Chapitre 1 — Un bon dossier de propriété : à quoi ça sert

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Une propriété produit du papier. Un titre, des plans, des comptes de taxes, des factures de travaux, des garanties, des rapports d'inspection, des échanges avec le voisin, des courriels de l'entrepreneur. Une partie de ce papier traîne dans un tiroir, une autre dort dans une vieille boîte courriel, une autre encore est restée chez l'ancien propriétaire. Tant que vous ne cherchez rien, cela ne dérange personne. Le jour où vous vendez, achetez ou refinancez, tout change : on vous demande un document, vous ne savez pas où il est, et la transaction attend.

Ce livre vous aide à réunir, à ranger et à lire les documents d'une propriété, et à savoir à qui poser vos questions. Il ne vous dit pas quels documents la loi réclame, ni qui doit les fournir : ces questions-là vont à votre courtier et à votre notaire. Les trois dossiers de ce livre sont fictifs. Josée et Martin préparent le dossier de leur maison avant de la vendre. Camille achète un condo et reçoit une pile de documents qu'elle ne sait pas par où prendre. Hassan veut enfin retrouver tout ce qui concerne son petit immeuble locatif sans fouiller dans trois boîtes et deux ordinateurs.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer à quoi sert un dossier de propriété bien tenu, pour vous et pour les autres ;
• nommer les personnes qui consultent ce dossier au fil d'une transaction et ce que chacune y cherche ;
• situer chaque grande famille de documents dans le parcours d'une propriété ;
• distinguer ce que ce livre vous aide à faire de ce qu'il laisse à vos professionnels ;
• commencer dès aujourd'hui votre propre dossier, sans attendre qu'une transaction vous presse.

Pourquoi c'est important

Un dossier de propriété n'est pas un exercice de classement pour le plaisir. C'est un outil. Bien tenu, il vous fait gagner du temps quand vous vendez : vos réponses sont prêtes, vos pièces justificatives aussi. Il vous évite des surprises quand vous achetez : vous voyez ce qui existe, ce qui manque et ce qui mérite une question. Il vous protège aussi contre l'oubli, car personne ne se souvient avec exactitude de qui a posé la toiture, de quand la salle de bain a été refaite ni de ce que l'ancien propriétaire avait promis.

Un dossier incomplet n'est pas une catastrophe. Mais un dossier incomplet pose des questions, et ces questions peuvent arriver au pire moment, au milieu d'une négociation ou à quelques jours d'une signature. Mieux vaut les poser tôt, à tête reposée.

Enfin, un dossier est un langage commun. Votre courtier, votre notaire, votre prêteur, votre inspecteur et l'autre partie parlent tous de documents. Si vous savez de quoi ils parlent, vous suivez la conversation. Si vous avez vos propres copies, vous pouvez vérifier ce qu'on vous dit.

1.1 Pourquoi réunir ses documents

Un dossier, c'est une mémoire

Une maison ou un condo vit longtemps, parfois plus longtemps que le séjour de ses propriétaires. Chacun y laisse des traces : des travaux, des réparations, des correspondances, des inspections. Quand vous achetez, vous héritez de cette histoire sans l'avoir vécue. Quand vous vendez, vous la transmettez, avec ce que vous en savez. Le dossier est la mémoire écrite de cette histoire.

Cette mémoire sert à trois choses concrètes.

Répondre sans deviner. Un acheteur ou un courtier demande depuis quand la toiture a été refaite, qui a fait la salle de bain, si une garantie est encore valable. Avec un dossier en ordre, vous répondez en cherchant un document. Sans dossier, vous répondez de mémoire, et la mémoire se trompe. Une réponse approximative, donnée de bonne foi, peut tout de même créer un malentendu plus tard. Un document, lui, dit ce qu'il dit.

Comparer ce qu'on voit avec ce qui est écrit. Vous visitez une maison avec un agrandissement. Les papiers racontent-ils la même histoire ? Le dossier permet de voir les concordances et les écarts. Un écart n'est pas une preuve de faute, c'est une question à poser.

Gagner du temps au moment où le temps coûte cher. Une transaction est pleine de dates. Chaque document qu'il faut chercher, redemander ou faire refaire occupe une journée de plus. Un dossier prêt à l'avance raccourcit ces détours.

L'ESSENTIEL — un dossier est un outil, pas un fardeau

Le but n'est pas de tout garder pour tout garder. C'est de pouvoir retrouver, au bon moment, le document dont quelqu'un a besoin : vous-même, votre courtier, votre notaire ou la personne en face.

Un dossier, c'est aussi un portrait

Quand une personne examine une propriété, elle se fait une idée à partir de ce qu'elle voit et de ce qu'on lui montre. Un dossier rangé donne une impression de sérieux : le propriétaire connaît son immeuble et en a pris soin. Cette impression n'est pas un document juridique, mais elle compte dans la conversation. À l'inverse, des papiers éparpillés, des réponses vagues et des documents manquants soulèvent des doutes, même quand l'immeuble est en bon état.

Cela ne veut pas dire qu'il faut cacher quoi que ce soit. Un bon dossier est honnête : il montre ce qui a été fait, y compris ce qui n'est pas parfait. Un rapport d'inspection qui signale un point faible, accompagné de la facture de la réparation, raconte une histoire de suivi. Le même rapport sans suite raconte autre chose.

Les trois dossiers de ce livre

Pour garder les pieds sur terre, ce livre suit trois personnes fictives. Elles ne sont pas des cas types. Elles servent à illustrer des situations.

CAS CONCRET — dossiers fictifs

Josée et Martin vivent dans leur maison depuis un bon moment et envisagent de la mettre en vente. Ils savent qu'ils ont des papiers : des factures de travaux, des plans, un rapport d'inspection fait à l'achat. Mais où ? Dans un classeur, dans le sous-sol, dans le courriel de Martin. Ils veulent tout réunir avant d'appeler un courtier.

Camille a fait une offre sur un condo. Son courtier lui a transmis une pile de documents : certains qu'elle reconnaît, d'autres dont elle ignore le nom et l'utilité. Elle veut comprendre à quoi sert chaque pièce avant de décider quoi demander de plus.

Hassan possède un petit immeuble locatif. Il n'a rien perdu d'important, du moins le croit-il, mais il n'a jamais rien classé. Il aimerait qu'un seul endroit contienne tout ce qui concerne son immeuble.

Ces trois dossiers se croiseront dans les chapitres. Les situations sont inventées, sans ville, sans prix, sans date réelle.

1.2 Qui s'en sert : vendeur, acheteur, courtier, notaire

Le vendeur

Si vous vendez, votre dossier vous sert à préparer la mise en marché et les échanges qui suivent. Il vous aide à répondre aux questions des acheteurs. Il vous aide aussi à remplir, avec exactitude, les documents que votre courtier vous demandera. Plus vos réponses s'appuient sur des pièces, moins elles reposent sur votre mémoire.

Le vendeur a un intérêt direct à ce que son dossier soit complet : il évite les allers-retours, il rassure l'acheteur et il se prépare aux questions qui viendront. Pour savoir quels documents précis votre courtier vous demandera, et à quel moment, posez la question à votre courtier. Ce livre ne fixe aucune liste de documents à fournir.

L'acheteur

Si vous achetez, le dossier de la propriété vous sert à comprendre ce que vous achetez. Il vous aide à poser des questions précises plutôt que générales. Vous ne cherchez pas à piéger le vendeur : vous cherchez à savoir ce que vous achetez, avec ses forces, ses faiblesses et son passé.

L'acheteur peut recevoir beaucoup de documents d'un coup. Le risque n'est pas d'en manquer, c'est de ne pas savoir les lire. Un document que vous ne comprenez pas est un document que vous devez faire expliquer, par votre courtier, par votre notaire ou par le professionnel qui l'a produit. Les chapitres suivants vous aident à situer chaque pièce et à préparer vos questions.

Le courtier immobilier

Le courtier immobilier est un professionnel dont le travail est encadré par un organisme d'autoréglementation, l'Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec, que l'on appelle couramment l'OACIQ. Cet organisme diffuse de l'information destinée au public. Le courtier peut agir pour l'une ou l'autre des parties : il importe de savoir pour qui il travaille. Pour comprendre ce que votre courtier fait, ne fait pas et peut vous demander dans votre cas, interrogez-le ou consultez l'information destinée au public sur le site de l'OACIQ.

Dans la gestion des documents, le courtier est l'un des premiers à voir passer le dossier. Il peut vous dire ce qu'il a l'habitude de demander et ce que l'autre partie voudra voir. Il peut aussi vous aider à organiser vos pièces. Il ne tranche pas les questions de droit : celles-là appartiennent au notaire ou à l'avocat.

Le notaire

Le notaire est un professionnel du droit dont le rôle dans une vente d'immeuble est présenté au livre sur le notaire. Dans votre dossier, il regarde les pièces qui touchent la propriété elle-même et ses droits. Vous pouvez lui demander si un document que vous avez trouvé est utile à la transaction.

Pour comprendre son rôle dans la vente, consultez le livre sur le notaire et l'acte de vente (→ livre M1). Pour toute question juridique sur un document précis, la bonne personne à interroger reste le notaire.

Et les autres

D'autres personnes voient passer des morceaux de votre dossier selon les situations. L'arpenteur-géomètre produit certains documents qui décrivent le terrain et la position de la construction. L'inspecteur en bâtiment examine l'état de la propriété et remet un rapport. Un prêteur, une assurance, une municipalité peuvent aussi vous demander des pièces. Vous n'avez pas à tous les connaître d'avance : vous avez seulement à savoir où sont vos documents, pour pouvoir répondre quand on vous le demande.

CÔTÉ COURTIER — un premier lecteur de votre dossier

Le courtier peut lire votre dossier avant les autres intervenants. Il y cherche ce qui aidera à présenter la propriété et ce qui pourrait soulever des questions. Plus vos documents sont clairs, plus il peut vous conseiller tôt sur la suite. Il ne remplace pas le notaire pour les questions de droit, et il ne vérifie pas à votre place l'exactitude de chaque pièce.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le courtier immobilier, pour savoir quels documents il vous demandera et dans quel ordre. Le notaire, pour savoir lesquels de vos documents comptent pour la vente et lesquels sont à clarifier. L'OACIQ, pour l'information destinée au public sur le courtage immobilier. Pour toute question sur la valeur ou la portée d'un document, c'est à ces professionnels que vous la posez, pas à ce livre.

1.3 Un parcours, vu d'en haut

Les grandes familles de documents

Un dossier de propriété se range en familles. Cette carte vous donne le paysage. Les chapitres suivants reprennent chaque famille en détail.

Les documents qui décrivent la propriété et ses droits. Ils servent à savoir ce que vous possédez, où se trouvent les limites et ce qui est inscrit à son sujet. On y trouve le titre de propriété et le certificat de localisation (chapitre 2).

Les documents de la municipalité. Ils servent à connaître la valeur attribuée à l'immeuble pour la municipalité et ce qu'on lui demande chaque année. On y trouve les comptes de taxes et l'avis d'évaluation (chapitre 3).

Les traces des travaux. Ce sont les factures, les garanties et les photos. Elles racontent comment l'immeuble a été entretenu et transformé (chapitre 4).

Les rapports. Ce sont les inspections et les expertises. Ils décrivent l'état de la propriété à un moment donné (chapitre 5).

Les documents propres à un type d'immeuble. En copropriété, le syndicat conserve des documents que vous voudrez consulter (chapitre 6). Pour un immeuble locatif, les baux et les relevés de revenus et de dépenses forment un volet à part (chapitre 7).

Les documents sur l'eau, l'énergie et les installations. Plans, manuels, rapports d'entretien : tout ce qui explique comment la propriété fonctionne (chapitre 8).

Les outils pour s'organiser. Un classement simple, la numérisation et le partage prudent (chapitre 9), puis une trousse pour rassembler le tout (chapitre 10).

Le parcours d'une propriété

Pour voir où chaque famille entre en jeu, suivez le parcours d'une propriété sur plusieurs années.

1. L'achat. Le nouveau propriétaire reçoit des documents : titre, rapports, factures, plans. Il est tentant de les glisser dans une pochette et de les oublier. C'est le meilleur moment pour commencer le dossier.
2. La vie courante. Des taxes arrivent chaque année. Des travaux se font. Des garanties démarrent. Des inspections ou des entretiens ont lieu. Ces petits documents s'accumulent.
3. La décision de vendre. On réunit les pièces, on se rappelle ce qui a été fait, on repère ce qui manque.
4. La mise en marché. Le courtier et les acheteurs posent des questions. Le dossier répond.
5. La transaction. Le notaire demande ce dont il a besoin. Les deux parties se parlent par documents interposés.
6. Après la signature. Le nouveau propriétaire reçoit le dossier et reprend le cycle.

Un dossier tenu au fil de l'eau, aux étapes 1 et 2, rend les étapes 3 à 5 beaucoup plus calmes.

CAS CONCRET — dossier fictif

Josée et Martin repèrent, en préparant leur dossier, un trou : ils ont une facture pour la toiture, mais aucune garantie. Ils ne retrouvent pas non plus le certificat de localisation reçu à l'achat. Ils notent les deux manques dans une liste. Ils ne concluent rien : ils se demanderont plus tard où chercher, auprès de l'entrepreneur pour la garantie et de leur notaire pour le reste.

Ce qui change selon le type d'immeuble

Un condo, une maison unifamiliale et un immeuble locatif n'ont pas le même dossier. En copropriété, une partie des documents est détenue par le syndicat. Dans un immeuble locatif, il faut ajouter les baux et les renseignements sur les locataires. Pour une maison avec puits ou installation septique, d'autres pièces entrent en jeu. Ce livre vous aide à reconnaître ces variantes, sans prétendre fixer ce qui est requis dans votre situation.

Le livre sur l'achat et la vente en copropriété décrit le contexte propre à ce type d'immeuble (→ livre I6), et le livre sur les vérifications diligentes présente les démarches qui entourent l'achat (→ livre D6).

1.4 Ce que ce livre fait et ne fait pas

Ce que ce livre fait

Il décrit chaque document par son utilité pratique. Il vous dit à quoi sert un titre, un certificat de localisation, un compte de taxes, une facture ou un rapport, et à quel moment vous en aurez besoin. Il vous propose des gestes simples : retrouver, classer, numériser, photographier, demander. Il vous donne des questions à poser à chaque professionnel. Il vous fournit une trousse que vous pouvez remplir.

Il suppose que vous êtes un consommateur, sans formation juridique, qui veut comprendre et s'organiser. Il parle de lois par leur titre quand c'est utile, par exemple le Code civil du Québec ou la Loi sur le courtage immobilier, mais il ne décrit pas leur contenu.

Ce que ce livre ne fait pas

Il ne dit pas quels documents sont obligatoires dans votre situation. Cela dépend de la propriété, de la transaction et de la personne qui vous accompagne. Il ne dit pas qui doit fournir chaque document. Posez la question à votre courtier ou à votre notaire.

Il ne dit pas combien de temps un document reste valable ni pendant combien de temps vous devez le garder. Il ne donne aucun délai, aucun montant, aucune règle de calcul. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel. Il ne reproduit aucun formulaire et n'explique pas ce que chaque case veut dire : seulement à quoi sert le formulaire, quand on en croise un.

Enfin, il ne juge pas la qualité d'un document. Il ne vous dira pas si un rapport est bon ou mauvais, si un certificat est suffisant ou si une facture est correcte. Il vous aide à poser la question à la bonne personne.

ATTENTION — un bon dossier ne remplace pas un conseil

Avoir tous les documents ne veut pas dire savoir ce qu'ils signifient ni ce qu'il faut en faire. Chaque fois que vous hésitez sur la portée d'un document, sur ce qui est exigé de vous ou sur ce qu'il faut signer, la bonne réponse est : je vais poser la question à mon courtier ou à mon notaire avant de décider.

Comment lire ce livre

Chaque chapitre suit le même schéma. Une courte entrée vous dit ce que vous saurez faire. Les sections décrivent un type de document ou un geste. Des encadrés signalent les définitions, les précautions et les personnes à consulter. À la fin, vous trouvez les erreurs courantes à éviter, l'essentiel à retenir, un plan d'action, des questions à poser, de courtes questions pour vérifier vos acquis et quelques pistes pour aller plus loin.

Vous pouvez lire le livre de bout en bout ou aller directement au chapitre qui vous concerne. Si vous vendez, les chapitres 2 à 5 et 8 sont un bon point de départ. Si vous achetez un condo, allez au chapitre 6. Si vous avez un immeuble locatif, ajoutez le chapitre 7. Le chapitre 9 s'applique à tous, et le chapitre 10 rassemble le tout.

DÉFINITION — dossier de propriété

Dans ce livre, le dossier de propriété désigne l'ensemble des documents, papier ou numériques, qui concernent une propriété précise : ses papiers de propriété, ses documents municipaux, ses factures, ses rapports, ses plans et, selon le cas, les documents propres à la copropriété ou à la location. Ce n'est pas un document officiel : c'est votre collection organisée.

Par où commencer dès aujourd'hui

Vous n'avez pas besoin d'attendre une transaction. Voici trois gestes qui prennent peu de temps.

1. Choisissez un endroit. Une boîte, un classeur ou un dossier numérique. Un seul.
2. Mettez-y ce que vous avez déjà sous la main. Ne triez pas encore. Rassemblez.
3. Notez ce qui manque. Une liste simple suffit : la garantie de la toiture, le rapport d'inspection de l'achat, un plan.

Le reste du livre vous aide à trier, à compléter et à partager ce dossier.

CAS CONCRET — dossier fictif

Hassan décide de commencer petit. Il prend une grande enveloppe, y glisse tout ce qui concerne son immeuble et écrit sur un papier la liste de ce qu'il ne trouve pas. Il n'a rien classé encore, mais il sait maintenant où chercher et ce qui lui manque. C'est suffisant pour un premier pas.

Les erreurs qui coûtent cher

• Attendre d'être pressé pour chercher. Un document redemandé en pleine transaction coûte du temps, et le temps est rare à ce moment-là. Commencez avant.
• Tout jeter après usage. Un document qui semble inutile aujourd'hui peut servir dans plusieurs années. Avant de jeter, demandez-vous à qui il pourrait servir. Si vous hésitez, posez la question à votre courtier ou à votre notaire.
• Répondre de mémoire. Une réponse approximative sur une date, un entrepreneur ou une garantie crée un malentendu. Cherchez le document, ou dites que vous allez vérifier.
• Croire qu'un document en main est un document compris. Un papier que vous ne comprenez pas doit être expliqué par la personne qui l'a produit ou par un professionnel.
• Supposer qu'on vous dira quoi chercher. Personne ne connaît votre dossier mieux que vous. Préparez-vous avant qu'on vous le demande.
• Éparpiller le dossier. Une moitié dans un tiroir, l'autre dans un courriel, une troisième chez un ancien propriétaire : le dossier perd son utilité.
• Laisser un document sensible en circulation. Un dossier contient des renseignements personnels. Gardez-le dans un lieu sûr et partagez-le avec prudence (chapitre 9).
• Croire que ce livre dit ce qui est obligatoire. Il ne le dit pas. Posez la question à votre courtier ou à votre notaire.

À retenir

• Un dossier de propriété est une mémoire écrite : il permet de répondre sans deviner, de comparer ce qu'on voit avec ce qui est écrit et de gagner du temps.
• Le vendeur, l'acheteur, le courtier et le notaire s'en servent chacun à sa manière.
• Les documents se rangent en familles : propriété et droits, municipalité, travaux, rapports, copropriété ou location, eau et énergie, organisation.
• Ce livre décrit l'utilité des documents. Il ne dit ni ce qui est obligatoire, ni qui doit fournir quoi, ni combien de temps garder un document.
• Pour toute question de droit, de fiscalité ou de finance, la bonne réponse est : je pose la question au professionnel.
• On commence petit : un seul endroit, ce qu'on a sous la main, une liste de ce qui manque.

Votre plan d'action

1. Choisissez un seul endroit pour votre dossier : une boîte, un classeur ou un dossier numérique.
2. Rassemblez tout ce qui concerne la propriété, sans trier, y compris les courriels et les photos.
3. Faites une liste de ce qui manque, en la regroupant par famille : propriété, municipalité, travaux, rapports, installations.
4. Repérez votre situation : vendeur, acheteur, propriétaire d'un condo, propriétaire d'un immeuble locatif. Notez les chapitres de ce livre qui vous concernent.
5. Écrivez vos premières questions pour votre courtier et votre notaire, en notant ce que vous voulez savoir sur les documents à fournir ou à demander.
6. Planifiez un moment précis, dans la semaine qui vient, pour avancer d'un chapitre.
7. Prenez rendez-vous avec votre courtier ou votre notaire si une transaction approche, avec votre liste en main.

Questions à poser

À votre courtier :

• Quels documents voulez-vous voir en premier dans mon dossier ?
• Qui doit fournir quels documents, dans ma situation et pour cette transaction ?
• À quel moment de la démarche aurez-vous besoin de chacun ?
• Y a-t-il des documents manquants que vous me conseillez de chercher tôt ?

À votre notaire :

• Parmi mes documents, lesquels comptent pour la transaction et lesquels sont à clarifier ?
• Combien de temps dois-je garder mes documents après la vente ?
• Comment m'assurer que mes copies sont complètes et à jour ?

À vous-même :

• Où sont mes documents aujourd'hui, et lesquels ne trouve-t-on qu'en un seul exemplaire ?
• Qu'est-ce que je serais incapable de prouver si on me le demandait demain matin ?

Vérifiez vos acquis

1. À quoi sert un dossier de propriété pour un vendeur ? Pour un acheteur ?
2. Pourquoi vaut-il mieux commencer son dossier avant une transaction ?
3. Qui sont les quatre personnes qui consultent un dossier au fil d'une transaction ?
4. Ce livre vous dit-il quels documents sont obligatoires ? Justifiez.
5. Que faites-vous d'un document que vous ne comprenez pas ?
6. Quels sont les trois gestes pour commencer dès aujourd'hui ?

Réponses

1. Pour un vendeur, il sert à répondre aux questions avec des pièces et à préparer la transaction ; pour un acheteur, il sert à comprendre ce qu'il achète et à poser des questions précises.
2. Parce que chercher un document en pleine transaction fait perdre du temps, au moment où le temps est rare, et que les questions arrivent plus calmement quand on s'y prend tôt.
3. Le vendeur, l'acheteur, le courtier immobilier et le notaire.
4. Non. Ce livre décrit l'utilité des documents. Ce qui est obligatoire et qui doit fournir quoi sont des questions pour le courtier et le notaire.
5. Vous le faites expliquer par la personne qui l'a produit, par votre courtier ou par votre notaire, avant de décider quoi que ce soit.
6. Choisir un seul endroit, y mettre ce qu'on a sous la main, puis noter ce qui manque.

Pour aller plus loin

• Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) — l'information destinée au public sur le courtage immobilier et le rôle du courtier.
• Registre foncier du Québec — la source des inscriptions qui concernent un immeuble ; votre notaire peut vous dire ce qui est utile à votre transaction.
• Votre municipalité — la source des documents municipaux qui concernent votre propriété ; son site ou son bureau vous dira comment les obtenir.
• Code civil du Québec et Loi sur le courtage immobilier — deux lois qui touchent la vente d'un immeuble et le travail du courtier ; ce livre n'en décrit pas le contenu, et vos professionnels peuvent vous orienter.
• Dans cette collection : → livres M1, D6, I6 et M2 pour le rôle du notaire, les vérifications diligentes, l'achat et la vente en copropriété et le certificat de localisation.

Chapitre 2 — Les documents de propriété : titre et certificat de localisation

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Josée et Martin sortent leur classeur. Ils y trouvent des factures, des manuels d'électroménagers, un vieux plan de jardin. Mais ils cherchent deux documents plus discrets, ceux qui disent ce qu'ils possèdent et où se trouvent les limites de leur terrain : le titre de propriété et le certificat de localisation. Le premier est quelque part, croient-ils. Le second, ils ne le retrouvent pas.

Ce chapitre présente ces deux documents par leur utilité. Il vous dit à quoi ils servent, où les chercher, comment les ranger et quelles questions poser à votre notaire et à l'arpenteur-géomètre. Il ne décrit ni leur contenu technique, ni les règles qui les entourent, ni leur durée de validité : ce sont des questions pour les professionnels. Les dossiers sont fictifs : Josée et Martin, qui préparent la vente de leur maison, et Camille, qui reçoit des copies de ces documents en achetant son condo.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer en mots simples à quoi servent le titre de propriété et le certificat de localisation ;
• repérer ces documents dans votre dossier, ou savoir qu'ils manquent ;
• savoir où chercher une copie quand vous ne l'avez plus ;
• reconnaître ce que vous devez demander à votre notaire et à un arpenteur-géomètre plutôt que deviner ;
• préparer vos questions avant de rencontrer ces professionnels.

Pourquoi c'est important

Ces deux documents comptent parmi ceux dont on parle quand une propriété change de mains. Ils répondent à deux questions que tout le monde se pose : qui est propriétaire de quoi ? et où se trouve exactement ce qui est vendu ? Si vous les avez sous la main, vous répondez à ces questions sans retard. Si vous ne les avez pas, quelqu'un devra les retrouver ou les refaire, avec ce que cela implique en temps et en démarches.

Ces documents ont aussi une particularité : ils ne se rédigent pas soi-même. Ils viennent d'un professionnel, notaire ou arpenteur-géomètre, et vous n'avez pas à en comprendre tous les détails techniques. Vous avez seulement à savoir qu'ils existent, à quoi ils servent, où les trouver et à qui demander des explications.

Enfin, ils sont liés à des vérifications que d'autres personnes font à votre place. Votre notaire examine les documents qui touchent le droit de propriété. L'arpenteur-géomètre décrit la propriété sur le terrain. Vous voulez donner à ces personnes ce qui leur facilite le travail, et obtenir d'elles ce qui vous aide à décider.

2.1 À quoi sert le titre de propriété

Le titre, en mots simples

Le titre de propriété est le document qui établit que vous êtes propriétaire d'un immeuble. Dans la pratique, on pense à l'acte d'achat rédigé par un notaire, mais c'est votre notaire qui peut vous dire quel document est votre titre dans votre situation.

DÉFINITION — titre de propriété

Le document, par exemple un acte rédigé par un notaire, qui établit comment une personne est devenue propriétaire d'un immeuble. Le terme est employé dans la vie courante pour désigner l'acte d'achat ou le document équivalent. Votre notaire peut vous dire quel document constitue votre titre dans votre situation.

Le titre ne se confond pas avec le contrat de courtage ni avec la promesse d'achat. Ces documents précèdent la vente et en préparent les conditions. Le titre, lui, vient à la fin : il constate que la vente a eu lieu.

À quoi il vous sert

Le titre de propriété sert d'abord de point de départ. Il vous dit comment l'immeuble est désigné, de qui vous l'avez acquis et à quelle date. Il indique aussi, selon les cas, certaines mentions que votre notaire a jugé utile d'y inscrire. Vous n'avez pas à les interpréter vous-même : vous avez seulement à les garder lisibles et à pouvoir les montrer.

