Chapitre 1 — Capacité juridique, mandats et représentation : ce que ce livre fait et ne fait pas

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Une maison, c'est un lieu de vie, mais c'est aussi un bien qu'on achète, qu'on vend et qu'on signe. Presque toujours, la personne qui possède la maison est celle qui signe. Pourtant, il arrive qu'elle ne puisse pas, ou plus, le faire elle-même : elle est loin pour longtemps, elle est malade, elle est très âgée, ou elle est trop jeune. Quelqu'un d'autre se retrouve alors à parler, à décider ou à signer pour elle, et tout le monde autour de la table se pose les mêmes questions.

Ce livre est un guide pour ces moments-là. Il ne vous dit pas ce que la loi permet ou interdit : il vous aide à reconnaître la situation, à demander les bons documents, à parler aux bonnes personnes et à poser les bonnes questions. Les trois dossiers qui le traversent sont fictifs. Fabienne s'occupe de la maison de sa mère, qui ne peut plus s'en charger seule. Thierry doit vendre un immeuble pendant une longue absence. Amina est acheteuse et apprend que le vendeur sera représenté par un proche. Aucune ville, aucune entreprise, aucun prix et aucune date réels n'y figurent.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• reconnaître les situations où une personne ne signe pas elle-même et où quelqu'un d'autre la représente ;
• nommer les personnes qui peuvent se trouver autour de la table et le rôle pratique de chacune ;
• suivre un parcours simple qui mène d'une question à la bonne personne à consulter ;
• dire ce que ce livre fait, et surtout ce qu'il ne fait pas ;
• repérer les deux ressources que le livre nomme tout au long de ses pages : le Curateur public du Québec et la Chambre des notaires du Québec.

Pourquoi c'est important

Quand une personne ne peut pas signer seule, les gens autour d'elle veulent aider, et c'est tout à leur honneur. Mais l'envie d'aider va vite, et il y a plusieurs personnes à ménager : la personne elle-même, ses proches, l'acheteur et le vendeur. Un geste fait trop tôt, un papier oublié ou une signature donnée au mauvais moment peut compliquer la suite : mieux vaut ralentir et demander.

Ce livre part d'un constat simple : vous n'avez pas besoin de connaître les règles pour bien vous comporter. Il suffit de savoir que ces règles existent, de ne pas les deviner et de poser les bonnes questions à ceux dont c'est le métier de répondre. Un proche qui demande, avant de signer, quels documents faut-il réunir ? est déjà en train de protéger tout le monde.

Ce livre ne remplace jamais le conseil d'un notaire ou d'un avocat. Il n'énonce aucune règle sur qui peut signer, sur ce qui rend un papier suffisant ou sur les moyens de protéger une personne. Il vous met en position de bien préparer vos échanges avec les professionnels qui, eux, peuvent répondre.

1.1 Des situations délicates et très humaines

Une maison et une personne

Derrière chaque dossier de ce livre, il y a une personne, et cette personne a une histoire avec sa maison. Elle y a vécu, parfois longtemps. Elle a des souvenirs, des habitudes, des objets. Quand on parle de la vendre, de la louer ou de la laisser à quelqu'un, on touche à quelque chose d'intime. Les questions pratiques se mêlent aux émotions : la fatigue, la culpabilité, l'inquiétude, parfois le désaccord entre les proches.

C'est ce qui rend ces situations délicates. Il ne s'agit pas seulement de papiers. Il s'agit d'une personne qui doit rester au centre de la conversation, même quand d'autres parlent en son nom.

CAS CONCRET — Fabienne et la maison de sa mère (dossier fictif)

Fabienne rend visite à sa mère chaque semaine. Elle remarque que l'entretien de la maison devient trop lourd : les tâches s'accumulent, les courriers restent sans réponse. Sa mère aime cette maison et ne veut pas en parler tout de suite. Fabienne se demande ce qu'elle peut faire, ce qu'elle ne doit pas faire sans y être invitée, et à qui s'adresser pour y voir clair. Elle ne connaît pas les règles. Elle sait seulement qu'elle veut agir avec respect.

Quatre grandes familles de situations

Les situations où quelqu'un d'autre intervient se classent en quatre familles. Ce classement est un repère pratique, pas une catégorie juridique.

L'absence. La personne est loin et ne peut pas se présenter, même si elle est en pleine forme. Elle a un voyage prolongé, un séjour à l'étranger, une affectation éloignée ou un autre empêchement qui dure.

La maladie. La personne est affectée par un problème de santé, passager ou durable, qui rend les démarches difficiles. Il peut s'agir de troubles physiques, de fatigue importante, ou de difficultés à suivre des échanges compliqués.

L'âge avancé. La personne vieillit et a besoin d'aide pour ses démarches. L'âge, à lui seul, ne dit rien de ce qu'elle peut ou ne peut pas faire : une personne âgée peut très bien gérer ses affaires. Ce qui compte, c'est la situation précise de chacune.

La jeunesse. La personne est propriétaire alors qu'elle est encore mineure. Cela arrive, par exemple, après un héritage. Quelqu'un d'autre est alors appelé à s'occuper des démarches ; qui, et sur quelle base, est une question pour le notaire.

Ces quatre familles ne sont pas exclusives : une personne âgée peut aussi être malade et loin de sa maison. Le chapitre 2 les reprend en détail, en mots courants et sans rien diagnostiquer.

DÉFINITION — la capacité juridique

Le terme que les juristes emploient pour parler de la possibilité, pour une personne, de poser elle-même des gestes qui l'engagent, comme signer un contrat. Qui la possède, qui ne la possède pas et dans quelle situation : ce livre ne le dit pas. C'est une question à poser à un notaire ou à un avocat, jamais à deviner.

Pourquoi la prudence s'impose

Un document signé concerne la personne dont le nom y figure. Quand ce n'est pas elle qui signe, une question se pose : l'autre signataire peut-il agir à sa place, et sur la base de quel papier ? Ce livre ne répond pas à cette question. Il vous invite à la poser avant de signer, parce que la réponse touche tout le monde : la personne représentée, la personne qui signe pour elle, l'acheteur, le vendeur et les professionnels impliqués.

Dire cela ne revient pas à décrire des règles. La bonne attitude consiste à ralentir, à demander et à faire vérifier. La fatigue ou l'urgence pousse à régler les choses d'un seul coup : c'est précisément le moment de s'arrêter.

QUI CONSULTER — quand une situation touche la capacité de signer

Pour toute question sur la possibilité, pour une personne, de signer elle-même, le notaire (membre de la Chambre des notaires du Québec) ou l'avocat est le bon interlocuteur. Pour s'informer sur la protection d'une personne, le Curateur public du Québec offre de l'information. Posez vos questions avant de signer ou de promettre quoi que ce soit.

1.2 Les personnes en présence

Qui peut se trouver autour de la table

Dans une situation de représentation, plusieurs personnes ont un rôle. Les nommer aide à comprendre ce que chacune peut raisonnablement vous apporter.

• La personne représentée. C'est celle dont la maison, l'immeuble ou le projet est en cause. Elle est le point de départ de tout. Sa voix compte, même si d'autres l'aident à l'exprimer.
• La personne qui agit pour elle. Un proche, un ami de confiance ou une autre personne a pris en charge les démarches. Ce livre l'appelle le représentant dans les cas où quelqu'un signe ou parle pour une autre personne.
• Le proche qui aide sans signer. Fabienne, par exemple, accompagne sa mère, l'aide à comprendre les papiers et prend des rendez-vous. Elle n'a peut-être aucun pouvoir de signature : son rôle est d'épauler.
• Le notaire. Il intervient pour préparer des documents, vérifier ce qui doit l'être et recevoir la signature des actes importants. Pour toute question sur ce qui suffit ou non, c'est vers lui qu'on se tourne en premier. Son rôle dans la vente est présenté dans le livre sur le notaire et l'acte de vente (→ livre M1).
• L'avocat. Il conseille sur les droits et les recours. Il peut intervenir quand la situation est tendue, quand des proches ne s'entendent pas ou quand un doute sérieux subsiste.
• Le courtier. Il aide à mettre en marché, à trouver un acheteur ou à faire une offre. Il n'est pas là pour trancher les questions de capacité de signer : il demande les documents dont il a besoin et renvoie au notaire pour le reste. Son rôle est décrit dans les livres consacrés à la loi qui l'encadre et à ses devoirs (→ livres B1 et B2).
• Le Curateur public du Québec. Un organisme public qui offre de l'information sur la protection des personnes. Vous pouvez le contacter pour poser des questions générales.
• La Chambre des notaires du Québec. L'ordre professionnel des notaires. Son site officiel vous aide à vous informer sur le notariat et à joindre un notaire.

Trois rôles à ne pas confondre

Trois gestes se ressemblent et ne se valent pas : aider, parler pour et signer pour. Elles sont différentes.

Aider : accompagner, expliquer, organiser. C'est le rôle que peut tenir un proche, et il ne demande aucun papier particulier.

Parler pour : communiquer à la place de la personne, par exemple avec le courtier. Le courtier aura besoin de savoir sur quelle base vous parlez ; il pourra en vérifier la portée avec la personne elle-même ou avec le notaire.

Signer pour : poser un geste qui engage la personne. C'est le rôle le plus sensible. Pour savoir si une personne peut signer pour une autre, et sur la base de quel document, il n'y a qu'une réponse : demandez-le au notaire.

L'ESSENTIEL — aider n'est pas signer

Vous pouvez aider un proche sans papier particulier. Dès qu'il s'agit de parler en son nom ou de signer à sa place, il faut savoir sur quelle base vous le faites, et c'est au notaire de le dire.

Une personne, plusieurs points de vue

Les proches ne voient pas toujours les choses de la même manière. L'un trouve que la maison est trop grande, l'autre veut respecter le désir de la personne de rester chez elle. Une sœur s'inquiète, un frère minimise. Ces désaccords sont normaux et ne signifient pas que quelqu'un agit mal. Ils signalent qu'il faut parler tôt, écouter la personne et, si nécessaire, demander l'aide d'un professionnel neutre.

CAS CONCRET — Thierry et l'immeuble pendant son absence (dossier fictif)

Thierry sera absent pour une longue période. Il possède un immeuble et envisage de le vendre pendant ce temps. Il pense confier les démarches à un proche de confiance. Avant de lui demander quoi que ce soit, il se pose des questions simples : cette personne pourra-t-elle vraiment signer à sa place ? Le courtier et l'acheteur accepteront-ils de traiter avec elle ? Quels documents faudra-t-il fournir ? Thierry n'a pas les réponses, et il le sait. Il décide donc de rencontrer un notaire avant de partir.

1.3 Un parcours de la question à la bonne personne, vu d'en haut

Voici un parcours simple. Il ne décrit pas des règles. Il montre dans quel ordre poser les questions et à qui les adresser. Chaque étape est reprise dans un chapitre du livre.

Étape 1 : reconnaître la situation

Quelqu'un ne peut pas, ou ne peut plus, signer seul. Est-ce une absence, une maladie, l'âge, la jeunesse, ou un mélange ? Notez ce que vous observez, sans poser de diagnostic ni conclure (→ chapitre 2).

Étape 2 : écouter la personne

Avant toute démarche, parlez avec la personne concernée. Que veut-elle ? Qu'est-ce qui l'inquiète ? À qui fait-elle confiance ? Même si elle a besoin d'aide, elle reste au centre de la discussion (→ chapitre 2, section 2.3).

Étape 3 : poser la question à un professionnel

Avant de signer, de promettre ou de lancer une vente, rencontrez un notaire ou un avocat. Préparez votre appel, rassemblez vos documents, notez vos questions (→ chapitre 4). Le Curateur public du Québec peut aussi vous renseigner, à titre d'information générale.

Étape 4 : réunir les documents

Selon la situation, on vous demandera divers documents : pièces d'identité, procuration, mandat, jugement, ou d'autres papiers. Ce livre vous donne une liste de départ pour ne rien oublier (→ chapitre 3). Seul le notaire dit si ces documents suffisent.

Étape 5 : informer le courtier, si un courtier intervient

Si la maison se met en vente, le courtier a besoin de savoir que quelqu'un représente le propriétaire. Il demandera des documents et pourra vous référer à un notaire (→ chapitre 5).

Étape 6 : préparer le dossier de la maison

Inventaire, titres, factures, état des lieux : la préparation d'une vente demande du travail, même quand tout va bien. Quand la personne ne peut pas signer, elle demande plus de rigueur encore (→ chapitre 7).

Étape 7 : protéger la personne

Pendant tout le processus, restez attentif aux signaux d'inconfort, de pression ou d'abus. Gardez des traces, ouvrez la discussion, demandez un deuxième avis (→ chapitre 8).

Étape 8 : se préparer soi-même

Le meilleur moment pour préparer ses documents, c'est avant d'en avoir besoin. Si vous lisez ce livre pour vous-même, le chapitre 9 vous propose une démarche à suivre avec un notaire.

L'ESSENTIEL — le parcours en une phrase

Reconnaître la situation, écouter la personne, consulter un professionnel, réunir les documents, informer le courtier, préparer la maison, protéger la personne, et se préparer soi-même.

Le cas d'Amina, de l'autre côté de la table

Le parcours ne concerne pas seulement ceux qui représentent. Il concerne aussi ceux qui traitent avec eux.

CAS CONCRET — Amina, acheteuse (dossier fictif)

Amina visite une maison qui lui plaît. Son courtier lui apprend que le vendeur ne sera pas présent pour la suite des démarches : un proche le représentera. Amina ne sait pas si cela pose un problème. Elle ne veut ni retirer son offre par peur, ni la poursuivre sans comprendre. Elle choisit de demander, par l'intermédiaire de son courtier, quels documents montrent qui signera pour le vendeur, puis de soumettre ces documents à son notaire.

Le chapitre 6 revient sur le geste d'Amina : demander calmement, par écrit, et laisser le notaire dire si la situation lui convient.

QUI CONSULTER — dès l'étape 3 du parcours

Le notaire (Chambre des notaires du Québec) ou l'avocat répond aux questions sur ce qui suffit pour signer. Le Curateur public du Québec informe sur la protection des personnes. Le courtier, lui, demande des documents et vous renvoie au notaire pour les questions de fond.

1.4 Ce que ce livre fait et ne fait pas

Ce que ce livre fait

Il fait ce que vous pouvez faire vous-même, avec les bons réflexes :

• Il vous aide à reconnaître les situations où quelqu'un d'autre intervient, dans des mots simples.
• Il vous donne des listes : documents à demander, questions à poser, étapes à suivre.
• Il vous prépare à parler aux professionnels : notaire, avocat, courtier, Curateur public du Québec.
• Il vous invite à la prudence, au respect de la personne et à la transparence.
• Il vous offre des outils : un tableau de suivi et une trousse qui rassemblent l'essentiel (chapitre 10).

Ce que ce livre ne fait pas

Il est tout aussi important de savoir ce qu'on ne trouvera pas ici, pour ne pas y chercher des réponses qu'il ne donne pas.

• Il n'énonce aucune règle sur qui peut signer, sur la possibilité d'agir à la place d'une personne ou sur ce qui rend un papier suffisant.
• Il ne décrit aucun régime de protection ni aucun recours.
• Il ne dit pas si un document est valable ou suffisant dans votre cas. Cette question appartient au notaire.
• Il ne pose aucun diagnostic sur la santé ou les capacités de qui que ce soit.
• Il ne remplace pas un professionnel. Il ne donne ni avis juridique, ni avis fiscal, ni avis financier.
• Il ne vous dit pas quoi faire dans votre situation précise. Il vous aide à poser les bonnes questions à ceux qui peuvent la regarder de près.

Chaque fois qu'une question touche à ce que la loi permet, à ce qu'un document permet ou à la façon de protéger quelqu'un, le livre la transforme en question à poser : au notaire, à l'avocat, au courtier ou à un organisme.

ATTENTION — ce livre ne peut pas dire si vous pouvez signer

Si vous cherchez une réponse sur la possibilité de signer, de vendre, d'acheter ou d'agir au nom de quelqu'un, ce livre ne vous la donnera pas. Il vous mènera vers la personne qui peut vous répondre.

Pourquoi cette limite est une force

On pourrait trouver frustrant qu'un livre sur la capacité juridique n'énonce aucune règle. C'est pourtant ce qui le rend utile. Les règles dépendent de la situation précise de chacun : elles peuvent changer, elles peuvent varier d'un cas à l'autre, et leur application demande une lecture attentive. Un livre qui prétendrait les résumer risquerait de vous conduire à la mauvaise conclusion.

Ce livre mise plutôt sur ce qui vous appartient : votre sens de l'observation, votre respect de la personne et votre capacité à poser des questions précises. Ce sont des qualités qui servent dans toutes les situations. Un notaire à qui vous arrivez avec un dossier ordonné et des questions claires peut vous répondre plus vite et plus justement.

Comment lire le reste du livre

Les dix chapitres suivent le parcours du début de ce chapitre.

• Le chapitre 2 vous aide à reconnaître les situations.
• Le chapitre 3 liste les documents à demander.
• Le chapitre 4 présente les ressources : notaire, avocat, Curateur public du Québec.
• Le chapitre 5 s'adresse à celui qui informe le courtier.
• Le chapitre 6 s'adresse à l'acheteur qui fait face à un vendeur représenté.
• Le chapitre 7 accompagne un proche qui prépare une vente pour un autre.
• Le chapitre 8 traite de la protection de la personne et de la prévention des abus.
• Le chapitre 9 invite à préparer ses propres documents avec un notaire.
• Le chapitre 10 rassemble la trousse complète.

Chaque chapitre se termine par des questions à poser. Vous pouvez les copier telles quelles dans votre carnet, les adapter, et les apporter à vos rendez-vous.

Pour la situation particulière d'une personne âgée et de sa maison, le livre sur les aînés et l'immobilier prend le relais (→ livre O3).

Les erreurs qui coûtent cher

• Signer ou faire signer pour aller plus vite. La fatigue et l'urgence poussent à régler les choses d'un seul geste. Ralentir protège tout le monde.
• Parler à la place de la personne sans lui demander son avis. Même si elle a besoin d'aide, elle reste au centre de la discussion.
• Deviner ce que la loi permet. Une idée entendue d'un voisin ou lue sur un forum n'est pas une réponse. Demandez au notaire.
• Croire qu'un document suffit parce qu'il existe. Qu'un papier existe ne dit pas qu'il convient à la situation. Seul un professionnel peut le dire.
• Cacher la situation au courtier ou à l'acheteur. Le silence crée de la méfiance. Une explication simple et honnête rassure tout le monde.
• Poser un diagnostic. Dire qu'un proche n'est plus capable de gérer ses affaires n'est ni votre rôle ni celui d'un courtier.
• Attendre la crise. Se préparer tôt laisse plus de choix et réduit les tensions.
• Oublier les autres proches. Une décision prise sans en parler aux personnes concernées peut ouvrir un conflit.

À retenir

• Une personne peut ne pas signer elle-même pour plusieurs raisons : absence, maladie, âge, jeunesse. Chaque situation est différente.
• Aider, parler pour et signer pour sont trois gestes distincts. Le dernier demande toujours de s'adresser au notaire.
• Ce livre ne dit pas ce que la loi permet. Il vous aide à reconnaître la situation, à demander les bons documents et à poser les bonnes questions.
• Deux ressources sont nommées tout au long du livre : le Curateur public du Québec, pour s'informer sur la protection des personnes, et la Chambre des notaires du Québec, pour joindre un notaire.
• La personne concernée reste au centre de la conversation, même quand d'autres parlent ou signent pour elle.
• Ralentir, demander et faire vérifier protège tout le monde.

Votre plan d'action

1. Décrivez la situation en quelques phrases : qui est la personne, quelle maison ou quel immeuble, quel projet (vendre, acheter, louer, simplement s'organiser).
2. Identifiez à quelle famille elle appartient : absence, maladie, âge, jeunesse, ou un mélange.
3. Parlez avec la personne concernée, quand c'est possible, de ce qu'elle souhaite et de ce qui l'inquiète.
4. Repérez les personnes en présence : qui aide, qui parle, qui pourrait signer, quels professionnels sont déjà impliqués.
5. Prenez rendez-vous avec un notaire avant toute signature, toute promesse ou toute mise en vente.
6. Rassemblez les documents de la liste du chapitre 3 et notez vos questions.
7. Ouvrez un carnet ou un tableau de suivi pour consigner chaque réponse reçue, par qui et quand (chapitre 10).
8. Gardez ce livre à portée de main : chaque chapitre répond à une étape du parcours.

Questions à poser

Au notaire :

• Dans la situation décrite, qui peut signer, et sur la base de quels documents ?
• Quels documents dois-je vous apporter pour que vous puissiez répondre ?
• Y a-t-il des démarches à ne pas entreprendre avant de vous avoir rencontré ?
• Que dois-je dire au courtier, et que dois-je lui laisser à vous demander ?

À l'avocat :

• Les proches ne s'entendent pas : comment protéger la personne et préserver les relations ?
• Quelles questions devrions-nous régler avant d'aller plus loin ?

Au courtier :

• De quels documents avez-vous besoin pour traiter avec la personne qui représente le propriétaire ?
• Comment présenter la situation à un acheteur ?

Au Curateur public du Québec :

• Quelle information générale pouvez-vous me donner sur la protection d'une personne dans ma situation ?
• Existe-t-il des documents d'information que je peux consulter ?

Vérifiez vos acquis

1. Nommez les quatre familles de situations où une personne ne signe pas elle-même.
2. Quelle différence y a-t-il entre aider, parler pour et signer pour ?
3. Qui répond à la question « ce document suffit-il ? »
4. Ce livre dit-il qui peut signer à la place d'une personne ? Pourquoi ?
5. Quel est le rôle du Curateur public du Québec dans ce livre ?
6. Pourquoi la personne concernée doit-elle rester au centre de la conversation ?

Réponses

1. L'absence, la maladie, l'âge avancé et la jeunesse. Elles peuvent aussi se combiner, et ce classement est un repère pratique, non une catégorie juridique.
2. Aider, c'est accompagner et organiser, sans papier particulier. Parler pour, c'est communiquer à la place de la personne. Signer pour, c'est poser un geste qui l'engage : c'est le plus sensible.
3. Le notaire. Le courtier demande des documents, mais renvoie au notaire pour savoir s'ils suffisent.
4. Non. Les règles dépendent de la situation précise et demandent la lecture d'un professionnel. Le livre transforme la question en question à poser.
5. S'informer sur la protection des personnes. Le Curateur public du Québec offre de l'information, mais ne remplace pas le notaire ou l'avocat.
6. Parce que c'est sa maison, sa vie et son histoire. Même quand elle a besoin d'aide, ses souhaits comptent, et leur respect évite bien des conflits.

Pour aller plus loin

• Curateur public du Québec — l'organisme public qui offre de l'information sur la protection des personnes ; consultez son site officiel pour ses publications et ses coordonnées.
• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel des notaires ; consultez son site officiel pour vous informer sur le notariat et pour joindre un notaire (→ livre M1).
• Code civil du Québec — la loi qui regroupe, entre autres, les règles sur les personnes, les contrats et les biens ; son texte est accessible sur le site officiel du gouvernement du Québec. Ce livre n'en cite aucun passage.
• Loi sur le courtage immobilier — la loi qui encadre le travail du courtier (→ livres B1 et B2).
• Dans cette collection : → livres A9 pour la transmission d'un immeuble, E8 pour vendre dans un contexte particulier, E1 pour décider de vendre et O3 pour les aînés et l'immobilier.

Chapitre 2 — Reconnaître les situations où quelqu'un ne signe pas seul

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Personne ne se réveille un matin en se disant que sa mère ne peut plus gérer sa maison, ou qu'il va devoir vendre un immeuble sans être présent. Ces situations s'installent peu à peu, ou surviennent d'un coup. Le premier défi n'est pas juridique : c'est de voir ce qui se passe, de le nommer avec des mots simples et de ne pas aller plus vite que la personne concernée.

Ce chapitre vous donne des repères pour reconnaître les situations où quelqu'un ne signe pas seul, pour observer sans diagnostiquer et pour rester respectueux. Il ne vous dit pas ce que la loi prévoit dans chaque cas : ces questions vont au notaire, et la dernière section en prépare la liste. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Fabienne, qui observe la situation de sa mère et de sa maison, et Thierry, qui prépare une longue absence.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• décrire en mots courants les situations d'absence, de maladie, d'âge avancé et de jeunesse ;
• noter ce que vous observez sans poser de diagnostic ni juger ;
• distinguer ce qui est un fait observable de ce qui est une conclusion ;
• garder la personne concernée au centre de la discussion, sans décider à sa place ;
• préparer la liste de questions à porter à un notaire.

Pourquoi c'est important

Reconnaître une situation tôt laisse du temps. Du temps pour parler, pour consulter, pour préparer les papiers, pour laisser la personne exprimer ce qu'elle veut. Une situation reconnue trop tard oblige à agir dans l'urgence, à un moment où tout le monde est fatigué et où les erreurs coûtent plus cher.

Mais reconnaître ne veut pas dire conclure. Dire d'un proche qu'il « n'est plus capable » est une conclusion lourde, que ni vous, ni le courtier, ni l'acheteur n'avez le rôle de poser. Ce chapitre vous apprend la différence entre observer (« maman a laissé son courrier de côté ») et conclure (« maman ne gère plus rien »). L'observation se partage, se note et se discute. La conclusion, elle, est une affaire de professionnels et de la personne elle-même.

2.1 Absence, maladie, âge, jeunesse : des situations différentes

Quatre situations, quatre besoins

Les situations où quelqu'un d'autre doit intervenir ne se ressemblent pas. Les confondre mène à de mauvaises questions et à de mauvais réflexes. Voici ce qui distingue chacune, en termes pratiques.

L'absence. La personne est en pleine possession de ses moyens, mais elle n'est pas là. Elle peut être en voyage, en séjour prolongé ailleurs, affectée loin pour son travail ou empêchée pour une autre raison. Ce qui manque, c'est sa présence, non sa capacité d'y penser. Elle peut très bien suivre les démarches à distance, donner son avis et répondre aux questions. Le défi est organisationnel : comment faire avancer les choses pendant qu'elle est loin ?

