte.

ATTENTION — ne présumez pas de qui peut décider quoi

Un copropriétaire qui fait faire seul un changement qui touche l'immeuble, ou qui croit qu'une personne du conseil peut décider à elle seule de tout, risque de se tromper. Les règles de décision sont propres à chaque immeuble. Posez la question au syndicat, par écrit, et faites-vous éclairer par un notaire ou un avocat si l'enjeu est important.

Les copropriétaires qui louent leur logement

Certains copropriétaires ne vivent pas dans leur logement et le louent. Ils restent copropriétaires, avec ce que cela comporte. Leur locataire, lui, vit dans l'immeuble sans faire partie du syndicat. Dans la vie courante, qui reçoit les avis et qui assiste aux rencontres dans ce cas se confirme auprès du syndicat. Si vous êtes locataire dans un immeuble en copropriété, votre premier interlocuteur est votre propriétaire, qui s'adressera au besoin au syndicat. Si vous êtes copropriétaire et louez votre logement, informez votre locataire de ce qui le concerne, comme les règles de vie de l'immeuble, après avoir vérifié lesquelles lui sont applicables avec le syndicat ou un notaire.

5.3 Les gestionnaires et autres intervenants

Quand le groupe se fait aider

Administrer un immeuble demande du temps et des compétences. Certains syndicats font appel à des professionnels ou à des entreprises. Tous les immeubles n'ont pas les mêmes ressources, et ce que l'on trouve dans l'un peut être absent de l'autre. Voici les intervenants que vous pourriez rencontrer.

• Le gestionnaire. Une personne ou une entreprise engagée par le syndicat pour l'aider dans l'administration : suivi des paiements, relations avec les fournisseurs, organisation des travaux, envoi des avis. Il travaille pour le syndicat.
• Le concierge ou la personne responsable de l'entretien. Elle s'occupe du quotidien : propreté des espaces communs, petites réparations, surveillance.
• Le comptable. Il prépare les documents financiers du syndicat, comme les états financiers.
• Les entreprises de travaux et les entrepreneurs. Ils réalisent les réparations et les rénovations décidées par le syndicat.
• Les professionnels de la construction. Ingénieurs, architectes ou autres spécialistes de l'immeuble, que le syndicat consulte pour des questions techniques.
• L'assureur et le courtier d'assurance du syndicat. Ils aident à protéger l'immeuble.
• L'avocat et le notaire du syndicat. Ils conseillent le syndicat sur ses questions juridiques.

DÉFINITION — le gestionnaire

Une personne ou une entreprise à qui le syndicat confie une partie de l'administration de l'immeuble. Le gestionnaire travaille pour le syndicat ; il ne remplace pas le groupe des copropriétaires ni son conseil.

Ce que cela change pour vous

Un gestionnaire peut être votre premier contact : c'est lui qui répond au téléphone, envoie les avis et reçoit les demandes. Mais il ne décide pas à la place du syndicat. Pour une décision qui relève du groupe, le gestionnaire transmet au conseil, et le conseil, au besoin, à l'assemblée.

Quand vous avez affaire à un gestionnaire, trois questions simples aident à clarifier la situation : qui êtes-vous pour l'immeuble ? À qui rendez-vous des comptes ? Que pouvez-vous régler seul, et que transmettez-vous au conseil ?

Les différents contacts, selon la question

Selon la nature de votre question, la bonne porte change. Voici un tableau pour vous orienter. Il est indicatif : dans votre immeuble, la répartition peut être différente.

CÔTÉ COURTIER — un guide pour connaître l'immeuble

Si vous achetez, votre courtier peut vous aider à poser les questions sur la façon dont l'immeuble est administré : y a-t-il un gestionnaire ? un concierge ? Qui répond aux demandes ? Ce que les documents exigent juridiquement est une question pour le notaire, mais le courtier sait quoi demander pour avoir une image pratique de l'immeuble.

Les limites de ce qu'un intervenant peut vous dire

Chaque intervenant a un champ de compétence. Le gestionnaire connaît l'administration courante, le concierge connaît le bâtiment, le courtier connaît la transaction, l'assureur connaît les protections. Pour interpréter un document ou une question de responsabilité entre voisins, la personne à consulter est le notaire ou l'avocat.

Si un intervenant sort de son champ en vous donnant une réponse à une question juridique, demandez-lui s'il peut la confirmer par écrit, et vérifiez auprès d'un notaire ou d'un avocat avant d'agir.

5.4 Les questions à poser pour savoir à qui s'adresser

Un petit annuaire de votre immeuble

La meilleure protection contre l'hésitation de Mireille est un petit annuaire des personnes à joindre. Il tient sur une page. Voici un modèle à recopier et à remplir.

Ne vous inquiétez pas si des lignes restent vides : un immeuble n'a pas nécessairement tous ces intervenants. Remplissez ce que vous trouvez, et notez ce que vous ignorez.

Les questions à poser pour remplir l'annuaire

Pour chaque ligne, une question suffit.

Au conseil ou au syndicat :

• Comment vous joindre pour une question courante ? Une adresse, un formulaire, un babillard ?
• Y a-t-il un gestionnaire ? Quel est son rôle ?
• Y a-t-il un concierge ? Quand est-il présent ?
• Où trouver la liste des personnes du conseil ?

Au gestionnaire, s'il y en a un :

• Pour quelles questions dois-je vous contacter ?
• Que réglez-vous seul, et que transmettez-vous au conseil ?
• Dans quel délai répondez-vous à une demande écrite, et comment en suivre l'état ?

À un voisin ou à une personne du conseil :

• À qui s'adresser pour [le sujet] ?

À votre notaire :

• Pour quelles questions dois-je vous consulter plutôt que le syndicat ?

CAS CONCRET — dossier fictif

Mireille prend une heure un soir pour remplir son annuaire. Elle découvre qu'il y a un gestionnaire pour les paiements et les avis, et que les demandes sur les espaces communs vont au conseil. Elle sait désormais à qui écrire pour la tache d'humidité, et à qui s'adresser pour une question sur son budget. Elle affiche l'annuaire à l'intérieur d'une armoire, à portée de main.

Écrire un message qui se traite

Quelle que soit la personne à qui vous écrivez, un bon message aide à obtenir une réponse. Voici quelques conseils.

• Écrivez par écrit, même si vous avez déjà téléphoné. Le courriel ou la lettre laissent une trace.
• Soyez précis : où, quand, quoi, depuis combien de temps.
• Joignez une photo si elle aide à comprendre.
• Posez une question claire : pouvez-vous me dire qui s'en occupe et si une vérification est prévue ?
• Restez courtois. La personne qui lira votre message s'occupe de l'immeuble pour tout le groupe.
• Gardez une copie du message et de la réponse.
• Relancez poliment si aucune réponse ne vient, en mentionnant votre premier message.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le conseil d'administration ou le gestionnaire, pour les questions de la vie courante de l'immeuble. Le notaire, pour savoir ce que les documents de l'immeuble prévoient sur les pouvoirs et les responsabilités de chacun. L'avocat, en cas de désaccord sérieux ou de situation délicate. Votre assureur, pour votre propre protection. Questions types : à qui m'adresser pour ce type de question ? Qui peut décider de cela dans mon immeuble ?

Les erreurs qui coûtent cher

• Ne pas savoir à qui s'adresser. Un problème mal signalé dure plus longtemps. Faites votre annuaire dès l'arrivée.
• Prévenir seulement un voisin. Une conversation de corridor n'est pas un signalement. Écrivez à la bonne personne.
• Confondre le gestionnaire et le syndicat. Le gestionnaire aide ; le syndicat, c'est le groupe des copropriétaires.
• Présumer qu'une personne du conseil peut décider seule. Les règles de décision sont propres à chaque immeuble.
• Faire des changements qui touchent le commun sans demander. Un message écrit au conseil avant d'agir vaut mieux qu'une explication après coup.
• Ne jamais assister aux rencontres. Les décisions se prennent sans vous, et vous découvrez après coup ce qui a été décidé.
• Écrire un message vague ou agressif. Il se traite mal et envenime la situation.
• Prendre la réponse d'un intervenant pour un avis juridique. Faites confirmer par un notaire ou un avocat ce qui a une portée juridique.

À retenir

• Le syndicat est le groupe de tous les copropriétaires ; vous en faites partie.
• Le conseil d'administration est l'équipe du quotidien et la première porte pour les demandes courantes.
• L'assemblée réunit tous les copropriétaires pour les décisions qui touchent le groupe.
• Un gestionnaire peut aider le syndicat, mais il ne remplace ni le groupe ni son conseil.
• Selon votre question, la bonne porte change : conseil, gestionnaire, notaire, avocat, assureur.
• Un petit annuaire des personnes à joindre évite l'hésitation et fait gagner du temps.
• Un message écrit, précis et courtois reste la meilleure façon de se faire entendre.

Votre plan d'action

1. Recopiez l'annuaire de la section 5.4 sur une page.
2. Demandez au conseil ou à un voisin comment joindre le conseil, le gestionnaire et le concierge.
3. Remplissez ce que vous trouvez, et notez ce qui manque.
4. Lisez le dernier avis ou procès-verbal pour repérer les noms et les rôles.
5. Rédigez un modèle de message pour vos demandes courantes : lieu, date, description, question.
6. Gardez l'annuaire à portée de main et mettez-le à jour quand les personnes changent.
7. Notez dans votre tableau de suivi (chapitre 10) les demandes envoyées et les réponses reçues.

Questions à poser

Au conseil ou au syndicat :

• Comment vous joindre pour une question de la vie courante ?
• Qui compose le conseil, et comment sont désignées ces personnes ?
• Y a-t-il un gestionnaire, un concierge, d'autres intervenants ? Quels sont leurs rôles ?

Au gestionnaire :

• Que réglez-vous seul, et que transmettez-vous au conseil ?
• Comment suivre une demande que j'ai faite ?

À votre courtier, si vous achetez :

• Comment l'immeuble est-il administré en pratique ?
• Qui répond aux demandes des copropriétaires ?

À votre notaire :

• Qui peut décider de quoi dans mon immeuble, selon ses documents ?
• Dans quels cas dois-je vous consulter avant d'écrire au syndicat ?

Vérifiez vos acquis

1. Quelle différence y a-t-il entre le syndicat et le conseil d'administration ?
2. À quoi sert l'assemblée des copropriétaires ?
3. Qu'est-ce qu'un gestionnaire, et que ne fait-il pas ?
4. À qui Mireille doit-elle d'abord signaler la tache d'humidité au plafond du corridor ?
5. Pourquoi ne faut-il pas présumer qu'une personne du conseil décide seule ?
6. Que doit contenir un bon message adressé au conseil ?

Réponses

1. Le syndicat est le groupe de tous les copropriétaires ; le conseil d'administration est un petit groupe choisi pour s'occuper de l'administration courante au nom de tous.
2. À réunir tous les copropriétaires pour être informés, poser des questions, élire le conseil et prendre certaines décisions qui touchent le groupe.
3. Une personne ou une entreprise à qui le syndicat confie une partie de l'administration. Il agit au nom du syndicat et ne remplace ni le groupe ni son conseil.
4. Au conseil d'administration ou au gestionnaire, par écrit, avec une description claire et une question précise.
5. Parce que les règles de décision sont propres à chaque immeuble et se lisent dans ses documents ; un notaire peut les expliquer.
6. Le lieu, la date, une description claire, éventuellement une photo, et une question précise, avec un ton courtois.

Pour aller plus loin

• Code civil du Québec — la principale loi qui encadre la copropriété d'un immeuble ; à consulter avec un notaire ou un avocat, qui l'appliquent à votre immeuble.
• Votre notaire — pour savoir ce que les documents de l'immeuble prévoient sur le rôle de chacun.
• Votre syndicat de copropriétaires — pour connaître les personnes à joindre et la façon de les joindre.
• Dans cette collection : → livre I2 pour approfondir le syndicat, le conseil et l'assemblée.

Chapitre 6 — L'argent de la copropriété : lire un budget

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Chaque mois, un montant quitte le compte de Thomas au nom de son syndicat de copropriétaires. Il l'appelle ses « frais de condo ». Il les paie depuis qu'il est propriétaire, sans jamais s'être demandé à quoi ils servent exactement. Un soir, il en parle avec une amie qui songe à acheter : « C'est quoi, au juste, ce que tu paies ? » Il réalise qu'il n'a pas de réponse claire. Il sait seulement que c'est pour l'immeuble.

Ce n'est pas grave : il suffit de s'y intéresser. Ce chapitre vous montre à quoi ressemblent un budget et des états financiers de copropriété, par grandes catégories de dépenses, et comment poser des questions sans être comptable. Il ne donne aucun montant, aucun taux et aucune règle sur la contribution de chacun : ces éléments dépendent de chaque immeuble et se confirment auprès du syndicat et de professionnels. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• nommer les grandes familles de dépenses d'un immeuble en copropriété ;
• expliquer à quoi servent les contributions des copropriétaires ;
• parcourir un budget et des états financiers en quelques minutes, en sachant quoi y chercher ;
• repérer les signes qui appellent une question ;
• préparer des questions précises pour le syndicat, le courtier ou un comptable.

Pourquoi c'est important

L'argent est l'une des clés de la santé d'un immeuble en copropriété. Un immeuble qui prévoit ses dépenses, met de côté pour ses grands travaux et tient ses comptes à jour est un immeuble que l'on achète avec plus de confiance. À l'inverse, un budget flou, des comptes qui ne concordent pas ou des travaux repoussés sans plan peuvent annoncer des surprises.

Pour un copropriétaire, comprendre son budget, c'est comprendre où va son argent. Pour un acheteur, c'est savoir dans quoi il s'engage avant de signer. Dans les deux cas, il ne s'agit pas de devenir comptable : il s'agit d'apprendre à lire quelques pages et à poser des questions simples. Quelqu'un qui sait lire un budget se laisse moins facilement rassurer par un simple « tout va bien ».

Ce chapitre vous apprend à regarder, pas à juger. Il ne vous dit pas si une contribution est trop élevée ou trop basse, ni si un fonds est suffisant : ces jugements demandent des comparaisons, des chiffres et des professionnels. Il vous dit comment obtenir les éléments et quelles questions poser.

6.1 Les grandes familles de dépenses

Où va l'argent d'un immeuble

Un immeuble en copropriété dépense de l'argent pour fonctionner, comme une maison, mais à plus grande échelle. Les dépenses sont regroupées dans le budget par familles. Les catégories varient d'un immeuble à l'autre. Voici des exemples de familles que vous pourriez rencontrer.