Il vous sert ensuite de pièce de référence. Un notaire, un prêteur ou un autre professionnel peut vouloir vérifier la façon dont l'immeuble vous a été transmis. Le titre répond à cette question sans qu'on ait à vous la reposer plusieurs fois.

Enfin, il vous sert de repère pour vos autres documents. La description de l'immeuble dans le titre doit pouvoir être comparée avec celle du certificat de localisation, des comptes de taxes et d'autres papiers. Quand deux descriptions diffèrent, vous avez une question à poser. Vous ne tranchez pas vous-même : vous la posez au notaire.

CAS CONCRET — dossier fictif

Josée retrouve dans le classeur une chemise portant le mot « acte ». Elle y découvre une copie de l'acte d'achat de la maison, avec un feuillet joint par le notaire. Elle ne comprend pas tous les passages, mais elle sait maintenant où est la pièce. Elle la glisse dans une pochette portant le titre « Propriété » et note qu'elle posera ses questions à son notaire.

Ce que le titre ne dit pas

Le titre ne raconte pas l'état de la maison, ses travaux, ses défauts ou ses qualités. Il ne dit pas non plus ce qui a changé depuis votre achat : une transformation du terrain, un nouveau voisin, un changement dans les droits qui concernent l'immeuble. Pour ces sujets, d'autres documents prennent le relais.

Il ne remplace pas non plus la vérification des inscriptions faites au registre foncier. C'est votre notaire qui examine ces inscriptions et qui vous dit ce qu'elles signifient pour votre transaction. Si vous vendez ou achetez, ne présumez pas que le titre dit tout ce qu'il y a à savoir.

L'ESSENTIEL — le titre est un point de départ

Le titre établit comment vous êtes devenu propriétaire. Il ne dit pas dans quel état est la propriété, ni ce qui s'est ajouté depuis. Gardez-en une copie lisible et faites vos vérifications avec les autres documents et avec votre notaire.

Un seul exemplaire ou plusieurs

Le notaire qui a rédigé votre acte a peut-être gardé une trace de son travail, mais ne comptez pas sur lui pour conserver votre propre exemplaire. Si vous avez le vôtre, gardez-le en lieu sûr. Si vous ne l'avez pas, demandez à votre notaire ce qui est possible : que vous soyez en train de vendre ou simplement de ranger vos papiers, il saura vous dire quelle copie est disponible et par quelle voie la demander.

2.2 À quoi sert le certificat de localisation

Le certificat, en mots simples

Le certificat de localisation est un document préparé par un arpenteur-géomètre. Il décrit un immeuble tel qu'il se présente sur le terrain : où sont les bâtiments, où passent les limites, ce qui existe autour. Il est accompagné d'un plan. C'est la photographie, dessinée et commentée par un professionnel, de la position de la propriété.

DÉFINITION — certificat de localisation

Un document préparé par un arpenteur-géomètre qui décrit la situation d'un immeuble sur son terrain, avec un plan. Il montre notamment la position des bâtiments par rapport aux limites et signale des points que le professionnel juge utile de relever. Pour comprendre la lecture d'un certificat et ce qu'il peut révéler, voir le livre consacré au certificat de localisation (→ livre M2).

Il ne se confond pas avec le titre de propriété. Le titre dit qui est propriétaire. Le certificat dit comment l'immeuble se présente sur le terrain. Ils se complètent.

À quoi il vous sert

Le certificat de localisation sert à voir la propriété. Le plan permet de situer la maison, le garage, la remise, la terrasse, la piscine par rapport aux limites du terrain. Même si vous connaissez bien votre terrain, un plan à l'échelle montre ce que l'œil ne voit pas toujours, par exemple la position réelle d'une clôture par rapport à la limite.

Il sert ensuite à comparer. Vous pouvez mettre le certificat à côté des visites, des photos et des autres documents. Si le plan montre une construction qui ne figure pas ailleurs, ou si une construction visible n'apparaît pas au plan, vous avez une question à poser. Une construction ajoutée après la date du certificat n'y paraîtra pas, ce qui est normal : le document décrit la situation au moment où il a été préparé.

Il sert enfin à dialoguer avec les professionnels. Votre notaire, votre courtier et votre prêteur peuvent vouloir le consulter. Un certificat disponible et lisible les aide à vous répondre plus vite.

CAS CONCRET — dossier fictif

Josée et Martin ne retrouvent pas leur certificat de localisation. Ils se rappellent seulement qu'on leur en avait remis un à l'achat, avec un grand plan plié. Ils ne savent pas s'il est dans le garage, chez un proche ou dans une boîte perdue. Ils inscrivent le document à leur liste de manques et décident d'appeler leur notaire pour savoir quelles copies existent.

Un document daté

Un certificat de localisation décrit l'immeuble à une date précise. Après cette date, des choses peuvent changer : on peut construire, démolir, aménager le terrain. Le certificat que vous avez trouvé dans vos papiers dit donc ce qui existait à ce moment-là. Que faut-il faire s'il date de plusieurs années ? C'est une question à poser à votre notaire ou à un arpenteur-géomètre. Ce livre ne fixe aucune durée de validité et ne dit pas dans quels cas un nouveau certificat est nécessaire.

Le livre consacré au certificat de localisation (→ livre M2) vous aide à comprendre sa lecture et à préparer vos questions.

ATTENTION — ne pas conclure d'après un plan seul

Un plan peut sembler clair sans l'être. Une ligne qui paraît proche de la limite, un symbole que vous ne connaissez pas, une mention en marge : chacun de ces éléments mérite d'être expliqué par l'arpenteur-géomètre ou par le notaire. Ne tirez aucune conclusion seul, ni pour vous inquiéter, ni pour vous rassurer.

Ce que le certificat ne dit pas

Le certificat ne dit pas dans quel état est la maison. Il ne remplace pas l'inspection en bâtiment, qui examine les éléments de la construction. Il ne dit pas non plus si les travaux ont été faits conformément aux règles de la municipalité : pour cela, vos questions vont à la municipalité et à votre notaire. Enfin, il ne remplace pas la lecture du titre de propriété et des inscriptions au registre foncier.

2.3 Où les trouver

Chez vous d'abord

Commencez par chez vous. Le titre et le certificat peuvent se trouver là où vous rangez vos papiers importants : classeur, tiroir du bureau, chemise remise par le notaire à l'achat, boîte à documents, coffret, voire courriel si on vous les a envoyés en format numérique.

Quelques pistes de recherche :

• La chemise du notaire. Le jour de la signature, vous avez peut-être reçu une pochette ou un dossier. Cherchez-y l'acte et les pièces jointes.
• Le dossier de l'achat. Si vous avez acheté avec un courtier, il peut avoir transmis des copies. Cherchez dans les courriels de l'époque.
• Les documents de votre prêteur. Il peut avoir reçu des copies. Votre prêteur ou son représentant peut vous dire s'il les conserve et comment vous en procurer.
• Les anciens propriétaires. Quand on vous a remis des documents à l'achat, certains venaient de la personne qui vous a vendu l'immeuble. Si vous en avez perdu la trace, rien n'empêche de demander à votre notaire ce qui est disponible.

Chez le notaire

Le notaire qui a fait votre acte est une première source. Il est possible qu'il ait conservé une trace de son travail et qu'il puisse vous en remettre une copie. Vous n'avez pas à connaître le détail de ses pratiques : appelez son étude, expliquez que vous cherchez une copie de votre acte d'achat et demandez ce qui est possible. Si vous ne retrouvez plus ce notaire, demandez à votre notaire actuel comment procéder.

Pour comprendre le rôle du notaire dans la vente d'un immeuble, voir le livre qui lui est consacré (→ livre M1).

Au registre foncier

Le registre foncier du Québec conserve les inscriptions qui concernent les immeubles. Votre notaire sait ce qu'on peut y consulter et comment. Pour savoir ce qui est utile à votre situation, demandez-lui. Vous n'avez pas besoin de comprendre le fonctionnement du registre pour vous en servir : un professionnel fait la recherche et vous en explique le résultat.

L'ESSENTIEL — ne pas improviser la recherche

Quand vous cherchez une copie d'un acte ou d'une inscription, la bonne démarche est de demander à votre notaire quelle copie est possible et par quelle voie l'obtenir. Il évite les détours et vous dit ce qui est utile à votre transaction.

Chez l'arpenteur-géomètre

Si votre certificat de localisation manque, la première personne à interroger est l'arpenteur-géomètre qui l'a préparé, ou son cabinet. Le nom du professionnel figure sur le document, et sur les copies que vous auriez pu garder. Si vous ne connaissez pas son nom, votre notaire peut vous aider : il a pu recevoir le certificat à l'occasion de votre achat.

L'arpenteur-géomètre peut aussi vous dire si une mise à jour ou un nouveau certificat sont à envisager. Posez-lui la question en lui décrivant les changements que vous avez faits sur l'immeuble depuis la date du certificat. Il ne se prononce pas sur ce que la loi exige à votre place : il vous indique ce qui est possible et ce que son travail couvre.

Chez la municipalité

La municipalité conserve des renseignements sur les immeubles de son territoire. Ils ne remplacent pas votre titre ni votre certificat, mais ils complètent votre dossier. Le chapitre suivant en parle (chapitre 3). Pour les vérifications qui entourent un achat, voir aussi le livre sur les vérifications diligentes (→ livre D6).

CAS CONCRET — dossier fictif

Camille reçoit, avec la promesse d'achat de son condo, des copies de plusieurs documents. Parmi eux, elle reconnaît un plan et un acte, mais elle ne sait pas lequel est le titre ni lequel est le certificat. Son courtier l'aide à étiqueter les pièces : cet acte-ci raconte l'achat du vendeur, ce plan-là vient d'un arpenteur-géomètre. Camille écrit les deux noms sur des chemises. Les questions plus fines, elle les gardera pour son notaire.

Classer ce que vous trouvez

Quand vous mettez la main sur l'un de ces documents, faites trois gestes simples.

1. Lisez la première page. Notez le nom du professionnel qui l'a préparé et la date.
2. Rangez-le dans une pochette identifiée. « Propriété » pour le titre, « Terrain » pour le certificat, ou toute autre appellation qui vous parle.
3. Faites-en une copie numérique. Le chapitre 9 vous explique comment numériser et sauvegarder sans vous compliquer la vie.

Si vous avez plusieurs versions d'un même document, par exemple un certificat récent et un certificat plus ancien, gardez-les toutes, bien identifiées. Ne jetez rien avant d'avoir posé la question à votre notaire.

2.4 Les questions à poser au notaire et à l'arpenteur-géomètre

Cette section vous donne des questions types. Elles servent à trier ce que vous avez et à obtenir de l'aide sur ce qui vous échappe. Aucune n'appelle une réponse juridique de votre part : vous demandez, vous notez, vous décidez ensuite avec le professionnel.

Au notaire

À propos du titre :

• Quel document constitue mon titre de propriété ? En ai-je un exemplaire complet ?
• Si je n'ai plus ma copie, que pouvez-vous me remettre, et comment ?
• Y a-t-il, dans mon titre ou dans mes papiers, des mentions que je devrais comprendre avant de vendre ?
• Quelles inscriptions concernant mon immeuble faut-il connaître avant la mise en vente ?

À propos du certificat de localisation :

• Mon certificat de localisation correspond-il à l'état actuel de l'immeuble ?
• Quand un nouveau certificat est-il à envisager dans ma situation ?
• Qui contacter pour en obtenir un, et dans quel ordre faire les démarches ?

À propos de la transaction :

• Parmi mes documents de propriété, lesquels voulez-vous recevoir avant la vente ?
• Y a-t-il des documents manquants que vous me conseillez de chercher tôt ?

À l'arpenteur-géomètre

• Pouvez-vous me remettre une copie de mon certificat de localisation ?
• Depuis la date de ce certificat, les changements que j'ai faits touchent-ils la lecture du plan ?
• Un nouveau certificat serait-il utile dans ma situation, et que couvrirait-il ?
• Comment lire cette mention ou ce symbole de mon plan ?
• Quels renseignements vous faut-il pour préparer un nouveau certificat ?

À votre courtier

• Quels documents de propriété voulez-vous voir en premier ?
• Qui, de moi ou de l'autre partie, doit en fournir quelle copie dans cette transaction ?

Le courtier vous répond sur la démarche. Pour tout ce qui est de droit, il vous renvoie au notaire.

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le notaire, pour le titre de propriété, les inscriptions et la façon d'obtenir une copie. L'arpenteur-géomètre, pour le certificat de localisation, sa lecture et la question d'un nouveau certificat. Le courtier immobilier, pour la démarche et le calendrier des documents. Pour toute question sur ce que vos documents signifient pour vous, la réponse vient d'un notaire ou d'un avocat, pas de ce livre.

Comment préparer le rendez-vous

Avant de rencontrer le notaire ou l'arpenteur-géomètre, préparez un petit dossier.

1. Rassemblez ce que vous avez : titre, certificat, plans, photos de l'immeuble et du terrain.
2. Notez ce qui a changé depuis l'achat : construction, démolition, aménagement du terrain.
3. Écrivez vos questions sur une page, dans l'ordre d'importance.
4. Apportez des copies plutôt que vos originaux si c'est possible.
5. Prenez des notes pendant le rendez-vous et demandez un résumé écrit des points importants.

Ce petit effort rend la rencontre plus utile. Il vous évite aussi de revenir plusieurs fois pour des détails oubliés.

Les erreurs qui coûtent cher

• Confondre le titre et le certificat. L'un dit qui est propriétaire, l'autre décrit l'immeuble sur le terrain. Les deux sont nécessaires pour comprendre un dossier.
• Se fier à un vieux certificat sans poser la question. Un certificat décrit la situation à sa date. Demandez à votre notaire ou à l'arpenteur-géomètre ce que cela signifie dans votre cas.
• Lire un plan seul et conclure. Un symbole, une ligne ou une mention peuvent vous échapper. Faites expliquer.
• Jeter une ancienne copie. Même si une version plus récente existe, gardez l'ancienne, identifiée, jusqu'à ce que votre notaire vous dise quoi en faire.
• Compter sur l'autre partie pour tout fournir. Qui doit fournir quoi est une question à poser au courtier et au notaire. Préparez ce que vous avez pour ne pas attendre.
• Attendre la dernière minute. Faire préparer ou retrouver un document prend du temps. Commencez tôt.
• Ne pas noter les changements. Une construction ajoutée, un hangar retiré, un terrain réaménagé : écrivez-le, avec la date approximative, pour pouvoir en parler à l'arpenteur-géomètre.
• Croire que le titre dit tout. Il ne remplace ni le certificat, ni l'inspection, ni les vérifications du notaire.

À retenir

• Le titre de propriété établit comment vous êtes devenu propriétaire ; le certificat de localisation décrit l'immeuble sur son terrain, avec un plan.
• Les deux documents viennent d'un professionnel, le notaire pour l'un et l'arpenteur-géomètre pour l'autre : c'est à eux que vous posez vos questions.
• Un certificat est daté : il décrit la situation à un moment donné. Demandez ce que cela signifie dans votre cas.
• Pour retrouver une copie, commencez chez vous, puis demandez au notaire et à l'arpenteur-géomètre ce qui est possible.
• Ne tirez aucune conclusion seul d'un plan ou d'un acte que vous ne comprenez pas.
• Rangez chaque document dans une pochette identifiée et faites-en une copie numérique.

Votre plan d'action

1. Cherchez votre titre de propriété et votre certificat de localisation dans vos papiers, vos courriels et vos boîtes.
2. Notez pour chacun le nom du professionnel qui l'a préparé et la date.
3. Rangez chaque document dans une pochette identifiée, puis faites-en une copie numérique.
4. Dressez la liste de ce qui manque ou de ce qui vous semble ancien.
5. Écrivez vos changements sur l'immeuble depuis l'achat : construction, démolition, aménagement du terrain.
6. Préparez vos questions pour le notaire et l'arpenteur-géomètre en reprenant la section 2.4.
7. Prenez rendez-vous avant de mettre l'immeuble en marché ou avant de faire une offre, selon votre situation.
8. Ajoutez vos résultats à votre tableau de suivi du chapitre 10.

Questions à poser

Au notaire :

• Quel document constitue mon titre de propriété, et comment en obtenir une copie ?
• Quelles inscriptions concernant mon immeuble dois-je connaître avant de vendre ?
• Mon certificat de localisation est-il à jour pour la transaction que je prépare ?

À l'arpenteur-géomètre :

• Pouvez-vous me remettre une copie de mon certificat ?
• Les changements faits depuis sa date touchent-ils la lecture du plan ?
• Un nouveau certificat est-il à envisager dans mon cas ?

À votre courtier :

• Quels documents de propriété voulez-vous recevoir, et à quel moment ?
• Qui doit fournir quelle copie dans cette transaction ?

Vérifiez vos acquis

1. Quelle question le titre de propriété aide-t-il à régler ? Et le certificat de localisation ?
2. Qui prépare chacun de ces deux documents ?
3. Pourquoi dit-on qu'un certificat de localisation est un document daté ?
4. Vous ne retrouvez pas votre certificat de localisation : quelles sont les premières personnes à contacter ?
5. Pourquoi ne faut-il pas conclure seul à partir d'un plan ?
6. Quels trois gestes faites-vous quand vous retrouvez un de ces documents ?

Réponses

1. Le titre aide à savoir qui est propriétaire de quoi et comment ; le certificat aide à savoir où se trouve l'immeuble et comment il se présente sur le terrain.
2. Le titre est rédigé par un notaire ; le certificat de localisation est préparé par un arpenteur-géomètre.
3. Parce qu'il décrit la situation au moment où il a été préparé ; des changements peuvent s'être produits depuis. Ce qu'il faut en faire est une question pour le notaire ou l'arpenteur-géomètre.
4. L'arpenteur-géomètre qui l'a préparé, ou son cabinet, et votre notaire, qui a pu le recevoir à l'achat.
5. Parce qu'un symbole, une ligne ou une mention peuvent vous échapper ; seul un professionnel peut vous les expliquer correctement.
6. Lire la première page pour noter le professionnel et la date, le ranger dans une pochette identifiée, puis en faire une copie numérique.

Pour aller plus loin

• Votre notaire — pour le titre de propriété, les inscriptions et les copies disponibles (→ livre M1).
• Votre arpenteur-géomètre — pour le certificat de localisation et la question d'un nouveau certificat (→ livre M2).
• Registre foncier du Québec — la source des inscriptions qui concernent un immeuble ; votre notaire sait ce qui est utile à votre situation.
• Votre municipalité — pour les documents municipaux qui complètent le dossier (chapitre 3).
• Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) — l'information destinée au public sur le courtage immobilier.
• Dans cette collection : → livres M1, M2 et D6 pour le rôle du notaire, le certificat de localisation et les vérifications diligentes.

Chapitre 3 — Les taxes et l'évaluation municipales

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Camille a devant elle deux feuilles qui portent le nom de la municipalité. L'une ressemble à une facture, l'autre à un avis officiel avec des colonnes de chiffres. Elle reconnaît le mot « taxes » sur la première et le mot « évaluation » sur la seconde, mais elle ne voit pas le lien entre les deux. Elle se demande surtout ce qu'elle doit en faire avant de signer.

Hassan, lui, retrouve dans une enveloppe plusieurs comptes de taxes de son petit immeuble locatif, certains ouverts, d'autres pas. Il sait qu'il les a payés. Il ne sait plus lesquels il a gardés, ni où se trouve le reste.

Ce chapitre vous aide à situer ces deux documents dans votre dossier. Il décrit leur utilité pratique, sans aucun montant, sans date, sans règle de calcul. Pour toute question sur le contenu d'un document municipal, la source est la municipalité. Pour toute question de fiscalité, c'est le comptable. Les dossiers sont fictifs : Camille, qui achète un condo, et Hassan, qui veut organiser ses papiers.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer à quoi sert un compte de taxes municipales et à quoi sert un avis d'évaluation ;
• distinguer ces deux documents et comprendre pourquoi on les range ensemble ;
• repérer dans un document municipal les éléments qui valent une question ;
• savoir où vous renseigner et qui interroger, selon votre question ;
• préparer vos questions pour la municipalité et pour le comptable.

Pourquoi c'est important

Les documents municipaux font partie de ceux que reçoit un propriétaire pendant qu'il possède son immeuble. Ils disent à la fois ce qu'on vous demande de payer à la municipalité et la valeur que la municipalité attribue à votre immeuble pour ses propres fins. Un acheteur les lit pour comprendre ce que coûte la propriété une fois qu'on la possède. Un vendeur les rassemble pour répondre aux questions avec des pièces.

Ces documents sont aussi des points de repère. Si un acheteur potentiel regarde le compte de taxes, il voit tout de suite quelques éléments : l'adresse, l'identification de l'immeuble, le nom du propriétaire, la ou les sommes demandées. Vous pouvez ainsi confirmer que ces renseignements correspondent à votre titre de propriété (→ chapitre 2). Si deux documents ne disent pas la même chose, vous avez une question à poser.

Enfin, ils soulèvent des questions de fiscalité que ce livre ne traite pas. Le traitement fiscal des taxes d'un immeuble locatif est une question pour le comptable. Une valeur d'évaluation ne se confond pas avec le prix qu'un acheteur offrira. Pour ces sujets, la bonne personne à interroger est un comptable ou un autre professionnel.

3.1 À quoi servent les comptes de taxes

Le compte, en mots simples

Une municipalité finance ses activités notamment par des taxes versées par les propriétaires d'immeubles de son territoire. Elle envoie à chaque propriétaire un document qui fait état de ce qu'elle lui demande. C'est ce document qu'on appelle, dans la vie courante, le compte de taxes.

DÉFINITION — compte de taxes municipales

Le document par lequel une municipalité fait connaître à un propriétaire ce qu'elle lui demande de payer pour son immeuble. Il porte l'identification de l'immeuble et du propriétaire, et renseigne sur les sommes demandées et sur la manière de payer. Chaque municipalité présente ce document à sa façon. Pour comprendre une ligne que vous ne connaissez pas, posez la question à la municipalité.

Votre compte de taxes n'est pas un document de transaction. Il existe en dehors de toute vente. Mais il prend de l'importance dès qu'il y a une vente, parce qu'il renseigne sur l'immeuble et sur les sommes liées à sa possession.

À quoi il vous sert

Connaître le coût de la propriété. Un acheteur qui compare des immeubles veut savoir ce que chacun lui coûterait à posséder, en plus du prix et du financement. Le compte de taxes en fait partie. Si vous achetez, demandez au courtier ou au vendeur de vous montrer les comptes les plus récents. Si vous vendez, tenez-les prêts. Les sommes précises, ce livre ne les donne pas : elles dépendent de la municipalité et de l'immeuble.

Vérifier l'identification de l'immeuble. Le compte porte l'adresse, parfois un numéro d'identification de l'immeuble propre à la municipalité, et le nom du ou des propriétaires. Vous comparez ces renseignements avec votre titre et votre certificat de localisation. Une coquille ou une différence se corrige plus facilement quand on la repère tôt.

Montrer que vos obligations envers la municipalité sont à jour. Un acheteur, un notaire ou un prêteur peuvent vouloir savoir si les comptes ont été payés. Vos reçus et vos relevés vous permettent de répondre. Pour savoir quelle preuve est utile à votre transaction, demandez au notaire.

Préparer l'ajustement avec l'autre partie. Quand un immeuble change de mains en cours d'année, une question se pose : qui paie quoi pour la période en cours ? La réponse relève de la transaction et se règle avec le notaire. Vous n'avez pas à faire le calcul vous-même. Ayez simplement vos comptes en main pour que le notaire puisse faire le sien.

CAS CONCRET — dossier fictif

Parmi les documents que son courtier lui remet, Camille trouve le dernier compte de taxes de l'unité qu'elle veut acheter. Elle ne connaît pas la présentation de ce document, mais elle sait où chercher : l'adresse, le nom du propriétaire, la somme demandée. Elle note ses deux questions : le compte concerne-t-il seulement l'unité ou aussi des parties communes ? Y a-t-il d'autres sommes à prévoir ailleurs ? Elle les adressera à la municipalité et au syndicat.

Lire un document municipal, pas à pas

Un document de la municipalité peut sembler dense. Procédez par étapes, sans chercher à tout comprendre d'un coup.

1. Repérez l'identification. L'adresse, le nom du propriétaire et, s'il y en a un, le numéro propre à la municipalité. Vérifiez qu'ils correspondent à votre titre.
2. Repérez l'émetteur. Le nom de la municipalité, le service qui écrit et la date du document. Notez-les : ils vous serviront si vous devez poser une question.
3. Repérez les mentions que vous ne connaissez pas. Un code, une abréviation, une ligne de détail. Soulignez-les ou notez-les dans la marge.
4. Repérez ce qui demande une action. Une échéance, une adresse de réponse, un numéro à joindre. Ne tranchez pas seul : si un point vous semble urgent, appelez la municipalité.
5. Rangez le document avec les autres, puis écrivez vos questions sur une feuille à part.

Cette méthode ne vous apprend rien de technique, et c'est voulu. Elle vous aide à poser des questions précises, et c'est la municipalité qui répond.

Les comptes d'un immeuble locatif

Pour un immeuble locatif, les comptes de taxes font partie des dépenses de l'immeuble. Hassan les garde donc avec ses autres relevés de dépenses (chapitre 7). Il sait aussi que leur traitement fiscal est une question à part : ce n'est pas à ce livre de la trancher. Son comptable lui dira comment tenir ses livres et quels papiers conserver pour ses déclarations.

ATTENTION — un compte payé n'est pas un dossier réglé

Avoir payé le compte de taxes n'épuise pas les questions. Une municipalité peut aussi envoyer d'autres documents : un avis, une facture pour un service, une demande de renseignements. Ouvrez tout le courrier de la municipalité, gardez-le et classez-le avec vos comptes de taxes. En cas de doute sur un document, demandez à la municipalité de le confirmer par écrit.

Ce que le compte de taxes ne dit pas

Le compte de taxes ne dit rien de l'état de la propriété. Il ne dit pas non plus si l'immeuble a des problèmes de conformité, de travaux sans permis ou d'inscriptions particulières. Pour ces sujets, posez la question à la municipalité et à votre courtier. Il ne remplace pas une conversation avec la municipalité quand vous avez une question précise sur votre dossier.

3.2 L'avis d'évaluation municipale

L'avis, en mots simples

Une municipalité attribue à chaque immeuble de son territoire une valeur, à des fins qui lui sont propres. Elle fait connaître cette valeur au propriétaire par un avis. C'est l'avis d'évaluation, aussi appelé, dans la vie courante, l'évaluation municipale.

DÉFINITION — avis d'évaluation municipale

Le document par lequel une municipalité informe le propriétaire de la valeur qu'elle attribue à son immeuble à des fins municipales. Cette valeur n'est pas un prix de vente. Elle sert à la municipalité pour ses propres calculs, et elle peut différer du prix qu'un acheteur et un vendeur s'entendraient pour payer. Pour comprendre comment votre municipalité établit sa valeur, interrogez-la directement.

