Chapitre 1 — Fiscalité de l'immeuble locatif : ce que ce livre fait et ne fait pas

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Posséder un immeuble qui compte des locataires, c'est recevoir de l'argent chaque mois et en dépenser presque aussi régulièrement : réparations, assurance, comptes municipaux, intérêts sur un prêt. Chacune de ces sommes laisse une trace, et ces traces intéressent les administrations fiscales. Vous le savez sans doute déjà, plus ou moins confusément, et c'est peut-être pour cela que vous ouvrez ce livre.

Voici l'engagement de ce livre, dit dès la première page : il ne vous apprendra aucune règle fiscale. Il ne vous dira pas quoi déclarer, quoi réclamer ni comment calculer quoi que ce soit. Il vous apprendra autre chose, de très concret : à tenir vos dossiers en ordre, à reconnaître les moments où il faut consulter un comptable, et à arriver à ces rendez-vous avec des questions précises plutôt qu'avec une boîte à chaussures remplie de papiers. Les dossiers de ce livre sont fictifs : Colette et Rolland, qui achètent un petit immeuble de logements ; Mireille, qui loue le sous-sol de sa maison ; et Benoît, qui détient un duplex avec sa sœur et songe à le vendre. Aucune ville, aucune entreprise, aucun prix, aucune date de ce livre n'est réel.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer en vos mots pourquoi la fiscalité d'un immeuble locatif est une zone délicate, et pourquoi un livre grand public ne peut pas en tenir lieu ;
• nommer les personnes avec qui vous aurez affaire : le comptable, le fiscaliste, le notaire, le courtier et les deux administrations fiscales ;
• situer, sur la vie d'un immeuble, les moments où il vaut la peine de consulter ;
• dire ce que ce livre fait, et surtout ce qu'il ne fait pas, pour ne pas lui demander ce qu'il ne peut pas vous donner ;
• préparer votre première liste de questions pour un comptable.

Pourquoi c'est important

Un immeuble locatif peut être le plus gros projet financier d'une famille. Il s'y ajoute des règles qui changent avec le temps, des situations qui se ressemblent sans être identiques, et des conséquences qui se mesurent des années plus tard, parfois au moment de la vente. Une petite négligence de classement au départ peut devenir un gros problème de documentation plus tard.

Ce livre ne cherche pas à vous rendre expert. Il cherche à vous éviter deux erreurs opposées. La première consiste à croire qu'un livre ou un site Internet peut répondre à votre situation précise : il ne le peut pas, et ce livre ne le prétend pas. La seconde consiste à consulter trop tard, ou sans préparation, et à payer du temps de professionnel pour reconstituer ce que vous auriez pu rassembler vous-même, gratuitement, au fil des mois.

Un mot sur le ton : ce livre emploie des phrases courtes et des gestes concrets. Quand une question relève du droit, de l'impôt ou de la finance, il le dit, et il écrit la question à poser plutôt qu'une réponse. C'est un choix voulu, pas une lacune.

1.1 Un immeuble qui rapporte, et une fiscalité qui s'en mêle

Des sommes qui entrent et qui sortent

Prenez Colette et Rolland. Ils ont trouvé un petit immeuble de logements et ils en sont à la visite avec leur courtier. Dans leur tête, l'affaire est simple : les loyers paient les dépenses, et ce qui reste leur appartient. Dans la réalité, chaque mot de cette phrase cache des questions. Quels loyers, perçus quand, de qui ? Quelles dépenses, payées à qui, avec quelle preuve ? Et ce qui reste : à quel moment de l'année le compte-t-on, et que doit-on en dire aux administrations fiscales ?

Ces questions n'ont rien d'exotique. Un propriétaire d'immeuble locatif se les pose tôt ou tard. La différence entre un propriétaire serein et un propriétaire inquiet tient à une chose : le premier a des dossiers clairs et un comptable qu'il connaît ; le second cherche ses papiers en mars.

DÉFINITION — la fiscalité

Dans ce livre, la fiscalité désigne tout ce qui, dans la vie d'un immeuble locatif, touche aux impôts et aux taxes : les sommes reçues, les sommes dépensées, les travaux, les changements d'usage, les ventes. Le mot ne désigne pas ici un ensemble de règles que le livre expliquerait. Il désigne un domaine où vous devez être accompagné.

Pourquoi la zone est délicate

Trois raisons rendent cette zone délicate, et elles ne sont pas propres à un immeuble en particulier.

Les règles bougent. Les lois fiscales sont modifiées régulièrement, par les gouvernements, et les administrations publient des précisions au fil du temps. Un texte écrit aujourd'hui, même rédigé avec soin, peut ne plus être à jour demain. C'est vrai de ce livre aussi. C'est pourquoi il ne contient aucun taux, aucun seuil, aucune règle : ils seraient périmés avant que vous ayez fini de le lire, et vous pourriez décider sur leur base.

Les situations se ressemblent sans se répéter. Deux propriétaires qui détiennent chacun un duplex ne vivent pas la même situation s'ils ne l'ont pas acquis de la même façon, s'ils ne l'habitent pas de la même façon, s'ils n'ont pas fait les mêmes travaux, ou s'ils ne le détiennent pas à la même enseigne. Un conseil exact pour l'un peut être faux pour l'autre. Seul un professionnel qui connaît vos faits peut vous répondre.

Les erreurs se découvrent tard. Un classement fautif, une pièce manquante, une question jamais posée : on s'en aperçoit au moment où un professionnel ou une administration demande de justifier. À ce moment-là, reconstituer un dossier est lent et coûteux, et parfois impossible.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Un comptable (professionnel de la comptabilité et de la déclaration de revenus), pour savoir comment vos revenus et vos dépenses d'immeuble doivent être présentés. Un fiscaliste (spécialiste de la fiscalité, que certains comptables et certains avocats pratiquent), pour une situation inhabituelle. Questions de départ : Quels documents voulez-vous voir dès le premier jour ? Quels moments de la vie de l'immeuble devrais-je vous signaler avant d'agir ?

Ce que cela change pour vous

Rien de tout cela ne doit vous décourager. Un propriétaire peut tenir ses affaires en ordre, avec de l'aide. Mais cela change une chose dans votre manière de travailler : vous ne cherchez pas à deviner la bonne réponse fiscale, vous cherchez à rassembler ce dont un professionnel aura besoin pour vous la donner, et à savoir quand lui poser la question. Cette posture est celle du livre entier.

L'ESSENTIEL — rassembler, repérer, questionner

Rassembler les documents. Repérer les moments où consulter. Questionner le bon professionnel, par écrit si possible. Voilà les trois gestes que ce livre vous apprend, chapitre après chapitre.

1.2 Les personnes en présence

Autour d'un immeuble locatif, plusieurs personnes jouent un rôle. En connaître les rôles vous évite de demander à l'un ce que seul l'autre peut dire.

Vous, le propriétaire

Vous êtes la personne qui garde les documents, tient les registres et prend les décisions. Personne d'autre ne le fera à votre place, même si vous déléguez certaines tâches. Quand le propriétaire est plus d'une personne — un couple, deux personnes de la même famille, des associés —, la question de qui garde quoi devient importante (chapitre 8). Colette et Rolland partagent cette tâche, et ils ont décidé que Rolland classe les pièces et que Colette tient le chiffrier.

Le comptable

Votre interlocuteur principal pour tout ce livre.

DÉFINITION — le comptable

Professionnel qui tient ou vérifie des livres comptables, prépare des déclarations de revenus et conseille sur la présentation des chiffres. Il peut exercer seul, dans un cabinet, ou comme salarié d'une entreprise. Demandez-lui à quel titre il exerce et s'il a l'habitude des immeubles locatifs.

Un bon comptable ne se contente pas d'additionner. Il vous dit quels documents il veut, à quelle fréquence, sous quelle forme, et il répond aux questions que ce livre se garde de trancher.

Le fiscaliste

DÉFINITION — le fiscaliste

Professionnel spécialisé en fiscalité, parfois comptable ou avocat de formation. On le consulte pour les situations qui sortent de l'ordinaire : un achat complexe, une détention à plusieurs, une vente importante. Demandez-lui de quel ordre professionnel il relève et s'il a de l'expérience avec des immeubles semblables au vôtre.

Un propriétaire n'a pas toujours besoin d'un fiscaliste. Le comptable vous dira s'il est temps de passer la main. Le principe de ce livre reste le même : ne pas décider seul quand la situation devient inhabituelle.

Le notaire

Le notaire rédige et reçoit les actes de vente, vérifie les titres de propriété et, quand plusieurs personnes détiennent ensemble un immeuble, il peut les aider à rédiger leur convention. Il ne remplace pas le comptable : il ne vous dira pas comment présenter vos revenus, mais il vous dira comment les propriétaires s'entendent entre eux et ce que contient l'acte que vous signez.

Le courtier immobilier

Le courtier vous accompagne dans l'achat ou la vente. Il connaît le marché, sait quelles questions poser au vendeur, et peut vous aider à obtenir des documents. Il n'est ni comptable ni notaire, et ce n'est pas lui qui répondra aux questions de fiscalité. Un bon courtier vous renvoie, au moment utile, vers le professionnel qui peut répondre. Ce livre vous aide à reconnaître ces moments et à y arriver prêt.

Les deux administrations fiscales

Deux administrations publiques s'occupent des impôts et des taxes dont vous entendrez parler : l'Agence du revenu du Canada, appelée l'ARC, et Revenu Québec. Ce livre les nomme parce que vous les croiserez : leurs sites contiennent de l'information publique, et leurs services répondent aux questions des contribuables. Il ne dit pas laquelle reçoit quoi, ni quels formulaires existent. Le chapitre 2 vous explique comment les approcher, et surtout quand il vaut mieux passer par votre comptable avant de leur écrire.

Les autres intervenants

Votre prêteur, votre assureur et vos entrepreneurs sont aussi des interlocuteurs. Aucun n'est un conseiller fiscal, mais chacun produit des documents que votre comptable voudra voir : le contrat de prêt, la police d'assurance, les factures de travaux.

CAS CONCRET — dossier fictif

Colette et Rolland dressent, avant même la signature, la liste de leurs interlocuteurs : leur courtier pour la recherche et la négociation, leur notaire pour l'acte, leur prêteur pour le financement, et un comptable qu'ils n'ont pas encore choisi. Ils décident de rencontrer deux comptables avant d'arrêter leur choix et d'écrire d'abord leurs questions. Ils découvrent que le simple fait d'écrire les questions les oblige à comprendre ce qu'ils ne savent pas.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Votre ordre professionnel de référence pour vérifier qu'un comptable, un fiscaliste ou un notaire exerce bien sa profession. Votre courtier, pour qu'il vous mette en relation avec des professionnels qu'il connaît. Questions : Avez-vous l'habitude des immeubles locatifs ? Comment facturez-vous ? Comment travaillons-nous ensemble au fil de l'année ?

1.3 Un parcours de l'achat à la vente, vu d'en haut

Un immeuble locatif a une vie, et cette vie comporte des moments où la question fiscale se pose plus fort. Voici ces moments, sans leur contenu : le livre y reviendra un à un.

L'achat

C'est le premier moment. Avant de présenter une offre, vous réunissez des renseignements sur les revenus et les dépenses de l'immeuble, et vous faites regarder le tout par un comptable. Vous demandez aussi l'avis de votre prêteur, puisque la façon de financer un immeuble à revenus a ses particularités (→ livre F7). Le chapitre 4 vous guide.

Les premières années de détention

Une fois propriétaire, vous commencez à recevoir des loyers et à payer des dépenses. C'est le moment de mettre en place vos registres : un dossier par immeuble, une manière de classer, une habitude. Les chapitres 3 et 5 traitent de ce moment, qui est le plus long de la vie de l'immeuble et celui où l'on prend ou perd de bonnes habitudes.

Les travaux

Réparer, rénover, remplacer : tout immeuble en connaît. Le principe de ce livre est simple : garder les factures et poser la question avant, non après. Le chapitre 6 vous donne les gestes.

La location d'une partie de sa maison

Certaines personnes ne possèdent pas un immeuble locatif au sens courant : elles louent un sous-sol, un étage, un logement dans la maison qu'elles habitent. C'est la situation de Mireille. Elle appelle des précautions particulières, et le chapitre 7 s'y consacre. Pour ce qui touche à la maison qu'on habite et à sa vente, voyez le livre sur la résidence principale, le gain en capital et le changement d'usage (→ livre G3).

La détention à plusieurs et la location à court terme

Deux situations appellent un avis particulier : détenir un immeuble avec d'autres personnes, et louer pour de courtes périodes. Benoît, avec sa sœur, vit la première. Le chapitre 8 en parle.

La vente

Enfin, la vente. C'est un moment où les dossiers sont mis à l'épreuve, parce qu'on doit faire le bilan de tout ce qui s'est passé depuis l'achat. Le chapitre 9 vous explique comment préparer cette conversation avec votre comptable avant d'accepter une offre, pas après. Benoît s'y intéresse déjà.

L'ESSENTIEL — les six moments

Achat · premières années · travaux · location d'une partie de sa maison · détention à plusieurs ou location à court terme · vente. À chacun, une question à poser au bon professionnel et des documents à rassembler.

Une vue d'ensemble

Pour garder le parcours en tête, voici ce que ce livre associe à chaque moment.

Ce tableau est un aide-mémoire, pas une règle. Votre comptable peut vous demander d'autres documents à d'autres moments.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Votre comptable, avant chaque moment du parcours. Question type, à poser une fois par année : Y a-t-il un événement à venir — achat, travaux, changement d'usage, vente — que je devrais vous signaler avant d'agir ?

1.4 Ce que ce livre fait et ne fait pas

Ce qu'il fait

Ce livre vous aide à :

• comprendre la situation : un immeuble locatif a un volet fiscal, et il est délicat ;
• rassembler : les documents utiles, classés de façon à durer ;
• repérer les moments : ceux où l'on consulte avant d'agir ;
• préparer vos questions : par écrit, pour chaque interlocuteur ;
• suivre vos échanges : un tableau pour noter ce que chaque professionnel vous a répondu.

Ce qu'il ne fait pas

Ce livre ne fait aucun des gestes suivants, et vous ne devez pas lui demander de les faire :

• il ne décrit aucune déduction, aucune catégorie de dépense, aucun traitement particulier ;
• il ne donne aucun taux, aucun seuil, aucun délai légal ;
• il ne nomme aucun formulaire à remplir et n'explique aucune déclaration ;
• il n'indique pas lequel des deux gouvernements reçoit quelle information ;
• il ne fait aucun calcul de rendement, d'impôt, de gain ou de perte ;
• il ne donne aucun conseil adapté à votre situation personnelle.

ATTENTION — un livre n'est pas un avis

Rien dans ces pages ne remplace une consultation. Si une phrase vous donne l'impression de décrire exactement votre cas, relisez-la : elle décrit un dossier fictif. Votre cas, lui, appartient à un professionnel qui aura vu vos documents.

Pourquoi ce choix

Il serait facile d'écrire un livre qui énumère des règles. Il serait aussi dangereux. Une règle citée de mémoire, périmée ou mal appliquée peut vous faire prendre une mauvaise décision. Le choix de ce livre est de vous donner plutôt des gestes qui valent dans tous les cas : classer, conserver, noter, demander. Ces gestes ne se périment pas.

Comment lire ce livre

Chaque chapitre est écrit sur le même modèle : ce que vous saurez faire, pourquoi c'est important, quelques sections, les erreurs qui coûtent cher, ce qu'il faut retenir, un plan d'action, des questions à poser, un court quiz, et des pistes pour aller plus loin. Vous pouvez le lire dans l'ordre, ou aller droit au chapitre qui correspond à votre moment. Le chapitre 10 rassemble tout dans une trousse que vous pouvez imprimer.

Une première liste de questions

Même avant d'avoir lu le reste, vous pouvez commencer à écrire. Voici les questions que Colette et Rolland ont inscrites sur leur première feuille :

• À quel moment de la vie de l'immeuble devons-nous vous consulter ?
• Quels documents voulez-vous recevoir, et sous quelle forme ?
• À quelle fréquence devons-nous vous rencontrer ?
• Quelle information devons-nous garder, et pendant combien de temps ?
• Comment facturez-vous vos services, et qu'est-ce qui est inclus ?

Notez la quatrième question de la liste : elle s'adresse au professionnel, pas à la loi. La durée de conservation est exactement le genre de point sur lequel ce livre refuse de vous répondre ; votre comptable le fera.

CAS CONCRET — dossier fictif

Mireille loue le sous-sol de sa maison depuis peu. Elle ne se considère pas comme une propriétaire d'immeuble locatif, et pourtant des sommes entrent chaque mois dans son compte. Elle écrit sur une feuille : Je ne sais pas ce que cela change pour moi. Cette phrase est sa première question. Elle l'apportera à son comptable, avec son bail et ses relevés.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Un comptable, dès que des loyers commencent à entrer, même pour un seul logement. Questions : Ma situation est-elle différente de celle d'un propriétaire d'immeuble complet ? Que dois-je garder, et comment ? À quel moment dois-je vous revoir ? Pour y voir plus clair sur les deux administrations fiscales, voir le chapitre 2.

Les erreurs qui coûtent cher

• Chercher la réponse dans un livre ou sur un site plutôt que chez un professionnel. Un texte général ne connaît pas vos faits. Ce livre le dit lui-même.
• Attendre la période des déclarations pour s'y mettre. Les dossiers se construisent tout au long de l'année, pas en une fin de semaine.
• Mélanger vos papiers personnels et ceux de l'immeuble. Deux piles valent mieux qu'une pile confuse.
• Décider sans consulter parce que tout le monde fait comme ça. Ce que fait le voisin n'est pas une source.
• Consulter un professionnel sans préparation. Vous payez son temps pour reconstituer ce que vous auriez pu rassembler.
• Confondre le courtier avec le comptable. Le courtier vous accompagne dans la transaction ; la fiscalité relève d'un autre métier.
• Croire qu'un seul immeuble, un seul logement ou une seule pièce loués échappent à la question. La question se pose dès que des sommes entrent.
• Penser que la règle est la même pour tous. Elle ne l'est pas, et c'est précisément pour cela qu'on consulte.

À retenir

• Un immeuble locatif a un volet fiscal ; la zone est délicate parce que les règles changent, que les situations diffèrent et que les erreurs se découvrent tard.
• Ce livre ne donne aucune règle ni aucun calcul : il vous apprend à rassembler, à repérer les moments et à poser des questions.
• Vos interlocuteurs : le comptable en premier, le fiscaliste au besoin, le notaire pour les actes et les ententes, le courtier pour la transaction.
• Les deux administrations fiscales, l'ARC et Revenu Québec, ont des sites d'information publique ; votre comptable vous dit quand et comment les approcher.
• Six moments appellent une consultation : l'achat, la détention courante, les travaux, la location d'une partie de sa maison, la détention à plusieurs ou la location à court terme, et la vente.
• Écrire vos questions avant de rencontrer un professionnel est le meilleur investissement de temps.

Votre plan d'action

1. Écrivez en une phrase votre situation : ce que vous possédez ou voulez acheter, avec qui, et où vous en êtes.
2. Repérez dans le parcours (section 1.3) le ou les moments qui vous concernent maintenant.
3. Créez un dossier pour l'immeuble — papier ou numérique — même s'il est encore vide.
4. Choisissez deux ou trois comptables à rencontrer, en demandant à votre courtier, à votre notaire ou à des proches s'ils en recommandent.
5. Écrivez vos premières questions à partir de la section 1.4 et gardez-les sous la main.
6. Prenez rendez-vous avec un comptable avant tout geste important : offre d'achat, travaux, mise en location, mise en vente.
7. Notez chaque réponse reçue, avec la date et le nom de la personne.

Questions à poser

Au comptable :

• Avez-vous l'habitude des immeubles locatifs comme le mien ?
• Quels documents voulez-vous recevoir, et à quelle fréquence ?
• Quels événements devrais-je vous signaler avant d'agir ?
• Comment facturez-vous, et qu'est-ce qui est inclus ?

Au courtier :

• Quels professionnels recommandez-vous pour la fiscalité d'un immeuble locatif ?
• À quel moment de la transaction dois-je rencontrer le comptable ?

Au notaire :

• Quels documents de l'acte dois-je conserver et pourquoi ?
• Si nous sommes plusieurs propriétaires, quelle entente devrions-nous mettre par écrit ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi la fiscalité d'un immeuble locatif est-elle une zone délicate ?
2. Que fait ce livre, et que ne fait-il pas ?
3. Quel est le rôle du comptable, et en quoi diffère-t-il de celui du courtier ?
4. Nommez trois des six moments de la vie d'un immeuble où l'on consulte.
5. Pourquoi ce livre ne donne-t-il aucun taux ni aucun seuil ?
6. Quelle est la première chose à faire quand des loyers commencent à entrer ?

Réponses

1. Parce que les règles changent, que les situations se ressemblent sans se répéter et que les erreurs se découvrent tard.
2. Il aide à comprendre la situation, à rassembler les documents, à repérer les moments où consulter et à préparer des questions. Il ne donne aucune règle, aucun calcul ni aucun conseil personnalisé.
3. Le comptable tient ou vérifie les livres et prépare les déclarations ; le courtier accompagne la transaction et ne répond pas aux questions de fiscalité.
4. Par exemple : l'achat, les travaux et la vente. Les autres sont la détention courante, la location d'une partie de sa maison, et la détention à plusieurs ou la location à court terme.
5. Parce que ces chiffres changent et qu'un lecteur pourrait décider sur leur base ; la bonne source est un professionnel ou le site de l'administration concernée.
6. Créer un dossier pour l'immeuble et consulter un comptable.

Pour aller plus loin

• Agence du revenu du Canada (ARC) — administration fiscale fédérale ; son site contient de l'information publique à l'intention des contribuables.
• Revenu Québec — administration fiscale du Québec ; son site contient de l'information publique à l'intention des contribuables.
• Dans cette collection : → livre G3 pour la résidence principale, le gain en capital et le changement d'usage ; → livre D8 pour l'achat d'un plex ou d'un immeuble à revenus.

Chapitre 2 — Un immeuble locatif, deux administrations fiscales

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Un jour ou l'autre, le propriétaire d'un immeuble locatif reçoit une lettre, ou la cherche, ou se demande s'il devrait en écrire une. Ce courrier vient d'une administration fiscale. Au Québec, deux administrations publiques sont à connaître : l'Agence du revenu du Canada et Revenu Québec. Savoir qui elles sont, comment s'informer auprès d'elles et à quel moment passer par votre comptable plutôt que de les contacter directement vous épargne bien des inquiétudes.

Ce chapitre ne vous explique pas ce que ces administrations demandent, ni ce qu'elles reçoivent de vous. Il vous montre comment trouver leur information publique, comment l'utiliser sans la mal comprendre, et quelles questions poser à votre comptable à leur sujet. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Colette et Rolland, qui achètent un petit immeuble de logements, et Benoît, qui détient un duplex avec sa sœur.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• dire qui sont l'Agence du revenu du Canada et Revenu Québec, en mots courants ;
• expliquer pourquoi un propriétaire de logements est amené à les croiser ;
• trouver leur information publique et reconnaître un site officiel ;
• lire une page d'information sans en tirer une règle pour votre cas ;
• tenir un journal de vos contacts avec elles ;
• préparer une liste de questions pour votre comptable.

Pourquoi c'est important

Les administrations fiscales sont des interlocuteurs sérieux. Leur information publique est utile, mais elle est écrite pour tout le monde, donc pour personne en particulier. Un propriétaire qui lit une page de leur site et croit y trouver la réponse à sa situation prend un risque : celui d'appliquer à son cas un texte qui visait un autre cas.

À l'inverse, un propriétaire qui évite tout contact par crainte peut laisser passer des occasions de s'informer. Ce chapitre cherche l'équilibre : utiliser ce qui est public pour mieux préparer vos conversations, et confier à un professionnel ce qui exige une réponse personnalisée.

Un dernier point, de nature pratique. Il arrive que des personnes malintentionnées cherchent à profiter de la crainte qu'inspirent les administrations fiscales. Savoir à quoi ressemblent vos vrais contacts avec elles, et comment les joindre par leurs canaux officiels, est aussi une précaution.

2.1 Qui sont l'ARC et Revenu Québec

Deux administrations, deux gouvernements

DÉFINITION — une administration fiscale

Organisme public chargé d'appliquer les lois qui touchent les impôts et les taxes d'un gouvernement. Elle reçoit des déclarations, répond aux contribuables, publie de l'information et vérifie, au besoin, que les informations qu'on lui a remises concordent avec les documents du contribuable.

L'Agence du revenu du Canada, qu'on appelle aussi l'ARC, est l'administration fiscale du gouvernement fédéral. Revenu Québec est l'administration fiscale du gouvernement du Québec. Ce sont deux organismes distincts, avec leurs sites, leurs services, leurs coordonnées et leurs façons de faire.

Ce livre se limite à cette présentation, et c'est voulu. Il ne dit pas laquelle des deux reçoit quelle déclaration, laquelle gère quelle taxe ou quel impôt, ni quels formulaires existent. Ces points relèvent de votre comptable. Si vous êtes tenté de les chercher vous-même, vous trouverez de l'information, mais vous la lirez sans savoir ce qui s'applique à vous.

Pourquoi deux, et pas une seule

La question est naturelle. Le gouvernement fédéral et le gouvernement du Québec ont chacun leur administration. Pour un propriétaire d'immeuble, cela veut dire qu'il peut avoir affaire aux deux. Comment, et pour quoi, c'est l'affaire de son comptable.

L'ESSENTIEL — deux administrations, un seul interlocuteur de confiance

Vous n'avez pas besoin de comprendre le partage entre les deux administrations pour tenir vos dossiers. Vous avez besoin d'un comptable qui le comprend, et de dossiers qui lui permettent de faire son travail.

Ce qu'elles font, en général

Sans entrer dans le détail de leurs mandats, on peut dire que ces administrations :

• publient de l'information destinée au public sur leurs sites ;
• répondent aux demandes des contribuables, par téléphone, en ligne ou par écrit ;
• reçoivent les documents que les contribuables ont à leur remettre ;
• font des vérifications, au besoin, et peuvent demander des pièces justificatives.

Ce dernier point mérite qu'on s'y arrête. Quand une administration demande des pièces, elle s'adresse à vous : c'est vous qui devez retrouver vos documents. C'est pour cela que le chapitre 3 insiste tant sur la tenue de vos registres dès le premier jour.