• L'entretien courant et les réparations. Nettoyage des espaces communs, petites réparations, entretien des équipements.
• Les services de l'immeuble. Énergie des espaces communs, eau, chauffage lorsqu'ils sont partagés, collecte des déchets, déneigement, entretien du terrain.
• Les contrats de service. Ascenseur, système de sécurité, systèmes mécaniques : des entreprises sont engagées pour les entretenir.
• L'assurance de l'immeuble. La protection que le syndicat prend pour l'immeuble (chapitre 8).
• L'administration. Gestion, comptabilité, frais de rencontres, services professionnels.
• Le fonds de prévoyance. La réserve mise de côté pour les gros travaux à venir.

Cette liste donne une idée, pas un modèle : votre immeuble peut avoir plus de lignes, moins de lignes ou des lignes différentes. Ce qui compte, c'est de comprendre ce que chaque ligne représente.

L'ESSENTIEL — trois sortes de dépenses

Pour s'y retrouver, on peut ranger les lignes du budget en trois sortes : ce qui se dépense régulièrement pour faire fonctionner l'immeuble, ce qui est mis de côté pour les gros travaux à venir, et ce qui est imprévu. Un bon budget dit clairement dans quelle sorte chaque ligne se range.

Les dépenses régulières et le fonds de prévoyance

Les dépenses régulières reviennent d'une année à l'autre : nettoyage, énergie, assurance, contrats. Elles se prévoient assez bien et se retrouvent dans le budget courant.

Le fonds de prévoyance, lui, est une autre logique. Il met de côté, petit à petit, de quoi payer plus tard les gros travaux : toiture, ascenseur, fenêtres, revêtement extérieur, selon l'immeuble. Sa taille, la façon dont il se calcule et ce qu'il doit atteindre sont des sujets délicats, qui dépendent de règles et d'études propres à chaque immeuble. → livre I3 (Charges, fonds de prévoyance et Loi 16) approfondit ces questions. Ici, retenez que le budget courant et le fonds de prévoyance ne servent pas à la même chose, et que vous avez avantage à les distinguer dans votre lecture.

Les imprévus

Un immeuble, comme une maison, connaît des imprévus : un bris, une fuite, une réparation urgente. Le budget peut prévoir une marge pour ces situations, ou non. Quand un imprévu dépasse ce qui a été prévu, le syndicat doit trouver comment le couvrir. Les moyens dont il dispose, et la façon dont ils s'appliquent, sont des questions à poser au syndicat et à un professionnel. Pour l'acheteur, savoir si l'immeuble a prévu une marge et comment il a réagi à ses derniers imprévus en dit long sur sa gestion.

CAS CONCRET — dossier fictif

Thomas demande au syndicat, par écrit, la liste des lignes de son budget. Il reçoit un tableau qui regroupe les dépenses en familles : entretien, services, contrats, assurance, administration, fonds de prévoyance. Pour la première fois, il voit où va chaque famille. Il note deux lignes qu'il ne comprend pas et prépare des questions pour la prochaine rencontre.

6.2 À quoi servent les contributions

Chaque copropriétaire contribue

Pour payer ces dépenses, chaque copropriétaire verse une contribution régulière. C'est ce que Thomas voit chaque mois sur son relevé. Le montant demandé à chacun peut ne pas être le même : il dépend de règles propres à l'immeuble, qui se trouvent dans ses documents. Ce livre ne les décrit pas. Ce qu'il peut vous dire, c'est quoi demander : comment ma contribution est-elle déterminée ? Quelle part va aux dépenses courantes et quelle part au fonds de prévoyance ?

DÉFINITION — la contribution

La somme que chaque copropriétaire verse au syndicat pour contribuer aux dépenses de l'immeuble. Elle sert aux dépenses courantes et à la réserve du fonds de prévoyance. Son montant et sa répartition se lisent dans les documents de l'immeuble. On parle aussi, dans le langage courant, de frais de condo.

Ce que couvre la contribution, ce qu'elle ne couvre pas

C'est une des questions les plus pratiques : qu'est-ce qui est inclus ? Selon l'immeuble, la contribution peut couvrir certains services (chauffage, eau, par exemple) et en laisser d'autres à votre charge (électricité de votre logement, par exemple). Elle ne couvre pas tout ce que coûte un logement : vos taxes, votre assurance personnelle, votre hypothèque, vos services personnels sont des dépenses distinctes. La liste de ce qui est inclus ou non est propre à chaque immeuble.

Pour ne pas être surpris, demandez-la par écrit, et comparez-la d'un immeuble à l'autre quand vous magasinez. Deux immeubles dont les contributions ressemblent à première vue peuvent couvrir des choses très différentes. Le chapitre 9 propose un tableau pour comparer.

Les contributions peuvent changer

Une contribution n'est pas gravée dans le marbre. Elle peut être revue, selon l'évolution des dépenses et les décisions prises par le groupe. Un copropriétaire qui lit son budget et assiste aux rencontres voit venir ces changements. Un acheteur peut demander comment la contribution a évolué dans les dernières années et si des changements sont envisagés. Les raisons d'un changement, et la façon dont il est décidé et communiqué, sont des questions pour le syndicat et, au besoin, pour un notaire.

ATTENTION — un montant bas n'est pas toujours une bonne nouvelle

Une contribution modeste peut refléter une gestion économe, mais aussi une réserve insuffisante pour les gros travaux à venir. Ne vous arrêtez pas au montant : demandez ce qu'il couvre, comment il est réparti et si les gros travaux sont prévus. Pour juger de la suffisance, faites-vous aider par un professionnel.

6.3 Lire un budget en cinq minutes

Une méthode de lecture rapide

Vous n'avez pas besoin de comprendre chaque chiffre. Une lecture rapide, avec cinq coups d'œil, donne déjà une bonne image. Voici une méthode que Thomas applique à son propre budget.

1. Regardez les grandes lignes. Quelles familles de dépenses figurent au budget ? Y en a-t-il que vous ne comprenez pas ?
2. Repérez le fonds de prévoyance. Figure-t-il au budget ? Une ligne y est-elle consacrée ?
3. Comparez avec l'année précédente. Si le budget de l'an dernier est joint, quelles lignes ont changé ?
4. Comparez le prévu et le réel. Si les états financiers sont disponibles, les dépenses réelles ressemblent-elles aux prévisions ?
5. Cherchez ce qui manque. Y a-t-il des dépenses auxquelles vous vous attendiez et qui n'apparaissent pas ? Un projet de travaux discuté en rencontre apparaît-il quelque part ?

L'ESSENTIEL — lire pour questionner

Le but de cette lecture n'est pas de tout valider, mais de repérer ce qui mérite une question. Une ligne inconnue, un changement important, une absence : chaque observation devient une question au syndicat.

Les états financiers : ce qui s'est passé

Le budget dit ce qui est prévu ; les états financiers disent ce qui s'est réellement passé. Ils montrent les dépenses réalisées, parfois comparées aux prévisions, et la situation financière du syndicat à une date donnée. Pour un non-initié, leur lecture complète demande de l'aide, mais quelques regards simples sont possibles.

• Les dépenses réelles, ligne par ligne. Correspondent-elles à ce qui était prévu ?
• Les écarts importants. Une ligne qui dépasse nettement le budget mérite une explication.
• Le fonds de prévoyance. Les états financiers en montrent-ils l'évolution ?
• Les dettes ou les sommes dues. Le syndicat doit-il de l'argent ? Y a-t-il des sommes en attente de paiement ?
• Les notes qui accompagnent. Elles précisent parfois des éléments importants.

Pour aller plus loin, un comptable peut vous aider à lire les états financiers d'un immeuble que vous songez à acheter. C'est un service payant, mais il peut valoir le coût quand l'enjeu est important.

Un exemple de lecture, pas à pas

Pour que la méthode devienne concrète, suivons Thomas devant son budget, assis à sa table avec un crayon. Il ne cherche pas à tout comprendre. Il cherche à repérer, ligne après ligne, ce qui lui parle et ce qui ne lui parle pas.

Il commence par entourer les lignes qu'il reconnaît : l'assurance, le déneigement, le nettoyage. Pour chacune, il se dit : oui, je vois à quoi ça sert. Puis il souligne celles qu'il ne reconnaît pas : une ligne d'administration qu'il ne sait pas définir, une ligne de contrats qu'il ne peut pas rattacher à un service précis. Il écrit en marge un point d'interrogation. Ces points d'interrogation deviendront ses questions.

Ensuite, il cherche la ligne du fonds de prévoyance. Il la trouve, mais il ne sait pas ce qu'elle représente par rapport au reste. Il ne cherche pas à juger si elle est suffisante : il note simplement qu'il veut savoir comment elle est alimentée et où voir son état. Enfin, il compare avec le budget de l'an dernier, s'il l'a : il entoure ce qui a changé. À la fin de la lecture, il a une feuille avec cinq ou six questions, et il se sent moins démuni qu'au début.

Cet exemple montre l'essentiel : lire un budget, ce n'est pas faire des calculs, c'est devenir capable de dire je comprends cette ligne ou je ne la comprends pas, et de poser la question qui en découle.

Ce que vous pouvez demander à un comptable

Si l'enjeu est important, par exemple avant un achat, un comptable peut vous aider à regarder les états financiers d'un syndicat. Voici ce que vous pouvez lui demander, sans attendre de lui un avis sur ce qu'il faut décider :

• de vous expliquer, en mots simples, ce que montrent les états financiers ;
• de repérer les écarts ou les éléments qui méritent une question au syndicat ;
• de vous dire quelles informations manquent pour avoir une image complète ;
• de vous suggérer des questions à poser au syndicat.

Le comptable ne remplace pas votre jugement, ni celui du notaire sur les documents juridiques. Il vous aide à voir plus clair dans les chiffres. Demandez-lui d'abord ce que son travail comprend et ce qu'il coûte.

Les signes qui appellent une question

Voici des signes à repérer. Aucun ne prouve un problème : chacun est une invitation à poser une question.

• Un budget très court ou sans détail.
• Un fonds de prévoyance qui n'apparaît pas ou dont le suivi est difficile à lire.
• Des états financiers anciens ou introuvables.
• Un écart marqué entre le prévu et le réel, sans explication.
• Des travaux importants mentionnés dans les procès-verbaux, mais absents du budget.
• Des réponses évasives du syndicat quand vous demandez les documents.
• Des changements de la contribution d'une année à l'autre sans explication claire.

CAS CONCRET — dossier fictif

Thomas applique la méthode à son budget. Il repère que le fonds de prévoyance a une ligne, mais qu'il ne comprend pas comment elle est alimentée. Il constate aussi que la ligne d'assurance a changé depuis l'an dernier. Il écrit deux questions au syndicat : comment le fonds de prévoyance est-il alimenté ? Pourquoi la ligne d'assurance a-t-elle changé ? Il garde ses questions dans son tableau de suivi.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le syndicat, pour obtenir le budget, les états financiers et les explications sur les lignes. Un comptable, pour vous aider à lire les états financiers et à en tirer des questions utiles. Le notaire, pour ce qui concerne les droits et les obligations liés aux contributions, selon les documents de l'immeuble. Votre courtier, si vous achetez, pour savoir quels documents financiers demander. Pour toute question fiscale liée à vos contributions, c'est un comptable ou un fiscaliste qu'il faut consulter.

6.4 Les questions à poser au syndicat

Un jeu de questions, par thème

Voici les questions à garder sous la main. Elles servent aussi bien à un acheteur qu'à un copropriétaire. Posez-les par écrit et gardez les réponses.

Sur le budget :

• Pouvez-vous me remettre le budget de l'année en cours, avec le budget de l'année précédente ?
• Quelles sont les principales familles de dépenses ?
• Quelles lignes ont changé depuis l'an dernier, et pourquoi ?
• Le budget prévoit-il une marge pour les imprévus ?

Sur la contribution :

• Comment ma contribution est-elle déterminée ?
• Que couvre-t-elle, et qu'est-ce qui reste à ma charge ?
• Quelle part va aux dépenses courantes et quelle part au fonds de prévoyance ?
• Des changements de contribution sont-ils envisagés ?

Sur les états financiers :

• Pouvez-vous me remettre les derniers états financiers ?
• Y a-t-il des écarts importants entre le prévu et le réel ? Lesquels et pourquoi ?
• Le syndicat a-t-il des dettes ou des sommes en attente ?

Sur le fonds de prévoyance et les travaux :

• Comment le fonds de prévoyance est-il alimenté ?
• Existe-t-il un plan des gros travaux à venir ? Où le consulter ?
• Des travaux importants sont-ils discutés ou prévus ?

Un tableau de lecture du budget

Voici un tableau à recopier, pour résumer ce que vous lisez dans le budget d'un immeuble.

Une case vide en dit déjà beaucoup : elle signale une famille que le budget ne montre pas, et donc une question à poser.

Pour approfondir

Ce chapitre vous met sur la voie sans aller au fond des règles. Pour comprendre le fonds de prévoyance, les études qui l'accompagnent et les règles qui l'encadrent, un livre complet de la collection s'y consacre : → livre I3 (Charges, fonds de prévoyance et Loi 16). Il s'inscrit dans le même esprit que celui-ci : information pratique, aucun avis. Pour tout ce qui engage votre argent ou vos droits, un professionnel reste la bonne personne.

CÔTÉ COURTIER — un appui pour obtenir les documents

Si vous achetez, votre courtier peut demander le budget, les états financiers et les autres documents financiers de l'immeuble, et vous indiquer s'il en manque. Évaluer la santé financière du syndicat ou dire si le fonds de prévoyance est suffisant sont des questions pour un comptable ou un autre professionnel.

Les erreurs qui coûtent cher

• Ne pas savoir à quoi servent vos frais de condo. Demandez la liste des lignes du budget.
• Juger un immeuble au seul montant de la contribution. Un montant bas peut cacher une réserve insuffisante ; un montant élevé peut couvrir plus de services.
• Comparer deux contributions sans comparer ce qu'elles couvrent. Chaque immeuble inclut des choses différentes.
• Ignorer le fonds de prévoyance. C'est lui qui prépare les gros travaux à venir.
• Lire le budget sans les états financiers. Le prévu ne dit pas le réel.
• Ne pas poser de question sur ce qui manque. Une absence est parfois plus parlante qu'une présence.
• Accepter une réponse orale sur l'argent. Demandez les documents et les réponses par écrit.
• Prendre un jugement financier pour un avis. Pour savoir si un fonds est suffisant, adressez-vous à un professionnel.