À quoi il vous sert

Connaître la valeur que la municipalité attribue. L'avis la mentionne. Vous la lisez comme un renseignement parmi d'autres, sans la prendre pour une estimation de ce que vaut votre immeuble sur le marché. Pour savoir comment fixer un prix de vente, parlez à votre courtier.

Comparer avec ce que vous savez. L'avis peut contenir des renseignements sur l'immeuble, comme l'usage ou le type de bâtiment. Vous pouvez les comparer avec ce que vous connaissez. Si vous constatez un écart, par exemple un nombre de logements qui ne correspond pas, vous avez une question à poser à la municipalité.

Savoir quels éléments la municipalité a en dossier. Cette fiche reflète ce que la municipalité sait de votre immeuble. Si vous avez fait des changements, comme une extension ou un nouvel aménagement, il peut être utile de vous demander si la municipalité les a au dossier. La question se pose à la municipalité.

Lire un avis quand vous achetez. Si le vendeur ou le courtier vous remet un avis d'évaluation, lisez-le comme un document d'information. Il vous dit ce que la municipalité attribue à l'immeuble. Il ne vous dit pas quel prix offrir ni si l'immeuble est bien évalué.

L'ESSENTIEL — une valeur municipale n'est pas un prix

La valeur attribuée par la municipalité sert à la municipalité. Elle vous renseigne, mais elle ne remplace ni une conversation avec votre courtier sur le prix, ni une vérification auprès de la municipalité si un point vous paraît étrange.

Les remises en question

Un propriétaire qui estime qu'un avis ne correspond pas à son immeuble peut s'adresser à la municipalité. Des démarches existent peut-être pour cela, avec des délais à vérifier. Ce livre n'en décrit ni les étapes ni les délais : si une démarche vous semble utile, parlez-en sans tarder à la municipalité, puis à un professionnel qui connaît la matière, par exemple un avocat.

Ce qui est utile pour votre dossier, c'est de garder l'avis et toute lettre ou réponse qui s'y rapporte. Même si vous ne faites aucune démarche, ces documents racontent ce qui a été communiqué à la municipalité et ce qu'elle a répondu.

Un document à garder dans l'ordre

Gardez vos avis d'évaluation dans l'ordre chronologique, avec les comptes de taxes. Cela vous permet de voir d'un coup d'œil comment les documents se suivent. Un dossier qui contient un avis, un compte et une lettre explicative de la municipalité raconte une histoire cohérente. Un dossier qui contient seulement des feuilles dispersées oblige tout le monde à deviner.

CAS CONCRET — dossier fictif

Hassan place ses avis d'évaluation dans une chemise, du plus ancien au plus récent. Il remarque que le nombre de logements indiqué sur l'un d'eux ne correspond pas à ce qu'il croyait. Il ne tire aucune conclusion : il note le numéro de l'avis et sa question, et il la posera à la municipalité. Il en parlera ensuite à son courtier, à cause de ses effets possibles sur la présentation de l'immeuble, et à son comptable pour tout ce qui touche à la fiscalité.

3.3 Où s'informer

La municipalité, source de ses propres documents

La source des comptes de taxes et des avis d'évaluation est la municipalité où se trouve l'immeuble. Chaque municipalité a ses pratiques : certaines offrent des services en ligne, d'autres préfèrent le téléphone ou le comptoir. Pour savoir comment obtenir une copie, par exemple d'un compte perdu, consultez son site ou communiquez avec son service des taxes ou de l'évaluation.

Préparez-vous à fournir l'adresse de l'immeuble et, au besoin, une pièce qui montre que vous êtes bien la personne concernée. La municipalité peut demander des frais pour certaines copies : informez-vous avant. Ces frais, ce livre ne les donne pas.

Si vous achetez et que vous voulez des renseignements sur l'immeuble, passez par votre courtier ou votre notaire. Ils vous diront ce que la municipalité peut remettre à un acheteur et comment présenter la demande.

D'autres sources, selon la question

Le courtier immobilier. Il peut vous remettre les documents que le vendeur lui a confiés et vous orienter sur les pièces à demander. Il ne répond pas aux questions de fiscalité.

Le notaire. Il peut vous dire quels documents municipaux lui sont utiles pour la transaction et comment se règlent les ajustements entre les parties. Pour comprendre son rôle, voir le livre qui lui est consacré (→ livre M1).

Le comptable. Il répond aux questions de fiscalité, particulièrement pour un immeuble locatif ou pour toute situation qui touche vos déclarations. Il n'est pas votre source pour obtenir un document municipal.

Le syndicat de copropriété, pour un condo. Il peut vous renseigner sur la manière dont les sommes sont réparties et sur ce que couvrent les charges de l'immeuble. Le chapitre 6 en parle.

Que faire quand un document manque

Un compte de taxes introuvable n'est pas un drame. Voici l'ordre des gestes.

1. Vérifiez chez vous, dans vos relevés bancaires et vos courriels, pour retrouver les paiements.
2. Contactez la municipalité, en précisant l'adresse de l'immeuble et ce que vous cherchez.
3. Demandez une copie ou une confirmation écrite de ce qui est payé ou dû.
4. Gardez la réponse avec vos autres documents, datée.
5. Informez votre courtier et votre notaire si la transaction approche.

ATTENTION — ne devinez pas ce qui est payé

Si vous ne savez pas si un compte a été réglé, ne le présumez pas. Demandez à la municipalité de vous confirmer l'état de votre dossier, par écrit. Une confirmation écrite vaut mieux qu'un souvenir.

3.4 Les questions à poser à la municipalité et au comptable

À la municipalité

À propos des comptes de taxes :

• Pouvez-vous me remettre une copie de mon compte de taxes de cette année ?
• Mes comptes précédents sont-ils tous réglés ? Pouvez-vous me le confirmer par écrit ?
• Y a-t-il, sur ce compte, des éléments qui concernent d'autres services que les taxes ?
• Existe-t-il d'autres documents que la municipalité m'envoie ou m'enverra à propos de cet immeuble ?
• Quels frais s'appliquent à une copie, le cas échéant ?

À propos de l'avis d'évaluation :

• Pouvez-vous me remettre une copie de mon avis d'évaluation ?
• Les renseignements sur l'immeuble figurant à l'avis, comme l'usage ou le nombre de logements, sont-ils à jour dans vos dossiers ?
• Comment avez-vous pris connaissance des changements que j'ai faits sur l'immeuble ?
• Si je pense qu'un renseignement est erroné, qui contacter et comment procéder ?

Au comptable

Vos questions de fiscalité vont au comptable, jamais à ce livre. Voici des exemples de formulations, à adapter.

• Quels documents municipaux dois-je conserver pour mes déclarations, compte tenu de ma situation ?
• Comment traiter les comptes de taxes de mon immeuble locatif dans mes livres ?
• Quels documents voulez-vous recevoir en fin d'année ?
• Y a-t-il des documents de la municipalité qui aident à répondre à une question de fiscalité que j'ai ?

Au courtier et au notaire

Au courtier :

• Quels comptes de taxes et quels avis voulez-vous voir avant de mettre l'immeuble en marché ?
• Comment présenter ces documents aux acheteurs ?

Au notaire :

• Quels documents municipaux voulez-vous avoir au dossier de la transaction ?
• Comment les ajustements entre les parties se règlent-ils, et que dois-je préparer ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

La municipalité, pour obtenir ou confirmer ses propres documents et pour toute question sur son avis d'évaluation. Le comptable, pour toute question de fiscalité. Le notaire, pour les ajustements entre les parties et les documents utiles à la transaction. Le courtier immobilier, pour la présentation des documents aux acheteurs. Pour toute question sur vos droits ou sur une démarche de contestation, consultez un avocat : ce livre ne traite pas ces sujets.

Garder une vue d'ensemble

Pour ne pas vous perdre, tenez une petite liste de vos documents municipaux. Elle peut prendre la forme d'un tableau de quatre colonnes : le nom du document, l'année, le lieu où vous le gardez et une case « question à poser ». Le chapitre 10 en donne un modèle. Le simple fait de la remplir une fois vous révèle ce qui manque et ce qui mérite une question.

CAS CONCRET — dossier fictif

Camille remplit un tableau pour son condo. Elle inscrit le compte de taxes remis, l'avis d'évaluation remis, et ses questions. Elle voit tout de suite ce qui reste à clarifier, et note qu'elle posera ses questions sur les sommes à la municipalité et au syndicat.

Les erreurs qui coûtent cher

• Confondre valeur d'évaluation et prix. La valeur attribuée par la municipalité sert à la municipalité. Ne l'utilisez pas comme prix de vente ni comme preuve de valeur sans en parler à votre courtier.
• Supposer qu'un compte est payé. Demandez une confirmation écrite à la municipalité. Une impression ou un vieux reçu ne vaut pas une preuve.
• Faire vous-même les ajustements entre les parties. C'est l'affaire du notaire. Remettez-lui les comptes et laissez-le faire ses calculs.
• Jeter un avis ou une lettre de la municipalité. Tout courrier municipal est un morceau de votre dossier. Gardez-le, daté.
• Poser une question de fiscalité au courtier ou à ce livre. Elle va au comptable.
• Ne pas lire tout le courrier municipal. Une feuille d'information, un avis ou une demande de renseignements peuvent se glisser entre deux comptes.
• Laisser une différence entre deux documents sans la signaler. Une adresse, un nom ou un nombre de logements qui diffère d'un document à l'autre mérite une question à la municipalité.
• Attendre pour contester. Si vous pensez qu'un avis est erroné, parlez-en sans tarder à la municipalité : les démarches peuvent comporter des délais, à vérifier auprès d'elle.

À retenir

• Le compte de taxes dit ce que la municipalité demande au propriétaire ; l'avis d'évaluation dit la valeur qu'elle attribue à l'immeuble à ses fins.
• La valeur d'évaluation n'est pas un prix de vente : pour fixer un prix, parlez à votre courtier.
• La municipalité est la source de ses propres documents ; demandez une confirmation écrite quand un doute subsiste.
• Les ajustements de taxes entre vendeur et acheteur se règlent avec le notaire.
• Les questions de fiscalité vont au comptable, pas à ce livre.
• Gardez ensemble les comptes, les avis et tout le courrier municipal, dans l'ordre chronologique.

Votre plan d'action

1. Rassemblez vos comptes de taxes et vos avis d'évaluation, ainsi que tout le courrier de la municipalité qui concerne l'immeuble.
2. Classez-les par ordre chronologique dans une pochette identifiée « Municipalité ».
3. Vérifiez que l'adresse, le nom et les renseignements sur l'immeuble sont cohérents d'un document à l'autre.
4. Notez toute différence ou tout élément que vous ne comprenez pas.
5. Appelez la municipalité pour obtenir ce qui manque et pour confirmer, par écrit, l'état de vos comptes.
6. Préparez vos questions de fiscalité pour votre comptable, si votre situation le justifie.
7. Transmettez vos copies à votre courtier et à votre notaire quand la transaction approche.
8. Ajoutez le résultat à votre tableau de suivi du chapitre 10.

Questions à poser

À la municipalité :

• Pouvez-vous me remettre une copie de mon compte de taxes et de mon avis d'évaluation ?
• Pouvez-vous me confirmer par écrit l'état de mes comptes ?
• Les renseignements sur mon immeuble sont-ils à jour dans vos dossiers ?
• Quels frais s'appliquent aux copies ?

Au comptable :

• Quels documents municipaux dois-je conserver, dans ma situation ?
• Comment tenir mes livres pour les taxes de mon immeuble locatif ?

Au courtier :

• Quels documents municipaux voulez-vous voir avant la mise en marché ?

Au notaire :

• Quels documents municipaux voulez-vous au dossier de la transaction ?
• Comment les ajustements entre les parties se règlent-ils ?

Vérifiez vos acquis

1. Quelle différence y a-t-il entre un compte de taxes et un avis d'évaluation ?
2. La valeur indiquée à l'avis d'évaluation est-elle un prix de vente ? Justifiez.
3. Qui interroger pour obtenir une copie d'un compte de taxes perdu ?
4. À qui revient le calcul des ajustements de taxes entre le vendeur et l'acheteur ?
5. Une question de fiscalité sur un immeuble locatif va à qui ?
6. Pourquoi demander une confirmation écrite de l'état d'un compte ?

Réponses

1. Le compte de taxes indique ce que la municipalité demande au propriétaire ; l'avis d'évaluation indique la valeur qu'elle attribue à l'immeuble à ses fins.
2. Non : elle sert à la municipalité pour ses propres besoins, et elle peut différer du prix qu'un acheteur et un vendeur conviendraient.
3. La municipalité où se trouve l'immeuble, par son site ou son service des taxes ou de l'évaluation.
4. Au notaire ; vous lui remettez les comptes et il fait ses calculs.
5. Au comptable.
6. Parce qu'un écrit fixe ce qui est vrai à une date donnée et peut être montré au notaire, au courtier ou au prêteur, alors qu'un souvenir peut se tromper.

Pour aller plus loin

• Votre municipalité — son site, son service des taxes ou de l'évaluation, ou son comptoir de renseignements, pour obtenir copie de vos comptes et avis et pour poser vos questions.
• Votre comptable — pour toute question de fiscalité qui touche votre immeuble.
• Votre notaire — pour les ajustements entre les parties et les documents municipaux utiles à la transaction (→ livre M1).
• Votre syndicat de copropriété — si vous êtes en copropriété, pour savoir comment les sommes sont réparties et ce que couvrent les charges (chapitre 6).
• Dans cette collection : → livres M1, D6 et I6 pour le rôle du notaire, les vérifications diligentes et l'achat et la vente en copropriété.

Chapitre 4 — Les factures, garanties et travaux

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Josée ouvre une boîte à chaussures. Elle y trouve la facture de la toiture refaite il y a quelques années, un bon de commande pour des armoires, un reçu de plomberie plié en quatre. Pas de garantie. Pas de photo. Elle se souvient pourtant que l'entrepreneur lui avait remis une feuille avec un numéro de téléphone. Où est-elle passée ?

Hassan vit une autre version de la même scène. Au fil des ans, il a fait faire des travaux dans son petit immeuble locatif. Il garde des factures dans un tiroir, d'autres dans son courriel, et quelques-unes sur un vieux téléphone qu'il n'allume plus.

Ce chapitre vous aide à retrouver, à classer et à lire les traces de vos travaux : factures, garanties, photos. Il décrit leur utilité pratique. Il ne dit rien des règles qui entourent les garanties, ni de ce qu'un entrepreneur doit ou ne doit pas à son client : pour cela, vous vous adressez à l'entrepreneur lui-même, ou à votre notaire. Les dossiers sont fictifs : Josée et Martin, qui préparent la vente de leur maison, et Hassan, qui met de l'ordre dans ses papiers.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer à quoi servent les factures, les garanties et les photos de travaux dans un dossier de propriété ;
• retrouver et rassembler ces documents, même incomplets ;
• les classer par système ou par pièce de façon claire ;
• noter l'essentiel de chaque travail, même sans facture ;
• préparer vos questions au courtier, à l'entrepreneur et au notaire.

Pourquoi c'est important

Les travaux racontent la vie d'un immeuble. Une toiture refaite, une salle de bain rénovée, un système de chauffage remplacé : chacun de ces gestes laisse une trace dans la vie de la propriété. Quand vous vendez, ces traces appuient vos réponses. Quand vous achetez, elles vous disent ce qui a été fait et par qui.

Les travaux ont aussi une dimension pratique. Une garantie, quand elle existe, ne vaut que si on la retrouve. Un entrepreneur peut avoir promis de revenir si un problème survient : encore faut-il savoir qui il est, quand il est venu et ce qu'il a promis. Sans papier, ces informations s'effacent.

Enfin, les travaux nourrissent la conversation avec les acheteurs et les courtiers. Un dossier qui montre des travaux bien documentés donne une impression de sérieux. Mais ce qui compte vraiment, c'est l'honnêteté : montrer ce qui a été fait, ce qui est documenté et ce qui ne l'est pas.

4.1 Garder une trace des travaux

Ce qu'on garde, et pourquoi

Pour chaque travail important, quelques documents racontent l'histoire. Aucun n'est parfait à lui seul, mais ensemble ils donnent un portrait.

La facture. Elle dit qui a fait le travail, ce qui a été fait, à quelle date approximative et pour quelle somme. Elle identifie l'entrepreneur ou le fournisseur. Même si vous ne comprenez pas toutes ses lignes, vous savez qu'elle existe.

Le contrat ou la soumission. Il décrit ce qui avait été convenu avant le début des travaux. Comparé à la facture, il vous aide à voir si le travail a suivi le plan. Il peut aussi mentionner des conditions que vous voulez retrouver plus tard.

Les photos. Une photo vaut parfois plus qu'une description. Prises avant, pendant et après les travaux, elles montrent l'état de l'immeuble à chaque étape. Elles aident aussi à se souvenir de ce qui se cache derrière un mur refermé.

Les échanges. Courriels, messages, notes : ils donnent le contexte. Pourquoi a-t-on choisi cette solution ? Qu'est-ce qui a été changé en cours de route ? Ces détails s'oublient vite.

Les documents des fabricants. Fiches techniques, manuels, étiquettes : ils expliquent comment l'équipement fonctionne et comment l'entretenir. Le chapitre 8 en reparle.

DÉFINITION — trace de travaux

Tout document, papier ou numérique, qui permet de savoir qu'un travail a été fait sur l'immeuble, par qui, à quel moment approximatif et dans quelles circonstances : facture, contrat, soumission, photo, échange écrit, fiche d'un fabricant.

Quand il n'y a pas de facture

Il arrive qu'un travail n'ait laissé aucune facture. Vous l'avez fait vous-même, un parent l'a fait, ou un ancien propriétaire l'a réalisé sans en laisser de trace. Cela ne veut pas dire que le travail est mauvais, ni qu'il pose un problème. Cela veut dire qu'il est moins documenté.

Dans ce cas, écrivez une note. Indiquez ce qui a été fait, par qui, à quelle période approximative et pourquoi. Joignez des photos si vous en avez. Cette note ne remplace pas une facture, mais elle montre que vous savez ce qui s'est passé et que vous ne cachez rien.

Si vous achetez, c'est une situation à signaler à votre courtier : un travail visible et sans trace est une question à poser. Le chapitre 5 explique comment lire les rapports d'inspection qui peuvent aider à y voir clair.

CAS CONCRET — dossier fictif

Josée et Martin ont refait la salle de bain eux-mêmes avec l'aide d'un ami. Ils n'ont pas de facture de main-d'œuvre, seulement des reçus pour le matériel. Ils écrivent une page : ce qu'ils ont changé, à quelle période approximative, ce que l'ami a fait. Ils joignent les reçus de matériel et les photos prises pendant les travaux. Le jour de la vente, ils pourront répondre honnêtement sans inventer de détails.

Les travaux faits par un entrepreneur

Quand un entrepreneur a travaillé chez vous, quelques gestes facilitent la suite.

• Notez son nom complet et ses coordonnées, ainsi que ceux de son entreprise, tels qu'ils paraissent sur la facture.
• Gardez le contrat ou la soumission avec la facture finale.
• Conservez les échanges par écrit : courriels, messages, notes de rencontre.
• Photographiez les étapes importantes, surtout celles qui seront cachées.
• Demandez par écrit ce qui est couvert par une garantie, le cas échéant, et conservez sa réponse.

Votre dossier ne sert pas à juger le travail de l'entrepreneur. Si une question se pose sur la qualité du travail, adressez-vous à lui d'abord, puis à un professionnel qui pourra vous conseiller.

Reconstituer une histoire de travaux

Vous commencez peut-être votre dossier longtemps après les travaux. Pas de panique : une histoire se reconstitue en quelques étapes.

1. Faites le tour de l'immeuble pièce par pièce, avec un carnet. Notez ce qui a visiblement été remplacé ou refait.
2. Interrogez votre mémoire et celle des proches. Qui a fait quoi ? À quelle saison ? Notez les réponses, en précisant celles dont vous n'êtes pas sûr.
3. Fouillez vos relevés : relevés de carte, courriels de confirmation, messages. Ils retracent des achats et des rendez-vous oubliés.
4. Regardez vos photos. Une photo de famille datée peut montrer l'état d'une pièce avant ou après un travail.
5. Demandez aux anciens propriétaires, par l'entremise du courtier ou du notaire, ce qu'ils ont laissé comme documents.

Cette reconstitution ne sera jamais parfaite, et ce n'est pas son but. Son but est de remplacer le vide par une liste honnête : voici ce que je sais, voici ce que je ne sais pas.

Les travaux et la transaction

Si vous vendez, vos traces de travaux vous aident à répondre honnêtement aux questions. Elles vous aident aussi à repérer ce que vous devriez signaler à votre courtier. Pour savoir comment présenter des travaux dans la démarche de vente, demandez-le à votre courtier.

Si vous achetez, les traces de travaux vous aident à poser des questions. Quand un document manque, ne concluez rien : demandez au courtier qui est le meilleur interlocuteur.

L'ESSENTIEL — une trace imparfaite vaut mieux que le silence

Une facture, une photo, une note : chaque morceau compte, même incomplet. Ce qui nuit à un dossier, c'est l'invention ou le vide, pas l'imperfection.

4.2 Les garanties des entrepreneurs et des fabricants

Ce qu'est une garantie, en mots simples

Une garantie est un engagement pris par une entreprise ou par un fabricant de réparer, de remplacer ou de corriger quelque chose dans certaines conditions. Elle peut accompagner un produit ou un travail. Elle a un contenu, des limites et une durée qui lui sont propres.

DÉFINITION — garantie d'un entrepreneur ou d'un fabricant

L'engagement pris par une entreprise ou un fabricant à l'égard d'un travail ou d'un produit, avec ses conditions et ses limites. Chaque garantie a son propre contenu : ce livre ne le décrit pas. Pour comprendre une garantie précise, lisez le document qui la porte et posez la question à l'entreprise qui l'a émise.

Ce livre ne vous dit pas si telle garantie existe, combien de temps elle dure ou ce qu'elle couvre. Cela dépend de chaque cas, et c'est à l'entrepreneur ou au fabricant de vous répondre. En cas de doute sur la portée d'un texte, votre notaire est la bonne personne à interroger.

Où trouver ses garanties

Dans votre dossier de travaux. La garantie peut figurer dans le contrat, sur la facture, dans un document séparé ou dans le courriel qui accompagnait la remise des travaux.

Dans la documentation de l'équipement. Un appareil neuf est accompagné de documents. Cherchez une carte, un feuillet ou une page de la notice qui parle de garantie.

Chez l'entreprise. Si vous ne retrouvez rien, appelez l'entrepreneur ou le fabricant. Donnez-lui le nom du propriétaire de l'époque, l'adresse et la période approximative. Demandez-lui de confirmer par écrit ce qui existe.

Chez l'ancien propriétaire. Si vous avez acheté, certaines garanties ont pu être transmises avec la maison. Demandez au courtier ou au notaire ce que le vendeur peut vous remettre.

Lire une garantie sans l'interpréter

Quand vous retrouvez une garantie, posez-vous trois questions pratiques. Ces questions ne demandent aucune interprétation juridique.

1. Qui l'émet ? Notez le nom de l'entreprise ou du fabricant et ses coordonnées.
2. À quoi se rapporte-t-elle ? Un produit, un travail, une pièce. Associez-la à la facture correspondante.
3. Quelles conditions mentionne-t-elle ? Recopiez-les dans votre dossier. Si une condition vous échappe, demandez à l'émetteur de l'expliquer.

Gardez la garantie avec la facture. Les deux se complètent : la facture identifie le travail, la garantie dit ce que l'entreprise a promis.

ATTENTION — ne présumez pas qu'une garantie se transmet ou qu'elle est valable

Une garantie peut avoir des conditions, une durée ou une personne bénéficiaire. Ne présumez rien : ni qu'elle suit l'immeuble, ni qu'elle est encore valable. Demandez à l'entreprise ce qu'elle confirme, par écrit, et parlez-en à votre notaire avant de présenter une garantie à un acheteur.

CAS CONCRET — dossier fictif

Josée a retrouvé la facture de la toiture, mais pas la garantie qui l'accompagnait. Elle téléphone à l'entrepreneur dont le nom figure sur la facture. Elle lui donne l'adresse et la période approximative des travaux, et lui demande de lui confirmer par écrit ce qu'il peut lui dire de la garantie. Elle range sa réponse avec la facture, et elle posera plus tard ses questions à son notaire sur ce qu'elle peut en dire aux acheteurs.

Si la garantie n'existe plus ou n'est pas retrouvée

Une entreprise peut avoir cessé ses activités, changé de nom ou été achetée par une autre. Dans ce cas, vous ne pourrez peut-être pas retrouver la garantie. N'inventez rien. Notez dans votre dossier que vous avez cherché, avec la date et les démarches faites. Mentionnez-le sans détour à votre courtier : une recherche honnête vaut mieux qu'une affirmation hasardeuse.

4.3 Classer par système ou par pièce

Deux manières de classer

Quand les documents se multiplient, il faut un ordre. Deux méthodes simples fonctionnent bien. Choisissez celle qui vous convient et tenez-vous-y.

Par système. Vous regroupez les documents selon les grandes fonctions de l'immeuble : toiture, fenêtres et portes, chauffage et climatisation, plomberie, électricité, fondations et structure, extérieur et terrain. Cette méthode convient à un immeuble où les travaux touchent les systèmes du bâtiment.

Par pièce. Vous regroupez les documents selon l'endroit où le travail s'est fait : cuisine, salle de bain, sous-sol, garage, extérieur. Cette méthode vous parle si vous pensez votre maison en pièces.

Dans les deux cas, ajoutez une chemise « Divers ou général » pour ce qui ne rentre nulle part.

Une fiche par travail

Pour chaque travail important, créez une courte fiche. Elle tient sur une page, papier ou numérique. Voici les rubriques à remplir.

• Quel travail ? Une phrase qui le décrit.
• Où ? La pièce ou le système concerné.
• Quand ? Une période approximative : une saison, une année.
• Qui ? Le nom de l'entrepreneur ou de la personne qui l'a fait, avec ses coordonnées.
• Quels documents ? La liste de ce que vous avez : facture, contrat, garantie, photos, échanges.
• Quelles questions ? Ce qui reste flou ou qui mérite une vérification.

Cette fiche n'est pas un document officiel. C'est un outil à vous, qui vous dispense de relire cinq papiers chaque fois que quelqu'un vous pose une question.

CAS CONCRET — dossier fictif

Hassan choisit le classement par système, parce que son immeuble compte plusieurs logements et que les travaux touchent le bâtiment entier. Il crée une chemise « Toiture », une « Plomberie », une « Chauffage », une « Électricité », une « Extérieur ». Dans chacune, il glisse les factures qu'il retrouve et une fiche d'une page. Il écrit au haut de chaque fiche ce qu'il ne sait pas encore.

Photographier avant, pendant et après

Les photos ont une place à part. Elles ne coûtent presque rien et elles disent beaucoup.

• Avant les travaux : montrez l'état de départ.
• Pendant : photographiez ce qui sera refermé, mur ouvert, tuyauterie visible, structure exposée.
• Après : montrez le résultat fini.