La maladie. La personne est touchée par un problème de santé. Il peut être passager (une hospitalisation, une convalescence) ou durable. Selon sa nature, il rend les démarches plus lourdes, plus fatigantes, parfois impossibles pour un temps. Ce qui manque ici, c'est de l'énergie ou de la disponibilité, et parfois davantage. Mais ce « parfois davantage » n'est pas à vous de le dire : seuls des professionnels de la santé peuvent évaluer une situation de santé.

L'âge avancé. La personne vieillit. Cela ne dit rien, en soi, de ce qu'elle peut faire. Une personne âgée peut gérer ses affaires avec lucidité et rigueur ; une autre peut avoir besoin d'un coup de main pour certaines tâches : lire un document compliqué, se déplacer, utiliser un ordinateur. Parler d'âge avancé ne désigne pas un état, mais une période de la vie où l'aide devient plus probable. Ce qui compte, c'est la situation précise de la personne, non son âge.

La jeunesse. La personne est propriétaire alors qu'elle est mineure. Cela peut arriver à la suite d'une transmission ou d'un autre événement familial. Ce qui manque ici est d'une autre nature : un adulte s'occupe des démarches pour la personne. Cette situation a ses particularités, à demander au notaire.

DÉFINITION — la représentation

Le fait qu'une personne agisse à la place d'une autre : qu'elle parle, qu'elle prenne des décisions ou qu'elle signe pour elle. Quand quelqu'un est représenté, il reste concerné par ce qui est fait en son nom. Dans quels cas et sur quelle base on peut représenter quelqu'un : c'est une question à poser à un notaire ou à un avocat.

Quand les situations se combinent

Dans la vraie vie, les familles de situations se mêlent. Une personne âgée peut être malade et vivre loin de sa maison. Un propriétaire absent peut avoir un proche malade qui ne peut pas l'aider. Chaque combinaison est particulière. C'est pourquoi les réponses toutes faites sont dangereuses et pourquoi ce livre ne vous en donne pas.

CAS CONCRET — Deux situations côte à côte (dossiers fictifs)

Fabienne s'occupe de la maison de sa mère, qui ne peut plus s'en charger seule. Thierry, lui, doit vendre un immeuble pendant une longue absence. Les deux ont besoin qu'une autre personne agisse à un moment ou à un autre. Mais la mère de Fabienne est là, présente, avec ses souhaits et son histoire avec la maison. Thierry, lui, est loin, mais il suit ses affaires de près. Les questions à poser au notaire ne sont donc pas les mêmes.

Ce qui distingue chaque situation, en un coup d'œil

Ce tableau est un aide-mémoire pratique. Il ne remplace pas l'avis d'un notaire sur ce qui est possible dans chaque cas.

QUI CONSULTER — pour savoir à quelle situation on a affaire

Pour une question de santé, c'est un professionnel de la santé qui peut répondre, et la personne concernée reste la première interlocutrice. Pour savoir ce que la situation permet sur le plan des papiers et des signatures, c'est le notaire ou l'avocat. Pour s'informer de façon générale sur la protection des personnes, le Curateur public du Québec offre de l'information.

2.2 Ce qu'on observe sans diagnostiquer

Voir sans conclure

Observer, c'est noter des faits : ce qu'on voit, ce qu'on entend, ce qui se passe. Diagnostiquer, c'est expliquer ces faits par une cause : « elle perd la tête », « il n'est plus capable ». La première démarche est à votre portée. La seconde ne l'est pas.

Un fait s'énonce avec des mots neutres, qu'une autre personne pourrait confirmer. Une conclusion dit pourquoi ou ce que cela signifie. Voici quelques exemples pour s'exercer.

Dans la colonne de gauche, chaque phrase peut être confirmée par quelqu'un d'autre. Dans celle de droite, chaque phrase porte un jugement, parfois injuste. Les faits suffisent largement à un notaire pour comprendre une situation. Les jugements ne l'aident pas et peuvent blesser.

Un carnet d'observations

Si la situation dure, tenir un petit carnet est utile. Pas pour accuser quelqu'un, mais pour garder les idées claires et pouvoir expliquer simplement la situation à un professionnel. Notez :

• la date de chaque observation ;
• ce que vous avez vu ou entendu, en une ou deux phrases ;
• qui était présent, si c'est pertinent ;
• ce que la personne a dit elle-même sur la situation, avec ses mots ;
• vos propres questions, séparées des faits.

Ce carnet reste privé. Montrez-le au notaire si cela l'aide, mais n'en faites pas une arme dans une discussion familiale. Il n'a pas pour but de prouver que quelqu'un a tort : il sert à décrire les choses telles qu'elles sont.

Les situations d'absence : ce qu'on observe

Dans le cas d'une absence, il y a peu à « observer » de la personne elle-même. Ce qu'on note surtout, ce sont les choses pratiques :

• Combien de temps durera l'absence ? Est-elle prévue ou subite ?
• La personne peut-elle être jointe, par quel moyen, et à quels moments ?
• Est-elle en mesure de lire et de renvoyer des documents ?
• Y a-t-il quelqu'un qui reçoit son courrier et qui surveille la maison ?
• A-t-elle indiqué qui elle souhaite voir s'occuper de ses affaires ?

CAS CONCRET — Thierry et sa liste de questions pratiques (dossier fictif)

Avant de partir pour une longue période, Thierry prend un soir pour noter ce qui est clair et ce qui ne l'est pas. Il sait qu'il sera difficile à joindre par moments. Il sait qu'il aimerait qu'un proche de confiance puisse s'occuper de la vente de son immeuble. Il ne sait pas comment rendre cela possible. Ce qu'il écrit n'est pas une solution : c'est le début d'une conversation avec un notaire.

Les situations de maladie ou d'âge : ce qu'on observe

Pour la maladie ou l'âge, les observations touchent à la vie quotidienne. Quelques repères, sans jamais en tirer de conclusion :

• Les papiers. Le courrier est-il ouvert ? Les documents importants sont-ils faciles à retrouver ?
• La maison. L'entretien est-il à jour ? Y a-t-il des travaux en suspens, des réparations repoussées ?
• Les échanges. La personne suit-elle une conversation sur un sujet compliqué ? A-t-elle besoin qu'on lui répète, qu'on lui écrive, qu'on lui laisse du temps ?
• Les habitudes. A-t-elle changé sa façon de faire certaines choses ? Dit-elle qu'elle est fatiguée ?
• Les souhaits. Veut-elle rester dans sa maison ? Qu'a-t-elle dit sur ce qu'elle souhaite pour la suite ?

Chaque point est une question que vous vous posez, pas une preuve. Des réponses « négatives » à ces questions ne signifient rien en soi : une personne peut être fatiguée un jour et très claire le lendemain, ou garder une maison en ordre tout en ayant besoin d'aide pour ses papiers. Seul un professionnel qualifié peut dire ce qu'une situation signifie.

ATTENTION — ne diagnostiquez ni ne faites diagnostiquer pour vous arranger

Un diagnostic de santé n'appartient ni à un proche, ni à un courtier, ni à un acheteur. Évitez de dire à qui que ce soit qu'une personne « n'est plus apte ». Si vous avez des inquiétudes sur la santé d'un proche, parlez-en avec lui et, s'il le souhaite, avec son médecin.

Les situations de jeunesse : ce qu'on observe

Pour un propriétaire mineur, il y a peu à observer de la personne : sa situation tient à son âge. Les questions sont d'une autre nature. Qui est la personne propriétaire ? Qui s'occupe de ses affaires ? Quels documents montrent cette responsabilité ? Quelle démarche est envisagée ? Ces informations se rassemblent pour le notaire, qui est le seul à pouvoir dire ce qui est possible.

QUI CONSULTER — quand les observations s'accumulent

Quand vos observations vous inquiètent, parlez-en à un notaire ou à un avocat : ils peuvent vous dire quoi faire des papiers, de la maison et des signatures. Pour s'informer de manière générale sur la protection d'une personne, le Curateur public du Québec offre de l'information. Pour une préoccupation de santé, un professionnel de la santé est la bonne personne à consulter.

2.3 Ne jamais décider à la place de la personne

Le principe : la personne reste au centre

Quand un proche vieillit, tombe malade ou s'absente, il est tentant de « régler » les choses à sa place. On veut bien faire. On a peur. On pense gagner du temps. Mais prendre une décision sans la personne, c'est lui retirer la place qui lui revient dans sa propre vie.

Le principe de ce livre est simple : même quand quelqu'un d'autre agit, la personne concernée reste au centre. On lui parle. On l'écoute. On lui explique, avec des mots clairs, ce qui se passe et ce qui est envisagé. On lui demande ce qu'elle veut. Si elle ne peut pas répondre à tout, on lui demande ce qu'elle peut. Et on note ce qu'elle a dit.

Des gestes de respect

Quelques gestes simples font une grande différence.

• Parlez-lui directement, et non à son sujet devant elle comme si elle n'était pas là.
• Prenez le temps : proposez de revenir sur un sujet plus tard plutôt que de presser une réponse.
• Utilisez des mots clairs, sans jargon, et proposez de répéter ou d'écrire.
• Demandez avant d'agir : ouvrir son courrier, ranger ses papiers, appeler quelqu'un en son nom, tout cela se demande.
• Présentez des choix, pas un fait accompli : « Qu'aimerais-tu qu'on fasse d'abord ? » vaut mieux que « Je m'en occupe ».
• Faites une pause si la discussion devient tendue, et reprenez-la avec un tiers neutre, comme un notaire.
• Respectez son rythme. Une personne qui n'est pas prête à parler de vendre sa maison peut ne pas l'être aujourd'hui.

Quand la personne ne veut pas

Il arrive que la personne refuse d'aborder le sujet. Elle dit que tout va bien, ou qu'elle s'en occupera plus tard. C'est un moment difficile pour les proches, qui voient la situation évoluer.

Quelques réflexes aident :

1. N'insistez pas dans l'urgence. Un accord arraché sous la pression ne rassure personne.
2. Proposez une petite étape, comme rencontrer un notaire ensemble pour simplement s'informer, sans rien décider.
3. Offrez qu'une personne neutre vienne en parler. Un tiers de confiance, choisi avec la personne, peut aider à aborder le sujet autrement.
4. Notez le refus et la date. C'est un fait, pas un reproche.
5. Demandez conseil à un notaire ou à un organisme sur la façon d'aborder le sujet.

Ne passez jamais par-dessus le refus d'une personne en agissant à son insu. Si vous pensez qu'elle est en danger ou qu'on abuse d'elle, la section 8.3 du chapitre 8 vous indique à qui en parler.

CAS CONCRET — Fabienne ouvre la conversation (dossier fictif)

Fabienne ne dit pas à sa mère : « Il faut vendre la maison. » Elle commence par une question : « Qu'est-ce qui te pèse le plus dans l'entretien de la maison, en ce moment ? » Sa mère parle de la tonte, des courriers, de la fatigue. Fabienne écoute, note quelques mots plus tard, et propose simplement : « Si tu veux, on pourrait rencontrer un notaire pour mieux comprendre les options. Rien ne presse, et on ne décide rien ce jour-là. » Sa mère répond qu'elle va y penser. Fabienne n'insiste pas.

Quand la personne est loin ou ne peut pas répondre

Pour une personne absente, garder le contact est la façon de rester au centre. Convenez d'un moyen de communication qui lui convient : appel, message, courriel, courrier. Envoyez-lui des résumés écrits des échanges. Offrez-lui de relire les documents avant toute étape importante.

Pour une personne qui ne peut pas répondre à tout, cherchez comment elle peut participer à sa mesure : un choix entre deux options, un hochement de tête, un moment de la journée où elle est plus à l'aise. Ne présumez pas de ce qu'elle ne peut pas faire avant d'avoir essayé avec patience.

Pour un jeune propriétaire, cherchez à lui expliquer la situation avec des mots adaptés à son âge, dans la mesure où cela lui convient. Les adultes responsables de ses démarches restent à sa disposition pour ses questions.

Le piège de la bonne intention

Une bonne intention peut mener à des gestes imprudents : signer « juste pour avancer », promettre à un acheteur que « ça va se régler », mettre la maison en vente « avant que ce soit trop tard ». Le désir d'aider ne remplace pas la vérification. Avant de faire un geste, demandez-vous :

• La personne est-elle au courant ?
• A-t-elle dit qu'elle était d'accord ?
• Ai-je demandé à un notaire si je pouvais agir ainsi ?

Si une des réponses est non, ralentissez.

L'ESSENTIEL — trois questions avant d'agir

La personne est-elle au courant ? A-t-elle dit qu'elle était d'accord ? Un notaire m'a-t-il confirmé que je pouvais agir ainsi ? Un non à l'une de ces questions invite à ralentir.

2.4 Les questions à poser au notaire

Pourquoi le notaire en premier

Le notaire est un professionnel du droit qui reçoit et prépare des actes importants. Son rôle dans la vente d'un immeuble est décrit dans le livre sur le notaire et l'acte de vente (→ livre M1). Pour les situations de ce chapitre, c'est lui qui peut dire ce qui est possible, ce qui ne l'est pas, et quels documents seront nécessaires. La Chambre des notaires du Québec est l'ordre professionnel qui regroupe les notaires.

Préparer son rendez-vous

Avant de rencontrer le notaire, préparez :

• un résumé de la situation en quelques phrases, avec vos observations notées dans le carnet ;
• le nom de la personne concernée et ce qu'elle souhaite, tel qu'elle l'a dit ;
• le projet : vendre, acheter, louer, simplement s'informer ;
• les documents que vous avez déjà, même incomplets ;
• la liste de vos questions, que vous trouverez ci-dessous.

Si la personne concernée peut venir, proposez-le. Si elle ne le peut pas, demandez au notaire comment la consulter ou la tenir au courant.

Les questions à poser, par situation

Pour toute situation :

• Dans la situation que je vous décris, qui peut signer, et sur la base de quels documents ?
• Quels documents dois-je vous apporter pour que vous puissiez répondre à mes questions ?
• Quelles démarches ne faut-il surtout pas entreprendre avant de vous avoir rencontré ?
• Comment la personne concernée peut-elle participer, et comment la tenir informée ?
• Quels sont les honoraires de la consultation et des étapes suivantes ?

En cas d'absence :

• Comment une personne absente peut-elle faire avancer la vente de son immeuble ?
• Quel type de document faut-il préparer avant le départ, et dans quel délai ?
• Comment la personne peut-elle signer à distance, le cas échéant ?
• Que doit-on prévoir si elle devient impossible à joindre ?

En cas de maladie ou d'âge avancé :

• Comment tenir compte des souhaits de la personne dans les démarches ?
• Que faut-il prévoir si sa situation évolue ?
• Si les proches ne s'entendent pas, quelles sont les options pour avancer sans conflit ?
• Comment présenter la situation au courtier et à l'acheteur ?

En cas de jeunesse :

• Qui peut s'occuper des démarches pour un propriétaire mineur, et sur la base de quel document ?
• Que prévoir lorsque le propriétaire atteindra l'âge de signer lui-même ?
• Quelles étapes faut-il anticiper avant de vendre ?

QUI CONSULTER — pour toutes ces questions

Ce sont des questions de fond : elles vont au notaire (Chambre des notaires du Québec) ou à l'avocat. Notez les réponses par écrit, avec la date et le nom de la personne consultée. Si un conflit existe entre proches, l'avocat peut aussi vous conseiller sur la manière de procéder.

Après le rendez-vous

Prenez le temps de relire vos notes. Partagez les informations utiles avec la personne concernée et avec les proches impliqués. Si le notaire vous a demandé des documents, établissez une liste des pièces à réunir et un échéancier pour les obtenir (chapitre 3).

Pour la situation particulière des personnes âgées et de leur maison, le livre sur les aînés et l'immobilier approfondit ces questions (→ livre O3).

Les erreurs qui coûtent cher

• Confondre observer et diagnostiquer. « Elle n'est plus capable » est une conclusion que ni vous ni le courtier ne pouvez poser.
• Attendre trop longtemps. Une situation reconnue tard oblige à agir dans l'urgence, avec moins de choix.
• Parler de la personne devant elle comme si elle était absente. Cela blesse et ferme la discussion.
• Décider à la place de la personne « pour son bien ». Même bien intentionnée, une décision prise sans elle la prive de sa place.
• Agir à son insu. Ouvrir ses comptes, contacter un courtier ou mettre la maison en vente sans son accord est une erreur grave de confiance.
• Cacher la situation aux autres proches. Le secret nourrit les soupçons et les conflits.
• Se fier à une idée entendue. Une affirmation lue en ligne ou dite par un voisin ne remplace pas la réponse d'un notaire.
• Négliger le carnet. Sans trace, vos souvenirs se brouillent et l'explication au professionnel devient confuse.

À retenir

• Les situations d'absence, de maladie, d'âge avancé et de jeunesse sont différentes. Chacune a ses besoins.
• Observer, c'est noter des faits ; diagnostiquer, c'est conclure. Seule la première démarche est à votre portée.
• Un carnet de faits, daté et sans jugement, aide le notaire et vous-même.
• La personne concernée reste au centre : on lui parle, on l'écoute, on note ce qu'elle dit.
• Un refus ne se contourne pas. On propose une petite étape, on laisse du temps, on demande conseil.
• Les questions sur ce qui est possible vont au notaire. La santé relève des professionnels de la santé.

Votre plan d'action

1. Nommez la situation en une phrase : absence, maladie, âge avancé, jeunesse, ou un mélange.
2. Ouvrez un carnet et notez vos observations en faits, avec la date.
3. Séparez dans le carnet les faits, ce que la personne a dit et vos propres questions.
4. Parlez avec la personne concernée, directement, avec des mots clairs et sans presser.
5. Proposez une petite étape, comme une rencontre d'information avec un notaire, sans rien décider.
6. Préparez votre rendez-vous avec un résumé, vos documents et la liste de questions de la section 2.4.
7. Informez les autres proches concernés, avec l'accord de la personne.
8. Notez les réponses du notaire par écrit, avec la date, et gardez-les dans votre dossier.

Questions à poser

Au notaire :

• Dans la situation décrite, qui peut signer, et sur la base de quels documents ?
• Quels documents dois-je vous apporter ?
• Y a-t-il des démarches à ne pas entreprendre avant notre rencontre ?
• Comment tenir la personne concernée informée et participante ?

À un professionnel de la santé, si la personne le souhaite :

• Comment l'accompagner au quotidien, sans décider à sa place ?

À l'avocat, en cas de désaccord entre proches :

• Comment avancer lorsque les proches ne s'entendent pas ?

Au Curateur public du Québec :

• Quelle information générale offrez-vous sur la protection d'une personne ?

Vérifiez vos acquis

1. Quelle est la différence entre l'absence et la maladie, du point de vue de ce qui manque à la personne ?
2. Donnez un exemple de fait observable et de la conclusion qu'il faut éviter.
3. Que contient un carnet d'observations utile ?
4. Que faire quand la personne refuse d'aborder le sujet ?
5. Quelles trois questions se poser avant d'agir pour un proche ?
6. À qui s'adressent les questions sur ce qui est possible de faire avec les papiers et les signatures ?

Réponses

1. Dans l'absence, c'est la présence qui manque, pas la capacité d'y penser. Dans la maladie, ce sont l'énergie ou la disponibilité, et parfois davantage, ce que seul un professionnel de la santé peut évaluer.
2. Exemple : le courrier s'accumule sur la table de la cuisine (fait). Conclusion à éviter : elle ne s'occupe plus de rien.
3. La date, ce que vous avez vu ou entendu, les personnes présentes, les mots de la personne elle-même, et vos questions, séparées des faits.
4. Ne pas insister dans l'urgence, proposer une petite étape, offrir la présence d'un tiers neutre, noter le refus et demander conseil à un notaire.
5. La personne est-elle au courant ? A-t-elle dit qu'elle était d'accord ? Un notaire m'a-t-il confirmé que je pouvais agir ainsi ?
6. Au notaire, ou à l'avocat. Le courtier peut demander des documents, mais renvoie au notaire pour le fond.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel des notaires ; son site officiel vous aide à vous informer sur le notariat et à joindre un notaire (→ livre M1).
• Curateur public du Québec — l'organisme public qui offre de l'information sur la protection des personnes ; consultez son site officiel pour ses publications et ses coordonnées.
• Code civil du Québec — la loi qui regroupe, entre autres, les règles sur les personnes ; son texte est accessible sur le site officiel du gouvernement du Québec. Ce livre n'en cite aucun passage.
• Dans cette collection : → livre O3 pour les aînés et l'immobilier.

Chapitre 3 — Les documents à demander quand quelqu'un signe pour un autre

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Dans une vente, un achat ou une location, chacun finit par se demander : « Qui signe, et comment le sait-on ? » Quand le propriétaire est lui-même à la table, la question se règle d'un regard. Quand c'est un proche qui agit à sa place, la question reste en suspens tant que personne n'a vu de papier.

Ce chapitre vous donne une liste de départ des documents qu'on peut demander dans cette situation, les raisons de demander des copies et la façon de garder une trace de tout. Il ne décrit aucun de ces documents, ni son contenu ni son effet : ce que vaut un papier précis dans une situation précise, seul le notaire peut le dire. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Thierry, qui prépare le départ qui précédera la vente de son immeuble, et Amina, acheteuse, qui veut comprendre qui signera pour le vendeur.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• dresser une liste de départ des documents à demander quand quelqu'un signe pour une autre personne ;
• expliquer pourquoi on demande des copies et comment les recevoir ;
• garder une trace claire de ce qui a été demandé, reçu et à qui ;
• éviter de conclure vous-même qu'un document suffit ;
• préparer les questions à poser au notaire sur ces documents.

Pourquoi c'est important

Un document, c'est ce qui permet à tout le monde de parler de la même chose. Sans papier, chacun s'appuie sur sa mémoire, sur la bonne foi de l'autre ou sur une parole donnée par téléphone. Avec les bons documents, le notaire, le courtier, l'acheteur et le vendeur peuvent savoir sur quelle base ils travaillent, et le dossier avance sans malaise.

Mais il y a un piège : croire qu'un papier suffit parce qu'il existe. Ce chapitre ne vous dira jamais qu'un document est « bon » ou « suffisant ». Il vous apprend à demander, à conserver, à transmettre et à faire vérifier. La vérification, elle, revient au notaire.

3.1 Une liste de départ

Comment utiliser cette liste

La liste qui suit est générique. Elle ne dit pas que tous ces documents existent dans votre cas, ni qu'ils sont tous nécessaires. Elle sert de point de départ pour une conversation : vous la présentez au notaire, qui précise ce qui s'applique. Un document peut manquer. Un autre peut être demandé en plus. Cette liste évite surtout d'oublier quelque chose d'évident.

Les pièces d'identité

• Une pièce d'identité de la personne représentée, lisible et à jour.
• Une pièce d'identité de la personne qui agit pour elle, lisible et à jour.
• Les coordonnées de chacune : adresse, téléphone, courriel.

Le notaire et le courtier ont besoin de savoir à qui ils s'adressent. Une copie de pièce d'identité est un document sensible : ne l'envoyez pas n'importe comment ni à n'importe qui (section 3.3).

DÉFINITION — la procuration

Le nom d'un document que les professionnels emploient quand quelqu'un doit agir pour une autre personne. Ce qu'il contient, ce qu'il permet et ce qu'il ne permet pas dans votre situation ne se devinent pas : ce sont des questions à poser au notaire. Ce livre n'en décrit ni le contenu ni l'effet.

Les documents qui disent qui agit pour qui

Selon la situation, il peut exister un ou plusieurs documents qui montrent qu'une personne est chargée de s'occuper des affaires d'une autre. On pense, par exemple, à :

• une procuration, nom d'un document que le notaire saura reconnaître et lire ;
• un mandat, nom d'un autre document de même famille, dont le notaire dira la nature exacte ;
• un jugement, s'il en existe un qui concerne la personne ou ses affaires ;
• tout autre document que le notaire jugera pertinent.

Vous n'avez pas à déterminer lequel s'applique ni ce qu'il permet. Demandez à la personne qui agit : Quel document montre que vous pouvez agir pour elle ? Pouvez-vous m'en remettre une copie ? Si un tel document existe, le notaire le lira et dira s'il convient pour l'opération projetée.

DÉFINITION — le mandat

Un autre nom de document que les professionnels emploient quand quelqu'un s'occupe des affaires d'une autre personne. Les sortes de mandats, leur portée et leur effet sont des questions de droit : elles se posent au notaire ou à l'avocat. Ce livre ne les décrit pas.

Les documents qui concernent la maison ou l'immeuble

Le notaire aura aussi besoin de renseignements sur l'immeuble visé. Voyez le chapitre 7 pour la préparation complète du dossier de la maison. Pour la liste de départ, retenez qu'on peut demander :

• l'adresse complète de l'immeuble ;
• le nom de la ou des personnes propriétaires, tel qu'il figure sur les papiers de l'immeuble ;
• une copie du dernier document que la personne possède sur l'immeuble (acte d'achat, évaluation, ou autre).

Le notaire dira lui-même ce qu'il doit vérifier. Votre rôle est de lui remettre ce que vous avez, sans le commenter.

Les documents que le notaire pourrait demander en plus

Le notaire peut demander d'autres pièces, selon ce que révèle la situation. Vous n'avez pas à les deviner. Quand il vous les demande, notez :

• ce qu'il demande, avec ses mots ;
• pourquoi il le demande, si vous le comprenez ;
• où l'obtenir : qui détient le document ? comment le réclamer ?
• combien de temps cela prendra, d'après la personne ou l'organisme qui le détient.

Ne vous découragez pas devant une liste qui s'allonge. Elle reflète le sérieux du travail, pas un soupçon envers vous.

La liste de départ, en un coup d'œil

CAS CONCRET — Thierry dresse sa liste avant de partir (dossier fictif)

Avant sa longue absence, Thierry note ce qu'il sait déjà. Il a ses pièces d'identité. Il connaît l'adresse de son immeuble. Il pense à un proche de confiance, mais il ne sait pas quel document serait nécessaire pour que ce proche s'occupe de la vente. Il écrit donc deux colonnes : « ce que j'ai » et « ce que je dois demander au notaire ». Dans la seconde, il met en premier : Quel document faut-il préparer avant mon départ, et à quel moment ?