À retenir

• Un budget de copropriété regroupe les dépenses en familles : entretien, services, contrats, assurance, administration, fonds de prévoyance.
• La contribution de chaque copropriétaire sert aux dépenses courantes et au fonds de prévoyance ; son montant et sa répartition se lisent dans les documents de l'immeuble.
• Le budget dit le prévu, les états financiers disent le réel : lisez-les ensemble.
• Une lecture rapide en cinq coups d'œil permet déjà de repérer ce qui mérite une question.
• Un montant bas ou élevé ne dit rien seul : demandez ce qu'il couvre.
• Les contributions peuvent changer ; informez-vous sur leur évolution.
• Pour juger de la santé financière d'un immeuble, faites-vous aider par un comptable.

Votre plan d'action

1. Demandez au syndicat, par écrit, le budget de l'année en cours, celui de l'an dernier et les derniers états financiers.
2. Lisez les grandes lignes, en suivant la méthode en cinq coups d'œil de la section 6.3.
3. Recopiez le tableau de la section 6.4 et remplissez-le au fur et à mesure.
4. Repérez les lignes inconnues, les changements, les absences et les écarts.
5. Transformez chaque observation en question et posez-la par écrit.
6. Si vous achetez, comparez les contributions de deux immeubles en comparant aussi ce qu'elles couvrent (chapitre 9).
7. Consultez un comptable si les états financiers vous laissent des doutes importants.
8. Conservez vos questions et les réponses dans votre tableau de suivi (chapitre 10).

Questions à poser

Au syndicat :

• Pouvez-vous me remettre le budget de l'année en cours et celui de l'année précédente ?
• Que couvre exactement ma contribution, et qu'est-ce qui reste à ma charge ?
• Comment le fonds de prévoyance est-il alimenté, et où voir son état ?

À votre courtier, si vous achetez :

• Quels documents financiers de l'immeuble puis-je consulter avant l'offre ?
• Pouvez-vous demander les états financiers et le budget pour moi ?

À un comptable :

• Pouvez-vous m'aider à lire les états financiers de ce syndicat ?
• Quels points devrais-je surveiller dans ces documents ?

À votre notaire :

• Que disent les documents de l'immeuble sur la façon dont les contributions sont fixées ?

Vérifiez vos acquis

1. Quelles sont les grandes familles de dépenses d'un immeuble en copropriété ?
2. À quoi sert la contribution des copropriétaires ?
3. Quelle différence y a-t-il entre le budget et les états financiers ?
4. Pourquoi un montant de contribution bas n'est-il pas forcément une bonne nouvelle ?
5. Citez trois signes qui appellent une question.
6. Qui peut vous aider à juger de la santé financière d'un immeuble ?

Réponses

1. L'entretien courant, les services de l'immeuble, les contrats de service, l'assurance, l'administration et le fonds de prévoyance, avec des variations selon l'immeuble.
2. À payer les dépenses courantes de l'immeuble et à alimenter le fonds de prévoyance qui prépare les gros travaux à venir.
3. Le budget montre ce qui est prévu ; les états financiers montrent ce qui a réellement été dépensé et la situation du syndicat.
4. Parce qu'il peut refléter une gestion économe, mais aussi une réserve insuffisante pour les gros travaux. Il faut demander ce qu'il couvre.
5. Par exemple un fonds de prévoyance absent du budget, un écart marqué entre le prévu et le réel sans explication, ou des travaux mentionnés aux procès-verbaux mais absents du budget.
6. Un comptable, au besoin avec le notaire et le courtier pour obtenir les documents.

Pour aller plus loin

• Code civil du Québec — la principale loi qui encadre la copropriété d'un immeuble ; à consulter avec un notaire ou un avocat, qui l'appliquent à votre immeuble.
• Votre syndicat de copropriétaires — pour le budget, les états financiers et les explications sur les lignes.
• Un comptable — pour lire des états financiers et juger de la situation d'un immeuble.
• Dans cette collection : → livre I3 pour approfondir les charges et le fonds de prévoyance.

Chapitre 7 — Les assemblées et les décisions

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Mireille ouvre sa boîte aux lettres et y trouve une enveloppe du syndicat. À l'intérieur, un avis de convocation à une rencontre des copropriétaires, avec une date, une heure, un lieu et une liste de sujets. Elle lit la liste. Certains mots lui sont familiers, d'autres pas. Elle se pose trois questions à la fois : est-ce que je dois y aller ? qu'est-ce qu'on va y décider ? et comment me préparer pour ne pas avoir l'air perdue ?

Ces questions sont naturelles pour un nouveau copropriétaire. Ce chapitre y répond du point de vue de la pratique : à quoi servent ces rencontres, comment s'y préparer, comment lire un avis de convocation et un procès-verbal, et quoi demander avant de voter. Il ne dit rien des règles de vote, de quorum ou de contestation. Ces sujets relèvent des documents de l'immeuble et d'un notaire ou d'un avocat. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• dire à quoi servent les rencontres des copropriétaires et ce qui s'y discute ;
• vous préparer à une rencontre : lire l'ordre du jour, poser vos questions à l'avance, prendre des notes ;
• lire un avis de convocation et un procès-verbal en repérant l'essentiel ;
• préparer vos questions avant de voter ;
• savoir à qui vous adresser pour les questions de règles, de vote ou de contestation.

Pourquoi c'est important

Les rencontres des copropriétaires sont l'endroit où se prennent des décisions qui touchent votre budget, votre immeuble et votre quotidien. Un copropriétaire qui n'y va jamais, qui ne lit pas l'avis ou qui arrive sans avoir préparé ses questions laisse les autres décider à sa place, ou vote sans bien comprendre. Ce n'est pas une faute : c'est une occasion manquée.

À l'inverse, quelqu'un qui se prépare, même sans parler beaucoup, comprend mieux ce qui se passe, repère les sujets importants et pose les bonnes questions au bon moment. Il sait aussi lire les comptes rendus des rencontres auxquelles il n'a pas pu assister. Pour un acheteur, lire quelques procès-verbaux récents est une façon de sentir la vie de l'immeuble avant de s'y engager.

Ce chapitre vous donne des outils de préparation, pas des règles. Il ne vous dit ni combien de personnes doivent être présentes pour décider, ni comment les voix se comptent, ni ce qu'on peut faire si une décision vous déplaît. Ces questions vont à votre notaire ou à un avocat, en vous appuyant sur les documents de votre immeuble.

7.1 Ce qui se discute en assemblée

Le rendez-vous des copropriétaires

Une rencontre des copropriétaires, qu'on appelle aussi assemblée, est le moment où le groupe se réunit pour parler de l'immeuble. Les moments où elle a lieu, et qui peut en convoquer d'autres, se lisent dans les documents de l'immeuble. Ce qui s'y passe varie, mais on y retrouve plusieurs types de sujets.

• Des nouvelles de l'immeuble. Le conseil présente ce qui s'est passé depuis la dernière rencontre : travaux réalisés, problèmes rencontrés, projets en cours.
• Les finances. Le budget, les états financiers, l'état du fonds de prévoyance. Le chapitre 6 vous aide à les lire d'avance.
• Les personnes qui administrent. Quand il y a un renouvellement du conseil, c'est l'occasion de s'informer sur les candidatures.
• Les projets et les travaux. Réparations importantes, remplacements, améliorations : le conseil les présente et les copropriétaires en discutent.
• Les règles de vie. Une modification ou un rappel des règles de l'immeuble peut être à l'ordre du jour.
• Les questions des copropriétaires. Demandez si un temps est prévu pour poser des questions ou soulever des préoccupations.

DÉFINITION — l'ordre du jour

La liste des sujets qui seront abordés pendant la rencontre, dans l'ordre prévu. Elle est jointe ou résumée dans l'avis de convocation. C'est le document le plus utile pour vous préparer.

Discuter, informer, décider

Toutes les rencontres ne servent pas à décider. Certaines sont surtout informatives ; d'autres portent des décisions importantes. Pour chaque sujet de l'ordre du jour, posez-vous la question : est-ce un point d'information, de discussion ou de décision ? La réponse change votre façon de vous préparer. Pour un point de décision, vous voulez comprendre l'enjeu, les options et les conséquences avant que le moment du vote n'arrive.

Quels sujets doivent être décidés en groupe, et selon quelles conditions, relève des documents de l'immeuble et du notaire ou de l'avocat. Ne présumez pas : demandez.

L'ESSENTIEL — un sujet, un type

Devant chaque point de l'ordre du jour, demandez-vous : information, discussion ou décision ? Pour un point de décision, préparez vos questions avant la rencontre, pas pendant.

Pourquoi y aller, même sans parler

Assister à une rencontre ne vous oblige pas à prendre la parole. Écouter est déjà précieux : vous voyez comment le groupe fonctionne, qui s'implique, quels sujets reviennent, comment les désaccords se règlent. Si vous ne pouvez pas y aller, renseignez-vous sur les façons de participer ou de vous faire représenter, qui dépendent des documents de l'immeuble. Demandez au syndicat ce qui est possible dans votre cas, et faites confirmer par un notaire tout point à portée juridique.

7.2 Se préparer à y participer

Avant la rencontre : cinq gestes

Mireille décide de ne pas arriver à la rencontre sans préparation. Voici ce qu'elle fait, et ce que vous pouvez faire.

1. Lire l'avis en entier. Date, heure, lieu, ordre du jour, documents joints. Notez les sujets qui vous concernent.
2. Demander les documents manquants. Si l'avis mentionne un budget, un rapport ou un projet que vous n'avez pas reçu, demandez-le au syndicat avant la rencontre.
3. Relire le procès-verbal de la dernière rencontre. Il vous rappelle ce qui a été discuté et décidé.
4. Écrire vos questions. Pour chaque point qui vous touche, une ou deux questions claires.
5. Envoyer vos questions à l'avance, si c'est possible. Un message au conseil, avant la rencontre, laisse le temps de préparer une réponse.

CAS CONCRET — dossier fictif

Mireille lit son avis de convocation. Un des points porte sur un projet de travaux. Elle ne sait pas de quoi il s'agit. Elle écrit au conseil : l'ordre du jour mentionne un projet de travaux. Pouvez-vous me transmettre les documents qui le présentent avant la rencontre ? Elle reçoit le document quelques jours plus tard. Elle le lit, note trois questions, et se rend à la rencontre un peu moins inquiète.

Préparer une intervention courte

Prendre la parole devant un groupe de voisins peut intimider. Un truc simple aide : préparer par écrit une intervention de quelques phrases seulement, que vous pourrez lire si le trac vous prend. Elle suit toujours le même plan.

1. Nommer le point. Au sujet du point sur les travaux…
2. Dire ce que vous avez compris. Si je comprends bien, il s'agit de…
3. Poser la question. Pouvez-vous nous dire quelles autres options ont été étudiées ?
4. Remercier. Un mot de courtoisie facilite la réponse.

Cette structure a un avantage : elle ne vous oblige pas à avoir une opinion. Poser une bonne question est déjà une contribution. Mireille s'en sert pour ses deux questions sur le projet de travaux.

Prendre de bonnes notes

Une page de notes bien tenue vaut mieux que dix pages griffonnées. Voici une façon simple de la structurer : tracez une ligne au milieu de la feuille. À gauche, notez ce qui est dit ou décidé. À droite, notez ce que vous avez à faire ou à demander. À la fin de chaque point, écrivez une phrase de synthèse : on a décidé… / on a reporté… / on attend…

Notez aussi les noms des personnes qui s'engagent à faire quelque chose, et pour quand. Un engagement oral dont personne ne garde la trace s'oublie vite. Si une personne s'engage à envoyer un document, rappelez-le-lui poliment après la rencontre, par écrit.

Si vous ne pouvez pas y aller

Une absence arrive. Dans ce cas, trois gestes valent mieux que le silence.

• Prévenez le syndicat que vous ne pourrez pas être là, et demandez-lui ce que les documents de l'immeuble prévoient dans ce cas.
• Envoyez vos questions par écrit au conseil, pour qu'elles soient posées ou qu'on y réponde.
• Demandez le procès-verbal dès qu'il est prêt, et lisez-le avec la même attention que si vous aviez été présent.

Ce que vous pouvez faire exactement quand vous êtes absent, comme vous faire représenter par une autre personne, dépend des documents de l'immeuble. Posez la question au syndicat et faites confirmer par un notaire.

Pendant la rencontre : écouter, noter, poser

Le jour venu, quelques habitudes aident.

• Arrivez à l'heure et prenez place où vous pouvez bien entendre.
• Apportez l'ordre du jour et vos questions. Cochez les points au fur et à mesure.
• Prenez des notes. Les décisions, les noms, les chiffres cités, les engagements pris.
• Posez vos questions au bon moment. Attendez le point qui vous concerne ou le temps prévu pour les questions.
• Restez courtois. Les discussions peuvent être vives. Dire je ne comprends pas est une phrase utile et respectable.
• Demandez de répéter ou de clarifier ce qui n'est pas clair, avant qu'on passe au point suivant.

Après la rencontre : suivre et garder

Ce qui se passe après la rencontre compte autant.

• Relisez vos notes le soir même, pendant que tout est frais.
• Notez les suites : qui doit faire quoi, pour quand.
• Demandez le procès-verbal s'il ne vous est pas transmis automatiquement. Demandez au syndicat comment et quand vous le recevrez.
• Comparez le procès-verbal avec vos notes. Si un point vous semble inexact, signalez-le au conseil, par écrit.
• Classez l'avis, le procès-verbal et vos notes dans le même dossier.

ATTENTION — une décision prise n'est pas toujours une décision comprise

Une décision peut être prise sans que tout le monde en saisisse la portée. Si, après la rencontre, un point vous préoccupe, ne laissez pas la situation sans suite : posez la question au conseil, par écrit, et consultez un notaire ou un avocat si l'enjeu est important. N'attendez pas que les conséquences se fassent sentir pour vous renseigner.

7.3 Lire un avis de convocation et un procès-verbal

L'avis de convocation : ce qu'on y cherche

DÉFINITION — l'avis de convocation

Le document qui annonce une rencontre des copropriétaires : quand, où, et de quoi on parlera. Il est envoyé aux copropriétaires avant la rencontre. Les exigences qui l'encadrent se trouvent dans les documents de l'immeuble et se confirment auprès d'un notaire.