Nommez chaque fichier de façon claire, avec la date approximative et le lieu : salle-de-bain-avant, toiture-pendant. Rangez-les dans le dossier numérique de l'immeuble, au même endroit que les factures du même travail.

Une photo ne prouve rien à elle seule. Elle montre ce qu'elle montre. Mais combinée à une facture et à une note, elle contribue à raconter l'histoire du travail.

L'ESSENTIEL — un même travail, un même endroit

Rangez ensemble la facture, la garantie, les photos et la fiche d'un même travail. Ainsi, un seul coup d'œil vous dit tout ce que vous avez à son sujet.

Que faire des vieux documents

Vous retrouvez des factures anciennes, parfois d'un autre propriétaire. Ne les jetez pas sans réfléchir. Même un document qui paraît périmé peut aider à retracer l'histoire d'un travail. Si vous avez un doute sur ce que vous devez garder ou pendant combien de temps, posez la question à votre notaire, ou à votre comptable pour tout ce qui touche à la fiscalité. Ce livre ne fixe aucune durée de conservation.

4.4 Les questions à poser au courtier

Au courtier

Le courtier vous aide à situer vos documents dans la démarche de vente ou d'achat. Voici les questions utiles.

Si vous vendez :

• Quels documents sur les travaux voulez-vous voir avant la mise en marché ?
• Comment présenter un travail pour lequel je n'ai pas de facture ?
• Faut-il joindre les garanties au dossier de vente ? Qui peut me dire ce qui est transmissible ?
• Comment mettre en valeur des travaux bien documentés sans en exagérer la portée ?

Si vous achetez :

• Quels documents sur les travaux le vendeur peut-il me remettre ?
• Comment demander au vendeur des précisions sur un travail visible dont je ne trouve pas la trace ?
• Qui contacter pour vérifier une garantie qu'on me présente ?

Le courtier vous répond sur la démarche. Pour toute question sur la portée juridique d'un document ou sur ce qu'une garantie implique, il vous renvoie au notaire.

À l'entrepreneur ou au fabricant

• Pouvez-vous me confirmer par écrit que vous avez fait ce travail à cette adresse, à cette période approximative ?
• Une garantie accompagnait-elle ce travail ou ce produit ? Pouvez-vous m'en remettre une copie ?
• Quelles conditions s'appliquent à cette garantie ?
• Comment faire entretenir ou vérifier ce que vous avez posé ?

Au notaire

• Parmi mes documents de travaux, lesquels dois-je garder en priorité ?
• Que puis-je dire à un acheteur au sujet d'une garantie dont je ne suis pas certain ?
• Comment présenter un travail fait sans facture, par moi ou par un proche ?

Pour préparer votre immeuble

Si votre but est de mettre en valeur votre immeuble avant la vente, le livre sur la préparation de l'immeuble vous aide à choisir quoi améliorer et quoi documenter (→ livre E2). Il parle de rénovations, de mise en valeur et de photographie. Le présent chapitre se limite à retrouver et à classer vos traces.

QUI CONSULTER — et quoi demander

L'entrepreneur ou le fabricant, pour confirmer un travail, retrouver une garantie et comprendre ses conditions. Le courtier immobilier, pour savoir quels documents présenter et comment. Le notaire, pour toute question sur la portée d'une garantie ou d'un document, et pour savoir quoi dire à un acheteur. Le comptable, pour les questions de fiscalité liées aux travaux. Pour une inquiétude sur la qualité d'un travail, un inspecteur en bâtiment peut examiner l'état présent (chapitre 5).

Les erreurs qui coûtent cher

• Jeter les factures après les travaux. Elles semblent inutiles tant qu'on ne vous les demande pas. Gardez-les, avec les garanties et les photos.
• Présumer qu'une garantie existe, ou qu'elle est valable. Cherchez-la, demandez à l'entreprise de confirmer par écrit, et parlez-en au notaire.
• Inventer les détails d'un travail. Une date précise, un nom d'entrepreneur ou une période mal retenus créent des malentendus. Écrivez « à ma connaissance » ou dites que vous allez vérifier.
• Cacher un travail sans trace. Un travail fait sans facture n'est pas honteux. Ce qui nuit, c'est de le taire. Écrivez une note et dites-le à votre courtier.
• Éparpiller les documents d'un même travail. Une facture dans un tiroir, une photo dans un téléphone, une garantie dans un courriel : réunissez-les.
• Ne pas photographier ce qui sera refermé. Une fois le mur fermé, il est trop tard. Prenez quelques photos pendant les travaux.
• Se fier à un souvenir pour les coordonnées de l'entrepreneur. Notez-les sur la fiche du travail, avec la facture.
• Présenter une garantie à un acheteur sans l'avoir confirmée. Vérifiez d'abord auprès de l'entreprise et du notaire.

À retenir

• Pour chaque travail important, gardez la facture, le contrat, les photos, les échanges et la garantie, quand ils existent.
• Un travail sans facture n'est pas un secret : écrivez une note qui dit ce qui a été fait, par qui et à quelle période approximative.
• Une garantie a son propre contenu : ce livre ne le décrit pas. Demandez à l'entreprise de confirmer par écrit.
• Classez par système ou par pièce, et tenez une fiche d'une page par travail.
• Photographiez avant, pendant et après, surtout ce qui sera refermé.
• Pour la portée d'un document ou d'une garantie, la question va au notaire.

Votre plan d'action

1. Rassemblez toutes vos factures, tous vos contrats, toutes vos soumissions et toutes vos garanties, papier et numériques.
2. Choisissez une méthode de classement : par système ou par pièce.
3. Créez une fiche d'une page pour chaque travail important : quoi, où, quand, qui, quels documents, quelles questions.
4. Écrivez une note pour chaque travail sans facture, avec photos si vous en avez.
5. Cherchez les garanties manquantes : dans vos papiers, chez l'entreprise, auprès du fabricant.
6. Demandez par écrit à l'entreprise de confirmer ce qui existe.
7. Rangez ensemble les documents d'un même travail et faites-en une copie numérique.
8. Préparez vos questions pour le courtier, l'entrepreneur et le notaire, puis ajoutez le résultat au tableau du chapitre 10.

Questions à poser

Au courtier :

• Quels documents sur les travaux voulez-vous voir avant la mise en marché ?
• Comment présenter un travail sans facture ?
• Quelles garanties joindre au dossier de vente ?

À l'entrepreneur ou au fabricant :

• Pouvez-vous confirmer par écrit ce travail et sa période ?
• Une garantie existe-t-elle, et pouvez-vous m'en remettre une copie ?
• Quelles sont ses conditions ?

Au notaire :

• Que dire à un acheteur au sujet d'une garantie incertaine ?
• Combien de temps conserver mes documents de travaux ?

Vérifiez vos acquis

1. Quels documents racontent l'histoire d'un travail ?
2. Que faites-vous quand un travail n'a laissé aucune facture ?
3. Pourquoi demander à l'entreprise de confirmer une garantie par écrit ?
4. Quelles sont les deux manières simples de classer des documents de travaux ?
5. Que contient une fiche de travail ?
6. Pourquoi photographier un travail pendant son exécution ?

Réponses

1. La facture, le contrat ou la soumission, les photos, les échanges écrits et les documents des fabricants.
2. Vous écrivez une note qui décrit le travail, son auteur et sa période approximative, vous joignez les photos et les reçus, et vous le dites à votre courtier.
3. Parce qu'une garantie a son propre contenu et ses conditions : seule l'entreprise peut les confirmer, et un écrit se conserve et se montre au notaire.
4. Par système, comme la toiture ou la plomberie, ou par pièce, comme la cuisine ou la salle de bain.
5. Le travail, l'endroit, la période approximative, la personne qui l'a fait, la liste des documents et les questions restantes.
6. Pour garder la trace de ce qui sera refermé et qu'on ne pourra plus voir ensuite.

Pour aller plus loin

• Votre entrepreneur ou le fabricant — pour confirmer un travail, retrouver une garantie et en comprendre les conditions.
• Votre courtier immobilier — pour savoir quels documents de travaux présenter à un acheteur ou demander à un vendeur.
• Votre notaire — pour la portée d'un document ou d'une garantie et pour savoir quoi dire à un acheteur.
• Votre comptable — pour les questions de fiscalité liées aux travaux.
• Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) — l'information destinée au public sur le courtage immobilier.
• Dans cette collection : → livres E2 et M1 pour la préparation de l'immeuble et le rôle du notaire.

Chapitre 5 — Les rapports d'inspection et d'expertise

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Dans la pile de documents de Camille se trouve un rapport épais, relié, avec des photos en couleur. Le vendeur de son condo a fait inspecter l'unité avant de la mettre en marché, et son courtier lui en a remis une copie. Camille tourne les pages sans savoir par où commencer. Certains passages lui paraissent rassurants, d'autres inquiétants. Elle ne sait pas distinguer ce qui est banal de ce qui mérite une question.

Josée et Martin, eux, ont gardé le rapport d'inspection fait à leur propre achat. Il est dans le classeur, avec les plans. Ils se souviennent vaguement qu'il parlait de la toiture, et que la toiture a été refaite depuis. Mais les deux documents ne sont pas rangés ensemble, et ils n'arrivent plus à faire le lien.

Ce chapitre vous aide à situer les rapports d'inspection et d'expertise dans votre dossier, à les ranger avec leurs suites et à les relire avant de vendre ou d'acheter. Il décrit leur utilité pratique. Il ne contient aucun contenu technique ni aucune règle : pour comprendre un rapport précis, vous interrogez celui qui l'a rédigé. Les dossiers sont fictifs.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer à quoi servent un rapport d'inspection et un rapport d'expertise ;
• les ranger avec les factures et les photos des travaux qui en ont découlé ;
• les relire avant de vendre ou d'acheter, en repérant ce qui mérite une question ;
• distinguer ce qu'un rapport décrit de ce qu'il ne dit pas ;
• préparer vos questions à l'inspecteur en bâtiment et au courtier.

Pourquoi c'est important

Un rapport est un instantané. Un professionnel est venu, a regardé, a noté, a photographié, puis a remis un document qui décrit l'état de l'immeuble à ce moment-là. Ce document garde son utilité longtemps après la visite. Il dit ce qui avait été vu, ce qui avait été signalé et, parfois, ce qui était recommandé.

Dans un dossier de propriété, les rapports ont une valeur particulière parce qu'ils sont produits par des tiers. Vous n'avez pas à faire confiance à votre mémoire ou à celle du vendeur : un professionnel a mis ses observations par écrit. Cette trace aide un acheteur à poser des questions précises et aide un vendeur à montrer qu'il connaît son immeuble.

Un rapport mal rangé perd toutefois la moitié de sa valeur. Sans les suites, c'est-à-dire sans les factures des travaux, les échanges avec les entrepreneurs et les photos qui ont suivi, on ne sait pas ce qui s'est passé après la visite. Un rapport qui signale un point faible, sans aucune suite au dossier, laisse une question en suspens. Le même rapport, accompagné d'une facture de réparation, raconte une histoire de suivi.

5.1 À quoi servent les rapports

Le rapport d'inspection, en mots simples

Un inspecteur en bâtiment examine un immeuble et en rédige un compte rendu. Il regarde les éléments accessibles de la construction, note ce qu'il observe et le consigne dans un rapport, accompagné de photos. Le rapport décrit l'état de l'immeuble à la date de la visite.

DÉFINITION — rapport d'inspection

Le document remis par un inspecteur en bâtiment après sa visite d'un immeuble. Il décrit ce que le professionnel a observé à la date de la visite, avec photos, et peut indiquer des points à surveiller ou à faire examiner de plus près. Il ne garantit rien pour l'avenir. Pour comprendre une mention du rapport, interrogez l'inspecteur qui l'a rédigé.

Le rapport d'expertise, en mots simples

Une expertise est un examen plus ciblé, confié à un professionnel du domaine visé. On y fait appel quand une question précise se pose : un élément particulier de la construction, un problème que l'inspection a signalé, un phénomène que l'on observe. Le professionnel remet un rapport qui répond à la question posée.

DÉFINITION — rapport d'expertise

Le document remis par un professionnel à qui l'on a confié l'examen d'une question précise concernant un immeuble. Il répond à la question posée, dans les limites de son mandat, et ne couvre pas ce qui n'a pas été demandé. Pour en comprendre la portée, relisez le mandat et interrogez le professionnel qui l'a rédigé.

La différence pratique est simple. Le rapport d'inspection fait le tour de l'immeuble. Le rapport d'expertise s'attarde sur un point. Les deux appartiennent à votre dossier.

À quoi ils vous servent

Savoir ce qui avait été vu. Un rapport garde en mémoire ce qui avait été observé à une date donnée. Si vous le relisez des années plus tard, vous comparez ce que vous voyez aujourd'hui avec ce qui avait été noté.

Repérer les points à surveiller. Un rapport peut mentionner des éléments qu'il vaut mieux surveiller ou faire examiner. Vous les notez, vous les suivez et vous gardez ce que vous faites à leur sujet.

Montrer un suivi. Si le rapport a donné lieu à des travaux, la facture, les photos et les échanges avec l'entrepreneur forment la suite de l'histoire. Ensemble, ils montrent que vous avez agi.

Préparer des questions. À l'achat comme à la vente, un rapport est un point de départ pour les questions à l'inspecteur, au courtier et, au besoin, au notaire.

CAS CONCRET — dossier fictif

Josée et Martin ouvrent le rapport d'inspection de leur achat. Parmi les points à surveiller, ils retrouvent la toiture. Ils sortent la facture de la toiture refaite par un entrepreneur, celle de la boîte à chaussures, et les agrafent ensemble. Ils inscrivent sur une feuille la date approximative des deux documents. Leur dossier raconte maintenant une histoire complète : un point noté, un travail fait.

Qui fait faire un rapport, et pourquoi

Un rapport naît d'une demande. Un acheteur peut mandater un inspecteur avant de s'engager. Un vendeur peut en faire préparer un avant la mise en marché. Un propriétaire peut en demander un parce qu'un problème l'inquiète. Dans chaque cas, la personne qui l'a commandé en a un exemplaire. Qui peut le montrer à qui est une question pour l'inspecteur et pour le notaire.

Cette réalité a deux conséquences pratiques. D'abord, quand vous recevez un rapport commandé par quelqu'un d'autre, demandez à votre courtier comment il a été produit et à quelle date : cela vous aide à situer sa portée. Ensuite, quand vous commandez un rapport vous-même, précisez par écrit ce que vous voulez qu'il couvre. Un mandat clair vous évite de découvrir, plus tard, qu'une partie de l'immeuble n'a jamais été regardée.

Les conditions d'un mandat, ses limites et ce qu'on peut faire d'un rapport après coup sont des questions pour l'inspecteur et pour le notaire. Ce livre ne les tranche pas.

Un exemple de lecture en trois temps

Quand vous ouvrez un rapport, ne le lisez pas d'un seul trait. Procédez en trois temps.

1. Le survol. Parcourez la table des matières, la date, le nom du professionnel et la liste des parties visitées. Vous voyez d'un coup d'œil ce que le rapport prétend couvrir.
2. Les points signalés. Relevez, un par un, les endroits où l'auteur recommande de surveiller, de vérifier ou de faire examiner. Copiez-les sur une feuille.
3. Les suites. Pour chaque point, cherchez dans votre dossier un document qui montre ce qui s'est passé ensuite.

Cette méthode transforme un document intimidant en une courte liste de questions.

Ce que les rapports ne disent pas

Un rapport décrit ce qu'un professionnel a vu à une date. Il ne dit pas ce qui a changé depuis. Il ne couvre pas ce qui n'était pas accessible ou ce qui ne faisait pas partie de la visite ou du mandat. Il ne garantit pas l'état futur de l'immeuble.

Il ne remplace pas non plus les autres documents du dossier. Le titre, le certificat de localisation, les documents municipaux et les déclarations du vendeur répondent à d'autres questions (→ livre C2 pour les déclarations du vendeur). Chaque pièce couvre un angle.

ATTENTION — un rapport n'est ni un diplôme ni une condamnation

Un rapport sans aucune remarque ne signifie pas que tout va bien, et un rapport qui signale des points ne signifie pas que l'immeuble est mauvais. Ne concluez rien seul : relisez, notez vos questions et posez-les à la personne qui l'a rédigé.

5.2 Les ranger avec leurs suites

Un rapport et ses suites

Le meilleur rangement associe chaque rapport à ce qui l'a suivi. Pensez à un petit dossier par rapport, qui contient :

• le rapport lui-même, complet, avec ses photos et ses annexes ;
• la date de la visite et le nom du professionnel ;
• les échanges qui ont suivi : questions, réponses, rappels ;
• les travaux qui en ont découlé : factures, contrats, photos avant et après ;
• les garanties liées à ces travaux (chapitre 4) ;
• une note de suivi d'une page : ce qui a été fait, ce qui reste à faire, ce qui a été décidé.

Ce rangement permet à quiconque ouvre la chemise de comprendre l'histoire en quelques minutes.

La note de suivi

La note de suivi est un petit tableau que vous remplissez. Il compte trois colonnes.

Une ligne par point. Vous n'avez pas à tout régler : vous avez seulement à écrire ce qui a été décidé. Une ligne qui dit « à surveiller, rien fait » est honnête et vaut mieux qu'une case vide.

Garder toutes les versions

Si vous avez plusieurs rapports, par exemple une inspection à l'achat et une autre quelques années plus tard, gardez-les tous. Rangez-les du plus ancien au plus récent. Comparez-les au besoin : ils racontent l'évolution de l'immeuble.

Ne jetez pas un ancien rapport parce qu'un nouveau existe. Il garde son utilité. Si vous vous demandez combien de temps conserver vos documents, posez la question à votre notaire ou à votre comptable. Ce livre ne fixe aucune durée.

Papier ou numérique

Un rapport peut arriver sur papier, par courriel ou sur une plateforme de partage. Dans les trois cas, gardez une copie complète à vous. Si le rapport est sur une plateforme que vous ne contrôlez pas, téléchargez-le et enregistrez-le dans votre dossier : un lien peut cesser de fonctionner. Si vous n'avez que du papier, numérisez-le (chapitre 9). Vérifiez que toutes les pages y sont, y compris les annexes et les pages de photos.

Pensez aussi à noter où se trouve l'original. Si vous remettez votre exemplaire à quelqu'un, gardez une copie et inscrivez la date et le nom de la personne.

Photos et annexes

Un rapport peut s'accompagner de photos, de graphiques ou d'annexes. Gardez-les avec le rapport, dans le même dossier. Si le rapport est numérique, enregistrez le fichier complet et nommez-le clairement : inspection-achat, expertise-toiture, avec l'année approximative.

L'ESSENTIEL — un rapport sans suite est une question ouverte

Un rapport raconte la moitié de l'histoire. Les factures, les photos et la note de suivi racontent l'autre. Rangez-les ensemble.

CAS CONCRET — dossier fictif

Josée et Martin créent une chemise « Inspection — achat ». Ils y mettent le rapport, la facture de la toiture et une note d'une page. Dans le tableau, ils inscrivent la toiture, la suite donnée et la facture. Pour d'autres points du rapport dont ils ne se souviennent pas, ils écrivent « à vérifier » et notent qu'ils poseront la question à leur courtier.

5.3 Les relire avant de vendre ou d'acheter

Si vous vendez

Avant de mettre l'immeuble en marché, relisez vos rapports. Vous cherchez trois choses.

1. Les points signalés. Qu'est-ce qui avait été noté ? Retrouvez dans le dossier ce que vous avez fait.
2. Les écarts avec l'état actuel. Qu'est-ce qui a changé depuis la visite ? Notez-le.
3. Les manques. Quels points n'ont aucune suite documentée ? Écrivez une note honnête.

Parlez ensuite de vos conclusions à votre courtier. Il vous dira comment présenter vos rapports aux acheteurs et quels documents joindre au dossier de vente. Pour les déclarations que vous remplirez, voir le livre qui les présente (→ livre C2). Ce chapitre se limite à vous faire repérer ce que votre dossier contient.

Demandez-vous aussi si l'état de l'immeuble a changé depuis votre dernière inspection. Si oui, discutez avec votre courtier de l'opportunité de faire examiner à nouveau certains éléments. Il ne tranche pas pour vous, mais il connaît la démarche.

Si vous achetez

Quand le vendeur ou le courtier vous remet un rapport, lisez-le comme un document d'information. Il ne remplace pas votre propre inspection, qui décrit l'état présent de l'immeuble tel que vous l'achetez. Pour les autres vérifications qui entourent un achat, voir le livre sur les vérifications diligentes (→ livre D6).

Voici comment procéder.

1. Repérez la date et l'auteur. Un rapport ancien décrit un état ancien.
2. Repérez les points signalés. Soulignez-les, un à un.
3. Cherchez leurs suites. Y a-t-il des factures, des photos, des explications ?
4. Notez vos questions. Pour chaque point sans suite, écrivez ce que vous voulez savoir.
5. Posez-les à votre courtier et, s'il y a lieu, à l'inspecteur que vous mandatez.

Ne concluez rien seul. Un rapport qui vous inquiète peut avoir une explication simple. Un rapport qui vous rassure peut ne pas couvrir tout ce qui vous importe.

CAS CONCRET — dossier fictif

Camille lit enfin le rapport du vendeur, un point à la fois. Elle repère la date, le nom de l'inspecteur et trois mentions qu'elle souligne. Elle cherche des suites dans la pile : elle en trouve une pour une seule mention. Elle écrit ses deux autres questions sur une feuille. Elle les posera à son courtier et à l'inspecteur qu'elle compte mandater, sans conclure avant leurs réponses.

Comparer un rapport et ce que vous voyez

La visite est un bon moment pour confronter le rapport à la réalité. Emportez-le, ou une liste de ses points principaux. Pendant que vous visitez, notez ce qui concorde, ce qui diffère et ce qui n'est pas visible. Une différence n'est pas une accusation : c'est une question à poser. Le rapport décrit un moment ; la visite en montre un autre.

Les rapports de plus d'une source

Il peut arriver que vous ayez plusieurs rapports sur le même sujet, avec des observations différentes. Ne cherchez pas à les départager vous-même. Posez la question aux professionnels qui les ont rédigés, et au courtier pour la manière de présenter l'ensemble. Deux observations différentes peuvent s'expliquer par des dates, des méthodes ou des mandats différents.

CÔTÉ COURTIER — un allié pour lire un rapport

Votre courtier a vu passer des rapports et sait quelles questions les acheteurs posent. Il peut vous aider à repérer les points à clarifier et à préparer vos questions. Il ne remplace pas l'inspecteur pour ce qui est technique, ni le notaire pour ce qui est juridique.

5.4 Les questions à poser à l'inspecteur et au courtier

À l'inspecteur en bâtiment

• Que signifie cette mention de votre rapport, en mots simples ?
• Parmi les points signalés, lesquels voulez-vous que je fasse examiner plus à fond, et par qui ?
• Votre rapport couvrait-il cette partie de l'immeuble ? Si non, pourquoi ?
• Depuis votre visite, des changements dans l'immeuble modifieraient-ils votre lecture ?
• Comment surveiller ce point signalé au fil du temps ?
• Pouvez-vous me remettre une copie complète de votre rapport, avec ses photos et ses annexes ?

À l'auteur d'une expertise

• Quelle question précise vous avait-on posée ?
• Que dit le rapport sur cette question, en mots simples ?
• Qu'est-ce qui n'était pas couvert par votre mandat ?
• Y a-t-il une suite à donner, et à qui ?

Au courtier

Si vous vendez :

• Quels rapports voulez-vous voir avant la mise en marché ?
• Faut-il refaire une inspection avant de mettre en vente ?
• Comment présenter un point signalé pour lequel j'ai une suite, ou pour lequel je n'en ai pas ?

Si vous achetez :

• Le vendeur a-t-il d'autres rapports que ceux que vous m'avez remis ?
• Comment demander des précisions sur un point signalé ?
• À quel moment faire ma propre inspection ?

Au notaire

• Parmi mes rapports, lesquels voulez-vous au dossier de la transaction ?
• Comment présenter un rapport à l'autre partie sans me tromper sur sa portée ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

L'inspecteur en bâtiment, pour comprendre un rapport et ce qu'il couvre. L'auteur d'une expertise, pour sa portée et ses suites. Le courtier immobilier, pour présenter ou demander un rapport dans la démarche. Le notaire, pour toute question sur la portée juridique d'un rapport. Un rapport n'est pas une garantie : pour savoir ce qu'il implique pour vous, consultez un professionnel, pas ce livre.

Après les réponses

Quand l'inspecteur ou le courtier vous répond, ne laissez pas la réponse flotter. Écrivez-la, datée, dans la note de suivi. Si la réponse change votre compréhension d'un point, ajoutez-la à la ligne correspondante. Si elle ouvre une nouvelle question, notez-la et posez-la. Un dossier de rapports vit : il se complète à mesure que vous apprenez.

Si une réponse vous paraît incertaine, demandez-la par écrit. Si une réponse touche à ce qu'un document implique sur le plan du droit, adressez-vous au notaire. Évitez de répéter à l'autre partie une explication que vous n'avez pas bien comprise : mieux vaut dire que vous allez vérifier.

Préparer la rencontre

Avant d'appeler l'inspecteur, préparez votre dossier. Prenez le rapport, vos notes et vos photos. Surlignez les mentions qui vous posent question. Écrivez vos questions dans l'ordre d'importance. Prévoyez d'en noter les réponses et de les ranger avec le rapport. Demandez, au besoin, un complément écrit.

Les erreurs qui coûtent cher

• Garder le rapport sans ses suites. Un rapport seul laisse des questions ouvertes. Joignez-y factures, photos et note de suivi.
• Conclure seul à partir d'une mention. Une phrase d'un rapport peut avoir plusieurs sens. Faites-la expliquer par l'auteur.
• Se fier à un rapport ancien comme s'il décrivait l'état actuel. Un rapport est daté. Regardez la date avant de vous appuyer sur lui.
• Prendre le rapport du vendeur pour sa propre inspection. Il peut vous renseigner, mais il ne remplace pas la vôtre.
• Jeter un rapport devenu ancien. Il raconte l'évolution de l'immeuble. Gardez-le, daté.
• Cacher un rapport. Un document qu'on omet de montrer peut soulever des questions. Demandez à votre courtier comment présenter l'ensemble de votre dossier.
• Oublier les annexes et les photos. Un rapport complet les inclut. Gardez le fichier entier.
• Présumer que l'absence de remarque veut dire absence de problème. Un rapport ne couvre pas tout ce qui existe.

À retenir

• Un rapport d'inspection fait le tour de l'immeuble ; un rapport d'expertise s'attarde sur une question précise. Les deux décrivent l'état à une date donnée.
• Un rapport ne garantit rien pour l'avenir et ne couvre pas ce qui n'était pas visité ou demandé.
• Rangez chaque rapport avec ses suites : factures, photos, échanges et note de suivi.
• Avant de vendre ou d'acheter, relisez les rapports, repérez les points signalés, cherchez leurs suites et notez vos questions.
• Ne concluez rien seul : l'auteur du rapport l'explique, le courtier vous guide sur la démarche, le notaire répond sur le droit.
• Gardez toutes les versions, datées.