Quelques mots à reconnaître

Le courrier d'une administration emploie un vocabulaire qui peut intimider. Voici quatre mots courants, définis en termes généraux, pour que vous ne soyez pas surpris à la première lecture.

• Le contribuable : la personne ou l'entreprise qui a affaire à l'administration. C'est vous.
• Une pièce justificative : un document qui appuie un chiffre, comme un reçu, une facture ou un relevé de compte.
• Une demande de renseignements : une lettre dans laquelle l'administration pose des questions ou réclame des documents.
• Une vérification : un examen de vos documents par l'administration pour s'assurer qu'ils concordent avec ce que vous lui avez remis.

Ces définitions sont volontairement courtes. Si un terme apparaît dans une lettre et que vous n'en comprenez pas la portée, ne cherchez pas à deviner : apportez la lettre à votre comptable. Une lettre qu'on ne comprend pas est une raison de plus de consulter, pas de s'inquiéter seul.

CAS CONCRET — dossier fictif

Colette et Rolland ne connaissent des administrations fiscales que leurs déclarations personnelles. En préparant l'achat de leur immeuble, ils se demandent si leur relation avec elles va changer. Leur courtier ne répond pas, et c'est normal : ce n'est pas son rôle. Ils écrivent donc la question et l'inscrivent sur la liste destinée à leur comptable : Notre relation avec les administrations fiscales change-t-elle avec l'achat d'un immeuble locatif, et de quelle façon ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

Un comptable, pour comprendre quel contact vous aurez avec chaque administration en tant que propriétaire. Questions : Avec laquelle des deux devrai-je communiquer, et pour quoi ? Qui se chargera de ces échanges, vous ou moi ? Que me faut-il garder pour répondre à une demande de leur part ?

2.2 Pourquoi un propriétaire de logements les croise

Parce que des sommes circulent

Un immeuble locatif génère des revenus et des dépenses. Dès que des sommes entrent et sortent de façon régulière, la fiscalité s'y intéresse. Ce livre ne dit pas comment : il vous dit que la question existe et que vous devez la poser.

Les occasions de contact

Voici, sans les détailler, les occasions pour lesquelles un propriétaire peut être en contact avec une administration. Elles sont toutes à confirmer avec votre comptable.

• La déclaration de revenus. Votre comptable vous dit ce qui doit être remis, à quelle administration et à quel moment ; il peut s'en charger.
• Les demandes de renseignements. Une administration peut vous écrire pour comprendre un point ou obtenir une pièce.
• Les changements dans votre situation. Acheter, vendre, louer une partie de sa maison, détenir à plusieurs, faire des travaux importants : ces événements peuvent exiger de l'information ou une démarche.
• Les questions du propriétaire. Vous avez une question générale ? Les sites et les services d'information des administrations peuvent y répondre en termes généraux.

Les moments où on ne contacte pas soi-même

Il existe des moments où le réflexe de téléphoner à l'administration n'est pas le meilleur. Si votre question porte sur votre situation précise, une réponse orale d'un agent à un guichet ne remplace pas l'analyse d'un professionnel qui a vu vos documents. De plus, une réponse téléphonique ne laisse que votre mémoire comme trace.

Demandez donc d'abord à votre comptable : Voulez-vous que j'appelle moi-même, ou préférez-vous le faire ? Selon la réponse, vous saurez qui tient le téléphone et qui garde la trace.

Quand plusieurs personnes sont propriétaires

Si vous détenez l'immeuble avec quelqu'un d'autre, la question du contact se complique. Chaque personne peut recevoir son propre courrier, appeler de son côté et noter ses échanges dans son coin. Le risque est évident : deux versions de l'histoire, et personne qui sait ce que l'autre a dit ou reçu. Une pratique simple consiste à désigner une personne qui tient le journal des contacts, et à convenir que l'autre lui transmet sans délai tout ce qu'elle reçoit. Mettez cette entente par écrit, même en trois lignes, et montrez-la à votre comptable.

Pour une détention à plusieurs, le chapitre 8 revient sur ces questions d'organisation. Pour l'instant, retenez le principe : un seul journal, une seule personne qui le tient, et des copies pour tous.

Voici ce que cela peut donner pour Colette et Rolland :

• une chemise unique, numérique, accessible aux deux ;
• une personne chargée de noter les appels, l'autre de classer les lettres ;
• une rencontre courte, chaque mois, pour s'assurer que rien n'a été oublié.

ATTENTION — un contact sans trace n'a pas eu lieu

Après chaque appel, notez le jour, l'heure, le nom de la personne, le numéro de dossier ou de référence qu'elle vous a donné et ce qu'elle vous a dit. Si vous n'avez pas de référence, demandez-en une. Montrez cette note à votre comptable.

Les faux messages

Parce que les administrations fiscales inspirent de la crainte, certaines personnes se font passer pour elles. Un appel, un texto ou un courriel inattendu qui réclame de l'argent, des renseignements personnels ou des accès à vos comptes doit vous rendre prudent. La précaution est simple : ne répondez pas par les liens ou les numéros du message ; rendez-vous plutôt sur le site officiel de l'administration en tapant vous-même l'adresse, et joignez-la par les coordonnées que vous y trouvez. Au moindre doute, parlez-en à votre comptable.

CAS CONCRET — dossier fictif

Benoît reçoit un message qui se dit de l'une des administrations fiscales et qui lui demande de confirmer des informations en cliquant sur un lien. Il ne clique pas. Il ouvre le site officiel dans son navigateur, retrouve les coordonnées de l'administration et la joint pour vérifier. Il apprend que le message ne vient pas d'elle. Il en parle ensuite à son comptable, qui lui rappelle de ne jamais communiquer de mots de passe ni de numéros d'assurance sociale par courriel.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Votre comptable, pour savoir qui communique avec les administrations, comment, et selon quelle entente écrite. Questions : Pouvez-vous communiquer avec elles en mon nom ? Qu'est-ce que cela suppose de ma part ? Comment sauront-elles que c'est vous qui me représentez ? Que dois-je faire si je reçois une lettre ? Vous pouvez aussi joindre l'administration concernée, par les coordonnées de son site officiel, pour vérifier l'authenticité d'un message.

2.3 Où trouver leur information publique

Les sites officiels

Chaque administration tient un site Internet public. Vous y trouverez de l'information générale rédigée à l'intention des contribuables, des guides, des explications et les moyens de la joindre. Pour y arriver, deux gestes suffisent.

1. Tapez l'adresse vous-même dans votre navigateur plutôt que de passer par un lien reçu.
2. Vérifiez le nom de l'organisme en haut de la page, et que la page se dit bien celle de l'administration, non celle d'un cabinet, d'un blogue ou d'un site commercial.

Reconnaître une source fiable

De nombreuses pages parlent de fiscalité : cabinets, blogues, forums, vidéos, discussions entre propriétaires. Certaines sont excellentes, d'autres mal à jour. Voici quelques repères pratiques.

• La source est-elle l'administration elle-même ? Si oui, c'est la référence. Si non, la page est une interprétation.
• La page porte-t-elle une date de mise à jour ? Si elle n'en porte pas, ou si elle est ancienne, méfiez-vous.
• La page parle-t-elle de situations multiples ou d'un seul cas ? Une page qui annonce une règle simple pour tout le monde est suspecte.
• Avez-vous la bonne administration ? Une page de l'une ne dit rien de l'autre.

DÉFINITION — une source officielle

Une page publiée par l'organisme lui-même, sur son site. Une source officielle est la meilleure base pour une question d'information générale. Elle n'est pas, pour autant, une réponse à votre situation.

Comment lire une page d'information

Une page d'information s'adresse à tous les contribuables. Voici une façon de la lire sans vous tromper.

• Lisez-la en entier, y compris les notes et les exceptions. Les exceptions comptent autant que la règle générale.
• Notez la date de la page et le titre exact.
• Repérez les mots qui limitent : dans certains cas, sous réserve, selon la situation. Ils signalent qu'il y a des conditions.
• Ne retenez pas la page comme un oui ou un non. Retenez-la comme une piste de question à poser.
• Imprimez ou enregistrez la page avec sa date. Elle pourra changer.

Garder une trace de ce que vous avez lu

Créez dans votre dossier une feuille intitulée Ce que j'ai lu. À chaque page consultée, notez la date, l'adresse, le titre de la page et la question qu'elle vous a inspirée. Ces notes serviront de point de départ à la conversation avec votre comptable. Elles montrent aussi, en cas de doute, ce que vous saviez à quel moment.

Voici, à titre d'exemple fictif, deux lignes de la feuille de Colette :

Le tableau n'a rien de compliqué, et c'est voulu. Ce qui compte, c'est la dernière colonne : chaque page lue doit se terminer par une question, jamais par une conclusion.

Les services d'information par téléphone ou en ligne

Les administrations offrent des moyens de les joindre pour des questions d'ordre général. Les coordonnées figurent sur leurs sites officiels. Si vous les utilisez, préparez votre appel :

• écrivez vos questions à l'avance ;
• tenez vos documents à portée de main ;
• notez le nom de la personne et le moment de l'appel ;
• demandez si la réponse est générale ou si elle s'applique à votre cas ;
• demandez si la réponse peut vous être confirmée par écrit.

Vous constaterez que l'agent répond parfois en termes généraux. C'est normal. Retenez qu'une réponse générale n'est pas un conseil personnalisé.

CAS CONCRET — dossier fictif

Colette lit sur le site officiel d'une des deux administrations une page qui lui semble répondre exactement à sa question. Elle l'enregistre, note sa date et le titre, et ajoute dans sa feuille de questions : Cette page s'applique-t-elle à notre immeuble ? Y a-t-il une condition que nous aurions manquée ? À la rencontre suivante, elle remet la feuille au comptable plutôt que de prendre la page pour une réponse.

QUI CONSULTER — et quoi demander

L'administration concernée, par ses coordonnées officielles, pour une question d'information générale. Votre comptable, pour savoir si ce que vous avez lu s'applique à vous. Questions : Cette page décrit-elle ma situation ? Quelles exceptions devrais-je connaître ? Y a-t-il une version plus récente ? Pour ce qui touche à la taxe sur les produits et services et à la taxe de vente, voir le livre qui lui est consacré (→ livre G1).

2.4 Les questions à poser au comptable

Avant de le rencontrer

Votre première rencontre sera plus productive si vous arrivez avec une liste. Voici les questions que Colette et Rolland ont rédigées sur le sujet des deux administrations.

Sur le partage entre les administrations :

• Avec quelle administration aurai-je affaire, et pour quoi ?
• Y a-t-il des échéances que vous suivez pour moi, et lesquelles dois-je suivre moi-même ?
• Comment saurai-je que quelque chose a été remis à chacune ?

Sur la communication :

• Voulez-vous communiquer vous-même avec elles, ou préférez-vous que je le fasse ?
• Si je reçois une lettre, que dois-je faire, et dans quel délai dois-je vous la montrer ?
• Comment devons-nous nous partager les copies des documents reçus et envoyés ?

Sur les sources :

• Quels sites ou quelles pages me recommandez-vous de consulter ?
• Y a-t-il des pages à éviter parce qu'elles prêtent à confusion ?
• Quand une page me semble répondre à ma question, comment puis-je vérifier si elle s'applique à moi ?

Sur les risques :

• Quels messages ressemblent à de faux contacts ?
• Quels renseignements ne dois-je jamais communiquer par courriel ou par message texte ?

La rencontre elle-même

Pendant la rencontre, prenez des notes. Écrivez les réponses telles que vous les comprenez, puis relisez-les à voix haute à la fin pour vérifier que vous avez bien compris. Si une réponse vous semble importante, demandez au comptable de la confirmer par écrit. Un courriel suffit.

Après la rencontre

Mettez au propre vos notes dans la semaine : elles sont plus claires quand la rencontre est fraîche. Créez dans votre dossier une section Réponses du comptable, datée. Ajoutez-y les documents que le comptable vous a demandés et la date à laquelle vous devez les lui remettre.

CAS CONCRET — dossier fictif

Benoît et sa sœur détiennent un duplex ensemble. Ils se demandent si chacun doit garder ses propres échanges avec les administrations ou s'ils doivent partager un dossier. Ils inscrivent la question pour leur comptable : Comment devons-nous nous organiser pour que chacun de nous ait accès aux mêmes documents et aux mêmes réponses ? La question est reprise au chapitre 8.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Votre comptable, pour toute question qui porte sur votre propre situation. Un fiscaliste, si le comptable juge que votre situation l'exige. Questions : Ma situation relève-t-elle de votre pratique habituelle ? À quel moment devrions-nous consulter un spécialiste ?

Les erreurs qui coûtent cher

• Prendre une page d'information pour une réponse à votre situation. Elle est écrite pour tous, donc pour personne en particulier.
• Se fier à une source non officielle sans la vérifier. Un blogue ou un forum peut être périmé.
• Téléphoner à l'administration sans préparation ni note. Vous risquez d'oublier ce qu'on vous a dit.
• Répondre à un message inattendu qui se dit d'une administration. Passez toujours par le site officiel.
• Garder pour soi une lettre reçue. Montrez-la à votre comptable rapidement.
• Ne pas savoir qui parle aux administrations en votre nom. Précisez-le avec le comptable, par écrit.
• Ne pas dater ce que vous avez lu. Une page peut changer, et vous voudrez savoir ce que vous saviez, et quand.
• Négliger la différence entre les deux administrations. Une page de l'une ne dit rien de l'autre.

À retenir

• L'Agence du revenu du Canada et Revenu Québec sont deux administrations fiscales distinctes, chacune avec son site et ses services.
• Ce livre ne dit pas laquelle reçoit quoi : cette question va à votre comptable.
• Un propriétaire de logements les croise parce que des sommes circulent, que des événements surviennent et que des demandes de renseignements peuvent arriver.
• Les sites officiels sont la meilleure source d'information générale, à lire en entier, avec leur date.
• Une page d'information n'est pas une réponse à votre cas : c'est une piste de question.
• Notez chaque contact, gardez chaque lettre, et méfiez-vous des messages inattendus.

Votre plan d'action

1. Repérez les deux sites officiels et ajoutez-les à vos favoris, en tapant vous-même les adresses.
2. Créez dans votre dossier une feuille Ce que j'ai lu et une feuille Contacts avec les administrations.
3. Avant chaque appel, écrivez vos questions et préparez vos documents.
4. Après chaque appel, notez le jour, la personne, la référence et la réponse.
5. Rédigez votre liste de questions pour le comptable à partir de la section 2.4.
6. Demandez par écrit qui communique avec les administrations, vous ou le comptable.
7. Montrez toute lettre reçue à votre comptable dès qu'elle arrive.

Questions à poser

Au comptable :

• Avec quelle administration aurai-je affaire, et pour quoi ?
• Qui communique avec elles : vous ou moi ?
• Quelles pages de leurs sites me recommandez-vous de consulter ?
• Que dois-je faire si je reçois une lettre ?

À l'administration concernée, par ses coordonnées officielles :

• Cette information est-elle générale ou s'applique-t-elle à ma situation ?
• Puis-je obtenir cette réponse par écrit ?
• Quel est le numéro de référence de cet échange ?

Au courtier :

• Quels professionnels recommandez-vous pour la fiscalité d'un immeuble locatif ?

Vérifiez vos acquis

1. Qui sont l'ARC et Revenu Québec, en mots simples ?
2. Pourquoi ce livre ne dit-il pas laquelle reçoit quoi ?
3. Quels repères permettent de reconnaître une source fiable ?
4. Que faire après un appel à une administration ?
5. Comment réagir à un message inattendu qui se dit d'une administration fiscale ?
6. Pourquoi une page d'information ne répond-elle pas à votre situation ?

Réponses

1. Ce sont deux administrations fiscales : l'une fédérale, l'autre québécoise. Chacune a son site, ses services et ses coordonnées.
2. Parce que cette question dépend de votre situation et que les règles changent ; elle relève de votre comptable.
3. La page vient de l'administration elle-même, porte une date de mise à jour, ne présente pas une règle unique pour tous et concerne la bonne administration.
4. Noter le jour, la personne, la référence et la réponse, puis montrer la note au comptable.
5. Ne pas répondre par les liens ou les numéros du message ; passer par le site officiel et ses coordonnées, puis en parler au comptable.
6. Parce qu'elle s'adresse à tous les contribuables et ne tient pas compte de vos faits ; elle sert de piste de question.

Pour aller plus loin

• Agence du revenu du Canada (ARC) — administration fiscale fédérale ; son site officiel présente de l'information publique et les moyens de la joindre.
• Revenu Québec — administration fiscale du Québec ; son site officiel présente de l'information publique et les moyens de la joindre.
• Dans cette collection : → livre G1 pour la taxe sur les produits et services et la taxe de vente en immobilier.

Chapitre 3 — Tenir des registres clairs dès le premier jour

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Dans la vie d'un immeuble locatif, il y a un geste qui ne coûte presque rien et qui rapporte sur des années : garder des traces. Un bail rangé au bon endroit, une facture photographiée le jour même, un relevé classé à la fin du mois. Aucun de ces gestes n'est spectaculaire. Mis bout à bout, ils font la différence entre un propriétaire qui répond calmement à une question de son comptable et un propriétaire qui passe une fin de semaine à fouiller des tiroirs.

Ce chapitre ne vous dit ni combien de temps garder vos documents, ni lesquels une administration pourrait réclamer : ces points se posent à votre comptable. Il vous donne un système simple, que vous pouvez mettre en place cette semaine, et dont les grandes lignes valent pour un immeuble de n'importe quelle taille. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Colette et Rolland, qui achètent un petit immeuble de logements, et Mireille, qui loue le sous-sol de sa maison.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer pourquoi garder des traces est le geste le plus rentable pour un propriétaire ;
• dresser la liste des documents qu'on rassemble : baux, reçus, relevés, factures et autres ;
• mettre en place un système de classement simple et durable, papier ou numérique ;
• installer une routine mensuelle et une routine annuelle ;
• poser à votre comptable les bonnes questions sur la tenue de vos dossiers.

Pourquoi c'est important

Un registre clair sert à trois choses. D'abord, il permet à votre comptable de faire son travail sans perdre du temps à chercher. Ensuite, il vous permet de répondre si une administration vous demande de justifier un chiffre. Enfin, il vous protège de votre propre mémoire : on croit se souvenir d'une réparation, d'un paiement, d'une conversation avec un locataire, et l'on se trompe sur la date ou sur la personne.

Le geste est plus facile à adopter dès le premier jour qu'à reprendre après plusieurs années. Au début, il y a peu de pièces et aucune habitude à défaire. Plus tard, il faut reconstituer, et reconstituer coûte cher en temps comme en argent, quand cela reste possible.

Un dernier point : l'ordre que vous mettez dans vos dossiers vous sert aussi pour la gestion quotidienne de l'immeuble et, le jour venu, pour sa vente. Un acheteur sérieux et son courtier apprécient un dossier propre.

3.1 Pourquoi garder des traces

Une trace, c'est une preuve de ce qui s'est passé

DÉFINITION — un registre

Un ensemble organisé de documents et de notes qui raconte la vie financière et matérielle d'un immeuble : ce qui est entré, ce qui est sorti, ce qui a été fait et par qui. Le mot ne désigne pas un cahier particulier : un classeur, un chiffrier, un dossier numérique ou la combinaison de ces outils forment ensemble un registre.

Pour un propriétaire, une trace sert à montrer. Elle montre qu'un loyer a été payé, qu'une réparation a été faite, qu'une dépense a eu lieu, qu'un travail a été commandé. Elle montre aussi quand, et par qui. Sans trace, il reste le souvenir, qui est fragile.

Trois occasions où l'on en a besoin

• Quand votre comptable prépare votre dossier. Il vous demande des documents ; plus ils sont complets et ordonnés, plus son travail est rapide et précis.
• Quand une administration demande des justificatifs. Vous aurez alors à retrouver rapidement ce qu'elle réclame. Ce que l'on vous demandera et dans quel délai, votre comptable vous le dira.
• Quand vous vendez ou refinancez. L'acheteur et le prêteur voudront comprendre l'histoire de l'immeuble. Un dossier complet inspire confiance.

Ce qui se perd si l'on n'y pense pas

Un reçu froissé qui s'efface. Un courriel important qui reste dans une vieille boîte. Une photo prise sur un téléphone remplacé. Une facture donnée de la main à la main, sans copie. Chacun de ces cas est banal, et chacun peut vous manquer le jour où l'on vous demande de justifier.

Les traces qui ne sont pas sur papier

Aujourd'hui, une grande partie de la vie d'un immeuble passe par l'écran : échanges de courriels et de messages texte avec les locataires, confirmations de paiement par virement, soumissions reçues en pièces jointes, factures envoyées par un lien. Ces traces sont aussi importantes que le papier, et plus faciles à perdre : une boîte de courriels qu'on vide, un téléphone qu'on change, un compte qu'on ferme.

Prenez l'habitude d'enregistrer ce qui compte dans votre dossier, hors de la messagerie : une confirmation, une soumission, un message important. Une capture d'écran datée suffit pour un message texte. Demandez à votre comptable si ce format lui convient.

Quand des documents manquent déjà

Il arrive que vous commenciez avec un dossier incomplet : le vendeur n'a pas tout remis, un entrepreneur n'a jamais envoyé sa facture, un relevé s'est perdu. Ne tentez pas de reconstituer de mémoire. Faites plutôt le tour de ceux qui peuvent avoir une copie : le vendeur, par l'entremise de votre courtier ; le notaire ; le prêteur ; le fournisseur lui-même. Notez dans votre dossier ce que vous avez demandé, à qui et quand, ainsi que les réponses reçues. Un document manquant, assorti de la preuve que vous l'avez réclamé, vaut mieux qu'un document reconstitué à la va-vite.

CAS CONCRET — dossier fictif

Colette et Rolland ont acheté un petit immeuble de logements. Le vendeur leur a remis des baux, mais pas toutes les factures de travaux des dernières années. Ils ne s'en plaignent pas, mais ils se promettent de ne pas imposer à leurs propres acheteurs, un jour, ce que leur vendeur leur a imposé. Dès la première semaine, ils ouvrent un dossier au nom de l'immeuble.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Votre comptable, pour savoir quelles traces il veut voir dans votre dossier, sous quelle forme et à quelle fréquence. Questions : Quelles traces voulez-vous recevoir de moi ? À quelle fréquence ? Comment préférez-vous les recevoir ?

3.2 Ce que l'on garde : baux, reçus, relevés, factures

Cette section dresse un inventaire pratique. Il ne s'agit pas d'une liste de documents exigés : seul votre comptable peut vous dire ce qu'il lui faut dans votre cas. Il s'agit d'un point de départ, pour ne rien jeter par inadvertance.

Les documents liés à l'achat

Quand vous achetez, vous recevez ou signez plusieurs documents. Gardez-les dans un dossier distinct, au nom de l'immeuble.

• Les documents de la transaction : la promesse d'achat, l'acte de vente, les annexes remises par le notaire.
• Les rapports et plans obtenus : rapport d'inspection, certificat de localisation, évaluations, plans ou photos que le vendeur vous a transmis.
• Les documents du financement : offre du prêteur, contrat de prêt, tableau de remboursement.
• Les échanges avec le vendeur et le courtier : courriels, listes de documents demandés et reçus.
• Les comptes de taxes et les polices d'assurance de la première année.

Ces pièces sont celles qui servent le plus longtemps. On les consulte à l'achat, mais aussi lors des travaux, du renouvellement du prêt et de la vente (→ livre J5, pour la gestion courante d'un immeuble à revenus).

Les documents liés aux locataires

• Les baux : chaque bail, ses modifications, ses renouvellements.
• Les échanges avec chaque locataire : avis envoyés, réponses, demandes de réparation.
• Les preuves de paiement des loyers : relevés bancaires, reçus, virements, selon votre manière de percevoir.
• Les états des lieux : s'il y en a, leurs photos et leurs dates.

Avant de conserver des renseignements personnels sur vos locataires, posez-vous la question de leur protection : où sont-ils rangés, qui y a accès, comment sont-ils sauvegardés ? Un dossier de locataire est un dossier qui contient des renseignements sensibles. Demandez à votre comptable et, au besoin, à un conseiller juridique, comment les traiter.

Les documents liés aux dépenses

• Les factures de tous les fournisseurs : entretien, réparations, services.
• Les contrats de services : déneigement, entretien paysager, buanderie, tout ce qui est annuel ou récurrent.
• Les comptes de taxes municipales et leurs preuves de paiement.
• Les polices d'assurance et leurs renouvellements.
• Les relevés du prêt, avec les paiements.
• Les soumissions reçues, même celles que vous n'avez pas retenues : elles racontent ce que vous avez comparé.

Les documents liés aux travaux

Le chapitre 6 y revient en détail. Pour l'instant, retenez que chaque travail laisse une série de pièces : soumissions, contrat, factures, preuves de paiement, photos avant et après, notes sur la nature et la date.

Les relevés des comptes

Que vous utilisiez un compte distinct ou non pour l'immeuble, gardez les relevés bancaires de tout compte par lequel des sommes liées à l'immeuble transitent. Si le compte est partagé avec vos dépenses personnelles, la tâche de séparer les opérations sera plus lourde. Demandez à votre comptable s'il recommande d'ouvrir un compte réservé à l'immeuble et ce que cela changerait pour vous.

Les notes et les photos

Les petites notes ont une valeur insoupçonnée. Une ligne dans un cahier — 3 mars, appel du locataire du premier : fuite sous l'évier, plombier prévenu — fixe un fait. Une photo datée d'un plafond avant la réparation vaut plus qu'un long souvenir. Habituez-vous à photographier ce qui compte et à noter la date.

L'ESSENTIEL — quatre familles de documents

L'achat · les locataires · les dépenses · les travaux. Rangez chaque pièce dans l'une d'elles, et ajoutez une famille de notes et de photos pour ce qui n'entre dans aucune.