Un avis de convocation se lit en quelques minutes avec la liste suivante.

• Qui convoque ? Le conseil, le gestionnaire, une autre personne ?
• Quand et où ? Date, heure, lieu, ou lien si la rencontre se fait à distance.
• Quel est l'ordre du jour ? Quels sujets, dans quel ordre ?
• Quels documents sont joints ? Budget, rapport, projet, formulaire ?
• Comment participer ? Sur place, à distance, par procuration, selon ce que le document décrit.
• Y a-t-il une date limite pour quelque chose ? Envoi de questions, de candidatures, de documents ?

Si une de ces réponses manque, demandez au syndicat. Ne présumez pas que l'avis est complet ni qu'il respecte les exigences qui s'appliquent : cette vérification relève d'un notaire ou d'un avocat.

Le procès-verbal : ce qu'on y cherche

DÉFINITION — le procès-verbal

Le compte rendu écrit d'une rencontre : qui était présent, ce qui a été discuté, ce qui a été décidé. Il garde la trace des décisions du groupe. Les procès-verbaux successifs forment la mémoire de l'immeuble.

Pour lire un procès-verbal sans vous perdre, voici cinq repères.

1. La date et la nature de la rencontre. Rencontre annuelle ou autre ?
2. Les présences. Combien de personnes, et comment elles sont mentionnées.
3. Les points traités. Dans le même ordre que l'avis de convocation ?
4. Les décisions. Qu'a-t-on décidé précisément ? Quelles suites ont été prévues ?
5. Les désaccords ou réserves. Une personne a-t-elle fait consigner une objection ?

Lire plusieurs procès-verbaux d'affilée est plus utile qu'en lire un seul. Les sujets qui reviennent, les décisions reportées et les désaccords persistants se voient mieux sur la durée.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le syndicat, pour obtenir l'avis, les documents joints et les procès-verbaux. Le notaire, pour savoir si un avis ou un procès-verbal respecte ce que les documents de l'immeuble exigent, et ce qu'une décision signifie pour vous. L'avocat, si vous contestez une décision ou si un désaccord persiste. Questions types : comment les décisions se prennent-elles dans mon immeuble ? Que puis-je faire si une décision me préoccupe ?

Ce qu'un procès-verbal ne dit pas toujours

Un procès-verbal résume : il ne rapporte pas tout ce qui s'est dit. Il peut omettre des nuances, des débats ou des explications. Quand un point vous intrigue, demandez au conseil les documents qui l'ont accompagné, comme le rapport présenté ou la soumission discutée. Les mots du procès-verbal sont un point de départ pour vos questions, non une conclusion.

CÔTÉ COURTIER — les procès-verbaux d'un immeuble que vous visez

Si vous achetez, votre courtier peut demander les procès-verbaux récents au syndicat, pour que vous puissiez les lire avant de faire une offre. Ce que les décisions qui s'y trouvent signifient juridiquement est une question pour le notaire.

7.4 Les questions à poser avant de voter

Voter en connaissance de cause

Quand un point de décision arrive, vous voulez savoir sur quoi vous votez. Voici des questions à poser, avant ou pendant la rencontre. Elles ne portent sur aucune règle de vote, seulement sur la compréhension de l'enjeu.

Sur la proposition :

• Qu'est-ce qui est proposé, exactement ?
• Pourquoi maintenant ? Qu'est-ce qui motive cette proposition ?
• Quelles sont les autres options envisagées ?

Sur les conséquences :

• Que se passe-t-il si la proposition est adoptée ? Et si elle ne l'est pas ?
• Quelles sont les conséquences pour le budget et pour ma contribution ?
• Quand les effets se feront-ils sentir ?

Sur la préparation :

• Quels documents appuient la proposition (rapport, soumission, avis d'un professionnel) ?
• Qui a préparé l'analyse, et de quelle expertise dispose-t-il ?
• Des professionnels ont-ils été consultés ?

Sur la suite :

• Qui sera responsable de la mise en œuvre ?
• Comment les copropriétaires seront-ils informés de l'avancement ?

CAS CONCRET — dossier fictif

À la rencontre, le conseil présente le projet de travaux. Mireille lève la main et pose deux de ses questions préparées : quelles autres options a-t-on étudiées ? Comment ce projet touche-t-il le budget des prochaines années ? Les réponses l'éclairent. Elle note aussi que le conseil n'a pas encore tous les chiffres. Elle demande quand ils seront disponibles et si une autre rencontre est prévue.

Quand on ne comprend pas, ou qu'on n'est pas d'accord

Une proposition peut rester floue, ou vous pouvez ne pas partager l'avis du groupe. Quelques gestes pratiques aident.

• Demandez de l'information supplémentaire avant le moment de la décision. Dire j'aimerais voir le document avant de me prononcer est légitime.
• Exprimez votre point de vue de façon claire et courtoise, avec des faits plutôt que des reproches.
• Écrivez-le au conseil, après la rencontre, si vous n'avez pas pu le dire sur place.
• Consultez un notaire ou un avocat si la décision vous préoccupe sérieusement. Les possibilités de recours, les délais éventuels et les conditions dépendent de chaque situation. Ce livre ne les décrit pas : des délais peuvent s'appliquer, à vérifier sans attendre auprès d'un professionnel.

ATTENTION — ne laissez pas passer le temps

Si une décision vous inquiète, renseignez-vous rapidement auprès d'un notaire ou d'un avocat. Ce qui peut être fait, et dans quel délai, dépend de votre situation et des documents de l'immeuble. Poser la question tôt vaut mieux que la poser tard.

Un tableau de préparation

Voici un tableau à recopier avant chaque rencontre.

Remplissez-le avec l'avis en main. Apportez-le à la rencontre, et complétez-le au fur et à mesure. Il vous servira de mémoire, et de base pour vos notes après la rencontre.

Pour approfondir le fonctionnement du syndicat, du conseil et de l'assemblée, voir → livre I2 (Le syndicat, le conseil et l'assemblée).

Les erreurs qui coûtent cher

• Ne pas lire l'avis de convocation. Vous manquez les sujets qui vous concernent et les documents à consulter d'avance.
• Arriver sans avoir préparé de questions. On comprend moins, on pose moins, on décide moins bien.
• Voter sans comprendre l'enjeu. Demandez à voir les documents avant de vous prononcer.
• Ne pas prendre de notes. Les décisions se précisent plus tard, et la mémoire se trompe.
• Ne jamais lire les procès-verbaux. Ils racontent la vie de l'immeuble, et ils vous préviennent des sujets qui vont revenir.
• Laisser un doute sans suite. Une décision qui vous préoccupe se discute vite, avec un professionnel.
• Prendre un résumé pour toute l'histoire. Un procès-verbal est un résumé. Demandez les documents complets.
• Croire que votre absence n'a pas de conséquence. Des décisions peuvent se prendre sans vous. Renseignez-vous sur les façons de participer.

À retenir

• Les rencontres des copropriétaires sont le lieu des décisions qui touchent l'immeuble et votre budget.
• Devant chaque point de l'ordre du jour : information, discussion ou décision ?
• Préparez-vous : lire l'avis, demander les documents, écrire vos questions.
• Pendant : écouter, noter, poser vos questions au bon moment. Après : relire, suivre, classer.
• Un avis de convocation et un procès-verbal se lisent avec des repères simples ; plusieurs procès-verbaux d'affilée valent mieux qu'un seul.
• Avant de voter, posez des questions sur la proposition, ses conséquences et ses documents.
• Les règles de vote, de quorum et de contestation ne se devinent pas : elles vont au notaire ou à l'avocat.

Votre plan d'action

1. Lisez l'avis de convocation en entier et notez les sujets qui vous concernent.
2. Demandez au syndicat les documents mentionnés dans l'avis et que vous n'avez pas reçus.
3. Relisez le dernier procès-verbal.
4. Recopiez le tableau de préparation de la section 7.4 et remplissez-le.
5. Envoyez vos questions au conseil avant la rencontre, si c'est possible.
6. Prenez des notes pendant la rencontre, et relisez-les le soir même.
7. Demandez le procès-verbal et comparez-le avec vos notes.
8. Consultez un notaire ou un avocat si une décision vous préoccupe, sans attendre.

Questions à poser

Au syndicat :

• Où et quand se tiendra la rencontre, et comment y participer ?
• Pouvez-vous me transmettre les documents mentionnés à l'ordre du jour ?
• Quand recevrai-je le procès-verbal de la rencontre ?

Au conseil, pendant la rencontre :

• Qu'est-ce qui est proposé, et pourquoi maintenant ?
• Quelles autres options ont été étudiées ?
• Quelles conséquences pour le budget et pour ma contribution ?

À votre notaire :

• Comment les décisions se prennent-elles dans mon immeuble, selon ses documents ?
• Que puis-je faire si une décision me préoccupe, et dans quel délai ?

À votre courtier, si vous achetez :

• Pouvez-vous obtenir les procès-verbaux récents de l'immeuble avant mon offre ?

Vérifiez vos acquis

1. À quoi servent les rencontres des copropriétaires ?
2. Pourquoi se demander, pour chaque point, s'il s'agit d'information, de discussion ou de décision ?
3. Que contient un avis de convocation, et que faut-il y chercher ?
4. Pourquoi lire plusieurs procès-verbaux plutôt qu'un seul ?
5. Quelles questions poser avant de voter ?
6. À qui s'adresser pour les règles de vote et de contestation ?

Réponses

1. À informer les copropriétaires, à discuter de l'immeuble, à prendre certaines décisions qui touchent le groupe et, selon les cas, à renouveler le conseil.
2. Parce que la préparation change : pour un point de décision, il faut comprendre l'enjeu, les options et les conséquences avant que le moment du vote n'arrive.
3. La date, l'heure, le lieu, l'ordre du jour, les documents joints, la façon de participer et les éventuelles dates limites.
4. Parce que les sujets qui reviennent, les décisions reportées et les désaccords persistants se voient mieux sur la durée.
5. Ce qui est proposé, pourquoi maintenant, quelles autres options, quelles conséquences pour le budget, quels documents appuient la proposition et qui la met en œuvre.
6. À un notaire ou à un avocat, qui lit les documents de l'immeuble avec vous. Ce livre ne décrit aucune règle de vote ni de contestation.

Pour aller plus loin

• Code civil du Québec — la principale loi qui encadre la copropriété d'un immeuble ; à consulter avec un notaire ou un avocat, qui l'appliquent à votre immeuble.
• Votre notaire — pour savoir comment les décisions se prennent dans votre immeuble.
• Votre syndicat de copropriétaires — pour les avis, les documents et les procès-verbaux.
• Dans cette collection : → livre I2 pour approfondir le syndicat, le conseil et l'assemblée.

Chapitre 8 — L'assurance et les travaux : poser les bonnes questions

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

En relisant un procès-verbal récent de son immeuble, Thomas tombe sur deux sujets qui ne lui sont pas étrangers mais qu'il n'a jamais vraiment approfondis : l'assurance de l'immeuble et un projet de travaux. Le premier lui rappelle qu'il a lui-même une police pour son logement. Le second lui rappelle que les gros travaux se paient. Il se demande ce que couvre l'assurance du syndicat, ce que couvre la sienne, et comment les travaux prévus vont toucher son budget.

Ce sont deux sujets qui touchent tous les copropriétaires, et ils reviennent dès qu'un problème survient : une fuite, un dégât, un remplacement de toiture. Ce chapitre ne vous dit pas ce qui est couvert ni comment les travaux se financent : ces sujets dépendent de contrats, de documents et de règles propres à chaque immeuble. Il vous aide à poser les bonnes questions, au bon interlocuteur, avant que le besoin ne se présente. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer pourquoi l'assurance et les travaux concernent tous les copropriétaires ;
• savoir ce que le syndicat peut vous communiquer au sujet de son assurance et de ses travaux ;
• comprendre pourquoi vous devez parler de votre propre assurance à votre assureur ;
• préparer des questions pour le syndicat, votre assureur, votre courtier et votre notaire ;
• tenir une petite fiche de vos assurances et des travaux de l'immeuble.

Pourquoi c'est important

Quand un dégât survient, on risque de découvrir trop tard ce que couvrent les assurances et qui doit faire quoi. Une fuite d'eau qui traverse deux logements, un bris, un incendie : dans chaque cas, plusieurs personnes sont touchées en même temps, et plusieurs contrats peuvent entrer en jeu, celui du syndicat, le vôtre, celui de votre voisin. Savoir à l'avance qui détient quoi vous évite de découvrir la situation au pire moment.

Les travaux, eux, peuvent toucher votre budget. Un immeuble dont la toiture, la façade ou l'ascenseur arrivent en fin de vie peut voir son syndicat engager des dépenses importantes. Un copropriétaire qui est au courant a le temps de s'y préparer. Un acheteur qui s'informe avant d'acheter sait dans quoi il s'engage.

Ce chapitre ne remplace ni votre assureur ni votre notaire. Il ne dit pas ce que couvre une police, ni ce qu'un copropriétaire doit payer pour des travaux. Il vous donne un plan pour obtenir les réponses. Pour approfondir, voir → livre I4 (Assurances, sinistres et responsabilités).

8.1 Deux sujets qui touchent tout le monde

L'assurance : plusieurs contrats, plusieurs rôles

Dans un immeuble en copropriété, plusieurs contrats d'assurance peuvent être en jeu, et chacun a son rôle. Pour vous en faire une image, imaginez trois cercles.

• L'assurance de l'immeuble. Prise par le syndicat, elle protège l'immeuble. Son coût se retrouve au budget de l'immeuble (chapitre 6).
• Votre assurance personnelle. Prise par vous, elle protège ce qui vous concerne en propre : vos biens, vos améliorations, votre responsabilité, selon ce que prévoit votre contrat.
• L'assurance des autres copropriétaires. Chacun peut avoir la sienne. Elle peut entrer en jeu quand un dégât touche plusieurs logements.

Ce qui est couvert par l'un ou l'autre de ces contrats, et à quelles conditions, est une question à poser aux assureurs concernés. Elle ne se devine pas, et elle ne se règle pas d'après un livre de vulgarisation. La frontière entre ce qui est à vous et ce qui est à tous, vue au chapitre 3, joue ici un rôle : elle aide à comprendre pourquoi plusieurs contrats existent.