Votre plan d'action

1. Rassemblez tous vos rapports d'inspection et d'expertise, avec leurs photos et leurs annexes.
2. Notez pour chacun la date de la visite et le nom du professionnel.
3. Créez une chemise par rapport, avec une note de suivi de trois colonnes.
4. Associez à chaque point signalé ses suites : facture, photo, échange.
5. Écrivez « à vérifier » devant tout point sans suite, et préparez la question.
6. Comparez le rapport avec l'état actuel de l'immeuble, ou avec ce que vous voyez en visite.
7. Appelez l'inspecteur ou l'auteur de l'expertise pour vos questions, et rangez ses réponses.
8. Parlez à votre courtier de la façon de présenter ou de demander ces rapports, puis ajoutez le résultat au tableau du chapitre 10.

Questions à poser

À l'inspecteur en bâtiment :

• Que signifie cette mention, en mots simples ?
• Quels points faut-il faire examiner plus à fond, et par qui ?
• Votre rapport couvrait-il cette partie de l'immeuble ?

Au courtier :

• Quels rapports voulez-vous voir, et à quel moment ?
• Comment présenter un point signalé avec ou sans suite ?

Au notaire :

• Quels rapports voulez-vous au dossier de la transaction ?
• Comment présenter un rapport sans me tromper sur sa portée ?

Vérifiez vos acquis

1. Quelle différence pratique y a-t-il entre un rapport d'inspection et un rapport d'expertise ?
2. Pourquoi dit-on qu'un rapport est daté ?
3. Qu'est-ce qu'une note de suivi, et que contient-elle ?
4. Vous recevez le rapport du vendeur : remplace-t-il votre propre inspection ?
5. Que faire d'un point signalé qui n'a aucune suite au dossier ?
6. À qui demander de l'aide pour comprendre une mention d'un rapport ?

Réponses

1. Le rapport d'inspection fait le tour de l'immeuble ; le rapport d'expertise répond à une question précise, dans les limites de son mandat.
2. Parce qu'il décrit l'état de l'immeuble à la date de la visite ; ce qui s'est passé depuis n'y figure pas.
3. Un tableau à trois colonnes : le point signalé, la suite donnée et le document qui la prouve.
4. Non : il peut vous renseigner, mais il ne décrit pas l'état présent de l'immeuble tel que vous l'achetez.
5. Écrire « à vérifier » et préparer la question pour l'auteur du rapport, le courtier ou le vendeur.
6. À la personne qui l'a rédigé, puis au courtier pour la démarche et au notaire pour la portée juridique.

Pour aller plus loin

• Votre inspecteur en bâtiment — pour comprendre un rapport, ce qu'il couvre et ce qu'il laisse de côté.
• L'auteur d'une expertise — pour la question traitée et la suite à donner.
• Votre courtier immobilier — pour présenter ou demander des rapports dans la démarche.
• Votre notaire — pour la portée juridique d'un document (→ livre M1).
• Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) — l'information destinée au public sur le courtage immobilier.
• Dans cette collection : → livres C2, D6 et M1 pour les déclarations du vendeur, les vérifications diligentes et le rôle du notaire.

Chapitre 6 — En copropriété : les documents que détient le syndicat

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Camille a fait une offre sur un condo. Dans la pile de documents que son courtier lui a remise, elle a trouvé des papiers sur l'unité elle-même : le compte de taxes, un rapport d'inspection. Mais quelque chose lui manque. Un condo n'est pas qu'une unité : c'est aussi un immeuble partagé avec d'autres, géré par un groupe de propriétaires. Où sont les papiers de ce groupe ? Qui les détient ? Comment les demander ?

Ce chapitre répond à ces questions. Il présente, par leur utilité, les documents que détient un syndicat de copropriété et qui peuvent éclairer un acheteur ou un vendeur. Il décrit comment les demander et comment les lire avec méthode. Il ne contient aucun contenu de ces documents, aucune règle, aucun chiffre : pour tout cela, vous vous adressez au syndicat, à son gestionnaire, à votre courtier et à votre notaire. Le dossier est fictif : Camille, qui achète un condo.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• nommer les grandes familles de documents que détient un syndicat de copropriété ;
• expliquer à quoi sert chacune dans le cadre d'un achat ou d'une vente ;
• savoir comment demander ces documents, et à qui ;
• les lire avec méthode, sans tirer de conclusion hâtive ;
• préparer vos questions au syndicat, à son gestionnaire et à votre courtier.

Pourquoi c'est important

Quand vous achetez un condo, vous n'achetez pas seulement une unité. Vous entrez dans un groupe de propriétaires qui partage un immeuble, des espaces, des équipements et des dépenses. Ce groupe a une façon de fonctionner, des décisions passées, des projets à venir et une situation financière. Rien de tout cela ne figure dans les documents de votre unité.

Les documents du syndicat racontent cette histoire. Ils montrent comment l'immeuble est géré, ce qui a été décidé, ce qui est prévu et comment les comptes sont tenus. Un acheteur qui les lit se fait une idée de ce qu'il achète au-delà de l'unité. Un vendeur qui les rassemble prépare des réponses prêtes aux questions de l'acheteur.

Ces documents ne se rédigent pas à titre individuel. C'est le syndicat qui les détient. La démarche consiste donc à les demander à la bonne personne, de la bonne manière, et à les lire avec méthode. Le livre sur l'achat et la vente en copropriété présente le contexte de ces démarches (→ livre I6).

6.1 Ce que le syndicat conserve

Le syndicat, en mots simples

Dans un immeuble en copropriété, les propriétaires forment ensemble un groupe qui gère l'immeuble. On l'appelle le syndicat de copropriété. Il prend des décisions pour l'ensemble, tient des comptes et conserve des documents. Il peut s'appuyer sur un gestionnaire, c'est-à-dire une personne ou une entreprise chargée de l'administration courante.

DÉFINITION — syndicat de copropriété

Le groupe formé par les propriétaires d'un immeuble en copropriété, qui gère l'immeuble et les parties qu'ils partagent. Il conserve des documents sur la vie de l'immeuble et peut avoir recours à un gestionnaire. Pour savoir comment le syndicat de votre immeuble fonctionne, interrogez-le directement ou posez la question à votre courtier.

Les grandes familles de documents

Voici, par utilité, les familles de documents qu'un acheteur ou un vendeur peut vouloir consulter. Chacune répond à une question. Vous n'avez pas à les connaître en détail : vous avez seulement à savoir qu'elles existent et à quoi elles servent.

Les règles de l'immeuble. Ces documents décrivent la façon dont l'immeuble est organisé et ce que les propriétaires peuvent et ne peuvent pas faire dans leur unité et dans les espaces partagés. Ils servent à savoir comment l'on vit dans l'immeuble. Si vous projetez des changements dans votre unité, vous voulez les connaître avant.

Les procès-verbaux des assemblées. Quand les propriétaires se réunissent, la réunion est consignée dans un compte rendu. Ces documents racontent les décisions prises, les sujets débattus et les projets annoncés. Ils servent à comprendre la vie de l'immeuble au fil du temps.

Les états financiers et les budgets. Ils montrent comment l'argent du syndicat est géré, à quoi il sert et quels sont les projets de dépenses. Ils servent à comprendre la santé financière du syndicat. Pour les lire, vous pouvez demander l'aide de votre comptable.

Les rapports sur l'immeuble. Il s'agit des rapports d'inspection ou d'expertise qui concernent les parties communes : structure, toiture, stationnement, équipements. Ils servent à connaître l'état de l'immeuble au-delà de votre unité.

Les contrats et les assurances du syndicat. Le syndicat peut conclure des contrats pour l'entretien, la gestion, les services, et souscrire des assurances pour l'immeuble. Ces documents servent à savoir qui fait quoi, à quelles conditions, et ce qui est couvert. Pour comprendre la portée d'une assurance, posez la question à un professionnel de l'assurance ou à votre notaire.

La correspondance et les avis. Les lettres du syndicat aux propriétaires, les annonces de travaux, les rappels : ils racontent ce qui se passe dans l'immeuble depuis l'extérieur de votre unité.

L'ESSENTIEL — l'unité n'est que la moitié du dossier

En copropriété, le dossier de l'unité raconte l'histoire de votre espace. Les documents du syndicat racontent celle de l'immeuble. Pour comprendre ce que vous achetez ou vendez, il faut les deux.

Les documents de votre unité, côté copropriété

Le dossier de votre unité contient lui aussi des documents propres à la copropriété. Quand vous vendez, vous voulez les rassembler avec ceux du syndicat. Pensez aux avis que le syndicat vous a envoyés, aux factures de vos charges, aux lettres au sujet de travaux dans l'immeuble, aux reçus de vos paiements au syndicat et à toute correspondance avec le gestionnaire. Rangez-les ensemble, dans la chemise « Syndicat », par ordre de date.

Ces pièces montrent votre relation avec le syndicat telle qu'elle a vécu : ce qu'on vous a communiqué, ce que vous avez payé, ce que vous avez demandé. Un acheteur n'a pas à les lire une à une, mais il est rassurant de savoir qu'elles existent. Pour savoir lesquelles joindre au dossier de vente, demandez à votre courtier.

CAS CONCRET — dossier fictif

Camille imagine déjà le jour où elle revendra son condo. Elle crée dès maintenant une chemise « Syndicat » et y glisse le premier document du syndicat qu'elle reçoit. Elle écrit sur la chemise la date de cette réception. Dans quelques années, elle n'aura pas à tout reconstituer.

Ce que ce livre ne dit pas

Ce livre ne dit pas quels documents le syndicat doit conserver, lesquels il doit remettre, à qui ni à quelles conditions. Il ne décrit pas leur contenu technique ni leurs obligations légales. Ces questions sont des questions pour le syndicat, pour son gestionnaire, pour votre courtier et pour votre notaire.

ATTENTION — détenir un document, ce n'est pas le remettre aussitôt

Ne présumez pas que tout vous sera remis du premier coup, ni qu'on vous cache quelque chose si une pièce tarde. Demandez à votre courtier ce que la démarche prévoit dans votre cas et à qui s'adresser.

6.2 Comment les demander

Qui demande quoi, à qui

La demande suit un chemin simple. Que vous soyez vendeur ou acheteur, votre courtier est l'une des premières personnes à qui vous parlez. Il connaît la démarche, il sait à qui s'adresser et il peut faire circuler la demande.

Si vous vendez. Vous êtes en contact avec votre syndicat ou son gestionnaire. Votre courtier vous dira quels documents rassembler et comment les demander. Certains documents sont peut-être déjà dans vos papiers : procès-verbaux reçus, avis, états financiers envoyés aux propriétaires.

Si vous achetez. Votre courtier vous dira comment la demande se fait et par qui. Vous recevez les documents que le syndicat remet. Si une pièce manque, vous le dites à votre courtier, qui relance.

Dans tous les cas, demandez par écrit. Notez la date de la demande, le nom de la personne contactée et ce que vous avez demandé. Gardez la réponse. C'est un petit effort qui vous évite les malentendus.

Une demande claire

Une demande utile est précise. Voici un modèle de formulation, à adapter, sans mot juridique.

LE FORMULAIRE — une demande de documents au syndicat, à adapter

Objet : demande de documents — [adresse de l'immeuble], unité [numéro]

Madame, Monsieur,

Dans le cadre d'une transaction concernant l'unité [numéro], je souhaite consulter les documents suivants : les règles de l'immeuble, les derniers procès-verbaux d'assemblée, les derniers états financiers et le budget, les rapports sur l'état de l'immeuble et la liste des contrats et assurances du syndicat.

Pouvez-vous m'indiquer comment les obtenir, dans quels délais et à quelles conditions ? Je vous remercie de votre réponse par écrit.

(Vos nom, coordonnées et date.)

Ce courrier ne cite aucune règle et ne prétend rien. Il demande, il note, il attend la réponse.

Les délais et les frais

Un syndicat peut demander du temps pour réunir ses documents, et un gestionnaire peut demander des frais pour certaines copies. Ne présumez rien : posez la question dans votre demande. Si la transaction avance vite, parlez-en à votre courtier, qui saura comment ajuster la démarche. Ce livre ne donne aucun délai ni aucun montant.

CAS CONCRET — dossier fictif

Camille remarque que la pile ne contient aucun procès-verbal d'assemblée. Elle l'écrit sur une liste et l'indique à son courtier. Celui-ci fait la demande au courtier du vendeur. Camille garde dans son dossier la date de la demande et le nom de la personne qui l'a reçue. Quand les documents arrivent, elle les met dans une chemise « Syndicat » et note ce qui manque encore.

Si une pièce n'arrive pas

Un document qui tarde n'est pas une preuve de problème. Il peut s'être égaré, être en préparation ou dépendre d'une personne absente. Voici comment réagir.

1. Relancez par écrit, en rappelant la date de la première demande.
2. Demandez à votre courtier comment la démarche prévoit ce cas.
3. Notez la situation dans votre dossier.
4. Ne tirez aucune conclusion : une absence de document est une question, pas une réponse.
5. Parlez-en à votre notaire et demandez-lui comment protéger la transaction quand une pièce manque.

6.3 Les lire avec méthode

Avant de lire : se donner un cadre

Les documents d'un syndicat peuvent être longs, techniques et nombreux. Si vous les attaquez sans méthode, vous risquez de vous perdre ou de vous inquiéter pour rien. Donnez-vous un cadre.

1. Classez d'abord. Une pile de documents devient une chemise par famille : règles, procès-verbaux, états financiers, rapports, contrats, correspondance.
2. Notez les dates. Chaque document décrit une période. Ne mélangez pas un document récent et un ancien.
3. Lisez dans l'ordre chronologique. Les procès-verbaux se lisent du plus ancien au plus récent : on voit comment un sujet apparaît, évolue et se règle.
4. Surlignez deux choses. Les décisions prises et les projets annoncés. Ce sont elles qui vous concernent.
5. Écrivez vos questions dans la marge ou sur une feuille à part.

Ce qu'on cherche, famille par famille

Dans les règles de l'immeuble : ce qui touche votre vie quotidienne et vos projets. Si certaines règles vous surprennent, notez-les et posez la question au courtier.

Dans les procès-verbaux : les sujets qui reviennent d'une assemblée à l'autre, les projets annoncés, les discussions sur l'état de l'immeuble. Un sujet qui se répète mérite une question. Un projet annoncé aussi.

Dans les états financiers et le budget : pour comprendre comment le syndicat gère son argent. Cette lecture est technique. Si vous n'êtes pas à l'aise, demandez de l'aide à votre comptable : ce livre ne la fait pas à votre place.

Dans les rapports sur l'immeuble : l'état des parties communes, les recommandations, les suites données. Appliquez la méthode du chapitre 5 : points signalés, suites, questions.

Dans les contrats et les assurances : qui fait quoi et ce qui est couvert. Notez les noms et les coordonnées. Pour la portée d'une assurance, interrogez un professionnel de l'assurance ou votre notaire.

CAS CONCRET — dossier fictif

Camille reçoit enfin les procès-verbaux. Elle les lit du plus ancien au plus récent. Elle remarque qu'un sujet, la toiture de l'immeuble, revient d'une assemblée à l'autre. Elle ne conclut rien. Elle surligne chaque mention, note les dates et rédige une question pour son courtier : où en est ce sujet, et qui peut me renseigner ?

Rencontrer le syndicat ou son gestionnaire

Une conversation vaut parfois mieux qu'un document. Si l'occasion se présente, par l'intermédiaire de votre courtier, de poser vos questions de vive voix à une personne qui connaît l'immeuble, préparez-vous comme pour un rendez-vous avec un professionnel.

• Apportez votre tableau de lecture et vos questions écrites.
• Écoutez avant de conclure. Une explication peut changer la lecture d'un passage.
• Prenez des notes et demandez, au besoin, une confirmation écrite de ce qui a été dit.
• Restez sur les faits. Vous cherchez à comprendre, non à débattre.
• Informez ensuite votre courtier, qui dira s'il y a lieu de relancer par écrit.

Les pièges de la lecture

Tirer une conclusion d'une phrase. Un procès-verbal résume. Une phrase isolée peut avoir un contexte que vous n'avez pas. Cherchez-le avant de vous inquiéter ou de vous rassurer.

Prendre un document pour tout le portrait. Chaque document couvre une partie de la vie de l'immeuble. Ensemble, ils donnent une idée plus juste.

Ignorer ce qui manque. Un document absent est une information. Notez-le.

Se lancer dans des calculs. Les chiffres d'un syndicat se comprennent mieux avec l'aide d'un comptable. Ce livre n'en fait aucun et ne donne aucun ordre de grandeur.

Lire seul ce qui engage votre argent. Si une lecture soulève une question sur ce que vous devrez payer ou décider, parlez-en à votre courtier et à votre notaire avant de vous engager.

Un cadre de lecture à remplir

Un petit tableau peut vous aider. Il compte trois colonnes : le document, ce qu'il m'apprend, ce que je veux demander.

Remplissez-le en lisant. À la fin, vous avez une feuille d'une page qui résume votre lecture et prépare vos questions.

6.4 Les questions à poser au syndicat et au courtier

Au syndicat ou à son gestionnaire

• Quels documents pouvez-vous me remettre, et par quel moyen ?
• Dans quels délais et à quelles conditions ?
• Pouvez-vous me confirmer que cette copie est la plus récente ?
• Y a-t-il des documents en préparation, comme un rapport ou un budget, que je devrais attendre ?
• Y a-t-il des projets annoncés dans l'immeuble ? Où en sont-ils ?
• À qui puis-je poser mes questions sur un point précis des procès-verbaux ?

Au courtier

Si vous achetez :

• Quels documents du syndicat voulez-vous que je lise en priorité ?
• Qui doit faire la demande au syndicat et comment ?
• Comment présenter une question qui vient de ma lecture ?
• Que faire si un document tarde ou manque ?

Si vous vendez :

• Quels documents du syndicat voulez-vous que je rassemble avant la mise en marché ?
• Comment les demander au syndicat ou à son gestionnaire ?
• Comment répondre à un acheteur qui pose une question à laquelle je n'ai pas de réponse écrite ?

Au notaire

• Parmi les documents du syndicat, lesquels voulez-vous recevoir avant la signature ?
• Comment protéger la transaction si un document manque ?
• Comment faire expliquer un passage des règles de l'immeuble ou des procès-verbaux dont la portée m'échappe ?

Au comptable

• Pouvez-vous m'aider à lire les états financiers et le budget du syndicat ?
• Que dois-je demander au syndicat pour mieux les comprendre ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le syndicat ou son gestionnaire, pour obtenir ses documents et les expliquer. Le courtier immobilier, pour savoir quels documents demander et comment. Le notaire, pour la portée juridique des règles de l'immeuble et des procès-verbaux, et pour protéger la transaction. Le comptable, pour lire les états financiers. Pour comprendre le contexte d'un achat ou d'une vente en copropriété, voir aussi le livre qui lui est consacré (→ livre I6).

Préparer votre dossier de copropriété

Avant de rencontrer votre courtier ou votre notaire, rassemblez ce que vous avez : chemise « Syndicat », tableau de lecture rempli, liste des documents manquants, liste de vos questions. Dites clairement ce que vous avez demandé, à qui, à quelle date et ce que vous avez reçu. Une rencontre bien préparée avance plus vite.

Les erreurs qui coûtent cher

• Ne regarder que l'unité. Une unité sans les documents de l'immeuble est une moitié de dossier. Demandez les deux.
• Demander oralement. Une demande verbale s'oublie. Écrivez, datez, gardez la réponse.
• Tirer une conclusion d'une phrase. Un procès-verbal est un résumé. Cherchez le contexte avant de vous inquiéter.
• Se lancer seul dans les chiffres. Les états financiers d'un syndicat se lisent mieux avec un comptable.
• Conclure qu'on vous cache quelque chose parce qu'un document tarde. Relancez, notez, demandez au courtier.
• Ignorer un sujet qui revient. Un thème qui réapparaît d'une assemblée à l'autre mérite une question.
• Oublier de classer. Sans chemises et sans dates, les documents d'un syndicat se mélangent.
• Décider avant d'avoir posé vos questions. Si une lecture vous laisse un doute sur ce que vous devrez payer ou décider, parlez-en au courtier et au notaire avant de vous engager.

À retenir

• En copropriété, le dossier compte deux moitiés : celui de l'unité et celui de l'immeuble, détenu par le syndicat.
• Les documents du syndicat se rangent en familles : règles de l'immeuble, procès-verbaux, états financiers et budgets, rapports, contrats et assurances, correspondance.
• On les demande par écrit, par l'intermédiaire du courtier, au syndicat ou à son gestionnaire. Ce livre ne dit pas ce qui doit être remis.
• On les lit avec méthode : classer, dater, lire dans l'ordre, surligner, noter ses questions.
• Un document qui manque ou qui tarde est une question, pas une conclusion.
• Pour les chiffres, le comptable ; pour la portée juridique, le notaire ; pour la démarche, le courtier.

Votre plan d'action

1. Rassemblez les documents de l'unité et ceux du syndicat que vous avez déjà.
2. Dressez la liste des familles de documents du syndicat, et cochez ce que vous avez.
3. Demandez par écrit ce qui manque, par l'intermédiaire de votre courtier, en gardant la date et le nom du contact.
4. Classez chaque document dans une chemise identifiée « Syndicat », par famille.
5. Lisez dans l'ordre chronologique, en surlignant les décisions et les projets annoncés.
6. Remplissez le tableau de lecture : document, ce qu'il m'apprend, ce que je veux demander.
7. Posez vos questions au syndicat, au courtier, au comptable et au notaire, et notez les réponses.
8. Ajoutez le résultat à votre tableau de suivi du chapitre 10.

Questions à poser

Au syndicat ou à son gestionnaire :

• Quels documents pouvez-vous me remettre, dans quels délais et à quelles conditions ?
• Y a-t-il des projets annoncés dans l'immeuble ?
• À qui poser mes questions sur un point précis ?

Au courtier :

• Quels documents du syndicat lire en priorité ?
• Qui fait la demande, et comment ?

Au notaire :

• Quels documents du syndicat voulez-vous avant la signature ?
• Comment protéger la transaction si un document manque ?

Au comptable :

• Pouvez-vous m'aider à lire les états financiers et le budget ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi dit-on que le dossier d'un condo a deux moitiés ?
2. Nommez trois familles de documents que détient un syndicat.
3. Pourquoi demander les documents par écrit ?
4. Comment lit-on des procès-verbaux avec méthode ?
5. Un document tarde à arriver : que faites-vous, et que ne faites-vous pas ?
6. À qui demandez-vous de l'aide pour lire des états financiers ?

Réponses

1. Parce que le dossier de l'unité raconte l'histoire de votre espace, et que celui du syndicat raconte celle de l'immeuble qu'on partage.
2. Par exemple les règles de l'immeuble, les procès-verbaux des assemblées, les états financiers et le budget, les rapports sur l'immeuble, les contrats et assurances.
3. Parce qu'un écrit fixe la date, la personne contactée et ce qui a été demandé, et se conserve.
4. En les classant, en notant les dates, en les lisant du plus ancien au plus récent, en surlignant décisions et projets annoncés, et en écrivant ses questions.
5. Vous relancez par écrit, vous en parlez au courtier et vous notez la situation ; vous ne tirez aucune conclusion.
6. À votre comptable.

Pour aller plus loin

• Votre syndicat de copropriété ou son gestionnaire — pour obtenir ses documents et en comprendre le sens.
• Votre courtier immobilier — pour savoir quels documents demander et comment (→ livre I6).
• Votre notaire — pour la portée juridique des documents et la protection de la transaction.
• Votre comptable — pour la lecture des états financiers.
• Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) — l'information destinée au public sur le courtage immobilier.
• Dans cette collection : → livres I6 et M1 pour l'achat et la vente en copropriété et le rôle du notaire.

Chapitre 7 — Pour un immeuble locatif : les baux et les renseignements

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Hassan possède un petit immeuble locatif, et il a décidé de mettre de l'ordre dans ses papiers. Il ouvre un tiroir et y trouve des baux, certains signés, d'autres non. Dans une enveloppe, des lettres de locataires. Dans son ordinateur, un tableau de loyers qu'il tient à jour de façon irrégulière. Sur son téléphone, des photos de pièces et des messages d'un locataire qui a déménagé. Rien n'est vraiment perdu, mais rien n'est ensemble.

Un immeuble locatif ajoute un volet entier au dossier de propriété : celui des personnes qui y habitent et des revenus qu'il produit. Ce volet intéresse le propriétaire qui gère, l'acheteur qui compare, le courtier qui présente et le notaire qui prépare la transaction. Il touche aussi des renseignements personnels sur des tiers, les locataires, qui méritent des égards particuliers.

Ce chapitre présente, par leur utilité, les documents d'un immeuble locatif : les baux, les relevés de revenus et de dépenses, la correspondance avec les locataires. Il ne contient aucune règle, aucun chiffre, aucune donnée sur les droits des locataires ou des propriétaires : ces questions vont au courtier et au notaire. Le dossier est fictif : Hassan, propriétaire d'un petit immeuble locatif.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• nommer les documents propres à un immeuble locatif et expliquer à quoi ils servent ;
• les rassembler et les ranger de façon claire ;
• distinguer les documents qui concernent l'immeuble de ceux qui touchent des personnes ;
• manipuler avec soin les renseignements des locataires ;
• préparer vos questions au courtier et au notaire.

Pourquoi c'est important

Un immeuble locatif est une propriété qui produit un revenu. Un acheteur qui le regarde ne se demande pas seulement dans quel état il se trouve, il se demande aussi qui l'habite, à quelles conditions et avec quels résultats. Les documents qui répondent à ces questions sont les baux et les relevés. Sans eux, la discussion repose sur la parole.

Pour le propriétaire, ces documents sont des outils de gestion. Ils lui permettent de savoir qui occupe quoi, depuis quand et à quelles conditions. Ils lui permettent de suivre ses revenus et ses dépenses. Ils lui permettent aussi de répondre aux questions des acheteurs, du courtier et du notaire avec des pièces plutôt que des souvenirs.

Mais ces documents portent des renseignements sur des personnes qui ne sont pas parties à la transaction. Les locataires ont des noms et des coordonnées, et leurs dossiers peuvent contenir d'autres renseignements sur leur situation. Les montrer à n'importe qui, n'importe comment, n'est pas anodin. Le chapitre 9 parle du partage prudent ; celui-ci explique pourquoi la prudence compte ici plus qu'ailleurs.

7.1 Les baux en vigueur

Le bail, en mots simples

Un bail est le contrat par lequel un propriétaire loue un logement à un locataire. Il identifie les parties, décrit le logement, indique la période de la location et les conditions convenues. Chaque logement loué a son bail, que vous pouvez ranger dans sa propre chemise.

DÉFINITION — bail

Le contrat conclu entre un propriétaire et un locataire pour la location d'un logement. Il fixe les conditions de la location. Chaque bail a son propre contenu et ses propres documents d'accompagnement : ce livre ne le décrit pas. Pour comprendre un bail précis, posez la question à votre courtier ou à votre notaire.