QUI CONSULTER — pour savoir quels documents conviennent

Le notaire (Chambre des notaires du Québec) est la personne qui lit les documents et dit s'ils conviennent à l'opération projetée. L'avocat peut aussi répondre, surtout en cas de désaccord entre proches. Le courtier, lui, demande les documents dont il a besoin, mais ne dit pas s'ils suffisent.

3.2 Pourquoi on demande des copies

Le principe : voir et conserver

Demander une copie, ce n'est pas manquer de confiance. C'est permettre à chacun de voir le même papier, de le relire au calme et de le montrer au notaire. Tout le monde y gagne : la personne qui agit n'a pas à expliquer de mémoire, et celle qui reçoit l'information n'a pas à la croire sur parole.

L'ESSENTIEL — une copie vaut mieux qu'une explication

Quand quelqu'un vous dit « j'ai une procuration » ou « j'ai un papier du notaire », demandez-en une copie. Vous ne jugez pas le papier : vous le transmettez à qui peut le lire.

Qui peut demander, et à qui

• Le courtier peut demander les documents dont il a besoin pour traiter avec le représentant.
• L'acheteur, par l'intermédiaire de son courtier, peut demander à voir les documents qui montrent qui signera pour le vendeur. Il les remettra ensuite à son notaire.
• Le notaire demande ce qui lui est nécessaire ; demandez-lui comment il conserve ce qu'il reçoit.
• Le proche peut demander aux autres proches une copie des documents qu'ils détiennent.

Quand vous demandez, soyez simple et courtois : Pourriez-vous me remettre une copie du document dont vous parlez ? Je la ferai lire à mon notaire. Évitez les formules accusatrices ou qui laissent entendre un doute sur la personne.

Ce qu'on peut raisonnablement attendre d'une copie

Une bonne copie est :

• lisible : on peut lire chaque ligne, y compris les signatures et les dates ;
• complète : toutes les pages, y compris celles qui semblent sans importance ;
• récente, si le document est daté : demandez la version la plus à jour ;
• identifiable : on sait de quel document il s'agit, de quelle date et de quelle personne.

Si la copie est floue, coupée ou incomplète, demandez-en une autre. Ne comblez jamais les trous de votre propre initiative.

Les originaux : une question à poser

Faut-il remettre l'original, une copie certifiée ou une simple copie ? Qui garde quoi ? Pendant combien de temps ? Ces questions n'ont pas de réponse universelle. Posez-les au notaire avant d'envoyer ou de remettre quoi que ce soit. En attendant, gardez toujours l'original en lieu sûr et ne le confiez à personne sans en avoir parlé au notaire.

Respecter la confidentialité

Les documents dont on parle contiennent des renseignements personnels : identité, adresse, parfois des détails de santé ou de situation familiale. Quelques précautions simples s'imposent.

• Ne demandez que ce qui est nécessaire. Si on ne vous a pas dit pourquoi un renseignement est utile, demandez pourquoi.
• Envoyez par un moyen sûr. Évitez de transmettre des pièces d'identité par un message ouvert ou une application de messagerie non protégée. Demandez au notaire quel moyen il recommande.
• Limitez le nombre de personnes qui reçoivent les copies.
• Ne partagez pas sur les réseaux sociaux ni dans des groupes de discussion familiaux élargis.
• Détruisez les copies inutiles, une fois le dossier terminé, après avoir demandé au notaire combien de temps il faut les conserver.

ATTENTION — les pièces d'identité sont sensibles

Une copie de pièce d'identité peut servir à d'autres fins que celles pour lesquelles vous l'envoyez. Ne l'envoyez qu'à des personnes dont vous avez vérifié l'identité et le rôle, de préférence au notaire ou au courtier du dossier. En cas de doute sur une demande reçue, voyez le chapitre 8 et le livre sur la fraude immobilière (→ livre O7).

3.3 Garder une trace

Pourquoi garder une trace

Dans un dossier qui dure plusieurs semaines ou plusieurs mois, la mémoire s'efface. On oublie qui a demandé quoi, quand le document a été reçu, à qui il a été transmis. Un journal simple règle ces problèmes. Il rassure aussi les autres : montrer qu'on tient un dossier ordonné donne confiance.

Un tableau de suivi à quatre colonnes

Pour chaque document demandé, notez :

Ajoutez une colonne « Remarques » pour les questions en suspens. Le tableau de suivi complet du chapitre 10 reprend ce modèle.

Les bonnes habitudes

• Datez tout. Chaque demande, chaque réponse, chaque rendez-vous.
• Conservez les courriels et les messages importants dans un dossier distinct.
• Écrivez après un appel : une phrase ou deux suffisent pour résumer ce qui a été dit.
• Demandez des confirmations écrites quand une réponse est importante : Pouvez-vous me confirmer par courriel ce que vous venez de m'expliquer ?
• Rangez les papiers au même endroit, de préférence dans une chemise ou un dossier numérique nommé clairement.
• Faites une copie de sauvegarde de vos notes et de vos documents numérisés.
• Ne modifiez jamais un document reçu. Si quelque chose vous semble erroné, signalez-le à la personne ou au notaire, sans corriger vous-même.

Qui garde la trace

Si plusieurs proches participent, convenez de qui tient le dossier. Un seul tableau, à jour, est plus fiable que cinq carnets différents. Cette personne n'est pas pour autant « responsable » de tout : elle centralise l'information et la partage avec les autres.

Quand un document tarde

Un document peut mettre du temps à arriver : la personne qui le détient est loin, elle ne le retrouve pas, elle hésite à le remettre. Ne vous fâchez pas et ne le remplacez pas par une explication de vive voix. Relancez poliment, par écrit, en rappelant ce que vous attendez et pourquoi. Si le délai s'allonge, informez-en le notaire et demandez-lui comment procéder. Demandez-lui comment obtenir un document perdu ou difficile à joindre : c'est à lui, non à vous, de choisir la voie à suivre.

Durant l'attente, ne promettez rien à l'acheteur ni au courtier qui dépende de ce document. Dites simplement où en est votre démarche : J'attends un document et je le transmettrai au notaire dès que je l'aurai. Cette phrase honnête vaut mieux qu'une assurance que vous ne pouvez pas tenir.

Garder la personne informée

Si la personne représentée peut le faire, tenez-la au courant de ce que vous demandez et recevez. Montrez-lui le tableau, lisez avec elle ce qu'elle souhaite lire, et notez ses réactions. Cela vaut aussi pour une personne absente : un résumé écrit régulier, envoyé selon le moyen qu'elle préfère, lui permet de suivre.

CAS CONCRET — Amina demande et conserve (dossier fictif)

Amina apprend que le vendeur sera représenté par un proche. Elle demande à son courtier, par écrit, quels documents montrent qui signera pour le vendeur. Quand les copies arrivent, elle note la date de réception dans un petit tableau, enregistre les fichiers dans un dossier à part et les transmet à son notaire par le moyen que celui-ci lui indique. Elle ne commente pas les documents. Elle écrit simplement en tête de sa demande : « Voici ce que j'ai reçu. Pouvez-vous me dire si cela vous convient et ce qu'il faudrait ajouter ? »

QUI CONSULTER — pour savoir comment conserver et transmettre

Pour la façon de recevoir, de conserver et de transmettre des documents sensibles, demandez au notaire quel moyen il recommande. Pour la protection des renseignements personnels en général, consultez les ressources officielles du gouvernement du Québec. En cas de doute sur une demande de documents qui vous semble suspecte, voyez le livre sur la fraude immobilière (→ livre O7).

3.4 Les questions à poser au notaire

Avant le rendez-vous

Rassemblez ce que vous avez déjà : copies des pièces d'identité, documents qui montrent qui agit pour qui, adresse de l'immeuble, coordonnées de chacun. Apportez aussi votre tableau de suivi, même s'il est encore incomplet. Le notaire verra rapidement ce qui manque et ce qui est en place.

Pour le rôle du notaire dans la vente et l'acte de vente, voyez le livre qui lui est consacré (→ livre M1).

Les questions sur les documents

Sur les documents en général :

• Parmi les documents que j'ai apportés, lesquels vous sont utiles, et lesquels ne le sont pas ?
• Quels documents manque-t-il pour que vous puissiez dire si la personne peut agir ?
• Dois-je demander moi-même ces documents ou vous les réclamez-vous ?
• Combien de temps faut-il prévoir pour les obtenir ?

Sur les copies et les originaux :

• Faut-il une copie simple, une copie certifiée ou l'original ?
• Qui conserve les originaux pendant la démarche ?
• Comment vous les transmettre en toute sécurité ?

Sur la suite :

• Une fois les documents réunis, quelle est la prochaine étape ?
• Dois-je les montrer au courtier, à l'acheteur ou à d'autres personnes, et dans quel ordre ?
• Que faire si un document est perdu, périmé ou introuvable ?

Sur les honoraires :

• Quels sont vos honoraires pour l'examen de ces documents et pour les étapes suivantes ?

QUI CONSULTER — pour toutes ces questions

Le notaire est la personne à qui poser ces questions. Notez ses réponses par écrit, avec la date. Si un désaccord oppose des proches au sujet d'un document, l'avocat peut aussi vous conseiller. Pour un renseignement général, le Curateur public du Québec offre de l'information sur la protection des personnes.

Après le rendez-vous

Mettez votre tableau à jour. Notez ce que le notaire a demandé, ce qu'il a confirmé et ce qu'il a laissé en suspens. Informez, avec l'accord de la personne concernée, les proches qui participent. Prévoyez une date pour revenir vers le notaire avec les documents manquants.

Les erreurs qui coûtent cher

• Conclure qu'un document suffit parce qu'il existe. Seul le notaire dit si un papier convient à l'opération.
• Se contenter d'une explication orale. Sans copie, on ne peut ni relire ni vérifier.
• Accepter une copie floue ou incomplète. Demandez-en une autre plutôt que de deviner.
• Envoyer des pièces d'identité à n'importe qui. Ces documents sont sensibles : choisissez avec soin les personnes qui les reçoivent.
• Remettre un original sans en avoir parlé au notaire. Demandez d'abord ce qu'il faut remettre.
• Corriger ou compléter un document soi-même. Signalez le problème, ne le réparez pas.
• Ne rien noter. Au bout de quelques semaines, personne ne se souvient de qui a demandé quoi.
• Multiplier les carnets. Un seul tableau à jour vaut mieux que plusieurs versions qui se contredisent.

À retenir

• Une liste de départ aide à ne rien oublier : pièces d'identité, document qui dit qui agit pour qui, jugement s'il en existe un, renseignements sur l'immeuble, coordonnées.
• Ce livre ne décrit ni le contenu ni l'effet de ces documents. Seul le notaire dit s'ils conviennent.
• On demande des copies pour que chacun voie le même papier, sans que personne soit mis en doute.
• Une bonne copie est lisible, complète, récente et identifiable.
• Les documents contiennent des renseignements personnels : on les envoie par un moyen sûr, à des personnes dont le rôle est connu.
• Un tableau de suivi daté, tenu par une personne, garde la trace de ce qui est demandé, reçu et transmis.

Votre plan d'action

1. Recopiez la liste de départ de la section 3.1 et cochez ce que vous avez déjà.
2. Demandez à la personne qui agit quel document montre qu'elle peut le faire, et une copie de ce document.
3. Vérifiez que chaque copie est lisible, complète et identifiable.
4. Ouvrez un tableau de suivi à quatre colonnes et inscrivez chaque document demandé.
5. Demandez au notaire par quel moyen lui transmettre les copies, puis envoyez-les.
6. Notez ses réponses et ce qu'il demande en plus, avec la date.
7. Convenez d'une personne qui tient le dossier, si plusieurs proches participent.
8. Tenez la personne concernée informée, selon le moyen qui lui convient.

Questions à poser

Au notaire :

• Quels documents vous sont utiles dans cette situation, et lesquels manquent ?
• Faut-il une copie simple, une copie certifiée ou l'original ?
• Comment vous transmettre ces documents en toute sécurité ?
• Que faire si un document est introuvable ?

Au courtier :

• De quels documents avez-vous besoin pour traiter avec le représentant du propriétaire ?
• À qui devez-vous les transmettre, et comment ?

À la personne qui agit pour le propriétaire :

• Quel document montre que vous pouvez agir pour lui ?
• Pouvez-vous m'en remettre une copie complète et lisible ?

À l'avocat, en cas de désaccord entre proches :

• Que faire quand les proches ne s'entendent pas sur les documents à produire ?

Vérifiez vos acquis

1. Nommez quatre éléments d'une liste de départ de documents.
2. Pourquoi demande-t-on une copie plutôt que de se contenter d'une explication ?
3. Quelles sont les qualités d'une bonne copie ?
4. Qui dit si un document convient à l'opération projetée ?
5. Quelles précautions prendre en envoyant une pièce d'identité ?
6. Que contient un tableau de suivi à quatre colonnes ?

Réponses

1. Par exemple : une pièce d'identité de la personne représentée, une de la personne qui agit, le document qui dit qui agit pour qui, l'adresse de l'immeuble. Un jugement, s'il en existe un, peut s'y ajouter.
2. Pour que chacun voie le même papier, puisse le relire au calme et le montrer au notaire, sans devoir croire quelqu'un sur parole.
3. Elle est lisible, complète, récente et identifiable.
4. Le notaire. Le courtier demande les documents dont il a besoin, mais ne dit pas s'ils suffisent.
5. L'envoyer par un moyen sûr, à des personnes dont le rôle est connu, de préférence au notaire ou au courtier du dossier, et demander au notaire quel moyen il recommande.
6. Le document, à qui il a été demandé et quand, quand et sous quelle forme il a été reçu, à qui et quand il a été transmis.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel des notaires ; son site officiel vous aide à vous informer sur le notariat et à joindre un notaire (→ livre M1).
• Curateur public du Québec — l'organisme public qui offre de l'information sur la protection des personnes ; consultez son site officiel pour ses publications et ses coordonnées.
• Code civil du Québec — la loi qui regroupe, entre autres, les règles sur les personnes, les contrats et les biens ; son texte est accessible sur le site officiel du gouvernement du Québec. Ce livre n'en cite aucun passage.
• Dans cette collection : → livre M1 pour le notaire et l'acte de vente, O7 pour la fraude immobilière.

Chapitre 4 — À qui s'adresser : notaire, avocat, Curateur public

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Vous avez observé la situation, vous avez commencé à réunir des documents, et vous avez maintenant une question précise. Par où commencer ? À qui téléphoner ? Que dire au premier appel ? Beaucoup de proches restent bloqués à cette étape, par crainte de déranger, de mal s'exprimer ou de révéler des choses qui ne regardent personne.

Ce chapitre présente trois ressources et ce que chacune peut vous apporter : le notaire, l'avocat et le Curateur public du Québec. Il vous aide à préparer votre appel, à décider quoi dire et quoi garder pour plus tard, et à poser les bonnes questions à chacun. Il ne dit pas ce que ces professionnels répondront : leurs réponses dépendent de votre situation, et elles leur appartiennent. Le dossier de ce chapitre est fictif : Fabienne, qui prépare sa première démarche pour la maison de sa mère.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• dire à quoi sert chacune des trois ressources : le notaire, l'avocat et le Curateur public du Québec ;
• préparer un appel ou un rendez-vous, avec un dossier de questions ;
• décider quels renseignements communiquer au premier contact, et lesquels garder pour plus tard ;
• poser à chaque interlocuteur les questions qui le concernent ;
• noter les réponses pour ne rien perdre.

Pourquoi c'est important

Une bonne question, posée à la bonne personne, vaut mieux que de longues recherches. Mais une bonne question posée à la mauvaise personne mène à une réponse inutile, voire trompeuse. Un courtier, un voisin, un forum en ligne et un membre de la famille peuvent tous donner leur avis : aucun ne remplace un professionnel du droit quand il s'agit de savoir ce qui est possible.

Bien choisir son interlocuteur fait gagner du temps et de l'argent. Bien préparer son appel aide le professionnel à répondre vite et justement. Et savoir ce qu'on peut raconter, et quand, protège la personne concernée, dont la vie privée mérite des égards même quand on agit pour son bien.

4.1 Trois ressources, trois utilités

Le notaire

Le notaire est un professionnel du droit qui reçoit et prépare des actes importants. Dans une vente d'immeuble, il a un rôle central : il vérifie les titres et reçoit la signature de l'acte de vente (→ livre M1). Dans les situations de ce livre, il est la première personne à consulter quand la question est : peut-on signer, et à quelles conditions ?

Pour vous, il sert à :

• savoir quels documents sont nécessaires dans votre situation ;
• savoir si les documents que vous avez conviennent à l'opération envisagée ;
• préparer, au besoin, des documents pour l'avenir (chapitre 9) ;
• comprendre les étapes de la démarche, et leur ordre.

La Chambre des notaires du Québec est l'ordre professionnel qui regroupe les notaires. Son site officiel vous aide à vous informer sur le notariat et à joindre un notaire.

L'ESSENTIEL — le notaire d'abord

Quand la question est « peut-on signer, et sur quelle base ? », le notaire est le premier interlocuteur. Il lit les documents, répond aux questions et prépare ce qui doit l'être.

L'avocat

L'avocat est un autre professionnel du droit. Il conseille sur les droits, les obligations et les recours. Dans les situations de ce livre, il devient utile surtout quand :

• les proches ne s'entendent pas et qu'il faut trouver une voie qui préserve les relations ;
• un doute sérieux subsiste après la rencontre avec le notaire ;
• une tension ou un conflit est déjà présent ;
• vous avez besoin d'un avis sur une situation compliquée, ou d'un deuxième regard.

Le notaire et l'avocat n'ont pas les mêmes rôles. Pour savoir qui consulter dans votre cas, vous pouvez poser la question au premier que vous appelez : Est-ce à vous que je devrais m'adresser pour cette question, ou à un autre professionnel ? Une réponse honnête fait gagner du temps.

Le Curateur public du Québec

Le Curateur public du Québec est un organisme public. Dans ce livre, on le mentionne pour une raison précise : s'informer sur la protection d'une personne. Si vous vous demandez ce que cela veut dire, à qui cela s'adresse, et où trouver de l'information fiable, son site officiel est un bon point de départ.

Pour vous, il peut servir à :

• consulter de l'information générale mise à la disposition du public ;
• savoir où trouver de l'information fiable ;
• poser des questions générales sur la protection d'une personne.

Ce livre ne décrit ni ses pouvoirs, ni ses services précis, ni les démarches qu'on peut entreprendre auprès de lui. Pour cela, consultez son site officiel ou communiquez directement avec lui.

DÉFINITION — protection d'une personne

Une expression que les professionnels et les organismes emploient pour parler des moyens prévus pour aider une personne qui a besoin d'un appui dans ses affaires. Ce livre n'en décrit aucun. Pour comprendre ce que cela recouvre, informez-vous auprès du Curateur public du Québec, d'un notaire ou d'un avocat.

Trois ressources, trois utilités : un tableau

CAS CONCRET — Fabienne choisit par où commencer (dossier fictif)

Fabienne se demande si elle doit appeler un notaire, un avocat ou le Curateur public du Québec. Elle relit sa question : peut-on envisager de vendre la maison de ma mère un jour, et à quelles conditions ? C'est une question sur ce qui est possible avec des papiers et des signatures : elle choisit le notaire. Elle garde le Curateur public du Québec pour s'informer plus tard, de façon générale. Et elle se dit qu'elle consultera un avocat seulement si la famille se divise.

QUI CONSULTER — pour choisir la bonne ressource

En cas de doute sur la ressource à choisir, appelez le notaire et posez-lui la question. Il pourra vous dire si votre situation relève de lui, d'un avocat ou d'un autre service. Pour trouver un notaire, consultez le site de la Chambre des notaires du Québec.

4.2 Préparer son appel

Pourquoi se préparer

Le temps d'un appel ou d'un rendez-vous est limité, et vous avez beaucoup de choses à dire. Se préparer vous permet de dire l'essentiel en quelques minutes, de ne rien oublier et de ne pas être pris au dépourvu par une question simple. Une préparation sérieuse montre aussi que vous prenez la situation au sérieux.

Le dossier d'une page

Avant d'appeler, rédigez une fiche d'une page. Elle contient :

1. Qui est la personne concernée, en une phrase : « Ma mère, propriétaire de sa maison, qui ne peut plus s'en occuper seule. »
2. Qui vous êtes par rapport à elle : fille, ami, voisin, ou autre.
3. Le projet ou la question : vendre un jour, mieux comprendre, préparer l'avenir, régler un désaccord.
4. Ce qui s'est passé, en trois ou quatre faits observables, tirés de votre carnet (chapitre 2).
5. Ce que la personne souhaite, avec ses mots, si elle s'est exprimée.
6. Les documents que vous avez, même incomplets (chapitre 3).
7. Vos trois questions principales, par ordre d'importance.
8. Vos disponibilités pour un rendez-vous.

Cette fiche tient sur une page. Elle vous sert de pense-bête pendant l'appel et, au besoin, de document à envoyer au professionnel avant la rencontre.

Ce que vous dites au premier appel

Au premier appel, vous n'avez pas à tout raconter. Vous cherchez à prendre rendez-vous et à savoir comment vous y préparer. Une façon simple de commencer :

Bonjour. Je vous appelle au sujet de la maison de ma mère. Elle ne peut plus s'en occuper seule, et nous nous demandons ce qui est possible pour l'avenir. Je voudrais prendre rendez-vous pour comprendre les démarches. Pouvez-vous me dire quels documents apporter et si ma mère devrait être présente ?

Cette formule dit l'essentiel sans livrer de détails. Le professionnel vous dira ce qu'il lui faut de plus.

Les questions pratiques à poser au premier appel

• Combien coûte la première rencontre ? Demandez le tarif, la durée et le mode de paiement avant le rendez-vous.
• Quels documents dois-je apporter ?
• La personne concernée doit-elle être présente ? Si oui, comment l'inviter ?
• Combien de temps faut-il prévoir ?
• Comment vous joindre si une question survient avant le rendez-vous ?

Si vous tombez sur une boîte vocale

Laissez un message court : votre nom, votre numéro, la raison de votre appel en une phrase (une question sur la maison d'un proche qui ne peut plus s'en occuper seul) et les moments où l'on peut vous rappeler. N'y laissez ni détail de santé ni information financière. Si personne ne vous rappelle dans un délai raisonnable, essayez de nouveau ou contactez un autre cabinet : vous n'avez aucune raison d'attendre indéfiniment.

Plus d'un professionnel

Vous pouvez téléphoner à plus d'un cabinet pour comparer les tarifs, les délais de rendez-vous et la façon dont on vous accueille. Ce n'est pas impoli : c'est prudent. Cherchez quelqu'un qui prend le temps de vous écouter, qui vous répond clairement et qui vous met à l'aise. Si un échange vous laisse mal à l'aise, vous pouvez en rencontrer un autre.

Prendre des notes

Pendant l'appel et le rendez-vous, notez :

• le nom de la personne que vous avez eue au bout du fil et la date ;
• ce qu'elle vous a demandé d'apporter ;
• les réponses à vos questions, avec ses mots autant que possible ;
• ce qu'elle vous a dit de faire ou de ne pas faire ;
• la date de la prochaine étape.

N'hésitez pas à demander : Pouvez-vous répéter pour que je note bien ? ou Pouvez-vous me le confirmer par courriel ?

Accompagner la personne concernée

Si la personne concernée peut venir au rendez-vous, proposez-le-lui et laissez-la décider. Elle peut vouloir y aller seule, avec vous, ou ne pas y aller du tout. Respectez son choix. Si elle vient, présentez-la d'abord : c'est elle dont on parle, et c'est à elle qu'on s'adresse en premier.

CAS CONCRET — La mère de Fabienne accepte une rencontre d'information (dossier fictif)

Quelques jours après leur conversation, la mère de Fabienne dit qu'elle veut bien rencontrer un notaire, pour s'informer seulement. Fabienne prépare sa fiche d'une page, puis appelle. Elle demande le tarif de la première rencontre et les documents à apporter. Elle demande aussi si sa mère peut venir avec elle. À la fin de l'appel, elle note le nom de la personne, la date du rendez-vous et ce qu'il faut apporter.

4.3 Ce qu'on peut demander sans trahir la confidentialité

Le dilemme

Vous voulez demander conseil, mais la situation touche la vie privée de quelqu'un : santé, finances, relations familiales. Jusqu'où aller ? Que dire ? Que garder pour plus tard ? Il n'existe pas de règle simple, mais quelques repères aident à respecter la personne tout en obtenant l'information dont vous avez besoin.

Les repères

Commencez par une question générale. Au premier contact, vous pouvez poser des questions sans nommer personne : Quand quelqu'un ne peut plus s'occuper seul de sa maison, quelles sont les étapes habituelles pour envisager une vente ? Vous obtenez une première orientation sans livrer d'identité.

Dites ce qui est nécessaire, pas davantage. Pour que le professionnel vous réponde, il a besoin de comprendre la situation générale. Il n'a pas besoin, dès le premier appel, des détails de santé, de l'état des comptes ou des conflits de famille.

Parlez avec l'accord de la personne. Quand c'est possible, dites à la personne concernée que vous allez consulter un professionnel, pourquoi, et ce que vous comptez lui dire. Demandez-lui ce qu'elle est à l'aise de partager. Si elle préfère que vous attendiez, attendez.

Distinguez les faits des jugements. Raconter des faits est plus respectueux que lancer des étiquettes, comme on l'a vu au chapitre 2. « Le courrier s'accumule » est un fait. « Elle ne gère plus rien » est une conclusion.

Demandez comment le professionnel traite vos renseignements. Vous pouvez demander au notaire, à l'avocat ou à l'organisme comment il conserve et protège ce que vous lui confiez, et à qui il peut les communiquer. C'est une question normale, et la réponse vous renseigne.

Gardez les documents sensibles pour le rendez-vous. Les pièces d'identité, les dossiers médicaux et les relevés financiers ne s'envoient pas par un moyen non sécurisé. Demandez au professionnel comment les lui transmettre (chapitre 3).