DÉFINITION — l'assurance de l'immeuble

Le contrat d'assurance que le syndicat prend pour protéger l'immeuble. Ce qu'il couvre, les limites et les conditions sont écrits dans le contrat. Le syndicat peut vous en communiquer les grandes lignes ; votre assureur peut vous aider à les comprendre.

DÉFINITION — l'assurance personnelle du copropriétaire

Le contrat que vous prenez, de votre côté, pour votre logement et vos biens. Il est distinct de celui du syndicat. Ce qu'il couvre, et la façon dont il s'articule avec celui de l'immeuble, se discutent avec votre assureur, à la lumière des documents de l'immeuble.

Les travaux : entretien courant et grands projets

Les travaux d'un immeuble se rangent en deux familles.

• L'entretien courant et les petites réparations. Ils se financent par le budget annuel et reviennent d'une année à l'autre.
• Les gros travaux. Toiture, façade, fenêtres, stationnement, ascenseur, systèmes mécaniques : des projets plus rares et plus coûteux, qui se préparent à l'avance ; comment ils se financent se demande au syndicat.

Le fonds de prévoyance (chapitre 6) est justement fait pour préparer ces gros travaux. La façon dont chaque immeuble les finance, les décide et les planifie dépend de ses documents et de ses décisions. Pour approfondir l'argent de la copropriété, voir → livre I3 (Charges, fonds de prévoyance et Loi 16).

L'ESSENTIEL — deux sujets, une même habitude

Pour l'assurance comme pour les travaux, la bonne habitude est la même : demander les documents, noter les questions et les poser au bon interlocuteur avant d'en avoir besoin. Un dégât ou un projet de travaux est le pire moment pour apprendre comment les choses fonctionnent.

Pourquoi les deux sujets se rejoignent

L'assurance et les travaux sont liés. Un sinistre peut entraîner des travaux. Un immeuble mal entretenu peut augmenter les risques. Et l'état d'un immeuble peut aussi influencer ce que les assureurs acceptent de couvrir et à quelles conditions. Si l'état de l'immeuble ou ses travaux à venir vous préoccupent du point de vue de l'assurance, demandez à un assureur ce qu'il en pense pour votre cas.

8.2 Ce que le syndicat peut vous communiquer

Sur l'assurance de l'immeuble

Vous pouvez demander au syndicat des renseignements sur l'assurance de l'immeuble. Une demande claire et écrite se traite plus facilement qu'une demande vague. Voici ce que vous pouvez lui demander.

• La confirmation que l'immeuble est assuré, avec le nom de l'assureur ou du courtier d'assurance et la période couverte, par exemple sous la forme d'une attestation.
• Les grandes lignes de ce que l'assurance de l'immeuble vise à protéger.
• Les conditions que votre propre assurance doit compléter, selon ce que le syndicat ou son assureur peut vous indiquer.
• Les sinistres récents, c'est-à-dire les événements récents pour lesquels l'assurance a été utilisée.
• La façon de déclarer un dégât, et à qui le signaler en priorité.

Ne vous attendez pas à recevoir tous les détails d'un contrat. Posez vos questions : le syndicat vous répondra ou vous renverra à son assureur. Pour ce qui concerne ce que le contrat couvre juridiquement, l'assureur et le notaire sont les bonnes personnes.

CAS CONCRET — dossier fictif

Thomas écrit au syndicat : pouvez-vous me confirmer que l'immeuble est assuré, m'indiquer l'assureur ou le courtier d'assurance, et me dire à qui signaler un dégât ? Il reçoit une attestation et un nom à contacter. Il note aussi la question suivante, pour son propre assureur : quelles protections dois-je prévoir de mon côté, compte tenu de l'assurance de l'immeuble ?

Sur les travaux

Vous pouvez aussi demander au syndicat des renseignements sur les travaux. Voici ce que vous pouvez chercher.

• Les travaux récents. Qu'est-ce qui a été fait dans les dernières années ? Par qui ? Y a-t-il des garanties ou des suivis ?
• Les travaux en cours. Qu'est-ce qui se fait actuellement, et quand ce sera terminé ?
• Les travaux prévus. Y a-t-il un plan ? Quels gros éléments approchent de leur remplacement ?
• Le financement. Comment les travaux sont-ils payés ou prévus pour l'être ? Le fonds de prévoyance est-il en lien avec ces projets ?
• Les documents. Un carnet d'entretien, des rapports de professionnels, des soumissions ou des plans existent-ils ?

Les procès-verbaux des rencontres sont une bonne porte d'entrée : ils mentionnent les travaux discutés et les décisions prises. Le budget et les états financiers, vus au chapitre 6, complètent le portrait. Les travaux qui touchent à l'enveloppe de l'immeuble ou à ses systèmes importants se préparent sur plusieurs années : plus l'information est complète, mieux vous vous préparez.

Lire un rapport ou une soumission de travaux

Un projet important s'accompagne de documents : un rapport de professionnel, une soumission d'entrepreneur, un plan. Vous pouvez demander à les voir. Sans être spécialiste, vous pouvez les lire avec quelques questions simples.

• Qui l'a préparé ? Une personne ou une entreprise, avec quelle spécialité ?
• De quand date-t-il ? Un document ancien peut ne plus refléter l'état de l'immeuble.
• Que décrit-il, et que laisse-t-il de côté ? Les travaux visés sont-ils nommés clairement ?
• Y a-t-il plus d'une option ? Une comparaison de soumissions aide le groupe à décider.
• Que dit-il du calendrier ? Quand les travaux commenceraient-ils, et combien de temps dureraient-ils ?
• Quelles suites sont prévues ? Qui surveille le chantier, et comment le groupe est-il informé ?

Ces questions ne remplacent pas l'avis d'un professionnel de la construction. Elles vous permettent de comprendre ce qui est proposé et de poser des questions utiles à la rencontre où l'on en discutera (chapitre 7).

Les travaux dans votre logement

Vous pourriez souhaiter faire des travaux dans votre logement : remplacer des fenêtres, refaire une salle de bain, changer un revêtement. Comme on l'a vu au chapitre 3, certains travaux touchent à ce qui est partagé. Avant de les engager, demandez au syndicat, par écrit, si une autorisation est nécessaire et quelles étapes suivre. Pensez aussi à votre assureur : certains travaux peuvent changer ce que votre assurance doit couvrir. Il s'agit de poser la question avant de commencer, pas après.

ATTENTION — ne présumez pas que tout est couvert

Ni l'assurance de l'immeuble, ni la vôtre ne couvrent nécessairement tout ce qui peut arriver. Chaque contrat a ses conditions et ses limites. Ne vous fiez ni à ce que disent le vendeur ou le voisin, ni à une impression générale : demandez par écrit aux assureurs concernés ce qui est couvert dans votre cas.

8.3 Votre propre assurance : en parler à votre assureur

Pourquoi votre assureur est la bonne personne

Votre propre assurance relève de votre assureur, pas du syndicat, ni d'un livre. Il connaît votre contrat, vos besoins et les produits disponibles. C'est lui qui peut vous dire ce que votre police couvre, et ce qu'elle ne couvre pas, à la lumière de votre situation et de ce que l'assurance de l'immeuble prévoit.

Pour que la conversation soit utile, apportez-lui les documents pertinents : l'attestation d'assurance de l'immeuble si vous en avez une, une description de votre logement et de vos améliorations, et les questions que vous avez notées. Plus vous êtes précis, plus il peut vous répondre précisément.

Préparer votre rendez-vous

Un rendez-vous avec un assureur se prépare comme une visite chez le médecin : plus vous apportez d'éléments clairs, plus la conversation est utile. Rassemblez d'abord vos documents : votre police actuelle, l'attestation d'assurance de l'immeuble si vous l'avez, et la liste de vos améliorations (revêtements, armoires, appareils). Écrivez ensuite vos questions, par ordre d'importance. Prenez des notes pendant la conversation, et demandez à recevoir par écrit ce qu'il vous répond sur les points essentiels. Si une réponse vous paraît incomplète, demandez-lui de la préciser plutôt que de la deviner.

Les sujets à aborder avec votre assureur

Voici des thèmes que vous pouvez soulever. Ce sont des sujets de conversation, non des réponses.

• Ce que votre contrat protège : vos biens, vos améliorations, votre responsabilité, un éventuel hébergement temporaire.
• Comment votre contrat se coordonne avec celui de l'immeuble. Chacun intervient dans ses limites : demandez comment s'articulent les deux.
• Les dégâts qui touchent d'autres logements. Que se passerait-il si un dégât causé chez vous touchait un voisin, ou l'inverse ?
• Les conditions et les limites de votre contrat, y compris ce qui pourrait ne pas être couvert.
• Ce qu'il faut faire en cas de sinistre : à qui le signaler en premier, quels documents conserver.
• L'effet de vos travaux : si vous modifiez votre logement, votre assurance doit-elle être ajustée ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

Votre assureur, pour savoir ce que votre propre contrat couvre et comment il se coordonne avec celui de l'immeuble. Le syndicat, pour obtenir l'attestation d'assurance de l'immeuble et les renseignements sur les travaux. Le notaire, pour savoir ce que les documents de l'immeuble prévoient sur les responsabilités de chacun. L'avocat, en cas de désaccord sur la responsabilité d'un dégât. Questions types : que couvre ma police, et comment s'articule-t-elle avec celle de l'immeuble ? Que dois-je faire en cas de dégât ?

Après un dégât : réflexes pratiques

Si un dégât survient, quelques réflexes simples aident, sans remplacer les conseils de votre assureur et du syndicat.

1. Mettez-vous en sécurité et limitez le dégât si vous pouvez le faire sans risque.
2. Prévenez le syndicat ou la personne désignée, par écrit, le plus vite possible.
3. Prévenez votre assureur et demandez-lui quelles étapes suivre.
4. Prenez des photos et gardez vos factures : elles vous seront utiles.
5. Gardez une trace de toutes les communications.
6. Ne signez aucun document avant d'avoir compris de quoi il s'agit. En cas de doute, demandez conseil à un professionnel.

Ces gestes sont de bonne pratique, pas des règles. Les obligations qui s'appliquent à votre situation, et les délais éventuels, sont à vérifier sans attendre auprès de votre assureur et, au besoin, d'un notaire ou d'un avocat.

8.4 Les questions à poser

Au syndicat

• L'immeuble est-il assuré ? Pouvez-vous me remettre une attestation et me dire quel assureur ou courtier d'assurance est au dossier ?
• À qui dois-je signaler un dégât ?
• Quels sinistres récents ont touché l'immeuble, et comment ont-ils été réglés ?
• Quels travaux ont été réalisés récemment, sont en cours ou sont prévus ?
• Existe-t-il un plan des gros travaux à venir, et comment seront-ils financés ?
• Où puis-je consulter le carnet d'entretien et les rapports de professionnels ?

À votre assureur

• Qu'est-ce que ma police protège, et qu'est-ce qu'elle ne protège pas ?
• Comment mon assurance se coordonne-t-elle avec celle de l'immeuble ?
• Que se passe-t-il si un dégât chez moi touche un voisin, ou l'inverse ?
• Mes travaux ou améliorations doivent-ils être déclarés ?
• Que dois-je faire en cas de sinistre ?

À votre courtier, si vous achetez

• Quels documents d'assurance de l'immeuble puis-je consulter avant d'offrir ?
• Existe-t-il des sinistres ou des travaux importants récents dont je devrais être informé ?

À votre notaire

• Que disent les documents de l'immeuble au sujet des responsabilités de chacun en cas de dégât ?
• Comment les travaux sont-ils décidés et financés, selon ces documents ?

CÔTÉ COURTIER — un relais, pas un assureur

Votre courtier peut demander les documents d'assurance et les renseignements sur les travaux au syndicat, et vous aider à repérer ce qui manque. Ce que votre assurance couvrira est une question pour un assureur.

Une fiche pour vos assurances et vos travaux

Voici un tableau à recopier. Il rassemble, au même endroit, ce que vous apprenez.

CAS CONCRET — dossier fictif

Thomas remplit la fiche. Il découvre qu'il a bien l'attestation de l'immeuble, mais qu'il n'a jamais relu sa propre police. Il prend rendez-vous avec son assureur, et dresse la liste de ses questions. Pour les travaux, il note qu'un projet de toiture a été discuté lors de la dernière rencontre, et qu'il ignore comment il sera financé. Il écrit au syndicat pour le savoir.

Les erreurs qui coûtent cher

• Découvrir ce que couvre l'assurance au moment du dégât. C'est le pire moment. Posez les questions d'avance.
• Présumer que l'assurance de l'immeuble couvre tout. Elle n'est qu'un des contrats en jeu. Demandez à votre assureur ce qu'il vous faut en plus.
• Ne pas lire sa propre police. Vous ne savez pas ce que vous avez tant que vous ne l'avez pas lue ou fait expliquer.
• Ne pas demander l'attestation d'assurance de l'immeuble. Un acheteur ou un copropriétaire qui ne la connaît pas n'a qu'une image partielle.
• Ignorer les travaux prévus. Ils peuvent toucher votre budget.
• Entreprendre des travaux sans en parler au syndicat ni à l'assureur. Posez la question avant, pas après.
• Tarder à signaler un dégât. Signalez-le vite, par écrit, au syndicat et à votre assureur, et vérifiez auprès d'eux les délais qui s'appliquent.
• Prendre un propos informel pour une garantie. Un document écrit se conserve et se vérifie ; un propos informel, non. Demandez-le par écrit.

À retenir

• L'assurance et les travaux touchent tous les copropriétaires, et plusieurs contrats peuvent être en jeu à la fois.
• L'assurance de l'immeuble est prise par le syndicat ; votre assurance personnelle relève de vous et de votre assureur.
• Les travaux se rangent en entretien courant et gros travaux ; ces derniers se préparent sur plusieurs années.
• Le syndicat peut vous communiquer une attestation d'assurance, les grandes lignes de l'assurance de l'immeuble et des renseignements sur les travaux.
• Votre assureur est la bonne personne pour savoir ce que votre police couvre et comment elle s'articule avec celle de l'immeuble.
• Après un dégât : sécurité, signalement écrit, assureur, photos, traces.
• Ce chapitre ne dit rien de précis sur la couverture ni sur le financement : ces réponses viennent des contrats, des documents et des professionnels.