CAS CONCRET — dossier fictif

Mireille a loué son sous-sol à un locataire. Elle conserve le bail, la preuve de chaque paiement et un bref échange par courriel au sujet d'une réparation. Elle ajoute une photo de l'état du logement au moment de l'arrivée. Elle ne sait pas encore ce que son comptable voudra voir, mais elle a déjà les pièces essentielles. Elle inscrit sur sa liste de questions : Quels documents voulez-vous, et sous quelle forme ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

Votre comptable, pour confirmer ce qu'il veut voir de chaque famille de documents, et pendant combien de temps vous devez les conserver. Un conseiller juridique, pour la façon de protéger les renseignements personnels de vos locataires. Questions : Quels documents sont indispensables à votre travail ? Pendant combien de temps dois-je les garder ? Comment dois-je traiter les renseignements de mes locataires ?

3.3 Un système simple qui dure

Un bon système n'est pas le plus sophistiqué : c'est celui que vous tiendrez réellement. Voici une base à adapter.

Un dossier par immeuble

Pour chaque immeuble, ouvrez un dossier distinct, au nom de l'immeuble. Si vous en possédez plusieurs, évitez de mélanger leurs pièces : le jour où vous en vendrez un, vous serez heureux de ne pas avoir à trier. Si vous louez une partie de votre maison, comme Mireille, ouvrez tout de même un dossier propre à cette location.

Un classement par année

À l'intérieur du dossier de l'immeuble, créez un sous-dossier par année. Dans chaque année, des sous-dossiers par famille : Locataires, Dépenses, Travaux, Assurance et taxes, Relevés. Gardez un sous-dossier à part, hors année, pour les documents d'achat et de financement, qui servent sur la durée.

Voici, à titre d'exemple, l'arborescence que Colette et Rolland ont montée pour leur immeuble :

• Immeuble — Achat et financement : promesse d'achat, acte, rapport d'inspection, contrat de prêt.
• Immeuble — Année en cours, avec cinq sous-dossiers : Locataires, Dépenses, Travaux, Assurance et taxes, Relevés.
• Immeuble — Années passées, un dossier par année, classé de la même façon.
• Immeuble — Questions et réponses, où ils rangent leurs listes de questions et les réponses de leur comptable.

Ce dernier dossier est un bon réflexe : il garde en un seul endroit tout ce qu'un professionnel vous a dit, avec la date.

Une règle de nommage

Choisissez une façon de nommer vos fichiers numériques et tenez-vous-y. Par exemple : la date en premier, puis le fournisseur ou la personne, puis la nature du document. Une règle simple évite de chercher Facture finale parmi dix fichiers du même nom. Écrivez la règle sur une feuille et placez-la dans le dossier.

Des copies numériques

Si vous recevez des documents papier, numérisez-les ou photographiez-les le jour même, de façon lisible. Rangez l'original selon votre système papier, et la copie dans votre dossier numérique. La copie numérique est facile à envoyer à votre comptable ; l'original reste là en cas de besoin. Demandez à votre comptable s'il accepte les copies numériques et dans quel format.

Une sauvegarde

Un dossier numérique qui n'existe que sur un seul appareil est un dossier fragile. Prévoyez une sauvegarde sur un second support ou dans un espace de stockage en ligne de votre choix. Vérifiez de temps à autre que vous pouvez effectivement rouvrir un fichier sauvegardé. Ce livre ne recommande aucun produit en particulier.

Un chiffrier simple

Au-delà des pièces, un tableau de suivi permet de voir d'un coup d'œil ce qui est entré et sorti. Le chapitre 5 en détaille les colonnes. Pour l'instant, retenez l'idée : une ligne par opération, la date, la personne ou le fournisseur, la nature de la somme, le montant, et la référence de la pièce qui l'appuie.

La séparation entre l'immeuble et vos finances personnelles

Des propriétaires se demandent s'ils doivent ouvrir un compte bancaire distinct pour l'immeuble. Ce livre ne tranche pas : c'est une question à discuter avec votre comptable. Ce qu'il peut dire, c'est que le mélange complique le tri, et qu'une séparation claire des opérations facilite la tenue des registres. Quel que soit le choix, écrivez-le dans votre dossier : Voici comment nous séparons ou non les opérations, et pourquoi.

Une routine

Un système n'est utile que s'il est alimenté. Voici une routine que vous pouvez adapter.

À chaque réception de document : le numériser, le nommer, le ranger.

Chaque semaine : vider la pile de papiers en attente.

Chaque mois : noter dans le chiffrier les sommes reçues et payées, comparer le chiffrier au relevé bancaire, et ranger les relevés du mois.

Chaque année : vérifier que le dossier de l'année est complet, le transmettre au comptable dans la forme qu'il demande, et ouvrir le dossier de l'année suivante.

Si vous partagez la tâche avec une autre personne, répartissez-la par écrit : qui classe les papiers, qui tient le chiffrier, qui rencontre le comptable.

Quand la routine déraille

Tout le monde manque une semaine. Ce qui compte, c'est de reprendre sans culpabiliser et sans tout refaire. Si vous prenez du retard, commencez par le plus récent, puis remontez. Notez dans votre dossier la période où le classement a été fait en retard : cette note honnête vaut mieux que des pièces classées comme si de rien n'était. Si le retard devient durable, c'est un bon sujet à aborder avec votre comptable : il peut proposer un rythme plus réaliste.

Une routine réaliste vaut mieux qu'une routine idéale. Mieux vaut vingt minutes chaque semaine, tenues pendant des années, que trois heures par saison qu'on remet à plus tard.

ATTENTION — ne jetez rien sans avoir posé la question

Le réflexe de faire du ménage dans ses papiers est bon, mais il doit attendre la réponse de votre comptable sur la durée de conservation. Jusque-là, gardez tout, bien classé.

CAS CONCRET — dossier fictif

Colette et Rolland adoptent la routine suivante : le dimanche soir, vingt minutes pour numériser les papiers de la semaine ; le premier du mois, une demi-heure pour mettre à jour leur chiffrier et le comparer au relevé bancaire ; à la fin de l'année, une rencontre avec leur comptable, avec le dossier de l'année prêt à lui remettre. Rolland s'occupe du classement, Colette du chiffrier. Ils écrivent ces rôles sur une feuille collée à l'intérieur de la chemise.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Votre comptable, pour adapter ce système à ses habitudes de travail. Questions : Quelle structure de dossier préférez-vous recevoir ? Voulez-vous un accès direct à mon dossier numérique ? Dois-je ouvrir un compte réservé à l'immeuble ?

3.4 Les questions à poser au comptable sur la tenue des dossiers

Voici une liste de questions à emporter à votre première rencontre. Adaptez-la, ajoutez-y les vôtres, et notez les réponses.

Sur ce qu'il faut garder :

• Quels documents voulez-vous voir pour chaque année ?
• Faut-il que je conserve les originaux papier, ou les copies numériques suffisent-elles ?
• Pendant combien de temps dois-je conserver chaque type de document ?
• Que dois-je faire des documents d'une année déjà traitée ?

Sur la forme :

• Quel format de fichier préférez-vous ?
• Souhaitez-vous que je vous transmette les documents par année, par trimestre ou par mois ?
• Voulez-vous un accès à mon dossier numérique, ou préférez-vous des envois ?

Sur la séparation des comptes :

• Dois-je ouvrir un compte réservé à l'immeuble ?
• Si je garde un compte commun, comment dois-je marquer les opérations de l'immeuble ?

Sur le partage entre propriétaires :

• Si nous sommes plusieurs, qui garde les originaux et qui garde les copies ?
• Comment les autres propriétaires accèdent-ils aux documents ?

Sur les changements :

• Quels événements dois-je vous signaler au moment où ils surviennent plutôt qu'à la fin de l'année ?

Écrire la réponse

Pour chaque réponse, notez la date de la rencontre, le nom de la personne qui vous a répondu et, si possible, demandez une confirmation écrite. Un courriel d'une ligne suffit : Bonjour, pour confirmer notre échange du jour, voici ce que j'ai compris… Votre comptable pourra corriger au besoin.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Votre comptable, pour toutes les questions de ce chapitre. Votre courtier ou votre notaire, pour les documents de la transaction que vous devez conserver. Question : Parmi les documents de l'achat, lesquels dois-je garder en priorité et pour quelle raison ? Pour la gestion courante d'un immeuble à revenus, voir le livre qui lui est consacré (→ livre J5).

Les erreurs qui coûtent cher

• Attendre la fin de l'année pour classer. Plus le temps passe, plus les pièces se perdent et la mémoire s'efface.
• Jeter des papiers sans avoir posé la question de la conservation. Gardez tout jusqu'à la réponse de votre comptable.
• Mélanger les pièces de plusieurs immeubles. Un dossier par immeuble.
• Ne garder que l'original papier. Une copie numérique protège contre la perte, le feu et l'eau.
• Ne pas sauvegarder. Un fichier unique sur un seul appareil est un risque.
• Répartir la tâche sans l'écrire. Quand tout le monde croit que l'autre s'en occupe, personne ne le fait.
• Laisser des renseignements de locataires dans un endroit non protégé. Ils sont sensibles.
• Ne jamais comparer le chiffrier au relevé bancaire. Les écarts s'accumulent en silence.

À retenir

• Garder des traces est le geste le plus rentable pour un propriétaire : il sert au comptable, aux demandes éventuelles d'une administration et à la vente.
• Quatre familles de documents : l'achat, les locataires, les dépenses, les travaux ; plus des notes et des photos.
• Un système simple suffit : un dossier par immeuble, un classement par année, une règle de nommage, des copies numériques et une sauvegarde.
• Une routine alimente le système : à la réception, chaque semaine, chaque mois, chaque année.
• Ce livre ne dit ni combien de temps conserver ni quels justificatifs sont exigés : ce sont des questions pour le comptable.
• La séparation entre les finances de l'immeuble et vos finances personnelles est une question à discuter avec le comptable.

Votre plan d'action

1. Ouvrez un dossier au nom de l'immeuble, en version papier et en version numérique.
2. Créez les sous-dossiers : achat et financement, puis, par année, locataires, dépenses, travaux, assurance et taxes, relevés.
3. Écrivez votre règle de nommage et placez-la dans le dossier.
4. Rassemblez les documents déjà en main et classez-les.
5. Organisez une sauvegarde et vérifiez qu'elle fonctionne.
6. Fixez votre routine : jour de la semaine, moment du mois, rencontre annuelle.
7. Répartissez les tâches par écrit si vous êtes plusieurs.
8. Prenez rendez-vous avec le comptable avec la liste de la section 3.4.

Questions à poser

Au comptable :

• Quels documents voulez-vous voir chaque année, et sous quelle forme ?
• Pendant combien de temps dois-je conserver chaque type de document ?
• Dois-je ouvrir un compte réservé à l'immeuble ?
• Quels événements dois-je vous signaler au moment où ils surviennent ?

Au notaire :

• Quels documents de l'acte et de la transaction dois-je conserver en priorité ?

Au courtier :

• Quels documents le vendeur doit-il me remettre, et comment m'assurer de les recevoir ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi est-il plus facile de tenir des registres dès le premier jour ?
2. Nommez les quatre familles de documents d'un immeuble locatif.
3. Que doit-on faire avant de jeter un document ancien ?
4. Pourquoi faire des copies numériques et une sauvegarde ?
5. Que fait-on chaque mois dans la routine proposée ?
6. Quelle question poser au comptable à propos du compte bancaire ?

Réponses

1. Parce qu'il y a peu de pièces au départ et aucune habitude à défaire ; reconstituer plus tard coûte du temps et de l'argent.
2. L'achat, les locataires, les dépenses et les travaux ; on y ajoute des notes et des photos.
3. Poser la question de la durée de conservation à son comptable et garder tout en attendant sa réponse.
4. Pour se protéger de la perte, du feu et de l'eau, et pour pouvoir transmettre facilement les documents.
5. Noter les sommes reçues et payées, les comparer au relevé bancaire et ranger les relevés du mois.
6. S'il vaut mieux ouvrir un compte réservé à l'immeuble et ce que cela changerait.

Pour aller plus loin

• Votre comptable — premier interlocuteur pour savoir ce qu'il veut voir de vos dossiers, sous quelle forme et pendant combien de temps.
• Chapitre 2 — comment s'informer auprès des administrations fiscales, en passant d'abord par votre comptable.
• Dans cette collection : → livre J5 pour la gestion courante d'un immeuble à revenus.

Chapitre 4 — Acheter un immeuble locatif : le moment de consulter

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

L'achat d'un immeuble locatif est le premier grand moment où la fiscalité se fait sentir, et c'est aussi celui où il est le plus tentant de la reporter. On visite, on compare, on s'enthousiasme, on négocie. La question fiscale paraît lointaine : elle viendra après, avec la première déclaration. Pourtant, une partie de ce qui compte se décide avant la signature, au moment où vous réunissez les renseignements, où vous choisissez vos interlocuteurs et où vous préparez votre offre.

Ce chapitre ne calcule ni rendement ni impôt, et ne vous dit rien sur la façon de répartir un prix d'achat : ces points relèvent de votre comptable. Il vous montre comment situer l'achat parmi les moments où l'on consulte, quels documents financiers demander au vendeur, et quelles questions poser, à qui, avant de vous engager. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Colette et Rolland, qui achètent un petit immeuble de logements. Aucune ville, aucun prix, aucune date n'est réel.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• situer l'achat comme un moment où l'on consulte un comptable avant d'agir ;
• dresser la liste des documents financiers à demander au vendeur, par l'entremise du courtier ;
• distinguer ce que le vendeur peut fournir de ce que seul un professionnel peut analyser ;
• savoir qui rencontrer avant de vous engager, et dans quel ordre ;
• préparer une liste de questions pour le comptable, le courtier, le notaire et le prêteur.

Pourquoi c'est important

Un immeuble locatif ne s'achète pas seulement pour ses murs : on l'achète pour ce qu'il rapporte et pour ce qu'il coûte. Or ces chiffres, un acheteur les reçoit d'abord du vendeur ou de son courtier. Ils sont utiles, mais ils ne sont pas une garantie : ils décrivent le passé, tel que le vendeur le présente. Faire examiner ces documents par un comptable avant de vous engager, c'est vous donner une chance de poser les bonnes questions pendant que vous pouvez encore le faire.

Il y a aussi une raison de calendrier. Une fois la promesse d'achat signée, les marges de manœuvre se réduisent. Des questions peuvent encore être posées, mais elles le seront sous la pression du temps. Mieux vaut avoir déjà un comptable, une liste de documents et une façon de travailler avant même de déposer une offre.

Enfin, l'achat ouvre la tenue de vos dossiers. Les pièces que vous recevez à ce moment — acte, rapports, contrat de prêt — serviront pendant toute la vie de l'immeuble. Les bien classer dès le départ est la suite naturelle du chapitre 3.

4.1 Avant l'offre : les questions de fiscalité à prévoir

Un moment pour consulter, pas pour décider seul

L'achat est un des six moments du parcours présenté au chapitre 1. À ce moment, la bonne posture est simple : vous ne cherchez pas à comprendre seul la fiscalité de l'immeuble, vous cherchez à savoir quoi demander et à qui. La réponse à ces questions se trouve dans les semaines qui précèdent l'offre, pas dans celles qui la suivent.

L'ESSENTIEL — avant l'offre, une rencontre

Idéalement, rencontrez un comptable avant de déposer votre offre. Pas pour qu'il vous dise d'acheter ou non : pour qu'il vous dise quels documents il veut voir, quelles questions poser au vendeur et quelles étapes prévoir.

Les questions qui surgissent à l'achat

Sans y répondre, voici les questions de nature fiscale qui se posent à un acheteur d'immeuble locatif. Notez-les, elles feront partie de votre liste.

• Comment seront présentés mes revenus et mes dépenses ? Cela dépend de la façon dont vous détenez l'immeuble et de votre situation.
• De quelle façon détenir l'immeuble ? Seul, avec quelqu'un d'autre, par l'entremise d'une société : c'est une question de comptable, et parfois de notaire ou de fiscaliste.
• Que doit-on garder des documents de l'achat ? Voir le chapitre 3.
• Que se passe-t-il pour les sommes déjà perçues ou payées par le vendeur au moment du transfert ? Par exemple, les loyers d'un mois en cours ou les comptes de taxes déjà payés. Question à poser au notaire et au comptable.
• Quelles taxes et quels droits s'ajoutent à l'achat ? Par exemple, ceux qui se paient lors du transfert d'un immeuble. Question pour le notaire et le comptable, qui connaissent les montants à jour.
• L'immeuble comporte-t-il des éléments qui changent la situation ? Par exemple, un logement que le vendeur habite, un local commercial, un logement non autorisé. Posez la question de chacun.

Chacune de ces questions a une réponse, mais elle varie d'une situation à l'autre. Ce livre ne vous la donne pas.

Le financement, un partenaire de la réflexion

Le prêteur est un interlocuteur à part entière. Il a ses propres exigences, qui touchent les documents à fournir et la façon d'évaluer l'immeuble. Pour le financement d'un immeuble à revenus, voyez le livre qui lui est consacré (→ livre F7). Pour l'achat lui-même, l'analyse d'un plex ou d'un immeuble à revenus et les vérifications à faire, voyez (→ livre D8).

Ce qui nous intéresse ici, c'est le lien entre les deux. Le prêteur vous demandera des documents sur les revenus de l'immeuble, et votre comptable aura besoin des mêmes. Gagnez du temps : demandez-les une seule fois, faites-en des copies, et partagez-les avec les deux.

Les conditions de la promesse d'achat

Une promesse d'achat peut prévoir du temps pour vérifier des éléments avant de s'engager de façon ferme : inspection, financement, examen des documents. Que prévoir dans votre cas et pour quelle durée, c'est une question pour votre courtier et votre notaire. Dites-leur clairement que vous souhaitez faire examiner les documents financiers par votre comptable, et demandez-leur comment l'inscrire. N'improvisez pas la formulation.

CAS CONCRET — dossier fictif

Colette et Rolland visitent un petit immeuble de logements. Avant même de parler d'offre, ils appellent un comptable dont on leur a donné le nom. Ils ne lui demandent pas de verdict. Ils lui demandent : Quels documents voulez-vous voir avant que nous fassions une offre ? Combien de temps vous faut-il pour les examiner ? À quel moment voulez-vous nous rencontrer ? Ils transmettent ensuite ces renseignements à leur courtier, qui s'en servira pour planifier l'offre.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Un comptable, avant l'offre, pour savoir quels documents il veut voir. Le courtier, pour planifier la demande de documents au vendeur et prévoir le temps nécessaire. Le notaire, pour les sommes qui se règlent au transfert. Questions : Que dois-je faire avant d'offrir ? Quelles conditions prévoir pour l'examen de documents ? Quelles sommes s'ajoutent au prix ?

4.2 Les documents financiers de l'immeuble à demander

Qui demande, et comment

Vous n'avez pas à demander ces documents directement au vendeur. Votre courtier le fait pour vous, par écrit, et consigne ce que le vendeur fournit et ce qu'il refuse ou ne peut pas fournir. Un échange écrit protège tout le monde : il montre ce qui a été demandé, ce qui a été reçu et quand.

Si vous achetez sans courtier, demandez au vendeur par écrit et gardez les échanges. Dans les deux cas, consultez votre notaire sur la façon de formuler la demande.

La liste des documents

Voici les documents que l'on peut demander au vendeur d'un immeuble locatif. Cette liste est un point de départ ; votre comptable la complétera ou la raccourcira.

Sur les revenus :

• l'état des revenus de l'immeuble pour les dernières années, tel que le vendeur le tient ;
• la liste des logements et des locaux, avec leur occupation actuelle ;
• les baux en vigueur et leurs modifications ;
• les preuves de paiement des loyers pour la période récente.

Sur les dépenses :

• l'état des dépenses pour les dernières années ;
• les comptes de taxes municipales et scolaires ;
• les polices d'assurance et leur historique de renouvellement ;
• les factures des services : chauffage, électricité, eau, déneigement, entretien, conciergerie ;
• les factures des réparations et des travaux importants.

Sur le financement existant :

• le contrat et le solde des prêts qui grèvent l'immeuble, si le vendeur les a ;
• les modalités de remboursement.

Sur l'état de l'immeuble :

• les rapports d'inspection antérieurs ;
• le certificat de localisation ;
• les plans, permis et avis reçus, le cas échéant.

Ces documents peuvent se trouver chez le vendeur, chez le notaire, à la municipalité ou chez le prêteur. Votre courtier sait comment les obtenir.

Ce que ces documents disent, et ce qu'ils ne disent pas

Un état des revenus et des dépenses est une photo, prise par le vendeur, de ce qui s'est passé. Il peut être complet, partiel, arrondi, ou organisé d'une façon qui lui est propre. Il ne dit pas :

• si les dépenses sont toutes classées de la même façon que vous les classerez ;
• si l'immeuble a été entretenu au rythme qu'il faudrait ;
• si certaines dépenses futures sont déjà prévisibles ;
• si les loyers actuels seront maintenus ou modifiés.

Votre comptable lira ces documents avec vous. Il vous dira ce qui est clair et ce qui mérite une question. Votre inspecteur et votre courtier compléteront le tableau sur l'état physique de l'immeuble et sur la façon d'aborder le vendeur.

Quand le vendeur ne peut pas ou ne veut pas fournir

Il arrive que le vendeur n'ait pas certains documents, ou qu'il hésite à les remettre. Ne tirez pas de conclusion : notez ce qui manque et demandez à votre courtier de poser la question par écrit. Si un document essentiel reste introuvable, parlez-en à votre comptable et à votre notaire avant de poursuivre. Ils vous diront comment procéder et si le manque justifie de prévoir une protection dans l'offre.

ATTENTION — ne confondez pas document et vérification

Recevoir un état des revenus ne veut pas dire que les chiffres sont vérifiés. Ce qui compte, c'est que des professionnels les examinent et qu'on les confronte à des documents de preuve : baux, relevés, factures.

CAS CONCRET — dossier fictif

Le vendeur remet à Colette et Rolland, par l'entremise du courtier, un état des revenus et des dépenses, les baux et les comptes de taxes. Il n'a pas conservé toutes les factures de réparations. Plutôt que de s'inquiéter, ils demandent par écrit quelles factures sont disponibles, notent ce qui manque et transmettent le tout à leur comptable avec cette question : Que peut-on conclure d'un dossier partiel, et que devrions-nous demander de plus ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le courtier, pour demander les documents au vendeur et consigner les réponses. Le comptable, pour examiner les documents financiers. Le notaire, pour les documents de titre et les sommes à régler au transfert. Questions au comptable : Quels documents sont indispensables et lesquels sont accessoires ? Que cherchez-vous quand vous lisez cet état ? Faut-il demander des preuves à l'appui ?

4.3 Qui rencontrer avant de s'engager

Le comptable

C'est la première personne à rencontrer. Choisissez-le avant l'offre, et tant qu'à faire, choisissez-en deux ou trois à rencontrer : vous verrez comment ils travaillent, ce qu'ils demandent et comment ils vous traitent. Demandez-leur s'ils ont l'habitude des immeubles locatifs, comment ils facturent et comment ils préfèrent recevoir les documents.

DÉFINITION — une rencontre préparatoire

Une première conversation, de préférence courte, avec un professionnel avant de vous engager à travailler avec lui. Elle sert à connaître sa pratique, ses tarifs et sa façon de travailler. Demandez au professionnel si cette première rencontre est facturée.

Le courtier

Votre courtier est un allié du processus. Il connaît le marché, sait quels documents demander et comment le faire, et peut vous recommander des professionnels. Mais il n'est pas comptable : si vous lui posez une question de fiscalité, il vous renverra au comptable.

CÔTÉ COURTIER — un coordonnateur, pas un conseiller fiscal

Le courtier peut dresser avec vous la liste des documents à demander, formuler les demandes au vendeur, consigner les réponses et prévoir le temps nécessaire dans l'offre. Ce n'est pas à lui d'évaluer les conséquences fiscales de l'achat ni de dire quelle structure de détention vous convient. Ces questions vont au comptable et au notaire.

Le notaire

Le notaire s'occupe de l'acte de vente et vérifie les titres. Il peut aussi vous aider avec la façon de détenir l'immeuble, surtout si vous achetez avec d'autres personnes. Rencontrez-le tôt : ses conseils sur la façon d'acheter sont plus utiles avant la signature qu'après.

Le prêteur

Votre prêteur a ses propres exigences sur les documents et sur l'évaluation de l'immeuble. Écoutez-le, notez ce qu'il demande, et partagez-le avec votre comptable : ce qui compte pour l'un peut compter pour l'autre (→ livre F7).

L'inspecteur et l'assureur

L'inspecteur vous renseigne sur l'état du bâtiment, ce qui influence ce que vous aurez à dépenser plus tard. L'assureur, lui, vous dit ce qu'il faut assurer et à quelles conditions. Ni l'un ni l'autre n'est un conseiller fiscal, mais leurs rapports et leurs polices vont dans votre dossier, et votre comptable voudra les voir.

Dans quel ordre

Voici un ordre raisonnable, à adapter :

1. Le comptable, pour savoir quoi demander.
2. Le courtier, pour lancer la demande de documents.
3. Le prêteur, pour connaître ses exigences et lancer la demande de financement.
4. Le notaire, pour la structure de détention et la préparation de l'acte.
5. L'inspecteur et l'assureur, quand l'immeuble est choisi.

Ne vous sentez pas obligé de suivre cet ordre à la lettre. Le principe est d'interroger le comptable avant que les décisions ne se figent.

Le dossier de l'acheteur

À mesure que vous rencontrez les uns et les autres, constituez un dossier d'acheteur : coordonnées de chacun, questions posées, réponses reçues, documents demandés et reçus. Le chapitre 10 vous propose un tableau pour le faire.

CAS CONCRET — dossier fictif

Colette et Rolland rencontrent deux comptables avant d'en choisir un. Le premier leur demande quels documents ils ont déjà ; le second leur demande aussi comment ils comptent détenir l'immeuble. Ils ne cherchent pas la réponse la plus rassurante : ils cherchent celui qui leur pose les questions les plus utiles. Ils retiennent le second et l'annoncent à leur courtier, qui peut dès lors lui faire parvenir les documents du vendeur.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le comptable, pour fixer la liste de documents. Le notaire, pour la façon de détenir l'immeuble et l'acte. Le prêteur, pour ses exigences. Questions : Dans quel ordre devons-nous procéder ? Quelles décisions doivent attendre votre avis ? Y a-t-il des documents que nous devrions réclamer d'avance ?