Ce qu'on garde pour plus tard

Il est tout à fait normal de ne pas tout dire au premier contact. Gardez pour une rencontre, avec l'accord de la personne :

• les détails de santé ;
• les informations financières précises ;
• les tensions familiales ;
• les soupçons d'abus (chapitre 8), qui demandent une conversation plus approfondie.

Si un professionnel vous demande un renseignement que vous ne voulez pas donner tout de suite, vous pouvez répondre : Je préférerais en parler avec la personne concernée avant de vous le dire. Cette réponse est respectable.

ATTENTION — ne parlez pas à la place de la personne devant des tiers

Évitez de décrire la situation de quelqu'un devant d'autres personnes qui n'ont pas à la connaître : voisins, collègues, groupes en ligne. Même sans mauvaise intention, ces propos peuvent circuler et blesser. Réservez les confidences aux professionnels et aux proches concernés.

QUI CONSULTER — pour savoir ce que vous pouvez dire et à qui

En cas de doute sur ce qui peut être communiqué, demandez-le au notaire ou à l'avocat au tout début de la rencontre : Que dois-je vous dire, et qu'est-ce qui peut attendre ? Pour des questions générales sur la protection des renseignements personnels, consultez les ressources officielles du gouvernement du Québec.

4.4 Les questions à poser à chacun

Au notaire

Sur la situation :

• Dans la situation que je vous décris, qui peut signer, et sur la base de quels documents ?
• Que faut-il prévoir pour la suite ?
• Y a-t-il des démarches à ne pas entreprendre avant d'avoir les documents ?

Sur la personne concernée :

• Comment l'associer aux démarches ?
• Comment tenir compte de ce qu'elle souhaite ?
• Doit-elle être présente à une étape précise ?

Sur les coûts :

• Quels sont vos honoraires pour la consultation et pour les étapes suivantes ?
• Y a-t-il d'autres frais à prévoir ?

À l'avocat

Sur la situation :

• Quelles sont mes options dans cette situation, et quelles en seraient les conséquences ?
• Quelle serait la meilleure façon de procéder pour préserver les relations familiales ?

Sur un désaccord entre proches :

• Comment présenter la situation à un proche qui n'est pas d'accord ?
• Quelles démarches éviter pour ne pas envenimer le conflit ?

Sur les coûts :

• Quels sont vos honoraires, et comment sont-ils facturés ?

Au Curateur public du Québec

• Quelle information générale offrez-vous sur la protection d'une personne ?
• Où trouver vos publications ou vos documents d'information destinés au public ?
• Comment vous joindre pour poser une question générale ?

À toutes les personnes consultées

• Y a-t-il une question que je n'ai pas posée et que je devrais poser ?
• Pouvez-vous me confirmer par écrit les points les plus importants ?
• À quelle étape dois-je vous recontacter ?

QUI CONSULTER — un seul interlocuteur par question

Posez chaque question à celui qui peut y répondre : ce qui est possible avec des papiers et des signatures, au notaire ou à l'avocat ; l'information générale sur la protection d'une personne, au Curateur public du Québec. Ne demandez pas à un courtier de trancher une question qui revient à un professionnel du droit.

Après le rendez-vous

Dans les heures qui suivent, relisez vos notes et complétez-les pendant que votre mémoire est fraîche. Transmettez les points utiles à la personne concernée, avec ses mots et son rythme. Notez dans votre tableau de suivi (chapitre 10) ce qui a été décidé, ce qu'on attend de vous et la date de la prochaine étape.

Si l'on vous a donné de l'information sur la transmission d'un immeuble, le livre sur les successions et la transmission peut compléter votre lecture (→ livre A9).

Les erreurs qui coûtent cher

• Demander à la mauvaise personne. Un courtier, un voisin ou un forum ne remplacent pas un professionnel du droit pour savoir ce qui est possible.
• Arriver sans préparation. Sans fiche ni questions, on oublie l'essentiel et on paie du temps pour rien.
• Tout raconter au premier appel. Les détails sensibles peuvent attendre une rencontre, avec l'accord de la personne.
• Parler à la place de la personne sans l'avertir. Elle apprend qu'on a parlé d'elle, et la confiance s'effrite.
• Ne pas demander le tarif. Demandez les honoraires et le mode de paiement avant le rendez-vous.
• Attendre la crise pour appeler. Une rencontre d'information tôt laisse plus de choix.
• Confondre information générale et avis. Le Curateur public du Québec informe ; le notaire et l'avocat conseillent.
• Ne rien noter. Sans notes, la rencontre se dissout dans la mémoire.

À retenir

• Le notaire est le premier interlocuteur pour savoir qui peut signer et sur quelle base. L'avocat devient utile en cas de désaccord ou de doute sérieux.
• Le Curateur public du Québec permet de s'informer sur la protection d'une personne. Ce livre ne décrit pas ses services.
• Une fiche d'une page prépare l'appel : la personne, votre lien, le projet, quelques faits, ses souhaits, vos documents, vos trois questions.
• Au premier contact, on dit l'essentiel. Les détails sensibles attendent, avec l'accord de la personne.
• On demande les honoraires avant le rendez-vous.
• On note tout : nom, date, réponses, indications, prochaine étape.

Votre plan d'action

1. Formulez votre question principale en une phrase.
2. Choisissez la ressource : notaire pour ce qui est possible, avocat en cas de désaccord, Curateur public du Québec pour s'informer.
3. Rédigez votre fiche d'une page.
4. Parlez à la personne concernée de votre démarche et notez ce qu'elle accepte de partager.
5. Appelez, prenez rendez-vous et posez les questions pratiques : tarif, documents, présence de la personne.
6. Préparez vos trois questions principales et apportez vos documents.
7. Notez les réponses pendant et après le rendez-vous.
8. Mettez à jour votre tableau de suivi et planifiez la prochaine étape.

Questions à poser

Au notaire :

• Qui peut signer dans cette situation, et sur la base de quels documents ?
• Quels documents dois-je apporter, et la personne concernée doit-elle être présente ?
• Quels sont vos honoraires pour la consultation et pour les étapes suivantes ?
• Que dois-je éviter de faire avant de vous avoir rencontré ?

À l'avocat :

• Quelles sont mes options si les proches ne s'entendent pas ?
• Comment préserver les relations familiales tout en avançant ?
• Quels sont vos honoraires et leur mode de facturation ?

Au Curateur public du Québec :

• Quelle information générale offrez-vous sur la protection d'une personne ?
• Où trouver vos documents destinés au public ?

À la personne concernée :

• Que souhaites-tu que je dise, et que préfères-tu garder pour toi ?
• Veux-tu venir au rendez-vous ?

Vérifiez vos acquis

1. À quoi sert d'abord le notaire dans les situations de ce livre ?
2. Dans quels cas l'avocat devient-il utile ?
3. Pourquoi mentionne-t-on le Curateur public du Québec dans ce livre ?
4. Que contient une fiche d'une page ?
5. Que peut-on dire, et que peut-on garder pour plus tard, lors du premier appel ?
6. Quelle question pratique poser avant d'aller au rendez-vous ?

Réponses

1. À savoir quels documents sont nécessaires, s'ils conviennent à l'opération envisagée, et qui peut signer. C'est le premier interlocuteur pour ces questions.
2. Quand les proches ne s'entendent pas, quand un doute sérieux subsiste après la rencontre avec le notaire, ou quand un conflit est déjà présent.
3. Pour s'informer sur la protection d'une personne. Le livre ne décrit ni ses pouvoirs ni ses services.
4. La personne concernée, votre lien avec elle, le projet, quelques faits, ses souhaits, vos documents, vos trois questions et vos disponibilités.
5. On dit l'essentiel et on cherche à prendre rendez-vous. Les détails de santé, les informations financières précises, les tensions familiales et les soupçons d'abus attendent une rencontre, avec l'accord de la personne.
6. Le tarif de la première rencontre, ainsi que les documents à apporter et la présence souhaitée de la personne concernée.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel des notaires ; son site officiel vous aide à vous informer sur le notariat et à joindre un notaire (→ livre M1).
• Curateur public du Québec — l'organisme public qui offre de l'information sur la protection des personnes ; consultez son site officiel pour ses publications et ses coordonnées.
• Code civil du Québec — la loi qui regroupe, entre autres, les règles sur les personnes, les contrats et les biens ; son texte est accessible sur le site officiel du gouvernement du Québec. Ce livre n'en cite aucun passage.
• Dans cette collection : → livres A9 pour la transmission d'un immeuble, M1 pour le notaire et l'acte de vente, O3 pour les aînés et l'immobilier.

Chapitre 5 — Le courtier et la personne représentée : poser la question avec respect

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Un jour, il faut parler au courtier. Peut-être parce que la maison va se vendre, peut-être seulement pour savoir ce qu'il serait possible de faire. Et là, une inquiétude surgit : comment lui expliquer que le propriétaire ne signe pas seul ? Va-t-il refuser de travailler avec nous ? Posera-t-il des questions indiscrètes ? Faut-il tout lui dire ?

Ce chapitre vous donne des gestes pratiques pour informer le courtier de la situation, lui demander ce dont il a besoin, et garder la personne concernée au cœur de la discussion. Il ne dit pas ce que le courtier peut ou ne peut pas accepter : ce sont des questions à lui poser et au notaire, et le livre n'y répond pas. Le dossier de ce chapitre est fictif : Fabienne, qui accompagne sa mère dans un premier contact avec un courtier.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer simplement la situation à un courtier, sans trop en dire ni trop peu ;
• demander au courtier de quels documents il a besoin ;
• garder la personne concernée au centre de l'échange, même quand vous parlez en son nom ;
• poser au courtier les questions qui lui reviennent, et renvoyer au notaire celles qui relèvent de lui ;
• noter ce qui a été dit et convenu.

Pourquoi c'est important

Le courtier est l'une des premières personnes du monde immobilier à qui l'on parle. Sa façon de recevoir la situation compte : un échange franc et respectueux met tout le monde à l'aise, alors qu'un échange confus laisse place aux malentendus. Pour la personne concernée, c'est aussi un moment délicat. On parle de sa maison, parfois devant des inconnus, et elle peut se sentir mise de côté.

Informer le courtier tôt, et correctement, lui permet de faire son travail sans mauvaise surprise. Il pourra demander les documents nécessaires, vous orienter vers le notaire et, le cas échéant, adapter sa façon de procéder. Et il sera, lui aussi, plus à l'aise pour respecter la personne.

5.1 Ce que le courtier peut demander

Le courtier, en quelques mots

Un courtier immobilier est un professionnel qui aide à mettre une propriété en marché, à trouver un acheteur ou à préparer une offre. Son travail est encadré par la Loi sur le courtage immobilier. Le livre sur cette loi et sur l'organisme qui l'applique en présente le cadre (→ livre B1), et le livre sur ses devoirs envers vous décrit ce que vous pouvez attendre de lui (→ livre B2).

Les questions de signature ne se posent pas d'abord au courtier. Quand une question touche à la possibilité, pour quelqu'un, de signer à la place d'une autre personne, le courtier peut demander des documents, puis vous inviter à consulter un notaire. Ce n'est pas une dérobade : c'est un partage des rôles.

CÔTÉ COURTIER — un interlocuteur, pas un juge

Le courtier a besoin de savoir avec qui il traite et sur quelle base. Il peut demander des documents et des renseignements. Pour savoir si ces documents suffisent, on se tourne vers le notaire. Ce que le courtier peut ou ne peut pas accepter dans votre situation est une question à lui poser directement.

Ce que le courtier voudra probablement savoir

Sans que ce soit une règle, voici les types de renseignements qu'un courtier peut vous demander dans une situation de représentation. Vous n'avez pas à les deviner : il vous dira ce dont il a besoin.

• Qui est le propriétaire, et quelle est sa situation (en termes généraux).
• Qui parle pour lui ou qui signerait, s'il y a lieu.
• Sur quelle base cette personne agit : quels documents existent.
• Comment joindre le propriétaire et son représentant.
• Si un notaire a déjà été consulté, et lequel.
• Quel est le projet : vendre, louer, simplement s'informer.
• Qui prend les décisions, et comment les autres proches sont informés.

Ces questions ne sont pas indiscrètes. Elles lui permettent de savoir à qui s'adresser, à qui envoyer les documents et à qui proposer les visites.

Les documents que le courtier peut demander

Le courtier peut demander les copies des documents qui montrent qui agit pour le propriétaire (chapitre 3). Il peut aussi vous demander de lui transmettre les coordonnées du notaire. Demandez-lui ce qu'il fait des copies que vous lui remettez et à qui il les transmet.

Préparez ces documents avant la rencontre. Un courtier à qui l'on remet un dossier ordonné peut avancer plus vite.

CAS CONCRET — La mère de Fabienne veut savoir ce que ferait un courtier (dossier fictif)

Après avoir parlé à Fabienne de ses démarches, la mère décide qu'elle veut aussi comprendre ce que ferait un courtier si, un jour, elle vendait. Elle demande à Fabienne de l'accompagner. Fabienne ne sait pas exactement quoi dire au courtier. Elle prépare une courte fiche : le nom de sa mère, l'adresse de la maison, le fait que sa mère souhaite s'informer sans rien décider, et le nom du notaire qu'elles ont consulté ou comptent consulter.

Ce que le courtier ne peut pas décider à votre place

Certaines questions reviennent au notaire ou à l'avocat, pas au courtier. Parmi elles :

• savoir si une personne peut signer à la place d'une autre ;
• savoir si un document suffit pour une opération donnée ;
• savoir quelles démarches sont possibles dans un cas précis.

Le courtier peut vous dire : Cette question est pour le notaire. Voulez-vous que je vous en suggère un, ou en avez-vous déjà un ? C'est une réponse juste. Méfiez-vous plutôt du courtier qui prétendrait trancher ces questions sans demander de documents.

Pour qui travaille le courtier

Si vous voulez savoir pour qui le courtier travaille dans votre dossier, posez-lui la question et demandez-lui de vous l'expliquer par écrit. Ce livre ne décrit pas les différentes positions qu'un courtier peut occuper. Le livre consacré à ses devoirs vous éclairera (→ livre B2).

QUI CONSULTER — sur le rôle du courtier

Pour comprendre le rôle du courtier et ses devoirs envers vous, voyez les livres qui lui sont consacrés (→ livres B1 et B2) et posez vos questions directement à lui. Pour savoir ce que la situation permet sur le plan des signatures, le notaire est la bonne personne.

5.2 Comment lui présenter la situation

Dire l'essentiel, simplement

Au premier contact, quelques phrases suffisent. Vous n'avez pas à raconter l'histoire de la famille ni à donner des détails de santé. Dites :

• qui est le propriétaire et quelle est sa relation avec la maison ;
• que le propriétaire ne signe pas seul, ou ne signera peut-être pas seul, en nommant la raison dans des mots simples : absence, santé, âge, ou autre ;
• ce que vous cherchez : vous renseigner, vendre, louer, préparer l'avenir ;
• que vous avez consulté ou allez consulter un notaire ;
• que vous voulez faire les choses correctement, et que vous demandez de quoi il a besoin.

Voici un exemple pour amorcer la conversation. Il est à adapter :

Ma mère est propriétaire de sa maison. Elle ne peut plus s'en occuper seule, et nous voulons comprendre ce qui serait possible. Elle est avec moi aujourd'hui. Nous avons rendez-vous avec un notaire pour nous informer. De quels documents avez-vous besoin pour discuter avec nous ?

Ce qu'on peut garder pour soi

Vous n'avez pas à tout dire. Gardez pour plus tard, ou pour le notaire :

• les détails de santé ;
• les informations financières précises ;
• les tensions familiales ;
• ce que la personne concernée n'a pas autorisé à partager.

Le courtier n'a pas besoin de savoir pourquoi, médicalement, la personne ne signe pas seule. Il a besoin de savoir qu'elle ne le fait pas et quel document montre qui agit. Si le courtier insiste sur des détails qui vous semblent trop personnels, vous pouvez répondre : Je préfère en parler d'abord avec le notaire et la personne concernée.

Rester honnête

Il peut être tentant de minimiser la situation pour « éviter les complications ». Résistez. Un courtier à qui on cache l'essentiel peut avancer dans une mauvaise direction, et les problèmes surgissent plus tard, plus gros. Une situation expliquée honnêtement se gère mieux qu'une situation découverte en cours de route.

À l'inverse, évitez d'exagérer ou de dramatiser. Décrivez ce qui est, simplement. Si vous ne savez pas, dites-le : Je ne sais pas encore quel document serait nécessaire. Le notaire nous le dira.

Si le courtier ne connaît pas ce genre de situation

Il se peut que le courtier que vous rencontrez ait peu d'expérience de ces situations. Ce n'est pas un défaut en soi. Demandez-lui simplement comment il compte procéder, et s'il préfère que le notaire soit consulté avant d'aller plus loin. Un courtier qui dit je ne sais pas, vérifions auprès du notaire mérite votre confiance. Un courtier qui répond vite et sans documents à des questions de signature mérite plus de prudence.

Vous pouvez aussi demander à rencontrer plus d'un courtier. Comparez la façon dont chacun écoute la personne concernée, répond à vos questions et explique sa démarche. Choisissez celui avec qui la personne se sent à l'aise : sa confiance compte plus que tout.

Une présentation écrite

Si vous êtes plus à l'aise par écrit, ou si plusieurs personnes doivent être au courant, rédigez un court message. Il contient :

1. le nom de la personne concernée et l'adresse de la maison ;
2. la situation, en deux ou trois phrases simples ;
3. votre rôle (proche qui aide, personne qui signerait, etc.) ;
4. les démarches déjà faites (notaire consulté, documents en cours de préparation) ;
5. votre question : de quels documents le courtier a-t-il besoin ?

Un écrit a un avantage : chacun peut le relire, le montrer au notaire et le conserver dans le dossier.

CAS CONCRET — Fabienne explique la situation (dossier fictif)

Au rendez-vous avec le courtier, la mère de Fabienne est présente. Fabienne présente brièvement la situation : la maison, le souhait de s'informer, le fait qu'elle accompagne sa mère et la rencontre déjà prévue avec le notaire. Elle ne parle ni de santé ni de finances. Elle laisse sa mère ajouter ce qu'elle veut et s'assure qu'elle a l'occasion de poser ses propres questions. À la fin, elle demande : « De quels documents aurez-vous besoin pour continuer ? »

QUI CONSULTER — si le courtier pose une question que vous ne comprenez pas

Notez la question, dites au courtier que vous la poserez au notaire, puis faites-le. Ne répondez pas de mémoire à une question de documents ou de signature. Le notaire est le mieux placé pour y répondre.

5.3 Garder la personne au cœur de la discussion

Qui parle, qui écoute

Dans une rencontre à trois, le risque est que la conversation passe au-dessus de la tête de la personne concernée : le courtier parle au proche, le proche répond, et la personne regarde. Pour l'éviter :

• Présentez-la d'abord. C'est son projet, sa maison. Le courtier lui dit bonjour avant tout.
• Invitez-la à parler. Madame, qu'aimeriez-vous que le courtier sache de la maison ?
• Reformulez avec elle, pas à sa place : Si je comprends bien, tu aimerais d'abord t'informer, et décider ensuite ?
• Laissez des silences. Elle a besoin de temps pour répondre.
• Demandez-lui si elle est d'accord avec ce que vous dites en son nom.

Si la personne ne peut pas être présente, par exemple parce qu'elle est loin, pensez à une rencontre par téléphone ou par vidéo, ou à un résumé écrit envoyé à l'avance. Demandez-lui à l'avance ce qu'elle souhaite voir dire.

Demander au courtier de s'adresser à elle

Vous pouvez demander au courtier, très simplement, de parler directement à la personne concernée. J'aimerais que vous vous adressiez à elle autant qu'à moi. Un courtier attentif sera sensible à cette demande.

Vous pouvez aussi lui demander d'adapter son langage : mots simples, explications écrites, rythme plus lent. Et de ne pas utiliser de formules toutes faites qui pourraient intimider.

Les visites, la vie privée, le rythme

Si la maison est mise en vente un jour, la vie de la personne sera dérangée : visites, photos, appels. C'est un moment sensible, surtout si elle y habite encore. Quelques questions à poser au courtier à l'avance :

• Comment les visites seront-elles organisées, et avec quel préavis ?
• La personne pourra-t-elle être présente, ou absente, selon son choix ?
• Comment protéger ses objets personnels et ses papiers pendant les visites ?
• Quelles photos seront prises, et lesquelles pourront être retirées ?
• Comment limiter les appels qu'elle reçoit directement ?

Ces questions montrent que vous pensez à la personne autant qu'au projet.

Les décisions

Qui décide quoi ? Qui accepte une offre, signe un document, choisit un acheteur ? Ces questions touchent à la fois au droit et au respect de la personne. Sur le plan du droit, elles reviennent au notaire. Sur le plan du respect, voici des repères :

• Les décisions importantes se prennent avec la personne, dans la mesure où elle le peut.
• Le proche qui agit n'impose pas. Il explique, il propose, il écoute.
• Les désaccords se règlent avant de signer, et non après.
• Chaque étape est expliquée à la personne avant d'être franchie.

ATTENTION — un courtier ne remplace pas la personne

Même si le courtier est aimable et compétent, c'est la personne concernée, avec l'aide de son représentant et des professionnels du droit, qui détermine la suite. Si vous sentez que le courtier presse, qu'il parle sans écouter ou qu'il contourne la personne, vous pouvez le lui dire poliment ou rencontrer un autre courtier.

Quand les proches ne s'entendent pas

Si plusieurs proches sont impliqués et qu'ils ne sont pas d'accord, il est préférable de ne pas régler le conflit devant le courtier. Parlez-en d'abord entre vous, avec le notaire ou un avocat si nécessaire. Ce n'est pas au courtier qu'on demande de départager des proches. Un dossier où la famille s'entend, ou au moins où ses désaccords sont connus et encadrés, se déroule plus simplement.

5.4 Les questions à poser au courtier

Sur son rôle et son travail

• Pour qui travaillez-vous dans ce dossier, et pouvez-vous me l'expliquer par écrit ?
• Quels sont vos devoirs envers la personne que je représente ou que j'accompagne ?
• Quelle est votre expérience des situations où le propriétaire ne signe pas seul ?
• Comment communiquez-vous avec la personne concernée si elle est absente ou fatiguée ?

Sur les documents

• De quels documents avez-vous besoin pour traiter avec nous ?
• À qui devez-vous les transmettre, et comment les conservez-vous ?
• Y a-t-il des documents que vous préférez voir passer par le notaire ?
• Qui signera le contrat de courtage, et que devons-nous vérifier avant ?

Sur le déroulement

• Quelles sont les étapes, dans l'ordre ?
• À quel moment doit-on rencontrer le notaire dans cette démarche ?
• Comment présentez-vous la situation à un acheteur potentiel ?
• Comment sont informés les autres proches impliqués ?

Sur les visites et la vie privée

• Comment organisez-vous les visites et avec quel préavis ?
• Comment protégez-vous la vie privée de la personne qui habite la maison ?
• Quelles photos prenez-vous, et comment sont-elles utilisées ?

Sur les honoraires

• Quels sont vos honoraires et comment sont-ils établis ?
• Y a-t-il des frais à prévoir en plus ?

QUI CONSULTER — pour ce que le courtier peut accepter

Ce que le courtier peut ou ne peut pas accepter dans votre situation est une question à lui poser directement, et au notaire pour tout ce qui touche à la signature. Pour comprendre le cadre du courtage, voyez les livres consacrés à la loi qui l'encadre et à ses devoirs envers vous (→ livres B1 et B2).

Après l'échange

Notez ce que le courtier a demandé, ce qu'il a promis de faire et ce que vous avez promis de lui fournir. Envoyez-lui un court message de confirmation : Merci pour notre rencontre. Je vous envoie les documents demandés d'ici la semaine prochaine. Mettez votre tableau de suivi à jour (chapitre 10). Informez la personne concernée de ce qui a été dit et convenu, dans ses mots à elle.

Les erreurs qui coûtent cher

• Cacher la situation au courtier. Le silence retarde le dossier et crée de la méfiance.
• Trop en dire au premier contact. Les détails de santé et de finances n'ont pas leur place dans une première conversation.
• Parler à la place de la personne devant elle. Elle se sent mise de côté, et son accord devient incertain.
• Demander au courtier de trancher une question de signature. Il demande des documents, puis renvoie au notaire.
• Négliger les visites et la vie privée. Si la personne habite la maison, ces questions comptent autant que le prix.
• Régler un désaccord familial devant le courtier. Parlez-en avant, avec un professionnel au besoin.
• Ne rien écrire. Les accords verbaux s'oublient ou se déforment.
• Choisir un courtier qui presse. Si on vous pousse à signer vite, prenez du recul.

À retenir

• Le courtier demande des documents. Pour savoir s'ils suffisent et si la personne peut signer, on se tourne vers le notaire.
• Au premier contact, on dit l'essentiel : le propriétaire, le fait qu'il ne signe pas seul, ce qu'on cherche, la consultation d'un notaire.
• On reste honnête : une situation expliquée tôt se gère mieux qu'une situation découverte en cours de route.
• La personne concernée est présentée d'abord, invitée à parler et consultée sur ce qui est dit en son nom.
• Les visites, les photos et la vie privée méritent des questions précises au courtier.
• Ce que le courtier peut accepter est une question à lui poser, et au notaire.

Votre plan d'action

1. Préparez une fiche : propriétaire, adresse, situation en deux phrases, votre rôle, démarches déjà faites.
2. Parlez à la personne concernée de ce que vous direz au courtier, et demandez son accord.
3. Rassemblez les documents du chapitre 3 et les coordonnées du notaire.
4. Appelez ou écrivez au courtier et présentez simplement la situation.
5. Demandez de quels documents il a besoin et à qui il les transmet.
6. Posez vos questions sur son rôle, les visites, la vie privée et les honoraires.
7. Renvoyez au notaire toute question sur ce qui est possible avec les papiers et les signatures.
8. Confirmez par écrit ce qui a été convenu, et notez-le dans votre tableau.