Votre plan d'action

1. Demandez au syndicat une attestation d'assurance de l'immeuble et la façon de déclarer un dégât.
2. Relisez votre propre police, ou demandez à votre assureur de vous l'expliquer.
3. Prenez rendez-vous avec votre assureur avec vos questions écrites.
4. Lisez les procès-verbaux et le carnet d'entretien pour repérer les travaux récents, en cours et prévus.
5. Posez au syndicat, par écrit, vos questions sur les travaux et leur financement.
6. Recopiez la fiche de la section 8.4 et remplissez-la au fur et à mesure.
7. Avant tout travail dans votre logement, demandez au syndicat et à votre assureur.
8. Conservez attestations, réponses et photos dans votre tableau de suivi (chapitre 10).

Questions à poser

Au syndicat :

• L'immeuble est-il assuré ? Pouvez-vous me remettre une attestation ?
• À qui signaler un dégât, et comment ?
• Quels travaux sont récents, en cours ou prévus, et comment seront-ils financés ?

À votre assureur :

• Que protège ma police, et comment se coordonne-t-elle avec celle de l'immeuble ?
• Que faire en cas de dégât, et à quels délais dois-je faire attention ?

À votre courtier :

• Quels documents d'assurance et de travaux puis-je consulter avant mon offre ?

À votre notaire :

• Que disent les documents de l'immeuble sur les responsabilités et sur les décisions de travaux ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi plusieurs contrats d'assurance peuvent-ils être en jeu dans un même dégât ?
2. Que pouvez-vous demander au syndicat au sujet de l'assurance de l'immeuble ?
3. Quelle différence y a-t-il entre l'entretien courant et les gros travaux ?
4. Pourquoi parler de votre propre assurance à votre assureur plutôt qu'au syndicat ?
5. Quels réflexes adopter après un dégât ?
6. Que faire avant de commencer des travaux dans votre logement ?

Réponses

1. Parce que l'immeuble, chaque logement et chaque copropriétaire peuvent avoir leur propre contrat, et qu'un dégât peut toucher plusieurs logements à la fois.
2. Une attestation confirmant que l'immeuble est assuré, l'assureur ou le courtier d'assurance au dossier, les grandes lignes de la protection, les sinistres récents et la façon de déclarer un dégât.
3. L'entretien courant se finance par le budget annuel ; les gros travaux sont plus rares, plus coûteux, et se préparent plusieurs années à l'avance.
4. Parce que votre assurance relève de votre contrat et de votre situation, qu'un assureur connaît. Le syndicat ne peut pas dire ce que couvre votre police.
5. Se mettre en sécurité, prévenir le syndicat et son assureur par écrit, prendre des photos, garder les factures et les traces, et ne rien signer sans comprendre.
6. Demander par écrit au syndicat si une autorisation est nécessaire et parler à votre assureur de l'effet possible sur votre couverture.

Pour aller plus loin

• Code civil du Québec — la principale loi qui encadre la copropriété d'un immeuble ; à consulter avec un notaire ou un avocat, qui l'appliquent à votre immeuble.
• Votre assureur — pour savoir ce que votre police couvre et comment elle s'articule avec celle de l'immeuble.
• Votre syndicat de copropriétaires — pour l'attestation d'assurance, les travaux et le carnet d'entretien.
• Dans cette collection : → livre I4 pour approfondir les assurances, les sinistres et les responsabilités.

Chapitre 9 — Avant d'acheter : les questions à poser

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Après leur première visite, Laurence et Étienne ont vu deux autres appartements en copropriété. Le deuxième est celui qui leur a le plus plu, mais le troisième a un meilleur emplacement, et le premier, celui avec le balcon et la place de stationnement, se trouve dans un immeuble qui leur semble mieux tenu. Ils s'assoient devant un café avec leurs notes. Étienne résume : « On a regardé la cuisine, la lumière, le quartier. On n'a presque rien comparé de ce qu'il y a derrière le logement. » Laurence acquiesce. Ce qu'il y a derrière, c'est l'immeuble, et c'est maintenant qu'il faut le regarder.

Ce chapitre rassemble, par interlocuteur, les questions à poser avant de faire une offre : au syndicat, au courtier, au notaire. Il propose aussi un tableau vide pour comparer deux immeubles côte à côte. Il ne dit pas quels documents un vendeur doit remettre ni à quel moment : ces sujets relèvent du courtier et du notaire, et d'autres livres de la collection s'y consacrent. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• dresser la liste des questions à poser au syndicat avant une offre ;
• savoir ce que vous pouvez demander à votre courtier, et ce qui revient au notaire ;
• préparer un rendez-vous avec le notaire, avec vos documents et vos questions ;
• comparer deux immeubles à l'aide d'un tableau ;
• repérer les réponses qui manquent, les signes qui appellent une vérification et les moments où demander de l'aide.

Pourquoi c'est important

Acheter un appartement en copropriété est un engagement qui dure. Vous devenez membre d'un groupe, vous contribuez à ses dépenses, vous êtes touché par ses décisions. La visite du logement ne montre qu'une partie de ce que vous achetez. Le reste se découvre par les documents et par les questions.

Les questions posées avant l'offre ont un avantage que celles posées après n'ont pas : vous pouvez encore changer d'avis, comparer, négocier ou renoncer. Une fois l'engagement pris, vos options diminuent. C'est pourquoi il est prudent de vérifier avant, pas après. Ce chapitre vous donne les moyens de le faire sans vous perdre.

Pour un acheteur, comparer plusieurs immeubles est une façon concrète de voir plus clair. Deux appartements qui se ressemblent peuvent se trouver dans des immeubles très différents : l'un avec des finances saines et des travaux prévus, l'autre sans réserve ni plan. Le tableau de la section 9.4 vous aide à mettre en face les informations que vous obtenez.

Le chapitre ne vous dit pas quel immeuble choisir. Il vous aide à poser les bonnes questions et à ranger les réponses.

9.1 Ce qu'on demande au syndicat

Le syndicat, première source sur l'immeuble

Le syndicat est celui qui connaît le mieux la vie de l'immeuble : ses finances, ses travaux, ses règles, ses décisions. C'est donc vers lui que vont les questions de fond. La demande peut passer par votre courtier ou par celui du vendeur, mais le contenu des questions est le même. Voici les thèmes à couvrir, avec des exemples de formulation.

Les documents (voir le chapitre 4) :

• Puis-je consulter la déclaration de copropriété et le règlement de l'immeuble ?
• Puis-je lire les procès-verbaux des dernières rencontres ?
• Puis-je obtenir le budget de l'année et les derniers états financiers ?
• Existe-t-il un carnet d'entretien ou des rapports de professionnels sur l'état de l'immeuble ?

L'argent (voir le chapitre 6) :

• Que couvre la contribution du logement qui m'intéresse, et qu'est-ce qui reste à ma charge ?
• Comment le fonds de prévoyance est-il alimenté ? Où voir son état ?
• La contribution a-t-elle changé dans les dernières années ? Un changement est-il envisagé ?
• Le syndicat a-t-il des dettes, ou des sommes en attente de paiement ?

Les travaux et l'état de l'immeuble (voir le chapitre 8) :

• Quels travaux importants ont été faits récemment ?
• Quels travaux sont en cours ou prévus ? Comment seront-ils financés ?
• Quels sont les points d'attention connus : toiture, façade, fenêtres, stationnement, systèmes ?

L'assurance (voir le chapitre 8) :

• L'immeuble est-il assuré ? Puis-je obtenir une attestation ?
• Y a-t-il eu des sinistres récents ?

La vie de l'immeuble (voir le chapitre 5) :

• Qui compose le conseil ? Y a-t-il un gestionnaire ?
• Y a-t-il des désaccords, des litiges ou des contestations en cours dont je devrais être informé ?
• Comment les copropriétaires sont-ils informés ? À quelle fréquence se rencontrent-ils ?

L'ESSENTIEL — demandez par écrit, gardez tout

Les réponses importantes se demandent par écrit, et les documents reçus se gardent. Une conversation de couloir, même rassurante, n'est pas un document.

Ce que les réponses peuvent révéler

Les réponses du syndicat, ou leur absence, sont des indices. Voici comment les lire, sans conclure trop vite.

• Une réponse claire, documentée, rapide : bon signe pour l'organisation du groupe, mais pas une garantie de tout le reste.
• Une réponse vague : demandez de préciser, par écrit.
• Un refus de communiquer : notez-le et demandez à votre courtier et à votre notaire comment procéder.
• Une absence de réponse : relancez poliment, gardez la trace, signalez-le à votre courtier.
• Des documents manquants : un budget sans états financiers, des procès-verbaux anciens : demandez ce qui est disponible, et pourquoi le reste ne l'est pas.

Aucun de ces signes ne prouve un problème. Ils vous donnent des questions supplémentaires. Pour les documents d'une transaction en copropriété et les moments où ils interviennent, voir → livre I6 (Acheter et vendre en copropriété) et → livre D7 (Acheter en copropriété divise).

CAS CONCRET — dossier fictif

Laurence et Étienne demandent les mêmes documents pour leurs trois immeubles. Le premier syndicat répond en quelques jours avec tous les documents. Le deuxième envoie le règlement et les procès-verbaux, mais pas les états financiers. Le troisième ne répond pas. Ils ne concluent rien, mais ils notent ces différences dans leur tableau de comparaison, et relancent poliment les deux derniers.

9.2 Ce qu'on demande au courtier

Le courtier : un guide pour la démarche

Votre courtier connaît le marché, la démarche d'achat et les documents qui l'accompagnent. Il peut être un allié précieux pour obtenir ce qu'il vous faut. Il n'est ni notaire ni avocat : pour l'interprétation juridique, il vous renverra aux professionnels compétents.

CÔTÉ COURTIER — ce que le courtier fait, et ce qu'il ne fait pas

Le courtier peut vous aider à repérer les documents à demander, transmettre vos demandes, relever ce qui manque et vous guider dans la démarche d'achat. L'interprétation des documents juridiques de l'immeuble et ce que la loi permet ou exige dans votre cas sont des questions pour le notaire ou l'avocat. Un bon courtier le dit lui-même.

Les questions à lui poser

Sur l'immeuble :

• Connaissez-vous cet immeuble et son syndicat ? Qu'en savez-vous, et d'où le savez-vous ?
• Quels documents de l'immeuble puis-je consulter avant de faire une offre ?
• Pouvez-vous demander ces documents pour moi et me dire ce qui manque ?

Sur le logement :

• Que comprend exactement la fraction qui m'intéresse (logement, balcon, stationnement, casier) ?
• Les éléments rattachés au logement sont-ils bien mentionnés dans la description ?

Sur la démarche :

• Quelles étapes suivre, dans quel ordre, avant de faire une offre ?
• À quel moment mon notaire doit-il intervenir ?
• Comment présenter une offre qui me laisse le temps de vérifier les documents ?

Sur ce qu'il ne peut pas faire :

• Sur quels points me renvoyez-vous au notaire ou à un autre professionnel ?

Ce que vous pouvez observer vous-même

Certaines informations ne sont dans aucun document : elles se voient à l'œil nu, lors d'une visite. Profitez-en pour regarder l'immeuble autant que le logement. Voici une courte liste d'observations. Aucune ne prouve quoi que ce soit : chacune vous donne une question à poser.

• Les espaces communs. Sont-ils propres, éclairés, bien entretenus ? Le hall, les corridors, les escaliers, l'ascenseur, le stationnement.
• Les traces de problèmes. Taches au plafond, peinture qui s'écaille, odeurs inhabituelles, fissures visibles. Notez-les, prenez des photos, et posez la question au syndicat.
• Le babillard ou les avis affichés. Ils donnent un aperçu de la vie de l'immeuble : avis de travaux, rappels de règles, messages aux copropriétaires.
• L'extérieur. Toiture, façade, balcons, entrée : leur apparence donne des indices sur l'entretien, sans remplacer un rapport de professionnel.
• L'ambiance. Croisez-vous des voisins ? Comment parlent-ils de l'immeuble ? Une conversation brève peut donner une impression, mais elle ne remplace pas les documents.

Notez vos observations dans votre tableau de comparaison de la section 9.4, avec la date de la visite. Elles s'ajoutent aux documents, elles ne les remplacent pas.

Le temps et la pression

Un marché actif peut donner l'impression qu'il faut décider vite. Le temps pressant est un facteur de risque : on saute des vérifications. Dites à votre courtier ce dont vous avez besoin comme temps, et demandez-lui comment les offres sont présentées de façon à vous laisser le temps de lire les documents. Comment cela se fait précisément, et avec quelles conditions, est une question pour lui et pour le notaire. Ne signez aucune offre dont vous ne comprenez pas les conditions.

9.3 Ce qu'on demande au notaire

Le notaire : lire avec vous les documents juridiques

Le notaire est le professionnel à qui confier la lecture des documents de portée juridique de l'immeuble : déclaration de copropriété, règlement, procès-verbaux, et ce qui accompagne l'achat. Rencontrez-le avant de vous engager, pas seulement le jour de la signature. Plus tôt vous le consultez, plus ses réponses peuvent éclairer votre décision.

Apportez à ce rendez-vous :

• les documents que vous avez reçus du syndicat et du courtier ;
• votre liste de questions, ordonnée par importance ;
• vos tableaux de suivi : fiche des espaces (chapitre 3), tableau des documents (chapitre 4), tableau de lecture du budget (chapitre 6) ;
• la description du logement qui vous intéresse.

Les questions à lui poser

Sur les documents :

• Pouvez-vous lire avec moi la déclaration de copropriété et le règlement de l'immeuble ?
• Que dois-je retenir de ces documents pour mon achat ?
• Y a-t-il des points qui doivent me préoccuper ou que je devrais faire clarifier ?

Sur ce que j'achète :

• Que comprend exactement ma fraction ?
• Mon balcon, mon stationnement et mon casier sont-ils des parties privatives ou des parties communes à usage restreint ?

Sur la vie dans l'immeuble :

• Comment les décisions se prennent-elles dans cet immeuble, selon ses documents ?
• Que signifie, pour moi, le fait d'être membre du syndicat ?
• Que dois-je savoir sur mes responsabilités de copropriétaire ?

Sur l'argent :

• Que disent les documents sur la façon de déterminer ma contribution ?
• Y a-t-il des éléments, dans les procès-verbaux ou les états financiers, qui méritent une question ?