4.4 Les questions à poser au comptable et au courtier

Au comptable, avant l'offre

Sur le fonctionnement :

• Avez-vous l'habitude des immeubles locatifs de cette taille ?
• Quels documents voulez-vous voir avant l'offre, et dans quel format ?
• Quel temps vous faut-il pour les examiner ?
• Comment facturez-vous cette étape ?

Sur la structure :

• Comment devrions-nous détenir l'immeuble : à notre nom, avec un autre propriétaire, autrement ?
• À quel professionnel devons-nous nous adresser pour cette décision ?

Sur les sommes du transfert :

• Quelles sommes doivent être réglées au transfert, et à qui ?
• Comment les loyers déjà perçus et les dépenses déjà payées par le vendeur sont-ils traités ?

Sur la suite :

• Qu'attendez-vous de nous durant les premiers mois ?
• Quels événements devons-nous vous signaler dès qu'ils surviennent ?

Au courtier, avant l'offre

• Quels documents demande-t-on au vendeur d'un immeuble locatif, et comment les obtenir ?
• Comment inscrire dans l'offre le temps nécessaire pour faire examiner les documents par notre comptable ?
• Comment consigner les réponses du vendeur pour qu'elles nous suivent dans la transaction ?
• Que se passe-t-il si le vendeur ne peut pas fournir un document ?
• Quels professionnels recommandez-vous pour la fiscalité d'un immeuble locatif ?

Au notaire

• Comment suggérez-vous que nous détenions l'immeuble ?
• Quelles sommes doit-on prévoir au moment de l'acte ?
• Quels documents de la transaction devons-nous conserver et pourquoi ?

Au prêteur

• Quels documents sur les revenus de l'immeuble demandez-vous ?
• Quelles exigences avez-vous sur la propriété, l'assurance et l'état du bâtiment ?
• Avez-vous besoin de documents que le vendeur doit nous fournir ?

Écrire, comparer, conserver

Pour chaque interlocuteur, écrivez ses réponses et la date. Comparez-les : si le comptable, le notaire et le prêteur vous donnent des indications différentes, ne choisissez pas seul, demandez-leur de se parler ou de clarifier. Conservez le tout dans votre dossier d'acheteur.

ATTENTION — ne signez pas pour aller plus vite

Une offre pressante n'est pas une raison de sauter l'examen des documents par votre comptable. Si le temps manque, dites-le à votre courtier et à votre notaire : ils peuvent proposer des moyens de prévoir ce temps dans l'offre.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le comptable, le courtier, le notaire et le prêteur, chacun pour sa part. Si leurs réponses divergent, demandez-leur d'en discuter ensemble ou d'éclaircir par écrit. Question : Pouvez-vous me dire par écrit ce que vous recommandez et pourquoi ?

Les erreurs qui coûtent cher

• Faire une offre avant d'avoir rencontré un comptable. Vous perdez la marge de manœuvre qui sert à poser les questions.
• Se contenter de l'état des revenus du vendeur. Il décrit le passé tel que le vendeur le présente ; faites-le examiner.
• Demander les documents oralement. Un échange écrit protège tout le monde.
• Improviser une condition dans la promesse d'achat. La formulation relève du courtier et du notaire.
• Négliger les sommes qui se règlent au transfert. Demandez-les au notaire et au comptable avant la signature.
• Prendre l'avis d'un seul professionnel pour tous les sujets. Le courtier n'est pas comptable ; le comptable n'est pas notaire.
• Ne pas conserver les échanges. Ils sont la mémoire de la transaction.
• Partager des documents sans demander s'ils sont confidentiels. Certains contiennent des renseignements sur les locataires.

À retenir

• L'achat est un moment pour consulter : un comptable avant l'offre, un courtier pour demander les documents, un notaire pour la détention et l'acte, un prêteur pour le financement.
• Demandez les documents par écrit, par l'entremise du courtier si vous en avez un : revenus, dépenses, baux, taxes, assurances, travaux, financement existant, état de l'immeuble.
• Un état des revenus et des dépenses est une photo prise par le vendeur ; il se fait examiner et se confronte à des preuves.
• Ce livre ne calcule aucun rendement et ne dit rien sur la répartition du prix : ces points relèvent du comptable.
• Prévoyez dans la promesse d'achat le temps nécessaire à l'examen, avec l'aide de votre courtier et de votre notaire.
• Constituez un dossier d'acheteur avec vos questions, les réponses et les documents.

Votre plan d'action

1. Rencontrez deux ou trois comptables avant l'offre et choisissez-en un.
2. Obtenez sa liste de documents et transmettez-la à votre courtier.
3. Faites demander par écrit les documents au vendeur, et notez ce qui est reçu et ce qui manque.
4. Transmettez les documents au comptable et au prêteur, en une seule demande.
5. Parlez au notaire de la façon de détenir l'immeuble et des sommes du transfert.
6. Convenez avec votre courtier de la façon de prévoir, dans l'offre, le temps d'examen.
7. Constituez votre dossier d'acheteur et classez-y chaque réponse, avec sa date.
8. Posez à nouveau les questions si les réponses de deux professionnels divergent.

Questions à poser

Au comptable :

• Quels documents voulez-vous avant l'offre ? Combien de temps vous faut-il pour les examiner ?
• Comment devrions-nous détenir l'immeuble ?
• Quelles sommes se règlent au transfert ?

Au courtier :

• Comment demander les documents au vendeur et consigner ses réponses ?
• Comment prévoir dans l'offre le temps d'examen du comptable ?

Au notaire :

• Comment détenir l'immeuble si nous sommes plusieurs ?
• Quelles sommes doit-on prévoir à l'acte ?

Au prêteur :

• Quels documents sur l'immeuble exigez-vous ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi consulter un comptable avant l'offre plutôt qu'après ?
2. Qui demande les documents au vendeur, et comment ?
3. Nommez trois documents financiers que l'on demande au vendeur d'un immeuble locatif.
4. Pourquoi un état des revenus et des dépenses du vendeur ne suffit-il pas ?
5. Dans quel ordre rencontrer les professionnels ?
6. Que faire si le vendeur ne peut pas fournir un document ?

Réponses

1. Parce qu'avant l'offre, vous avez encore la marge de manœuvre pour poser des questions et prévoir le temps d'examen.
2. Le courtier le fait pour vous, par écrit, et consigne les réponses ; sans courtier, vous demandez par écrit et gardez les échanges.
3. Par exemple : l'état des revenus, les baux et les comptes de taxes. D'autres s'y ajoutent : assurances, factures de services, factures de travaux.
4. Parce qu'il décrit le passé tel que le vendeur le présente ; il doit être examiné par un professionnel et confronté à des preuves.
5. Le comptable d'abord, puis le courtier, le prêteur, le notaire, enfin l'inspecteur et l'assureur ; l'ordre s'adapte.
6. Noter ce qui manque, le demander par écrit via le courtier, et en parler au comptable et au notaire avant de poursuivre.

Pour aller plus loin

• Votre comptable — pour savoir quels documents financiers examiner avant l'offre.
• Votre notaire — pour la façon de détenir l'immeuble, l'acte et les sommes du transfert.
• Agence du revenu du Canada et Revenu Québec — leurs sites officiels, présentés au chapitre 2, pour l'information générale destinée aux contribuables.
• Dans cette collection : → livre D8 pour acheter un plex ou un immeuble à revenus ; → livre F7 pour financer un immeuble à revenus ou commercial.

Chapitre 5 — Les revenus et les dépenses d'un immeuble : ce qu'on rassemble

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Au cœur de la tenue d'un immeuble locatif, il y a un tableau qui tient en deux colonnes : ce qui entre, ce qui sort. Il paraît simple. Il l'est, tant qu'on se contente de noter. Il devient délicat dès qu'on cherche à savoir comment chaque ligne sera traitée par les administrations fiscales. Cette seconde question n'est pas pour ce livre : elle est pour votre comptable.

Ce chapitre vous aide à faire la première partie du travail, celle qui vous revient : repérer les sommes qui entrent et qui sortent, les inscrire proprement dans un tableau personnel, et garder la pièce qui appuie chaque ligne. Il ne dit jamais ce qui est déductible, ce qui est imposable, ni comment classer une dépense. Il vous donne des catégories pour regarder vos chiffres, pas pour les déclarer. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Colette et Rolland, qui achètent un petit immeuble de logements, et Mireille, qui loue le sous-sol de sa maison.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• repérer les différentes sommes qui entrent dans un immeuble locatif ;
• repérer les dépenses courantes à suivre ;
• construire un tableau personnel de suivi, avec une ligne par opération et la pièce qui l'appuie ;
• reconnaître les cas où se pose la question entretien ou amélioration et la renvoyer au comptable ;
• préparer vos questions sur les revenus et les dépenses.

Pourquoi c'est important

Un tableau bien tenu est la matière première du travail de votre comptable. S'il le reçoit complet, il passe son temps à analyser et à conseiller. S'il le reçoit incomplet, il passe son temps à chercher, à demander et à reconstituer, et vous payez ce temps.

Un tableau clair vous renseigne aussi, vous. Vous voyez à quel rythme les dépenses augmentent, quelles sommes reviennent chaque année, quels logements demandent plus d'attention. Cette connaissance sert à gérer l'immeuble, bien avant de servir à déclarer quoi que ce soit.

Enfin, le tableau a une vertu protectrice. Quand quelqu'un — un prêteur, un acheteur, une administration — pose une question sur l'immeuble, vous retrouvez la réponse en quelques minutes plutôt qu'en quelques jours.

5.1 Les loyers et les autres sommes reçues

Ce qui entre

La somme la plus visible est le loyer. Mais l'argent qui entre dans un immeuble ne se limite pas toujours aux loyers. Voici une liste de catégories à suivre. Elle est un point de départ pour regarder ce qui entre ; elle ne dit rien de la façon dont le comptable traitera chacune.

• Les loyers, logement par logement, mois par mois.
• Les sommes reçues pour des services fournis aux locataires : stationnement, rangement, buanderie, ou tout autre service que vous offrez et pour lequel vous recevez un montant distinct.
• Les remboursements que vous recevez d'un fournisseur, d'une assurance ou d'un tiers.
• Les autres sommes, ponctuelles, que vous ne savez pas classer. Notez-les quand même, avec une description.

DÉFINITION — une somme reçue

Tout montant qui entre dans vos comptes en lien avec l'immeuble, quelle que soit son origine. Dans ce livre, le mot décrit un fait : de l'argent est entré. Il ne dit rien de la façon dont ce montant sera présenté dans une déclaration.

Comment noter

Pour chaque somme reçue, inscrivez au tableau :

• la date à laquelle elle est entrée dans votre compte ;
• la personne ou l'entité qui l'a versée ;
• le logement ou le local concerné ;
• la description : loyer, service, remboursement, autre ;
• le montant ;
• la référence de la pièce qui l'appuie : relevé bancaire, reçu, virement.

Un champ de plus peut s'ajouter : le mois visé. Un locataire peut payer en avance ou en retard, et vous voulez pouvoir dire à quel mois correspond chaque paiement.

À quoi ressemble un tableau des revenus

Voici trois lignes fictives, sans montant, pour montrer l'esprit du tableau. Colette et Rolland les ont inscrites à titre de modèle dans leur fichier.

Remarquez la colonne Remarques : elle est la plus utile. C'est là que vous écrivez ce que vous ne savez pas, sans avoir à le trancher.

Les loyers payés en retard, en avance ou en plusieurs fois

Le tableau doit refléter la réalité : si un locataire paie en deux versements, notez deux lignes. S'il paie un mois en avance, notez la date du paiement et le mois visé. Ces nuances ne vous sont pas utiles pour juger de leur effet fiscal, mais elles le sont pour votre comptable, qui saura quoi en faire.

Les locataires qui partent, les locataires qui arrivent

Un changement de locataire est un moment où des sommes circulent : dernier loyer, remboursement éventuel de ce qui a été avancé, premier loyer. Notez chaque mouvement, avec sa date et sa raison. Joignez les échanges écrits qui l'expliquent. Pour ce qui touche aux obligations du locateur envers ses locataires, voyez le livre qui y est consacré (→ livre H3) ; pour la gestion courante d'un immeuble à revenus, voyez (→ livre J5).

Les loyers impayés

Quand un locataire ne paie pas, la situation est d'abord un problème de gestion et, selon les cas, un problème juridique. Ce livre ne la traite pas. Ce qu'il peut dire, c'est que le tableau doit refléter la réalité : une ligne loyer attendu sans somme reçue, avec une note. Les démarches à entreprendre relèvent d'un conseiller juridique ; la façon de noter la situation, d'un comptable.

CAS CONCRET — dossier fictif

Mireille loue son sous-sol à un locataire. Elle reçoit chaque mois un virement. Elle ajoute à son tableau une ligne par mois, avec la date, la référence du relevé et le mois visé. Elle ne sait pas comment ces sommes seront traitées. Elle note simplement la description de chacune, et pose la question à son comptable.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le comptable, pour savoir comment classer chaque somme reçue. Questions : Comment dois-je noter les paiements en avance ou en retard ? Que faire des sommes qui n'entrent dans aucune catégorie ? Souhaitez-vous que j'indique le mois visé ? Un conseiller juridique, pour les démarches liées à un loyer impayé.

5.2 Les dépenses courantes d'un immeuble

Ce qui sort

Un immeuble coûte de l'argent chaque année, et pas seulement quand quelque chose casse. Voici des catégories pour regarder vos dépenses. Elles ne disent rien de leur traitement fiscal.

• Les assurances : la ou les polices qui couvrent l'immeuble.
• L'entretien courant : petites réparations, entretien du bâtiment, du terrain, des équipements.
• Les comptes municipaux et scolaires : les comptes de taxes, selon ce que vous recevez.
• Les services : électricité, chauffage, eau, déneigement, conciergerie, collecte, selon ce que le propriétaire assume.
• Les intérêts et les frais du prêt : les montants liés au financement de l'immeuble.
• Les frais de professionnels : comptable, notaire, évaluateur, inspecteur, tous ceux dont vous avez retenu les services en lien avec l'immeuble.
• La publicité et la gestion de la location : annonces, démarches de recherche de locataires, s'il y en a.
• Les autres dépenses, ponctuelles. Notez-les avec une description claire.

L'ESSENTIEL — noter d'abord, classer ensuite

Le réflexe du propriétaire ordonné est de noter chaque dépense avec une description honnête. Le classement fiscal de cette dépense, c'est le comptable qui le fait avec vous. Ne forcez pas une dépense dans une catégorie qui ne lui va pas pour faire propre : écrivez ce que c'est.

Comment noter

Pour chaque dépense, inscrivez au tableau :

• la date de la dépense ;
• le fournisseur ;
• la description : ce qui a été acheté ou fait ;
• le logement ou la partie de l'immeuble concernés, s'il y en a un ;
• le montant ;
• la façon dont vous l'avez payée ;
• la référence de la pièce : facture, reçu, relevé.

Ajoutez une colonne Remarques pour ce qui n'entre nulle part : une facture qui couvre plusieurs choses, une dépense dont vous ne savez pas si elle concerne l'immeuble ou votre usage personnel, un achat fait pour plusieurs logements à la fois.

Quand une dépense couvre plusieurs usages

Il arrive qu'une facture serve à plusieurs fins : un achat pour l'immeuble et pour votre maison, un service qui profite à plusieurs logements, un outil utilisé ailleurs. Ne tranchez pas de mémoire. Gardez la facture, écrivez dans la colonne Remarques ce qu'elle couvre, et posez la question au comptable. Une description honnête ne vous coûtera rien ; une description arrangée peut vous coûter cher.

Les paiements en espèces et sans reçu

Un paiement sans pièce est un paiement difficile à justifier. Demandez toujours un reçu ou une facture, même pour une petite somme. Si vous payez en espèces, demandez une preuve écrite et notez-le. À défaut, rédigez dès le jour même une note qui décrit ce qui a été fait, par qui, à quelle date et pour quelle somme, et conservez-la. Cette note ne remplace pas une facture ; demandez à votre comptable ce qu'il en pense.

À quoi ressemble un tableau des dépenses

Voici, toujours à titre de modèle fictif et sans montant, trois lignes du tableau de Colette et Rolland.

Chaque ligne se lit en dix secondes, et chacune renvoie à une pièce que vous pouvez retrouver. C'est tout l'objectif du tableau.

Les dépenses qui reviennent chaque année

Certaines dépenses reviennent à date fixe : renouvellement d'assurance, comptes de taxes, contrats annuels. Reportez-les dans votre calendrier, avec une alerte. Un renouvellement oublié peut entraîner des conséquences pratiques que vous voulez éviter, et votre comptable aimera voir le cycle de ces dépenses d'une année à l'autre.

CAS CONCRET — dossier fictif

Colette et Rolland reçoivent leur premier compte municipal. Ils l'inscrivent au tableau avec la date de réception, la date d'échéance, la description et la référence de la pièce. Ils créent une alerte dans leur calendrier pour les prochaines échéances. Dans la colonne Remarques, ils notent : Le vendeur avait déjà payé une partie ; à confirmer avec le notaire. La question va sur leur liste.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le comptable, pour le classement de chaque dépense. Questions : Souhaitez-vous que je regroupe les dépenses par catégorie ? Comment dois-je noter une dépense qui profite à plusieurs logements ? Que faire avec une dépense partagée entre l'immeuble et ma résidence ? Le notaire, pour ce qui concerne les sommes réglées lors de l'achat.

5.3 Séparer ce qui relève de l'entretien et ce qui relève d'une amélioration : une question à poser

Une distinction que tout propriétaire rencontre

Tôt ou tard, vous ferez réparer ou remplacer quelque chose dans l'immeuble. La question se posera alors : s'agit-il d'entretenir ce qui existe, ou d'améliorer l'immeuble ? Le mot que vous utilisez ici compte, parce que votre comptable pourrait traiter les deux cas de façon différente. Ce livre ne vous dit pas comment : il vous dit de poser la question.

DÉFINITION — entretien et amélioration, vus du propriétaire

Dans le langage courant, l'entretien garde l'immeuble en l'état, tandis que l'amélioration le rend meilleur, plus grand ou plus durable. Cette distinction du langage courant n'est pas nécessairement celle que retiendra un comptable. Ne l'appliquez pas seul ; décrivez le travail et demandez.

Comment décrire un travail

Pour chaque travail, notez :

• ce qui était là avant ;
• ce qui a été fait ;
• ce qui est là après ;
• la raison du travail : panne, usure, choix du propriétaire, demande d'un locataire, exigence d'un tiers ;
• les pièces : soumission, contrat, facture, photos avant et après.

Plus votre description est claire, plus la réponse de votre comptable sera rapide.

Quand poser la question

Posez-la avant de commencer les travaux importants, pas après. La raison est simple : si la façon de faire ou de documenter un travail peut changer sa présentation, il vaut mieux le savoir avant la facture. Le chapitre 6 revient en détail sur ce moment.

Pour les petites dépenses courantes, regroupez vos questions et posez-les à l'occasion d'une rencontre ou d'un échange de courriels, avec la description de chacune.

Ce qu'il faut éviter

Ne baptisez pas une dépense entretien ou amélioration pour qu'elle entre dans une catégorie qui vous convient. Décrivez-la, sans étiquette. Ne regroupez pas des travaux de nature différente sur une seule facture sans le dire. Ne modifiez jamais une facture : demandez au fournisseur d'en émettre une nouvelle si une erreur s'y est glissée.

ATTENTION — la bonne étiquette n'est pas la vôtre

Votre façon de décrire un travail est un point de départ. L'étiquette finale appartient à la réflexion de votre comptable. Décrivez, n'étiquetez pas.

CAS CONCRET — dossier fictif

Mireille fait remplacer un équipement du sous-sol qui ne fonctionnait plus. Elle note : Ancien équipement hors d'usage depuis telle période ; remplacé par un équipement neuf ; raison : panne. Elle conserve la facture, une photo de l'ancien et une photo du nouveau. Elle ne cherche pas à savoir de quelle catégorie il s'agit : elle ajoute la question à sa liste, avec la facture.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le comptable, avant de commencer un travail important, et pour chaque dépense dont la nature est incertaine. Questions : Comment voulez-vous que je décrive un travail ? À partir de quel type de dépense dois-je vous consulter avant d'agir ? Comment dois-je noter un remplacement par rapport à une réparation ?

5.4 Les questions à poser au comptable

Un tableau, une liste

Voici un tableau de départ que vous pouvez recopier dans votre chiffrier, et les questions qui l'accompagnent.

Remplissez une ligne par opération. Gardez la pièce à portée de main.

Les questions sur les revenus

• Comment dois-je noter les loyers payés en avance, en retard ou en plusieurs fois ?
• Dois-je noter séparément les sommes reçues pour des services additionnels ?
• Comment traiter les sommes que je ne sais pas classer ?
• Quelle période devrais-je inscrire pour chaque loyer ?

Les questions sur les dépenses

• Voulez-vous que je regroupe mes dépenses par catégorie ou que je les décrive librement ?
• Quel niveau de détail attendez-vous pour chaque dépense ?
• Comment noter une dépense qui profite à plusieurs logements ?
• Comment noter une dépense partagée entre l'immeuble et ma résidence ?

Les questions sur l'entretien et l'amélioration

• À partir de quel type ou de quel niveau de dépense dois-je vous consulter avant d'agir ?
• Comment voulez-vous que je décrive un remplacement par rapport à une réparation ?
• Quels documents voulez-vous voir pour un travail important ?

Les questions sur le rythme

• À quelle fréquence voulez-vous recevoir mon tableau ?
• Voulez-vous un accès direct à mon fichier ou préférez-vous un envoi ?
• Y a-t-il des informations que vous voulez recevoir au moment où elles surviennent ?

Les questions sur les erreurs

• Si je me rends compte d'une erreur dans mon tableau, comment la corriger ?
• Que dois-je faire si j'ai oublié de noter une opération ?

Préparer la rencontre

Avant de voir votre comptable, relisez votre tableau en entier. Marquez en couleur les lignes dont la colonne Remarques contient un doute. Faites une liste séparée de ces lignes, avec la pièce correspondante, et apportez-la. Votre comptable n'aura pas à chercher ce qui vous inquiète : il le verra tout de suite.

Rassemblez aussi les pièces qui manquent. Si une facture ne se retrouve pas, écrivez ce que vous avez fait pour la retrouver : appel au fournisseur, recherche dans les courriels, demande de copie. Cette démarche compte autant que la pièce elle-même.

Enfin, demandez-vous si quelque chose a changé depuis la dernière rencontre : un locataire parti, un nouveau service, une réparation majeure, un projet de travaux. Ces changements sont à signaler, même s'ils ne figurent pas encore dans le tableau.

Après chaque rencontre

Notez les réponses dans votre dossier, avec la date. Si une réponse change votre façon de tenir le tableau, mettez à jour vos colonnes et conservez l'ancienne version. Votre dossier doit pouvoir raconter comment vous avez tenu votre tableau à chaque époque.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le comptable, pour chacune des questions de cette section. Pour la gestion courante d'un immeuble à revenus et la tenue des relations avec les locataires, voir (→ livre J5). Question de fond : Quelle est la meilleure façon de vous transmettre mon tableau pour que votre travail soit le plus simple possible ?

Les erreurs qui coûtent cher

• Classer une dépense soi-même, d'après ce qui fait propre. Décrivez, ne baptisez pas.
• Ne rien noter parce qu'on ne sait pas comment classer. Notez toujours : le classement vient après.
• Payer sans reçu. Un paiement sans pièce est difficile à justifier.
• Mélanger les dépenses de l'immeuble et celles de la maison. Séparez, ou annotez.
• Modifier une facture. Demandez une nouvelle facture au fournisseur.
• Oublier les sommes reçues qui ne sont pas des loyers. Un service additionnel, un remboursement, une somme inhabituelle.
• Commencer des travaux importants sans en parler au comptable. La question se pose avant, pas après.
• Ne jamais comparer le tableau au relevé bancaire. Les écarts s'accumulent.

À retenir

• Ce livre ne dit jamais ce qui est déductible, imposable ou comment classer : il vous donne des catégories pour regarder, pas pour déclarer.
• Côté revenus : loyers, sommes reçues pour des services, remboursements, autres sommes, chacune avec sa date, sa source, son logement et sa pièce.
• Côté dépenses : assurances, entretien, comptes municipaux, services, intérêts, frais de professionnels, gestion de la location, autres, chacune avec sa pièce.
• Décrivez chaque dépense honnêtement ; l'étiquette finale appartient au comptable.
• Entretien ou amélioration : une question à poser, de préférence avant les travaux importants.
• Un tableau clair fait gagner du temps à votre comptable, donc de l'argent à vous.

Votre plan d'action

1. Construisez votre tableau avec les colonnes de la section 5.4.
2. Inscrivez les sommes reçues : date, source, logement, description, montant, pièce.
3. Inscrivez les dépenses : date, fournisseur, description, logement, montant, pièce.
4. Utilisez la colonne Remarques pour tout ce qui est incertain.
5. Comparez chaque mois le tableau aux relevés bancaires.
6. Décrivez chaque travail avec le avant, le après, la raison et les pièces.
7. Rédigez vos questions pour le comptable à partir de la section 5.4.
8. Posez-les avant les travaux importants, pas après.

Questions à poser

Au comptable :

• Comment voulez-vous que je note les loyers payés en avance ou en retard ?
• Comment noter une dépense partagée entre plusieurs logements ?
• À partir de quel type de dépense dois-je vous consulter avant d'agir ?
• Comment voulez-vous recevoir mon tableau, et à quelle fréquence ?

À l'entrepreneur ou au fournisseur :

• Pouvez-vous détailler votre facture, ligne par ligne ?
• Pouvez-vous émettre une facture corrigée si une erreur s'y est glissée ?

Au notaire :

• Comment sont traitées les sommes déjà payées ou perçues par le vendeur au moment de l'achat ?

Vérifiez vos acquis

1. Nommez trois catégories de sommes reçues dans un immeuble locatif.
2. Nommez trois catégories de dépenses courantes.
3. Que faut-il inscrire pour chaque opération ?
4. Pourquoi ne pas étiqueter soi-même une dépense comme entretien ou amélioration ?
5. Que faire d'une facture qui couvre plusieurs usages ?
6. Quand poser la question de l'entretien ou de l'amélioration ?