Questions à poser

Au courtier :

• Pour qui travaillez-vous dans ce dossier ?
• De quels documents avez-vous besoin, et comment les conservez-vous ?
• Comment organisez-vous les visites pour protéger la vie privée de la personne ?
• Quels sont vos honoraires ?
• Qui signera le contrat de courtage ?

Au notaire :

• Parmi les documents que le courtier demande, lesquels convient-il de lui remettre, et dans quel ordre ?
• Le courtier peut-il traiter avec la personne qui agit pour le propriétaire dans cette situation ?
• Que dois-je dire au courtier, et que dois-je lui laisser à vous demander ?

À la personne concernée :

• Qu'aimerais-tu que le courtier sache de ta maison ?
• Veux-tu être présente aux visites, ou préfères-tu t'absenter ?

Vérifiez vos acquis

1. Que demande le courtier dans une situation de représentation, et que renvoie-t-il au notaire ?
2. Que dit-on au premier contact avec le courtier ?
3. Pourquoi vaut-il mieux rester honnête avec lui ?
4. Comment garder la personne concernée au cœur de la discussion ?
5. Nommez deux questions à poser au sujet des visites.
6. Que faire si les proches ne s'entendent pas ?

Réponses

1. Il demande des documents et des renseignements pour savoir avec qui il traite ; il renvoie au notaire la question de savoir si ces documents suffisent et si la personne peut signer.
2. Qui est le propriétaire, qu'il ne signe pas seul, ce qu'on cherche, qu'un notaire est consulté, et de quoi le courtier a besoin. Les détails de santé et de finances peuvent attendre.
3. Parce qu'une situation expliquée tôt se gère mieux. Un courtier à qui l'on cache l'essentiel peut avancer dans une mauvaise direction, et les problèmes arrivent plus tard.
4. En la présentant d'abord, en l'invitant à parler, en reformulant avec elle, en laissant des silences et en lui demandant son accord sur ce qu'on dit en son nom.
5. Par exemple : comment les visites seront-elles organisées et avec quel préavis ? Comment protéger ses objets et ses papiers pendant les visites ?
6. En parler d'abord entre proches, avec le notaire ou un avocat au besoin, avant d'impliquer le courtier.

Pour aller plus loin

• Loi sur le courtage immobilier — la loi qui encadre le travail du courtier ; le livre qui lui est consacré en présente le cadre (→ livre B1).
• Les devoirs du courtier envers vous — ce que vous pouvez attendre de lui (→ livre B2).
• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel des notaires ; son site officiel vous aide à vous informer sur le notariat et à joindre un notaire.
• Curateur public du Québec — l'organisme public qui offre de l'information sur la protection des personnes ; consultez son site officiel pour ses publications et ses coordonnées.
• Dans cette collection : → livres B1 et B2 pour le courtage, E1 pour décider de vendre.

Chapitre 6 — L'acheteur face à un vendeur représenté

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Vous avez trouvé la maison qui vous plaît. Les visites se sont bien passées, le quartier vous convient, le prix semble raisonnable. Puis votre courtier vous apprend un détail : le vendeur ne sera pas à la table. Un proche le représentera, et c'est lui qui signera. Votre enthousiasme se mêle d'une inquiétude sourde. Est-ce normal ? Y a-t-il un risque ? Faut-il tout arrêter ?

Ce chapitre s'adresse à l'acheteur dans cette situation. Il ne vous dit pas si cette façon de procéder convient : il vous aide à rester calme, à demander par écrit, par l'intermédiaire de votre courtier, les documents qui montrent qui signera pour le vendeur, puis à soumettre ces documents à votre notaire. Il n'énonce aucune règle de validité. Le dossier de ce chapitre est fictif : Amina, acheteuse, qui apprend que le vendeur sera représenté par un proche.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• comprendre pourquoi cette situation inquiète et ce qu'elle n'implique pas en soi ;
• demander, par l'intermédiaire de votre courtier, les documents qui montrent qui signera pour le vendeur ;
• soumettre ces documents à votre notaire plutôt que de juger vous-même ;
• rester courtois et patient avec toutes les personnes impliquées ;
• poser au courtier et au notaire les questions qui leur reviennent.

Pourquoi c'est important

Un achat immobilier est un des engagements les plus importants d'une vie. Quand quelque chose sort de l'ordinaire, il est normal de se demander si tout est en règle. Mais il y a deux façons de mal réagir : paniquer et se retirer par peur, ou ignorer la question et poursuivre sans comprendre. Aucune ne vous sert.

La troisième voie est la bonne : poser des questions calmes, demander des documents, les faire lire par le professionnel dont c'est le métier, et décider ensuite avec de l'information. Cette voie ménage votre projet, respecte le vendeur et son proche, et donne à votre notaire ce dont il a besoin pour vous répondre.

6.1 Pourquoi la situation inquiète

Ce que vous pouvez préparer tout de suite

Avant même d'écrire au courtier, quelques gestes simples vous aideront à garder la tête froide :

1. Notez ce que vous savez : ce que votre courtier vous a dit, à quelle date, et ce qu'il n'a pas pu préciser.
2. Notez ce que vous ne savez pas : qui représentera le vendeur, sur quelle base, et ce que cela change pour votre projet.
3. Prévenez votre notaire que vous aurez peut-être des documents à lui soumettre, et demandez-lui comment il préfère les recevoir.
4. Choisissez un seul canal pour vos échanges : votre courtier, puis votre notaire. Moins il y a d'intermédiaires, moins il y a de risques de malentendus.
5. Ne parlez pas de la situation à des tiers qui n'ont pas à la connaître : les rumeurs circulent vite et peuvent blesser des personnes qui traversent une période difficile.

Une surprise légitime

Vous vous attendiez à traiter avec le propriétaire. À la place, vous traitez avec quelqu'un qui agit pour lui. Votre inquiétude est compréhensible. Voici ce qui peut la nourrir.

• Vous ne connaissez pas la personne qui agira. Vous ne savez pas quel est son lien avec le vendeur.
• Vous ne savez pas sur quelle base elle agit : existe-t-il un papier, que dit-il, qui l'a préparé ?
• Vous craignez un problème plus tard : une contestation, un retard, une signature remise en question.
• Vous avez peur d'être trompé. Les histoires de fraude circulent, et elles alimentent la méfiance.
• Vous ne savez pas si vous pouvez poser des questions sans offenser quelqu'un.

Ces peurs sont humaines. Elles ne sont pas des preuves de problème.

Ce que cette situation n'est pas

Un vendeur représenté n'est pas, en soi, un signal d'alarme. Plusieurs raisons peuvent expliquer qu'un propriétaire ne soit pas à la table : il est loin, il est malade, il est âgé, ou la situation est autre. Ce livre ne dit pas quelles règles s'appliquent dans chaque cas. Il vous invite simplement à ne pas conclure : ni que tout va bien, ni que tout va mal. Vous n'avez pas encore l'information pour le dire.

DÉFINITION — le vendeur représenté

Un vendeur qui ne traite pas lui-même avec vous : une autre personne parle ou signe à sa place. Ce livre n'explique ni sur quelle base ni dans quelles conditions cela se fait. Ce sont des questions à poser à votre notaire.

La différence entre une raison de s'inquiéter et une raison de vérifier

Il y a une différence entre s'inquiéter et vérifier. S'inquiéter est un état d'esprit qui ne mène nulle part. Vérifier est un geste : demander un document, le transmettre au notaire, noter la réponse. Chaque fois que vous sentez monter l'inquiétude, transformez-la en une question concrète à poser.

CAS CONCRET — Amina apprend la nouvelle (dossier fictif)

Amina est en train de préparer son projet d'achat quand son courtier lui annonce que le vendeur sera représenté par un proche. Elle ressent d'abord un coup d'inquiétude. Elle note ses questions sur une feuille : Qui est cette personne ? Quel papier montre qu'elle peut signer ? Mon notaire en dira quoi ? En relisant, elle constate qu'aucune de ces questions n'exige de choisir entre fuir et foncer. Elle décide de les transmettre à son courtier, par écrit.

QUI CONSULTER — quand la situation vous inquiète

Pour savoir si un vendeur représenté pose un problème dans votre dossier, le notaire est la personne qui peut répondre. Votre courtier est votre point de contact pour faire parvenir vos demandes de documents. Si quelque chose vous paraît suspect, voyez le livre sur la fraude immobilière (→ livre O7).

6.2 Ce qu'on demande par l'intermédiaire de son courtier

Pourquoi passer par le courtier

Votre courtier travaille avec vous : c'est lui qui connaît la procédure de votre dossier, et qui peut transmettre vos demandes à l'autre partie. Passer par lui, plutôt que d'écrire directement au proche qui représente le vendeur, garde l'échange ordonné et trace ce qui est demandé. Cela évite aussi que le proche, qui n'a peut-être aucune expérience de ces échanges, se sente interrogé.

Pour l'offre elle-même, le livre sur la façon de faire une offre explique le déroulement (→ livre D4).

La demande écrite

Demandez par écrit. Même un court courriel suffit. Il contient :

1. ce que vous demandez : les documents qui montrent qui signera pour le vendeur ;
2. pourquoi : pour les soumettre à votre notaire ;
3. sur quel ton : courtois, factuel, sans accusation ;
4. un délai de réponse raisonnable, tel que convenu avec votre courtier.

Un exemple, à adapter :

Bonjour. J'ai appris que le vendeur sera représenté dans cette transaction. Pourriez-vous demander à l'autre partie de me transmettre les documents qui montrent qui signera et sur quelle base ? Je les remettrai à mon notaire, qui me dira si cela lui convient. Merci de votre aide.

Ce que vous demandez, en pratique

Vous demandez des copies de ce qui montre qui signe pour le vendeur (chapitre 3). Vous pouvez aussi demander :

• le nom de la personne qui représentera le vendeur ;
• le nom du notaire qui s'occupera du dossier côté vendeur, s'il y en a un ;
• la façon dont le vendeur sera informé des étapes et de votre offre ;
• si le vendeur sera joignable, et par quel moyen, au cas où une confirmation serait nécessaire.

Vous ne demandez pas de preuves médicales, de détails sur la situation du vendeur ni de justification de ses choix. Ce n'est pas votre affaire ; si le notaire a besoin d'autre chose, il vous le dira.

Ce qu'on n'attend pas de vous

Il est important de savoir ce que vous n'avez pas à faire.

• Vous n'avez pas à juger si les documents suffisent. Le notaire le fera.
• Vous n'avez pas à enquêter sur la vie du vendeur ou de son proche.
• Vous n'avez pas à retirer votre offre par prudence excessive, avant d'avoir posé vos questions.
• Vous n'avez pas à hésiter à demander : poser la question est normal.

Transmettre au notaire

Quand les documents arrivent, faites-les suivre à votre notaire par le moyen qu'il vous a indiqué. Joignez un mot simple : Voici ce que j'ai reçu au sujet du vendeur représenté. Pouvez-vous me dire si cela vous convient et ce qu'il faudrait ajouter ? Ne commentez pas les documents. Laissez le notaire les lire.

Pendant que le notaire les examine, notez la date de réception et la date de transmission dans votre tableau de suivi (chapitre 10). Si le notaire demande des documents supplémentaires, relayez la demande par écrit, de la même façon, par votre courtier.

Pendant que vous attendez

Les documents prennent du temps à arriver, puis à être lus. Profitez de cette période pour préparer le reste de votre dossier d'acheteur, sans rien promettre qui dépende de la réponse du notaire. Vous pouvez :

• relire vos notes de visite et vos questions pour la suite ;
• rassembler les documents que votre courtier vous a demandés ;
• noter les questions qui touchent à votre financement, pour les poser à votre prêteur ;
• continuer à visiter d'autres propriétés, si vous le souhaitez, sans engagement.

Ce temps n'est pas perdu : il vous permet d'arriver mieux préparé à la suite.

La question du temps de vérification

Vérifier prend du temps. Demandez à votre courtier et à votre notaire comment tenir compte de ce temps dans la suite de votre démarche, et notamment dans la façon de présenter ou de poursuivre votre offre. Cette question est technique et touche à la rédaction de documents que seuls les professionnels peuvent conseiller. Ne tentez pas de la régler seul.

ATTENTION — ne contournez pas votre courtier

Évitez de contacter directement le proche qui représente le vendeur, de poser des questions à des voisins ou d'enquêter par vous-même. Vous risquez d'offusquer quelqu'un, de brouiller les communications et de vous exposer à de mauvaises informations. Faites passer vos demandes par votre courtier et votre notaire.

Quand la réponse tarde

Les documents mettent parfois du temps à arriver. Relancez par votre courtier, poliment : Avez-vous eu des nouvelles des documents demandés ? Si le retard s'allonge, informez votre notaire. Il pourra vous dire comment poursuivre sans pression. Si l'on vous presse d'avancer sans les documents, prenez du recul et voyez plus bas la section sur les signaux à surveiller.

QUI CONSULTER — sur les documents reçus

Le notaire lit les documents et dit s'ils lui conviennent. Votre courtier transmet vos demandes et vous renseigne sur la procédure de votre dossier. Aucun des deux ne remplace l'autre : posez chaque question à celui qui peut y répondre.

6.3 Rester courtois et patient

Un ton qui aide tout le monde

Dans une situation de représentation, tout le monde est un peu sur ses gardes. Le proche qui représente le vendeur peut se sentir jugé. Le vendeur peut se sentir exposé. Vous-même êtes inquiet. Un ton courtois et patient détend l'atmosphère et facilite le travail des professionnels.

Quelques repères :

• Remerciez. Un mot de remerciement pour chaque document reçu fait une grande différence.
• Restez factuel. Parlez de ce que vous demandez et pourquoi, sans insinuer.
• Ne cherchez pas de coupable. Une situation inhabituelle n'est pas une faute.
• Posez des questions ouvertes. Comment procède-t-on dans ce cas ? vaut mieux que Pourquoi n'est-il pas là ?
• Évitez les ultimatums. Une demande polie, avec un délai raisonnable, obtient plus qu'une exigence sèche.

Penser à l'autre côté de la table

Le vendeur et son proche vivent peut-être une période difficile. Le proche s'occupe d'une démarche lourde, parfois dans l'urgence ou à distance. Vous n'avez pas à connaître les raisons, mais vous pouvez les imaginer. Un acheteur compréhensif facilite la transaction pour tout le monde, sans sacrifier ses propres intérêts.

Respectez la vie privée du vendeur. Si on vous fait comprendre qu'un sujet est délicat, n'insistez pas. Votre notaire dira ce dont il a besoin.

La patience, sans naïveté

Être patient ne veut pas dire tout accepter. Gardez l'œil ouvert. Certains signaux méritent une attention particulière, et vous pouvez les signaler à votre courtier et à votre notaire :

• on refuse de fournir tout document, sans explication ;
• on vous presse de verser de l'argent ou de signer avant que le notaire ait vu les documents ;
• les explications changent d'un échange à l'autre ;
• on vous demande de ne pas parler à votre notaire ou à votre courtier ;
• on évite que le vendeur soit joignable, sans raison donnée ;
• la personne qui représente le vendeur se fâche quand vous posez des questions simples.

Aucun de ces signaux ne prouve un problème. Chacun invite à ralentir, à noter et à consulter. Le livre sur la fraude immobilière vous aide à distinguer ce qui relève de la simple maladresse de ce qui justifie une vigilance accrue (→ livre O7).

Se donner le droit de ralentir

Dans une transaction, la pression du temps peut se faire sentir : autres acheteurs, dates, occasions à saisir. Mais votre notaire est là pour vous aider à prendre le temps qu'il faut. Si vous avez besoin de plus de temps pour vérifier, dites-le à votre courtier, qui verra avec vous comment en tenir compte. Une transaction bien préparée vaut mieux qu'une transaction pressée.

CAS CONCRET — Amina écrit, patiente et remercie (dossier fictif)

Amina envoie sa demande par l'intermédiaire de son courtier. Quelques jours plus tard, les copies arrivent. Elle remercie, enregistre les fichiers, puis les transmet à son notaire. En attendant la réponse, elle continue de visiter d'autres maisons sans rien promettre. Elle garde en tête que la personne qui représente le vendeur fait peut-être de son mieux dans une situation difficile. Quand le notaire lui demande un renseignement de plus, elle le relaie telle quelle, avec la même courtoisie.

QUI CONSULTER — si un signal vous inquiète

Notez ce que vous avez observé, avec la date, et parlez-en à votre courtier et à votre notaire sans attendre. Pour reconnaître les situations qui justifient une vigilance particulière, voyez le livre sur la fraude immobilière (→ livre O7).

6.4 Les questions à poser au courtier et au notaire

À votre courtier

Sur la demande de documents :

• Pouvez-vous demander à l'autre partie les documents qui montrent qui signera pour le vendeur ?
• Quel délai de réponse est raisonnable dans ce cas ?
• Comment les documents me seront-ils transmis ?

Sur le déroulement :

• Comment cette situation affecte-t-elle la suite de mon projet d'achat ?
• Que dois-je éviter de faire pendant que les documents sont en route ?
• Comment tenir compte du temps de vérification dans ma démarche ?

Sur la communication :

• Qui contactera qui, et par quel moyen ?
• Le vendeur lui-même sera-t-il informé des étapes ?

À votre notaire

Sur les documents :

• Voici les documents reçus : conviennent-ils à l'opération prévue ?
• Quels documents manque-t-il, le cas échéant ?
• Dois-je les demander moi-même ou passer par mon courtier ?

Sur la situation :

• Cette situation me rend-elle plus vulnérable que dans une transaction habituelle, et que puis-je faire à ce sujet ?
• À quelle étape devez-vous intervenir ?
• Y a-t-il des gestes à ne pas poser avant votre réponse ?

Sur les coûts :

• Quels sont vos honoraires pour l'examen de ces documents ?
• Cette situation ajoute-t-elle des frais ou des délais ?

À vous-même

Avant de décider de poursuivre ou de vous retirer, posez-vous :

• Ai-je obtenu les réponses que je cherchais ?
• Mon notaire est-il à l'aise avec les documents ?
• Ai-je ressenti de la pression indue ?
• Suis-je en train de décider par peur ou avec de l'information ?

QUI CONSULTER — pour toutes ces questions

Le courtier pour la procédure et la transmission des demandes ; le notaire pour tout ce qui touche aux documents et aux signatures. En cas de désaccord ou de doute sérieux qui persiste, un avocat peut aussi vous conseiller. Notez chaque réponse avec la date et le nom de la personne.

Après les réponses

Quand votre notaire a répondu, mettez votre tableau à jour et décidez, avec lui et votre courtier, de la suite. Que vous poursuiviez ou non, remerciez ceux qui vous ont aidé. Ce que vous avez appris dans cette démarche vous servira dans les prochaines.

Les erreurs qui coûtent cher

• Se retirer par peur sans avoir posé de questions. L'inquiétude n'est pas une preuve.
• Poursuivre sans comprendre. Ignorer la question la rend plus difficile à régler plus tard.
• Juger soi-même si les documents suffisent. Cette lecture revient au notaire.
• Contourner son courtier. Écrire directement au proche ou enquêter par soi-même brouille tout.
• Accuser ou insinuer. Un ton sec ferme la porte et ne vous apporte rien.
• Céder à la pression. Verser de l'argent ou signer avant que le notaire ait vu les documents est un risque.
• Oublier de noter. Sans trace, vous ne saurez plus ce qui a été demandé ni quand.
• Négliger la vie privée du vendeur. Ne demandez pas de détails médicaux ou personnels : ils ne vous regardent pas.

À retenir

• Un vendeur représenté n'est pas, en soi, un signal d'alarme, ni un feu vert. Il appelle des questions calmes.
• On demande par écrit, par l'intermédiaire de son courtier, les documents qui montrent qui signera pour le vendeur.
• On remet ces documents au notaire sans les commenter. C'est lui qui dit si la situation lui convient.
• On reste courtois, factuel et patient : le proche qui représente fait peut-être de son mieux dans une situation difficile.
• Certains signaux justifient de ralentir : refus de tout document, pression, explications changeantes, interdiction de consulter.
• On vérifie, on note, on décide avec de l'information.

Votre plan d'action

1. Écrivez vos questions à partir de vos inquiétudes : qui, sur quelle base, que dit mon notaire.
2. Rédigez une demande écrite pour votre courtier, courtoise et factuelle.
3. Demandez les documents qui montrent qui signera pour le vendeur, ainsi que le nom du représentant et du notaire du vendeur.
4. Transmettez les documents reçus à votre notaire, avec un mot simple, sans commentaire.
5. Notez les dates et les réponses dans votre tableau de suivi.
6. Relancez poliment si les documents tardent.
7. Surveillez les signaux de la section 6.3 et parlez-en à votre courtier et à votre notaire.
8. Décidez de la suite avec votre notaire et votre courtier, après avoir pris connaissance de leurs réponses.

Questions à poser

À votre courtier :

• Pouvez-vous demander les documents qui montrent qui signera pour le vendeur ?
• Comment tenir compte du temps de vérification dans ma démarche ?
• Qui contactera qui, et par quel moyen ?

À votre notaire :

• Les documents reçus conviennent-ils à l'opération prévue ?
• Quels documents manque-t-il, le cas échéant ?
• Y a-t-il des gestes à ne pas poser avant votre réponse ?
• Quels sont vos honoraires pour cet examen ?

À vous-même :

• Suis-je en train de décider par peur ou avec de l'information ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi un vendeur représenté n'est-il pas, en soi, un signal d'alarme ?
2. Comment demander les documents, et par qui ?
3. Que fait-on des documents reçus ?
4. Citez trois conseils pour rester courtois et patient.
5. Nommez trois signaux qui invitent à ralentir.
6. Que peut-on demander au sujet du temps de vérification, et à qui ?

Réponses

1. Parce qu'un propriétaire peut ne pas être à la table pour des raisons très diverses. La situation appelle des questions, non une conclusion.
2. Par écrit, de façon courtoise, par l'intermédiaire de votre courtier, qui transmet la demande à l'autre partie.
3. On les transmet à son notaire, sans les commenter, par le moyen qu'il indique. C'est lui qui dit s'ils conviennent.
4. Par exemple : remercier, rester factuel, ne pas chercher de coupable, poser des questions ouvertes, éviter les ultimatums.
5. Par exemple : le refus de fournir tout document, la pression pour verser de l'argent avant que le notaire ait vu les documents, des explications qui changent.
6. On demande à son courtier et à son notaire comment tenir compte de ce temps dans la démarche, sans tenter de régler la question seul.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel des notaires ; son site officiel vous aide à vous informer sur le notariat et à joindre un notaire.
• Curateur public du Québec — l'organisme public qui offre de l'information sur la protection des personnes ; consultez son site officiel pour ses publications et ses coordonnées.
• Loi sur le courtage immobilier — la loi qui encadre le travail du courtier.
• Dans cette collection : → livre D4 pour faire une offre, O7 pour la fraude immobilière, A9 pour la transmission d'un immeuble.

Chapitre 7 — Un proche qui vend pour un autre : préparer le dossier

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Vendre une maison demande du travail, même quand le propriétaire s'en occupe lui-même. Il faut retrouver des papiers, décider quoi garder, organiser les visites, répondre aux questions. Quand c'est un proche qui prépare la vente pour quelqu'un d'autre, la tâche s'alourdit : on ne connaît pas toute l'histoire de la maison, on ne sait pas où sont les documents, et on porte la responsabilité de ne rien oublier tout en respectant la personne.

Ce chapitre propose une démarche pratique de préparation : faire le point sur la maison, réunir les pièces du dossier, consulter avant de mettre en vente et poser les bonnes questions avant de s'engager. Il n'énonce aucune règle. Qui peut décider de vendre, et sur quelle base, est une question à poser au notaire. Le dossier de ce chapitre est fictif : Fabienne, qui prépare la maison de sa mère en vue d'une vente éventuelle.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• faire le point sur la maison et sur les décisions qui restent à prendre ;
• dresser un inventaire des pièces à réunir et savoir à qui les demander ;
• préparer l'inventaire des objets et des souvenirs avec la personne concernée ;
• planifier vos rencontres avec le notaire et le courtier avant de mettre en vente ;
• poser les bonnes questions avant de vous engager.

Pourquoi c'est important

Un dossier bien préparé fait gagner du temps et réduit les tensions. Le notaire vous répond plus vite, le courtier travaille avec des informations fiables, l'acheteur est rassuré. Surtout, la personne concernée voit que ses affaires sont traitées avec soin, pas avec précipitation.

À l'inverse, un dossier improvisé génère des allers-retours, des oublis et des surprises. Quand la personne ne signe pas seule, chaque erreur de dossier peut ajouter de la confusion à une situation déjà délicate. Prendre le temps de préparer, c'est protéger tout le monde.

Rappelons-le : ce chapitre ne dit pas si la vente est possible ni qui peut la décider. Il prépare le terrain pour que ces questions soient posées au bon moment, à la bonne personne, avec les bons papiers en main.

7.1 Faire le point sur la maison

Avant de vendre : où en est-on ?

La première étape n'est pas de mettre en vente. C'est de comprendre où l'on en est. Prenez un moment, avec la personne concernée si c'est possible, pour répondre à quelques questions simples.

• Que veut la personne ? Vendre, rester, louer, attendre ? A-t-elle exprimé un souhait, avec quels mots ?
• Où vivra-t-elle après ? Si elle quitte la maison, où ira-t-elle ? Qui a parlé de ce projet avec elle ?
• Quel est l'état de la maison ? Des travaux sont-ils en suspens ? Quelles pièces sont les plus utilisées ?
• Qui est au courant ? Quels proches ont été informés, lesquels ne le sont pas encore ?
• Qui s'occupe de quoi aujourd'hui ? Entretien, courrier, factures, déneigement ou jardin.
• Y a-t-il une urgence réelle ? Ou le sentiment d'urgence vient-il de la fatigue des proches ?

Notez les réponses, même incomplètes. Elles vous serviront de base pour toutes les conversations qui suivent.