À quoi servent les baux dans votre dossier

Savoir qui habite quoi. Les baux donnent la liste des logements loués, des personnes qui les occupent et des conditions convenues. C'est la carte humaine de l'immeuble.

Répondre aux questions d'un acheteur. Un acheteur d'immeuble locatif veut voir comment l'immeuble est loué. Les baux, lus avec les relevés de revenus, lui donnent une image. Votre courtier vous dira comment les présenter et à quel moment.

Préparer la transaction. Le notaire et le courtier peuvent avoir besoin de consulter les baux. Savoir où ils sont et en avoir des copies complètes évite les retards.

Suivre la vie de la location. Un bail raconte aussi une histoire : renouvellements, avis, modifications convenues. Les documents qui l'accompagnent complètent le portrait.

Ce qu'on range avec chaque bail

Pour chaque logement, créez une chemise. Elle contient :

• le bail signé, complet, avec toutes ses pages et ses annexes ;
• les documents d'accompagnement : avis, lettres, ententes écrites, modifications convenues ;
• la correspondance avec le locataire : courriels, messages, notes ;
• les relevés de paiement du logement, ou une référence à l'endroit où ils sont ;
• les constats d'état du logement, s'il y en a, avec les photos ;
• une note d'une page : qui, depuis quand, ce qui est convenu, ce qui reste à clarifier.

Une chemise par logement, rangée dans un classeur ou un dossier numérique, vous donne un portrait clair et rapide. Chaque logement est identifié de la même façon, par exemple par son numéro ou son étage.

CAS CONCRET — dossier fictif

Hassan crée une chemise pour chacun de ses logements. En les remplissant, il s'aperçoit qu'il lui manque une page d'un bail et un document d'accompagnement pour un autre. Il ne conclut rien : il note les deux manques sur sa liste. Il se demandera auprès de son courtier comment procéder pour les compléter, et s'adressera au notaire pour toute question sur la valeur d'un bail incomplet.

Un tableau récapitulatif des logements

En plus des chemises, un petit tableau d'une page donne une vue d'ensemble. Une ligne par logement, quelques colonnes simples : le logement, le nom du ou des occupants, la période couverte par le bail, l'endroit où se trouve la chemise, ce qui manque. Le tableau ne remplace pas les documents : il sert de table des matières.

Gardez-le à jour chaque fois qu'un bail change. Quand un courtier ou un notaire vous demande où en est l'immeuble, vous le sortez, et la conversation avance. Pour savoir quelles colonnes sont utiles à votre transaction, demandez à votre courtier : il connaît les questions que les acheteurs posent.

Ce tableau contient lui aussi des renseignements sur les locataires. Traitez-le avec les mêmes précautions que les baux (section 7.3).

Les baux incomplets ou verbaux

Un bail peut être incomplet : une page manque, ou certaines conditions n'ont été convenues que de vive voix. Ne tentez pas de réparer vous-même ce qui manque, et n'écrivez pas après coup des conditions que vous croyez avoir convenues. Notez ce que vous savez, avec des mots comme « à ma connaissance » et la date de votre note. Puis posez la question à votre courtier et à votre notaire : la meilleure façon de présenter la situation relève d'eux.

Ce livre ne dit pas ce qu'un bail oral vaut, ni comment compléter un bail. Il vous aide à repérer ce que vous avez et ce qui manque.

Les avis et les changements

Tout au long de la location, des avis circulent : changements de conditions, communications du propriétaire, réponses du locataire. Gardez-les avec le bail correspondant, dans l'ordre chronologique. Si vous avez des doutes sur la forme que doit prendre un avis, ou sur ce qu'il peut contenir, c'est une question pour votre notaire ou pour un avocat. Ce livre ne décrit ni forme ni contenu.

L'ESSENTIEL — une chemise par logement

Le bail, ses annexes, les avis, la correspondance et une note : tout ce qui concerne un logement se retrouve au même endroit. L'acheteur, le courtier et le notaire peuvent s'y retrouver sans que vous ayez à tout expliquer.

7.2 Les revenus et les dépenses de l'immeuble

Les relevés de revenus

Un immeuble locatif produit des revenus. Pour les montrer, il faut des pièces. Les relevés de revenus sont les documents qui résument ce qui a été encaissé et à quel titre. Ils peuvent prendre la forme d'un tableau tenu par vous, de relevés bancaires, de reçus ou d'états produits par un gestionnaire.

DÉFINITION — relevé de revenus

Un document, papier ou numérique, qui indique les sommes encaissées pour les loyers d'un immeuble, avec les périodes visées. Il peut être préparé par le propriétaire, un comptable ou un gestionnaire. Sa présentation varie : ce livre n'en fixe aucune. Pour savoir ce que votre acheteur ou votre courtier voudra voir, posez la question à votre courtier.

À quoi servent-ils ?

À montrer les résultats de l'immeuble. Un acheteur qui compare des immeubles veut voir ce qu'un immeuble rapporte. Les relevés lui permettent de comparer des faits plutôt que des promesses. Les chiffres, ce livre n'en donne aucun : ils dépendent de votre immeuble.

À repérer les écarts. Si les baux et les relevés ne concordent pas, vous avez une question à poser. Un loyer inscrit au bail et un autre au relevé ne signifient pas forcément une erreur, mais ils méritent d'être expliqués.

À répondre sans improviser. Quand un courtier ou un notaire vous demande ce que rapporte l'immeuble, vous répondez avec une pièce. Vous évitez les approximations.

Les relevés de dépenses

Un immeuble coûte aussi de l'argent : taxes, assurances, entretien, réparations, services, frais de gestion. Les relevés de dépenses regroupent les pièces qui montrent ce qui a été payé. Les comptes de taxes du chapitre 3 en font partie, de même que les factures de travaux du chapitre 4.

Rangez les dépenses par catégories claires. Dans chaque catégorie, gardez les factures et les relevés correspondants. Ne vous lancez pas dans des calculs : le traitement comptable et fiscal de ces dépenses est l'affaire de votre comptable. Ce livre n'explique ni leur déductibilité ni leur forme de présentation.

Lier les revenus, les dépenses et les documents

Un bon dossier locatif relie les chiffres aux pièces. Pour chaque ligne importante d'un relevé, vous devriez pouvoir retrouver le document d'origine : un reçu, une facture, un relevé bancaire. Ce lien rend votre dossier crédible et vous aide à répondre aux questions. Il évite aussi les surprises quand un acheteur ou un professionnel demande de voir d'où vient un chiffre.

ATTENTION — ne présentez pas des chiffres que vous ne pouvez pas appuyer

Un chiffre sans pièce justificative est fragile. Si vous n'êtes pas certain d'un montant, dites-le et cherchez le document. Ne présentez à un acheteur que ce que vous pouvez appuyer, et demandez à votre courtier comment décrire ce qui est incertain.

CAS CONCRET — dossier fictif

Hassan tient depuis longtemps un tableau de loyers dans son ordinateur. Il décide de relier chaque mois à un relevé bancaire. En le faisant, il repère une période où le tableau ne correspond pas à ses relevés : il avait corrigé la mauvaise colonne. Il rectifie son tableau et garde une note de la correction. Il en parle à son comptable, qui dira quoi conserver pour ses déclarations.

Une année en un coup d'œil

Pour voir clair, préparez pour chaque période de douze mois une feuille de synthèse : d'un côté les catégories de revenus, de l'autre les catégories de dépenses, avec en dessous la liste des pièces à l'appui. Cette feuille n'est pas un état financier. C'est un aide-mémoire, que vous construisez avec votre comptable si vous le souhaitez. Elle vous aide à répondre aux questions de base sans fouiller dans vingt chemises, et elle montre à tout lecteur que vos chiffres reposent sur des documents.

Si l'immeuble a changé de configuration en cours de période, par exemple un logement vacant ou en travaux, notez-le sur la feuille, avec une explication courte. Un écart expliqué inquiète moins qu'un écart découvert.

Qui peut vous aider

Le comptable vous aide à tenir vos livres, à classer vos dépenses et à comprendre ce que vous pouvez conserver et présenter. Toute question de fiscalité va à lui.

Le courtier vous dit comment présenter vos revenus et vos dépenses à un acheteur, et quels documents joindre.

Le notaire précise les documents dont la transaction a besoin et la façon de les transmettre.

7.3 Protéger les renseignements des locataires

Pourquoi cette section existe

Les documents d'un immeuble locatif contiennent des renseignements sur des personnes : noms, coordonnées, historique de paiement, et possiblement des références. Ces personnes ne participent pas à la vente et n'ont pas choisi que leurs renseignements circulent. La prudence s'impose donc : ne partagez que ce qui est nécessaire, avec les personnes qui en ont besoin, et protégez le reste.

Ce livre ne décrit aucune règle sur la protection des renseignements personnels et n'en interprète aucune. Il rappelle simplement qu'il existe des règles et que la bonne démarche est de demander à votre courtier et à votre notaire ce qui s'applique avant de partager quoi que ce soit. Pour le contexte général de la protection des renseignements personnels dans une transaction, voir le livre qui lui est consacré (→ livre N6).

Des gestes de prudence

Demandez avant de partager. Avant de transmettre des baux ou des relevés à un acheteur potentiel, demandez à votre courtier quoi montrer, quand et à qui.

Limitez ce que vous partagez. Il peut ne pas être nécessaire de montrer tous les renseignements d'un document. Demandez à votre courtier et à votre notaire ce qui est utile, et ce qui peut rester de côté.

Gardez les documents en lieu sûr. Un classeur fermé à clé, un dossier numérique protégé : ce que vous gardez doit être à l'abri des regards.

Évitez les circuits improvisés. N'envoyez pas un bail par un moyen que vous ne contrôlez pas, ni à une personne dont vous ne connaissez pas le rôle. Demandez à votre courtier comment procéder.

Ne gardez pas plus que nécessaire. Si vous avez accumulé des pièces dont vous n'avez pas besoin, demandez à votre notaire ou à un conseiller comment les traiter. Ne détruisez rien sans avoir posé la question.

Informez-vous des attentes des locataires. Un locataire peut s'interroger sur ce qui se fait avec ses renseignements. Si la question se pose, répondez sans improviser : prenez conseil.

ATTENTION — les locataires ne sont pas des tiers anonymes

Derrière chaque bail, il y a une personne qui habite l'immeuble. Un document qui contient ses renseignements ne se traite pas comme une facture. Demandez avant de partager, et gardez en tête que les locataires méritent des égards.

Dans la pratique, avec un acheteur

Quand un acheteur s'intéresse à un immeuble locatif, il voudra voir des baux et des relevés. Votre courtier vous dira à quel moment montrer quoi, avec quelles précautions et sous quelle forme. Faites-le travailler sur ce point plutôt que d'improviser. Vous protégez ainsi vos locataires, votre vente et vous-même.

CAS CONCRET — dossier fictif

Un acheteur potentiel demande à Hassan de lui envoyer tous les baux par courriel. Hassan ne répond pas tout de suite. Il appelle son courtier, qui lui explique la façon d'organiser la démarche, et il suit ses conseils. Il consigne dans son dossier la date de la demande, ce qui a été convenu et ce qui a été transmis. Il peut ainsi dire, en cas de question, ce qui a été transmis et à qui.

7.4 Les questions à poser au courtier et au notaire

Au courtier

À propos des baux :

• Quels baux et quels documents d'accompagnement voulez-vous voir avant la mise en marché ?
• À quel moment et sous quelle forme les présenter à un acheteur ?
• Comment présenter un bail incomplet ou une entente verbale ?

À propos des revenus et des dépenses :

• Quels relevés de revenus et de dépenses faut-il préparer ?
• Comment présenter un chiffre dont je suis moins certain ?
• Faut-il mettre mes relevés en forme avant de les montrer ?

À propos des renseignements des locataires :

• Que peut-on montrer à un acheteur potentiel, à quel moment et par quel moyen ?
• Comment limiter ce qui est partagé ?
• Comment consigner ce qui a été transmis ?

Au notaire

• Parmi les baux et les relevés, lesquels voulez-vous au dossier de la transaction ?
• Comment présenter un bail dont une page manque ?
• Que faire des renseignements de locataires que je n'ai plus besoin de garder ?
• Comment transmettre les documents à l'acheteur en protégeant les locataires ?

Au comptable

• Comment tenir mes relevés de revenus et de dépenses pour mon immeuble ?
• Quels documents voulez-vous recevoir en fin d'année ?
• Pouvez-vous m'aider à relier mes tableaux à des pièces justificatives ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le courtier immobilier, pour savoir quoi présenter, à quel moment et avec quelles précautions. Le notaire, pour les documents utiles à la transaction et la façon de les transmettre. Le comptable, pour tenir les relevés et répondre aux questions de fiscalité. Pour tout ce qui concerne les droits et les obligations d'un propriétaire ou d'un locataire, consultez un professionnel du droit : ce livre ne les décrit pas.

Préparer votre dossier locatif

Avant de rencontrer votre courtier, préparez les éléments suivants : une chemise par logement, un tableau de loyers relié à vos relevés, une liste de vos dépenses par catégorie avec les pièces, et une liste de vos questions. Notez ce qui est incomplet. Dites-le simplement : un dossier honnête avance plus vite qu'un dossier qui cache ses trous.

Les erreurs qui coûtent cher

• Laisser les baux éparpillés. Un bail dans un tiroir, un autre dans un courriel, un troisième chez un ancien gestionnaire : rassemblez-les.
• Compléter un bail après coup. N'écrivez pas ce que vous croyez avoir convenu. Notez ce que vous savez et demandez conseil.
• Présenter des chiffres sans pièces. Un montant que vous ne pouvez pas appuyer affaiblit votre dossier. Cherchez le document.
• Envoyer des baux à n'importe qui. Les renseignements des locataires se partagent avec prudence, après avoir demandé conseil.
• Mélanger les dossiers des logements. Une chemise par logement évite les confusions.
• Garder tout, sans ordre ni limite. Un dossier trop chargé devient inutilisable. Demandez à votre notaire quoi conserver.
• Poser une question fiscale au courtier. Elle va au comptable.
• Oublier que les locataires sont des personnes. Informez-vous de ce que vous pouvez faire et ne pas faire avec leurs renseignements.

À retenir

• Un immeuble locatif ajoute au dossier un volet de baux, de relevés de revenus et de dépenses et de correspondance avec les locataires.
• Une chemise par logement : bail, documents d'accompagnement, correspondance, relevés, note.
• Reliez les chiffres aux pièces : un montant sans document est fragile.
• Les renseignements des locataires se manipulent avec soin : demandez au courtier et au notaire avant de partager.
• Ce livre ne décrit aucune règle de location ni de protection des renseignements : ces questions vont aux professionnels.
• Fiscalité et tenue de livres : le comptable.

Votre plan d'action

1. Rassemblez tous les baux, avec leurs annexes, avis et lettres.
2. Créez une chemise par logement et remplissez-la.
3. Notez ce qui manque ou est incomplet, sans le réparer vous-même.
4. Reliez votre tableau de revenus à vos relevés bancaires.
5. Classez vos dépenses par catégories, avec les factures et les relevés.
6. Rangez le tout en lieu sûr, papier ou numérique protégé.
7. Préparez vos questions pour le courtier, le notaire et le comptable avant toute communication à un tiers.
8. Ajoutez le résultat à votre tableau de suivi du chapitre 10.

Questions à poser

Au courtier :

• Quels baux et quels relevés voulez-vous voir, et à quel moment ?
• Que peut-on montrer à un acheteur et comment ?

Au notaire :

• Quels documents voulez-vous au dossier de la transaction ?
• Comment transmettre les documents en protégeant les locataires ?

Au comptable :

• Comment tenir mes relevés de revenus et de dépenses ?
• Quels documents voulez-vous en fin d'année ?

Vérifiez vos acquis

1. Quels documents composent la chemise d'un logement loué ?
2. À quoi servent les relevés de revenus dans un dossier ?
3. Pourquoi relier chaque chiffre à une pièce ?
4. Un bail est incomplet : que faites-vous, et que ne faites-vous pas ?
5. Avant de montrer des baux à un acheteur potentiel, que faites-vous ?
6. À qui va une question de fiscalité sur un immeuble locatif ?

Réponses

1. Le bail signé et complet, les documents d'accompagnement, la correspondance, les relevés de paiement, les constats d'état s'il y en a et une note d'une page.
2. À montrer les résultats de l'immeuble, à repérer les écarts avec les baux et à répondre sans improviser.
3. Parce qu'un chiffre sans pièce est fragile ; le lien rend le dossier crédible et évite les surprises.
4. Vous notez ce que vous savez et ce qui manque, puis vous posez la question au courtier et au notaire ; vous n'écrivez pas après coup des conditions que vous croyez avoir convenues.
5. Vous demandez à votre courtier quoi montrer, quand, à qui et sous quelle forme.
6. Au comptable.

Pour aller plus loin

• Votre courtier immobilier — pour savoir quoi présenter, à quel moment et avec quelles précautions.
• Votre notaire — pour les documents utiles à la transaction et la manière de les transmettre (→ livre M1).
• Votre comptable — pour la tenue des relevés et les questions de fiscalité.
• Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) — l'information destinée au public sur le courtage immobilier.
• Dans cette collection : → livres N6 et M1 pour les renseignements personnels dans une transaction et le rôle du notaire.

Chapitre 8 — Eau, énergie et installations : les documents utiles

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Martin descend au sous-sol avec une lampe de poche. Il cherche le mode d'emploi de la chaudière, dont il aura besoin pour le dossier. Il trouve des notices d'appareils, un schéma de plomberie dessiné à la main par un ancien propriétaire, un carnet où quelqu'un a noté des dates d'entretien. Josée, de son côté, se demande si leur dossier dit quelque chose de leur puits et de leur installation septique. Elle n'en est pas sûre.

Hassan se pose la même question à propos du chauffage de son immeuble. Il sait qu'il fonctionne. Il ne sait pas où est la dernière facture d'entretien, ni qui est venu la fois d'avant.

Ce chapitre vous aide à repérer les documents qui concernent l'eau, l'énergie, le chauffage et le bâtiment lui-même : plans, manuels, rapports d'entretien. Il les présente par leur utilité pratique. Il ne contient aucune règle, aucune norme, aucun chiffre : pour comprendre un équipement ou une installation, vous interrogez l'inspecteur en bâtiment ou votre courtier. Les dossiers sont fictifs : Josée et Martin, qui ont un puits et une installation septique, et Hassan, propriétaire d'un petit immeuble locatif.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• nommer les documents qui renseignent sur l'eau, l'énergie, le chauffage et le bâtiment ;
• expliquer à quoi sert chacun dans le cadre d'une vente ou d'un achat ;
• les rassembler, les classer et noter ce qui manque ;
• tenir un petit carnet d'entretien simple ;
• préparer vos questions à l'inspecteur en bâtiment et au courtier.

Pourquoi c'est important

Un bâtiment est un ensemble d'installations qui fonctionnent ensemble : l'eau qui arrive et qui s'en va, l'énergie qui chauffe et qui éclaire, les systèmes qui ventilent, la structure qui tient le tout. Ces installations ont chacune leur histoire : qui les a posées, quand, comment on les entretient. Cette histoire se trouve dans des documents.

Pour un acheteur, ces documents répondent à des questions concrètes. Comment la maison est-elle alimentée en eau ? Que doit-on entretenir ? Où trouver le mode d'emploi d'un appareil ? Pour un vendeur, ils permettent de répondre sans improviser et de montrer que l'immeuble a été suivi.

Ces documents se perdent facilement. Une notice jetée avec l'emballage, un carnet d'entretien rangé « quelque part », un plan resté chez un ancien propriétaire : rien de dramatique, mais ce sont des morceaux de mémoire. Un peu d'ordre aujourd'hui évite des recherches plus tard.

8.1 Les documents sur l'eau et l'installation septique

L'eau qui entre

Une propriété reçoit son eau d'une source, et cette source se documente. Selon l'immeuble, l'eau peut provenir d'un service de la municipalité ou d'un puits qui appartient à la propriété. Ce livre ne décrit ni les règles qui s'appliquent à l'un ou à l'autre, ni les vérifications à faire : pour savoir ce qui vaut pour votre immeuble, posez la question à votre courtier et à l'inspecteur en bâtiment.

Dans votre dossier, cherchez :

• les documents sur l'alimentation en eau : plans, factures d'installation, correspondance avec la municipalité s'il y en a ;
• les documents sur un puits, le cas échéant : date et auteur de l'installation, entretien, résultats d'analyses de l'eau, factures d'intervention ;
• les notices et factures des appareils liés à l'eau : chauffe-eau, adoucisseur, système de filtration ;
• les rapports d'inspection ou d'expertise qui parlent de l'eau (chapitre 5).

DÉFINITION — puits

Une installation qui permet de tirer l'eau d'une source souterraine pour alimenter une propriété. Les documents qui s'y rapportent aident à savoir comment l'installation a été faite, entretenue et vérifiée. Ce livre n'en décrit ni les règles ni les vérifications : posez la question à l'inspecteur en bâtiment.

L'eau qui sort : l'installation septique

Quand une propriété n'est pas raccordée à un réseau d'égout, elle peut avoir sa propre installation de traitement des eaux usées, qu'on appelle installation septique. Elle fait partie des éléments qu'un acheteur voudra connaître. Les documents qui la concernent racontent son histoire.

DÉFINITION — installation septique

Une installation, située sur la propriété, qui reçoit et traite les eaux usées d'un immeuble non raccordé à un réseau d'égout. Les documents qui la concernent aident à savoir de quoi elle est faite, quand elle a été posée et comment elle a été entretenue. Pour savoir ce qui s'applique à votre installation, posez la question à l'inspecteur en bâtiment ou à la municipalité.

Dans votre dossier, cherchez :

• les plans ou schémas de l'installation et son emplacement sur le terrain ;
• les factures d'installation, de réparation ou de remplacement, avec la date approximative et l'entreprise ;
• les rapports d'entretien ou d'intervention : vidanges, vérifications, avec les dates ;
• les échanges avec la municipalité à son sujet, le cas échéant ;
• les photos de l'installation et de son emplacement.

Ce livre ne dit pas à quelle fréquence on entretient ce type d'installation ni ce que la municipalité exige. Ces questions vont à l'inspecteur, à l'entreprise qui l'a posée et à la municipalité.

CAS CONCRET — dossier fictif

Josée et Martin ont un puits et une installation septique. En cherchant, Josée retrouve un schéma de l'installation septique dessiné par l'ancien propriétaire, deux factures d'entretien et une photo du puits. Elle ne retrouve aucun résultat d'analyse de l'eau. Elle l'écrit sur sa liste de manques. Elle ne conclut rien : elle demandera à son courtier ce qu'il vaut mieux présenter à un acheteur, et à l'inspecteur ce qu'il recommande de vérifier.

Quand l'immeuble est raccordé aux services de la municipalité

Si votre immeuble est raccordé à un réseau de la municipalité, les documents sont d'une autre nature. Vous n'avez pas de puits ni d'installation septique à décrire, mais la correspondance avec la municipalité, les avis qu'elle vous a envoyés au sujet des services et les factures de travaux touchant le raccordement gardent leur utilité. Rangez-les dans la chemise « Eau », avec les plans du sous-sol ou de la plomberie, s'il y en a.

Si vous ne savez pas comment votre immeuble est raccordé, ne le supposez pas : demandez-le à la municipalité ou à l'inspecteur. Cette information vaut la peine d'être écrite au dossier dès que vous la connaissez.

Photographier les installations

Les photos sont ici d'une grande aide. Photographiez, une fois, chaque installation importante : l'entrée d'eau, le chauffe-eau, le panneau électrique, l'appareil de chauffage, le couvercle ou l'emplacement de l'installation septique, la tête du puits, l'étiquette de chaque appareil. Une photo d'étiquette garde en mémoire le nom du fabricant, le modèle et la date, ce que vous oubliez si vite.

Nommez les fichiers clairement et rangez-les avec les documents de l'installation. Si vous ne pouvez pas accéder à un endroit en toute sécurité, ne forcez rien : demandez à un professionnel de le faire à votre place.

Un carnet pour l'eau

Pour garder la trace de ce qui se passe, tenez un petit carnet. Chaque fois qu'une intervention a lieu, notez-la.

• La date.
• Ce qui a été fait : vidange, entretien, réparation, remplacement.
• Qui l'a fait, avec ses coordonnées.
• Les documents reçus : facture, rapport.
• Ce qui est à prévoir, selon ce que le professionnel a dit.

Ce carnet est à vous. Il ne remplace rien d'officiel, mais il vous donne, en quelques lignes, une histoire que personne ne doit plus deviner.

ATTENTION — n'interprétez pas un résultat ou un schéma seul

Un résultat d'analyse, un schéma ou un rapport d'intervention peut contenir des termes que vous ne connaissez pas. Ne concluez rien de vous-même. Demandez à la personne qui l'a produit ou à l'inspecteur en bâtiment d'en expliquer le sens.

8.2 Les documents sur l'énergie et le chauffage

Ce qui chauffe et ce qui éclaire

L'énergie d'un immeuble passe par plusieurs systèmes : le chauffage, l'électricité et, selon l'immeuble, la climatisation ou la ventilation. Chacun a sa documentation. Les documents sur l'énergie aident à comprendre comment l'immeuble fonctionne et ce qu'il demande pour rester en état.

Dans votre dossier, cherchez :

• les notices et manuels des appareils de chauffage, de climatisation et de ventilation ;
• les factures d'installation et de remplacement, avec la date approximative et l'entreprise ;
• les rapports d'entretien : visites, nettoyages, vérifications, réparations ;
• les garanties liées à ces appareils (chapitre 4) ;
• les schémas de l'installation électrique ou du système de chauffage, s'ils existent ;
• les rapports d'inspection ou d'expertise qui en parlent (chapitre 5).

Les factures d'énergie

Les factures d'électricité ou de combustible racontent aussi une histoire : l'énergie que l'immeuble consomme au fil du temps. Un acheteur, particulièrement d'un immeuble locatif, peut vouloir les consulter. Pour savoir lesquelles garder, lesquelles montrer et comment les lire, demandez à votre courtier. Ce livre ne donne aucune donnée de consommation ni aucun montant.

L'ESSENTIEL — des manuels aux rapports, l'histoire d'un appareil

Pour chaque grand appareil, réunissez la notice, la facture d'installation, les rapports d'entretien et la garantie, si elle existe. À eux quatre, ils racontent d'où vient l'appareil et comment on l'a suivi.

L'entretien régulier

Un appareil entretenu laisse des traces : visites, rapports, factures. Ces traces valent la peine d'être gardées. Rangez-les dans la chemise de l'appareil, par ordre de date. Si vous n'avez aucune trace d'entretien, ne présumez rien et n'inventez rien : écrivez-le, et posez la question à l'inspecteur ou au courtier pour savoir comment le présenter.

Ce livre ne dit pas à quelle fréquence on entretient un appareil. Chaque appareil a ses indications, que le fabricant ou l'entreprise qui l'entretient peuvent donner.