Réponses

1. Par exemple : les loyers, les sommes reçues pour des services fournis aux locataires, les remboursements.
2. Par exemple : les assurances, l'entretien courant, les comptes municipaux ; on peut ajouter les services, les intérêts du prêt et les frais de professionnels.
3. La date, la personne ou le fournisseur, le logement concerné, la description, le montant et la référence de la pièce.
4. Parce que l'étiquette finale appartient à la réflexion du comptable ; le propriétaire décrit, ne baptise pas.
5. La garder, écrire dans les remarques ce qu'elle couvre et poser la question au comptable.
6. Avant de commencer les travaux importants.

Pour aller plus loin

• Votre comptable — pour savoir comment présenter vos revenus et vos dépenses et comment classer chaque opération.
• Agence du revenu du Canada et Revenu Québec — leurs sites officiels, présentés au chapitre 2, pour l'information générale destinée aux contribuables.
• Dans cette collection : → livre J5 pour la gestion courante d'un immeuble à revenus ; → livre H3 pour les droits et obligations du locateur.

Chapitre 6 — Rénover ou réparer : garder les factures et poser la question

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Une toiture qui fuit, un escalier à refaire, une cuisine à remplacer, des fenêtres qui ne ferment plus : les travaux font partie de la vie d'un immeuble locatif. Ils coûtent cher, ils prennent du temps, et ils laissent des traces dont vous aurez besoin plus tard, parfois bien plus tard, au moment de la vente. Pour votre comptable, un travail n'est pas seulement une dépense : c'est un événement dont il veut connaître la nature, la date, le montant et la raison.

Ce chapitre ne dit pas comment un travail est traité par les administrations fiscales. Cette réponse dépend du travail et de votre situation, et c'est votre comptable qui la donne. Il vous apprend à faire ce qui vous revient : garder les bons documents, prendre les bonnes photos, noter les bons détails, et surtout poser la question avant d'engager les travaux, non après. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Colette et Rolland, qui achètent un petit immeuble de logements, et Benoît, qui détient un duplex avec sa sœur. Aucune ville, aucune entreprise, aucun montant n'est réel.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer pourquoi un travail demande plus de documentation qu'une simple dépense ;
• constituer un dossier de travaux complet : soumissions, contrat, factures, preuves de paiement, photos et notes ;
• décrire un travail de manière à ce que votre comptable puisse le comprendre sans vous rappeler ;
• reconnaître le moment où il faut parler au comptable avant de signer ;
• préparer vos questions pour l'entrepreneur et pour le comptable.

Pourquoi c'est important

Un travail est le moment où l'on dépense le plus d'un seul coup, et où l'on décide de choses qui durent : le matériau choisi, la portée de l'intervention, le moment, l'entrepreneur. Ces décisions ont des effets pratiques évidents, et elles peuvent en avoir sur la façon dont votre comptable présentera le travail. Les connaître avant d'agir donne de la marge. Les découvrir après coupe cette marge.

Il y a aussi une raison de mémoire. Dans plusieurs années, quand vous voudrez vendre, un acheteur ou son courtier posera des questions : quand la toiture a-t-elle été refaite ? qui l'a fait ? sur quelle base ? Si vous avez gardé la soumission, le contrat, la facture et une photo, vous répondez en dix secondes. Sinon, vous cherchez, vous hésitez, et l'acheteur peut douter.

Enfin, un travail mal documenté peut vous créer des difficultés avec l'entrepreneur lui-même : désaccord sur ce qui était prévu, sur ce qui a été fait, sur ce qui a été payé. Un dossier complet protège dans les deux sens.

6.1 Des travaux qui laissent des traces

Tout travail est un événement

Quand vous faites réparer ou rénover, vous créez un événement dans la vie de l'immeuble. Cet événement a une date, une raison, une nature, un prix, un exécutant. Il laisse des traces, matérielles et documentaires. Ce sont ces traces que ce chapitre vous apprend à garder.

DÉFINITION — un dossier de travaux

L'ensemble des documents, photos et notes qui racontent un travail du début à la fin : pourquoi il a été fait, qui l'a fait, ce qui a été prévu, ce qui a été payé et le résultat. Un dossier par travail important, un dossier annuel pour les petits travaux courants.

Réparer, remplacer, rénover : le langage courant

Dans la vie de tous les jours, on distingue des gestes :

• réparer : remettre en état ce qui existe ;
• remplacer : changer un élément par un autre, semblable ou non ;
• rénover : transformer une pièce ou un élément pour le renouveler ;
• ajouter : créer quelque chose qui n'existait pas.

Ces mots servent à décrire. Ils ne disent pas comment un comptable traitera le travail. Un remplacement peut être traité d'une façon, une réparation d'une autre, un ajout d'une troisième. Ne présumez rien : décrivez, conservez les pièces et posez la question (voir le chapitre 5).

Les travaux qui touchent plusieurs logements, ou un seul

Un travail peut concerner l'ensemble de l'immeuble — toiture, fondation, chauffage commun — ou un seul logement, comme une cuisine ou une salle de bains. Cela change la façon de le décrire : notez toujours quelle partie de l'immeuble est touchée. Quand vous habitez vous-même une partie de l'immeuble, cela compte encore davantage. Posez la question au comptable.

Les travaux faits par vous-même

Quand vous faites un travail de vos mains, vous n'avez pas de facture d'entrepreneur, mais vous avez des factures de matériaux, des reçus de location d'outils et peut-être des photos. Gardez-les. Notez aussi les dates et la nature de ce que vous avez fait. Ce que votre comptable en fera, c'est lui qui le dira.

Les travaux faits dans l'urgence

Une fuite, un bris, une panne de chauffage : on agit d'abord. Même dans l'urgence, quelques gestes rapides valent la peine. Photographiez les dommages avant d'intervenir. Demandez une facture ou une note détaillée à celui qui intervient. Écrivez, le jour même, ce qui s'est passé et ce qui a été fait. Vous pourrez poser vos questions ensuite, avec un dossier déjà ouvert.

CAS CONCRET — dossier fictif

Benoît constate une infiltration au plafond d'un des deux logements de son duplex. Il prend des photos du plafond, appelle un couvreur, obtient une soumission écrite et fait réparer la semaine suivante. Il note chaque étape : la date du constat, le nom du couvreur, ce qui a été fait. Il conserve la soumission, la facture et les photos. Avant de payer, il envoie un courriel à son comptable avec la question : Comment dois-je noter ce travail ? La réponse arrive avant la fin du mois.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Votre comptable, pour savoir comment décrire un travail et quelle documentation il veut voir. Questions : Quels documents vous faut-il pour un travail important ? Comment voulez-vous que je décrive un remplacement par rapport à une réparation ? À partir de quelle importance dois-je vous consulter avant d'agir ?

6.2 Factures, soumissions et photos

La soumission

La soumission est la première pièce du dossier. Demandez-la par écrit, détaillée, et conservez-la même si vous ne retenez pas l'entrepreneur. Comparez au moins deux soumissions quand c'est possible. Dans votre dossier, notez la raison de votre choix : prix, délai, confiance, qualité des matériaux. Cette note vous servira si l'on vous demande un jour pourquoi vous avez choisi cet exécutant.

Une bonne soumission décrit le travail prévu, les matériaux, ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas, le calendrier, les conditions de paiement. Si l'un de ces points manque, demandez-le.

Le contrat

Pour un travail important, demandez un contrat écrit, signé par les deux parties. Il reprend la soumission et fixe les conditions. Que doit contenir un contrat de travaux, quelles protections existent pour vous et quelles obligations pèsent sur l'entrepreneur, ce sont des questions pour un conseiller juridique, non pour ce livre. Ce que vous pouvez faire seul, c'est conserver l'original signé, en faire une copie numérique et noter la date de signature.

Les factures

La facture est la pièce centrale. Elle doit permettre de savoir qui a fait quoi, quand, et combien. Vérifiez à la réception :

• le nom et les coordonnées de l'entreprise ;
• la date de la facture et la période des travaux ;
• la description du travail, assez précise pour être comprise dans plusieurs années ;
• le détail des montants, y compris les matériaux et la main-d'œuvre si l'entrepreneur les sépare ;
• l'adresse de l'immeuble et, au besoin, le logement concerné.

Si un renseignement manque ou semble erroné, demandez une facture corrigée. Ne la corrigez jamais vous-même.

Les preuves de paiement

Gardez la preuve de chaque paiement : relevé bancaire, copie du chèque, confirmation de virement. Si vous payez en plusieurs étapes, notez chaque versement avec sa date. Une facture sans preuve de paiement, ou un paiement sans facture, sont tous deux difficiles à expliquer. Les deux ensemble racontent l'histoire.

Les photos

Les photos sont un outil sous-estimé. Prenez :

• des photos avant : l'état de ce qui sera touché ;
• des photos pendant, si le travail dévoile quelque chose d'inattendu : un mur ouvert, une structure, un problème caché ;
• des photos après : le résultat fini.

Datez-les ou assurez-vous que votre appareil enregistre la date. Rangez-les dans le dossier du travail, avec un court titre. Si vous changez de téléphone, copiez-les avant.

L'ESSENTIEL — sept pièces pour un travail important

La soumission · le contrat · la facture · la preuve de paiement · les photos avant et après · une note qui décrit le travail · les échanges avec l'entrepreneur. Si vous les avez toutes, votre dossier est complet.

Les notes

Une note simple suffit. Écrivez, le jour même ou peu après :

• ce qui était là avant ;
• ce qui a été fait ;
• ce qui est là maintenant ;
• la raison du travail : bris, usure, souhait d'amélioration, demande d'un locataire, autre ;
• le nom de l'entrepreneur et les dates d'exécution.

Cette note, combinée à la facture et aux photos, répond aux questions que l'on posera plus tard.

Les garanties et les assurances

Un travail peut s'accompagner de garanties de l'entrepreneur ou du fabricant. Gardez les documents qui les décrivent, notez les dates de fin et placez un rappel dans votre calendrier. Posez les questions à l'entrepreneur lors de la signature du contrat : Quelles garanties offrez-vous ? Par écrit ? Pour quelle durée ? Ce que ces garanties couvrent exactement, un conseiller juridique peut vous l'expliquer.

Pour l'assurance, avisez votre assureur des travaux importants. Des travaux importants peuvent modifier la couverture ou les conditions. La réponse vient de lui, non de ce livre.

Les petits travaux courants

Tous les travaux ne méritent pas un dossier complet. Un robinet remplacé, une serrure changée, une ampoule ou un détecteur : gardez la facture ou le reçu, inscrivez une ligne au tableau du chapitre 5 et, au besoin, une photo. Regroupez ces petits travaux dans un dossier annuel Petits travaux, plutôt que de créer un dossier pour chacun. Si un même type de petit travail revient plusieurs fois dans l'année, notez-le dans la colonne Remarques : votre comptable verra le schéma.

Les travaux et les locataires

Un travail dans un logement occupé ou dans les parties communes touche des personnes. Gardez une trace de ce que vous avez dit à vos locataires et quand : message, lettre, courriel. Conservez leurs réponses. Les obligations du propriétaire envers ses locataires à l'occasion de travaux relèvent du droit : renseignez-vous auprès d'un conseiller juridique avant d'agir si vous avez un doute. Pour la tenue du dossier, une règle suffit : tout échange qui concerne un travail va dans le dossier du travail.

CAS CONCRET — dossier fictif

Colette et Rolland prévoient de remplacer les fenêtres d'un des logements de leur immeuble. Ils demandent trois soumissions détaillées, notent leurs différences dans un tableau et consignent la raison de leur choix. Ils signent un contrat écrit, conservent la facture finale et la preuve de chaque versement, et photographient les anciennes fenêtres avant le démontage, puis les nouvelles après. Ils placent le tout dans un dossier Travaux — Fenêtres du logement 2 et ajoutent à leur liste de questions : Comment décrire ce remplacement ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

L'entrepreneur, pour les soumissions, la facture et les garanties. Le comptable, pour la documentation à conserver. Un conseiller juridique, pour le contenu d'un contrat de travaux et les protections qui s'y rattachent. L'assureur, pour l'effet des travaux sur la police. Questions : Qu'est-ce qui figure dans votre soumission et qu'est-ce qui n'y figure pas ? Quelles garanties offrez-vous par écrit ?

6.3 Avant les travaux : en parler au comptable

Pourquoi avant

La règle de ce chapitre tient en une phrase : posez la question avant, pas après. Une fois le travail fait, la facture payée et les matériaux posés, on ne peut plus changer ce qui a été fait. Avant, il reste de la marge : sur la façon de procéder, sur la documentation à constituer, sur le découpage du travail, sur le moment.

Ce livre ne dit pas quels effets peuvent s'attacher à chaque choix. Il dit que votre comptable peut vous renseigner sur ces effets avant que vous ne signiez, et que ce service vaut la peine d'être demandé.

Quand en parler

Un petit travail courant ne demande pas une rencontre : regroupez vos questions et posez-les à la prochaine occasion. Pour un travail plus important, parlez-en avant de signer le contrat. Demandez à votre comptable, dès votre première rencontre, à partir de quel niveau de travaux il souhaite être consulté avant de s'engager. Notez la réponse dans votre dossier.

Voici des situations qui appellent d'en parler avant :

• un projet de grande ampleur : toiture, fondation, structure, chauffage de l'immeuble ;
• une rénovation qui change la nature ou l'usage d'un logement ;
• un ajout : agrandissement, nouveau logement, nouvel équipement important ;
• un projet qui touche en même temps votre résidence et un logement loué ;
• un travail réalisé avec d'autres propriétaires de l'immeuble ;
• une dépense inhabituelle pour votre immeuble.

Comment en parler

Préparez une courte description, d'une page :

• ce que vous voulez faire et pourquoi ;
• la partie de l'immeuble touchée ;
• les soumissions reçues, avec les dates et les montants approximatifs ;
• le calendrier envisagé ;
• les questions que vous vous posez.

Envoyez-la à l'avance, puis rencontrez votre comptable. Avec ces renseignements, sa réponse sera plus utile. Ne signez pas le contrat avant d'avoir reçu sa réponse, sauf en cas d'urgence.

Et si vous êtes pressé

Parfois, l'urgence ne laisse pas le temps d'une consultation. Dans ce cas, réparez ce qui doit l'être, documentez soigneusement ce que vous faites et écrivez à votre comptable dès que possible. Ne vous reprochez pas de n'avoir pas pu consulter avant : concentrez-vous sur la qualité de vos traces.

Quand plusieurs personnes sont propriétaires

Si l'immeuble appartient à plusieurs personnes, le sujet des travaux est l'un de ceux où une entente écrite aide le plus : qui décide, à partir de quel montant, qui garde les pièces, qui paie quoi. Cette entente relève du notaire ou d'un conseiller juridique, et le chapitre 8 aborde le sujet. Pour l'instant, retenez qu'il vaut mieux avoir cette conversation avant un grand projet qu'au moment où l'on reçoit la facture.

ATTENTION — ne signez pas un gros contrat sans avoir posé la question

Si l'entrepreneur vous presse, demandez le temps de consulter votre comptable. Un entrepreneur sérieux comprend cette demande. Si la pression augmente, c'est un signal à noter.

CAS CONCRET — dossier fictif

Benoît et sa sœur envisagent de refaire la salle de bains d'un des deux logements du duplex. Avant de choisir un entrepreneur, Benoît prépare une page : ce qu'ils veulent faire, pour quel logement, deux soumissions reçues, le calendrier souhaité, et deux questions pour le comptable. Il l'envoie à sa sœur, qui l'approuve, puis au comptable. Ils conviennent de ne signer qu'après la réponse. Ils ajoutent à leur liste de discussion avec le notaire : Qui décide des travaux, et à partir de quel montant ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le comptable, avant un travail important. Le notaire ou un conseiller juridique, pour l'entente entre propriétaires. Questions : À partir de quelle importance voulez-vous être consulté ? Que doit contenir ma description de projet ? Y a-t-il une façon de découper le travail qui vous semble préférable ?

6.4 Les questions à poser à l'entrepreneur et au comptable

À l'entrepreneur

Avant de choisir :

• Pouvez-vous me remettre une soumission écrite et détaillée ?
• Qu'est-ce qui est inclus et qu'est-ce qui ne l'est pas ?
• Quel est le calendrier prévu ?
• Quelles sont les conditions de paiement ?
• Quelles garanties offrez-vous, par écrit ?

Pendant les travaux :

• Comment me tiendrez-vous informé s'il y a un changement ?
• Si quelque chose d'inattendu apparaît, comment procédons-nous ?
• Pouvez-vous me remettre une facture à chaque étape ?

À la fin :

• Pouvez-vous me remettre une facture finale détaillée ?
• Quels documents de garantie dois-je conserver ?
• Quelles consignes d'entretien me recommandez-vous ?

Au comptable

Avant les travaux :

• À partir de quel niveau de travaux voulez-vous être consulté ?
• Quels documents vous faut-il pour chaque type de travail ?
• Comment voulez-vous que je décrive le travail ?
• Y a-t-il des façons de procéder qui changent la présentation ?

Pendant les travaux :

• Que dois-je faire si le projet change en cours de route ?
• Comment noter des travaux faits en plusieurs étapes ?

Après les travaux :

• Comment voulez-vous que je vous remette le dossier ?
• Que dois-je conserver, et pendant combien de temps ?

À votre assureur

• Les travaux prévus changent-ils ma couverture ?
• Dois-je vous aviser avant de commencer, ou pendant ?

Une liste de contrôle pour chaque travail

Voici une liste que Colette et Rolland collent sur la première page de chaque dossier de travaux.

1. Le travail est décrit en quelques lignes.
2. Les soumissions sont rassemblées et la raison du choix est notée.
3. Le comptable a été consulté, si le travail le justifie ; sa réponse est au dossier.
4. Le contrat est signé et copié.
5. Les photos avant sont prises.
6. Les factures et les preuves de paiement sont classées.
7. Les photos après sont prises.
8. La note de fin de travaux est rédigée.
9. Les garanties sont inscrites au calendrier.

QUI CONSULTER — et quoi demander

L'entrepreneur, avant et pendant les travaux. Le comptable, avant, pendant et après, pour la documentation. L'assureur, pour l'effet des travaux sur la couverture. Question de synthèse : Y a-t-il quelque chose que vous voudriez que j'écrive ou que je garde, que je ne garde pas déjà ?

Les erreurs qui coûtent cher

• Signer le contrat avant d'avoir posé la question au comptable. Une fois signé, la marge de manœuvre se réduit.
• Jeter les soumissions non retenues. Elles racontent ce que vous avez comparé.
• Accepter une facture vague. Demandez-en une détaillée.
• Corriger soi-même une facture. Demandez une facture corrigée à l'entrepreneur.
• Oublier de prendre des photos avant. Après, il est trop tard.
• Payer sans conserver de preuve. Un relevé ou une confirmation suffit.
• Ne pas noter la raison du travail. Dans plusieurs années, vous ne vous en souviendrez plus.
• Ne pas aviser l'assureur d'un gros projet. La couverture pourrait en être affectée.

À retenir

• Un travail est un événement : il laisse des traces que vous devez garder, de la soumission aux photos finales.
• Sept pièces forment un dossier complet : soumission, contrat, facture, preuve de paiement, photos, note, échanges.
• L'effet d'un travail est une question à poser au comptable avant de commencer, jamais une réponse de ce livre.
• Préparez une courte description du projet, envoyez-la au comptable et attendez sa réponse avant de signer.
• Même dans l'urgence, photographiez, demandez une facture détaillée et écrivez ce qui s'est passé.
• Entre propriétaires, une entente écrite sur les décisions de travaux évite des conflits.

Votre plan d'action

1. Ouvrez un dossier de travaux pour chaque projet important.
2. Demandez des soumissions écrites et détaillées, et conservez-les toutes.
3. Rédigez une description d'une page de votre projet.
4. Envoyez-la au comptable et attendez sa réponse avant de signer.
5. Prenez des photos avant, pendant et après.
6. Classez chaque facture et la preuve de paiement correspondante.
7. Rédigez une note de fin de travaux et inscrivez les garanties à votre calendrier.
8. Avisez votre assureur si le projet est important.

Questions à poser

À l'entrepreneur :

• Pouvez-vous me remettre une soumission détaillée, avec ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas ?
• Quelles garanties offrez-vous, par écrit ?
• Pouvez-vous me remettre une facture détaillée à chaque étape ?

Au comptable :

• À partir de quel niveau de travaux voulez-vous être consulté avant que je signe ?
• Quels documents vous faut-il pour un travail important ?
• Comment voulez-vous que je décrive un remplacement par rapport à une réparation ?

À l'assureur :

• Les travaux prévus changent-ils ma couverture ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi un travail demande-t-il plus de documentation qu'une dépense courante ?
2. Nommez les sept pièces d'un dossier de travaux complet.
3. Que faire si une facture est vague ou erronée ?
4. Pourquoi parler au comptable avant de signer ?
5. Que faire dans une situation d'urgence ?
6. Quelle question poser à l'entrepreneur sur les garanties ?

Réponses

1. Parce qu'un travail est un événement qui a une nature, une date, une raison et un exécutant, et qu'on en aura besoin plus tard, notamment à la vente.
2. La soumission, le contrat, la facture, la preuve de paiement, les photos, une note qui décrit le travail et les échanges avec l'entrepreneur.
3. Demander une facture détaillée ou corrigée à l'entrepreneur ; ne jamais la corriger soi-même.
4. Parce qu'avant la signature il reste de la marge de manœuvre, alors qu'après le travail, elle disparaît.
5. Photographier, demander une facture détaillée, écrire ce qui s'est passé, puis écrire au comptable dès que possible.
6. Quelles garanties il offre, par écrit, et pour quelle durée.

Pour aller plus loin

• Votre comptable — pour savoir comment documenter un travail et à partir de quelle importance le consulter avant de signer.
• Votre assureur — pour connaître l'effet de travaux importants sur votre couverture.
• Un conseiller juridique — pour le contenu d'un contrat de travaux et les protections qui s'y rattachent.
• Chapitre 2 — comment s'informer auprès des administrations fiscales, en passant d'abord par votre comptable.

Chapitre 7 — Louer une partie de sa maison ou de son immeuble

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Louer le sous-sol de sa maison, un étage, un logement dans la maison où l'on habite : la situation paraît ordinaire, et elle paraît simple. Un locataire s'installe, il paie un loyer, la vie continue. Pourtant, dès que vous habitez et louez sous le même toit, une série de questions apparaît, qui n'existe pas pour le propriétaire d'un immeuble entièrement loué : comment distinguer ce qui sert à votre vie personnelle de ce qui sert à la location ? comment décrire l'espace loué ? qui, à part vous, doit être informé ?

Ce chapitre ne répond à aucune de ces questions sur le fond. Il ne contient aucune règle sur la répartition des dépenses entre la partie habitée et la partie louée, ni sur l'effet fiscal de la location sur votre résidence. Il vous aide à faire ce qui vous revient : noter, mesurer, documenter, informer, puis poser vos questions au comptable et à l'assureur. Le dossier de ce chapitre est fictif : celui de Mireille, qui loue le sous-sol de sa maison. Aucune ville, aucun montant, aucune date n'est réel.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer en quoi louer une partie de sa maison diffère de posséder un immeuble loué en entier ;
• décrire l'espace loué et l'espace habité de façon claire, avec des mesures et des photos ;
• constituer dès le départ un dossier de location propre à cette partie de la maison ;
• repérer les services et les espaces que vous partagez avec votre locataire ;
• préparer vos questions pour le comptable et pour l'assureur.

Pourquoi c'est important

La location d'une partie de sa maison place le propriétaire dans une situation hybride. Sa résidence reste sa résidence, et pourtant une partie de celle-ci rapporte de l'argent. Cette double nature complique le travail du comptable : il doit savoir précisément ce qui relève de chaque usage. Plus vos notes sont claires dès le départ, plus sa tâche sera simple.

Il y a aussi un enjeu à plus long terme. Le jour où vous vendrez votre maison, ou si vous cessez de louer, la question se posera de ce que le passé implique pour la suite. Ce livre ne dit pas quoi, mais il vous encourage à conserver tout ce qui permettra de répondre, y compris de petits détails : depuis quand la partie est louée, depuis quand elle ne l'est plus, ce qu'elle était avant.

Enfin, votre assurance. Une partie louée peut modifier ce que votre assureur couvre et à quelles conditions. Mieux vaut le lui dire que de le découvrir au moment d'un sinistre.

7.1 Habiter et louer sous le même toit

Une situation à deux visages

Quand vous louez une partie de votre maison, vous êtes à la fois résident et propriétaire d'un logement locatif. Ces deux rôles se rencontrent tous les jours : dans le même escalier, dans la même cour, parfois dans la même buanderie. Cette proximité a des avantages pratiques et des conséquences pour la tenue de vos dossiers.

DÉFINITION — une location dans sa résidence

Situation où le propriétaire habite une partie d'un bâtiment et loue une autre partie à une personne qui y vit de façon distincte : sous-sol, étage, logement attenant. Dans ce livre, l'expression décrit une situation de fait. Les conséquences de cette situation, pour la fiscalité et pour la vente, sont des questions à poser à un comptable.

Ce qui change pour vous

Voici, sans les trancher, les points qui se compliquent quand on loue une partie de sa maison.

• Le partage des dépenses. Le chauffage, l'électricité, l'entretien du toit, les assurances : en partie pour vous, en partie pour la location. Comment s'y retrouver ? Question pour le comptable.
• Les espaces communs. Entrée, escalier, cour, stationnement, buanderie : qui les utilise, qui les entretient ?
• L'effet sur la résidence. Louer une partie de sa résidence peut soulever des questions, notamment à la vente. Ce livre n'en dit rien ; le livre sur la résidence principale, le gain en capital et le changement d'usage y est consacré (→ livre G3).
• La relation avec le locataire. Vous vivez sous le même toit : les règles de vie commune, les droits et les obligations de chacun sont des questions de droit. Voyez le livre sur les droits et obligations du locateur (→ livre H3).
• L'assurance. Voir plus bas.

Les locataires, pas des colocataires

Dans le langage courant, un locataire a son logement, alors qu'un colocataire partage le sien. Cette différence compte dans la façon de présenter la situation à votre comptable, à votre assureur et à votre prêteur. Pour savoir si ce que vous avez construit est un logement ou une pièce louée, et ce que cela change, posez la question à un professionnel. Ne décidez pas d'après un mot que vous avez entendu ou lu.