Sur la suite :

• Quelles vérifications recommandez-vous avant que je m'engage ?
• Quels documents me manquent pour avoir une image complète ?
• Que dois-je discuter avec mon courtier avant de présenter une offre ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le notaire, pour lire avec vous les documents juridiques, vous dire ce qu'ils signifient et vous indiquer les vérifications à faire avant votre offre. Le courtier, pour la démarche, les documents à demander et la présentation de l'offre. Un comptable, pour vous aider à lire les états financiers. Un assureur, pour votre propre protection. Un inspecteur en bâtiment, pour l'état de votre logement. Pour toute question de droit, le notaire ou l'avocat sont les bonnes personnes.

Quand ajouter un autre professionnel

Selon ce que vous découvrez, d'autres professionnels peuvent s'ajouter à l'équipe.

• Un avocat, si les documents révèlent un litige, un désaccord sérieux ou un point juridique complexe.
• Un comptable, si les états financiers vous laissent des questions importantes.
• Un inspecteur en bâtiment, pour examiner votre logement. Demandez-lui clairement ce que son examen couvre et ce qu'il ne couvre pas ; pour les parties communes, d'autres sources existent, comme le carnet d'entretien et les rapports de professionnels.
• Un assureur, pour savoir ce qu'il vous faut de votre côté (chapitre 8).

Chacun apporte une pièce du casse-tête. Aucun ne voit tout.

9.4 Comparer deux immeubles

Pourquoi comparer

Comparer deux immeubles met en lumière des choses qu'on ne verrait pas autrement. Une contribution plus basse dans l'un s'explique peut-être par une réserve plus mince. Un règlement plus souple dans l'autre convient peut-être mieux à votre mode de vie. Un projet de travaux à venir change le portrait. Le tableau suivant aide à mettre ces informations côte à côte. Remplissez-le avec ce que vous obtenez, et laissez vide ce que vous n'avez pas obtenu : une case vide est un renseignement.

Un tableau de comparaison, à remplir

Vous pouvez ajouter des lignes selon vos priorités. Ne cherchez pas à donner une note : le tableau sert à voir, pas à calculer.

CAS CONCRET — dossier fictif

Laurence et Étienne remplissent le tableau pour leurs deux immeubles favoris. Ils constatent que l'un a répondu à presque toutes leurs questions, avec des documents à l'appui, alors que l'autre a laissé plusieurs cases vides. Ils ne décident pas sur cette seule base : ils apportent le tableau à leur notaire, qui les aide à voir ce que les cases vides pourraient vouloir dire et ce qu'il leur faut encore demander.

Classer vos priorités avant de comparer

Avant de remplir le tableau, prenez dix minutes pour écrire ce qui compte le plus pour vous. Les priorités diffèrent d'une personne à l'autre : pour l'un, ce sera la stabilité du budget ; pour l'autre, la possibilité d'avoir un animal ; pour un troisième, le calme du voisinage. Écrivez trois à cinq priorités, puis marquez-les dans le tableau.

Pourquoi le faire d'avance ? Parce qu'en cours de visite, les belles surprises et les petits défauts brouillent la vue d'ensemble. Une liste de priorités écrite à tête reposée vous aide à comparer ce qui compte vraiment. Elle aide aussi à parler à votre courtier : voici ce qui importe pour nous ; sur quels points cet immeuble répond-il, et lesquels restent à vérifier ?

Laurence et Étienne le font ensemble, chacun de son côté d'abord, puis en comparant leurs listes. Ils découvrent qu'ils n'avaient pas exactement les mêmes priorités, et que la discussion en valait la peine.

Ce que le tableau ne dit pas

Un tableau de comparaison ne remplace ni le jugement ni les professionnels. Il ne dit pas lequel est le meilleur investissement, ni lequel est le plus sûr. Il ne dit pas si les chiffres sont suffisants ni ce que les documents signifient juridiquement. Il organise vos informations pour que la conversation avec le notaire et le courtier soit plus productive.

ATTENTION — ne laissez pas un tableau décider à votre place

Un tableau complet peut donner une fausse impression de certitude, et un tableau incomplet peut faire paniquer inutilement. Gardez en tête que chaque case vide est une question, et que chaque réponse reste à faire valider par un professionnel quand elle a une portée juridique, fiscale ou financière.

Les signes qui appellent une vérification

Voici des signes à repérer pendant vos démarches. Aucun ne prouve un problème. Chacun invite à poser une question de plus.

• Des documents manquants ou difficiles à obtenir.
• Des procès-verbaux qui mentionnent des désaccords persistants ou des litiges.
• Un fonds de prévoyance dont on ne peut pas voir l'état.
• Des travaux importants à venir sans plan de financement clair.
• Des réponses contradictoires entre le vendeur, le courtier et le syndicat.
• Une pression pour décider vite, sans vous laisser le temps de lire.

Quand renoncer, quand continuer

Cette décision vous appartient. Ce livre ne vous dit pas de renoncer ni de continuer. Il vous suggère de ne pas décider seul : parlez-en à votre courtier et à votre notaire, avec vos tableaux en main. Un immeuble qui soulève des questions n'est pas nécessairement à éviter, et un immeuble sans question apparente n'est pas nécessairement sans risque. Ce qui compte, c'est que vous décidiez en connaissance de cause, avec les réponses que vous avez pu obtenir.

Les erreurs qui coûtent cher

• Faire une offre sans avoir vu les documents de l'immeuble. Vous engagez votre argent sans savoir dans quoi.
• Ne comparer que les logements. L'immeuble compte autant que l'appartement.
• Se contenter des réponses orales. Demandez par écrit ce qui est important.
• Attendre le jour de la signature pour voir le notaire. Il est plus utile avant l'offre.
• Laisser la pression décider. Un marché pressé n'excuse pas une vérification sautée.
• Ignorer les cases vides. Une question sans réponse est une information.
• Se fier au seul courtier pour les questions juridiques. Il vous renverra au notaire ; allez-y.
• Ne pas garder les documents et les réponses. Ils vous serviront plus tard, comme propriétaire ou comme vendeur.

À retenir

• Les questions posées avant l'offre ont plus de poids que celles posées après.
• Le syndicat répond sur l'immeuble ; le courtier guide la démarche ; le notaire lit les documents juridiques avec vous.
• Demandez les mêmes documents pour chaque immeuble, et notez la rapidité et la clarté des réponses.
• Un tableau de comparaison aide à voir, mais ne décide pas à votre place.
• Une case vide est un renseignement : elle signale une question à poser.
• Le notaire se rencontre avant l'offre, avec vos documents et vos tableaux.
• Vous décidez en connaissance de cause, avec l'appui de professionnels.

Votre plan d'action

1. Listez les immeubles qui vous intéressent.
2. Demandez, pour chacun, les mêmes documents au syndicat, par l'intermédiaire de votre courtier.
3. Recopiez le tableau de comparaison de la section 9.4 et remplissez-le.
4. Relancez poliment les syndicats qui n'ont pas répondu, et gardez la trace.
5. Lisez les documents reçus avec les méthodes des chapitres 4, 6 et 7.
6. Prenez rendez-vous avec un notaire avant de faire une offre, avec vos documents et vos questions.
7. Discutez avec votre courtier et votre notaire des conditions à prévoir dans votre offre.
8. Conservez le tout dans votre tableau de suivi (chapitre 10).

Questions à poser

Au syndicat :

• Quels documents puis-je consulter avant de faire une offre ?
• Quels travaux sont en cours ou prévus, et comment seront-ils financés ?
• Y a-t-il des litiges ou des désaccords dont je devrais être informé ?

À votre courtier :

• Pouvez-vous obtenir les mêmes documents pour chacun des immeubles qui m'intéressent ?
• Comment présenter une offre qui me laisse le temps de vérifier ?

À votre notaire :

• Pouvez-vous lire avec moi les documents de l'immeuble ?
• Quelles vérifications recommandez-vous avant mon offre ?

À un comptable ou à un assureur, au besoin :

• Pouvez-vous m'aider à lire les états financiers du syndicat ?
• Que dois-je prévoir comme protection de mon côté ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi poser ses questions avant l'offre plutôt qu'après ?
2. À qui s'adressent les questions sur l'immeuble, la démarche et les documents juridiques ?
3. Que devez-vous apporter à un rendez-vous chez le notaire ?
4. Qu'est-ce qu'un tableau de comparaison permet de voir, et que ne permet-il pas ?
5. Que signifie une case vide dans votre tableau ?
6. Quand ajouter un avocat, un comptable ou un inspecteur ?

Réponses

1. Parce qu'avant l'offre vous pouvez encore changer d'avis, comparer, négocier ou renoncer ; après l'engagement, vos options diminuent.
2. Le syndicat répond sur l'immeuble, le courtier guide la démarche et les documents à demander, le notaire lit avec vous les documents juridiques.
3. Les documents reçus, votre liste de questions, vos tableaux de suivi et la description du logement.
4. Il permet de mettre en face les informations de deux immeubles. Il ne dit pas lequel est le meilleur, si les chiffres sont suffisants ni ce que les documents signifient juridiquement.
5. Une information non obtenue, donc une question à poser. La case vide est un renseignement.
6. Un avocat si un litige ou un point juridique complexe apparaît, un comptable si les états financiers laissent des questions, un inspecteur pour examiner le logement.

Pour aller plus loin

• Code civil du Québec — la principale loi qui encadre la copropriété d'un immeuble ; à consulter avec un notaire ou un avocat, qui l'appliquent à votre immeuble.
• Votre notaire — pour lire avec vous les documents juridiques avant l'offre.
• Votre syndicat de copropriétaires — pour les documents et les renseignements sur l'immeuble.
• Dans cette collection : → livres D7 et I6 pour la démarche d'achat et les documents d'une transaction en copropriété.

Chapitre 10 — Votre trousse du copropriétaire

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Laurence et Étienne, Mireille et Thomas ne se connaissent pas. Ils vivent chacun une étape différente de la copropriété : les premiers préparent un achat, la deuxième s'est installée il y a peu, le troisième veut comprendre ce qu'il paie. Pourtant, quand ils regardent leurs notes à la fin de ce livre, ils ont quelque chose en commun : des feuilles éparses, des questions écrites un peu partout, des réponses reçues et parfois oubliées. Chacun se dit qu'il serait pratique de tout réunir au même endroit.

C'est ce que ce chapitre propose. Il ne contient aucun contenu nouveau : il rassemble, en listes et en tableaux, ce que les neuf chapitres précédents ont présenté. Vous y trouverez une liste de contrôle, des questions types par interlocuteur, un tableau de suivi à remplir et des pistes pour aller plus loin. Imprimez-le, recopiez-le, adaptez-le à votre situation. Les dossiers de ce livre sont fictifs.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• parcourir la liste de contrôle du copropriétaire et repérer ce qu'il vous reste à faire ;
• poser, à chaque interlocuteur, les questions types qui le concernent ;
• tenir un tableau de suivi de vos demandes, de vos réponses et de vos documents ;
• relier chaque étape à un chapitre du livre pour y revenir au besoin ;
• choisir, dans la collection, le livre qui prolonge votre situation.

Pourquoi c'est important

Une information qu'on ne retrouve pas est une information perdue. En copropriété, on reçoit des documents, des avis, des réponses, des attestations. Si chaque pièce vit dans un endroit différent, on passe du temps à les chercher, et on risque de poser deux fois la même question ou de manquer un point important.

Une trousse bien tenue sert à plusieurs moments : avant d'acheter, pour comparer et préparer vos rendez-vous ; après l'achat, pour suivre la vie de l'immeuble ; au moment de revendre, pour retrouver ce que vous avez reçu. Elle sert aussi à parler à des professionnels, qui apprécient un dossier ordonné.

Ce chapitre ne remplace aucun des chapitres précédents. Il les résume et les relie. Chaque fois qu'un point vous paraît insuffisant, revenez au chapitre indiqué. Et chaque fois qu'une question devient juridique, fiscale ou financière, la bonne personne reste un professionnel.

10.1 La liste de contrôle du copropriétaire

Comment l'utiliser

Voici une liste en cinq blocs, qui suit l'ordre du livre. Cochez ce que vous avez fait, laissez vide ce qui reste à faire. Si vous visitez, concentrez-vous sur les premiers blocs. Si vous êtes déjà copropriétaire, parcourez-les tous : vous trouverez peut-être un point à reprendre.

Bloc 1 — Comprendre (chapitres 1 à 3)

• Je peux expliquer en mes mots ce qu'est la copropriété divise.
• Je distingue le syndicat, le conseil, un administrateur et l'assemblée.
• Je distingue ce qui est privé, ce qui est commun et ce qui est commun à usage restreint.
• J'ai repéré mes cas limites : balcon, stationnement, casier, fenêtres, porte d'entrée, tuyauterie.
• J'ai rempli, avec mon notaire, la fiche de ma partie privative.

Bloc 2 — Demander (chapitre 4)

• J'ai demandé par écrit les documents de l'immeuble.
• J'ai la déclaration de copropriété et le règlement de l'immeuble.
• J'ai lu des procès-verbaux récents.
• J'ai le budget et les états financiers.
• J'ai le carnet d'entretien et l'attestation d'assurance de l'immeuble.

Bloc 3 — Situer (chapitre 5)

• Je sais comment joindre le conseil et, s'il y en a un, le gestionnaire.
• J'ai rempli mon petit annuaire de l'immeuble.
• Je sais à qui m'adresser selon la nature de ma question.

Bloc 4 — Suivre (chapitres 6 à 8)

• J'ai lu mon budget en suivant la méthode des cinq coups d'œil.
• Je sais ce que couvre ma contribution.
• Je prépare mes rencontres : avis lu, questions écrites, notes prises.
• J'ai relu ma propre assurance avec mon assureur.
• Je connais les travaux récents, en cours et prévus.

Bloc 5 — Vérifier avant d'acheter (chapitre 9)

• J'ai demandé les mêmes documents pour chaque immeuble.
• J'ai rempli le tableau de comparaison.
• J'ai rencontré un notaire avant mon offre, avec mes documents et mes questions.
• J'ai discuté avec mon courtier des conditions à prévoir.

L'ESSENTIEL — une liste vivante

Cette liste n'est pas un examen. Elle sert à voir ce qui reste à faire et à vous rappeler les chapitres où revenir. Refaites-la de temps en temps : la vie d'un copropriétaire change, et vos questions aussi.

Les trois dossiers, en un coup d'œil

Pour illustrer comment la liste s'emploie, voici où en sont nos trois dossiers fictifs.