CAS CONCRET — dossier fictif

Hassan retrouve dans un tiroir deux rapports d'entretien du système de chauffage de son immeuble. Il les met dans une chemise « Chauffage » avec la notice qu'il avait gardée. Il note qu'il lui manque la facture d'installation et les rapports de certaines années. Il appelle l'entreprise qui fait l'entretien, lui demande une copie de ses rapports et lui pose la question de l'avenir : que recommande-t-elle de surveiller ?

Les équipements récents ou particuliers

Si vous avez installé un équipement plus récent ou particulier, par exemple un système de chauffage différent ou un appareil de ventilation, la documentation compte encore plus. Gardez les notices, les factures, les garanties et les échanges avec l'entreprise. Un acheteur peut avoir des questions sur un équipement qu'il connaît moins. Un dossier complet l'aide à les formuler.

Ce livre ne parle ni de programmes d'aide, ni d'incitatifs, ni de règles propres à un type d'équipement. Pour ces sujets, interrogez l'entreprise qui a posé l'équipement et votre courtier.

8.3 Les documents sur le bâtiment

Les plans et les devis

Les plans montrent comment l'immeuble est construit ou comment il a été modifié. Un plan peut être celui de la construction d'origine, d'un agrandissement ou d'une rénovation. Les devis décrivent ce qui était prévu comme matériaux et comme travaux.

Ces documents servent à comprendre la structure, à se rappeler ce qui a été fait et à préparer de futurs projets. Gardez-les dans une chemise « Plans ». Si vous avez plusieurs plans d'époques différentes, identifiez-les par date.

DÉFINITION — plans et devis

Les plans sont des dessins qui montrent la disposition et la construction d'un immeuble ou d'une partie de celui-ci. Les devis sont des descriptions écrites des travaux et des matériaux prévus. Ensemble, ils aident à comprendre comment une construction ou une rénovation a été conçue. Pour lire un plan, demandez de l'aide à un professionnel qui en connaît la lecture.

Les manuels et les notices

Chaque appareil, chaque produit installé dans l'immeuble peut avoir sa notice. Elle explique comment l'utiliser et l'entretenir. Gardez-la avec les documents de l'appareil. Si vous ne l'avez plus, le fabricant ou un fournisseur peut peut-être vous en remettre une copie : posez la question. Une notice numérique, sauvegardée, vaut mieux qu'une notice perdue.

Les rapports d'entretien du bâtiment

Au-delà des appareils, le bâtiment lui-même demande de l'entretien : toiture, extérieur, fenêtres, fondations, éléments communs. Les rapports d'entretien, les factures et les photos de ces interventions complètent le portrait. Rangez-les par système ou par pièce, comme au chapitre 4.

Une vue d'ensemble : la liste des documents du bâtiment

Dressez une liste simple, avec ces colonnes : le document, l'endroit où il est, la date, ce qu'il manque. En la remplissant, vous voyez d'un coup d'œil ce que vous avez et ce qui vous échappe. Le chapitre 10 en donne un modèle.

CAS CONCRET — dossier fictif

Martin retrouve le plan de la maison, plié en huit, au fond d'un classeur. Il y a un plan de base et un second, plus récent, qui montre une modification. Il écrit une date approximative au dos de chacun. Il se demande si ces plans correspondent à l'état actuel de la maison. Il ne conclut rien : il posera la question à son courtier, et à son notaire si le sujet touche au certificat de localisation (chapitre 2).

Présenter ces documents à un acheteur

Quand vous vendez, les documents sur les installations aident l'acheteur à comprendre ce qu'il achète. Mais la façon de les présenter compte. Rassemblez-les dans un ordre logique : eau, énergie, bâtiment. Mettez en tête une page qui liste ce que vous avez et ce que vous n'avez pas. Soyez factuel : voici ce que j'ai, voici ce que je cherche encore.

Évitez de commenter la qualité des installations. Vous montrez des documents ; l'acheteur et son inspecteur feront leurs propres constats. Si l'acheteur pose une question à laquelle vous ne pouvez pas répondre avec un document, dites que vous allez vérifier, puis vérifiez. Votre courtier vous aidera à décider quels documents joindre au dossier de vente et à quel moment.

Quand vous achetez, demandez ces documents tôt. Un vendeur n'a pas toujours tout à portée de main, et certains documents sont plus longs à retrouver que d'autres.

Ce que ces documents ne disent pas

Les plans, les manuels et les rapports d'entretien ne disent rien de la conformité d'un immeuble aux règles, ni de la qualité d'un travail. Ils sont des repères, pas des preuves. Pour toute question sur ce qui est permis, exigé ou conforme, la bonne personne à interroger est la municipalité, l'inspecteur ou le notaire selon le cas. Le livre sur les vérifications diligentes présente la démarche à suivre (→ livre D6).

8.4 Les questions à poser au courtier et à l'inspecteur

À l'inspecteur en bâtiment

À propos de l'eau :

• Quels documents sur l'eau et sur l'installation septique voulez-vous voir avant ou pendant votre visite ?
• Que signifie cette mention de votre rapport au sujet de l'eau ou de l'installation septique ?
• Quels documents me conseillez-vous de rassembler pour la suite ?

À propos de l'énergie et du chauffage :

• Y a-t-il des appareils pour lesquels vous voudriez voir les rapports d'entretien ?
• Que recommandez-vous de surveiller dans ce système, et à quel moment faire revoir par un professionnel ?

À propos du bâtiment :

• Les plans que j'ai correspondent-ils à ce que vous avez observé ?
• Y a-t-il des éléments de la construction pour lesquels des documents seraient utiles ?

Au courtier

Si vous vendez :

• Quels documents sur l'eau, l'énergie et le bâtiment voulez-vous voir avant la mise en marché ?
• Comment présenter un document manquant, comme une analyse d'eau ou un rapport d'entretien ?
• Quels documents joindre au dossier de vente ?

Si vous achetez :

• Le vendeur a-t-il des documents sur l'eau, l'installation septique, le chauffage ou les plans ?
• Comment demander ceux qui manquent ?
• À quel moment parler de ces sujets à l'inspecteur ?

À l'entreprise ou au fabricant

• Pouvez-vous me remettre une copie de la notice, de la facture ou du rapport d'entretien ?
• Quelles indications d'entretien recommandez-vous pour cet équipement ?

Au notaire

• Parmi ces documents, lesquels voulez-vous au dossier de la transaction ?
• Que dire à un acheteur au sujet d'un document manquant ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

L'inspecteur en bâtiment, pour le sens d'un rapport et pour savoir quoi faire examiner. Le courtier immobilier, pour savoir quels documents présenter ou demander. La municipalité, pour toute question sur ce qui concerne le raccordement ou l'installation septique. L'entreprise ou le fabricant, pour les notices, les rapports d'entretien et les indications d'usage. Le notaire, pour la portée juridique d'un document. Ce livre ne dit rien des règles, des normes ni des vérifications.

Un petit carnet d'entretien

Pour finir, préparez un carnet, papier ou numérique, avec ces rubriques : ce qui a été fait, la date, la personne qui l'a fait, les documents reçus, ce qui est à prévoir. Commencez par ce dont vous vous souvenez. Complétez au fil du temps. Dans un an, vous serez heureux de l'avoir commencé.

Les erreurs qui coûtent cher

• Jeter les notices. Une notice perdue est une information de moins. Gardez-les, ou sauvegardez-en une copie numérique.
• Ne pas noter les entretiens. Un entretien sans trace ne prouve rien. Écrivez-le dans un carnet, même brièvement.
• Ne pas savoir d'où vient l'eau. Le raccordement ou le puits, l'installation septique ou l'égout : sachez ce que vous avez et retrouvez les documents.
• Interpréter un résultat seul. Une analyse, un schéma ou un rapport technique se fait expliquer.
• Présumer de ce qu'exige la municipalité. Demandez-le à la municipalité, par écrit.
• Oublier les plans. Même un vieux plan est un repère. Gardez-le, daté.
• Laisser l'historique dans la tête d'une seule personne. Écrivez-le : un carnet vaut mieux qu'un souvenir.
• Cacher un manque. Un document absent s'annonce, avec une note honnête. Demandez au courtier comment le présenter.

À retenir

• Les documents sur l'eau, l'énergie, le chauffage et le bâtiment racontent l'histoire des installations de l'immeuble.
• Pour l'eau, cherchez les documents sur l'alimentation, sur un puits ou sur une installation septique, le cas échéant : plans, factures, rapports d'entretien, analyses.
• Pour chaque grand appareil, réunissez la notice, la facture d'installation, les rapports d'entretien et la garantie.
• Plans, devis et manuels se rangent par date, dans des chemises identifiées.
• Un petit carnet d'entretien suffit pour garder la trace de ce qui est fait.
• Pour le sens d'un document technique, l'inspecteur ; pour la démarche, le courtier ; pour la portée juridique, le notaire.

Votre plan d'action

1. Faites le tour de l'immeuble et listez les installations : eau, évacuation, chauffage, électricité, ventilation, structure.
2. Rassemblez pour chacune les notices, factures, plans et rapports d'entretien.
3. Créez une chemise par installation ou par appareil, avec une fiche d'une page.
4. Notez ce qui manque et ce que vous voulez demander.
5. Demandez les copies manquantes à l'entreprise, au fabricant ou à la municipalité.
6. Commencez un carnet d'entretien avec les dates dont vous vous souvenez.
7. Préparez vos questions pour l'inspecteur et le courtier.
8. Ajoutez le résultat à votre tableau de suivi du chapitre 10.

Questions à poser

À l'inspecteur en bâtiment :

• Que signifie cette mention sur l'eau, l'énergie ou le bâtiment ?
• Quels documents voulez-vous voir avant ou pendant votre visite ?
• Que me recommandez-vous de surveiller ?

Au courtier :

• Quels documents sur l'eau, l'énergie et le bâtiment voulez-vous voir ?
• Comment présenter un document manquant ?

À l'entreprise ou au fabricant :

• Pouvez-vous me remettre une copie de la notice ou du rapport d'entretien ?

Vérifiez vos acquis

1. Quels documents cherche-t-on pour une installation septique ?
2. Que réunit-on pour chaque grand appareil ?
3. À quoi sert un carnet d'entretien ?
4. Que faites-vous d'un résultat d'analyse que vous ne comprenez pas ?
5. Où se range un plan de la maison, et comment l'identifie-t-on ?
6. À qui demande-t-on ce qu'exige la municipalité pour une installation ?

Réponses

1. Des plans ou schémas, des factures d'installation ou d'entretien, des rapports d'intervention avec leurs dates, des échanges avec la municipalité et des photos.
2. La notice, la facture d'installation, les rapports d'entretien et la garantie, si elle existe.
3. À garder en quelques lignes la trace de ce qui a été fait, par qui et à quelle date.
4. Vous le faites expliquer par la personne qui l'a produit ou par l'inspecteur en bâtiment, sans en conclure quoi que ce soit seul.
5. Dans une chemise « Plans », avec une date approximative inscrite sur chaque plan.
6. À la municipalité, par écrit.

Pour aller plus loin

• Votre inspecteur en bâtiment — pour le sens d'un rapport et ce qu'il recommande de surveiller.
• Votre municipalité — pour ce qui concerne le raccordement ou l'installation septique de votre immeuble.
• L'entreprise ou le fabricant de vos équipements — pour les notices, les rapports d'entretien et les indications d'usage.
• Votre courtier immobilier — pour savoir quels documents présenter ou demander.
• Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) — l'information destinée au public sur le courtage immobilier.
• Dans cette collection : → livres D6 et M1 pour les vérifications diligentes et le rôle du notaire.

Chapitre 9 — Organiser, numériser et partager son dossier

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Hassan a fait le plus dur : il a rassemblé ses papiers. Devant lui, sur la table, une montagne de feuilles, une clé de stockage qui traîne, un classeur à moitié rempli et un dossier d'ordinateur nommé « divers ». Il se demande comment faire en sorte que tout cela serve vraiment. Comment ranger, numériser, retrouver, et surtout comment transmettre à son courtier ou à son notaire ce qu'ils demandent, sans tout envoyer à tout le monde ?

Josée et Martin se posent la même question sous un autre angle. Leur courtier leur a demandé de lui envoyer leurs documents. Ils hésitent : par courriel ? Tous d'un coup ? Avec les renseignements de leur banque, qui figurent sur certaines factures ?

Ce chapitre répond à ces questions par des gestes pratiques : un classement simple, une numérisation soignée, une sauvegarde, un partage prudent. Il ne contient aucune règle de conservation ni aucune règle sur la protection des renseignements personnels : pour ces sujets, vous interrogez votre courtier et votre notaire. Les dossiers sont fictifs : Hassan, qui met de l'ordre dans ses papiers, et Josée et Martin, qui préparent leur dossier de vente.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• mettre en place un classement simple, papier et numérique, qui se retrouve facilement ;
• numériser vos documents de façon lisible et les sauvegarder ;
• décider ce que vous partagez, avec qui et comment ;
• retirer d'une copie ce qui n'a pas à y figurer, en vous faisant conseiller ;
• préparer vos questions au courtier et au notaire.

Pourquoi c'est important

Un dossier bien fait mais impossible à retrouver ne sert à rien. Un dossier bien rangé mais mal protégé expose des renseignements qui n'ont pas à circuler. Un dossier numérisé mais non sauvegardé disparaît avec l'ordinateur qui le contient. Ce chapitre traite de ces trois aspects : l'ordre, la sécurité et le partage.

L'ordre vous fait gagner du temps. La sécurité vous protège de la perte et de l'indiscrétion. Le partage prudent vous permet de collaborer avec votre courtier et votre notaire sans exposer plus que nécessaire. Aucun de ces gestes n'est compliqué. Ils demandent simplement un peu de méthode.

Ils comptent aussi pour les autres. Le courtier, le notaire, l'acheteur, le prêteur : chacun travaille mieux avec des documents lisibles, bien nommés et dans un ordre logique. Un dossier clair donne confiance. Un dossier brouillon fait perdre du temps à tout le monde, vous compris.

9.1 Un classement simple

Le principe : un seul endroit, des thèmes clairs

Le meilleur classement est celui que vous utiliserez vraiment. Pour y arriver, deux règles : un seul endroit pour tout ce qui concerne l'immeuble, et des thèmes clairs qui reprennent la structure de ce livre.

Les thèmes suggérés correspondent aux chapitres que vous avez lus.

1. Propriété : titre, certificat de localisation (chapitre 2).
2. Municipalité : comptes de taxes, avis d'évaluation, courrier (chapitre 3).
3. Travaux : factures, garanties, photos, fiches de travaux (chapitre 4).
4. Rapports : inspections, expertises, notes de suivi (chapitre 5).
5. Copropriété : documents du syndicat, le cas échéant (chapitre 6).
6. Location : baux, relevés de revenus et de dépenses, le cas échéant (chapitre 7).
7. Installations : eau, énergie, chauffage, plans, manuels (chapitre 8).
8. Divers : tout ce qui ne rentre nulle part.

Ces huit thèmes suffisent pour démarrer. Vous pouvez en retirer ceux qui ne vous concernent pas, ou en ajouter un qui vous convient mieux.

Le classement papier

Pour le papier, un classeur avec des intercalaires ou des chemises suspendues fait très bien l'affaire. Une chemise par thème, étiquetée, et un ordre chronologique à l'intérieur : le plus récent devant, ou derrière, mais toujours le même. Gardez le classeur dans un endroit sec, à l'abri de la poussière et du soleil, et connu de la personne qui devra le retrouver en cas de besoin.

Si vous partagez l'immeuble avec un conjoint, un copropriétaire ou un associé, mettez-vous d'accord sur l'endroit, le système d'étiquettes et la personne qui range.

Le classement numérique

Pour le numérique, créez un dossier principal portant le nom de l'immeuble ou son adresse, puis des sous-dossiers qui reprennent les thèmes. Voici une structure simple.

• Immeuble — Propriété
• Immeuble — Municipalité
• Immeuble — Travaux
• Immeuble — Rapports
• Immeuble — Copropriété ou Location
• Immeuble — Installations
• Immeuble — Divers

À l'intérieur de chaque sous-dossier, si le volume le justifie, ajoutez des sous-sous-dossiers par année, par système ou par logement.

Nommer les fichiers

Un fichier bien nommé se retrouve en dix secondes. Un fichier nommé « scan0023 » ne se retrouve jamais. Adoptez une règle simple et gardez-la.

• Début du nom : l'année approximative, pour que l'ordre alphabétique suive l'ordre du temps.
• Ensuite : le thème, puis le contenu. Par exemple annee-travaux-toiture-facture.
• Évitez les caractères spéciaux et les noms trop longs.
• Une seule règle pour tout le dossier.

DÉFINITION — convention de nommage

Une règle simple, choisie une fois, qui décide comment on nomme les fichiers : quelle information vient en premier, comment on sépare les mots, comment on indique la date. Son intérêt est de rendre les fichiers triables et reconnaissables sans les ouvrir.

L'ESSENTIEL — la règle la plus simple est celle qu'on suit

Un système sophistiqué que vous abandonnez au bout de trois semaines ne vaut pas un système rudimentaire que vous tenez. Choisissez peu de thèmes, une règle de nommage et un seul endroit.

CAS CONCRET — dossier fictif

Hassan abandonne son dossier « divers » et crée une structure par thèmes. Il glisse chaque document de l'ancien dossier dans le bon sous-dossier, en le renommant au passage. Il lui faut une soirée. À la fin, il écrit une seule règle sur un papier collé sur son écran : année, thème, contenu.

Faire le tri en cinq étapes

Devant une pile de papiers, le plus dur est de commencer. Voici une méthode qui fonctionne par petites étapes, sans exiger de vous une journée entière.

1. Étalez une portion de la pile, pas tout. Un thème à la fois suffit.
2. Regroupez les feuilles qui vont ensemble : toutes les factures de toiture, tous les comptes de taxes.
3. Datez chaque groupe. Une date approximative, écrite au crayon sur une feuille de dessus, suffit.
4. Mettez de côté ce que vous ne savez pas classer. Ne vous arrêtez pas pour ça : la chemise « Divers » existe pour cela.
5. Rangez le groupe dans sa chemise, puis passez au suivant.

Ne jetez rien pendant le tri. Si une feuille vous paraît inutile, laissez-la dans « Divers » et posez la question plus tard à votre notaire. Un tri se fait en deux temps : d'abord ranger, ensuite décider.

Que quelqu'un d'autre puisse le retrouver

Votre dossier est précieux pour vous. Il peut l'être aussi pour une autre personne : un conjoint, un proche, un associé, un mandataire. Écrivez sur une feuille où se trouve le dossier, papier et numérique, comment il est organisé et à qui s'adresser pour des questions. Rangez cette feuille à un endroit connu. Ne notez pas vos mots de passe sur cette feuille : demandez plutôt à votre notaire ou à un professionnel comment partager un accès de façon sûre.

Cette petite feuille a une utilité très concrète. Si vous êtes absent au moment où quelqu'un a besoin d'un document, votre dossier ne devient pas introuvable.

Garder le dossier vivant

Un dossier se tient à jour. Fixez-vous un petit rendez-vous régulier, par exemple une fois par saison, pour y ajouter les nouveaux documents : un compte de taxes, une facture, une photo. Ce geste prend dix minutes si vous le faites tôt, une soirée si vous attendez trop. Ne vous imposez pas un rythme que vous ne tiendrez pas : mieux vaut un rendez-vous léger et fidèle qu'une grande promesse oubliée.

9.2 Numériser et sauvegarder

Numériser : quelques gestes simples

Numériser, c'est transformer une feuille en fichier. Vous pouvez utiliser un numériseur, une imprimante multifonction ou l'appareil photo d'un téléphone avec une application de numérisation. L'important n'est pas l'outil, c'est le résultat : un fichier lisible, complet et bien nommé.

Voici quelques gestes à adopter.

1. Préparez le document. Retirez les agrafes, dépliez les plans, lissez les pages froissées.
2. Placez-le bien. Bien droit, bien éclairé, sans ombre ni reflet.
3. Vérifiez la lisibilité. Zoomez sur le fichier : le texte est-il net ? Les chiffres sont-ils lisibles ?
4. Numérisez toutes les pages, y compris le verso quand il porte du texte, et les annexes.
5. Nommez le fichier selon votre règle, tout de suite.
6. Rangez-le dans le bon sous-dossier, avant de passer au suivant.

Les grands plans posent un défi particulier. Si votre numériseur ne les accepte pas, une série de photos bien cadrées peut aider, ou un atelier de reprographie peut vous dépanner. Gardez toujours l'original.

Numériser ne veut pas dire jeter

Numériser un document ne vous dit pas si vous pouvez jeter l'original. Pour certains documents, une copie suffit ; pour d'autres, ce n'est pas certain. Ce livre ne donne aucune règle de conservation. Si vous vous demandez ce que vous pouvez jeter, ce que vous devez garder en papier et pendant combien de temps, posez la question à votre notaire, ou à votre comptable pour tout ce qui touche à la fiscalité. En attendant leur réponse, gardez les originaux.

Sauvegarder : la règle des trois endroits

Un fichier qui n'existe qu'à un endroit est un fichier fragile. Un ordinateur tombe en panne, un téléphone se perd, une clé de stockage s'abîme. Pour votre dossier de propriété, gardez au moins trois exemplaires des fichiers importants, dont un hors de chez vous.

• L'exemplaire de travail, sur votre ordinateur.
• Une copie sur un support externe, comme un disque ou une clé, rangé séparément.
• Une copie hors site, dans un service de stockage en ligne ou chez une personne de confiance.

Prenez l'habitude de vérifier de temps en temps que les copies s'ouvrent. Une sauvegarde qu'on n'a jamais essayé d'ouvrir n'est qu'une promesse.

ATTENTION — un support de stockage n'est pas un coffre-fort

Une clé de stockage perdue, un mot de passe oublié, un service en ligne dont vous ne contrôlez pas les réglages : chacun de ces cas expose votre dossier. Choisissez un mot de passe solide, ne le notez pas à côté de l'ordinateur et, pour un service en ligne, vérifiez qui peut voir vos fichiers.

Les documents sensibles

Certains documents de votre dossier portent des renseignements personnels : votre nom, vos coordonnées, des numéros de compte, des renseignements sur les locataires. Gardez-les dans un endroit protégé, avec un accès limité. Si vous devez les stocker en ligne, informez-vous de la façon dont le service protège vos fichiers. Pour le contexte général de la protection des renseignements personnels, voir le livre qui lui est consacré (→ livre N6).

CAS CONCRET — dossier fictif

Josée numérise la facture de la toiture et les reçus de matériel de la salle de bain. Elle zoome pour vérifier la lisibilité, nomme chaque fichier et le range dans « Travaux ». Martin fait ensuite une copie sur une clé qu'ils rangent chez des proches. Ils conservent les originaux en papier, en attendant l'avis de leur notaire sur ce qu'ils peuvent faire de ces feuilles.

9.3 Ce que l'on partage, avec qui

Partager n'est pas tout envoyer

Votre courtier et votre notaire vous demanderont des documents. Ce n'est pas une raison pour tout envoyer à tout le monde. Partager, c'est choisir : quels documents, à qui, sous quelle forme, pour combien de temps.

Voici une méthode en cinq questions, à vous poser avant chaque envoi.

1. À qui j'envoie ? Une personne dont je connais le rôle et pour qui j'ai une raison d'envoyer.
2. Qu'est-ce que j'envoie ? Seulement ce qui est utile à la demande.
3. Sous quelle forme ? Un fichier lisible, bien nommé, sans ajout inutile.
4. Par quel moyen ? Un moyen que ma personne-contact me recommande.
5. Qu'est-ce que je note ? La date, le destinataire et la liste de ce que j'ai envoyé.

Qui reçoit quoi

Votre courtier reçoit les documents qui l'aident à présenter la propriété ou à comprendre votre dossier. Demandez-lui quels documents il veut et sous quelle forme.

Votre notaire reçoit les documents qui touchent le droit de propriété et la transaction. Demandez-lui ce dont il a besoin et à quel moment.

L'autre partie, l'acheteur ou le vendeur, reçoit ce que votre courtier et votre notaire jugent à propos de lui montrer, quand ils le jugent à propos. Ne lui envoyez rien directement avant d'avoir demandé conseil.

Votre prêteur, votre assureur et d'autres intervenants reçoivent ce qu'ils demandent, dans le cadre de leurs démarches. En cas de doute sur ce qui est nécessaire, demandez-leur de préciser par écrit.

Retirer ce qui n'a pas à figurer

Certains documents contiennent des renseignements qui ne sont pas utiles à la personne qui les reçoit : un numéro de compte sur une facture, des renseignements sur un locataire, une adresse personnelle. Avant d'envoyer, posez-vous la question : est-ce que tout ce qui figure sur cette page est nécessaire ?

Pour répondre, demandez à votre courtier ou à votre notaire. Ils vous diront si vous pouvez masquer une information, comment le faire proprement et comment signaler que le document a été modifié. Ne retouchez jamais un document sans avoir demandé : une copie modifiée sans mention peut créer des malentendus. Ne détruisez pas l'original, et gardez la version complète dans votre dossier.

ATTENTION — masquer n'est pas effacer

Cacher une partie d'un document peut ne pas l'effacer du fichier. Demandez à votre courtier ou à votre notaire comment procéder. Et ne partagez jamais l'original complet par erreur.

Les moyens de transmission

Le courriel, une plateforme de partage, une clé, le papier remis en main propre : chaque moyen a ses forces et ses limites. Sans entrer dans les détails techniques, retenez quelques principes de prudence.

• Vérifiez le destinataire avant d'envoyer, surtout quand une adresse ressemble à une autre.
• Privilégiez les moyens que votre courtier ou votre notaire vous indiquent.
• Évitez d'envoyer des documents sensibles par des moyens que vous ne maîtrisez pas.
• Limitez la durée d'accès d'un lien de partage si le service le permet, et retirez-le quand le but est atteint.
• Gardez une trace de ce qui a été envoyé et à qui.

Ces principes ne sont pas des règles légales, seulement du bon sens. Pour savoir ce qui est recommandé dans votre situation, la question va à votre courtier et à votre notaire.

CAS CONCRET — dossier fictif

Josée et Martin reçoivent la demande de leur courtier. Plutôt que de tout envoyer, ils se posent les cinq questions. Ils décident d'envoyer d'abord les documents sur la propriété et les travaux. Pour les factures qui portent un numéro de compte, ils appellent le courtier : peut-on masquer ce numéro, et comment ? Ils notent la réponse et la date de l'envoi dans leur dossier.

Après la transaction

Une fois la transaction terminée, la question du dossier se repose. Que gardez-vous ? Que remettez-vous au nouveau propriétaire, le cas échéant ? Que détruisez-vous ? Ce livre ne répond pas à ces questions. Elles vont à votre notaire, qui vous dira quoi faire de vos copies et quels documents le nouveau propriétaire reçoit. Si vous avez partagé des fichiers par un lien, retirez l'accès.