Une partie de la maison, ou un logement distinct

Une partie louée peut avoir une entrée indépendante, une cuisine et une salle de bains. Elle peut aussi n'être qu'une chambre dans la maison, avec un accès partagé. Ces deux cas ne se ressemblent pas. Ce livre ne dit pas ce que chacun entraîne. Il vous demande de décrire votre situation précisément, parce que votre description aidera le professionnel à vous répondre.

CAS CONCRET — dossier fictif

Mireille habite le rez-de-chaussée et l'étage de sa maison. Elle a loué le sous-sol à un locataire, qui entre par la porte arrière. Le chauffage est commun, la buanderie est partagée, le stationnement est à l'avant. Elle n'a jamais pensé que cette situation aurait un nom. Elle la décrit sur une feuille, en une demi-page, et la joint à son dossier. Elle écrit au bas : Je ne sais pas ce que cela change pour moi. Cette phrase sera sa première question à son comptable.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le comptable, pour comprendre comment ses revenus et ses dépenses seront présentés quand elle loue une partie de sa résidence. Un conseiller juridique, pour ses relations avec le locataire. Questions : Ma situation est-elle différente de celle d'un propriétaire d'immeuble entièrement loué ? Quelles informations voulez-vous sur l'espace loué et sur l'espace habité ?

7.2 Ce que l'on note dès le départ

Décrire l'espace loué

Dès que la location commence, prenez le temps de décrire ce qui est loué. Ce travail se fait une fois et sert pendant des années.

1. Dessinez un plan simple de la maison, avec les pièces. Coloriez ou hachurez la partie louée.
2. Mesurez la partie louée et la partie habitée. Notez les dimensions de chaque pièce, puis le total de chaque partie. Un mètre à ruban suffit. Si vous possédez déjà des plans de la maison, inscrivez-y vos mesures.
3. Photographiez chaque pièce louée, ainsi que les entrées, les espaces partagés et les équipements communs.
4. Datez votre travail et conservez-le dans le dossier de la location.

Vous ne savez pas encore pourquoi votre comptable voudra ces mesures. Ce n'est pas grave : vous les aurez sous la main s'il les demande, et elles ne s'obtiennent pas facilement plus tard.

L'ESSENTIEL — un plan, des mesures, des photos

Avant de recevoir le premier loyer, ayez décrit l'espace loué : plan, mesures, photos, date. C'est la base de tout ce qui suivra.

Noter ce qui est partagé

Dressez la liste de ce que vous partagez avec votre locataire :

• le chauffage : un système commun ou un système distinct ;
• l'électricité : un compteur ou deux ;
• l'eau chaude, l'eau courante ;
• la buanderie, l'entrée, le stationnement, la cour, les espaces de rangement ;
• les services : déneigement, entretien du terrain, collecte.

Pour chacun, écrivez comment vous le partagez et qui paie quoi. Si le bail ou une entente écrite dit ce qui est inclus dans le loyer, joignez-le.

Conserver les documents de la location

Reprenez les familles de documents du chapitre 3, appliquées à la partie louée :

• le bail et ses modifications ;
• les preuves de paiement du loyer ;
• les échanges avec le locataire ;
• les documents de départ : photos de l'état du logement à l'arrivée du locataire, notes sur ce qui a été convenu ;
• les factures liées à la partie louée, quand elles lui sont propres ;
• les factures communes (chauffage, électricité, assurance, taxes), dans un dossier distinct.

Ouvrez un dossier propre à la location, même si vous n'avez qu'un locataire. Le jour où vous aurez besoin de répondre à une question sur cette location, vous saurez où chercher.

Noter le calendrier de la location

Écrivez les dates qui comptent :

• la date à laquelle vous avez commencé à louer cette partie ;
• la date d'arrivée de chaque locataire ;
• les dates de fin et de renouvellement du bail ;
• les périodes où la partie est restée vide ;
• la date à laquelle, le cas échéant, vous cessez de la louer.

Ce calendrier est utile pour le comptable, pour l'assureur, pour votre prêteur et pour la vente éventuelle.

Tenir une note de l'état d'origine

Si vous avez aménagé la partie louée — un sous-sol rendu habitable, une porte ajoutée, une salle de bains installée —, conservez tout ce qui concerne ces travaux : plans, soumissions, factures, photos avant et après (voir le chapitre 6). Si la partie existait déjà dans cet état à votre achat, conservez les documents de l'achat qui la décrivent. Dans les deux cas, votre comptable voudra connaître l'histoire.

Informer, ou plutôt se renseigner

Des personnes peuvent devoir être informées d'une location dans la maison, et d'autres vérifications peuvent s'imposer : l'assureur, le prêteur, la municipalité, voire d'autres intervenants. Ce livre ne dit pas lesquels sont obligatoires dans votre cas. Il vous invite à poser la question à chacun : Dois-je vous aviser de cette location ? Y a-t-il des conditions ? Une question posée ne coûte rien. Un oubli peut coûter cher.

CAS CONCRET — dossier fictif

Mireille dessine le plan de sa maison sur une feuille, colorie le sous-sol, mesure chaque pièce et photographie l'ensemble. Elle note ce qui est partagé : chauffage commun, une seule entrée d'électricité, une buanderie en commun. Elle classe le bail, la preuve du premier paiement et un court message du locataire sur un petit problème d'eau chaude. Elle inscrit au calendrier la date de début de location et la date du bail. Quand elle se présente chez son comptable, tout est prêt.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le comptable, pour savoir quelles mesures et quelles notes il veut voir. L'assureur, le prêteur et la municipalité, pour savoir s'ils doivent être informés et à quelles conditions. Questions : Avez-vous besoin d'un plan avec les mesures ? Dois-je vous aviser de cette location ? Qu'est-ce que cela change à ma situation auprès de vous ?

7.3 Les questions de fiscalité à préparer

Les grandes familles de questions

Sans y répondre, voici les familles de questions que se pose le propriétaire qui loue une partie de sa maison. Votre comptable les connaît.

Sur les revenus :

• Comment les loyers reçus sont-ils présentés quand je loue une partie de ma résidence ?
• Y a-t-il des différences selon que la partie louée soit un logement distinct ou une pièce ?

Sur les dépenses :

• Comment distinguer les dépenses de l'immeuble qui concernent la location, celles qui concernent ma résidence et celles qui concernent les deux ?
• Quel type de mesure ou de calcul voulez-vous que je vous fournisse ?
• Comment noter les dépenses de la partie commune ?

Sur la résidence :

• Quel effet la location d'une partie de ma maison a-t-elle sur le statut de ma résidence ?
• Qu'est-ce que je dois savoir avant de vendre ?
• Qu'est-ce que je dois savoir si je cesse de louer ?

Sur les travaux :

• Si je fais des travaux dans la partie louée, dans la partie habitée ou dans les deux, comment les décrire ?
• À partir de quelle importance dois-je vous consulter avant d'agir ?

Sur la durée :

• Si la location se poursuit sur plusieurs années, y a-t-il des moments où je dois vous revoir ?
• Quels changements de situation dois-je vous signaler au moment où ils surviennent ?

Pourquoi cette zone appelle une consultation

Ces questions n'ont pas de réponse générale. Elles dépendent de la façon dont vous détenez la maison, de la façon dont la location est organisée, de ce que vous avez fait avant, de ce que vous prévoyez après. C'est pourquoi ce livre se contente de les formuler.

ATTENTION — ne présumez pas que la maison est simplement votre résidence

Que votre maison soit votre résidence ne répond pas, à lui seul, à la question que pose la location d'une partie. Ne comptez pas sur un souvenir ni sur ce que dit un voisin : posez la question à un comptable, et consultez le livre sur la résidence principale (→ livre G3).

Quand consulter

Voici des moments où il vaut particulièrement la peine de consulter avant d'agir :

• avant de commencer à louer, si vous le pouvez ;
• avant des travaux qui touchent la partie louée ou l'ensemble de la maison ;
• avant de cesser de louer, ou de changer l'usage de la partie louée ;
• avant de vendre la maison ;
• dès qu'un autre événement modifie la situation : un nouveau propriétaire, un projet d'agrandissement, un changement de locataire.

Si la location a déjà commencé sans consultation, ne vous inquiétez pas : consultez maintenant, avec le dossier que vous avez. L'important est d'arrêter d'ajouter des incertitudes.

Les relations avec le locataire

La vie sous le même toit demande de la clarté. Un bail écrit, des échanges écrits et un classement rigoureux aident les deux parties. Pour les droits et obligations de chacun, renseignez-vous auprès d'un conseiller juridique, ou consultez le livre sur les droits et obligations du locateur (→ livre H3). Ce livre-ci se limite aux dossiers.

CAS CONCRET — dossier fictif

Mireille liste ses questions en trois colonnes : les revenus, les dépenses partagées, la résidence. Sous résidence, elle écrit : Si je vends un jour, qu'est-ce que je dois savoir ? Elle ne cherche pas la réponse sur Internet. Elle ajoute plutôt la question à sa liste et prend rendez-vous avec son comptable. Elle apporte le plan, les photos, le bail et la liste des services partagés.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le comptable, avant de commencer à louer et à chaque changement de situation. Un conseiller juridique, pour la relation avec le locataire. Questions : Que dois-je vous signaler au fil des ans ? Que devrais-je savoir avant de vendre ou de cesser de louer ?

7.4 Les questions à poser au comptable et à l'assureur

Au comptable

Au départ :

• Ma situation relève-t-elle de votre pratique habituelle ?
• Quels documents voulez-vous voir pour une location dans ma résidence ?
• Faut-il que je vous fournisse un plan avec les mesures de chaque partie ?
• Faut-il que j'ouvre un compte réservé à la location ?

Pendant la location :

• Comment noter les dépenses qui concernent à la fois la partie louée et la partie habitée ?
• Comment noter les dépenses des espaces et des services partagés ?
• À partir de quelle importance dois-je vous consulter avant des travaux ?
• Quels événements dois-je vous signaler au moment où ils surviennent ?

À la fin ou à la vente :

• Que devrais-je savoir avant de cesser de louer ?
• Que devrais-je savoir avant de vendre la maison ?
• Quels documents dois-je rassembler pour cette étape ?

À l'assureur

• Dois-je vous aviser de la location d'une partie de ma maison ?
• Cela change-t-il ma couverture ou les conditions de ma police ?
• Le locataire doit-il avoir sa propre assurance, et comment le vérifier ?
• Quelles protections sont disponibles pour le propriétaire qui loue une partie de sa résidence ?
• Que faire en cas de sinistre qui touche la partie louée ?

Au prêteur

• La location d'une partie de ma maison change-t-elle les conditions de mon prêt ?
• Dois-je vous informer, et de quelle façon ?

Au notaire ou à un conseiller juridique

• Quelles précautions écrites dois-je prévoir avec mon locataire ?
• Comment la présence d'un locataire peut-elle jouer à la vente de ma maison ?

Noter, comparer, conserver

Pour chaque réponse, notez la date et la personne. Comparez les réponses du comptable, de l'assureur et du prêteur : si l'une contredit une autre, demandez des éclaircissements par écrit. Conservez le tout dans votre dossier de location.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le comptable, l'assureur et le prêteur, chacun pour sa part, avant ou dès le début de la location. Un notaire ou un conseiller juridique, pour les précautions écrites. Question de synthèse : Y a-t-il quelque chose que je devrais savoir ou garder, que je ne garde pas encore ? Pour la résidence principale, voir le livre qui y est consacré (→ livre G3).

Les erreurs qui coûtent cher

• Louer sans avoir décrit l'espace loué. Plan, mesures et photos sont faciles au départ, difficiles plus tard.
• Ne pas avertir l'assureur. Une couverture peut être affectée par la présence d'un locataire.
• Mélanger les factures de la partie louée et celles de la partie habitée. Classez à part, ou annotez.
• Présumer que la résidence reste simplement une résidence. Posez la question.
• Ne pas conserver le bail ni les preuves de paiement. Ce sont les pièces de base.
• Ne pas noter le calendrier de la location. Débuts, fins, périodes vides : le comptable voudra savoir.
• Attendre la vente pour s'informer. Mieux vaut préparer cette étape dès le début.
• Chercher la réponse sur Internet. Chaque situation est différente.

À retenir

• Louer une partie de sa maison crée une situation à deux visages : celle d'un résident et celle d'un propriétaire de logement.
• Décrivez l'espace loué dès le départ : plan, mesures, photos, date.
• Notez ce qui est partagé et qui paie quoi, et conservez le bail et les preuves de paiement.
• Ce livre ne dit rien sur la répartition des dépenses ni sur l'effet fiscal de la location : ce sont des questions pour le comptable.
• Informez-vous auprès de l'assureur et du prêteur pour savoir s'ils doivent être avisés.
• Consultez avant de commencer, avant des travaux, avant de cesser de louer et avant de vendre.

Votre plan d'action

1. Décrivez votre situation sur une page : ce qui est loué, ce qui est habité, ce qui est partagé.
2. Dessinez un plan, mesurez chaque partie et prenez des photos datées.
3. Ouvrez un dossier de location : bail, preuves de paiement, échanges, factures propres.
4. Dressez la liste des services et des espaces partagés, et de qui paie quoi.
5. Tenez un calendrier des débuts, fins et renouvellements.
6. Avisez ou questionnez votre assureur et votre prêteur.
7. Préparez vos questions pour le comptable à partir des sections 7.3 et 7.4.
8. Prenez rendez-vous avant de commencer, de faire des travaux ou de vendre.

Questions à poser

Au comptable :

• Quels documents voulez-vous voir pour une location dans ma résidence ?
• Comment noter les dépenses partagées entre la partie louée et la partie habitée ?
• Que devrais-je savoir avant de vendre ou de cesser de louer ?

À l'assureur :

• Dois-je vous aviser de la location, et cela change-t-il ma couverture ?
• Le locataire doit-il avoir sa propre assurance ?

Au prêteur :

• La location change-t-elle les conditions de mon prêt ?

À un conseiller juridique :

• Quelles précautions écrites dois-je prévoir avec mon locataire ?

Vérifiez vos acquis

1. En quoi louer une partie de sa maison diffère-t-il de posséder un immeuble loué en entier ?
2. Quelles trois choses faire dès le départ pour décrire l'espace loué ?
3. Que noter à propos des services et des espaces partagés ?
4. Pourquoi aviser ou questionner l'assureur ?
5. À quels moments consulter le comptable ?
6. Pourquoi ce livre ne dit-il rien sur la répartition des dépenses ?

Réponses

1. Le propriétaire est à la fois résident et propriétaire d'un logement ; il faut distinguer ce qui sert à chaque usage.
2. Dessiner un plan, mesurer chaque partie et prendre des photos datées.
3. Ce qui est partagé, la façon de le partager et qui paie quoi, avec le bail ou l'entente écrite s'il y en a.
4. Parce que la présence d'un locataire peut modifier la couverture ou les conditions de la police.
5. Avant de commencer à louer, avant des travaux, avant de cesser de louer, avant de vendre et à chaque changement de situation.
6. Parce que cette répartition dépend de la situation et relève du comptable ; le livre se limite à vous aider à documenter.

Pour aller plus loin

• Votre comptable — pour savoir comment présenter la location d'une partie de votre résidence et quels documents il veut voir.
• Votre assureur et votre prêteur — pour savoir s'ils doivent être avisés de la location.
• Agence du revenu du Canada et Revenu Québec — leurs sites officiels, présentés au chapitre 2, pour l'information générale destinée aux contribuables.
• Dans cette collection : → livre G3 pour la résidence principale, le gain en capital et le changement d'usage ; → livre H3 pour les droits et obligations du locateur.

Chapitre 8 — Détenir à plusieurs ou louer à court terme : deux situations qui appellent un avis

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Certaines situations n'ont rien de compliqué en apparence, et pourtant elles ne se règlent pas seul. Posséder un immeuble avec une autre personne est l'une d'elles : un frère et une sœur, deux amis, un couple non marié, des associés. Louer pour de courtes périodes en est une autre : un logement offert à des visiteurs pour quelques nuits, quelques semaines. Dans les deux cas, la question n'est pas de savoir ce qu'on peut faire, mais qui doit être consulté avant de le faire.

Ce chapitre ne contient aucune règle fiscale ni juridique, aucun seuil. Il présente ces deux situations comme délicates, explique ce qui les complique du côté des dossiers et de la comptabilité, et vous dit qui consulter : le comptable, bien sûr, et le notaire pour tout ce qui touche à la convention entre propriétaires. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Benoît, qui détient un duplex avec sa sœur, et Mireille, qui loue le sous-sol de sa maison et se demande si elle pourrait un jour l'offrir pour de courtes périodes. Aucune ville, aucune entreprise, aucun montant, aucune date n'est réel.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer pourquoi détenir un immeuble à plusieurs et louer à court terme sont deux situations qui appellent un avis ;
• décrire qui garde quels documents quand plusieurs personnes sont propriétaires ;
• repérer ce que vous devriez demander par écrit entre copropriétaires ;
• reconnaître ce qui change dans les dossiers quand un logement se loue pour de courtes périodes ;
• préparer vos questions pour le comptable et le notaire.

Pourquoi c'est important

Quand une seule personne possède l'immeuble, elle décide, elle garde les papiers, elle répond aux questions. Quand plusieurs personnes le possèdent, chacun croit que l'autre s'en occupe, ou chacun fait à sa manière. Les documents sont dispersés, les décisions sont prises sans trace, et les désaccords, s'il y en a, se règlent sans repère. Un peu d'organisation et un écrit aident à prévenir ces difficultés.

La location à court terme, elle, change le rythme des dossiers : plus de réservations, plus de mouvements d'argent, plus de messages, plus d'occupants différents, et des questions qui ne se posaient pas pour un bail annuel. Elle appelle aussi des vérifications auprès de plusieurs interlocuteurs avant de commencer.

Dans les deux situations, une consultation peut coûter moins cher qu'une difficulté découverte trop tard. C'est la thèse de tout ce livre, et c'est le sens du titre de ce chapitre : deux situations qui appellent un avis.

8.1 Détenir un immeuble avec d'autres personnes

Des visages variés

On détient un immeuble à plusieurs pour de bonnes raisons : acheter ensemble parce qu'on a plus de moyens, hériter ensemble, investir avec un proche, se partager un projet. Chaque cas a ses particularités, et ce livre ne les détaille pas. Il vous demande seulement d'en repérer la nature.

DÉFINITION — détenir à plusieurs

Dans ce livre, l'expression désigne toute situation où deux personnes ou plus sont propriétaires d'un même immeuble, quelle que soit la forme de leur détention. Comment cette détention est organisée juridiquement — et ce qui en découle — est une question pour le notaire et le comptable.

Les premières questions à poser

Avant même de parler documents, quelques questions de fond se posent aux copropriétaires. Ce livre ne les tranche pas ; il vous aide à les voir.

• Comment détenons-nous l'immeuble ? À parts égales ou non ? Sous quelle forme ?
• Qui décide de quoi ? Les travaux, la location, la vente, le choix des locataires.
• Qui paie quoi, et qui reçoit quoi ? Les dépenses, les loyers.
• Que se passe-t-il si l'un de nous veut partir ? Vendre sa part, être remplacé.
• Que se passe-t-il si l'un de nous ne peut plus participer ? Maladie, décès, difficultés.
• Que se passe-t-il en cas de désaccord ? Qui tranche, et comment.

Ces questions sont normales, et les poser n'est pas un signe de méfiance. Les mettre par écrit entre proches rend service à tout le monde.

La convention entre propriétaires

DÉFINITION — une convention entre propriétaires

Un document écrit dans lequel les personnes qui détiennent ensemble un immeuble disent comment elles s'organisent : décisions, dépenses, revenus, départ de l'un d'eux, désaccords. Sa rédaction demande l'aide d'un professionnel du droit. Ce livre n'en décrit pas le contenu.

Le notaire peut aider à rédiger une telle convention, et c'est la personne à consulter en premier pour ce sujet. Il vous dira ce qu'elle peut contenir, ce que l'on peut y mettre et ce qu'elle change à vos relations. L'Ordre professionnel des notaires, la Chambre des notaires du Québec, peut aussi renseigner sur le rôle du notaire. Ce livre n'en dit pas plus.

Si vous détenez déjà l'immeuble ensemble sans convention écrite, la meilleure occasion de la rédiger est maintenant, pas lors d'un désaccord.

Qui garde les documents

Quand plusieurs personnes sont propriétaires, le principal risque est la dispersion. Chacun garde une partie des papiers, personne n'a le dossier complet, et le comptable reçoit des morceaux. Voici des gestes pour l'éviter.

• Désignez un dossier principal : un classeur ou un espace numérique, que tous peuvent consulter.
• Désignez une personne responsable de le tenir à jour. Les autres lui transmettent leurs documents.
• Faites des copies pour tous des pièces importantes : acte, contrat de prêt, baux, assurances, factures de travaux.
• Conservez les originaux ensemble, à un endroit convenu.
• Écrivez cette organisation et signez-la, même en une demi-page.

Demandez à votre comptable s'il préfère recevoir les documents d'un seul d'entre vous ou de chacun.

Les échanges entre propriétaires

Les décisions prises de vive voix s'oublient et se discutent. Prenez l'habitude de confirmer par écrit : un courriel d'une ligne après une conversation suffit. Suite à notre échange de ce matin, nous avons convenu de faire examiner la toiture avant la fin de l'été. Conservez ces courriels dans le dossier. Ils sont la mémoire de vos décisions.

L'ESSENTIEL — un dossier, une personne, des copies, des écrits

Pour détenir à plusieurs sans se perdre : un dossier principal, une personne qui le tient, des copies pour tous, et les décisions confirmées par écrit.

CAS CONCRET — dossier fictif

Benoît et sa sœur détiennent ensemble un duplex. Jusqu'ici, Benoît garde les baux et les factures, et sa sœur reçoit les relevés bancaires. Quand le comptable leur demande un dossier complet, ils s'aperçoivent que chacun avait une partie. Ils décident d'ouvrir un espace partagé, de désigner Benoît comme responsable du classement et de confirmer leurs décisions par courriel. Ils inscrivent à leur liste : Avons-nous besoin d'une convention écrite, et qui peut nous aider à la rédiger ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le notaire, pour la convention entre propriétaires et pour la façon dont vous détenez l'immeuble. Le comptable, pour la tenue des dossiers et l'effet de la détention à plusieurs sur la présentation de vos revenus et dépenses. Questions : Comment devons-nous détenir l'immeuble ? Quelle convention nous recommandez-vous ? Comment partager les documents et les responsabilités ?

8.2 Louer pour de courtes périodes

De quoi parle-t-on

DÉFINITION — la location à court terme

Dans ce livre, l'expression désigne l'offre d'un logement ou d'une partie de logement à des occupants pour de courtes périodes, au lieu d'un bail de longue durée. Où commence et où finit le court terme, quelles règles s'appliquent et de quelle autorité elles viennent, ce livre ne le dit pas : ce sont des questions pour la municipalité, un comptable et un conseiller juridique.

Mireille y pense. Son sous-sol est loué à l'année, mais elle se demande s'il ne pourrait pas, un jour, être offert à des visiteurs pour quelques nuits. Elle ne sait pas si c'est possible, ni ce que cela changerait. Elle commence par écrire ses questions.

Une situation qui s'écarte du bail annuel

La location à court terme diffère du bail annuel sur plusieurs plans pratiques.

• Le nombre de mouvements : plus de réservations, plus de paiements, plus d'arrivées et de départs.
• Le nombre d'occupants différents : chaque séjour est un nouvel occupant.
• Le mode de paiement : par plateforme, par virement, autrement. Ce livre ne nomme aucun intermédiaire.
• Les frais associés : ménage, remplacement d'objets, fournitures, services.
• Les échanges : plus de messages, plus de demandes, plus de consignes à donner.

Chacun de ces changements a son effet sur la tenue de vos dossiers.

Les vérifications à faire avant de commencer

Louer à court terme peut être encadré ou limité selon l'endroit. Avant d'accepter un seul séjour, posez les questions suivantes. Ce livre ne vous donne aucune réponse : il vous dit à qui poser chaque question.

• À votre municipalité : la location à court terme est-elle permise à mon adresse ? Quelles conditions s'appliquent ?
• À votre assureur : suis-je couvert pour ce type d'activité ? Quelles conditions ?
• À votre prêteur : mon prêt le permet-il ?
• À votre comptable : comment ces revenus et ces dépenses sont-ils présentés ?
• À un conseiller juridique : quelles obligations ai-je envers les occupants et envers les voisins ?
• Si vous êtes en copropriété divise ou en location : le règlement de l'immeuble ou votre bail le permettent-ils ?

Une réponse négative ou incertaine à l'une de ces questions suffit à vous faire attendre. Ne commencez pas en espérant que tout se passe bien.

Les taxes liées à la location à court terme

Certaines taxes à la consommation, comme la taxe sur les produits et services et la taxe de vente du Québec, peuvent être en cause pour ce type de location. Ce livre ne dit pas quand ni comment. Il vous renvoie au livre qui traite de ces taxes en immobilier (→ livre G1) et, surtout, au comptable.

Les documents à constituer

Si, après vérifications et avis, vous décidez de louer à court terme, constituez un dossier distinct, qui comprend :

• les réponses écrites de chaque interlocuteur consulté ;
• les documents qui décrivent le logement offert, avec photos et mesures ;
• les consignes données aux occupants ;
• un registre des séjours : dates, nombre d'occupants, montants reçus, frais liés ;
• les échanges avec les occupants ;
• les factures de ménage, de fournitures et d'entretien liées à cette activité.

Un registre des séjours bien tenu est le pivot du dossier. Demandez à votre comptable quelles colonnes il veut y voir.

ATTENTION — ne commencez pas avant d'avoir posé les questions

Un premier séjour accepté avant les vérifications peut vous mettre en difficulté. Prenez le temps de poser les questions, de noter les réponses et, s'il le faut, d'attendre.

CAS CONCRET — dossier fictif

Mireille ne loue pas encore à court terme. Elle écrit ses questions sur une page : Est-ce permis chez moi ? Mon assureur me couvre-t-il ? Mon prêteur doit-il le savoir ? Que dirait mon comptable ? Elle en fait une liste par interlocuteur et prend rendez-vous avec chacun avant toute décision. Elle garde les réponses, datées, dans un dossier appelé Courts séjours — avant de commencer.