CAS CONCRET — Fabienne fait le point avec sa mère (dossier fictif)

Un après-midi, Fabienne s'assoit avec sa mère à la table de la cuisine. Elle ne parle pas de vendre. Elle demande : « Qu'est-ce qui te fatigue le plus dans la maison ? Qu'est-ce que tu voudrais garder, quoi qu'il arrive ? » Sa mère parle de la tonte, du courrier, mais aussi de la cuisine qu'elle aime. Fabienne note tout. Elle se dit qu'aucune décision n'est prise et que sa mère reste au centre.

Une décision qui n'est pas la vôtre

Vous pouvez aider à préparer. Vous ne décidez pas à la place de la personne, et vous ne savez pas, seul, qui peut décider de vendre ni sur quelle base. Cette question appartient au notaire. Ce que vous pouvez faire dès maintenant :

• noter vos questions sur cette décision ;
• les apporter au notaire (section 7.4) ;
• ne rien promettre à un courtier, à un acheteur ou à un voisin avant d'avoir la réponse.

Les alternatives à explorer

Vendre n'est pas la seule option. Selon la situation, la personne peut vouloir rester chez elle avec de l'aide, louer une partie de la maison, la léguer plus tard, ou autre chose. Ce livre ne décrit aucune de ces options. Le livre sur les aînés et l'immobilier approfondit ces questions pour les personnes âgées (→ livre O3), et le livre sur la décision de vendre vous aide à réfléchir à la question en général (→ livre E1).

QUI CONSULTER — pour savoir ce qui est possible

Le notaire (Chambre des notaires du Québec) répond à la question « qui peut décider de vendre, et sur quelle base ? ». L'avocat peut aussi conseiller, surtout si les proches ne s'entendent pas. Le Curateur public du Québec offre de l'information générale sur la protection des personnes.

Partager les tâches entre proches

Si plusieurs proches participent, mettez-vous d'accord tôt sur qui fait quoi. Sans cela, certaines tâches sont faites deux fois et d'autres ne sont faites par personne. Une répartition simple peut ressembler à ceci :

• une personne tient le dossier : le tableau de suivi, les copies, les rendez-vous ;
• une personne accompagne la personne concernée aux rencontres et veille à ce qu'elle soit entendue ;
• une personne s'occupe de la maison : courrier, entretien, accès pour les professionnels ;
• les autres proches sont informés à intervalles convenus, avec l'accord de la personne.

Un même proche peut tenir plusieurs rôles, mais il vaut mieux que chacun sache ce qu'on attend de lui. Écrivez cette répartition, partagez-la, et revoyez-la quand la situation change. Si la répartition crée des tensions, c'est un bon moment pour demander l'avis d'un tiers neutre, comme un notaire ou un avocat.

Le point sur l'état de la maison

Faites le tour de la maison, de préférence avec la personne concernée, et notez ce que vous observez. Pas pour conclure ou pour juger, mais pour savoir ce qui existe.

• L'extérieur. Toiture, murs, fenêtres, terrain, stationnement : ce qui est en bon état, ce qui semble usé.
• L'intérieur. Pièces, planchers, plafonds, cuisine, salles de bain.
• Les équipements. Chauffage, plomberie, électricité, appareils : ce que la personne sait de leur âge ou de leur entretien.
• Les travaux faits. Lesquels, quand, par qui, avec quels papiers.
• Les travaux en suspens. Ce que la personne aurait voulu faire, ce qui traîne.

Ne cherchez pas à tout réparer avant de vendre. Demandez au courtier et à l'inspecteur ce qui vaut la peine d'être fait, et notez leurs réponses.

7.2 Réunir les pièces du dossier

Une liste à compléter

Le dossier d'une maison ressemble à un puzzle dont les pièces sont rangées à des endroits différents. Voici une liste de départ. Elle est générique : certaines pièces n'existent peut-être pas dans votre cas, et d'autres pourront s'ajouter.

Ce qu'on ne trouve pas toujours

Il arrive que des documents manquent. Ne paniquez pas, et ne les inventez pas. Notez ce qui manque, demandez à la personne si elle sait où ils pourraient être, puis posez la question au notaire. Demandez-lui comment retrouver des documents ou comment procéder sans eux.

Les documents qui concernent la personne et ceux qui concernent la maison

Distinguez deux familles de documents.

• Les documents de la personne et de la représentation (chapitre 3) : pièces d'identité, documents qui disent qui agit pour qui. Montrez-les d'abord au notaire.
• Les documents de la maison : tout ce qui précède dans la liste. Le courtier et le notaire en auront besoin plus tard.

Ne les mélangez pas dans la même chemise. Un classement clair vous évite des recherches inutiles pendant un rendez-vous.

Organiser le dossier

Quelques gestes simples :

1. Une chemise ou un dossier numérique par famille de documents.
2. Des copies, pas les originaux, pour vos manipulations courantes.
3. Une liste des pièces avec la date à laquelle vous les avez trouvées.
4. Une liste des pièces manquantes, avec ce que vous avez fait pour les retrouver.
5. Un endroit sûr pour les originaux, convenu avec la personne et le notaire.

Pour la façon de demander, de recevoir et de conserver des documents sensibles, retournez au chapitre 3.

ATTENTION — ne signez et n'envoyez rien à la hâte

En réunissant les pièces, vous trouverez peut-être des documents à signer ou à renvoyer, par exemple une demande d'un courtier ou d'un acheteur. Ne signez rien et n'envoyez aucun original avant d'en avoir parlé au notaire. Photographiez ou numérisez ce qui vous est présenté, et posez la question.

7.3 Consulter avant de mettre en vente

Les rencontres à prévoir

Avant de mettre la maison en vente, plusieurs rencontres sont utiles. Voici un ordre possible. Il n'a rien d'obligatoire, mais il évite les faux pas.

1. Le notaire. D'abord, pour savoir qui peut décider, qui peut signer et sur quelle base. Vous lui apportez votre dossier (chapitres 3 et 4).
2. La personne concernée, de nouveau. Pour lui rapporter ce que le notaire a dit, avec ses mots à elle, et lui laisser du temps de réfléchir.
3. Les autres proches, avec l'accord de la personne. Pour que personne ne l'apprenne par hasard.
4. Le courtier. Une fois les réponses du notaire connues, pour comprendre le travail de mise en marché et le déroulement (chapitre 5).
5. D'autres professionnels, au besoin, comme un inspecteur ou un évaluateur, sur la recommandation du courtier ou du notaire.

Ce qu'on prépare pour la rencontre avec le notaire

Pour le notaire, apportez :

• votre fiche d'une page (chapitre 4) ;
• vos observations sur la situation (chapitre 2) ;
• les documents de représentation (chapitre 3) ;
• la liste des pièces de la maison que vous avez trouvées ;
• votre liste de questions (section 7.4).

Les objets, les souvenirs, la vie dans la maison

Une maison, c'est aussi son contenu. Si la personne quitte les lieux, il y a des objets à trier, à garder, à donner, à remettre à d'autres. C'est un travail émotif. Quelques repères :

• Laissez la personne décider de ce qu'elle garde et de ce qui part, dans la mesure où elle le peut.
• Ne vous débarrassez de rien sans son accord, même d'objets qui vous paraissent sans valeur.
• Procédez par étapes, une pièce à la fois, avec des pauses.
• Faites des listes et des photos de ce qui est donné ou remis à d'autres, pour garder une trace et éviter les malentendus.
• Protégez les papiers personnels : ne les jetez pas, ne les déplacez pas sans en parler.
• Prévoyez du temps. Un tri fait trop vite laisse des regrets.

Si l'un des proches souhaite récupérer un objet, mettez la demande par écrit et soumettez-la à la personne concernée. Cela évite les conflits.

CAS CONCRET — Fabienne prépare le dossier de la maison (dossier fictif)

Fabienne dresse un tableau : une colonne pour chaque pièce, une pour ce qu'elle a trouvé, une pour ce qui manque. Elle fouille avec sa mère dans les tiroirs, les classeurs et le sous-sol. Elle retrouve des factures, un compte de taxes, des papiers d'assurance. Elle ne trouve pas encore ce qui concerne l'achat de la maison. Elle note : « À demander au notaire. » Sa mère, en rangeant, retrouve des photos et veut en parler. Fabienne prend le temps de les regarder avec elle.

Garder la personne informée pendant la préparation

Pendant que vous réunissez les pièces et que vous rencontrez les professionnels, la personne concernée ne doit pas se sentir tenue à l'écart. Quelques habitudes aident :

• un point régulier, à un moment qui lui convient, pour dire où l'on en est ;
• un résumé écrit simple, qu'elle peut relire à son rythme ;
• la possibilité de dire non ou d'attendre, sans qu'on le prenne comme un obstacle ;
• une personne de confiance, de son choix, avec qui elle peut parler librement de la démarche.

Si la personne est loin, convenez du moyen de communication qui lui convient et d'un rythme réaliste. Un message court et régulier rassure plus qu'un long rapport envoyé rarement.

Se préparer à la mise en marché

Si la décision de vendre est prise, avec les confirmations du notaire, le courtier préparera la mise en marché. Pour vous, quelques préparatifs de base :

• Ranger et dégager les pièces principales, avec l'accord de la personne.
• Faire un petit entretien : propreté, éclairage, réparations mineures.
• Prévoir le déroulement des visites, notamment si la personne habite encore la maison (chapitre 5).
• Décider qui sera présent et qui fera visiter, si c'est le cas.
• Prévoir où ranger les objets personnels pendant la période de vente.

Pour le déroulement général d'une vente dans un contexte particulier, le livre sur la vente en contexte particulier vous accompagne (→ livre E8).

QUI CONSULTER — avant de mettre en vente

Le notaire pour la question « qui peut vendre et sur quelle base ? » ; le courtier pour la mise en marché ; un inspecteur ou un évaluateur, si le courtier ou le notaire le recommande. Aucune démarche de mise en vente ne devrait commencer avant que le notaire ait répondu.

7.4 Les questions à poser avant de s'engager

Au notaire

Sur la décision de vendre :

• Qui peut décider de vendre cette maison, et sur quelle base ?
• Qui peut signer, et avec quels documents ?
• Y a-t-il des étapes à franchir avant de contacter un courtier ?
• Y a-t-il des démarches que je ne dois surtout pas entreprendre ?

Sur le dossier :

• Parmi les documents que j'ai réunis, lesquels vous sont utiles ?
• Que faire des documents manquants ?
• Qui conserve les originaux ?

Sur la personne concernée :

• Comment l'associer aux décisions ?
• Que prévoir si sa situation évolue pendant la démarche ?

Sur les coûts :

• Quels sont vos honoraires pour les étapes à venir ?

Au courtier

• Comment se déroule la mise en marché dans une situation où le propriétaire ne signe pas seul ?
• De quels documents avez-vous besoin, et quand ?
• Comment organiser les visites pour protéger la personne ?
• Quels sont vos honoraires ?

À la personne concernée

• Qu'est-ce qui compte le plus pour toi dans cette démarche ?
• Veux-tu être présente aux rencontres ?
• Y a-t-il des objets ou des pièces auxquels tu tiens particulièrement ?
• Qui aimerais-tu informer ?

Aux autres proches

• Que souhaitez-vous savoir de l'évolution du dossier ?
• Comment préférez-vous être informés ?
• Y a-t-il des objets que vous souhaitez demander ?

À vous-même

Avant de vous engager plus loin, posez-vous :

• La personne est-elle au courant de chaque étape ?
• Ai-je obtenu les réponses du notaire ?
• Suis-je en train d'aller trop vite ?
• Ai-je pris soin de moi, moi aussi ? Une démarche comme celle-ci épuise.

Après les réponses

Mettez à jour votre tableau de suivi (chapitre 10) avec les réponses du notaire et du courtier. Planifiez les prochaines étapes avec la personne concernée. Et prenez une pause : vous avez fait beaucoup, et la suite demandera encore de l'énergie.

Les erreurs qui coûtent cher

• Mettre en vente avant d'avoir consulté le notaire. Qui peut décider et signer doit être su avant, non après.
• Décider à la place de la personne. Même bien intentionné, un projet imposé laisse des blessures.
• Se débarrasser d'objets sans accord. Ce qui paraît sans valeur peut en avoir beaucoup pour elle.
• Signer ou renvoyer un original à la hâte. Photographiez, posez la question, attendez la réponse.
• Négliger les documents manquants. Ils se retrouvent plus facilement tôt que tard.
• Mélanger les papiers de la personne et ceux de la maison. Un classement clair fait gagner du temps.
• Oublier les autres proches. Une surprise dans la famille crée des conflits évitables.
• S'épuiser seul. Demandez de l'aide, partagez les tâches, prenez des pauses.

À retenir

• Avant de vendre, on fait le point : ce que veut la personne, où elle vivra, l'état de la maison, qui est au courant.
• Qui peut décider de vendre et signer est une question au notaire, jamais à deviner.
• On réunit les pièces du dossier de la maison et on distingue les documents de la personne de ceux de la maison.
• On consulte d'abord le notaire, puis on revient vers la personne, les proches et le courtier.
• Le tri des objets se fait avec la personne, à son rythme, avec des listes et des photos.
• On n'engage rien, on ne signe rien et on ne promet rien avant les réponses du notaire.

Votre plan d'action

1. Faites le point avec la personne concernée : ce qu'elle veut, où elle vivra, ce qui la préoccupe.
2. Faites le tour de la maison et notez l'état général, les travaux faits et ceux en suspens.
3. Dressez la liste des pièces de la section 7.2 et cochez ce que vous avez trouvé.
4. Classez les documents de la personne et ceux de la maison dans des chemises distinctes.
5. Rencontrez le notaire avec votre fiche, vos observations, vos documents et vos questions.
6. Revenez vers la personne pour lui rapporter ce qui a été dit, puis informez les proches avec son accord.
7. Rencontrez le courtier une fois les réponses du notaire en main.
8. Mettez à jour votre tableau de suivi à chaque étape.

Questions à poser

Au notaire :

• Qui peut décider de vendre cette maison, et qui peut signer ?
• Quels documents vous sont utiles ?
• Quelles démarches éviter avant de contacter un courtier ?
• Quels sont vos honoraires pour les prochaines étapes ?

Au courtier :

• Comment se déroule la mise en marché quand le propriétaire ne signe pas seul ?
• De quels documents avez-vous besoin ?
• Comment protéger la vie privée de la personne pendant les visites ?

À la personne concernée :

• Qu'est-ce qui compte le plus pour toi ?
• À quels objets ou à quelles pièces tiens-tu ?

Aux autres proches :

• Comment souhaitez-vous être informés de l'évolution du dossier ?

Vérifiez vos acquis

1. Quelles questions se poser pour faire le point sur la situation avant de vendre ?
2. Qui répond à la question « qui peut décider de vendre » ?
3. Quelles deux familles de documents faut-il distinguer ?
4. Dans quel ordre consulter les personnes avant la mise en vente ?
5. Comment procéder pour trier les objets de la maison ?
6. Pourquoi ne rien signer ni envoyer à la hâte ?

Réponses

1. Ce que veut la personne, où elle vivra après, l'état de la maison, qui est au courant, qui s'occupe de quoi, et s'il y a une urgence réelle.
2. Le notaire, à qui l'on apporte ses questions et son dossier. Ni le courtier ni un proche ne peuvent le dire seuls.
3. Les documents de la personne et de la représentation, et les documents de la maison.
4. D'abord le notaire, puis la personne concernée à nouveau, ensuite les autres proches avec son accord, puis le courtier, et d'autres professionnels au besoin.
5. Avec la personne, à son rythme, une pièce à la fois, avec des listes et des photos, sans rien jeter sans son accord.
6. Parce que ce qui est signé ou envoyé engage, et que le notaire doit d'abord dire si cela convient. On photographie ou on numérise, puis on pose la question.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel des notaires ; son site officiel vous aide à vous informer sur le notariat et à joindre un notaire.
• Curateur public du Québec — l'organisme public qui offre de l'information sur la protection des personnes ; consultez son site officiel pour ses publications et ses coordonnées.
• Code civil du Québec — la loi qui regroupe, entre autres, les règles sur les personnes, les contrats et les biens ; son texte est accessible sur le site officiel du gouvernement du Québec. Ce livre n'en cite aucun passage.
• Dans cette collection : → livres E1 pour décider de vendre, E8 pour vendre en contexte particulier, O3 pour les aînés et l'immobilier.

Chapitre 8 — Protéger la personne et prévenir les abus

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Quand quelqu'un agit à la place d'une autre personne, la confiance est nécessaire. Elle n'est pas toujours suffisante. Une personne qui dépend de l'aide des autres peut être mal conseillée, bousculée ou, dans les cas les plus graves, exploitée. Ce chapitre ne soupçonne pas les proches qui aident avec bienveillance. Mais protéger la personne, c'est aussi prévoir que quelque chose pourrait mal tourner, et se donner des habitudes qui rendent cela plus difficile.

Ce chapitre présente des signaux qui doivent alerter, des habitudes qui protègent, et des pistes pour savoir à qui en parler. Il ne décrit aucun régime de protection ni aucun recours : il vous aide à remarquer, à agir avec prudence et à demander conseil. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Fabienne, qui reste attentive autour de la maison de sa mère, et Thierry, qui organise la transparence avant son départ.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• reconnaître des signaux qui doivent alerter, sans accuser personne ;
• adopter des habitudes de transparence qui protègent la personne et rassurent ceux qui l'entourent ;
• tenir des comptes clairs et garder des traces ;
• demander un deuxième avis quand un doute persiste ;
• savoir à qui en parler, et quoi faire en cas de danger immédiat.

Pourquoi c'est important

Une personne qui a besoin d'aide pour ses affaires peut être plus exposée : elle peut manquer d'énergie pour tout vérifier, hésiter à poser des questions, avoir honte de sa situation ou faire confiance à la mauvaise personne. Les enjeux dépassent l'argent. Ils touchent à la dignité, à la sécurité et à la place qu'elle garde dans sa propre vie.

Prévenir vaut mieux que réparer. Des habitudes claires, mises en place tôt, protègent la personne, mais aussi le proche qui l'aide : quand tout est transparent, personne n'a de raison de le soupçonner. Ce chapitre suit un principe simple : rien de ce que vous faites pour la personne ne devrait avoir besoin d'être caché.

8.1 Des signaux qui doivent alerter

Qu'entend-on par abus ?

Dans ce livre, le mot abus est employé dans son sens courant : le fait de profiter d'une personne vulnérable, ou de la priver de sa place dans ses propres affaires. Ce livre ne qualifie aucune situation : il ne dit pas si un geste est permis, interdit ou répréhensible. Il vous aide à remarquer des signes et à demander conseil à ceux qui peuvent en juger.

Un signal n'est pas une preuve. Il indique qu'il vaut la peine de ralentir, de poser des questions et d'en parler.

Que faire le jour même

Vous avez remarqué quelque chose qui vous inquiète. Avant toute autre démarche, quelques gestes simples :

1. Respirez et ne réagissez pas à chaud. Une réaction vive peut aggraver la situation.
2. Notez ce que vous avez vu ou entendu, avec la date et les mots employés.
3. Séparez le fait de l'interprétation : ce qui s'est passé, d'un côté ; ce que vous en pensez, de l'autre.
4. Ne confrontez personne avant d'avoir demandé conseil.
5. Parlez à la personne concernée, avec douceur, si c'est possible (section 8.3).

Ces gestes laissent le temps de réfléchir et gardent toutes les portes ouvertes.

Les signaux autour des signatures et des décisions

• La pression pour signer vite. On insiste pour que la personne signe sans prendre le temps de lire ou de consulter un notaire.
• Un document que la personne ne comprend pas. Elle a signé, mais ne peut pas dire ce que c'est.
• Des décisions changées soudainement. Elle disait vouloir rester dans sa maison et déclare maintenant le contraire, sans pouvoir expliquer pourquoi.
• Une personne qui parle à sa place et ne lui laisse pas la parole.
• Des démarches faites à son insu. Elle apprend après coup qu'on a contacté un courtier ou un acheteur.

Les signaux autour de l'argent et des biens

• Des dépenses qu'elle ne s'explique pas, ou des sommes qui disparaissent sans trace.
• Des factures impayées alors que la personne a de quoi payer.
• Des cadeaux ou des prêts demandés avec insistance.
• Des objets de valeur qui manquent sans explication.
• Des papiers importants qu'elle ne retrouve plus, ou dont quelqu'un d'autre semble avoir la garde exclusive.
• Un refus de rendre des comptes quand on pose la question.

Les signaux autour de l'isolement

• La personne voit moins ses proches ou les amis qu'elle fréquentait.
• Les visites sont filtrées ou rendues difficiles par quelqu'un.
• Les appels ne lui parviennent plus, ou elle n'a plus accès à son courrier.
• On la décourage de parler à un notaire, à un avocat ou à d'autres proches.
• Elle semble avoir peur de contredire quelqu'un ou de poser une question.

Les signaux dans le comportement de la personne

• Un changement marqué d'humeur : anxiété, tristesse, silence inhabituel.
• De la gêne ou de la honte quand on aborde ses affaires.
• Des explications qui varient d'un jour à l'autre sur une même démarche.
• Une dépendance nouvelle envers une seule personne.

Aucun de ces signaux ne dit, seul, ce qui se passe. La fatigue, la maladie ou le deuil peuvent expliquer certains d'entre eux. Mais réunis, ou persistants, ils invitent à se poser des questions.

Les signaux autour d'offres de l'extérieur

• Un appel ou une visite d'un inconnu qui propose d'acheter ou de s'occuper de la maison.
• Une offre pressante qui doit être acceptée vite.
• Une demande de ne parler à personne de la proposition.
• Un intermédiaire qui ne veut pas parler au notaire ou au courtier de la personne.

Pour reconnaître les situations de fraude immobilière et savoir comment réagir, le livre sur la fraude immobilière vous accompagne (→ livre O7).

CAS CONCRET — Fabienne remarque, sans accuser (dossier fictif)

Un jour, la mère de Fabienne lui dit que quelqu'un a téléphoné pour offrir d'acheter la maison « rapidement et sans tracas ». Elle ne se souvient pas du nom. Fabienne ne la gronde pas et ne conclut rien. Elle demande : « Qu'est-ce qu'on t'a dit exactement ? Qu'as-tu répondu ? » Puis elle note la date et ce qu'elle a compris, et décide d'en parler au notaire lors du prochain rendez-vous.

ATTENTION — un signal n'est pas une accusation

Ne dites jamais à quelqu'un « vous profitez d'elle » sur la base d'un signal. Notez ce que vous avez vu, parlez-en à un professionnel et laissez-le conseiller la suite. Une accusation sans preuve blesse et peut fermer la porte à toute collaboration.

QUI CONSULTER — quand un signal vous inquiète

Le notaire ou l'avocat peut vous dire quoi faire d'une situation préoccupante. Le Curateur public du Québec offre de l'information générale sur la protection des personnes. Pour reconnaître les situations de fraude, voyez le livre qui y est consacré (→ livre O7).

8.2 Des habitudes qui protègent

La transparence d'abord

La meilleure protection est la transparence. Quand les démarches se font au grand jour, le risque diminue, et les soupçons aussi. Quelques habitudes simples :

• Informez la personne de chaque démarche, avant de la faire.
• Informez un second proche de confiance, avec l'accord de la personne. Il peut recevoir des copies des échanges importants.
• Parlez de la situation avec le notaire dès le départ et dites-lui qui fait quoi.
• Ne cachez rien : si vous hésitez à partager une information, demandez-vous pourquoi.

CAS CONCRET — Thierry organise la transparence avant son départ (dossier fictif)

Avant sa longue absence, Thierry prévoit de demander au proche de confiance qu'il envisage pour son immeuble de lui envoyer un court compte rendu écrit à intervalles convenus. Il choisit aussi une seconde personne de confiance, qui recevra une copie de ces comptes rendus. Il explique à chacun pourquoi : pas par méfiance, mais pour que tout le monde soit à l'aise. Il en parle à son notaire, qui lui dit ce qu'il y a lieu de prévoir de plus.

Tenir des comptes clairs

Si vous dépensez de l'argent pour la personne, ou si vous touchez à ses comptes, la clarté est essentielle. Sans entrer dans les règles, voici de bonnes habitudes :

• Gardez les reçus de chaque dépense faite pour elle.
• Notez chaque dépense : la date, la somme, la raison.
• Ne mélangez pas vos propres finances et celles de la personne. Demandez au notaire comment procéder.
• Montrez les comptes à la personne, selon sa préférence, et à un second proche.
• Conservez les relevés dans un dossier distinct.
• Posez la question au notaire : comment présenter ces comptes si on vous le demande un jour ?

Cette tenue de comptes est d'abord une affaire d'ordre. Elle peut aussi vous aider si quelqu'un s'interrogeait sur vos gestes.

Garder des traces

Comme pour les documents (chapitre 3), l'écrit protège. Prenez l'habitude de :

• confirmer par écrit les décisions importantes ;
• noter la date et le contenu des conversations avec les professionnels ;
• conserver les courriels et les messages ;
• demander au notaire de confirmer par écrit ce qu'il vous a dit.

Prendre le temps

La pression est le meilleur allié de l'erreur. Prenez l'habitude de dire : Je vais y réfléchir et je vous reviens. Un acheteur sérieux, un courtier sérieux et un professionnel sérieux comprendront. Celui qui n'accepte pas d'attendre mérite plus de méfiance.

Un deuxième avis

Quand un doute persiste, demandez un deuxième avis :

• à un autre notaire, ou à un avocat ;
• à un proche de confiance qui n'est pas impliqué ;
• à un professionnel de la santé, si une question de santé se pose, avec l'accord de la personne.

Demander un deuxième avis n'est pas manquer de confiance envers le premier. C'est une précaution normale quand l'enjeu est grand.

Laisser la personne parler seule, si elle le souhaite

Il peut être utile que la personne ait l'occasion de s'exprimer seule avec un professionnel, sans la présence du proche qui l'aide. Vous pouvez demander au notaire s'il est possible pour elle de le rencontrer seule, si elle le souhaite. Cela n'implique aucun soupçon : c'est une façon de lui offrir un espace libre de toute pression.