CAS CONCRET — dossier fictif

Laurence et Étienne, qui préparent un achat, ont parcouru les blocs 1, 2 et 5 : ils ont rempli la fiche de leur partie privative, demandé les documents, rempli le tableau de comparaison et pris rendez-vous avec leur notaire. Mireille, installée depuis peu, a fait les blocs 3 et 4 : elle connaît les personnes à joindre et elle sait se préparer à une rencontre. Thomas, qui voulait comprendre ses frais, a travaillé le bloc 4 : il lit son budget et prépare ses questions sur l'assurance et les travaux. Chacun avance à son rythme, avec les blocs qui le concernent.

Où revenir, selon la question

Quand une question surgit, ce tableau vous indique le chapitre où revenir. Il ne contient rien de nouveau : il relie vos questions aux chapitres qui les ont traitées.

Un dernier regard sur les trois dossiers

Reprenons une dernière fois nos trois dossiers fictifs, pour rappeler ce que chacun a appris.

Laurence et Étienne étaient partis d'une question simple : qu'achètent-ils exactement ? Ils ont appris le vocabulaire (chapitre 2), cherché la frontière entre le privé et le commun pour leur balcon et leur stationnement (chapitre 3), demandé les documents (chapitre 4) et comparé leurs immeubles (chapitre 9). Leur plus grand réflexe : ne rien deviner et tout demander par écrit.

Mireille hésitait devant une tache d'humidité et un avis de convocation. Elle a appris à repérer les personnes à joindre (chapitre 5) et à se préparer à une rencontre (chapitre 7). Son réflexe : un message clair, précis et courtois, dont elle garde une copie.

Thomas voulait comprendre ce qu'il paie. Il a appris à lire un budget par familles de dépenses (chapitre 6) et à poser ses questions sur l'assurance et les travaux (chapitre 8). Son réflexe : transformer chaque ligne qu'il ne comprend pas en question.

Trois personnes, trois situations, un même réflexe : lire, demander, noter, consulter.

10.2 Les questions à poser, par interlocuteur

Un jeu de questions types

Voici les questions types, rassemblées par interlocuteur. Elles résument celles des chapitres précédents. Adaptez-les, ajoutez les vôtres, supprimez celles qui ne vous concernent pas.

Au syndicat

• Où et comment puis-je consulter la déclaration de copropriété, le règlement, les procès-verbaux, le budget, les états financiers et le carnet d'entretien ?
• Comment vous joindre pour une question de la vie courante ? Y a-t-il un gestionnaire, un concierge ?
• Que couvre exactement ma contribution, et qu'est-ce qui reste à ma charge ?
• Comment le fonds de prévoyance est-il alimenté, et où voir son état ?
• Quels travaux sont récents, en cours ou prévus, et comment seront-ils financés ?
• L'immeuble est-il assuré ? Pouvez-vous me remettre une attestation ?
• À qui signaler un dégât ?
• Quand a lieu la prochaine rencontre, et comment y participer ?
• Y a-t-il des litiges ou des désaccords dont je devrais être informé ?

Au notaire

• Que comprend ma fraction, selon les documents de l'immeuble ?
• Mon balcon, mon stationnement et mon casier sont-ils des parties privatives ou des parties communes à usage restreint ?
• Comment les fenêtres, la porte d'entrée, la tuyauterie et les conduits sont-ils classés ?
• Comment les décisions se prennent-elles dans mon immeuble ?
• Que puis-je faire si une décision me préoccupe, et dans quel délai ?
• Quelles vérifications recommandez-vous avant mon offre ?
• Quels documents me manquent pour avoir une image complète de l'immeuble ?

Au courtier

• Quels documents de l'immeuble puis-je consulter avant de faire une offre ?
• Pouvez-vous demander pour moi les mêmes documents pour chacun des immeubles qui m'intéressent ?
• Que comprend exactement le logement qui m'intéresse (balcon, stationnement, casier) ?
• Comment présenter une offre qui me laisse le temps de vérifier les documents ?
• Sur quels points me renvoyez-vous au notaire ou à un autre professionnel ?

À l'assureur

• Qu'est-ce que ma police protège, et qu'est-ce qu'elle ne protège pas ?
• Comment mon assurance se coordonne-t-elle avec celle de l'immeuble ?
• Que se passe-t-il si un dégât chez moi touche un voisin, ou l'inverse ?
• Mes travaux ou améliorations doivent-ils être déclarés ?
• Que dois-je faire en cas de sinistre, et à quels délais dois-je faire attention ?

À un comptable, au besoin

• Pouvez-vous m'aider à lire les états financiers du syndicat ?
• Quels points devrais-je surveiller dans ces documents ?

À un avocat, si une situation vous inquiète

• Dans ma situation, quelle est la bonne démarche avant d'agir ?
• Quels sont les délais à surveiller, et que dois-je faire dès maintenant ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le notaire, pour lire les documents juridiques de l'immeuble et vous dire ce qu'ils signifient. L'avocat, pour un désaccord, un litige ou une question juridique délicate. Le syndicat, pour les documents et la pratique de l'immeuble. Le courtier, pour la démarche d'achat. L'assureur, pour votre propre protection. Le comptable, pour lire les états financiers. Gardez toutes les réponses par écrit.

Comment poser une question qui obtient une réponse

Quel que soit l'interlocuteur, quelques habitudes aident.

• Posez une question à la fois, ou numérotez-les.
• Écrivez : le courriel ou la lettre laissent une trace.
• Soyez précis : où, quand, quoi.
• Dites ce que vous voulez : un document, une explication, une confirmation.
• Relancez poliment si aucune réponse ne vient, en rappelant votre premier message.
• Notez la réponse dans votre tableau de suivi, avec la date et la personne.

10.3 Un tableau de suivi de votre dossier

Le tableau central

Voici le tableau qui rassemble tout. Recopiez-le dans un document, un cahier ou un tableur. Chaque ligne est une question posée ou un document demandé. Remplissez-le au fil du temps.

La colonne « Suite à donner » est celle qui fait avancer le dossier : une réponse reçue peut appeler une nouvelle question, un document à lire ou un rendez-vous à prendre.

Un second tableau : la vue d'ensemble des documents

Ce deuxième tableau tient la liste des documents reçus, pour savoir d'un coup d'œil ce qui est dans votre dossier.

Un troisième tableau : mon annuaire

Enfin, un annuaire des personnes à joindre, sur le modèle de celui du chapitre 5.

ATTENTION — un tableau n'est utile que s'il est tenu

Un tableau rempli une fois et jamais relu ne sert pas. Réservez-vous un moment régulier pour le mettre à jour, par exemple après chaque rencontre ou chaque échange important. Gardez-le avec les documents eux-mêmes, dans un dossier papier ou numérique que vous retrouvez facilement.

Un rythme de mise à jour

Une trousse vit mieux avec un rythme simple. Voici une proposition, à adapter à votre situation et à votre temps.

• Après chaque échange important avec le syndicat, le courtier, le notaire ou l'assureur : une ligne au tableau de suivi.
• Après chaque rencontre des copropriétaires : vos notes, le procès-verbal, les suites à donner.
• À la réception d'un nouveau document : une ligne au tableau des documents, et une première lecture rapide.
• De temps en temps, par exemple quand un nouveau budget arrive : relire la liste de contrôle et voir ce qui a changé.

Ce rythme ne demande que quelques minutes à chaque fois, et il évite les longues séances de rattrapage.

Organiser son dossier

Quelques gestes simples évitent le désordre.

1. Un dossier unique, papier ou numérique, pour tout ce qui concerne l'immeuble.
2. Des sous-dossiers : documents de l'immeuble, procès-verbaux, finances, assurance, travaux, échanges.
3. Des noms de fichiers clairs, avec la date : par exemple, le type de document et le mois de réception.
4. Une copie de sauvegarde de ce qui est important.
5. Une relecture régulière, pour archiver ce qui est périmé et repérer ce qui manque.

CÔTÉ COURTIER — un dossier ordonné facilite tout

Si vous achetez ou vendez, un dossier ordonné facilite le travail de votre courtier et de votre notaire. Ils savent plus vite ce qu'il vous faut, ce que vous avez et ce qui manque. Ils ne peuvent pas remplacer votre tenue du dossier, mais ils peuvent vous dire quels documents ajouter.

10.4 Pour aller plus loin

Les livres de la collection

Ce livre pose les bases. D'autres livres de la collection approfondissent chacun un sujet. Choisissez selon la question qui vous occupe.

• → livre D7, Acheter en copropriété divise, pour la démarche d'achat en copropriété.
• → livre I2, Le syndicat, le conseil et l'assemblée, pour l'administration de l'immeuble.
• → livre I3, Charges, fonds de prévoyance et Loi 16, pour l'argent de la copropriété.
• → livre I4, Assurances, sinistres et responsabilités, pour l'assurance.
• → livre I5, Vivre en copropriété, pour la vie quotidienne dans l'immeuble.
• → livre I6, Acheter et vendre en copropriété, pour les transactions.

La loi, en un mot

La copropriété est encadrée par des textes de loi. La principale source est le Code civil du Québec. Ce livre ne reprend aucun de ses articles et n'en tire aucune règle. Si vous souhaitez savoir ce qu'il prévoit pour votre immeuble et votre situation, adressez-vous à un notaire ou à un avocat, qui pourra l'appliquer à votre cas.

Les professionnels à garder dans votre carnet d'adresses

• Un notaire, de préférence rencontré avant d'acheter.
• Un courtier, pour la démarche d'achat ou de vente.
• Un assureur, pour votre propre protection.
• Un comptable, pour lire des états financiers ou répondre à une question fiscale.
• Un avocat, pour un désaccord ou une question juridique délicate.
• Un inspecteur en bâtiment, pour l'état de votre logement.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le notaire et l'avocat, pour toute question de droit. Le comptable, pour les états financiers et les questions fiscales. L'assureur, pour votre protection personnelle. Le courtier, pour la démarche. Le syndicat, pour l'immeuble. Aucun livre, y compris celui-ci, ne remplace ces personnes : il vous aide à les rencontrer mieux préparé.

Les erreurs qui coûtent cher

• Éparpiller ses documents et ses notes. On perd du temps, on pose deux fois la même question, on manque l'essentiel.
• Ne pas tenir le tableau de suivi. Un tableau vide ne sert à rien ; un tableau tenu, si.
• Se fier à sa mémoire pour les réponses importantes. Écrivez-les, datez-les, classez-les.
• Ne pas relire sa liste de contrôle. Votre situation change ; vos questions aussi.
• Sauter la rencontre avec le notaire. Elle est plus utile avant l'offre qu'après.
• Prendre ce livre pour un avis. Il explique, situe et prépare ; il ne conseille pas.
• Garder ses questions pour soi. Une question non posée reste sans réponse.
• Oublier de sauvegarder son dossier. Gardez une copie de ce qui est important.

À retenir

• La trousse du copropriétaire rassemble en un lieu la liste de contrôle, les questions types et les tableaux de suivi.
• La liste de contrôle suit les chapitres du livre : comprendre, demander, situer, suivre, vérifier.
• Les questions se posent par écrit, une à la fois, au bon interlocuteur.
• Les tableaux de suivi gardent la trace de vos demandes, de vos documents et de vos contacts.
• Les questions de droit vont au notaire ou à l'avocat ; les questions financières au comptable ; la protection à l'assureur.
• Une trousse tenue à jour sert avant l'achat, pendant la vie en copropriété et au moment de la revente.
• Ce livre est de l'information générale : aucune décision ne se prend sur sa seule base.

Votre plan d'action

1. Recopiez la liste de contrôle de la section 10.1 et cochez ce qui est fait.
2. Choisissez les blocs qui correspondent à votre situation et travaillez-les en priorité.
3. Recopiez les trois tableaux de la section 10.3 dans un document ou un cahier.
4. Préparez vos questions, par interlocuteur, à partir de la section 10.2.
5. Prenez rendez-vous avec un notaire, et avec les autres professionnels dont vous avez besoin.
6. Posez vos questions par écrit, et remplissez le tableau de suivi à chaque réponse.
7. Relisez votre trousse régulièrement, et mettez-la à jour.
8. Choisissez dans la collection le livre qui prolonge votre situation.

Questions à poser

Au syndicat :

• Où consulter les documents de l'immeuble et comment vous joindre ?
• Que couvre ma contribution, et quels travaux sont prévus ?

Au notaire :

• Que comprend ma fraction, et comment les décisions se prennent-elles dans mon immeuble ?
• Quelles vérifications recommandez-vous avant mon offre ?

Au courtier :

• Quels documents de l'immeuble puis-je consulter avant d'offrir ?

À l'assureur :

• Que protège ma police, et comment s'articule-t-elle avec celle de l'immeuble ?

Vérifiez vos acquis

1. À quoi sert la liste de contrôle du copropriétaire ?
2. Pourquoi poser ses questions par écrit et une à la fois ?
3. Quels sont les trois tableaux de la trousse, et à quoi servent-ils ?
4. À qui s'adressent les questions de droit, les questions financières et les questions de protection personnelle ?
5. Pourquoi garder un dossier ordonné ?
6. Quel livre de la collection consulter pour approfondir la vie quotidienne dans l'immeuble ?

Réponses

1. À voir ce qui est fait et ce qui reste à faire, et à vous rappeler les chapitres où revenir.
2. Parce qu'une question écrite laisse une trace, qu'une question à la fois obtient une réponse plus claire et qu'on peut ensuite suivre chaque réponse.
3. Le tableau de suivi des questions et des réponses, le tableau des documents reçus et l'annuaire des personnes à joindre.
4. Les questions de droit vont au notaire ou à l'avocat, les questions financières au comptable, la protection personnelle à l'assureur.
5. Parce qu'on retrouve vite ce qu'on cherche, qu'on évite de poser deux fois la même question et qu'on facilite le travail des professionnels.
6. → livre I5, Vivre en copropriété.

Pour aller plus loin

• Code civil du Québec — la principale loi qui encadre la copropriété d'un immeuble ; à consulter avec un notaire ou un avocat, qui l'appliquent à votre immeuble.
• Votre notaire — pour lire les documents juridiques de l'immeuble.
• Votre syndicat de copropriétaires — pour les documents et les renseignements sur l'immeuble.
• Dans cette collection : → livres D7, I2, I3, I4, I5 et I6 pour approfondir l'achat, l'administration, l'argent, l'assurance, la vie quotidienne et les transactions en copropriété.