QUI CONSULTER — et quoi demander

La municipalité, pour savoir ce qui est permis à votre adresse. L'assureur et le prêteur, pour les conditions. Le comptable, pour la présentation des revenus et des dépenses. Un conseiller juridique, pour les obligations envers les occupants. Pour les taxes à la consommation, voir le livre qui les traite en immobilier (→ livre G1). Questions : Est-ce permis à mon adresse ? Quelles conditions ? Qu'est-ce que cela change à mon assurance et à mon prêt ?

8.3 Ce qui complique la comptabilité

Plusieurs propriétaires : qui voit quoi

Quand plusieurs personnes sont propriétaires, la comptabilité de l'immeuble devient une comptabilité partagée. Les questions sont celles-ci.

• Qui encaisse les loyers ? Un compte commun, un compte désigné, le compte de l'un des propriétaires.
• Qui paie les dépenses ? Un compte commun, chacun sa part, l'un d'entre vous qui avance.
• Comment sont partagés les revenus et les dépenses ? Selon quelle proportion, et à quelle fréquence.
• Comment est tenu le registre ? Par qui, et qui peut le consulter.
• Qui parle au comptable et aux administrations ? Voir le chapitre 2.

Chacune de ces questions a une réponse qui dépend de votre situation. Elle se discute avec le comptable et, pour sa forme écrite, avec le notaire.

ATTENTION — un compte personnel n'est pas un compte d'immeuble

Quand l'argent de l'immeuble transite par le compte personnel de l'un des propriétaires, le tri devient plus lourd. Demandez à votre comptable ce qu'il recommande. Ne tranchez pas seuls.

Le registre des avances entre propriétaires

Il arrive que l'un des propriétaires avance de l'argent pour une dépense de l'immeuble. Notez chaque avance : date, montant, raison, pièce justificative, et ce qui a été convenu pour le remboursement. Sans cette note, une avance se confond avec un cadeau, un prêt ou un paiement, et chacun la comprend à sa façon. Demandez à votre comptable comment il veut que ces avances soient notées.

La location à court terme : un registre plus dense

Pour un logement loué à court terme, le registre grossit vite. Chaque séjour demande une ligne, avec les dates, le montant et les frais liés. Les paiements peuvent arriver par des canaux différents et à des dates différentes. Les frais de ménage, de lessive, de fournitures s'accumulent. Il devient important de comparer chaque mois le registre au relevé bancaire, de classer les pièces et de noter ce que vous ne savez pas classer.

Demandez à votre comptable s'il préfère un registre par séjour, par mois ou autrement. Demandez-lui aussi comment distinguer ce qui relève de cette activité de ce qui relève de la location à l'année, si vous avez les deux.

Quand les deux situations se combinent

Il est possible de détenir un immeuble à plusieurs et d'en louer une partie à court terme. Les difficultés s'additionnent : qui décide de louer à court terme, qui tient le registre, qui répond aux occupants, qui encaisse. Dans ce cas, la convention entre propriétaires devrait être explicite, et le comptable consulté avant de commencer.

Les changements de situation

Un propriétaire qui part, un nouveau propriétaire qui arrive, un changement de répartition, un changement d'usage : chacun de ces événements mérite une consultation avant d'agir. Écrivez la liste des événements qui, pour vous, déclenchent un appel au comptable ou au notaire. Gardez-la dans le dossier.

CAS CONCRET — dossier fictif

Benoît et sa sœur ouvrent un compte réservé au duplex. Les loyers y sont versés, les dépenses en sortent. Quand l'un d'eux avance de l'argent de sa poche pour une réparation, il l'inscrit dans un registre des avances, avec la facture et la date. Le comptable leur demande de lui envoyer ce registre avec le reste. Ils l'ajoutent à leur liste de questions : Comment voulez-vous que nous notions ces avances, et que devons-nous faire pour que ce soit clair ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le comptable, pour la tenue des comptes partagés, des avances et des registres de séjours. Le notaire, pour la forme écrite des ententes. Questions : Comment tenir un compte commun ? Comment noter une avance ? Quel registre voulez-vous pour des séjours de courte durée ?

8.4 Les questions à poser au comptable et au notaire

Au notaire

Sur la détention à plusieurs :

• Comment pouvons-nous détenir cet immeuble ensemble ?
• Que contient habituellement une convention entre propriétaires ?
• Comment rédiger une entente pour le départ de l'un d'entre nous ?
• Que se passe-t-il en cas de désaccord, et comment le prévoir par écrit ?
• Que se passe-t-il en cas de décès ou d'incapacité de l'un de nous ?

Sur les documents :

• Quels documents de l'acte chacun doit-il conserver ?
• Comment prouver ce que nous avons convenu entre nous ?

Au comptable

Sur la détention à plusieurs :

• Comment organiser la comptabilité à plusieurs ?
• Qui doit recevoir quels documents, qui doit vous les transmettre ?
• Comment noter les avances entre propriétaires ?
• Comment présenter les revenus et les dépenses de chacun ?

Sur la location à court terme :

• Comment ces revenus et ces dépenses sont-ils présentés ?
• Quel registre voulez-vous pour les séjours ?
• Faut-il tenir un compte à part pour cette activité ?
• Quels événements dois-je vous signaler avant d'agir ?

Aux autres interlocuteurs, pour la location à court terme

• À la municipalité : la location à court terme est-elle permise à mon adresse, et à quelles conditions ?
• À l'assureur : mon assurance couvre-t-elle cette activité, et à quelles conditions ?
• Au prêteur : mon prêt autorise-t-il cette activité ?
• À un conseiller juridique : quelles obligations ai-je envers les occupants et envers mes voisins ?

Écrire, comparer, attendre

Notez chaque réponse avec la date et la personne. Si une réponse est incertaine ou négative, attendez avant de commencer. Si deux réponses divergent, demandez-leur de s'éclaircir par écrit. Le temps gagné à ne pas attendre ne compense pas le temps perdu à devoir tout défaire.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le notaire pour la convention et la détention. Le comptable pour la comptabilité. La municipalité, l'assureur, le prêteur et un conseiller juridique pour la location à court terme. La Chambre des notaires du Québec peut renseigner sur le rôle du notaire. Question de synthèse : Que faut-il avoir réglé par écrit avant de commencer ?

Les erreurs qui coûtent cher

• Détenir à plusieurs sans rien écrire. Les souvenirs divergent, et les désaccords n'ont pas de repère.
• Laisser chacun garder une partie des papiers. Un dossier principal et une personne responsable.
• Faire transiter l'argent de l'immeuble par des comptes personnels sans en parler au comptable. Le tri devient lourd.
• Ne pas noter les avances entre propriétaires. Elles se confondent avec autre chose.
• Commencer à louer à court terme avant les vérifications. Municipalité, assureur, prêteur, comptable.
• Ne pas tenir de registre des séjours. Il devient vite impossible à reconstituer.
• Présumer que ce qui est permis ailleurs l'est chez vous. Posez la question à votre municipalité.
• Prendre la parole d'un voisin ou d'un site comme une réponse. Une source non officielle n'engage personne.

À retenir

• Détenir à plusieurs et louer à court terme sont deux situations délicates qui appellent un avis.
• Entre propriétaires : un dossier principal, une personne responsable, des copies pour tous, des décisions confirmées par écrit.
• Une convention entre propriétaires se prépare avec un notaire ; ce livre n'en décrit pas le contenu.
• Avant de louer à court terme : poser les questions à la municipalité, à l'assureur, au prêteur, au comptable et à un conseiller juridique.
• Les registres sont plus denses : avances entre propriétaires, séjours, frais ; comparez-les chaque mois aux relevés.
• Ce livre ne contient ni règle fiscale ni règle juridique ni seuil pour ces situations.

Votre plan d'action

1. Si vous détenez à plusieurs, rencontrez le notaire au sujet d'une convention écrite.
2. Désignez un dossier principal et une personne responsable ; faites des copies pour tous.
3. Confirmez vos décisions par écrit, même en une ligne.
4. Ouvrez un registre des avances entre propriétaires.
5. Si vous songez à louer à court terme, écrivez vos questions pour chaque interlocuteur.
6. Attendez les réponses écrites avant d'accepter un séjour.
7. Si vous commencez, ouvrez un dossier distinct et un registre des séjours.
8. Rencontrez le comptable avant d'agir dans les deux situations.

Questions à poser

Au notaire :

• Comment détenir cet immeuble ensemble, et quelle convention nous recommandez-vous ?
• Comment prévoir le départ de l'un d'entre nous ?

Au comptable :

• Comment organiser la comptabilité à plusieurs et noter les avances ?
• Quel registre voulez-vous pour des séjours de courte durée ?

À la municipalité, à l'assureur, au prêteur :

• La location à court terme est-elle permise, couverte ou autorisée à mon adresse ?

À un conseiller juridique :

• Quelles obligations ai-je envers les occupants et mes voisins ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi détenir à plusieurs demande-t-il de l'organisation ?
2. Quels gestes éviter la dispersion des documents entre propriétaires ?
3. Qui consulter en premier pour une convention entre propriétaires ?
4. Quelles vérifications faire avant de louer à court terme ?
5. Pourquoi tenir un registre des avances ?
6. Que faire si une réponse à l'une de vos questions est incertaine ?

Réponses

1. Parce que sans organisation, chacun croit que l'autre s'en occupe, les décisions se prennent sans trace et les désaccords n'ont pas de repère.
2. Désigner un dossier principal et une personne responsable, faire des copies pour tous et confirmer les décisions par écrit.
3. Le notaire.
4. Poser des questions à la municipalité, à l'assureur, au prêteur, au comptable et à un conseiller juridique.
5. Parce qu'une avance non notée peut se confondre avec un cadeau, un prêt ou un paiement.
6. Attendre avant de commencer, et demander de clarifier par écrit.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel des notaires ; son site renseigne sur le rôle du notaire.
• Votre notaire — pour la convention entre propriétaires et la forme écrite des ententes.
• Votre comptable — pour la comptabilité partagée et les registres de séjours.
• Agence du revenu du Canada et Revenu Québec — leurs sites officiels, présentés au chapitre 2, pour l'information générale destinée aux contribuables.
• Dans cette collection : → livre G1 pour la taxe sur les produits et services et la taxe de vente en immobilier.

Chapitre 9 — Vendre l'immeuble : préparer la conversation avec le comptable

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

La vente d'un immeuble locatif est le moment où toute son histoire se retrouve sur la table. L'acheteur veut comprendre ce qu'il achète. Le courtier veut un dossier propre pour mettre l'immeuble en marché. Le notaire prépare l'acte. Et vous, vous voulez savoir ce que cette vente représente pour vous du point de vue des impôts et des taxes. Cette dernière question ne trouve pas sa réponse dans ce livre : elle appartient à votre comptable, et, pour une vente importante, parfois à un fiscaliste.

Ce chapitre ne calcule rien : ni gain, ni récupération, ni impôt. Il vous aide à faire ce qui vous revient : rassembler le dossier complet de l'immeuble, depuis l'achat jusqu'à aujourd'hui, et préparer la conversation avec votre comptable avant d'accepter une offre. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Benoît, qui détient un duplex avec sa sœur et songe à le vendre, et Colette et Rolland, qui, pour leur part, n'en sont pas là mais veulent savoir dès maintenant ce qu'ils devront garder. Aucune ville, aucun prix, aucune date n'est réel.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• situer la vente comme un moment décisif où l'on consulte avant d'agir ;
• dresser la liste des documents à rassembler : historique de l'achat, des travaux, des registres, des baux ;
• comprendre pourquoi l'ordre compte : parler au comptable avant d'accepter une offre ;
• organiser la conversation avec le comptable, le courtier et le notaire ;
• préparer vos questions pour cette étape.

Pourquoi c'est important

À la vente, l'ordre des gestes compte. Une offre acceptée peut vous engager ; avant, il reste de la place pour les questions, après, il en reste moins. Consulter le comptable après la signature d'une promesse, c'est parfois apprendre qu'on aurait préféré s'y prendre autrement. Le consulter avant, c'est se donner la marge de manœuvre qui permet de poser des questions, de comparer des options et de décider en connaissance de cause.

La vente est aussi le moment où votre dossier est mis à l'épreuve. Les documents que vous avez conservés pendant des années servent maintenant : à votre comptable, à l'acheteur, à son prêteur, à votre notaire. Plus ils sont complets et classés, plus la transaction se déroule sans heurt. Moins ils le sont, plus le courtier et le comptable passent du temps à reconstituer, et plus l'acheteur hésite.

Enfin, une vente est un événement qui ne se répète pas : on la fait bien ou on la regrette. C'est une bonne raison de s'y préparer longtemps à l'avance, bien avant de mettre une affiche.

9.1 La vente, un moment où l'on consulte

Un des six moments du parcours

La vente est le dernier des six moments présentés au chapitre 1. Comme les autres, elle appelle une consultation avant d'agir. Mais elle a une particularité : elle réunit tout ce que vous avez fait depuis l'achat. Votre comptable aura besoin de la mémoire de l'immeuble. Cette mémoire, c'est votre dossier.

Pourquoi la vente soulève des questions

Sans y répondre, voici les familles de questions qui se posent à un propriétaire qui songe à vendre. Notez-les ; elles feront partie de votre liste.

• Qu'est-ce que cette vente représente pour moi, du point de vue des impôts et des taxes ? Question pour le comptable.
• Dans quelle mesure l'historique de l'immeuble — achat, travaux, usages — compte-t-il ? Question pour le comptable.
• Quelles sommes dois-je prévoir au moment de la vente ? Pour les professionnels, les frais, les sommes à régler. Questions pour le courtier, le notaire et le comptable.
• Est-ce le bon moment pour vendre ? Question qui touche à la fois votre situation et votre comptable.
• Si je suis plusieurs propriétaires, comment décidons-nous ensemble ? Question pour le notaire et le comptable.
• Si une partie de l'immeuble est ma résidence, qu'est-ce que cela change ? Voir le livre sur la résidence principale (→ livre G3).

Chacune de ces questions a une réponse qui dépend de votre situation. Aucune ne se trouve dans ce livre.

Le calendrier de la vente

Une vente se déroule en étapes : réflexion, rencontre avec les professionnels, préparation du dossier, mise en marché, offres, négociation, promesse d'achat, conditions, acte. Le moment pour consulter votre comptable est au tout début, avant même de contacter un courtier si vous le pouvez, et en tout cas avant d'accepter une offre.

Si votre calendrier est serré, dites-le au comptable : il sait quels points regarder en premier.

L'ESSENTIEL — le comptable avant l'offre

Parlez à votre comptable avant d'accepter une offre. Pas pour qu'il décide à votre place, mais pour que vous sachiez quelles questions poser, quels documents rassembler et quelles étapes prévoir.

CAS CONCRET — dossier fictif

Benoît et sa sœur songent à vendre leur duplex. Ils n'ont pas encore appelé de courtier. Avant tout, ils écrivent à leur comptable : Nous pensons vendre dans les prochains mois. Quand pouvons-nous vous rencontrer ? Quels documents voulez-vous voir ? Ils joignent la liste des documents qu'ils pensent avoir. La réponse arrive : une rencontre à deux semaines et une liste de documents à rassembler. Ils commencent le lendemain.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le comptable, avant même de contacter un courtier si possible. Un fiscaliste, si le comptable juge que la situation l'exige. Le notaire, pour la forme de la transaction, notamment si plusieurs personnes sont propriétaires. Questions : Que représente cette vente pour moi ? Quels documents voulez-vous ? À quel moment devons-nous nous revoir ?

9.2 Les documents à rassembler

Le dossier de l'immeuble

Si vous avez suivi les chapitres précédents, vous avez déjà une bonne partie des pièces. Voici un inventaire pour la vente.

L'histoire de l'achat :

• l'acte d'achat et les documents de la transaction ;
• les rapports d'inspection et d'évaluation de l'époque ;
• le certificat de localisation, les plans et les photos ;
• le contrat de financement d'origine et ses renouvellements.

L'histoire des travaux :

• la liste de tous les travaux faits depuis l'achat, avec dates et raisons ;
• les dossiers de travaux (voir le chapitre 6) : soumissions, contrats, factures, preuves de paiement, photos avant et après, notes ;
• les garanties encore actives.

L'histoire de la location :

• les baux en vigueur et leurs modifications ;
• la liste des logements, avec leur occupation actuelle ;
• les échanges importants avec les locataires ;
• un historique des périodes où des logements sont restés vides.

L'histoire financière :

• les registres de revenus et de dépenses pour chaque année depuis l'achat (voir le chapitre 5) ;
• les relevés du prêt et son solde ;
• les comptes de taxes municipales et scolaires ;
• les polices d'assurance.

L'histoire de vos échanges avec les professionnels :

• vos listes de questions et les réponses de votre comptable, de votre notaire, de votre assureur ;
• les rapports et courriels importants.

Si votre dossier est incomplet

Il peut l'être un peu. Ce n'est pas un échec : c'est un état de fait qu'il faut traiter honnêtement. Faites l'inventaire de ce qui manque, puis procédez par étapes.

1. Cherchez d'abord dans vos propres fichiers, courriels, boîtes, et dans ceux de vos copropriétaires.
2. Demandez ensuite à ceux qui peuvent avoir une copie : le notaire, le prêteur, l'assureur, les fournisseurs, la municipalité.
3. Notez à qui vous avez demandé, quand, et ce que vous avez reçu.
4. Dites à votre comptable ce qui manque : il vous dira ce qui est essentiel et ce qui est secondaire.

Ne reconstituez jamais une pièce de mémoire ni ne modifiez un document : une pièce manquante, avec la preuve que vous l'avez demandée, vaut mieux qu'une pièce reconstituée.

Les documents que l'acheteur demandera

Un acheteur sérieux demandera, lui aussi, des documents. Ils recoupent ceux qui sont décrits aux chapitres 3 et 4 : état des revenus et des dépenses, baux, taxes, assurances, travaux, état de l'immeuble. Pour comprendre ce que l'acheteur cherche, regardez la vente avec ses yeux (→ livre D8, qui présente l'achat d'un plex ou d'un immeuble à revenus). Plus votre dossier répond d'avance à ses questions, plus la transaction avance.

Avant de remettre des documents, demandez à votre courtier et à votre notaire ce qui peut être transmis et à quel moment, notamment pour tout ce qui touche aux renseignements personnels de vos locataires.

L'ordre de présentation

Pour faciliter la lecture, organisez le dossier dans un ordre qui raconte l'histoire :

1. une fiche de synthèse d'une page : l'immeuble, les logements, les propriétaires, les principales dates ;
2. l'histoire de l'achat ;
3. l'histoire des travaux, du plus ancien au plus récent ;
4. l'histoire de la location ;
5. l'histoire financière, année par année ;
6. les échanges avec les professionnels.

Faites une copie numérique de l'ensemble, et conservez un original.

La fiche de synthèse

La fiche d'une page qui ouvre le dossier mérite quelques mots. Elle donne à chaque lecteur, comptable, courtier ou notaire, une vue d'ensemble avant de plonger dans les pièces. Voici ce qu'elle peut contenir, sans aucun chiffre qu'il faudrait justifier :

• l'adresse de l'immeuble et le nombre de logements ou de locaux ;
• les noms des propriétaires et la façon dont ils détiennent l'immeuble ;
• l'année de l'achat et les grands moments qui ont suivi : travaux importants, changements de locataires, changements d'usage ;
• la liste des professionnels consultés et la date de chaque rencontre ;
• la liste des documents du dossier, avec l'endroit où ils se trouvent ;
• la liste de ce qui manque et de ce qui a été demandé.

Mettez cette fiche à jour chaque fois que quelque chose change. Elle vous servira bien au-delà de la vente.

Qui prépare quoi

Si plusieurs personnes sont propriétaires, répartissez la préparation par écrit : l'une rassemble les documents de l'achat, l'autre ceux des travaux, une troisième les registres. Fixez une date de remise et une personne qui assemble l'ensemble. Cette répartition évite les doublons et les oublis.

ATTENTION — ne confiez pas vos originaux sans copie

Quand vous transmettez un document, gardez toujours l'original ou une copie complète. Notez à qui vous avez transmis quoi, et quand.

CAS CONCRET — dossier fictif

Colette et Rolland n'envisagent pas de vendre. Pourtant, ils ont décidé de tenir leur dossier comme s'ils devaient le faire dans cinq ans. Chaque fin d'année, ils le complètent, le comparent à leur liste d'inventaire et notent ce qui manque. Ils ont déjà remarqué une facture de travaux sans photo, et ils ont ajouté une note pour la compléter. Leur comptable leur a dit que ce genre de dossier sert à plus d'un moment de la vie de l'immeuble.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le comptable, pour savoir quels documents il veut voir en priorité. Le courtier, pour savoir quels documents l'acheteur et son prêteur demanderont. Le notaire, pour les documents de titre et de transaction. Questions : Quels documents sont essentiels, lesquels sont secondaires ? Dois-je anticiper une demande de l'acheteur ? Que puis-je transmettre, et quand ?

9.3 Parler au comptable avant de signer

La règle : avant l'offre

La règle de ce chapitre tient en six mots : parlez-en au comptable avant d'accepter. Elle vaut pour une offre qui vous plaît comme pour une offre qui vous déçoit. Elle vaut aussi quand l'offre semble pressante. Elle ne signifie pas que vous devez tout retarder ; elle signifie que vous devez prévoir, dans votre calendrier, le temps d'une conversation.

Comment préparer la rencontre

Une rencontre utile se prépare. Voici un modèle en cinq étapes.

1. Décrivez votre projet en une page : l'immeuble, ce que vous envisagez, le calendrier, les propriétaires.
2. Rassemblez le dossier de la section 9.2, même s'il est incomplet.
3. Écrivez vos questions, regroupées par thème.
4. Envoyez le tout à l'avance, afin que le comptable ait pu le regarder.
5. Prévoyez du temps pour la rencontre : une vente n'est pas un sujet de dix minutes.

Pendant la rencontre

Prenez des notes. Demandez au comptable de vous expliquer, dans ses mots, ce qui est important dans votre situation, puis reformulez ce que vous avez compris pour vérifier. Demandez-lui de vous dire par écrit ce qu'il recommande, et à quel moment il voudrait vous revoir. Si la situation est complexe, demandez-lui s'il est opportun de consulter un fiscaliste.

Après la rencontre

Mettez au propre vos notes dans la semaine. Classez-les dans votre dossier Vente. Notez les documents que le comptable vous a demandés, avec une date. Transmettez à votre courtier et à votre notaire ce qui les concerne, avec l'accord du comptable si nécessaire. Programmez les rencontres suivantes.

Quand plusieurs personnes sont propriétaires

Les propriétaires doivent se parler avant de parler à l'extérieur. Qui veut vendre, quand, à quelles conditions ? Qui représente le groupe auprès du courtier et du comptable ? Si vous avez une convention écrite (voir le chapitre 8), relisez-la avant de commencer. Si vous n'en avez pas, c'est le moment d'en parler à un notaire. Chacun doit recevoir la même information et les mêmes réponses.

Quand vous recevez une offre non sollicitée

Il arrive qu'un acheteur potentiel contacte un propriétaire avant toute mise en marché. Dans ce cas, résistez à la tentation d'une réponse rapide. Dites que vous y réfléchirez, notez ce qu'on vous a dit, puis appelez votre comptable. Une conversation préalable avec lui ne ferme aucune porte.

Le courtier et le comptable : deux rôles

Votre courtier vous aide à mettre l'immeuble en marché, à fixer un prix de présentation, à recevoir et à comparer les offres. Il ne dit pas ce qu'une vente représente pour vos impôts. Votre comptable, lui, ne vous dit pas à quel prix vendre. Les deux conversations sont complémentaires, et vous avez besoin des deux.

CÔTÉ COURTIER — un partenaire de la préparation

Le courtier peut vous aider à dresser l'inventaire des documents, à anticiper les demandes d'un acheteur et à organiser le calendrier. Ce n'est pas à lui de dire ce que la vente représente pour vos impôts : vous lui indiquez que cette question est celle de votre comptable, et vous lui demandez de prévoir le temps nécessaire dans le calendrier de la vente.

CAS CONCRET — dossier fictif

Benoît et sa sœur ont rencontré leur comptable. Ils sortent avec une liste de documents à compléter, un calendrier et une consigne : Ne signez rien avant de nous avoir revus. Ils appellent ensuite un courtier, lui disent d'emblée qu'ils ont consulté leur comptable et qu'ils veulent le consulter à nouveau avant d'accepter une offre. Le courtier intègre cette étape à son calendrier.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le comptable, avant l'offre. Le notaire, pour la transaction et la décision entre propriétaires. Le courtier, pour le calendrier. Questions : À quel moment voulez-vous me revoir ? Que devrais-je vous soumettre avant d'accepter ? Y a-t-il un point sur lequel vous voulez que j'attende votre avis ?

9.4 Les questions à poser au comptable et au courtier

Au comptable

Au début :

• Que représente cette vente pour moi, du point de vue des impôts et des taxes ?
• Quels documents voulez-vous voir avant que j'appelle un courtier ?
• Quand pouvons-nous nous rencontrer ?
• Y a-t-il un moment de l'année qui change la situation ?

Sur le dossier :

• Quels documents sont essentiels, lesquels sont secondaires ?
• Comment présenter l'histoire des travaux ?
• Que faire des pièces manquantes ?

Sur l'offre :

• Que voulez-vous voir avant que j'accepte une offre ?
• Comment les conditions d'une offre peuvent-elles changer ce que la vente représente pour moi ?
• Qui doit être consulté d'autre : fiscaliste, notaire ?

Après la vente :

• Quels documents dois-je conserver, et pendant combien de temps ?
• Quelles démarches reste-t-il à faire ?
• Qu'est-ce que je dois vous signaler dès que la vente est conclue ?

Au courtier

• Quels documents l'acheteur et son prêteur demanderont-ils ?
• Comment prévoir dans le calendrier de la vente le temps de consulter mon comptable avant d'accepter une offre ?
• Comment présenter le dossier de l'immeuble pour inspirer confiance ?
• Quelles sommes dois-je prévoir pour la mise en marché et la transaction ?
• Comment gérer les renseignements sur mes locataires ?

Au notaire

• Comment la décision de vendre se prend-elle entre propriétaires ?
• Quelles sommes se règlent à l'acte, et dans quel ordre ?
• Quels documents de titre dois-je fournir ?
• Que faire s'il manque un document de l'achat ?