Protéger aussi le proche qui aide

Le proche qui s'occupe des démarches porte une lourde responsabilité, parfois seul. Il peut s'épuiser, se tromper ou se sentir soupçonné. Les habitudes de ce chapitre le protègent aussi : des comptes clairs, des traces écrites et un second proche informé permettent de répondre sereinement à toute question. Si vous êtes ce proche, n'y voyez pas une contrainte, mais une façon de rester à l'aise avec ce que vous faites.

Si la tâche devient trop lourde, dites-le. Demandez de l'aide à d'autres proches, au notaire ou à un professionnel de la santé, selon la nature de ce qui vous pèse. Un proche qui garde son équilibre prend de meilleures décisions et reste plus attentif à la personne.

Les habitudes d'une bonne collaboration

• Parlez régulièrement avec la personne et avec les autres proches.
• Reconnaissez vos limites : si la tâche devient trop lourde, demandez de l'aide.
• Soyez prêt à rendre des comptes : ce n'est pas une insulte, c'est une marque de respect.
• Acceptez les questions : elles protègent tout le monde.
• Prenez soin de vous. Un proche épuisé commet plus facilement des erreurs.

QUI CONSULTER — pour mettre ces habitudes en place

Demandez au notaire comment tenir les comptes et quoi prévoir pour la transparence dans votre situation. L'avocat peut conseiller si des tensions existent déjà entre proches. Le Curateur public du Québec offre de l'information générale sur la protection des personnes.

8.3 À qui en parler

D'abord, la personne elle-même

Avant toute chose, parlez avec la personne concernée, avec douceur. J'ai remarqué telle chose. Comment te sens-tu ? As-tu envie d'en parler ? Laissez-la répondre à son rythme. Il se peut qu'elle vous rassure, qu'elle ait besoin de temps, ou qu'elle confie une inquiétude. Dans tous les cas, ce qu'elle dit compte.

Si elle exprime de la peur, de la détresse ou le sentiment d'être contrainte, prenez-la au sérieux. Ne minimisez pas, ne promettez pas de garder le silence sans réserve et ne la mettez pas en danger en confrontant la personne qu'elle craint.

Un proche de confiance

Parlez ensuite à un proche de confiance, qui n'est pas impliqué dans la situation préoccupante. Il peut vous aider à y voir clair, à vérifier vos observations et à vous soutenir. Choisissez quelqu'un de discret et d'équilibré, à qui la personne concernée ferait elle-même confiance.

Le notaire ou l'avocat

Le notaire ou l'avocat est la personne à qui poser les questions de fond : que faire d'une situation préoccupante, quelles sont les options, quelles démarches éviter. Apportez vos notes (chapitre 2) : dates, faits, mots de la personne.

Le Curateur public du Québec

Le Curateur public du Québec offre de l'information générale sur la protection des personnes. Vous pouvez le consulter pour vous renseigner, à titre d'information, sur ce qui existe. Ce livre ne décrit pas ses services ni les démarches à entreprendre auprès de lui : consultez son site officiel ou communiquez directement avec lui.

Un professionnel de la santé

Si vos inquiétudes touchent à la santé de la personne, le médecin ou un autre professionnel de la santé est le bon interlocuteur, avec l'accord de la personne. Un proche ne pose pas de diagnostic.

Le courtier et les autres intervenants

Si un courtier ou un autre intervenant est déjà impliqué, informez-le des signaux que vous avez remarqués, au besoin, sans accuser et sans entrer dans les détails sensibles. Il pourra adapter sa façon de procéder (→ livre B2 pour ce que vous pouvez attendre de lui).

En cas de danger immédiat

Si la personne est en danger immédiat, ou si vous craignez pour sa sécurité, contactez sans attendre les services d'urgence de votre région. Cette démarche passe avant toutes les autres de ce livre.

VOS RECOURS — qui contacter

Pour une préoccupation de fond : le notaire ou l'avocat. Pour de l'information générale sur la protection d'une personne : le Curateur public du Québec. Pour la santé : un professionnel de la santé. En cas de danger immédiat : les services d'urgence de votre région. Ce livre ne décrit aucun recours ; ces personnes vous diront ce qui existe.

Garder une trace de ce qu'on dit et à qui

Notez à qui vous avez parlé, quand, de quoi, et ce qu'on vous a répondu. Gardez ces notes avec votre carnet d'observations. Elles vous aideront à expliquer la situation clairement et à ne pas vous répéter.

Pour la situation des personnes âgées en particulier, le livre sur les aînés et l'immobilier approfondit plusieurs de ces questions (→ livre O3).

8.4 Les questions à poser en cas de doute

Au notaire ou à l'avocat

• J'ai remarqué telle situation. Que me conseillez-vous de faire ?
• Quelles démarches dois-je éviter pour ne pas aggraver les choses ?
• Comment la personne concernée peut-elle être entendue en toute liberté ?
• Quels documents devrais-je conserver, et comment ?
• Comment présenter mes observations sans accuser personne ?
• Dois-je informer d'autres personnes, et lesquelles ?

Au Curateur public du Québec

• Quelle information générale offrez-vous sur la protection d'une personne ?
• Où trouver vos documents destinés au public ?
• Comment vous joindre pour poser une question générale ?

À un professionnel de la santé

• Comment accompagner la personne dans cette période, sans décider à sa place ?
• Y a-t-il des signes à surveiller que je devrais vous signaler, avec son accord ?

À la personne concernée

• Comment te sens-tu par rapport à ce qui se passe ?
• Y a-t-il quelque chose que tu voudrais me dire, ou que tu voudrais changer ?
• Qui aimerais-tu consulter, toi ?

À un proche de confiance

• Voici ce que j'ai observé. Comment le vois-tu ?
• Peux-tu m'aider à garder un œil attentif, avec respect ?

À vous-même

• Mes observations sont-elles des faits ou des conclusions ?
• Ai-je parlé à la personne avant d'en parler à d'autres ?
• Ai-je gardé des traces de mes démarches ?
• Suis-je en train d'agir avec calme ?

QUI CONSULTER — pour toutes ces questions

Le notaire ou l'avocat pour les questions de fond, le Curateur public du Québec pour l'information générale, un professionnel de la santé pour la santé, les services d'urgence en cas de danger immédiat. Notez chaque réponse avec la date et le nom de la personne consultée.

Après les échanges

Mettez votre tableau de suivi à jour (chapitre 10). Informez la personne concernée de ce qui a été fait, dans ses mots et à son rythme. Continuez de l'accompagner avec attention : la vigilance se poursuit, sans devenir une surveillance étouffante.

Les erreurs qui coûtent cher

• Accuser sans preuve. Un signal est une question, non un verdict.
• Ne rien faire par crainte de déranger. Une préoccupation partagée tôt peut éviter de grandes difficultés.
• Confronter directement la personne que l'on soupçonne. Parlez d'abord à un professionnel.
• Mélanger ses finances et celles de la personne. Demandez au notaire comment procéder.
• Ne pas garder de reçus ni de traces. Sans eux, on ne peut ni se justifier ni expliquer.
• Promettre le silence à tout prix. Si la personne est en danger, on ne peut pas se taire.
• Négliger la personne elle-même. Elle reste la première concernée et la première à écouter.
• Attendre la crise. Les habitudes de transparence se mettent en place tôt.

À retenir

• Un signal n'est pas une preuve : il invite à ralentir, à noter et à demander conseil.
• Les signaux touchent aux signatures, à l'argent, à l'isolement, au comportement et aux offres de l'extérieur.
• La meilleure protection est la transparence : informer la personne, un second proche et le notaire, et tenir des comptes clairs.
• Un deuxième avis est une précaution normale quand un doute persiste.
• On parle d'abord à la personne concernée, puis à un proche de confiance, puis au notaire ou à l'avocat.
• En cas de danger immédiat, on contacte les services d'urgence sans attendre.

Votre plan d'action

1. Relisez les signaux de la section 8.1 et notez ceux que vous avez observés, avec la date.
2. Parlez à la personne concernée, avec douceur, de ce que vous avez remarqué.
3. Mettez en place la transparence : informez la personne et un second proche de confiance de vos démarches.
4. Tenez des comptes clairs : reçus, notes de dépenses, relevés conservés à part.
5. Parlez au notaire ou à l'avocat de ce que vous avez remarqué, en apportant vos notes.
6. Demandez un deuxième avis si un doute persiste.
7. Gardez la trace de vos échanges dans le tableau de suivi.
8. Prenez soin de vous et demandez de l'aide si la tâche devient trop lourde.

Questions à poser

Au notaire ou à l'avocat :

• Que me conseillez-vous de faire face à cette situation ?
• Quelles démarches dois-je éviter ?
• Comment la personne peut-elle être entendue en toute liberté ?

Au Curateur public du Québec :

• Quelle information générale offrez-vous sur la protection d'une personne ?

À un professionnel de la santé, avec l'accord de la personne :

• Comment l'accompagner sans décider à sa place ?

À la personne concernée :

• Comment te sens-tu par rapport à ce qui se passe ?
• Qui aimerais-tu consulter ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi un signal n'est-il pas une preuve ?
2. Nommez trois catégories de signaux.
3. Quelles habitudes de transparence protègent la personne ?
4. Comment tenir des comptes clairs ?
5. À qui parle-t-on d'abord quand un signal vous inquiète ?
6. Que faire en cas de danger immédiat ?

Réponses

1. Parce qu'il peut s'expliquer autrement, par la fatigue, la maladie ou le deuil. Il invite à ralentir, à noter et à demander conseil, non à accuser.
2. Par exemple : les signaux autour des signatures et des décisions, de l'argent et des biens, de l'isolement, du comportement, ou des offres de l'extérieur.
3. Informer la personne avant chaque démarche, informer un second proche de confiance, parler au notaire dès le départ et ne rien cacher.
4. Garder les reçus, noter chaque dépense, ne pas mélanger ses finances avec celles de la personne, montrer les comptes, et demander au notaire comment les présenter.
5. À la personne concernée, avec douceur, avant de parler à d'autres.
6. Contacter sans attendre les services d'urgence de votre région. Cette démarche passe avant toutes les autres.

Pour aller plus loin

• Curateur public du Québec — l'organisme public qui offre de l'information sur la protection des personnes ; consultez son site officiel pour ses publications et ses coordonnées.
• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel des notaires ; son site officiel vous aide à vous informer sur le notariat et à joindre un notaire.
• Code civil du Québec — la loi qui regroupe, entre autres, les règles sur les personnes, les contrats et les biens ; son texte est accessible sur le site officiel du gouvernement du Québec. Ce livre n'en cite aucun passage.
• Dans cette collection : → livres O3 pour les aînés et l'immobilier, O7 pour la fraude immobilière, B2 pour les devoirs du courtier envers vous.

Chapitre 9 — Se préparer soi-même : préparer ses documents avec un notaire

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Les chapitres précédents s'adressaient surtout à ceux qui aident une autre personne. Celui-ci s'adresse à vous, pour vous-même. Imaginez que, plus tard, vous ne puissiez plus signer seul : parce que vous serez loin, malade, ou parce que l'âge vous ralentira. Qui s'occuperait de votre maison ? Qui saurait où sont vos papiers ? Qui connaîtrait vos souhaits ?

Se poser ces questions n'a rien de morbide. C'est un acte de prévoyance, qui épargne à vos proches beaucoup d'incertitude et qui vous garde la parole sur ce qui vous concerne. Ce chapitre est une fiche pratique : une liste de renseignements à rassembler, des personnes de confiance à réfléchir, et des questions à porter au notaire. Il ne décrit aucun document et n'énonce aucune règle : les documents qu'il est possible de préparer, leur forme et leur effet sont l'affaire du notaire. Les dossiers de ce chapitre sont fictifs : Thierry, qui prépare son départ, et Fabienne, que la situation de sa mère amène à penser à sa propre préparation.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer pourquoi il vaut mieux y penser tôt ;
• rassembler les renseignements et les papiers utiles avant de rencontrer le notaire ;
• réfléchir aux personnes de confiance dont vous discuterez avec lui ;
• dire à vos proches où se trouvent vos documents, sans livrer ce qui ne les regarde pas ;
• préparer vos questions pour le notaire.

Pourquoi c'est important

Une personne qui prépare ses affaires à l'avance garde la parole. Elle choisit, elle explique, elle prend le temps. Celle qui attend la crise laisse à d'autres le soin de deviner ses souhaits, dans un moment où tout le monde est fatigué et inquiet.

Se préparer présente aussi un avantage pratique : un notaire à qui vous arrivez avec un dossier ordonné peut vous répondre plus vite et plus justement. Et vos proches, qui ont déjà du mal à gérer l'émotion d'une situation difficile, n'ont pas à fouiller dans vos tiroirs ni à poser dix fois les mêmes questions.

Ce chapitre ne vous dit pas quels documents préparer. Il vous aide à arriver chez le notaire prêt à poser les bonnes questions, avec les renseignements qu'il vous demandera.

9.1 Pourquoi y penser tôt

Les moments où l'on se dit qu'il faudrait

Plusieurs événements peuvent vous amener à vous préparer :

• un départ prolongé, comme celui de Thierry ;
• un problème de santé, à vous ou à un proche ;
• un changement de vie : retraite, déménagement, séparation, nouvelle naissance ;
• le fait d'avoir aidé quelqu'un d'autre à traverser une situation difficile ;
• une simple envie de mettre de l'ordre.

N'attendez pas d'avoir une raison forte. Le meilleur moment pour y penser, c'est celui où tout va bien, parce qu'on a l'esprit libre.

CAS CONCRET — Fabienne pense à elle (dossier fictif)

En aidant sa mère, Fabienne a constaté combien il est difficile de chercher des documents, de deviner des souhaits et de prendre des décisions dans l'urgence. Un soir, elle se demande : « Et moi, si un jour je ne pouvais plus signer, mes proches sauraient-ils quoi faire ? Sauraient-ils où sont mes papiers ? » Elle ne cherche pas de réponse juridique. Elle décide de commencer par noter ce qu'elle sait, puis de prendre rendez-vous avec un notaire.

Ce que préparer veut dire, et ne veut pas dire

Se préparer veut dire : rassembler des renseignements, réfléchir à ce que vous souhaitez, choisir avec soin les personnes à qui vous faites confiance, poser vos questions à un notaire.

Se préparer ne veut pas dire : choisir vous-même un document dans un modèle trouvé en ligne, ni signer quoi que ce soit sans l'avis d'un professionnel. Ce chapitre ne dit pas quels documents existent ni ce qu'ils permettent. Le notaire est la personne à qui poser la question : Quels documents peut-on préparer pour l'avenir, et lesquels me conviennent ?

Et si vous n'avez personne à qui penser ?

Certaines personnes vivent seules, loin de leur famille, ou ne voient personne à qui confier un rôle. C'est une situation réelle, et elle n'a rien de honteux. Notez-la telle quelle sur votre fiche et posez la question au notaire : Quand on n'a pas de personne de confiance évidente, que peut-on envisager ? Le Curateur public du Québec offre aussi de l'information générale sur la protection des personnes, que vous pouvez consulter à votre rythme. Dans tous les cas, ne vous précipitez pas sur la première personne qui s'offre : prenez le temps d'en parler à un professionnel.

Le rôle de la réflexion

Avant même de rencontrer le notaire, prenez le temps de réfléchir. Pas pour trouver des réponses juridiques, mais pour clarifier ce qui compte pour vous.

• Qu'est-ce qui vous importe le plus quand il est question de votre maison ? La garder, la vendre, la transmettre, qu'elle reste dans la famille ?
• Comment souhaitez-vous être consulté, si d'autres devaient agir pour vous ?
• À qui faites-vous confiance, et pour quoi ? La confiance est différente selon les domaines : une personne peut être excellente pour vous accompagner et moins à l'aise pour gérer des papiers.
• Que craignez-vous ? Un conflit entre proches, un oubli, une décision à laquelle vous n'adhéreriez pas ?

Notez vos réflexions. Elles guideront la conversation avec le notaire.

QUI CONSULTER — pour savoir par où commencer

Le notaire (Chambre des notaires du Québec) est la première personne à consulter pour savoir comment préparer vos affaires. Pour s'informer de façon générale sur la protection des personnes, le Curateur public du Québec offre de l'information. Un rendez-vous d'information suffit pour commencer : rien ne vous engage à signer le jour même.

9.2 Ce qu'on rassemble avant de rencontrer le notaire

Une fiche en plusieurs parties

La fiche qui suit rassemble les renseignements utiles. Vous n'avez pas à tout remplir avant le rendez-vous : apportez ce que vous avez, le notaire précisera ce qui manque. L'objectif est de vous éviter de chercher en urgence et de lui donner une base de travail.

Partie 1 : Vous

• Nom complet et coordonnées (adresse, téléphone, courriel).
• Situation de famille, en termes simples : avec qui vous vivez, qui sont vos proches.
• Votre profession ou votre situation de retraite, si cela vous paraît utile.
• Vos pièces d'identité, dont vous aurez besoin pour le rendez-vous.

Partie 2 : Vos biens et vos papiers

• Votre maison ou vos immeubles : adresse, et où se trouvent les documents qui les concernent (chapitre 7).
• Vos assurances : qui est votre assureur et où sont vos papiers.
• Vos principaux comptes et placements : dans quelles institutions, sans livrer les numéros ni les mots de passe dans un document partagé.
• Vos contrats en cours : tout ce qui vous engage pour l'avenir.
• Où se trouvent vos originaux : coffret, classeur, chez le notaire.

Ne notez pas de mots de passe ni de codes secrets sur une fiche partagée. Demandez au notaire comment les rendre accessibles de façon sûre, si cela est nécessaire.

Partie 3 : Vos contacts professionnels

• Votre notaire, s'il y en a un, et ses coordonnées.
• Votre avocat ou votre comptable, le cas échéant.
• Votre assureur et votre institution financière.
• Votre courtier, si vous avez eu affaire à l'un d'eux.
• Votre médecin, si vous voulez qu'on sache qui joindre.

Partie 4 : Vos personnes de confiance

C'est la partie la plus importante. Pour chaque personne que vous envisagez, notez :

Quelques critères à considérer pour réfléchir, sans qu'ils constituent des règles :

• La disponibilité. Cette personne a-t-elle le temps et l'énergie ?
• La proximité. Habite-t-elle assez près, ou saurait-elle s'organiser à distance ?
• La relation. Vous entendez-vous bien ? Que ferait-elle si elle n'était pas d'accord avec vous ?
• L'honnêteté et la discrétion. Pouvez-vous lui faire confiance pour agir avec transparence ?
• L'équilibre familial. Choisir l'une peut froisser une autre : comment en parler ?
• Sa volonté. Est-elle d'accord ? Cela se demande avant d'écrire son nom.

Le notaire vous dira comment ces personnes entrent dans les documents à préparer. Vous n'avez pas à le deviner.

Partie 5 : Vos souhaits

Écrivez, dans vos mots :

• ce que vous souhaitez pour votre maison, si vous ne pouviez plus vous en occuper ;
• à qui vous voudriez qu'on s'adresse en premier ;
• comment vous souhaitez être tenu informé et consulté ;
• ce qui compte pour vous, au-delà des papiers.

Pour les questions de santé ou de soins, adressez-vous directement au notaire et aux professionnels de la santé. Ce livre ne les traite pas.

CAS CONCRET — Thierry remplit sa fiche (dossier fictif)

Avant son départ, Thierry remplit sa fiche chez lui un soir. Il note l'adresse de son immeuble, l'endroit où il range ses papiers, les coordonnées de son notaire. Dans la partie « personnes de confiance », il écrit le nom du proche qu'il aimerait solliciter pour la vente de son immeuble et ajoute : « À lui demander s'il est d'accord. » Il en met un second, à qui il ferait aussi confiance pour recevoir des comptes rendus. Il laisse la colonne « ce que je voudrais lui confier » presque vide : c'est au notaire qu'il demandera ce qui est possible.

Réfléchir à deux ou en famille

Si vous vivez avec un conjoint ou si votre famille est proche, vous aurez peut-être envie de préparer ces choses ensemble. Cela peut être une belle conversation, mais aussi une source de tensions. Quelques repères :

• Chacun remplit sa propre fiche. Vos situations et vos souhaits ne sont pas forcément les mêmes.
• Comparez ensuite, et notez les points où vous êtes d'accord et ceux où il reste des questions.
• Demandez au notaire si la préparation se fait ensemble ou séparément, et ce que cela change.
• Évitez de décider vite sous le coup de l'émotion : une fiche peut se remplir en plusieurs soirées.

Les documents à apporter au rendez-vous

• vos pièces d'identité ;
• la fiche que vous avez remplie, même incomplète ;
• les documents qui concernent vos biens, tels que vous les avez ;
• la liste de vos questions (section 9.4) ;
• un carnet pour noter les réponses.

Si vous aimeriez qu'une personne de confiance vous accompagne, demandez au notaire à l'avance s'il est possible de la faire venir, et à quelle étape.

ATTENTION — ne signez rien en ligne ni sur un modèle trouvé seul

Un document préparé sans l'avis d'un professionnel peut ne pas correspondre à votre situation. Ne signez rien sur la foi d'un modèle trouvé en ligne, d'un article ou d'un conseil entendu. Apportez vos questions au notaire et laissez-le vous dire ce qui convient.

9.3 Dire à ses proches où se trouvent les documents

Pourquoi en parler

Le meilleur document du monde est inutile si personne ne sait où il est. Dire à vos proches où se trouvent vos papiers et à qui s'adresser est un geste simple qui les soulage. Vous n'avez pas à leur donner le contenu de vos documents, ni vos choix : seulement où ils sont et qui contacter.

Ce qu'on peut dire, et ce qu'on peut garder

À dire :

• où se trouvent vos originaux (par exemple : « dans tel endroit de la maison », « chez mon notaire ») ;
• le nom et les coordonnées de votre notaire ;
• le nom de la ou des personnes de confiance, si vous l'avez décidé ;
• comment joindre vos principaux professionnels (assureur, institution financière).

À garder, si vous le souhaitez :

• le contenu précis de vos documents ;
• les détails de vos finances ;
• vos souhaits les plus personnels, que vous pouvez réserver au notaire.

Rien ne vous oblige à tout partager. L'important est que vos proches sachent où chercher et qui appeler.

Une fiche de localisation

Créez une fiche d'une page, à remettre à une ou deux personnes de confiance :

1. Où sont mes originaux.
2. Mon notaire et ses coordonnées.
3. Mes autres professionnels : assureur, comptable, institution financière.
4. La personne ou les personnes à joindre en premier.
5. La date de dernière mise à jour.

Rangez-en une copie avec vos papiers. Mettez-la à jour au moins quand votre situation change (déménagement, nouveau notaire, nouveau contrat). Demandez au notaire s'il est préférable de lui en remettre un exemplaire.

Comment aborder la conversation

Ce genre de conversation peut sembler gênante. Quelques phrases pour commencer :

• Je viens de mettre de l'ordre dans mes papiers. J'aimerais te dire où ils sont, au cas où.
• J'ai rencontré mon notaire. Je voudrais que tu saches qui il est et comment le joindre.
• Ce n'est pas que je m'attends à quoi que ce soit. Je préfère que tout soit clair.

Choisissez un moment calme. Écoutez les réactions : certains proches seront émus, d'autres mal à l'aise. Laissez-leur du temps. Si l'un d'eux pose des questions auxquelles vous ne voulez pas répondre, dites simplement : C'est une question que je garde pour le moment.

Parler à la personne de confiance

Si vous envisagez de confier un rôle à quelqu'un, parlez-lui avant. Expliquez ce que vous avez en tête, laissez-lui du temps pour réfléchir, et acceptez son refus s'il vient. Quelqu'un qui accepte à contrecœur ne sera pas à l'aise le moment venu. Dites-lui aussi que le notaire précisera ce qui est possible, et que rien n'est décidé tant que vous n'avez pas rencontré le notaire.

Mettre à jour

La vie change : un proche déménage, une relation évolue, une personne de confiance n'est plus disponible. Prévoyez de revoir votre fiche à intervalles convenus avec vous-même, et chaque fois qu'un événement important survient. Demandez au notaire comment mettre à jour ce qui doit l'être.

QUI CONSULTER — pour savoir quoi remettre à vos proches

Demandez au notaire quels renseignements remettre à vos proches, et lesquels réserver. Il peut aussi vous dire si une copie de votre fiche doit être déposée chez lui. Pour les questions de protection des renseignements personnels en général, consultez les ressources officielles du gouvernement du Québec.

9.4 Les questions à poser au notaire

Pour commencer

• Quels documents peut-on préparer pour l'avenir, et lesquels me conviennent ?
• Comment fonctionne chacun, et dans quelles situations est-il utile ?
• Que faut-il faire d'abord, et dans quel ordre ?
• Combien de rencontres prévoir ?

Sur mes personnes de confiance

• Comment mes personnes de confiance sont-elles désignées ?
• Doivent-elles être présentes, ou informées, à une étape précise ?
• Que se passe-t-il si l'une d'elles n'est plus disponible ?
• Puis-je en désigner plus d'une, et comment se répartissent leurs rôles ?

Sur le moment où les choses prennent effet

• À quel moment ces documents prennent-ils effet ?
• Qui décide que ce moment est arrivé ?
• Comment mes personnes de confiance en sont-elles informées ?

Sur mes biens et ma maison

• Comment ces documents s'appliquent-ils à ma maison ?
• Que se passerait-il si ma maison devait être vendue pendant que je ne peux plus signer ?
• Qui peut voir mes documents, et à quel moment ?

Sur la conservation et la mise à jour

• Où sont conservés les originaux, et comment y accède-t-on ?
• Comment les modifier, les remplacer ou les annuler si ma situation change ?
• À quelle fréquence devrais-je les réviser ?

Sur les coûts

• Quels sont vos honoraires pour la consultation et pour la préparation de ces documents ?
• Y a-t-il des frais à prévoir au moment de leur utilisation ?
• Combien de temps faut-il prévoir pour tout préparer ?

QUI CONSULTER — pour toutes ces questions

Ce sont des questions de fond : elles vont au notaire. L'avocat peut aussi répondre, surtout si des tensions familiales existent déjà. Le Curateur public du Québec offre de l'information générale sur la protection des personnes. Notez chaque réponse avec la date.