9.4 Les questions à poser au courtier et au notaire

Au courtier

Avant d'envoyer :

• Quels documents voulez-vous recevoir, et sous quelle forme ?
• Par quel moyen dois-je vous les transmettre ?
• Que peut-on montrer à un acheteur potentiel, à quel moment ?
• Puis-je masquer certains renseignements sur un document avant de l'envoyer, et comment ?

À propos de l'organisation :

• Comment présenter mes documents pour que la lecture soit simple ?
• Y a-t-il des documents que je devrais numériser en priorité ?
• Comment noter ce que j'ai envoyé et à qui ?

Au notaire

• Parmi mes documents, lesquels voulez-vous recevoir avant la transaction ?
• Puis-je numériser mes originaux et en conserver une copie seulement ?
• Combien de temps dois-je garder mes documents après la vente ?
• Comment transmettre sans risque les documents sensibles ?
• Que faire de mes copies après la transaction ?

À vous-même

• Où sont mes originaux ? Où sont mes copies ? Combien d'exemplaires de chaque fichier important ai-je ?
• Qui a accès à mon dossier, et pour combien de temps ?
• Qu'est-ce que je ne retrouverais pas si mon ordinateur tombait en panne ce soir ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le courtier immobilier, pour savoir quels documents transmettre, sous quelle forme et par quel moyen. Le notaire, pour ce qui concerne la conservation, les originaux et la transmission des documents sensibles. Le comptable, pour la conservation des pièces liées à la fiscalité. Pour le contexte de la protection des renseignements personnels dans une transaction, voir aussi le livre qui lui est consacré (→ livre N6). Ce livre ne décrit aucune règle de conservation ni de protection.

Une feuille de route de partage

Avant de répondre à une demande de documents, remplissez rapidement un petit tableau : le document, la personne qui le demande, la raison, le moyen d'envoi, ce que vous masquez, la date d'envoi. À la fin de la transaction, ce tableau devient l'historique de vos échanges. Il vous permet de répondre à une question comme « qu'a-t-on envoyé, à qui et quand ? ».

Les erreurs qui coûtent cher

• Tout garder dans un seul appareil. Une panne, un vol, une perte : et le dossier disparaît. Faites au moins trois exemplaires des fichiers importants, dont un hors de chez vous.
• Numériser sans vérifier. Un fichier flou, incomplet ou sans annexes ne sert à rien. Vérifiez chaque numérisation.
• Jeter l'original après l'avoir numérisé. Avant de le faire, demandez à votre notaire ce qui est permis pour ce document.
• Tout envoyer à tout le monde. Partagez le nécessaire, avec la personne qui en a besoin.
• Modifier un document sans le dire. Une copie retouchée peut créer des malentendus. Demandez comment masquer proprement.
• Utiliser n'importe quel moyen d'envoi. Suivez les indications de votre courtier et de votre notaire.
• Laisser un lien de partage ouvert. Retirez l'accès quand le but est atteint.
• Ne pas noter ce qui a été envoyé. Une feuille de route de partage vous évite de chercher.

À retenir

• Un seul endroit, des thèmes clairs, une règle de nommage simple : le classement le plus durable est celui que vous suivez.
• Numérisez avec soin : document préparé, page complète, texte lisible, fichier nommé et rangé.
• Gardez trois exemplaires des fichiers importants, dont un hors de chez vous, et vérifiez qu'ils s'ouvrent.
• Numériser ne veut pas dire jeter : demandez à votre notaire ce que vous pouvez faire des originaux.
• Partager, c'est choisir : à qui, quoi, sous quelle forme, par quel moyen, et noter ce qui a été fait.
• Pour la conservation et la protection des renseignements, les questions vont au courtier et au notaire.

Votre plan d'action

1. Choisissez l'endroit unique de votre dossier, papier et numérique.
2. Créez les thèmes de classement et la règle de nommage, puis écrivez-la sur une feuille.
3. Numérisez vos documents importants : préparés, lisibles, complets, nommés et rangés.
4. Faites trois exemplaires des fichiers importants, dont un hors de chez vous, et vérifiez qu'ils s'ouvrent.
5. Protégez votre dossier par un mot de passe solide et un accès limité.
6. Préparez votre feuille de route de partage : document, destinataire, raison, moyen, ce qui est masqué, date.
7. Posez vos questions au courtier et au notaire avant le premier envoi.
8. Ajoutez le résultat à votre tableau de suivi du chapitre 10.

Questions à poser

Au courtier :

• Quels documents voulez-vous recevoir, sous quelle forme et par quel moyen ?
• Que peut-on montrer à un acheteur potentiel, et à quel moment ?
• Puis-je masquer des renseignements avant l'envoi ?

Au notaire :

• Que faire de mes originaux après la numérisation ?
• Combien de temps garder mes documents ?
• Comment transmettre les documents sensibles ?

Vérifiez vos acquis

1. Quelles sont les deux règles de base d'un classement durable ?
2. Pourquoi nommer ses fichiers selon une règle constante ?
3. Combien d'exemplaires faut-il garder des fichiers importants, et où ?
4. Numériser un document veut-il dire jeter l'original ? Justifiez.
5. Quelles sont les cinq questions à se poser avant d'envoyer un document ?
6. Pourquoi ne pas retoucher un document sans en parler au courtier ou au notaire ?

Réponses

1. Un seul endroit pour tout, et des thèmes clairs.
2. Parce qu'un nom constant rend les fichiers triables et reconnaissables sans les ouvrir.
3. Au moins trois exemplaires, dont un hors de chez soi.
4. Non : ce que l'on peut faire de l'original est une question pour le notaire, et d'ici là on le garde.
5. À qui j'envoie, qu'est-ce que j'envoie, sous quelle forme, par quel moyen, qu'est-ce que je note.
6. Parce qu'une copie retouchée sans mention peut créer des malentendus ; il faut demander comment masquer proprement et garder la version complète.

Pour aller plus loin

• Votre courtier immobilier — pour savoir quels documents transmettre, sous quelle forme et par quel moyen.
• Votre notaire — pour la conservation des originaux et la transmission des documents sensibles (→ livre M1).
• Votre comptable — pour la conservation des pièces liées à la fiscalité.
• Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) — l'information destinée au public sur le courtage immobilier.
• Dans cette collection : → livres N6 et M1 pour les renseignements personnels dans une transaction et le rôle du notaire.

Chapitre 10 — Votre trousse du dossier de propriété

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Josée et Martin ont rassemblé leurs documents. Camille a classé sa pile. Hassan a trouvé son système. Tous trois se retrouvent devant la même question : comment s'assurer qu'on n'oublie rien, et quoi demander à qui ? Ce dernier chapitre rassemble tout ce qui précède en une trousse que vous pouvez utiliser telle quelle ou adapter : une liste de contrôle des documents, des questions types pour chaque professionnel, un tableau de suivi à remplir et quelques pistes pour la suite.

Ce chapitre ne contient rien de nouveau. Il reprend, sous une forme pratique, ce que les neuf chapitres précédents ont présenté. Comme eux, il ne dit ni quels documents sont obligatoires, ni qui doit les fournir, ni combien de temps les garder : ces questions vont à votre courtier et à votre notaire. Les dossiers sont fictifs : Josée et Martin, qui préparent la vente de leur maison, Camille, qui achète un condo, et Hassan, qui met de l'ordre dans les papiers de son petit immeuble locatif.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• parcourir une liste de contrôle des documents d'une propriété, famille par famille ;
• poser à chaque professionnel les questions qui le concernent ;
• remplir un tableau de suivi qui dit où en est chaque document ;
• repérer ce qui manque et ce qui mérite une question ;
• passer à la suite avec un dossier prêt à être présenté.

Pourquoi c'est important

Une trousse est utile quand on est pressé. Quand une transaction s'enclenche, il ne reste pas beaucoup de temps pour réfléchir à ce qu'on a et à ce qu'on n'a pas. Une liste de contrôle fait ce travail à votre place : elle vous rappelle chaque famille de documents et vous demande, une ligne à la fois, si vous l'avez, où elle est et ce qui reste à clarifier.

Une trousse vous aide aussi à parler avec les professionnels. Vous arrivez chez le notaire, le courtier ou l'arpenteur-géomètre avec un dossier ordonné et des questions écrites. La rencontre dure moins longtemps, elle est plus utile et elle laisse une trace.

Enfin, la trousse est un outil vivant. Vous la remplissez une première fois, puis vous la reprenez à chaque événement : un nouveau document, une transaction qui approche, un changement dans l'immeuble. Elle ne demande pas d'être parfaite. Elle demande d'être honnête.

10.1 La liste de contrôle des documents

Comment l'utiliser

Parcourez la liste ci-dessous, famille par famille. Pour chaque ligne, cochez ce que vous avez, notez où c'est et laissez en blanc ce qui manque. Ne cherchez pas à tout compléter d'un coup. Le but est de voir clairement ce que vous avez, ce qui manque et ce qui mérite une question.

Chaque famille renvoie au chapitre qui la présente. Si une ligne ne vous concerne pas, par exemple les documents de copropriété quand vous avez une maison, passez-la.

L'ESSENTIEL — une case vide n'est pas une faute

Une liste de contrôle ne sert pas à vous juger. Elle sert à voir. Une case vide veut dire : à chercher, à demander ou à signaler honnêtement. Ce qui compte, c'est que vous le sachiez.

La propriété et ses droits (chapitre 2)

• Le titre de propriété : votre exemplaire, ou une copie demandée au notaire.
• Le certificat de localisation : votre exemplaire, avec le nom de l'arpenteur-géomètre et la date.
• Les plans qui l'accompagnent.
• Vos notes sur les changements faits depuis l'achat : construction, démolition, aménagement du terrain.

La municipalité (chapitre 3)

• Les comptes de taxes, rangés par ordre chronologique.
• Les avis d'évaluation.
• Tout autre courrier de la municipalité : avis, lettres, factures de services.
• Une confirmation écrite de l'état de vos comptes, si vous l'avez demandée.

Les travaux (chapitre 4)

• Les factures, contrats et soumissions, regroupés par travail.
• Les garanties, avec la confirmation écrite de l'entreprise le cas échéant.
• Les photos avant, pendant et après.
• Une fiche d'une page par travail important.
• Une note pour chaque travail sans facture.

Les rapports (chapitre 5)

• Les rapports d'inspection, complets, avec photos et annexes.
• Les rapports d'expertise.
• Une note de suivi par rapport : point signalé, suite donnée, document qui le prouve.
• Les factures et les photos des travaux qui en ont découlé.

La copropriété, le cas échéant (chapitre 6)

• Les règles de l'immeuble.
• Les procès-verbaux des assemblées.
• Les états financiers et les budgets du syndicat.
• Les rapports sur l'immeuble.
• Les contrats et assurances du syndicat.
• Les avis, factures de charges et lettres reçus du syndicat ou du gestionnaire.

La location, le cas échéant (chapitre 7)

• Une chemise par logement : bail signé et complet, annexes, avis, correspondance.
• Un tableau récapitulatif des logements.
• Les relevés de revenus, reliés aux pièces.
• Les relevés de dépenses, classés par catégories.

L'eau, l'énergie et le bâtiment (chapitre 8)

• Les documents sur l'alimentation en eau, sur un puits ou sur une installation septique, le cas échéant.
• Pour chaque grand appareil : notice, facture d'installation, rapports d'entretien, garantie.
• Les plans et devis, chacun daté.
• Un carnet d'entretien.
• Des photos des installations et de leurs étiquettes.

L'organisation (chapitre 9)

• Un seul endroit pour le dossier, papier et numérique.
• Des thèmes clairs et une règle de nommage écrite.
• Trois exemplaires des fichiers importants, dont un hors de chez vous.
• Une feuille de route de partage : document, destinataire, raison, moyen, ce qui est masqué, date.
• Une feuille qui dit où se trouve le dossier et comment il est organisé.

CAS CONCRET — dossier fictif

Josée et Martin parcourent la liste avec un crayon. Ils cochent le titre de propriété, les comptes de taxes, la facture de la toiture et le rapport d'inspection de leur achat. Ils laissent vides le certificat de localisation, la garantie de la toiture et les résultats d'analyse de l'eau. Cela fait trois lignes sur leur liste de manques. Ils savent maintenant à qui s'adresser : leur notaire, l'entrepreneur et leur courtier.

Quand une famille ne vous concerne pas

Tous les dossiers ne contiennent pas tout. La liste ne s'applique pas en entier à chaque propriété. Si vous doutez qu'une famille vous concerne, posez la question à votre courtier. Ne supprimez pas une ligne de votre liste simplement parce que vous ne savez pas la remplir : marquez-la « à vérifier ».

10.2 Les questions à poser à chaque professionnel

Cette section regroupe, par professionnel, les questions présentées dans les chapitres précédents. Imprimez-la ou recopiez-la : elle vous servira à chaque rendez-vous.

Au courtier immobilier

• Quels documents voulez-vous voir en premier dans mon dossier, et à quel moment ?
• Qui doit fournir quels documents, dans ma situation et pour cette transaction ?
• Y a-t-il des documents manquants que vous me conseillez de chercher tôt ?
• Comment présenter un travail sans facture, un rapport sans suite ou un document manquant ?
• Quels rapports, quels documents de travaux et quelles garanties joindre au dossier de vente ?
• Si j'achète : le vendeur a-t-il d'autres documents que ceux que vous m'avez remis ? Comment demander ceux qui manquent ?
• Pour une copropriété : quels documents du syndicat lire en priorité, qui fait la demande et comment ?
• Pour un immeuble locatif : que peut-on montrer à un acheteur potentiel, à quel moment et par quel moyen ?
• Par quel moyen et sous quelle forme vous transmettre mes documents ? Puis-je masquer certains renseignements, et comment ?

Au notaire

• Quel document constitue mon titre de propriété, et comment en obtenir une copie ?
• Quelles inscriptions concernant mon immeuble dois-je connaître avant de vendre ou d'acheter ?
• Mon certificat de localisation est-il à jour pour la transaction que je prépare ?
• Parmi mes documents, lesquels voulez-vous recevoir avant la transaction ?
• Que dire à un acheteur au sujet d'une garantie dont je ne suis pas certain ?
• Combien de temps dois-je garder mes documents après la vente ? Que faire de mes originaux après la numérisation ?
• Comment protéger la transaction si un document manque ?
• Comment transmettre les documents sensibles, notamment ceux qui touchent des locataires ?
• Quels documents municipaux voulez-vous au dossier, et comment les ajustements entre les parties se règlent-ils ?

À l'arpenteur-géomètre

• Pouvez-vous me remettre une copie de mon certificat de localisation ?
• Depuis sa date, les changements que j'ai faits touchent-ils la lecture du plan ?
• Un nouveau certificat serait-il utile dans ma situation, et que couvrirait-il ?
• Comment lire cette mention ou ce symbole de mon plan ?

À l'inspecteur en bâtiment

• Que signifie cette mention de votre rapport, en mots simples ?
• Parmi les points signalés, lesquels voulez-vous que je fasse examiner plus à fond, et par qui ?
• Votre rapport couvrait-il cette partie de l'immeuble ?
• Quels documents sur l'eau, l'énergie et le bâtiment voulez-vous voir ?
• Les plans que j'ai correspondent-ils à ce que vous avez observé ?

À la municipalité

• Pouvez-vous me remettre une copie de mon compte de taxes et de mon avis d'évaluation ?
• Pouvez-vous me confirmer par écrit l'état de mes comptes ?
• Les renseignements sur mon immeuble sont-ils à jour dans vos dossiers ?
• Quels frais s'appliquent aux copies ?

Au syndicat ou à son gestionnaire

• Quels documents pouvez-vous me remettre, dans quels délais et à quelles conditions ?
• Y a-t-il des projets annoncés dans l'immeuble ? Où en sont-ils ?
• À qui puis-je poser mes questions sur un point précis des procès-verbaux ?

À l'entrepreneur ou au fabricant

• Pouvez-vous me confirmer par écrit ce travail et sa période approximative ?
• Une garantie accompagnait-elle ce travail ou ce produit ? Pouvez-vous m'en remettre une copie ?
• Quelles sont ses conditions ?
• Pouvez-vous me remettre une copie de la notice ou du rapport d'entretien ?

Au comptable

• Quels documents municipaux ou de travaux dois-je conserver, dans ma situation ?
• Comment tenir mes relevés de revenus et de dépenses pour mon immeuble locatif ?
• Pouvez-vous m'aider à lire les états financiers du syndicat ?

QUI CONSULTER — et quoi demander

Le courtier immobilier, pour la démarche, les documents à présenter et leur moment. Le notaire, pour tout ce qui touche au droit de propriété, à la transaction et à la portée d'un document. L'arpenteur-géomètre, pour le certificat de localisation. L'inspecteur en bâtiment, pour le sens d'un rapport. La municipalité, pour ses propres documents. Le syndicat, pour les documents de la copropriété. Le comptable, pour la fiscalité et la tenue des relevés. Pour toute question de droit, un notaire ou un avocat ; ce livre ne tranche rien.

10.3 Un tableau de suivi à remplir

À quoi il sert

Le tableau de suivi résume l'état de votre dossier en une page. Chaque ligne est un document. Quatre colonnes : le document, où le trouver, la date de réception, ce qu'il faut clarifier. Vous le remplissez une première fois, puis vous le mettez à jour à chaque nouvel événement.

Il est volontairement simple. Il ne contient ni calcul ni règle. Il vous dit seulement ce que vous avez, où c'est, depuis quand et ce qui reste à éclaircir.

Le tableau vide

Recopiez-le sur une feuille, dans un tableur ou sur le tableau de votre choix. Ajoutez autant de lignes que nécessaire.

Comment le remplir

1. Document. Le nom du document, tel que vous l'appelez.
2. Où le trouver. Le lieu précis : chemise, classeur, dossier numérique, personne qui le détient. Si vous ne l'avez pas, écrivez « à demander » et à qui.
3. Reçu le. La date approximative où vous l'avez reçu, ou la date à laquelle vous avez fait la demande.
4. À clarifier. La question qui reste : à poser à qui, à quel sujet. Si rien ne reste, écrivez « rien ».

Une ligne remplie à moitié vaut mieux qu'une ligne vide. Ne cherchez pas la perfection ; cherchez la clarté.

CAS CONCRET — dossier fictif

Camille recopie le tableau pour son condo. Elle remplit les lignes qu'elle connaît : le compte de taxes, le rapport d'inspection du vendeur, les documents du syndicat qui sont arrivés. Pour les procès-verbaux, elle écrit « en demande, par mon courtier » et la date. Dans la colonne « à clarifier », elle note la question sur la toiture de l'immeuble. La feuille tient sur une page, et son courtier la trouve utile.

CAS CONCRET — dossier fictif

Hassan utilise un tableur. Il ajoute des lignes pour chaque logement et pour chaque grand appareil de chauffage. Il écrit, pour chaque ligne, où se trouve la chemise ou le fichier. Quand son comptable lui demande un document, il trouve la ligne et sait où chercher. Il met son tableau à jour une fois par saison, en dix minutes.

Le tableau et les autres outils du livre

Le tableau n'est pas isolé. Il s'appuie sur les autres outils présentés dans les chapitres.

• Les fiches de travaux du chapitre 4 vous disent ce qui est derrière la ligne « factures de travaux ».
• Les notes de suivi des rapports du chapitre 5 vous disent où en sont les points signalés.
• Le tableau de lecture du syndicat du chapitre 6 vous dit ce que vous avez retenu des documents de la copropriété.
• Les chemises par logement et le tableau récapitulatif du chapitre 7 détaillent la location.
• Le carnet d'entretien du chapitre 8 résume l'histoire des installations.
• La feuille de route de partage du chapitre 9 garde la trace de ce qui est sorti du dossier.

Le tableau de suivi est la page d'accueil de ces outils.

Le garder à jour

Un tableau de suivi qui n'est jamais mis à jour devient une source d'erreurs. Fixez-vous un rendez-vous léger : une fois par saison, ou à chaque événement important. Ajoutez la ligne du nouveau document, mettez à jour la colonne « à clarifier », supprimez les questions réglées. Ce geste prend peu de temps et vous donne un dossier toujours prêt.

10.4 Passer à la suite

Si vous vendez

Votre trousse est prête. Il reste à la remettre à votre courtier, avec les précautions du chapitre 9. Demandez-lui quels documents joindre au dossier de vente et à quel moment, comment présenter les manques et comment répondre aux questions des acheteurs. Pour préparer l'immeuble lui-même avant la mise en marché, voir le livre qui y est consacré (→ livre E2).

Votre notaire a lui aussi sa liste. Allez le voir avec votre tableau de suivi : il vous dira quels documents il attend et lesquels sont à clarifier. Pour les déclarations que vous remplirez avec votre courtier, voir le livre qui les présente (→ livre C2).

Si vous achetez

Votre trousse vous sert de grille de lecture. Comparez ce que le vendeur et le courtier vous ont remis avec la liste de contrôle : ce qui est là, ce qui manque, ce qui mérite une question. Écrivez vos questions, posez-les par l'intermédiaire de votre courtier, et rangez les réponses dans votre dossier. Pour comprendre les conditions d'une promesse d'achat et l'Annexe R, voir le livre qui les présente (→ livre C4). Pour ce qui concerne le certificat de localisation, voir le livre qui lui est consacré (→ livre M2).

Si vous êtes propriétaire sans projet de vente

Rien ne presse, et c'est le meilleur moment. Remplissez la trousse à votre rythme. Faites vos sauvegardes. Notez les changements au fur et à mesure. Quand le jour viendra de vendre, de refinancer ou de faire des travaux, vous n'aurez pas à tout reconstituer.

Quand quelque chose manque

Un document manquant n'arrête pas tout. Notez-le, cherchez-le, demandez-le, signalez-le honnêtement. Parlez-en à votre courtier et à votre notaire : demandez-leur comment poursuivre quand une pièce est introuvable. Ne remplacez jamais un document manquant par une affirmation de mémoire.

Les trois dossiers, en conclusion

Josée et Martin ont leur titre, leurs comptes de taxes, leur facture de toiture et leur rapport d'inspection. Il leur reste à demander une copie du certificat de localisation, la garantie de la toiture et les résultats d'analyse de l'eau. Ils iront voir leur notaire, l'entrepreneur et leur courtier.

Camille a classé la pile de son courtier, écrit ses questions et demandé les procès-verbaux manquants. Elle reviendra à son courtier et à son inspecteur avec ses questions sur le rapport du vendeur et sur la toiture de l'immeuble.

Hassan a une chemise par logement, un tableau de revenus relié à ses relevés, un carnet pour son chauffage et un seul endroit pour tout. Il a des questions pour son comptable, son courtier et son notaire.

Ces trois dossiers sont fictifs. Le vôtre est réel, et il commence par un geste : choisir un endroit et y mettre le premier document.

Les erreurs qui coûtent cher

• Remplir la trousse une fois et l'oublier. Un tableau de suivi non mis à jour devient trompeur. Fixez-vous un rendez-vous léger.
• Laisser des lignes vides sans les marquer. Une case vide, c'est « à vérifier ». Écrivez-le.
• Sauter une famille parce qu'on ne sait pas la remplir. Marquez-la « à vérifier » et posez la question à votre courtier.
• Arriver chez un professionnel sans questions écrites. Vous oublierez la moitié de ce que vous vouliez demander.
• Présumer de ce qui est obligatoire ou de qui doit fournir quoi. Ce livre ne le dit pas. Posez la question à votre courtier et à votre notaire.
• Tirer seul une conclusion d'un document. Un document que vous ne comprenez pas se fait expliquer.
• Partager sans choisir. Chaque envoi se décide : à qui, quoi, sous quelle forme, par quel moyen.
• Remplacer un document manquant par un souvenir. Cherchez, demandez, ou dites que vous allez vérifier.

À retenir

• La trousse comprend une liste de contrôle des documents, des questions types par professionnel et un tableau de suivi.
• Une case vide n'est pas une faute : elle veut dire « à chercher, à demander ou à signaler honnêtement ».
• Chaque question de droit va au notaire ou à l'avocat, chaque question de fiscalité au comptable, chaque question de démarche au courtier.
• Le tableau de suivi résume votre dossier en une page : document, où le trouver, reçu le, à clarifier.
• Un dossier vit : on le met à jour à chaque événement ou à chaque saison.
• Ce livre décrit l'utilité des documents ; il ne dit ni ce qui est obligatoire, ni qui fournit quoi, ni combien de temps garder.

Votre plan d'action

1. Parcourez la liste de contrôle, famille par famille, et cochez ce que vous avez.
2. Notez ce qui manque ou mérite une question.
3. Recopiez le tableau de suivi et remplissez-le : document, où le trouver, reçu le, à clarifier.
4. Choisissez les questions de la section 10.2 qui vous concernent, et recopiez-les pour vos rendez-vous.
5. Prenez rendez-vous avec votre courtier, votre notaire et, selon le cas, l'arpenteur-géomètre, l'inspecteur ou le syndicat.
6. Apportez votre tableau, votre liste de manques et vos questions écrites.
7. Mettez à jour la trousse après chaque rencontre.
8. Fixez un rendez-vous léger, une fois par saison, pour garder le dossier vivant.

Questions à poser

À votre courtier :

• Quels documents voulez-vous voir en premier, et qui doit fournir quoi dans ma situation ?
• Comment présenter ce qui manque ?

À votre notaire :

• Quels documents voulez-vous recevoir avant la transaction ?
• Combien de temps dois-je garder mes documents, et que faire de mes originaux ?

À vous-même :

• Quelles cases de ma liste sont vides, et à qui puis-je les demander ?
• Quand vais-je mettre à jour mon tableau de suivi ?

Vérifiez vos acquis

1. Quelles sont les trois pièces de la trousse du dossier de propriété ?
2. Que signifie une case vide dans la liste de contrôle ?
3. Quelles sont les quatre colonnes du tableau de suivi ?
4. À qui va une question sur la portée d'un document ? Une question de fiscalité ? Une question de démarche ?
5. Que faites-vous quand un document est introuvable ?
6. À quel rythme met-on la trousse à jour ?

Réponses

1. Une liste de contrôle des documents, des questions types pour chaque professionnel et un tableau de suivi.
2. Elle veut dire « à chercher, à demander ou à signaler honnêtement » : ce n'est pas une faute.
3. Le document, où le trouver, reçu le, à clarifier.
4. La portée d'un document va au notaire ou à l'avocat ; la fiscalité au comptable ; la démarche au courtier.
5. Vous le notez, vous le cherchez et vous le demandez, vous le signalez honnêtement à votre courtier et à votre notaire, et vous ne le remplacez pas par un souvenir.
6. À chaque événement important, ou une fois par saison, avec un rendez-vous léger.

Pour aller plus loin

• Votre courtier immobilier — pour savoir quels documents présenter ou demander, et à quel moment.
• Votre notaire — pour la portée juridique de vos documents et la transaction (→ livre M1).
• Votre arpenteur-géomètre — pour le certificat de localisation (→ livre M2).
• Votre municipalité — pour ses propres documents.
• Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) — l'information destinée au public sur le courtage immobilier.
• Dans cette collection : → livres C2, C4 et M2 pour les déclarations du vendeur, l'Annexe R et les conditions, et le certificat de localisation.