Écrire, décider, attendre

Pour chaque réponse, notez la date et la personne. Si deux réponses divergent, demandez-leur de clarifier par écrit. Ne vous sentez pas obligé de répondre à une offre dans l'heure : vous pouvez demander un délai de réflexion, et le formuler avec l'aide de votre courtier.

Après la vente

La vente ne clôt pas le dossier. Conservez-le, intact, jusqu'à ce que votre comptable vous confirme ce que vous pouvez en faire. Notez la date de la vente, les professionnels consultés, les documents remis à l'acheteur. Le jour où une question se posera, ce dossier sera votre mémoire.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le comptable pour tout ce qui touche aux impôts et aux taxes, avant et après la vente. Le courtier pour le calendrier et le dossier. Le notaire pour l'acte et les décisions entre propriétaires. Pour la résidence principale et le changement d'usage, voir le livre qui y est consacré (→ livre G3). Question de synthèse : Qu'est-ce que je n'ai pas encore pensé à vous demander ?

Les erreurs qui coûtent cher

• Accepter une offre avant d'avoir parlé au comptable. La marge de manœuvre se réduit à la signature.
• Rassembler le dossier à la dernière minute. Mieux vaut le préparer des mois à l'avance.
• Reconstituer une pièce de mémoire. Une pièce manquante, avec la preuve de la demande, vaut mieux.
• Remettre un original sans en garder copie. Gardez toujours une copie complète.
• Laisser les propriétaires s'exprimer chacun de leur côté. Parlez d'une seule voix, après vous être parlé.
• Confondre le rôle du courtier et celui du comptable. L'un vous aide à vendre, l'autre à comprendre ce que la vente représente.
• Répondre dans l'heure à une offre non sollicitée. Demandez un délai, puis consultez.
• Jeter le dossier après la vente. Attendez la réponse de votre comptable.

À retenir

• La vente est le dernier des six moments : elle réunit tout ce que vous avez fait depuis l'achat.
• Parlez au comptable avant d'accepter une offre, et idéalement avant de contacter un courtier.
• Le dossier se compose de cinq histoires : l'achat, les travaux, la location, les finances et vos échanges avec les professionnels.
• Un dossier incomplet se complète par des demandes documentées, jamais par des reconstitutions.
• Entre propriétaires, parlez-vous d'abord, puis d'une seule voix.
• Ce livre ne calcule ni gain, ni récupération, ni impôt : ces questions appartiennent au comptable.

Votre plan d'action

1. Écrivez à votre comptable dès que vous songez à vendre, avant de contacter un courtier.
2. Rassemblez le dossier : achat, travaux, location, finances, échanges.
3. Faites l'inventaire de ce qui manque et demandez-le à ceux qui peuvent avoir une copie.
4. Préparez une page qui décrit votre projet et votre calendrier.
5. Rédigez vos questions pour le comptable, le courtier et le notaire.
6. Rencontrez le comptable et notez par écrit ses recommandations.
7. Convenez avec le courtier du temps à prévoir avant d'accepter une offre.
8. Conservez le dossier après la vente, jusqu'à nouvel avis du comptable.

Questions à poser

Au comptable :

• Que représente cette vente pour moi, du point de vue des impôts et des taxes ?
• Quels documents voulez-vous voir avant que j'appelle un courtier ?
• Que voulez-vous voir avant que j'accepte une offre ?

Au courtier :

• Quels documents l'acheteur demandera-t-il ?
• Comment prévoir le temps de consulter mon comptable avant d'accepter une offre ?

Au notaire :

• Comment décider de vendre entre propriétaires ?
• Quelles sommes se règlent à l'acte ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi parler au comptable avant d'accepter une offre ?
2. Nommez les cinq histoires qui composent le dossier de vente.
3. Que faire quand une pièce manque ?
4. En quoi le rôle du courtier diffère-t-il de celui du comptable ?
5. Que faire quand plusieurs personnes sont propriétaires ?
6. Que faire du dossier après la vente ?

Réponses

1. Parce que la marge de manœuvre se réduit à la signature d'une promesse, et qu'avant, on peut poser des questions et comparer des options.
2. L'achat, les travaux, la location, les finances et les échanges avec les professionnels.
3. La demander à ceux qui peuvent en avoir une copie, noter la demande et la réponse, et en informer le comptable ; ne jamais la reconstituer de mémoire.
4. Le courtier aide à mettre en marché et à vendre ; le comptable aide à comprendre ce que la vente représente du point de vue des impôts et des taxes.
5. Se parler d'abord, relire la convention s'il y en a une, puis s'exprimer d'une seule voix avec la même information pour tous.
6. Le conserver jusqu'à ce que le comptable confirme ce que l'on peut en faire.

Pour aller plus loin

• Votre comptable — pour savoir ce que la vente représente pour vous du point de vue des impôts et des taxes, et quels documents il veut voir.
• Votre notaire — pour l'acte de vente et les décisions entre propriétaires.
• Agence du revenu du Canada et Revenu Québec — leurs sites officiels, présentés au chapitre 2, pour l'information générale destinée aux contribuables.
• Dans cette collection : → livre G3 pour la résidence principale, le gain en capital et le changement d'usage ; → livre D8 pour acheter un plex ou un immeuble à revenus.

Chapitre 10 — Votre trousse pour l'impôt de votre immeuble locatif

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Vous avez parcouru neuf chapitres. Vous savez maintenant ce que ce livre fait et ne fait pas, qui sont les deux administrations fiscales, comment tenir vos registres, comment aborder l'achat, les revenus et les dépenses, les travaux, la location d'une partie de sa maison, la détention à plusieurs, la location à court terme et la vente. Ce dixième chapitre ne vous apprend rien de nouveau. Il rassemble ce que vous avez déjà vu dans une trousse que vous pouvez imprimer, remplir et garder dans votre dossier.

Cette trousse contient trois outils : une liste de contrôle pour chaque moment de la vie de l'immeuble, une série de questions types par interlocuteur, et un tableau de suivi pour noter ce que chacun vous répond. Elle ne remplace pas un professionnel : elle vous aide à arriver chez lui prêt. Les dossiers rappelés ici sont fictifs : Colette et Rolland, qui achètent un petit immeuble de logements ; Mireille, qui loue le sous-sol de sa maison ; et Benoît, qui détient un duplex avec sa sœur et songe à le vendre.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• parcourir une liste de contrôle adaptée au moment de la vie de votre immeuble ;
• choisir, parmi les questions types, celles qui correspondent à chaque interlocuteur ;
• remplir un tableau de suivi qui garde la trace de chaque question, de chaque réponse, de la personne et de la date ;
• retrouver les chapitres du livre qui correspondent à chaque point ;
• savoir où aller pour obtenir de l'information publique et générale.

Pourquoi c'est important

Un livre se lit une fois ; une trousse se reprend. Le jour où vous recevrez une lettre, où un locataire quittera son logement, où vous songerez à faire des travaux ou à vendre, vous n'aurez pas envie de relire tout un livre. Vous voudrez une liste, des questions, un tableau. C'est pourquoi ce chapitre existe.

La trousse a aussi une vertu de discipline. Elle vous rappelle que la bonne réponse à une question fiscale n'est jamais dans un livre : elle est chez un professionnel qui a vu vos documents. Ce que le livre peut faire, c'est vous aider à ne pas arriver les mains vides.

Enfin, elle vous aide à garder une mémoire. En notant les questions posées, les réponses reçues, les personnes et les dates, vous construisez une histoire qui vous sera utile bien après la conversation.

10.1 La liste de contrôle par moment de la vie de l'immeuble

Chaque liste ci-dessous reprend, sans rien y ajouter, les gestes décrits dans les chapitres. Les renvois entre parenthèses vous disent où retrouver les explications.

Avant l'achat (chapitre 4)

• [ ] J'ai rencontré deux ou trois comptables et j'en ai choisi un.
• [ ] J'ai sa liste de documents à voir avant l'offre.
• [ ] J'ai demandé, par écrit et par l'entremise de mon courtier, les documents du vendeur : revenus, dépenses, baux, taxes, assurances, travaux, financement existant, état de l'immeuble.
• [ ] J'ai noté ce qui est reçu et ce qui manque.
• [ ] J'ai transmis les documents au comptable et au prêteur, en une seule demande.
• [ ] J'ai parlé au notaire de la façon de détenir l'immeuble et des sommes à régler au transfert.
• [ ] J'ai prévu, avec mon courtier et mon notaire, le temps d'examen dans la promesse d'achat.
• [ ] J'ai ouvert mon dossier d'acheteur.

Au début de la détention (chapitres 2 et 3)

• [ ] J'ai ouvert un dossier au nom de l'immeuble, en version papier et numérique.
• [ ] J'ai créé les sous-dossiers : achat et financement ; par année, locataires, dépenses, travaux, assurance et taxes, relevés.
• [ ] J'ai écrit ma règle de nommage des fichiers.
• [ ] J'ai organisé une sauvegarde et vérifié qu'elle fonctionne.
• [ ] J'ai fixé ma routine : à chaque réception, chaque semaine, chaque mois, chaque année.
• [ ] J'ai réparti par écrit les tâches si nous sommes plusieurs.
• [ ] J'ai mis en favoris les deux sites officiels, adresses tapées moi-même.
• [ ] J'ai précisé avec le comptable qui communique avec les administrations.

Chaque mois (chapitres 3 et 5)

• [ ] J'ai inscrit les sommes reçues : date, source, logement, description, montant, pièce.
• [ ] J'ai inscrit les dépenses : date, fournisseur, description, partie de l'immeuble, montant, pièce.
• [ ] J'ai écrit mes doutes dans la colonne Remarques.
• [ ] J'ai comparé mon tableau au relevé bancaire.
• [ ] J'ai rangé les relevés du mois.

Chaque année (chapitres 3 et 5)

• [ ] J'ai vérifié que le dossier de l'année est complet.
• [ ] J'ai transmis le dossier au comptable dans la forme qu'il demande.
• [ ] J'ai ouvert le dossier de l'année suivante.
• [ ] J'ai noté les échéances à venir : renouvellements d'assurance, comptes de taxes, contrats annuels.

Avant des travaux (chapitre 6)

• [ ] J'ai décrit le projet sur une page : quoi, pourquoi, quelle partie de l'immeuble.
• [ ] J'ai obtenu des soumissions écrites et détaillées, et je les garde toutes.
• [ ] J'ai noté la raison de mon choix.
• [ ] J'ai envoyé la description au comptable et attendu sa réponse avant de signer, sauf urgence.
• [ ] J'ai avisé mon assureur d'un projet important.
• [ ] J'ai pris des photos avant.

Pendant et après les travaux (chapitre 6)

• [ ] J'ai gardé le contrat signé et sa copie numérique.
• [ ] J'ai classé chaque facture et sa preuve de paiement.
• [ ] J'ai pris des photos pendant, si quelque chose d'inattendu est apparu, et après.
• [ ] J'ai rédigé la note de fin de travaux : avant, travail, après, raison.
• [ ] J'ai inscrit les garanties à mon calendrier.

Louer une partie de sa maison (chapitre 7)

• [ ] J'ai décrit ma situation sur une page.
• [ ] J'ai dessiné un plan, mesuré chaque partie et pris des photos datées.
• [ ] J'ai ouvert un dossier de location : bail, preuves de paiement, échanges, factures propres à la partie louée.
• [ ] J'ai dressé la liste de ce qui est partagé et de qui paie quoi.
• [ ] J'ai tenu un calendrier des débuts, des fins et des renouvellements.
• [ ] J'ai questionné mon assureur et mon prêteur.

Détenir à plusieurs (chapitre 8)

• [ ] Nous avons désigné un dossier principal et une personne responsable.
• [ ] Nous avons fait des copies pour tous des pièces importantes.
• [ ] Nous confirmons nos décisions par écrit.
• [ ] Nous tenons un registre des avances entre propriétaires.
• [ ] Nous avons rencontré le notaire au sujet d'une convention écrite.

Louer à court terme (chapitre 8)

• [ ] J'ai posé mes questions à la municipalité, à l'assureur, au prêteur, au comptable et à un conseiller juridique.
• [ ] J'ai noté leurs réponses, datées.
• [ ] J'ai attendu les réponses avant d'accepter un séjour.
• [ ] J'ai ouvert un dossier distinct et un registre des séjours.

Avant de vendre (chapitre 9)

• [ ] J'ai écrit au comptable avant de contacter un courtier.
• [ ] J'ai rassemblé les cinq histoires : achat, travaux, location, finances, échanges avec les professionnels.
• [ ] J'ai fait l'inventaire de ce qui manque et je l'ai demandé à ceux qui peuvent avoir une copie.
• [ ] J'ai préparé une page qui décrit mon projet et mon calendrier.
• [ ] Nous nous sommes parlé d'abord entre propriétaires.
• [ ] J'ai rencontré le comptable et noté ses recommandations par écrit.
• [ ] J'ai convenu avec le courtier du temps à prévoir avant d'accepter une offre.

L'ESSENTIEL — une liste, un moment

Ne cherchez pas à tout cocher d'un coup. Repérez le moment où vous êtes et suivez la liste qui lui correspond.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Votre comptable, pour adapter ces listes à votre situation. Questions : Quels points de ces listes sont les plus importants pour moi ? Quels points manquent ? Y a-t-il un moment où je devrais vous revoir qui ne figure pas ici ?

10.2 Les questions à poser, par interlocuteur

Ces questions sont celles des chapitres précédents, regroupées par personne. Choisissez celles qui correspondent à votre moment.

Au comptable

Au départ :

• Avez-vous l'habitude des immeubles locatifs comme le mien ?
• Quels documents voulez-vous recevoir, sous quelle forme et à quelle fréquence ?
• Comment facturez-vous, et qu'est-ce qui est inclus ?
• Quels événements dois-je vous signaler avant d'agir ?

Sur les administrations :

• Avec quelle administration aurai-je affaire, et pour quoi ?
• Qui communique avec elles : vous ou moi ?
• Que dois-je faire si je reçois une lettre ?

Sur les registres :

• Pendant combien de temps dois-je conserver chaque type de document ?
• Dois-je ouvrir un compte réservé à l'immeuble ?
• Comment noter les loyers payés en avance, en retard ou en plusieurs fois ?
• Comment noter une dépense partagée entre plusieurs logements ou avec ma résidence ?

Sur l'achat :

• Quels documents voulez-vous voir avant l'offre ?
• Comment devrions-nous détenir l'immeuble ?
• Quelles sommes se règlent au transfert ?

Sur les travaux :

• À partir de quel niveau de travaux voulez-vous être consulté avant que je signe ?
• Comment voulez-vous que je décrive un remplacement par rapport à une réparation ?

Sur la location d'une partie de sa maison :

• Quels documents voulez-vous voir pour une location dans ma résidence ?
• Que devrais-je savoir avant de vendre ou de cesser de louer ?

Sur la détention à plusieurs et la location à court terme :

• Comment organiser la comptabilité à plusieurs et noter les avances ?
• Quel registre voulez-vous pour des séjours de courte durée ?

Sur la vente :

• Que représente cette vente pour moi, du point de vue des impôts et des taxes ?
• Que voulez-vous voir avant que j'accepte une offre ?
• Quels documents dois-je conserver après la vente ?

Au fiscaliste

• Ma situation relève-t-elle de votre pratique ?
• Quels documents voulez-vous voir avant notre première rencontre ?
• À quel moment devrions-nous nous revoir ?
• Comment travaillez-vous avec mon comptable ?

Au notaire

• Comment détenir cet immeuble, surtout si nous sommes plusieurs ?
• Quelle convention entre propriétaires nous recommandez-vous ?
• Comment prévoir le départ de l'un d'entre nous, un désaccord, un décès ?
• Quelles sommes doit-on prévoir à l'acte ?
• Quels documents de l'acte dois-je conserver ?

Au courtier

• Quels documents demander au vendeur d'un immeuble locatif, et comment les obtenir ?
• Comment prévoir dans l'offre le temps d'examen du comptable ?
• Comment consigner les réponses du vendeur ?
• Quels documents l'acheteur demandera-t-il si je vends ?
• Quels professionnels recommandez-vous pour la fiscalité d'un immeuble locatif ?

Au prêteur

• Quels documents sur l'immeuble demandez-vous ?
• La location d'une partie de ma maison, ou la location à court terme, change-t-elle les conditions de mon prêt ?

À l'assureur

• Dois-je vous aviser de la location, de travaux importants ou d'une location à court terme ?
• Cela change-t-il ma couverture ou les conditions de ma police ?
• Le locataire doit-il avoir sa propre assurance ?

À l'entrepreneur

• Pouvez-vous me remettre une soumission écrite et détaillée, avec ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas ?
• Quelles garanties offrez-vous, par écrit ?
• Pouvez-vous me remettre une facture détaillée à chaque étape ?

À la municipalité, pour la location à court terme

• La location à court terme est-elle permise à mon adresse, et à quelles conditions ?

À l'administration concernée, par ses coordonnées officielles

• Cette information est-elle générale ou s'applique-t-elle à ma situation ?
• Puis-je obtenir cette réponse par écrit ?
• Quel est le numéro de référence de cet échange ?

À un conseiller juridique

• Quelles précautions écrites dois-je prévoir avec mon locataire ?
• Quelles obligations ai-je envers les occupants et mes voisins en cas de location à court terme ?

CAS CONCRET — dossier fictif

Colette et Rolland préparent leur première rencontre avec le comptable qu'ils ont choisi. Ils reprennent les questions types, retirent celles qui ne les concernent pas encore et ajoutent les leurs. Ils obtiennent une feuille d'une page, qu'ils envoient à l'avance. Pendant la rencontre, ils notent les réponses. À la fin, ils reformulent à voix haute ce qu'ils ont compris. Ils classent la feuille dans leur dossier Questions et réponses.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Chaque interlocuteur, pour les questions qui le concernent. Question à adresser à chacun : Y a-t-il une question que je ne vous ai pas posée et que je devrais vous poser ? Pour l'achat d'un plex ou d'un immeuble à revenus, voir (→ livre D8) ; pour son financement, (→ livre F7) ; pour les droits et obligations du locateur, (→ livre H3) ; pour la gestion courante, (→ livre J5).

10.3 Un tableau de suivi de votre dossier

Pourquoi un tableau

Vous poserez plusieurs questions à plusieurs personnes. Sans tableau, les réponses se perdent. Avec un tableau, vous voyez d'un coup d'œil ce qui est demandé, ce qui est répondu et ce qui reste à faire. Il sert aussi de mémoire : dans quelques années, vous pourrez retrouver ce que quelqu'un vous a dit, et quand.

Le tableau vide

Recopiez ce tableau dans votre chiffrier ou imprimez-le. Une ligne par question.

Comment le remplir

• Question : écrivez-la telle que vous l'avez posée.
• Réponse reçue : écrivez ce que vous avez compris, dans vos mots. Au besoin, copiez la phrase de la personne.
• Par qui : le nom et la fonction de la personne.
• Date : le jour où vous avez reçu la réponse.
• Confirmée par écrit ? : oui ou non. Si non, envoyez un courriel d'une ligne pour confirmer.
• Suite à donner : ce que vous devez faire ensuite, avec une date.

Un second tableau : les documents

Un deuxième tableau vous aide à suivre les documents demandés et reçus.

Un troisième tableau : les contacts

Enfin, pour vos échanges avec les administrations et les professionnels :

Les gestes de tenue

• Mettez-le à jour dans la semaine qui suit chaque rencontre ou appel.
• Relisez-le avant chaque rencontre avec votre comptable.
• Sauvegardez-le comme le reste du dossier.
• Gardez les anciennes versions : elles racontent comment vos questions ont évolué.
• Partagez-le avec les autres propriétaires, s'il y en a.

Quand les réponses divergent

Si deux professionnels vous donnent des réponses différentes sur le même point, ne choisissez pas seul. Notez les deux réponses dans le tableau, avec les noms et les dates, puis demandez à chacun de clarifier par écrit, ou de se parler. Votre tableau montrera exactement quelle question attend encore une réponse et chez qui.

CAS CONCRET — dossier fictif

Mireille ouvre son tableau de suivi. Sa première ligne est la question qu'elle avait notée au début : Je ne sais pas ce que cela change pour moi. Elle y consigne la réponse de son comptable, la date, et la suite : apporter le plan et les mesures. À la deuxième ligne, elle note la réponse de son assureur. À la troisième, une question restée en suspens pour son prêteur. En un coup d'œil, elle voit ce qui lui reste à faire.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Votre comptable, pour savoir quelles colonnes il préfère voir dans vos tableaux. Question : Voulez-vous que je vous transmette ce tableau, et à quelle fréquence ?

10.4 Pour aller plus loin

Les sites officiels

Deux administrations publiques fournissent de l'information générale à l'intention des contribuables. Ce livre les nomme sans dire laquelle reçoit quoi.

• Agence du revenu du Canada (ARC) — administration fiscale fédérale. Son site présente de l'information publique et les moyens de la joindre.
• Revenu Québec — administration fiscale du Québec. Son site présente de l'information publique et les moyens de la joindre.

Tapez vous-même les adresses, vérifiez la date de chaque page et enregistrez-la dans votre feuille Ce que j'ai lu. Une page d'information est une piste de question, jamais une réponse à votre cas (chapitre 2).

Les professionnels

Votre comptable est votre premier interlocuteur. Votre notaire, votre courtier, votre prêteur, votre assureur et, au besoin, un fiscaliste ou un conseiller juridique complètent l'équipe. Aucun ne remplace les autres, et c'est pour cela qu'on les consulte tous, chacun à sa place.

Dans cette collection

• → livre D8 pour acheter un plex ou un immeuble à revenus ;
• → livre F7 pour financer un immeuble à revenus ou commercial ;
• → livre G1 pour la taxe sur les produits et services et la taxe de vente en immobilier ;
• → livre G3 pour la résidence principale, le gain en capital et le changement d'usage ;
• → livre H3 pour les droits et obligations du locateur ;
• → livre J5 pour détenir et gérer un immeuble à revenus.

Si une règle change

Ce livre est à jour à la date indiquée en tête de chaque chapitre. Les lois, les règlements et les pratiques changent. Le meilleur réflexe n'est pas de relire un livre : c'est de demander à votre comptable, une fois par année, Y a-t-il quelque chose qui a changé et que je devrais savoir ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

Votre comptable, une fois par année, pour savoir si quelque chose a changé. Les sites officiels des deux administrations, pour l'information générale. Question : Que devrais-je relire, mettre à jour ou ajouter à mon dossier cette année ?

Les erreurs qui coûtent cher

• Garder la trousse dans un tiroir. Elle sert quand on la sort, à chaque moment important.
• Remplir le tableau de suivi de mémoire, des semaines plus tard. Notez dans la semaine.
• Ne pas confirmer une réponse importante par écrit. Un courriel d'une ligne suffit.
• Poser la même question à plusieurs personnes sans noter leurs réponses. Vous ne saurez plus qui a dit quoi.
• Choisir seul entre deux réponses divergentes. Demandez de clarifier par écrit.
• Se fier à une page d'information comme à une réponse. C'est une piste de question.
• Attendre un événement pour s'organiser. La trousse se prépare avant.
• Oublier de demander une fois par année si quelque chose a changé. Les règles et les pratiques évoluent.

À retenir

• La trousse se compose de trois outils : une liste de contrôle par moment, des questions par interlocuteur et un tableau de suivi.
• Repérez le moment où vous êtes et suivez la liste correspondante ; ne cherchez pas à tout cocher d'un coup.
• Posez vos questions à la bonne personne : comptable, fiscaliste, notaire, courtier, prêteur, assureur, entrepreneur, conseiller juridique.
• Notez chaque réponse avec la personne et la date, et confirmez par écrit ce qui est important.
• Quand deux réponses divergent, demandez de clarifier ; ne tranchez pas seul.
• Les sites officiels de l'ARC et de Revenu Québec donnent de l'information générale ; votre comptable répond à votre cas.

Votre plan d'action

1. Imprimez ou recopiez les listes de contrôle qui correspondent à votre moment.
2. Choisissez, parmi les questions types, celles qui vous concernent, et ajoutez les vôtres.
3. Ouvrez les trois tableaux : questions et réponses, documents, contacts.
4. Mettez-les à jour dans la semaine qui suit chaque rencontre ou appel.
5. Relisez-les avant chaque rencontre avec votre comptable.
6. Sauvegardez-les avec le reste du dossier.
7. Une fois par année, demandez à votre comptable si quelque chose a changé.
8. Partagez la trousse avec vos copropriétaires, s'il y en a.

Questions à poser

Au comptable :

• Quels points de ces listes sont les plus importants pour moi ?
• Voulez-vous que je vous transmette mes tableaux, et à quelle fréquence ?
• Une fois par année : y a-t-il quelque chose qui a changé et que je devrais savoir ?

À chaque interlocuteur :

• Y a-t-il une question que je ne vous ai pas posée et que je devrais vous poser ?

Au courtier et au notaire :

• À quel moment de la transaction dois-je consulter le comptable ?

Vérifiez vos acquis

1. Quels sont les trois outils de la trousse ?
2. Comment utiliser les listes de contrôle ?
3. Que noter pour chaque question dans le tableau de suivi ?
4. Que faire quand deux professionnels donnent des réponses différentes ?
5. À quel moment mettre le tableau à jour ?
6. Quelle question poser au comptable une fois par année ?

Réponses

1. Une liste de contrôle par moment de la vie de l'immeuble, des questions types par interlocuteur et un tableau de suivi.
2. En repérant le moment où l'on est et en suivant la liste correspondante, sans chercher à tout cocher d'un coup.
3. La question, la réponse reçue, la personne, la date, la confirmation écrite et la suite à donner.
4. Noter les deux réponses avec les noms et les dates, puis demander à chacun de clarifier par écrit ou de se parler.
5. Dans la semaine qui suit chaque rencontre ou appel.
6. Y a-t-il quelque chose qui a changé et que je devrais savoir ?

Pour aller plus loin

• Agence du revenu du Canada (ARC) — administration fiscale fédérale ; son site officiel présente de l'information publique à l'intention des contribuables.
• Revenu Québec — administration fiscale du Québec ; son site officiel présente de l'information publique à l'intention des contribuables.
• Dans cette collection : → livres D8, F7, G1, G3, H3 et J5 pour les sujets qui entourent celui-ci.