Après le rendez-vous

Relisez vos notes. Remplissez ou mettez à jour votre fiche. Parlez aux personnes de confiance que vous avez retenues, puis à vos proches. Et planifiez la prochaine étape avec le notaire, avec une date si possible.

Pour la transmission d'un immeuble à vos héritiers, le livre sur les successions et la transmission d'un immeuble prolonge la réflexion (→ livre A9). Pour le rôle du notaire dans les actes qui touchent à l'immeuble, voyez le livre qui lui est consacré (→ livre M1).

Les erreurs qui coûtent cher

• Attendre la crise. Se préparer tôt laisse le choix et la parole.
• Signer sur un modèle trouvé en ligne. Seul un professionnel peut dire ce qui convient à votre situation.
• Nommer quelqu'un sans lui en parler. Un rôle accepté à contrecœur ne tient pas bien dans le temps.
• Laisser un proche seul à deviner. Personne ne sait où sont vos papiers ni qui appeler.
• Noter des mots de passe sur une fiche partagée. Demandez au notaire comment les rendre accessibles en sécurité.
• Ne jamais mettre à jour. Une fiche périmée mène à de mauvais numéros et à des personnes introuvables.
• Ne pas dire pourquoi. Sans explication, vos proches s'inquiètent ou se froissent.
• Tout partager sans réfléchir. Vous pouvez garder pour vous ce qui ne regarde pas vos proches.

À retenir

• Se préparer tôt, c'est garder la parole sur ce qui vous concerne et épargner à vos proches l'incertitude.
• Ce chapitre ne décrit aucun document : le notaire dit lesquels peuvent être préparés et ce qui vous convient.
• Une fiche en cinq parties rassemble l'essentiel : vous, vos biens et papiers, vos contacts, vos personnes de confiance, vos souhaits.
• On parle à une personne de confiance avant de penser à elle, et on accepte son refus.
• On dit à ses proches où sont les papiers et qui appeler, sans livrer tout le contenu.
• La fiche se met à jour quand la vie change.

Votre plan d'action

1. Prenez un moment calme pour réfléchir à ce qui compte pour vous.
2. Remplissez la fiche de la section 9.2, au rythme qui vous convient.
3. Pensez à vos personnes de confiance et notez ce que vous aimeriez leur confier.
4. Parlez-leur, une à une, avant de les nommer.
5. Prenez rendez-vous avec un notaire et posez-lui vos questions de la section 9.4.
6. Notez ses réponses et ce qu'il vous demande d'apporter.
7. Remettez à vos proches une fiche de localisation d'une page.
8. Fixez une date pour revoir votre fiche.

Questions à poser

Au notaire :

• Quels documents peut-on préparer pour l'avenir, et lesquels me conviennent ?
• Comment mes personnes de confiance sont-elles désignées ?
• Où sont conservés les originaux, et comment les mettre à jour ?
• Quels sont vos honoraires ?

À mes personnes de confiance :

• Accepterais-tu d'être ma personne de confiance ?
• De quoi aurais-tu besoin pour être à l'aise dans ce rôle ?

À mes proches :

• Voudrais-tu que je te dise où sont mes papiers ?
• Qui préfères-tu que j'appelle en premier ?

À moi-même :

• Qu'est-ce qui compte le plus pour moi quand je pense à mon avenir ?

Vérifiez vos acquis

1. Pourquoi vaut-il mieux se préparer tôt ?
2. Ce chapitre dit-il quels documents préparer ? Qui le dit ?
3. Nommez trois parties de la fiche à remplir.
4. Pourquoi parler à une personne de confiance avant de la nommer ?
5. Que dit-on à ses proches, et que peut-on garder pour soi ?
6. Quelle précaution prendre avec les mots de passe ?

Réponses

1. Parce qu'on garde la parole, qu'on a l'esprit libre et qu'on épargne à ses proches l'incertitude et l'urgence.
2. Non. Il ne décrit aucun document. C'est le notaire qui dit lesquels peuvent être préparés et lesquels conviennent.
3. Par exemple : vous, vos biens et vos papiers, vos contacts professionnels, vos personnes de confiance, vos souhaits.
4. Parce que le rôle doit être accepté de plein gré. Quelqu'un qui accepte à contrecœur ne sera pas à l'aise plus tard.
5. On dit où se trouvent les originaux, qui est le notaire et qui appeler. On peut garder le contenu des documents, les détails financiers et les souhaits les plus personnels.
6. Ne pas les noter sur une fiche partagée et demander au notaire comment les rendre accessibles en sécurité.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel des notaires ; son site officiel vous aide à vous informer sur le notariat et à joindre un notaire (→ livre M1).
• Curateur public du Québec — l'organisme public qui offre de l'information sur la protection des personnes ; consultez son site officiel pour ses publications et ses coordonnées.
• Code civil du Québec — la loi qui regroupe, entre autres, les règles sur les personnes, les contrats et les biens ; son texte est accessible sur le site officiel du gouvernement du Québec. Ce livre n'en cite aucun passage.
• Dans cette collection : → livres A9 pour la transmission d'un immeuble, M1 pour le notaire et l'acte de vente.

Chapitre 10 — Votre trousse pour les situations de représentation

Rappel — Ce chapitre offre de l'information générale, rédigée à l'aide d'outils d'intelligence artificielle : il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour, et il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites vos propres vérifications et consultez un professionnel avant toute décision (voir la mise en garde au début du livre).

Vous avez parcouru neuf chapitres. Vous savez reconnaître une situation où quelqu'un ne signe pas seul, demander des documents, choisir un interlocuteur, parler au courtier, accompagner un acheteur, préparer une maison, protéger une personne et vous préparer vous-même. Ce dernier chapitre rassemble tout cela en une trousse : des listes de contrôle à relire avant d'agir, des questions classées par interlocuteur, et un tableau de suivi à remplir au fil de votre dossier.

Ce chapitre n'apporte aucun contenu nouveau. Il reprend, sous une forme pratique, ce que les chapitres précédents ont présenté. Comme eux, il n'énonce aucune règle et ne dit pas ce qui est possible ou suffisant : ces questions vont au notaire, à l'avocat ou au courtier selon leur nature. Les trois dossiers du livre sont fictifs : Fabienne, Thierry et Amina.

Ce que vous saurez faire

À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• relire une liste de contrôle avant de signer, d'acheter ou de vous engager ;
• retrouver rapidement les questions à poser, selon l'interlocuteur ;
• tenir un tableau de suivi de votre dossier ;
• vous orienter vers les ressources nommées dans ce livre ;
• redire en quelques phrases ce que ce livre fait et ne fait pas.

Pourquoi c'est important

Dans une situation de représentation, on traite beaucoup d'informations en même temps : des personnes, des papiers, des rendez-vous, des émotions. Une trousse bien faite vous évite de tout garder en tête. Elle vous aide à ne rien oublier, à ne pas deviner et à garder la personne concernée au centre.

La trousse vaut aussi pour les professionnels qui vous reçoivent. Un notaire à qui vous remettez un dossier ordonné et une liste de questions précises vous répond plus vite. Un courtier qui voit que vous tenez un suivi comprend que vous prenez la situation au sérieux. Et un acheteur qui note ses demandes et leurs réponses garde la tête froide.

Rappel utile : ce livre ne vous dit jamais si un document suffit, si une personne peut signer ou si une démarche est possible. Il vous aide à poser la question à la bonne personne, au bon moment.

10.1 La liste de contrôle avant de signer ou d'acheter

Cette liste se relit avant tout geste important. Elle est organisée en cinq séries, selon votre situation. Cochez ce qui s'applique à vous.

Série 1 : pour tous

• [ ] J'ai décrit la situation en quelques phrases : qui, quelle maison, quel projet (chapitre 1).
• [ ] J'ai identifié la famille de situation : absence, maladie, âge avancé, jeunesse, ou un mélange (chapitre 2).
• [ ] J'ai noté mes observations en faits, avec la date, sans diagnostiquer (chapitre 2).
• [ ] J'ai parlé avec la personne concernée, quand c'était possible, de ce qu'elle souhaite.
• [ ] Je sais ce que je ne sais pas, et j'ai noté mes questions.
• [ ] J'ai pris rendez-vous avec un notaire avant de signer, de promettre ou de lancer une vente (chapitre 4).
• [ ] J'ai rédigé une fiche d'une page pour mon appel (chapitre 4).
• [ ] J'ai ouvert un tableau de suivi (section 10.3).

Série 2 : pour le proche qui aide ou qui représente

• [ ] J'ai réuni les pièces d'identité de la personne et la mienne, lisibles et à jour (chapitre 3).
• [ ] J'ai demandé quel document montre que je peux agir, et j'en ai une copie lisible et complète.
• [ ] J'ai remis ces copies au notaire sans les commenter, par le moyen qu'il m'a indiqué.
• [ ] Je n'ai rien signé, ni envoyé d'original, avant sa réponse (chapitre 7).
• [ ] J'ai informé le courtier de la situation, simplement et honnêtement, sans livrer de détails sensibles (chapitre 5).
• [ ] J'ai gardé la personne au centre : elle sait ce que je fais et a dit ce qu'elle voulait (chapitre 2).
• [ ] J'ai informé un second proche de confiance, avec l'accord de la personne (chapitre 8).
• [ ] Je tiens des comptes clairs et je garde mes reçus (chapitre 8).

Série 3 : pour l'acheteur qui fait face à un vendeur représenté

• [ ] J'ai noté mes inquiétudes et je les ai transformées en questions concrètes (chapitre 6).
• [ ] J'ai demandé, par écrit et par l'intermédiaire de mon courtier, les documents qui montrent qui signera pour le vendeur.
• [ ] J'ai transmis les documents reçus à mon notaire, sans les commenter.
• [ ] Je n'ai pas contacté directement le proche qui représente le vendeur.
• [ ] Je suis courtois, factuel et patient.
• [ ] J'ai noté les signaux qui invitent à ralentir, et j'en ai parlé à mon courtier et à mon notaire.
• [ ] Je n'ai versé aucune somme ni signé aucun document avant que mon notaire ait vu les pièces.

Série 4 : pour le propriétaire qui s'absente ou se prépare

• [ ] J'ai rempli ma fiche en cinq parties : moi, mes biens et papiers, mes contacts, mes personnes de confiance, mes souhaits (chapitre 9).
• [ ] J'ai parlé à mes personnes de confiance avant de les nommer, et j'ai accepté leurs réponses.
• [ ] J'ai posé mes questions au notaire sur les documents qu'on peut préparer.
• [ ] J'ai mis en place la transparence : comptes rendus écrits et un second proche informé (chapitre 8).
• [ ] J'ai remis à un ou deux proches une fiche de localisation de mes documents.
• [ ] Je n'ai noté aucun mot de passe sur une fiche partagée.

Série 5 : avant de mettre une maison en vente pour un autre

• [ ] J'ai fait le point avec la personne : ce qu'elle veut, où elle vivra, ce qui la préoccupe (chapitre 7).
• [ ] J'ai noté l'état de la maison et les travaux faits ou en suspens.
• [ ] J'ai réuni les pièces de la maison et distingué les documents de la personne de ceux de la maison.
• [ ] J'ai posé au notaire la question : qui peut décider de vendre, et sur quelle base ?
• [ ] J'ai attendu sa réponse avant de contacter un courtier.
• [ ] J'ai pensé aux visites et à la vie privée de la personne, et posé mes questions au courtier.
• [ ] J'ai trié les objets avec la personne, à son rythme, avec des listes et des photos.

L'ESSENTIEL — les trois gestes qui reviennent partout

Demander, noter, faire vérifier. Demander les documents et les réponses. Noter ce qui est dit, avec la date. Faire vérifier par le notaire ce qui touche aux signatures et aux papiers.

CAS CONCRET — Les trois dossiers, vus d'en haut (dossiers fictifs)

Fabienne a observé, parlé à sa mère, préparé sa fiche d'une page, rencontré un notaire pour s'informer et commencé à réunir les pièces de la maison. Thierry a noté ses questions avant son départ, rempli sa fiche, mis en place des comptes rendus écrits et rencontré son notaire. Amina a transformé son inquiétude en questions, demandé les documents par son courtier et les a transmis à son notaire. Aucun des trois n'a décidé seul ce qui revenait au notaire.

QUI CONSULTER — avant de signer ou d'acheter

Le notaire (Chambre des notaires du Québec) pour tout ce qui touche aux documents et aux signatures. L'avocat si les proches ne s'entendent pas ou si un doute sérieux persiste. Le Curateur public du Québec pour s'informer de façon générale sur la protection des personnes. Le courtier pour la procédure et la mise en marché.

10.2 Les questions à poser, par interlocuteur

Voici toutes les questions du livre, regroupées selon la personne à qui les adresser. Copiez-les dans votre carnet, adaptez-les, et rayez celles qui ne vous concernent pas.

Au notaire

Sur la situation et les signatures :

• Dans la situation décrite, qui peut signer, et sur la base de quels documents ?
• Quels documents dois-je vous apporter pour que vous puissiez répondre ?
• Quelles démarches ne dois-je surtout pas entreprendre avant de vous avoir rencontré ?
• Que dois-je dire au courtier, et que dois-je lui laisser à vous demander ?
• Qui peut décider de vendre cette maison, et sur quelle base ?

Sur les documents :

• Parmi les documents que j'ai apportés, lesquels vous sont utiles, et lesquels manquent ?
• Faut-il une copie simple, une copie certifiée ou l'original ?
• Comment vous les transmettre en toute sécurité ?
• Que faire si un document est perdu ou introuvable ?
• Qui conserve les originaux pendant la démarche ?

Sur la personne concernée :

• Comment l'associer aux démarches et tenir compte de ce qu'elle souhaite ?
• Peut-elle vous rencontrer seule, si elle le souhaite ?
• Que prévoir si sa situation évolue ?

Pour un acheteur :

• Les documents reçus au sujet du vendeur représenté conviennent-ils à l'opération prévue ?
• Quels documents manque-t-il ?
• Y a-t-il des gestes à ne pas poser avant votre réponse ?

Pour se préparer soi-même :

• Quels documents peut-on préparer pour l'avenir, et lesquels me conviennent ?
• Comment mes personnes de confiance sont-elles désignées ?
• À quel moment ces documents prennent-ils effet, et qui le décide ?
• Où sont conservés les originaux, et comment les mettre à jour ?

Sur les coûts :

• Quels sont vos honoraires pour la consultation et pour les étapes suivantes ?

À l'avocat

• Quelles sont mes options dans cette situation, et quelles en seraient les conséquences ?
• Comment avancer lorsque les proches ne s'entendent pas ?
• Quelles démarches éviter pour ne pas envenimer le conflit ?
• Comment présenter mes observations sans accuser personne ?
• Quels sont vos honoraires, et comment sont-ils facturés ?

Au courtier

Sur son rôle :

• Pour qui travaillez-vous dans ce dossier, et pouvez-vous me l'expliquer par écrit ?
• Quels sont vos devoirs envers la personne que je représente ou que j'accompagne ?

Sur les documents :

• De quels documents avez-vous besoin pour traiter avec nous, et comment les conservez-vous ?
• Qui signera le contrat de courtage ?

Sur le déroulement :

• Quelles sont les étapes, dans l'ordre ?
• Comment présentez-vous la situation à un acheteur potentiel ?
• Comment organisez-vous les visites, avec quel préavis, pour protéger la vie privée de la personne ?
• Quelles photos prenez-vous, et comment sont-elles utilisées ?

Pour un acheteur :

• Pouvez-vous demander les documents qui montrent qui signera pour le vendeur ?
• Comment tenir compte du temps de vérification dans ma démarche ?
• Qui contactera qui, et par quel moyen ?

Sur les honoraires :

• Quels sont vos honoraires, et y a-t-il d'autres frais à prévoir ?

Au Curateur public du Québec

• Quelle information générale offrez-vous sur la protection d'une personne ?
• Où trouver vos publications ou vos documents destinés au public ?
• Comment vous joindre pour poser une question générale ?

À la personne concernée

• Qu'est-ce qui compte le plus pour toi dans cette démarche ?
• Que souhaites-tu que je dise, et que préfères-tu garder pour toi ?
• Veux-tu venir au rendez-vous ?
• Y a-t-il des objets ou des pièces auxquels tu tiens particulièrement ?
• Comment te sens-tu par rapport à ce qui se passe ?
• Qui aimerais-tu consulter, toi ?

À une personne de confiance

• Accepterais-tu d'être ma personne de confiance ?
• De quoi aurais-tu besoin pour être à l'aise dans ce rôle ?

À la personne qui agit pour le propriétaire

• Quel document montre que vous pouvez agir pour lui ?
• Pouvez-vous m'en remettre une copie complète et lisible ?

À un professionnel de la santé, avec l'accord de la personne

• Comment l'accompagner au quotidien, sans décider à sa place ?

À vous-même

• Mes observations sont-elles des faits ou des conclusions ?
• La personne est-elle au courant ? A-t-elle dit qu'elle était d'accord ? Un notaire m'a-t-il confirmé que je pouvais agir ainsi ?
• Suis-je en train de décider par peur ou avec de l'information ?
• Suis-je en train d'aller trop vite ? Ai-je pris soin de moi, moi aussi ?

QUI CONSULTER — un seul interlocuteur par question

Posez chaque question à celui qui peut y répondre : ce qui est possible avec des papiers et des signatures, au notaire ou à l'avocat ; la procédure de mise en marché, au courtier ; l'information générale sur la protection d'une personne, au Curateur public du Québec ; la santé, à un professionnel de la santé.

10.3 Un tableau de suivi de votre dossier

Pourquoi un tableau

Un tableau de suivi remplace la mémoire. Il garde la trace de ce que vous avez demandé, de ce que vous avez reçu, de qui vous l'a dit et de quand. Il rassure les autres proches, aide le notaire et évite de poser deux fois la même question.

Le tableau des questions et réponses

Recopiez ce tableau dans un carnet ou un document numérique. Remplissez une ligne par question.

Le tableau des documents

Pour les documents demandés, reçus et transmis (chapitre 3) :

Le tableau des rendez-vous

Quelques conseils pour le tenir

• Datez chaque ligne. Une date manquante rend la ligne moins utile.
• Notez les mots exacts quand une réponse est importante, entre guillemets ou en italique, et demandez une confirmation écrite.
• Une seule personne tient le tableau, au besoin avec l'aide des autres. Un seul tableau à jour vaut mieux que plusieurs versions.
• Relisez-le avant chaque rendez-vous et apportez-le.
• Protégez-le. Il contient des renseignements personnels : rangez-le à l'abri et partagez-le avec soin.
• Montrez-le à la personne concernée, selon ce qu'elle souhaite, pour qu'elle voie où en est la démarche.

Un carnet d'observations à part

Gardez à part votre carnet d'observations (chapitre 2) : date, fait observé, mots de la personne, vos questions. Il n'est pas fait pour accuser. Il sert à expliquer simplement la situation à un professionnel. Gardez-le séparé du tableau de suivi, qui, lui, recueille les réponses des professionnels.

Un point de situation à intervalles réguliers

Si votre dossier avance, prenez quelques minutes à intervalles réguliers pour faire le point :

• Quelles questions ont reçu une réponse ?
• Lesquelles attendent encore ?
• Quel document reste à obtenir ou à transmettre ?
• La personne concernée est-elle au courant de l'avancement ?
• Ai-je besoin d'aide, ou de souffler ?

CAS CONCRET — Fabienne, Thierry et Amina tiennent leur tableau (dossiers fictifs)

Fabienne note dans son tableau les réponses du notaire et du courtier, et ce qu'elle a convenu avec sa mère. Thierry inscrit les documents qu'il doit demander avant son départ et les dates de ses rendez-vous. Amina note ses demandes de documents, leur réception et leur transmission au notaire. Chacun relit son tableau avant chaque rencontre.

10.4 Pour aller plus loin

Les ressources nommées dans ce livre

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel des notaires ; son site officiel vous aide à vous informer sur le notariat et à joindre un notaire.
• Curateur public du Québec — l'organisme public qui offre de l'information sur la protection des personnes ; consultez son site officiel pour ses publications et ses coordonnées.

Pour les questions de fond, adressez-vous toujours à un notaire ou à un avocat.

Les lois nommées

• Code civil du Québec — la loi qui regroupe, entre autres, les règles sur les personnes, les contrats et les biens ; son texte est accessible sur le site officiel du gouvernement du Québec. Ce livre n'en cite aucun passage.
• Loi sur le courtage immobilier — la loi qui encadre le travail du courtier.

Les autres livres de la collection

Selon votre situation, ces livres prolongent la lecture :

• Le notaire et l'acte de vente (→ livre M1) : le rôle du notaire dans la vente d'un immeuble.
• La Loi sur le courtage immobilier (→ livre B1) : le cadre du courtage.
• Les devoirs du courtier envers vous (→ livre B2) : ce que vous pouvez attendre de lui.
• Faire une offre (→ livre D4) : le déroulement d'une offre d'achat.
• Décider de vendre (→ livre E1) : la réflexion qui précède une mise en vente.
• Vendre en contexte particulier (→ livre E8) : la vente dans une situation qui sort de l'ordinaire.
• Successions et transmission d'un immeuble (→ livre A9) : la transmission d'un immeuble.
• Aînés et immobilier (→ livre O3) : la situation des personnes âgées et de leur maison.
• Fraude immobilière (→ livre O7) : reconnaître les situations qui justifient une vigilance particulière.

Ce que ce livre fait et ne fait pas, en un rappel

Ce livre vous a aidé à reconnaître les situations, à demander les bons documents, à consulter les bonnes personnes et à poser les bonnes questions. Il ne vous a pas dit qui peut signer, ce qu'un document permet, comment protéger légalement une personne ni quels recours existent. Ces réponses appartiennent au notaire et à l'avocat. Votre travail, désormais, est de leur arriver avec un dossier clair et des questions précises.

Les erreurs qui coûtent cher

• Signer ou faire signer avant d'avoir consulté le notaire. Aucune urgence ne justifie de sauter cette étape.
• Conclure qu'un document suffit parce qu'il existe. Seul le notaire le dit.
• Décider à la place de la personne concernée. Elle reste au centre de la discussion.
• Cacher la situation au courtier ou à l'acheteur. Une explication honnête vaut mieux qu'une surprise.
• Contourner son courtier, pour un acheteur, en écrivant directement au proche qui représente le vendeur.
• Accuser sans preuve. Un signal est une question, non un verdict.
• Ne pas tenir de trace. Sans tableau ni carnet, on oublie qui a dit quoi et quand.
• Attendre la crise. Se préparer tôt laisse le choix et la parole.

À retenir

• Demander, noter, faire vérifier : les trois gestes qui reviennent dans chaque chapitre.
• La liste de contrôle a cinq séries : pour tous, pour le proche, pour l'acheteur, pour le propriétaire qui se prépare et pour la mise en vente d'une maison pour un autre.
• Les questions se classent par interlocuteur : notaire, avocat, courtier, Curateur public du Québec, la personne elle-même, une personne de confiance.
• Le tableau de suivi garde les questions, les réponses, les documents et les rendez-vous.
• Ce livre ne dit pas qui peut signer : il vous mène à la personne qui peut répondre.
• La personne concernée reste au centre, du début à la fin.

Votre plan d'action

1. Relisez la liste de contrôle de la section 10.1 qui correspond à votre situation.
2. Cochez ce qui est fait et notez ce qui reste.
3. Choisissez les questions de la section 10.2 qui vous concernent et copiez-les dans votre carnet.
4. Ouvrez les trois tableaux de la section 10.3.
5. Prenez rendez-vous avec un notaire si ce n'est pas déjà fait.
6. Parlez à la personne concernée de l'avancement de la démarche.
7. Faites le point à intervalles réguliers et ajustez.
8. Gardez cette trousse à portée de main et rouvrez-la avant chaque rendez-vous.

Questions à poser

Au notaire :

• Qui peut signer dans cette situation, et sur la base de quels documents ?
• Quelles démarches éviter avant notre rencontre ?
• Quels sont vos honoraires ?

Au courtier :

• De quels documents avez-vous besoin ?
• Comment protégez-vous la vie privée de la personne pendant les visites ?

Au Curateur public du Québec :

• Quelle information générale offrez-vous sur la protection d'une personne ?

À la personne concernée :

• Qu'est-ce qui compte le plus pour toi ?

Vérifiez vos acquis

1. Quels sont les trois gestes qui reviennent dans chaque chapitre ?
2. Combien de séries compte la liste de contrôle, et pour qui ?
3. À qui adresse-t-on les questions sur ce qui est possible avec les papiers et les signatures ?
4. Que contient le tableau de suivi des questions ?
5. Pourquoi tenir un carnet d'observations à part ?
6. Que ne fait pas ce livre ?

Réponses

1. Demander, noter, faire vérifier.
2. Cinq séries : pour tous, pour le proche qui aide ou représente, pour l'acheteur face à un vendeur représenté, pour le propriétaire qui s'absente ou se prépare, et pour la mise en vente d'une maison pour un autre.
3. Au notaire, ou à l'avocat. Le courtier demande des documents, mais renvoie au notaire pour le fond.
4. La question, la réponse reçue, par qui et la date.
5. Parce qu'il décrit des faits pour expliquer la situation à un professionnel, alors que le tableau de suivi recueille les réponses des professionnels.
6. Il n'énonce aucune règle sur qui peut signer, ne décrit aucun régime de protection ni aucun recours, ne dit pas si un document suffit et ne remplace pas un professionnel.

Pour aller plus loin

• Chambre des notaires du Québec — l'ordre professionnel des notaires ; son site officiel vous aide à vous informer sur le notariat et à joindre un notaire (→ livre M1).
• Curateur public du Québec — l'organisme public qui offre de l'information sur la protection des personnes ; consultez son site officiel pour ses publications et ses coordonnées.
• Code civil du Québec et Loi sur le courtage immobilier — les lois nommées dans ce livre ; leurs textes sont accessibles sur les sites officiels. Ce livre n'en cite aucun passage.
• Dans cette collection : → livres A9, B1, B2, D4, E1, E8, M1, O3 et O7.